procedimiento para la administracion de la

procedimiento para la administracion de la

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
LA
D
A
SIGCMA
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
CORREO ELECTRÓNICO DE LA RAMA JUDICIAL
1. OBJETIVO
RO
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada administración de la prestación del
servicio de correo electrónico de la Rama Judicial, como herramienta tecnológica que permita el
intercambio de información y la comunicación de los servidores judiciales entre sí y con la ciudadanía
en general, de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad y Medio Ambiente.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
NT
Este procedimiento aplica para publicar y divulgar la información de la gestión administrativa de la
Rama Judicial, utilizando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs), a través del
Centro de Documentación Judicial y la Oficina de Comunicaciones de la Rama Judicial
4. DEFINICIONES
CO
El Jefe de Sistemas de Información y Comunicación debe garantizar la adecuada implementación del
presente procedimiento.
Correo electrónico: Permite el intercambio de mensajes de datos a través de Internet o Intranet.
PI
A
Red Telemática de la Rama Judicial: Constituida por todos los despachos judiciales con conectividad
a servicio de red.
Cuenta Institucional: Cuenta de correo creada para una determinada función
Usuario interno: Conformado por los Funcionarios y Empleados de la Rama Judicial
CO
Usuario externo: La ciudadanía en general y específicamente del entorno jurídico.
5. NORMATIVIDAD
Ver listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad
6. ACTIVIDADES
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PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepción de la solicitud a través de oficio o
correo electrónico, para la creación de la cuenta
de correo electrónico institucional.
•
Para uso exclusivo de funciones diligenciar
nombres y apellidos, despacho en que labora,
cargo, dirección y teléfono.
•
Para propósito especial debe referir el
propósito, el despacho, el responsable de uso
de la cuenta y el teléfono de contacto.
Servidor
Judicial,
Ingeniero de sistemas
a nivel central y
seccional
y
corporaciones.
RO
1
Solicitar cuenta
de correo
electrónico
LA
D
A
Dependiendo del tipo de uso que se dará a la
cuenta de correo electrónico, en la solicitud debe
remitir los siguientes datos:
2
NT
Los requerimientos generados desde las
Seccionales
y
corporaciones
deben
ser
canalizados por intermedio de las oficinas de
sistemas, para posteriormente ser remitidas.
El administrador de correo creará la cuenta con los
estándares establecidos y remitirá como respuesta
al solicitante la cuenta de correo y su contraseña
inicial.
Crear cuenta de
correo
electrónico
Profesional
Universitario
CO
Ver Anexo “Manual de creación de correo
CENDOJ.”
Configurar
cuenta de correo
electrónico
PI
A
3
Se deberá configurar la cuenta en la estación de
trabajo del usuario ya sea realizando la llamada a
la línea de ayuda Helpdesk de la Rama Judicial o
personalmente utilizando el Outlook.
Ver Anexo “Configuración del correo electrónico
en Outlook “
Actualizar
cuentas
CO
4
5
Borrar cuenta de
correo
Periódicamente se actualizan las cuentas de
correo de acuerdo a los reportes presentados por
los servidores judiciales, ingenieros de sistemas a
nivel central, seccional y las Corporaciones.
Una vez verificada la actividad 4, se realizan
borrados de cuentas de empleados que ya no se
encuentran en la institución.
Servidor
Judicial,
Ingeniero de sistemas
a nivel central y
seccional
y
Corporaciones.
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Ver Anexo “Manual borrado de cuentas de correo”
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Actualizar la
libreta de
direcciones
La especificación de funciones resumida, la cuenta
y el dominio para correos con destinación de tarea
específica.
Operador de cuentas
LA
D
6
A
Creadas las cuentas se envía a la mesa de ayuda
del operador los datos a incluir: nombres y
apellidos, la cuenta y el dominio a que pertenece.
Ver Anexo “Configuración libreta de direcciones”
Listas de
distribución
Para la utilización de una lista de distribución se
hace necesario moderarla, para lo cual requiere la
autorización del administrador o moderador, los
mensajes a enviar a las listas pueden ser
aprobadas, rechazadas o postergarlas.
Profesional
Universitario
NT
7
RO
De acuerdo a los requerimientos de los usuarios
para el envío de correos masivos, se definen los
criterios por parte del administrador de listas de
distribución a fin de ser utilizados.
7. REGISTROS
RESPONSABLE DE
DILIGENCIARLO
PI
A
NOMBRE
CO
Ver Anexos “Manual creación de listas de
distribución” – “Utilización de las listas de
distribución” – “Moderación de las listas de
distribución”
Servidor Judicial,
Ingeniero de sistemas a
nivel central y seccional
y Corporaciones.
CO
Solicitudes
escritas y/o
correos
electrónicos
Registro
cuentas
diferentes
dominios
Listas de
distribución
Operador de cuentas
Profesional Universitario
Operador de cuentas
LUGAR DE
ARCHIVO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
Pc del
Profesional
Universitario
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
Sistema
Administrador
No Aplica
No Aplica
No Aplica
Archivo
Magnético
No Aplica
No Aplica
No Aplica
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7. REGISTROS
NOMBRE
RESPONSABLE DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Manual de atención de correo CENDOJ
LA
D
Manual de creación de correo CENDOJ
Crear cuenta de correo
Configuración del correo electrónico en Outlook
Configuración libreta de direcciones
Manual creación de listas de distribución
NT
Utilización de las listas de distribución
RO
Manual borrado de cuentas de correo
Cambio de contraseña
DISPOSICIÓN
A
8. ANEXOS
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Moderación de las listas de distribución
Manual para particionar archivos con Winrar y descomprimirlos
CO
Uso adecuado para enviar correos con archivos adjuntos
Activar respuesta automática
CO
PI
A
9. CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta e integra el procedimiento para la administración de la prestación del servicio de correo
electrónico de la rama judicial conformidad con los requisitos del Acuerdo No. PSAA14-10161 del año
2014
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