owl intranet knowledgebase - Facultad de Ciencias Económicas
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JUNIO DE 2005 OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE Director Unidad de Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Carlos José Acuña Daza Auxiliares de Investigación: Andrés Ricardo Romero Daniel Enrique Quintero Diana Janneth Organista Diego Fernando Rubio Guillermo Alberto Ariza Islena del Pilar González Jeffer Cañón Hernández Jenny Teresa Jaramillo Jhonny Anderson Carmona Juan Felipe Rincón Leidi Diana Rincón Leidy Viviana Aviles Leydy Johana Poveda Liliana Paola Rincón María Alejandra Enríquez María Teresa Mayorga Martha Rubiela Guevara Meiby Viviana Uyabán Sandra Mónica Bautista Natalia Ibeth Cifuentes Nubia Yolima Curarían Renzo Alejandro Clavijo Ricardo Alejo Oliver Sandra Milena Cárdenas Sergio Rodríguez Orozco Sonia Janeth Ramírez Winkler Cruz Sandoval Yaneth Adriana Cañón Este trabajo es resultado del esfuerzo perteneciente a la Unidad de Informática. de todo el equipo Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C. JUNIO DE 2005 Owl Intranet Knowledgebase TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3 1. RESUMEN ................................................................................................ 7 2. ABSTRACT ............................................................................................... 7 3. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 8 4. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 9 5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN........................................................... 10 6. OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS ........................................ 11 6.1 MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL.............................................. 11 6.2 SERVIDOR WEB APACHE ...................................................................... 12 6.3 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP ...................................................... 14 7. PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE ......................... 17 8. INTERNET INFORMATION SERVER ............................................................ 21 8.1 INSTALACIÓN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER ................. 26 8.2 CONFIGURACIÓN DE INTERNET INFORMATION SERVER ........................... 28 8.3 AGREGAR UNA PÁGINA WEB EN INTERNET 9. INFORMATION SERVER ....... 30 FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE .............................. 36 9.1 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CARPETAS ........................................ 39 9.2 PERMISOS MANEJADOS EN LAS CARPETAS Y ARCHIVOS ...................... 40 9.2.1 Política por defecto para los archivos nuevos .................................... 41 9.2.2 Política por defecto para las carpetas nuevas ................................... 42 9.3 BARRA DE MENÚ SUPERIOR ................................................................. 43 9.4 CREAR NUEVOS USUARIOS .................................................................. 49 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 3 Owl Intranet Knowledgebase 9.5 EDITAR USUARIOS CREADOS ............................................................... 50 9.6 AGREGAR GRUPOS .............................................................................. 51 9.7 EDITAR GRUPOS ................................................................................. 52 9.8 OPCIONES DE VISUALIZACIÓN ............................................................. 53 10. 10.1 POLITICAS PARA LA UIFCE ...................................................................... 55 POLÍTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE OWL EN LA UIFCE ..... 56 11. METODOLOGÍA ....................................................................................... 58 12. CONCLUSIONES ..................................................................................... 59 13. WEBGRAFÍA ........................................................................................... 60 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 4 Owl Intranet Knowledgebase TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Ventana principal del Servidor Web Apache ....................................... 13 Ilustración 2 Funcionamiento de un servidor Web ................................................. 14 Ilustración 3 Ventana principal de PHP Versión 4.3.10 ........................................... 16 Ilustración 4 Ventana de MYSQL ......................................................................... 18 Ilustración 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase .............................. 20 Ilustración 6 Panel de control de Windows ........................................................... 22 Ilustración 7 Ventana de Agregar o quitar programas ............................................ 23 Ilustración 8 Ventana Asistente para componentes de Windows .............................. 24 Ilustración 9 Ventana de Instalación de Internet Information Server ....................... 25 Ilustración 10 Ventana principal de Internet Information Server ............................. 26 Ilustración 11 Página Web de PHP....................................................................... 27 Ilustración 12 Ventana de PHP bajo IIS ............................................................... 28 Ilustración 13 Ventana Administración de equipos ................................................ 29 Ilustración 14 Ventana Propiedades para un sitio Web ........................................... 30 Ilustración 15 Ventana Ubicación de la carpeta del servidor Web ............................ 31 Ilustración 16 Ventana Ubicación de Owl en el servidor Web IIS ............................. 32 Ilustración 17 Ventana Propiedades de owl_intranet ............................................. 33 Ilustración 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS .................... 34 Ilustración 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS ...................................... 35 Ilustración 20 Ventana principal de Owl Intranet .................................................. 36 Ilustración 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet ..................................... 37 Ilustración 22 Ventana Agregar carpetas en Owl ................................................... 43 Ilustración 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl .................................... 45 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 5 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 24 Ventana Agregar una nota en Owl .................................................. 46 Ilustración 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta ......................................... 47 Ilustración 26 Ventana de visualización de carpetas y archivos ............................... 48 Ilustración 27 Ventana de visualización expandida de archivos y carpetas................ 49 Ilustración 28 Ventana Agregar usuarios ............................................................. 50 Ilustración 29 Ventana Editar usuarios ................................................................ 51 Ilustración 30 Ventana Agregar grupo ................................................................. 52 Ilustración 31 Ventana Editar o borrar grupo ........................................................ 53 Ilustración 32 Barra de opciones ......................................................................... 53 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 6 Owl Intranet Knowledgebase 1. RESUMEN Esta investigación tiene como fin conocer el sistema manejador de documentos Owl Intranet Knowledgebase, un software libre que permite la administración de carpetas y archivos, usando como soporte un servidor Web, un manejador de base de datos y el lenguaje de programación PHP. Gracias al desarrollo de esta investigación se logró identificar su aplicación en la Unidad de Informática y comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas, que maneja una gran cantidad de documentos, lo suficientemente amplia, requiriendo el uso de este software para la administración de los mismos. 2. ABSTRACT This investigation must like aim know the documents system Owl Intranet Knowledgebase, a free software that allows to the administration of folders and archives, using like support a Web server, a manejador of data base and the programming language PHP. Thanks to the development of this investigation were managed to identify their application in the Unidad de Informática y Comunicaciones of the Faculty of Economic Sciences, that handles a great amount of documents, the sufficiently ample thing, requiring the use of this software for the administration of such. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 7 Owl Intranet Knowledgebase 3. INTRODUCCIÓN Owl es un repositorio de documentación multiusuario o sistema basado en el conocimiento. En Owl, los usuarios son capaces de capturar documentos y asignarles atributos cada vez que un documento es agregado. Otros usuarios pueden localizar los documentos usando la estructura jerarquizada de carpetas o utilizando el método de búsqueda integrado. Un documento puede ser cualquiera de tipo electrónico o un archivo al que un usuario puede acceder desde su computadora. Normalmente, estos documentos pueden estar en procesadores de texto, hojas de cálculo o archivos PDF, pero Owl no se limita sólo a los tipos de archivo más comunes de oficina, ya que permite capturar la mayoría de archivos de gráficos, y mostrarlos desde el sistema, ya sean archivos de audio, video o archivos de programas ejecutables. Owl es un sistema basado en PHP4, para ser usado en la Web por una corporación, una empresa pequeña, un grupo de personas, o a nivel personal. Owl ofrece una serie completa de características que hacen que éste sea el único y placentero de usar, entre ellas se pueden destacar: Ambiente multiusos Permisos de carpetas y archivos. Permisos de grupo. Acceso anónimo y la capacidad de registrarse uno mismo. Conexión persistente. Fácil de usar Interfaz simple y clara. Notificaciones para el administrador y el grupo. Supervisión de archivos y de carpetas. Buscador (herramienta integrada de búsqueda). Permite la búsqueda de escritos de txt, ms-word y archivos de PDF. Realiza operaciones (mover, enviar, suprimir, etc.). Lectura de información en mp3, exhibiciones mp3 (artista, álbum, calidad, etc.). UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 8 Owl Intranet Knowledgebase 4. JUSTIFICACIÓN Al realizar la investigación de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE se pretende conocer el sistema comenzando por la instalación del mismo, teniendo en cuenta los requisitos mínimos que se necesitan para su adecuado uso, aprovechando las diferentes herramientas y componentes con los que cuenta para, al final, llegar a la optimización del manejo de documentos y archivos en una organización. Dicho conocimiento sobre la herramienta OWL se hace necesario para poder realizar la migración de la información, que actualmente maneja la UIFCE en distintos repositorios, con el objetivo final de realizar un control más eficiente del almacenamiento de información, con lo cual se optimizarán recursos y se conseguirá un beneficio para todos los integrantes de la organización, ya que contarán con una gran cantidad de información centralizada, que permitirá ahorrar tiempo y hacer una administración más adecuada de los recursos. Para llegar a la meta hasta ahora planteada, se hace absolutamente indispensable determinar el modelo de administración de la información en la Unidad de Informática, lo cual compromete: definir qué tipo de información se produce y de esta información cuál es susceptible de almacenarse con el manejo de esta herramienta, identificar los potenciales usuarios del sistema y definir las políticas para cada uno, formular una estructura lógica y coherente de directorios o carpetas y, en ultima instancia realizar una capacitación para los usuarios de esta herramienta. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 9 Owl Intranet Knowledgebase 5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN General Definir el modelo de administración de la información en la UIFCE y al mismo tiempo conocer las generalidades, el funcionamiento y la aplicación de la herramienta OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE, con el fin de implementarla dentro de esta organización para optimizar las funciones de almacenamiento y manejo de la información. Específicos Determinar qué información se produce y es susceptible de ser almacenada y administrada utilizando la herramienta OWL. Establecer quienes (individuos y/o grupos) deben tener acceso a determinado tipo de información. La organización lógica que se debe dar a la información (Estructura de “directorios”) de acuerdo con los criterios anteriores. Enviar a los involucrados las instrucciones precisas de cómo almacenar la información en sus repositorios actuales como preparación para la migración al sistema. Crear un manual de referencia o una guía rápida de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE, haciendo énfasis en la aplicación que puede tener en una organización. Manejar los elementos y componentes del sistema OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE. Capacitar a nuestros compañeros monitores y directivos de la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas en el manejo de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE al final del semestre, con el fin de su posterior utilización. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 10 Owl Intranet Knowledgebase 6. OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS Owl Intranet Knowledgebase es un programa especial para el manejo de documentos compartidos en Internet, en el que se tiene la posibilidad de abrir, modificar, actualizar y descargar los archivos que se encuentran en tal sistema, además de establecer permisos y restricciones a los diferentes usuarios que vayan a utilizar Owl. Es necesario contar con un navegador de Internet para acceder a la página Web de ingreso del programa; al usarlo, cada persona se deberá identificar con su propio nombre de usuario y contraseña, dependiendo de la configuración del sistema. Una vez que se haya ingresado con éxito, se mostrará la página principal de Owl, donde la mayoría de las operaciones del sistema Owl son realizadas. Para instalar Owl Intranet Knowledgebase, se debe contar con unos conocimientos mínimos de programación, además es necesario tener un servidor Web, que almacene las páginas Web, un manejador de base de datos, para tener la información respectiva en el momento en que el usuario la requiera consultar, y el lenguaje de programación PHP, para que sean más dinámicas las páginas Web y proporcionen una mejor interfaz gráfica, además este sistema contiene archivos de este tipo para su funcionamiento. Por lo tanto, al contar con todos estos programas, se pueden crear páginas dinámicas y obtener información de la base de datos para presentarla vía Web, este es el caso de Owl Intranet Knowledgebase. A continuación, se explica cada uno de los programas mencionados anteriormente, describiendo su funcionamiento e instalación, dando una perspectiva general de los mismos, para proseguir con la instalación del sistema Owl. 6.1 MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL Uno de los puntos fuertes de las páginas en PHP es la posibilidad de aprovechar bases de datos mediante funciones de una simplicidad y potencia muy agradecidas. Estas bases de datos pueden servir al sitio Web para almacenar contenidos de una forma sistemática que permita clasificarlos, buscarlos y editarlos rápida y fácilmente. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 11 Owl Intranet Knowledgebase Una base de datos es un conjunto de tablas en las que se almacenan distintos registros (artículos de una tienda virtual, proveedores o clientes de una empresa, películas en cartelera en un cine, etc.). Estos registros son catalogados en función de distintos parámetros que los caracterizan y que presentan una utilidad a la hora de clasificarlos. Así, por ejemplo, los artículos de una tienda virtual podrían catalogarse a partir de distintos campos como un número de referencia, nombre del artículo, descripción, precio, proveedor, etc. Una de los manejadores de bases de datos más difundido es sin duda alguna MySQL, y sirve en el caso de usar el servidor Web Apache, una versión para Windows está disponible y puede ser descargada gratis. MySQL es un servidor de bases de datos relacionales muy rápido y multiusuario, usado sobre todo en Internet en conjunción con PHP. Es software libre (licencia GPL) y es distribuido por la compañía sueca MySQL AB. 6.2 SERVIDOR WEB APACHE Apache es un servidor de páginas Web, un programa que permite acceder a páginas Web alojadas en un computador. Apache es, sin duda, la mejor solución en cuanto a servir páginas Web. Es un servidor muy robusto y seguro, y además usado en la mayoría de los servidores Web. Instalando Apache con soporte PHP y una base de datos se conseguirá satisfacer todas las necesidades en cuanto a servir páginas Web. El servidor Web Apache se puede descargar en la página de la Fundación Apache, en http://www.apache.org. En la dirección URL http://httpd.apache.org/ se encuentra una sección en particular para el servidor HTTP (Protocolo de transmisión utilizado en la Web), en la que se tiene que buscar el enlace para la descarga. Una vez descargado, se debe instalar ejecutando el archivo obtenido, a continuación aparecerá un asistente que guiará el proceso de instalación del servidor. Durante el proceso se debe especificar el nombre del dominio y del servidor, el cual puede ser "localhost", también solicita una dirección de correo, en este caso, cualquiera que se desee. Además pregunta si se desea que el servidor responda en el puerto 80 para UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 12 Owl Intranet Knowledgebase todos los usuarios o si sólo se active para el usuario actual en el puerto 8080, cuando se inicie manualmente, lo normal es que se active para todos los usuarios. Con estos datos queda configurado el Apache inicialmente. En cualquier momento se puede editar al gusto o las necesidades de cada persona. Para ello se debe editar el fichero httpd.conf, que se encuentra en el directorio de instalación de Apache, que se ha indicado durante el proceso de instalación. Una vez instalado, el Servidor Apache se pone en funcionamiento. Para comprobar que el servidor está activo y funciona correctamente se puede abrir un explorador y probar a acceder a la URL http://localhost, que es el propio servidor. Si se han seguido los pasos de instalación correctamente, en la página Web aparecerá el mensaje de bienvenida del servidor. Ilustración 1 Ventana principal del Servidor Web Apache UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 13 Owl Intranet Knowledgebase 6.3 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP PHP es un lenguaje de programación de estilo clásico, es decir, trabaja con variables, sentencias condicionales, bucles, funciones, etc., además no es un lenguaje de marcas como podría ser HTML, XML o WML, está más cercano a JavaScript o a C. Pero a diferencia de Java o JavaScript que se ejecutan en el navegador, PHP se ejecuta en el servidor, por eso permite acceder a los recursos que tenga el servidor, por ejemplo, una base de datos. El programa PHP es ejecutado en el servidor y el resultado enviado al navegador, que normalmente es una página HTML, pero igualmente podría ser una pagina WML. Al ser PHP un lenguaje que se ejecuta en el servidor no es necesario que el navegador lo soporte, es totalmente independiente, pero sin embargo, para que las páginas PHP funcionen, el servidor, donde están alojadas, debe soportar PHP. Ilustración 2 Funcionamiento de un servidor Web Existen dos formas de configurar PHP para trabajar con el servidor Web Apache, instalarlo como un módulo o como CGI, éste significa Common Gateway Interface y consiste en definir una manera en la que un servidor Web interactúe con programas externos generadores de contenido, los cuales son a menudo denominados programas CGI o CGI scripts. Este es el modo más común y simple de crear contenido dinámico en el sitio Web. Para instalar PHP como un CGI hay que seguir los siguientes pasos: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 14 Owl Intranet Knowledgebase 1. Se debe descargar PHP, versión 4.3.1, en la página http://www.php.net. Existen dos versiones, una que tiene un instalador, y otra que es un fichero ZIP. Hay que descargarse esta última. 2. Una vez descargado, hay que descomprimirlo a una carpeta que se puede nombrar PHP, y su ubicación será en el disco local C:, es decir, en la raíz, de modo que no necesariamente tiene que estar en la del Servidor Web Apache. 3. En la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado PHP4ts.dll, que se debe mover a la carpeta: C:\WINDOWS\system. 4. A continuación, en la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado php.ini-recomended. Hay que copiar este fichero en la carpeta C:\Windows, y renombrarlo a php.ini. En este fichero se encuentra toda la configuración de PHP, y las modificaciones en la configuración de PHP (mostrar Errores, variables globales etc.) se encuentra dentro del mismo. 5. Una vez realizado estos cambios, queda indicarle al Servidor Apache, donde se encuentra instalado PHP, para ello hay que editar el fichero httpd.conf que se encuentra en la carpeta conf, específicamente en la de instalación de Apache (por defecto C:\Archivos de programa\apache group\apache2\conf). Se abre el fichero, y se sitúa al final del mismo, para escribir las siguientes líneas: ScriptAlias /php/ "c:/php/" AddType application/x-httpd-php .php Action application/x-httpd-php "/php/php.exe" En ellas se indica donde se encuentra el ejecutable de php, y lo asocia a los ficheros .php que se encuentren dentro de Apache. A continuación reiniciar el servidor Apache. 6. Por último, para probar la nueva instalación, es recomendable crear un fichero php en el bloc de notas con el siguiente contenido: <? phpinfo();?> UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 15 Owl Intranet Knowledgebase Luego se guarda dentro de la carpeta raíz de documentos de Apache (C:\Archivos de programa\Apache Group\Apache2\htdocs), con un nombre terminado en .php, por ejemplo info.php Para ejecutarlo, a través de un navegador, se escribe la dirección http://localhost/info.php y aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación. Ilustración 3 Ventana principal de PHP Versión 4.3.10 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 16 Owl Intranet Knowledgebase 7. PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE Al tener instalado estos tres programas se procede a instalar Owl Intranet Knowledgebase, para ello se debe descargar de la siguiente página http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444 la versión 0.73, está comprimido como un archivo tar.gz, se descomprime, y esta carpeta llamada Intranet se mueve a la carpeta del Servidor Web, en este caso, Apache. A continuación se explican los pasos a seguir para la instalación de Owl Intranet Knowledgebase después de haberlo descargado: 1. En el manejador de base de datos MySQL se debe crear una base de datos, en el menú Herramientas, y se le asigna el nombre de Intranet. 2. Abrir el archivo mysql-tables.sql, donde se encuentran las tablas necesarias para el funcionamiento de Owl Intranet Knowledgebase, y que quedarán en la base de datos Intranet. 3. Establecer los permisos para los usuarios que accedan a la base de datos Intranet. En el Menú Herramientas, se escoge la opción de User-Manager, en Add User se especifica el nombre del usuario y la contraseña, y en From host se le indica que sea localhost. El usuario debe contar con los siguientes privilegios: crear, insertar, seleccionar, eliminar, actualizar sobre la base de datos. Es importante que la base de datos en la que se creó la cuenta de usuario esté conectada con MySQL-Front. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 17 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 4 Ventana de MYSQL 4. Editar owl.php con el editor que se desee, el archivo se encuentra sobre el directorio de configuración (C:\Archivos de programa\ApacheGroup\Apache2\htdocs\intranet\config); se necesita cambiar las siguientes líneas para obtener el Owl con el que se va a trabajar: Cambiar la línea „$default->owl_fs_root‟, en la que se indica donde se encuentra la carpeta Intranet descomprimida (C:\Archivos de programa\Apache Group\Apache2\htdocs\intranet). Cambiar la ubicación del directorio de documentos, generalmente es la misma que se indicó anteriormente. Especificar la línea '$default->owl_use_fs‟, dependiendo de las necesidades, es un decisión importante que no puede ser olvidada, si se fija verdadero, los archivos cargados en el sistema UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 18 Owl Intranet Knowledgebase Owl se almacenan en el directorio de documentos en el disco duro, y si es falso, los archivos se almacenan en la base de datos, es decir, trabajan solamente con el mySQL. Seleccionar el idioma que usará Owl en „$default->owl_lang‟. Por defecto, Owl cuenta con las siguientes opciones: brasileño, búlgaro, chino, checo, danés, holandés, inglés, francés, húngaro, italiano, noruego, portugués, ruso, y español. En caso de usar un idioma distinto al inglés, se debe descargar el archivo comprimido, dependiendo del idioma que se desee de la siguiente página: http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444 Al descargarlo completamente, se debe descomprimir y ubicar la carpeta donde se encuentra el Servidor Web. Cerciorarse que la siguiente línea esté escrita así: „$default>owl_fs_root/phplib/db_mysql.inc‟ Cambiar el „$default->owl_db_user‟, para escribir el nombre del usuario que se creó en la base de datos Intranet. Cambiar la línea de „$default->owl_db_pass‟, para escribir la contraseña que se especificó para la base de datos Intranet. Cambiar el „$default->owl_db_host‟, para escribir el hostname que se especificó en la cuenta de usuario, y desde donde se está conectando el servidor de MySQL. Cambiar el „$default->owl_db_name‟, para escribir el nombre de la base de datos, por lo general es Intranet. Establecer „$default->admin_login_to_browse_page‟, si se indica falso, la interfaz del administrador es presentada después de la conexión ya como administrador dentro del sistema Owl Intranet Knowledgebase. 5. Al haber editado el archivo owl.php, se abre el navegador de Internet (Internet Explorer, Modzilla, Nestcape Navigator), para UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 19 Owl Intranet Knowledgebase acceder a la siguiente página Web http://localhost/intranet/, si se hace desde el equipo local o si es desde otro equipo, la dirección IP del equipo donde se encuentra el servidor. Para empezar a utilizar Owl, es necesario escribir el nombre de usuario y la contraseña respectiva, que por defecto es "admin" con la contraseña "admin". Ilustración 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 20 Owl Intranet Knowledgebase 8. INTERNET INFORMATION SERVER Teniendo en cuenta que en la Unidad de Informática y Comunicaciones se maneja el servidor Web Internet Information Server IIS, se vio la necesidad de realizar la instalación de este servidor y observar su funcionamiento con Owl, todo esto tiene la intención de utilizar la herramienta en uno de los servidores actuales de la UIFCE en los cuales se maneja dicho servidor. A continuación, se presenta la forma en la que se debe instalar el IIS para que Owl funcione bajo este servidor. Para instalar Owl Intranet Knowleggebase es necesario contar con un Servidor Web, anteriormente se mencionó Apache, disponible para descargarlo en Internet, pero también existe una herramienta proporcionada por Windows, Internet Information Server, en la cual se pueden almacenar páginas Web directamente en la máquina local y así disponer de las mismas desde otros equipos. Internet Information Server 5.1 es un servidor Web integrado al sistema operativo de Windows, y permite trabajar sobre plataformas desarrolladas en .NET, para las páginas Web, que estén bajo este entorno. Además, tiene la funcionalidad de ser un servidor FTP, servidor de grupos de noticias o servidor de envío de correo electrónico. Otra de las ventajas importantes con IIS, es que puede trabajar con programas externos mediante CGI o ISAPI y en especial con la tecnología Microsoft Active Server Pages (ASP). A continuación, se explican los pasos que se deben seguir para instalar Internet Information Server. 1. Desplegar el Menú Inicio, escoger Panel de Control y seleccionar la opción de Agregar o quitar programas, en la cual se encuentran los componentes de Windows. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 21 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 6 Panel de control de Windows 2. En la siguiente ventana que aparece se debe escoger Agregar o quitar componentes de Windows, que se encuentra en la parte izquierda de la misma. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 22 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 7 Ventana de Agregar o quitar programas 3. En la ventana Asistente para componentes de Windows se busca el componente de Windows que se quiere agregar, en este caso, Servicios de Internet Information Server (IIS), se selecciona y se da clic en Siguiente. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 23 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 8 Ventana Asistente para componentes de Windows En algunas ocasiones, es necesario contar con el CD de Windows XP Professional Service Pack 2, en caso de tener este sistema operativo en el equipo, para poder instalar este componente en el equipo, o de lo contrario será imposible agregarlo al mismo. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 24 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 9 Ventana de Instalación de Internet Information Server 4. Al tenerlo instalado, Internet Information Server crea una página predeterminada, que solamente se puede visualizar desde el equipo local, si se accede a la misma desde otros equipos, la página mostrará que está en construcción. Esta es la ventana principal del servidor Web al comprobar su instalación, en caso de mostrar error en la misma, se debe verificar si la instalación se realizó correctamente. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 25 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 10 Ventana principal de Internet Information Server 5. Con Internet Information Server instalado se puede navegar a ciertas páginas, que por defecto trae este componente para acceder a la administración del mismo. 8.1 INSTALACIÓN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER Si se decide usar Internet Information Server, es necesario contar con un lenguaje de programación en el cual esté soportado, el más común es PHP, pero teniendo en cuenta que debe ser una versión especial para este servidor Web, que funciona bajo Windows. Por lo tanto, se debe descargar la versión 4.3.11 de la siguiente página Web: http://www.php.net/downloads.php, en la cual se encontrará dos UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 26 Owl Intranet Knowledgebase versiones de PHP, para este caso, será PHP 4.3.11 installer, la compatible con Internet Information Server. Ilustración 11 Página Web de PHP Después de haberlo instalado, se comprobará si está funcionando correctamente, para ello, en la raíz de C: se encuentra una carpeta llamada Inetpub, dentro de ella otra carpeta, wwwroot, en donde está un archivo llamado info.php, el cual proporciona toda la información relacionada al servidor Web y al lenguaje de programación. Para visualizar toda esta información, se debe escribir la siguiente dirección URL: http://ui-odin/info.php, para verificar si el servidor Web que está usando PHP es Internet Information Server; a continuación se muestra la ventana que debe aparecer al acceder a la página anteriormente mencionada. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 27 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 12 Ventana de PHP bajo IIS 8.2 CONFIGURACIÓN DE INTERNET INFORMATION SERVER Para almacenar una página Web es necesario tener instalado Internet Information Server, así que para administrar esta herramienta se debe ir a Menú Inicio, seleccionar MI PC, darle clic contrario y escoger la opción Administrar, la ventana que se abre permitirá el control de las páginas Web, permitiendo realizar modificaciones, otorgando permisos, especificando rutas de acceso, etc. A continuación, se muestra la consola de administración de Internet Information Server, a la cual se debe acceder para la configuración del mismo en cuanto a la información Web que se quiera publicar. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 28 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 13 Ventana Administración de equipos Si previamente en el equipo se instaló el servidor Web Apache, éste usará el puerto 8080, de modo que para Internet Information Server se debe especificar otro puerto como 8181 u 8282, este paso es necesario cambiarlo en la opción de Sitio Web predeterminado, dándole clic contrario, escogiendo Propiedades y en la pestaña de Sitio Web se establece la dirección del IP del equipo y el puerto TCP. Además, se puede especificar el directorio donde se guardarán los archivos de la página Web, indicando la ruta de acceso local, en el caso de escoger la opción un directorio de este equipo, porque también se puede acceder a un recurso compartido de otro equipo o tener la posibilidad de tener una redirección hacia una dirección URL. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 29 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 14 Ventana Propiedades para un sitio Web 8.3 AGREGAR UNA PÁGINA INFORMATION SERVER WEB EN INTERNET Al publicar una página Web, se deben almacenar los archivos de la misma en el disco duro del servidor, es decir, en la carpeta Inetpub, en la cual debe estar almacenada la carpeta de Owl, que previamente se ha descargado, de modo que se especificará el nombre de la misma, para que al acceder al programa desde el navegador, sea con éste especificado anteriormente. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 30 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 15 Ventana Ubicación de la carpeta del servidor Web Al haber copiado la carpeta de owl en la carpeta del servidor, en este caso se nombró owl_intranet, por defecto, quedará almacenada en el servidor Web Internet Information Server, el cual puede visualizarse en la consola de administración de equipos, específicamente en Sitio Web predeterminado, que se encuentra en la parte izquierda de la misma. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 31 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 16 Ventana Ubicación de Owl en el servidor Web IIS Es necesario establecer los permisos que tendrá la página Web, para ello se debe dar clic contrario sobre la carpeta de owl_intranet, escoger Propiedades y en la pestaña de Directorio, seleccionar las diferentes opciones en cuanto a esto se refiere, de acuerdo al acceso que se quiera que tengan los usuarios a la misma. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 32 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 17 Ventana Propiedades de owl_intranet En Owl Intranet Knowledgebase es indispensable especificar cuál es el documento predeterminado, es decir, el necesario para que se pueda acceder a la página Web principal, por defecto, Internet Information Server está configurado con los siguientes tipos de archivo: Default.asp Default.htm Index.htm Iistart.asp Pero como Owl trabaja sobre el lenguaje de programación PHP, entonces se debe agregar un nuevo tipo de archivo, para este caso es index.php, para que al entrar a la siguiente página Web http://uiodin.fce.unal.edu.co:8282/owl_intranet no se presente ningún tipo de problema al acceder a la misma. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 33 Owl Intranet Knowledgebase De modo que en la pestaña de Documentos, entrando previamente a las propiedades de la carpeta owl_intranet, se agrega el documento que se necesita para el programa de Owl, en este caso, index.php, se especifica este nombre en el cuadro de diálogo Agregar documento predeterminado y se da clic en Aceptar. Ilustración 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS Luego de haber adicionado entrar a la página principal Web Internet Information archivos y las carpetas que el documento predeterminado, se procede a de Owl, la cual está soportada en el servidor Server, así quedará lista para agregar los se deseen almacenar en este sistema. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 34 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 35 Owl Intranet Knowledgebase 9. FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE Al trabajar en el sistema Owl Intranet Knowledgebase, se hace indispensable el uso de Internet, contar con un usuario y contraseña para logearse y así acceder al programa, dependiendo de lo establecido por el administrador del mismo. En el programa, se puede visualizar el usuario con el que se está trabajando, al usar el programa por primera vez se debe entrar con la sesión de administrador, el cual corresponde a admin como nombre de usuario y la contraseña corresponde igual que el nombre del usuario. Si el nombre de usuario y la contraseña son correctos, se accederá al programa, de lo contrario saldrá la misma ventana principal de Owl en la que se indica que hay un error al ingresar. Ilustración 20 Ventana principal de Owl Intranet UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 36 Owl Intranet Knowledgebase En primera instancia, Owl proporciona una interfaz gráfica amigable, con varios íconos, cada uno de ellos indica su función respectiva en el sistema, además el nombre del usuario, en este caso, el administrador del sistema. Ilustración 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 37 Owl Intranet Knowledgebase A continuación, se explica cada uno de los íconos que aparecen al entrar al programa de Owl. Iconos Modificar preferencias HTML Modificar preferencias del sitio Visor de sucesos Descripción Permite cambiar la visualización de la página en cuanto al color y estilo de algunos objetos de la misma. Cambia preferencias del correo, examinador de archivos, de settings de registro, para usuarios autoregistrados, etc. Muestra las sesiones iniciadas de los usuarios establecidos en Owl, indicando la acción y la fecha en la que entró en el sistema. Muestra lo que ha realizado cada usuario en el sistema, por ejemplo, los archivos y carpetas que ha agregado respectivamente. Permite establecer una noticia de interés para un usuario o grupo en particular. , Visor de estadísticas de Owl Administración de noticias Configuración del tipo de documento Herramienta de copia de seguridad Permite crear los tipos de archivo, especificando el campo, el tamaño y el idioma, respectivamente. Realiza una copia de seguridad de los archivos que estén en el programa de Owl. Papelera de reciclaje Muestra los archivos que eliminados en Owl Intranet. Crear un nuevo usuario Permite crear nuevos usuarios para que puedan acceder al sistema, especificando la contraseña y los permisos que va a tener el mismo. Cambia los aspectos que fueron establecidos al crear un nuevo usuario. Modificar datos del usuario han sido Revisar el contenido de archivos Muestra las carpetas creadas o archivos en Owl, con su descripción y el usuario que la añadió. Modificar un grupo Permite cambiar el nombre del grupo o eliminarlo del sistema de Owl. Salir del sistema Permite salir del sistema correctamente. Tabla 1 Explicación de los iconos de Owl Intranet UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 38 Owl Intranet Knowledgebase 9.1 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CARPETAS En Owl Intranet Knowledgebase, se pueden crear carpetas, subcarpetas y dentro de las mismas almacenar archivos, y establecer los permisos que va a tener cada usuario en el manejo de los mismos. Esta clase de estructura se conoce como jerárquica, la misma que se maneja en cualquier computador para la organización de carpetas y archivos que se encuentran en el disco duro del mismo. De modo que con la sesión de Administrador, se establecen los criterios que se pretenden que sean usados en el sistema. A continuación, se explican las diferentes acciones que se pueden realizar con las carpetas y archivos que se encuentran en Owl, con su respectivo icono. Histórico del archivo: Muestra cuándo fue modificado el archivo, por quien fue creado y la versión del mismo. Borrar archivo: Elimina el archivo montado o carpeta creada en Owl Intranet Knowledgebase. Modificar las propiedades del archivo: Permite cambiar el nombre, propietario, grupo, los permisos, agregar una descripción del mismo. Mover el archivo: Permite cambiar la ubicación del archivo a una nueva carpeta establecida en el programa. Actualizar el archivo: Permite colocar el archivo seleccionado con nuevas modificaciones que se le ha hecho al mismo. Descargar el archivo: Permite descargar y guardar el archivo en el computador. Agregar un comentario a un archivo: Agrega comentario u observaciones del archivo o la carpeta seleccionada. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 39 Owl Intranet Knowledgebase Bloquear el archivo: Bloquea el archivo para los usuarios registrados en Owl, sólo permite ver el histórico del mismo. Para desbloquearlo se usa el mismo icono. Mandar el archivo por correo: Envía el archivo por correo electrónico. Monitorear el archivo: Permite conocer los cambios realizados por algún usuario, de modo que será notificado por correo. Detener el monitorizado del archivo: Detiene el monitoreo del archivo. Ver el archivo: Abre el documento en la página del navegador. Descargar el archivo: Descarga y guarda los archivos que se encuentran en la carpeta seleccionada en el escritorio del computador como un archivo comprimido. 9.2 PERMISOS ARCHIVOS MANEJADOS EN LAS CARPETAS Y Para trabajar en Owl Intranet Knowledgebase, específicamente en el uso de carpetas y archivos, es necesario contar con ciertos permisos establecidos por el administrador, dependiendo de la sesión de usuario y del control que se quieran dar a los mismos. Existen ocho opciones que permiten el manejo de los archivos y carpetas en el sistema, según las necesidades de cada uno de los usuarios y las restricciones que se quieran aplicar. Leer: Con este permiso, se puede acceder al archivo o la carpeta. Escribir: Le permite al usuario actualizar o cambiar el archivo en el sistema. Borrar: El usuario puede eliminar el archivo o carpeta del sistema. Descargar: El usuario tiene la posibilidad de descargar el archivo a su computador. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 40 Owl Intranet Knowledgebase Al explicar las cuatro opciones que se puede realizar en el sistema, a continuación se explican los diferentes criterios que tiene Owl para el manejo de los archivos y las carpetas. 9.2.1 Política por defecto para los archivos nuevos Cualquiera puede leer/descargar: No se tiene restricción al leer los archivos, además de descargarlos. Cualquiera puede leer/escribir/descargar: Permite el acceso a los archivos a cualquier usuario o grupo que esté registrado en el sistema. Tú grupo puede leer/descargar: Sólo los miembros de un grupo especificado tiene permisos para la lectura y descarga de los archivos. Tu grupo puede leer/escribir/descargar: Esta opción le permite a los miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos. Solamente tú puedes leer/escribir/descargar: Sólo el propietario de la carpeta donde se encuentran los archivos tiene permisos para leer, escribir y descargar. Tú grupo puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Le permite a los miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos, pero no borrarlos. Cualquiera puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Los usuarios o miembros de un grupo tienen la posibilidad de leer, escribir y descargar los archivos pero no la de borrarlos. El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar y cualquiera puede leer: Sólo el grupo especificado tiene permisos para leer, escribir y descargar los archivos, paro los demás usuarios les permite el acceso a los mismos sólo para leerlos. El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar (NO BORRAR) y cualquiera puede leer: Esta opción le permite a los miembros del grupo especificado leer, escribir y descargar los archivos, con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 41 Owl Intranet Knowledgebase limitación de no poderlos borrar, y para los demás usuarios o grupos tan sólo les permite leerlos. 9.2.2 Política por defecto para las carpetas nuevas Cualquiera puede leer esta carpeta: Todos los usuarios o grupos creados en el sistema pueden leer el contenido de una carpeta. Cualquiera puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Cualquier usuario o grupo tiene la posibilidad de agregar archivos y borrar la carpeta. Tú grupo puede leer esta carpeta: Los miembros del grupo pueden leer el contenido de la carpeta. Tú grupo puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opción le permite a los miembros del grupo agregar archivos a una carpeta y borrarla en caso de ser necesario. Solamente tú puedes agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opción sólo puede ser utilizada para los propietarios de la carpeta. Tú grupo puede agregar archivos a esta carpeta: Le permite a los miembros del grupo sólo agregar archivos en una carpeta. Cualquiera puede agregar archivos a esta carpeta: Todos los usuarios o miembros de algún grupo pueden agregar archivos en una carpeta. El grupo seleccionado puede agregar archivos y borrar esta carpeta y cualquiera puede ver sus contenidos: Los miembros del grupo tienen la opción de agregar archivos y borrar la carpeta donde están almacenados, para los demás usuarios o grupos sólo pueden leer el contenido de la carpeta. El grupo seleccionado puede agregar archivos a esta carpeta y cualquiera puede ver sus contenidos, NO BORRAR: En una carpeta, los miembros de un grupo pueden agregar archivos y otros usuarios leer los contenidos de los mismos, la restricción para los dos casos es que no tienen la posibilidad de borrarlos. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 42 Owl Intranet Knowledgebase 9.3 BARRA DE MENÚ SUPERIOR En Owl Intranet Knowledgebase se encuentra una barra de herramientas en la parte superior derecha, la cual contiene 5 botones, que permiten al usuario agregar carpetas, URL, notas, documentos, así como contraer o expandir la vista de la página actual. A continuación, se explica cada uno de ellos. Crear una nueva carpeta: Con este botón es posible crear carpetas en la estructura jerárquica de Owl, indiferentemente del sitio donde se encuentre ubicado el usuario, que en ese momento se le está indicando donde va a quedar esa nueva carpeta. En la siguiente ventana se pueden ver las opciones para la creación de una nueva carpeta. Ilustración 22 Ventana Agregar carpetas en Owl UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 43 Owl Intranet Knowledgebase Nombre: Se especifica el nombre que va a tener la nueva carpeta, de ser posible, debe ser claro y entendible para que los demás usuarios comprendan de qué se trata el contenido de la carpeta. Propietario (Grupo): Se escoge el propietario o el grupo de quien está creando la carpeta, si no se especifica alguna opción, por defecto, el sistema elegirá automáticamente el usuario que en ese momento está usando el sistema. Políticas: Dependiendo de los permisos que se quieran otorgar a la carpeta, se escoge la opción de acceso a la misma. Descripción: Es posible describir el contenido de la carpeta, y se visualizará debajo del nombre principal en la página principal de Owl. Crear un enlace Web: Owl Intranet permite agregar direcciones Web para acceder a recursos tanto en la Intranet como en Internet, al escoger esta opción aparecerá la siguiente ventana en la cual se especifican la URL, el título, palabras clave, entre otras. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 44 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl Agregar una nueva nota: En Owl se pueden agregar notas a la carpeta donde se encuentre ubicado el usuario actualmente, de modo que al crear una nueva, genera un archivo de texto que puede ser modificado ejecutando la acción propiedades del archivo. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 45 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 24 Ventana Agregar una nota en Owl Agregar un nuevo fichero: Owl permite agregar archivos de cualquier tipo, tales como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentadores de ideas, entre muchos otros, al hacer clic en el botón Examinar de la página principal que aparece al iniciar sesión en Owl, muestra las carpetas y archivos creados. Al estar ubicado en una carpeta, esta opción permite agregar archivos a la misma especificando que tipo de documento es, el título del mismo, el propietario y los permisos de seguridad. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 46 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta Cambiar a vista reducida: Esta opción permite escoger la cantidad de información que se visualizará en la página principal, dependiendo del gusto de cada usuario, en este caso, será reducida, permitiendo ver la totalidad de carpetas y archivos que contengan el sistema. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 47 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 26 Ventana de visualización de carpetas y archivos Cambiar a vista expandida: Al haber escogido la opción de Reducir vista, se activa el botón de Expandir Vista en Owl Intranet, para que el contenido de archivos y carpetas se visualicen de una forma más amplia, agregando otras opciones a los mismos. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 48 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 27 Ventana de visualización expandida de archivos y carpetas 9.4 CREAR NUEVOS USUARIOS En Owl se pueden tener varios usuarios para que inicien sesión cada vez que quieran utilizar el programa, de modo que al crearlos se especifica el nombre completo, el de usuario con su respectiva contraseña, si pertenece a algún grupo previamente definido o el que por defecto trae el programa (administradores, anónimos, administrador de archivos), entre otros aspectos. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 49 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 28 Ventana Agregar usuarios 9.5 EDITAR USUARIOS CREADOS Si se desea modificar algún aspecto del usuario, está la opción de Editar usuario en la página principal de Owl, al hacer clic, se abrirá una ventana en la cual aparecerán los mismos ítems como si se fuera a crear un nuevo usuario, además permite eliminar un usuario, es decir, no podrá iniciar sesión para acceder al programa. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 50 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 29 Ventana Editar usuarios 9.6 AGREGAR GRUPOS Al crear nuevos usuarios para que accedan al programa, también se pueden definir grupos para estructurar y organizar los mismos, de modo que después de haberlos establecido se especifica a qué grupo va a pertenecer el usuario de acuerdo a los permisos que se quieran que tenga el mismo y las acciones que podrá realizar en el manejo de carpetas y archivos. Al oprimir el botón de Crear un nuevo grupo, aparecerá una casilla para digitar el nombre que tendrá el grupo y luego se procede a agregarlo en el sistema. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 51 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 30 Ventana Agregar grupo 9.7 EDITAR GRUPOS Después de haber creado un grupo en Owl, se puede cambiar el nombre al grupo, para eso está la opción de Editar grupos, que modifica el grupo que se haya seleccionado, también se puede visualizar los usuarios que pertenecen al mismo o eliminarlo definitivamente. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 52 Owl Intranet Knowledgebase Ilustración 31 Ventana Editar o borrar grupo 9.8 OPCIONES DE VISUALIZACIÓN En la parte inferior de la página donde se encuentran las carpetas y archivos que se han creado en Owl Intranet, hay una serie de opciones que permiten conocer el estado de los archivos y lo que se ha realizado con los mismos., así que a continuación se explica cada una de ellas. Ilustración 32 Barra de opciones UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 53 Owl Intranet Knowledgebase Marcar/desmarcar casillas de verificación: Permite seleccionar las carpetas o archivos en caso de querer eliminarlos, moverlos a otra carpeta o enviarlos por correo electrónico. Nuevos: Muestra la cantidad de archivos nuevos que han sido colgados en el programa por diferentes usuarios y grupos. Actualizados: Permite ver la cantidad de archivos que han sido actualizados por los usuarios y por los grupos. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 54 Owl Intranet Knowledgebase 10. POLITICAS PARA LA UIFCE Para que el repositorio de documentos sea usado adecuadamente por los miembros de la Unidad de Informática y Comunicaciones, es necesario determinar una serie de políticas que ofrezcan los lineamientos necesarios con respecto a los privilegios o permisos de utilización. Inicialmente, se pensó que todos los miembros de la UIFCE debían tener una carpeta en Owl para que pudiesen acceder a sus documentos de una manera más práctica y eficiente; después de realizar un análisis de las necesidades de los miembros, en los cuales se cuentan a los monitores, coordinadores, al director y a los IT manager, se hizo evidente que no todos debían tener una carpeta personal en algún equipo. Realmente la exclusión es para los IT manager, debido a que ellos cuentan con un equipo personal en el cual manejan gran parte de los documentos que soportan su actividad diaria, los cuales gozan de total privacidad pues ningún monitor puede acceder a sus contenidos por la red y esta prohibido por política que los monitores trabajen en los equipos de los IT; este dictamen es entendible, ya que cada uno de los IT maneja información confidencial y de manejo delicado a la cual, como es natural, los monitores no deben acceder. Los monitores no tendrán carpeta personal en el repositorio debido a que la capacidad de almacenamiento o Storage del servidor no podría soportar tal cantidad de información, por consiguiente, los monitores continuarán manejando una carpeta personal en los equipos de investigación, la cual tendrá una capacidad de un GIGABYTE (1Gb) para que los monitores almacenen allí todos sus documentos personales, por ejemplo, sus trabajos o documentos académicos. Lo que se pretende con este apartado es ofrecer unas políticas básicas que permitan el buen funcionamiento de la herramienta Owl, y que se facilite su uso y administración por parte de los responsables. Las políticas descritas a continuación obedecen a un estudio sobre las necesidades de la UIFCE y el potencial de los recursos con que se cuenta, realizado por los integrantes de la presente investigación. Sin embargo, podrán ser modificadas, dependiendo de las necesidades UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 55 Owl Intranet Knowledgebase emergentes o las disposiciones de la coordinación o dirección de la dependencia. 10.1 POLÍTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE OWL EN LA UIFCE 1. Los IT manager tendrán una cuenta de usuario de sólo lectura para revisar los documentos de investigación, en caso de ser tutor, o si son un apoyo para algún grupo de trabajo, igualmente. 2. Los monitores, los coordinadores y el director de la Unidad tendrán cuenta para poder acceder al sistema Owl. 3. Existirá solamente una carpeta principal para cada grupo de trabajo, las cuales estarán ubicadas directamente en la raíz del repositorio. 4. Los líderes de grupo serán responsables por el contenido, la información y estructura de su carpeta. 5. Existirá solamente una carpeta principal para cada grupo de investigación, las cuales estarán ubicadas directamente en la raíz del repositorio. 6. Los integrantes de los grupos de investigación se harán responsables de del contenido, la información y la estructura de sus carpetas correspondientes. 7. Las directivas deberán tener acceso de lectura a todas las carpetas y documentos del repositorio, salvo en los casos que el director disponga lo contrario. 8. Inicialmente, los monitores solo tendrán acceso a sus carpetas de investigación y grupo respectivas. En la eventualidad que algún monitor necesite acceder a los documentos de otro u otros grupos deberá comunicarlo al líder de grupo o a alguno de los miembros de la investigación según sea el caso. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 56 Owl Intranet Knowledgebase 9. Los administradores de las carpetas de investigación o de los grupos de trabajo decidirán si les otorgan permisos a los IT manager dependiendo si es el tutor de la investigación o un apoyo para las labores de un grupo de trabajo. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 57 Owl Intranet Knowledgebase 11. METODOLOGÍA La investigación desarrollada en el semestre implicó tener conocimientos sobre el funcionamiento de un servidor Web, un manejador de base de datos y del lenguaje de programación PHP, por lo tanto, se empezó por consultar manuales de estos programas y posteriormente, instalar Owl Intranet Knowledgebase, el cual está soportado en los mismos. En el transcurso del trabajo fue necesario conocer las dos clases de servidores Web que existen para almacenar páginas Web, Apache Server e Internet Information Server, en especial este último, ya que es éste el que actualmente maneja la Unidad de Informática para todo lo concerniente a servicios Web. Se decidió documentar tanto los programas que debe usar obligatoriamente Owl Intranet Knowledgebase, así como el funcionamiento del mismo, de modo que este documento es un manual completo de los puntos básicos e importantes que se deben tener en cuenta para empezar a manejar este software. Luego de haber usado Owl Intranet Knowledgebase, se determinó las necesidades de información en la Unidad de informática en cuanto al manejo de documentos y archivos, estableciendo las políticas para los distintos grupos de usuarios, para tener así un mejor control y una administración de los mismos. Para ello, se tuvo en cuenta las sugerencias y opiniones de los coordinadores de esta dependencia, ya que ellos son quienes deben fijar los lineamientos de este proceso de manejo de archivos. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 58 Owl Intranet Knowledgebase 12. CONCLUSIONES Se realizó una investigación no sólo de Owl Intranet Knowledgebase, si no que también fue necesario consultar manuales de otros programas, los cuales son indispensables para el funcionamiento de este software, además de contar con conocimientos suficientes sobre el manejo de páginas Web. Se logró desarrollar un completo manual de Owl Intranet Knowledgebase, el cual es una herramienta muy útil para el manejo de documentos en una organización, que facilita la organización y la administración de los mismos. La investigación que se llevó a cabo este semestre, permitió conocer la aplicación de un software de manejador de documentos dentro de la Unidad de Informática, con pronta y útil aplicación para la información que maneja los grupos de trabajo de esta dependencia. Se establecieron las políticas necesarias para el repositorio de documentos en Owl Intranet Knowledgebase, que se deben tener en cuenta para el manejo de archivos entre los miembros de la Unidad de Informática. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 59 Owl Intranet Knowledgebase 13. WEBGRAFÍA http://www.desarrolloweb.com/articulos/306.php?manual=34 http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror http://quark.fe.up.pt/ApachES/manual-es/howto/cgi.html http://www.programacion.net/articulos/apache.php http://quark.fe.up.pt/ApachES/manual-es/howto/cgi.html http://geneura.ugr.es/~gustavo/apache/ http://www.desarrolloweb.com/articulos/1094.php http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror http://jamesthornton.com/php/spanish/security.html http://www.htmlpoint.com/php/guida/php_03.htm http://terra.es/personal/tamarit1/instalacion_servidor/php/ http://www.webestilo.com/php/php00.phtml http://www.linuxdata.com.ar/index.php?idmanual=apachss.htm&ma nuale=1 http://www.desarrolloweb.com/articulos/1379.php?manual=41 http://sourceforge.net/projects/owl/ UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 60