Objetivos, Metas y Planes Operativos de la Dirección

Transcripción

Objetivos, Metas y Planes Operativos
de la Dirección de Finanzas
2012
INFORME
“Objetivos, Metas y Planes Operativos de la Dirección de Finanzas”
Área Funcional
Dirección de Finanzas
Tabla de contenido
Preámbulo…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
………………………..3, 4
1. Dirección de Finanzas. Principales Proyectos…………………………………………….
Proyectos…………………………………………….6
1.1.
Contabilidad………………………………………………………………………………..6
Contabilidad……………………………………………………………………………….
1.2.
Cuentas por Pagar…………………………………………………………………….
Pagar……………………………………………………………………..7,8
1.3.
Tesorería……………………………………………………………………..9, 10, 11,12
Tesorería…………………………………………………………………….
Gerencia…………………………………………….
……………………….13
2. Proyectos y Planes Operativos por Gerencia……………………
2.1.
Contabilidad…………………………………………………………………….15, 16, 17
Contabilidad…………………………………………………………………….
2.2.
Cuentas por Pagar…………………………………………………………..
Pagar…………………………………………………………...19, 20, 21
2.3.
Tesorería………………………………………………………………………...23, 24, 25
Tesorería………………………………………………………………………..
3. Principales Funciones del Capital Humano de Finanzas………26, 27, 28, 29, 30
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Preámbulo
La Empresa Distribuidora de Electricidad del Este (EDEEste), se encuentra inmersa en un
proceso de transformación organizacional, para ello ha diseñado un Plan Estratégico de
Acción enfocado en la recuperación financiera de la empresa en un período de cinco
cinc (5)
años, donde se plantean un conjunto de iniciativas tendentes a impulsar la aplicación de
las mejores prácticas para optimizar los recursos, reducir las pérdidas de energía,
incrementar las recaudaciones y ofrecer un servicio que exceda las expectativ
expectativas de los
consumidores finales,, promoviendo en todos los niveles una cultura de alto desempeño
basada en valores.
Se han llevado a cabo jornadas para desarrollar el Plan Estratégico de Acción, enfocados
en nuestros valores: Seguridad, Integridad, Servicio al Cliente, Nuestra Gente,
Excelencia, hasta ser convertido en Plan Estratégico de Alto Impacto.
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El objetivo fundamental de este documento es presentar el compromiso que tiene la
Dirección de Finanzas con los lineamientos planteados en el Plan Estratégico de Alto
Impacto,, para lo cual ha identificado un conjunto de acciones que le permitirán alcanzar
los objetivos organizacionales para el año 2012. Para ello se han definido detalladamente
los planes operativos y los objetivos de cada una de las Gerencias que la componen:
Contabilidad, Cuentas por Pagar y Tesorería,, incluyendo los objetivos de
cada
colaborador.
Dentro de los compromisos con nuestros grupos de interés, se
s incluye un resumen de los
“Acuerdos de Servicios” asumidos con cada área funcional de la empresa para el año
2012, al tiempo que ratifica
ratificamos el interés genuino de satisfacer los requerimientos de
cada área con la calidad esperada, buscando promover un pensamiento sistémico y un
sentido de urgencia compartido.
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1. Dirección de Finanzas
Principales Proyectos y Planes
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1. Dirección de Finanzas. Principales Proyectos
•
Objetivos y Metas a nivel de Dirección, seguido de las acciones.
acciones
•
Luego por Gerencia.
Para asegurar la consecución de los objetivos organizacionales para el primer año de
ejecución del Plan Estratégico de Alto Impacto,
Impacto la Dirección Financiera
inanciera ha definido ocho
grandes directrices para el año 2012, para lo cual hemos identificado nuestros principales
Objetivos y Metas, acordando convenios con las demás Direcciones.
1. CONTABILIDAD
Directrices Estratégicas 2012
•
Cultura de Alto Desempeño Basada en la Integridad
Objetivo
•
Obtener Auditoría Externa de Estados Financieros con Opinión
Metas
1.1
Cero (0) abstención de opinión en las auditorías externas.
1.2
Conciliaciones automatizadas y validadas diariamente
diariamente.
1.3
Definición de una política de reservas de incobrables
incobrables.
1.4
Reducción del 40% de las provisiones mensuales.
mensuales
1.5
Garantizar al 100% el registro financiero de los egresos en el mes
que ocurren
ocurren.
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2. Cuentas por Pagar
•
•
Optimización de Egresos
•
Mejorar la Calidad del Servicio
•
Alineamiento Estratégico
Objetivos
•
Implementación de un proceso y Políticas Eficientes
Metas
1.1
Garantizar que esté disponible para pago en 5 días laborables
máximo, luego de recibido el expediente completo en Finanzas
1.2
Tipo Pago
Días
Cubicaciones
5
Cajas Chicas
5
Emergencias
1
Aduanas
3
Anticipos
1
Indemnizaciones
3
Prestaciones
3
Reducir en un 80% los anexos al expediente para soportar los
pagos.
1.3
Cero (0) No Conformidades en las auditorías internas aplicadas.
aplicadas
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3. Cuentas por Pagar
•
•
Servi
•
Alineamiento Estratégico
Objetivos
•
Garantizar el cumplimiento de las políticas de pagos de la empresa
Metas
1.1
Cero (0) No Conformidades en las Auditorías Internas aplicadas
1.2
Garantizar la generación de pagos en 5 días laborables, luego de
recibido el expediente completo en Finanzas.
1.3
Revisión Mensual del cumplimiento de los procedimientos.
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4. Tesorería
•
•
•
Optimización de los Egresos y Mejorar la Productividad
Objetivos
•
Eliminar el cargo por mora en gestión de aduanas
Metas
1.1
Establecer un indicador de vencimiento del pago aduanal en
conjunto con la Dirección de Recursos
1.2
Cero (0) cargos por mora por pagos tardíos en aduanas
5. Tesorería
•
•
•
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Objetivos
•
Reducción de cargos bancarios por efectos del 0.15%
Metas
1.3
Pagar a los generadores las facturas de energía en dólares a fin de
mitigar el efecto impositivo del 0.15% por pagos a terceros.
1.4
Eliminar en un 50% el gasto del 0.15% presupuestado para el 2013.
6. Tesorería
•
•
•
Objetivos
•
Gestión de ganancia por efecto tasa cambiaria en pagos a
Generadores
Metas
1.1
Pagar en dólares, a los generadores las facturas de Spot y derecho
de conexión facturada en pesos, a fin de obtener ganancias por
efecto en la tasa cambiaria.
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7. Tesorería
•
•
Objetivos
•
Reducción Disponibilidad en Bancos para disminuir los efectos de
embargos.
Metas
1.1
Monitoreo constante de la disponibilidad bancaria, a fin e ir
bloqueando los fondos disponibles
disponibles para evitar riesgos de pignoración
de efectivo.
1.2
Tener listos para firma pagos y transferencias a suplidores y
generadores para retirar la disponibilidad diaria de los bancos con
estos pagos.
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8. Tesorería
•
•
Objetivos
•
Reducción en un 50% la emisión de pagos por cheques y
sustituirlos por transferencias y pagos electrónicos.
Metas
1.1
Reducir en un 100% el costo de un cheque emitido ya que la
impresión de un cheque cuesta RD$49.00, el PE de RD$3.00 a
RD$5.00 y la TF RD$20.00
1.2
Agilizar el pago a cuenta del acreedor.
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2. Proyectos y Planes
Operativos por Gerencia
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Proyectos
Contabilidad
General
Proyectos
Cuentas por
Pagar
Proyectos
Tesorería
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Contabilidad General
General. Objetivo Fundamental
La Gerencia de Contabilidad General tiene como objetivo fundamental presentar estados
financieros confiables de forma continua, ordenada y sistemática. Velando por los
correctos registros de las transacciones originadas por las actividades del negocio; el
cumplimiento de las normas contables, las aplicaciones de las leyes impositivas y normas
de regulaciones del sistema eléctrico relacionadas
relacionadas al ámbito financiero.
Sus objetivos apuntan hacia las directrices estratégicas de:
1. Optimización de egresos
2. Mejoramiento de la calidad del servicio
3. Cultura organizacional
rganizacional de alto desempeño
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2.1 Gerencia de Contabilidad General
Proyectos, Planes Operativos y Cartas GANTT
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Proyectos
Contabilidad
General
Proyectos
Cuentas por
Pagar
Proyectos
Tesorería
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Gerencia Cuentas por Pagar. Objetivo Fundamental
La Gerencia de Cuentas por Pagar tiene como objetivo fundamental cumplir con los
compromisos contraídos con nuestros suplidores en los plazos acordados, garantizando
la correcta aplicación de las normas tributarias, evitando de esta forma paros en la
operativa, cierres de créditos y mala imagen de la empresa.
empresa
4. Optimización
ptimización de egresos
5. Mejoramiento
ejoramiento de la calidad del servicio
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2.2 Gerencia de Cuentas por Pagar
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Proyectos
Contabilidad
General
Proyectos
Cuentas por
Pagar
Proyectos
Tesorería
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Gerencia de Tesorería.
Tesorería Objetivo Fundamental
La Gerencia de Tesorería tiene como objetivo fundamental garantizar el optimo uso de la
caja de la empresa a fin de garantizar la continuidad de los procesos operativos y
administrativos, menores costos financieros y aportar a la recuperación operativa de
EDEEste.
ptimización de egresos
1. Optimización
2. Mejoramiento
ejoramiento de la calidad del servicio
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Área Funcional
2.4 Gerencia de Tesorería
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Principales Funciones del Capital Humano de
Finanzas
Nombre
Arisleida Peña
Mercedes de la
Cruz
Olga Martinez
Ruth Suero
Ariel Arias
Yris Rodriguez
Victor Fulcar
Lucila Moscoso
Código
A-4069
A-3781
A-3812
A-5180
A-4018
A-4039
A-3945
A-4931
Posición
Analista de
Cuentas por
Pagar
Auxiliar
Cuentas por
Pagar
Control Previo
Gerencia
Principales Funciones
Cuentas por
Pagar
1. Recibir las solicitudes de pagos a proveedores, contratistas y empleados de la
empresa.
2. Verificar que las solicitudes de pagos cumplan con las políticas y procedimientos
según el tipo de pago que se trate.
3. Velar porque se cumplan las condiciones de pagos establecidas en el proceso
pro
de
contratación o negociación con nuestros proveedores.
4. Revisar que las facturas de nuestros proveedores cumplan con los requisitos
establecidos por la DGII según su norma sobre los NCF.
5. Dar seguimiento a las solicitudes en el sistema de control del proceso de pago
(control de facturas) .
6. Brindar consultas y soporte a los departamentos requirentes de solicitudes de
pagos.
7. Control de la disponibilidad de las órdenes de compras.
8. Realizar las retenciones a terceros según corresponda
corre
el tipo de pago y lo
estipulado por la DGII para ese servicio.
9. Aperturas y Cierre de fondos, según la necesidad de cada departamento
10. Verificar que los requerimientos carguen el gasto o la inversión a la cuenta que
corresponda.
11. Elaborar
rar liquidación de los gastos aduanales.
12. Realizar los registros contables de los expedientes
13. Conciliar la cuenta de anticipos a empleados, proveedores y compras
acumuladas
Cuentas por
Pagar
1. Recepción de facturas de suplidores
2. Registró en el control de facturas y envió a las áreas solicitantes vía e-mail
e
para
que gestionen el pago
3. Seguimiento de las facturas pendiente de gestión de pago por parte de las áreas
4. Recepción de los expedientes de pagos
5. Dar información a los suplidores internos y externos del status de sus facturas y
solicitudes
6. Preparación del reporte de facturas pendiente de gestión de pago semanal
Cuentas por
Pagar
1. Asegurarse que las solicitudes de pagos estén aprobadas de acuerdo a los niveles
de autorización establecida por la empresa
2. Que el expediente fue estructurado correctamente y cuenta con los soportes
suficientes para avalar el pago
3. Que la factura está a nombre de EDEEste y cumple con la normativa de la
Dirección de Impuestos Internos
4. Asegurarse que el Número de Comprobante Fiscal del proveedor no esté
bloqueado por la DGII
5. Comprobar que el contrato u orden de compras que
q soporta el expediente este
vigente.
6. Asegurarse que las cantidades y valores contenidos en las facturas se
corresponden con el bien o servicio según contrato u orden de compras
7. Asegurarse que las adquisiciones de bienes y servicio cumplen con la Ley
L de
Compras y Contrataciones (340-06)
8. Asegurarse que las adquisiciones de bienes y servicio fueron autorizada de
acuerdo a los niveles (montos) establecidos
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Área Funcional
Eridania Cedeño
Miguel Vargas
Joan Tejeda
Anya Diaz
A-2118
A-3808
Gerente de
Contabilidad
Analista de
Cuentas por
Cobrar,
Facturación e
Ingreso
A-5025
Analista
Contable
Gastos
A-5078
Analista
Contable
Activos Fijos,
Capex e
Inventarios
Contabilidad
General
• Implementar las mejores prácticas contables.
• Velar por el cumplimiento de las Normas Internaciones de Contabilidad, de
Información Financiera (NIC y NIFF) y Tributarias
• Definir y Establecer la estrategia de trabajo para la gerencia alineadas a la
planificación de la empresa.
• Manejo, supervisión y evaluación del personal. Definición de objetivos y metas.
Proveerle de la herramientas necesarias para la realización del trabajo
• Velar por el bienestar de los colaboradores del área.
• Automatizar procesos, establecer procedimientos.
• Revisión de los reportes generados por el equipo (Ingresos, Capex, Opex,
Indicadores)
• Elaboración de los estados financieros, mensuales, trimestrales y anuales
• Elaboración de informe de gestión.
mos regulatorios y entidades multilaterales.
• Elaboración de reportes para organismos
• Conciliaciones de cuentas con relacionadas.
• Registros y análisis de los costos del la empresa (compra energía)
• Manejo de los contratos de compra y venta de energía.
• Estatus y balance de la deuda con los generadores (corriente, frizada y financiera)
• Cálculo y validación de los intereses.
• Seguimiento contable de los prestamos con entidades financieras
• Coordinación y preparación creación cronograma de cierre
• Responsable de la auditoría externa, planificación,
plan
coordinación y realización de la
misma.
• Soporte y asesorías otra áreas de la empresa.
Contabilidad
General
Responsable de las informaciones del Open en el sistema financiero. Validar la
integración de la póliza contable del Open en GP. Revisión de todos los códigos de
interfaces. Parametrizacion de los movimientos del Open para GP. Cuadre y
conciliación de lass cuentas por cobrar en los dos sistemas. Conciliación y auxiliares
de todas las cuentas por cobrar del financiero y de los pasivos generados por el
Open. Elaboración de las facturas por ventas y servicios varios. Calculo de los
intereses generados de esas
as facturas. Manejo del modulo de ventas. Emisión de
estados de cuentas por cobrar con relacionadas. Análisis, revisión y control de los
ingresos. Creación y actualización de reportes y auxiliares. Cálculo y análisis de la
reserva de incobrables. Validación
ación de las compensaciones propuestas por Grandes
Clientes, emisiones de Memo para tales fines. Registros y entradas de diarios.
Contabilidad
General
Revisar y validar todas las imputaciones de gastos por centros de costos registrados
desde cuentas por pagar. Análisis y explicaciones de las variaciones de gastos.
Elaboración de auxiliares y reportes O&M comparativos con Ppto. Soporte en la
elaboración de presupuesto. Creación de Centros de Costos en la contabilidad
(inactivar, crear, migrar cuentas). Registro, revisión, validación de las nominas.
Reporte de sueldos vs. Ppto. Auxiliares y conciliaciones de todas las cuentas de
acumulaciones de nomina. Registro, control y validación de las provisiones de
gastos. Soporte a las áreas de apoyo logísticos.
Contabilidad
General
Alimentar el modulo de activo fijos, con los registros de los mismos. Realización de
la depreciación. Revisión y validación de las informaciones generadas en el modulo
de almacén. Conciliación de los modulo almacén y activo fijo vs. Financiero.
Soporte la toma físicas periódicas. Revisión, análisis, capitalización de las
inversiones (obras en cursos). Capitalización de la mano de obra de los proyectos.
Soporte en la elaboración del presupuesto de capex. Realizar el reporte de inversión
vs. Presupuesto. Elaboración de reportes, registro de provisiones de inversión,
entradas de diario.
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Área Funcional
Cindy Alvarado
Ana Almonte
Irasema Volquez
Marlen Valdez y
Jacqueline Ureña
Emmanuel
Mariñez
A-5202
Analista
Contable
Conciliación
Contabilidad
General
Mantener al día las conciliaciones. Realización de las conciliaciones bancarias diarias.
Reportar y/o notificar a Tesorería los cargos, depósitos, pagos, transferencias no
registrados. Realizar reportes sobre estados de cuentas, tránsitos y partidas
conciliatorias.
A-4158
Analista
Contable
Conciliación
Contabilidad
General
Mantener al día las conciliaciones. Realización de las conciliaciones bancarias diarias.
Reportar y/o notificar a Tesorería los cargos, depósitos, pagos, transferencias no
registrados. Realizar reportes sobre estados de cuentas, tránsitos y partidas
conciliatorias.
A-2701
3363
2429
4873
Gerente de
Tesorería
Analista de
Tesorería I
Analista de
Tesorería II
Tesorería.
1. Velar por el uso óptimo del efectivo en caja y banco
2. Responsable del proceso de compra de divisas.
3. Responsable del proceso de pagos a los Generadores de Energía y suplidores
4. Revisa los procesos e implementación de las mejoras en el proceso de pagos
5. Revisar el flujo de disponibilidad diaria y el flujo de caja semanal mensual
proyectado y ejecutado
6. Velar por el cumplimiento de pagos según acuerdos contra-actuales
contra
7. Coordina
na el proceso de cierre contable mensual, en cumplimiento al cronograma
de cierre enviado por Contabilidad
8. Se asegura que se efectúen los pagos en tiempos y formas especificados.
9. Revisión de los expedientes de pago para la firma.
Tesorería.
1. Elaboración del Flujo de caja de EDEEste real y proyectado.
2. Elaboración Daily Cash.
3. Revisión reporte de Pagos para cálculo de Intereses.
4. Preparar y actualizar los auxiliares de Pr
Prestamos Bancarios.
5. Elaborar El reporte de efecto en cambio por pagos en dólares a generadores
sobre facturas en pesos.
6. Llevar control de los embargos por bancos y realizar los registros contables
correspondientes.
7. Registrar en el sistema el déficitt de cajá y preparar los reportes de Distribución
de déficit, según el aporte.
8. Elaborar el reporte de Monitoreo Diario de Facturas y Pagos realizados por
EDEEste Generadores de Energía.
9. Conciliar las cuentas con los generadores.
10. Elaboración Flujo
ujo de Caja para CDEEE semanal.
11 Actualizar el auxiliar de Pagos de Deuda Frizada.
Tesorería.
1. Dar seguimiento a todas las fechas de vencimiento de pagos a realizar para
evitar cargos por mora o intereses.
2. Realiza los pagos a suplidores/Vía electrónica. ACH/ y confeccionar cheques según
el caso.
3. Enviar a confeccionar cheques de administración pagos suplidores cuenta ahorros
en dólares..
4. Elabora el presupuesto de pagos a suplidores de acuerdo
acu
a vencimiento
5. Realiza entradas contables: Cargos bancarios, intereses ganados, transferencias
entre cuentas, pagos electrónicos.
6. Revisión de pagos: revisión de registro contable; revisión de facturas; políticas de
pagos; depuración de toda la documentación
cumentación de soporte para realizar pago.
7. Realiza proceso de pagos a Generadores de Energía con la emisión de cheques y
transferencias, según acuerdo.
8. Da seguimiento a los pagos realizados desde su firma hasta la entrega final de los
cheques al Auxiliar
liar de Tesorería y el envió y debito por el Banco de los pagos
electrónicos.
9. Envía al Banco a depositar los cheques de cobros, otros ingresos y registra
entrada en el sistema, y aplica factura al proveedor.
10. Realizar cualesquiera tareas le asigne la línea de mando directo, las cuales
correspondan con la naturaleza de su cargo.
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INFORME
Área Funcional
Jacqueline Ureña
Emmanuel
Mariñez
2429
4873
Analista de
Tesorería I
Analista de
Tesorería II
Tesorería.
1. Registrar diariamente las cobranzas del SISTEMA OPEN SGC AL GP sistema de
contabilidad.
2. Elaborar reporte de cobranzas diarias e informar a las Direcciones
3. Cuadrar la interfase contable Vs. Reportes de cobros del sistema comercial
4. Revisar que cada depósito se registre a la cuenta contable correcta, tratando de
eliminar al mínimo las reclasificaciones
5. Recibir
ecibir los cheques devueltos de los bancos y registrar los mismos identificado
oficina comercial y tipo de cliente. Enviar a cobros centralizados para su posterior
registro en el Open SGC
6. Realizar las entradas de las tarjetas devueltas
7. Corregir errores
es de interfase contable (Cuenta contable/problemas
contable/proble
de
parametrización)
8. Re depositar los cheques devueltos por concepto de falta de endoso
9. Solicitar vía la mesa de servicios compartidos
compartid los cambios de parametrización en
cuentas contables que afecten el efectivo.
10. Preparar mensualmente el reporte final de cobranza indicando:
a.) Variaciones de cobrabilidad.
b) Distribución mensual de cobros por oficina comercial, medio de pago, tipo de
cliente y cuenta contable.
c) Estadística de los cheques devueltos
tos por oficina y cliente así como sus causas.
11. Calcular y registrar las comisiones cobradas por afiliación Cardnet, Visanet y
Amex Progreso.
12. Llevar control de los reportes de cierre de cajas y remesas enviadas a los bancos
por las oficinas comerciales
les u otro cualquier punto de cobro existente. Reporte de
control del archivo de los volantes de depósitos.
Tesorería.
1. Recibir los expedientes de pagos de cuentas por pagar.
2. Sellar los expedientes recibidos, ingresar en sistema control de factura estatus en
Tesorería
3. Poner a los expedientes la fecha de vencimiento
4. Archivar los expedientes para fines de pagos
5. Atender requerimientos de pagos de suplidores externos y clientes internos y
externos
6.Entregar los cheques a suplidores
7. Enviar confirmaciones de pagos suplidores de pagos electrónicos
8- Dar soporte al Analista de Pagos
9. Dar soporte a la Analista de Efectivo
10. Dar soporte al auxiliar de archivo.
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INFORME
Área Funcional
Freddy Calderon
Manuel Soriano
6219
Auxiliar de
Tesorería
Mensajero
Tesorería.
1. Recibe los documentos de pagos a ser archivado
2. Control y custodia de los documentos archivos,
3. Organiza y revisa que los documentos para archivo tengan todos sus soportes,
según la descripción de la hoja de pago.
4. Revisa la secuencia del No. De pago, es responsable de notificar las secuencias
que faltan, anotar en el fólder del archivo para seguimiento.
5. Responsable de gestionar los expedientes a requerimiento de los clientes internos,
auditores internos y externos, llevar control de entrega y devolución de los
expedientes.
6. Envía a, Control de archivos externos, todos las carpetas de archivo con mas de 3
meses de antigüedad.
7. Responsable de control del material para el archivo, carpetas, vinders, tornillos,
torni
cajas de almacenamiento.
9. Requiere y controla las papel maquina fotocopiadora de Tesorería
10. Prepara los días 5 de cada mes, carpeta de monitoreo, a ser entregada a la
CDEEE, la cual incluye las copias de los pagos realizados a los generadores de
d cada
mes.
11. Prepara el reporte de entrega pagos a generadores para calculo de intereses.
12. Controla el envío de expedientes de pagos, cheques y transferencias para firma
fuera del área de trabajo
Tesorería.
1. Recoge diariamente por Megacentro y EDEEste Los Minas, la Mensajería a
Finanzas
2. Lleva a firma desde CDEEE a Megacentro los pagos en cheques y transferencias
3. Realiza los depósitos Bancarios del área de Tesorería
4. Certifica los cheques de pagos Aduanas y Co
Colector de Impuestos Internos y
demás cheques a suplidores que se requieran certificar.
5. Realiza mensajería a los bancos, por Compra de Dólares, Transferencias
Bancarias, Retiro de efectivo para avance a gastos, y retiro o envió de cualquier
documentación requerida.
6. Retira los cheques devueltos de las instituciones bancarias.
7. Retira de las instituciones Bancarias los Estados de Cuentas de las empresas
8. Realiza las actualizaciones de la Libreta y los retiros del Banco Agrícola.
9. Da seguimiento a los
os pagos de Impuestos, los días 3, 10, 15 y 20 de cada mes,
certifica los cheques y realiza los pagos correspondientes
10. Disponible para los requerimientos externos del área de finanzas
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Objetivos, Metas y Planes Operativos de la Dirección

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