SG-F-07 Matriz de Comunicaciones

Versión: 2.0
MATRIZ DE COMUNICACIONES
Fecha: 30/01/2015
Código: SG-F-07
Proceso o
Subproceso
¿Qué
comunica?
Formulación y
seguimiento
Plan de Acción
de políticas de
Agua
¿Quién lo
comunica?
Designación
del
representante
del MVCT
¿Cuándo lo comunica?
Todos
los
Director
y/o
funcionarios
y *Cuando se
Coordinadores de la
contratistas del la modifique.
Dirección.
dirección.
Formulación y
Protocolo
de Jefe responsable de
seguimiento
presentación
la
Dirección
de
de políticas de
de Iniciativa
Desarrollo Sectorial
Agua
Formulación y
seguimiento
de políticas de
Agua
¿A quién lo
comunica?
¿Cómo lo comunica?
*Reuniones
diseñe
y
*Medios
de
comunicación
institucionales (correo)
Oficina Asesora de
Planeación / Áreas
Involucradas
/ Al iniciar la formulación *Remisión
Departamento
de la política o conpes
memorando
Nacional
de
Planeación (DNP)
Jefe responsable de Departamento
Cuando se aprueba la
*
Oficio
la
Dirección
de Nacional
de iniciativa por parte de
electrónico
Desarrollo Sectorial Planeación (DNP)
DNP
Formulación y
Programación Jefe responsable de
seguimiento
del Documento la
Dirección
de Al grupo de Trabajo
de políticas de
política
Desarrollo Sectorial
Agua
Posterior a la aprobación Reuniones,
de la Iniciativa
trabajo.
de
o
correo
mesas
de
Página 1 de 3
Agenda
de
Formulación y
relacionamient
seguimiento
El grupo encargado
o
con
los
de políticas de
de la política
actores
Agua
involucrados
A
los
actores
involucrados en la
Mediante comunicación
Cuando se programa la
temática y a la
a
los
actores
formulación
comunidad
en
involucrados
general.
Formulación y
Matriz
de
seguimiento
El grupo encargado
recomendacion
Involucrados
de políticas de
de la política
es y tareas
Agua
Formulación y
seguimiento
Documento
de políticas de Preliminar
Agua
A
las
partes
interesadas internas
Cuando este aprobado
Responsable
del y
externas
por
el
grupo
y
la
Grupo de Trabajo
(institucionales,
Dirección.
académicos,
gremios)
A
las
partes
Respuestas
a
Formulación y
interesadas internas
los
seguimiento
Responsable
del y
externas
comentarios de
de políticas de
Grupo de Trabajo
(institucionales,
la
consulta
Agua
académicos, gremios
publica
)
Formulación y
Jefe responsable de Departamento
seguimiento
Documento
la
Dirección
de Nacional
de
de políticas de ajustado
Desarrollo Sectorial Planeación (DNP)
Agua
Formulación y
seguimiento
Documento
de políticas de Final
Agua
Cuando los involucrados
han diligenciado la matriz
de
productos
y
actividades
Reuniones, mesas de
trabajo.
Correos electrónicos
Oficios
*Reuniones
*Medios
comunicación
institucionales .
*Remisión
memorando
de
de
Luego de terminado el
tiempo
de
consulta Mediante comunicación
pública y cuando se a
los
actores
tenga el consolidado de involucrados
las respuestas
Cuando
se
tiene
la
Oficio
versión
final
del
Correo electrónico
documento CONPES
A
los
actores
Director del Área, involucrados en la
Cuando
Responsable
del temática y a la
política
Grupo de Trabajo
comunidad
en
general
se
adopta
*Reuniones, Talleres.
*A través de la página
la web del Ministerio.
*
Medios
de
comunicación
institucionales
Página 2 de 3
Solicitudes de
instrumentos
Formulación y
A
los
actores
normativos,
seguimiento
El grupo encargado
involucrados en la
técnicos y de
de políticas de
de la política
temática
seguimiento
Agua
(Documento de
Política)
A
las
áreas
Formulación y Solicitudes
responsables de los
seguimiento
para los demás El grupo encargado procesos
y
de políticas de procesos
del de la política
procedimientos a los
Agua
SIG
que se genera la
solicitud
Cuando
política
se
adopta
la Mediante comunicación
a los responsables
Cuando
política
se
adopta
la Mediante comunicación
a los responsables
Formulación y
Áreas
misionales
A la Oficina Asesora
seguimiento
Informes
de responsables
de
de Planeación del Cuando se solicita
de políticas de seguimiento
cada
política
en
MVCT
Agua
particular
Mediante el
diligenciado
formato
Página 3 de 3