traslado externo_julio_2011

Transcripción

Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
Traslado Externo
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR
TECNOLOGICO PRIVADO “PERUANO DE
SISTEMAS SISE”
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRASLADO EXTERNO
Para Alumnos de Carrera y de Extensión
JULIO DEL 2011
EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO
RESPONSABILIDAD POR TODOS LOS MIEMBROS INVOLUCRADOS EN EL
PRESENTE PROCESO.
Versión 2
Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología
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Traslado Externo
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Traslado Externo
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Traslado Externo
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Traslado Externo
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRASLADO EXTERNO
INDICE
I.- ALCANCE ............................................................................................................................................... 6
II.- OBJETIVO ............................................................................................................................................. 6
III.- TERMINOLOGIA.................................................................................................................................. 6
IV.- POLITICAS ........................................................................................................................................... 7
V.- NORMAS ............................................................................................................................................... 8
5.1.- Normas de Traslado Externo ........................................................................................................................ 8
VI.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ............................................................. 11
6.1.- Descripción del Proceso de Traslado Externo ......................................................................................... 11
6.2.- Flujograma Resumido del Proceso de Traslado Externo ....................................................................... 16
6.3.- Flujograma Detallado del Proceso de Traslado Externo ........................................................................ 17
VII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIO........................................................................................... 21
7.1.- Modelo de Compromiso por Traslado Externo ......................................................................................... 21
7.2.- Guía de Usuario del Compromiso por Traslado Externo ........................................................................ 22
7.3- Modelo de Memorando de Convalidación de Cursos del Jefe de Producto ......................................... 24
7.4.- Guía de Usuario del Memorando de Convalidación de Cursos del Jefe de Producto ....................... 25
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Traslado Externo
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRASLADO EXTERNO
I.- ALCANCE
El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria para todo el personal que
interviene en el Proceso de Traslado Externo.
II.- OBJETIVO
Establecer las políticas, normas y los procedimientos relacionados al ¨Proceso de Traslado
Externo¨.
III.- TERMINOLOGIA
Los TERMINOS se encuentran detallados en el ¨Manual de Terminología Estandarizada¨;
además en los MANUALES que a fecha se encuentran aprobados.
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Traslado Externo
IV.- POLITICAS
Todo alumno que solicite un ¨Traslado Externo¨ lo puede hacer a la misma Carrera o a
otra Carrera o Curso de Extensión.
Todo trámite de ¨Traslado Externo¨ se concreta sólo si el alumno cumple con la
presentación de todos los documentos mínimos necesarios solicitados por el Instituto.
Todo alumno que solicite un ¨Traslado Externo¨; sólo pagará por el Concepto de
¨Traslado Externo¨; debiendo pasar por el Proceso de ¨Convalidación de Asignaturas¨
pagando un costo mínimo por evaluación de la misma.
El Proceso de ¨Convalidación de Asignaturas¨ debe ser resuelto en un plazo no mayor a
tres (03) días útiles posteriores a la entrega de los documentos mínimos necesarios
para dicha evaluación.
Es responsabilidad de todos los usuarios involucrados en el presente MANUAL tener
pleno conocimiento de los MANUALES aprobados a la fecha; relacionados al presente
MANUAL (Manual de Ventas y otros).
Cualquier caso excepcional relacionado a alguno de los procesos descritos en el
presente MANUAL; debe ser autorizado por el Director de Sede y/o Director Académico
según corresponda; previa autorización del Director General.
Todos los miembros involucrados en los PROCESOS descritos; deben cumplir a
cabalidad bajo responsabilidad el contenido de éste documento.
Es responsabilidad de todos los Jefes involucrados en los PROCESOS descritos;
revisar periódicamente el presente MANUAL; de encontrar alguna observación y/o
necesidad de actualización del mismo; deben comunicar al Director de Sede y Director
General; quienes deben coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología; para la
actualización del mismo.
El incumplimiento de las Políticas, Normas y Procesos detallados en el presente
MANUAL tiene como consecuencia la amonestación, suspensión y/o despido del
personal.
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Traslado Externo
V.- NORMAS
5.1.- Normas de Traslado Externo
El alumno viene de otra Institución a la misma Carrera o a otra Carrera o Curso de
Extensión.
Todo alumno que desee solicitar su Traslado Externo deberá venir con todos sus
asignaturas aprobadas de la Institución de procedencia (invicto).
Se aceptan Traslados Externos; como máximo para que puedan incorporarse al Cuarto
Ciclo.
Todo alumno que proviene de otra Institución (Traslado Externo) y desee continuar sus
estudios en SISE; en la misma u otra Carrera o Curso de Extensión; debe informarse
acerca de las bondades del Producto en el Área de Ventas, registrándose inicialmente
como un Informe.
Es responsabilidad del Área de S.A.A. hacer el trámite de ¨Convalidación de
Asignaturas por Traslado Externo¨ a través del Jefe de Producto.
Es responsabilidad de la vendedora registrar al alumno de Traslado Externo en el
Modulo de VENTAS; haciendo la distinción que es de ¨Traslado Externo¨; tanto como
¨Informe¨ como en la ¨Venta¨.
Si el alumno de Traslado Externo acepta la ¨Convalidación de Asignaturas por Traslado
Externo¨ y decide Inscribirse; lo debe hacer por el Área de Ventas como una Venta
Nueva.
Todo alumno de Traslado Externo debe pagar el Concepto de Matrícula (Regular o
Extemporánea, según la fecha en que se Pre - Matricule) y Primera Armada (de acuerdo
al ¨Precio de Lista¨ del Ciclo que va a cursar); tan igual como un alumno regular.
Los requisitos mínimos necesarios que debe presentar un alumno de Traslado Externo
para solicitar una ¨Convalidación de Asignaturas¨ es: ¨Consolidado o Boleta de Notas¨
con el logotipo y sello de la Institución de procedencia, ¨Syllabus¨ de todos los cursos
llevados por el alumno en la Institución de procedencia; pudiendo presentar
posteriormente su ¨Certificados de Estudios Superiores¨ originales visados por la
DRELM o la región donde estudió.
El Área de Ventas debe comunicar al Área de S.A.A. que el cliente de Traslado Externo
ya realizó el pagó como Venta Nueva; para que el Área de S.A.A. realice la
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Traslado Externo
MATRICULA del alumno como ¨Matrícula Individual¨ y dé su conformidad para que la
venta realizada sea COMISIONABLE.
Es responsabilidad del área de S.A.A. hacer firmar el formato de ¨COMPROMISO DE
TRASLADO EXTERNO¨ al alumno de ¨Traslado Externo¨ indicando el plazo máximo de
presentación del ¨Certificado de Estudios Superiores¨ originales emitidos por la
Institución de procedencia y visados por la DRELM o la región donde estudió; dando fé
que el alumno se encuentra invicto.
El Área de S.A.A. debe entregar una copia del ¨Memorandum de Convalidación¨ al Área
de Secretaría General; una vez que el alumno haya sido MATRICULADO y haya
entregado su ¨Certificado Original de Estudios Superiores¨ visado por la DRELM o la
región donde estudió.
Se entregará una copia del ¨Memorandum de Convalidación¨ al alumno; sólo si éste
cumple con entregar su ¨Certificado Original de Estudios Superiores¨ visado.
Es responsabilidad del área de S.A.D; garantizar la creación del Producto Académico
(Carrera y/o Extensión) para la venta de un Traslado Externo.
El Proceso de ¨Convalidación de Asignaturas¨ realizado por el Jefe de Producto; debe
ser resuelto en un plazo no mayor a tres (03) días útiles (considerado de lunes a
viernes) posteriores al día en que fue informado.
Los pedidos de “Convalidación de Asignaturas¨ correspondientes a los alumnos de
Traslado Externo al Jefe de Producto; deben efectuarse a más tardar a los cinco (05)
días útiles anteriores al INICIO DE CLASES; a fin de garantizar que el alumno pueda
INSCRIBIRSE y figurar en la ¨Lista del Docente¨ desde el primer día de clases.
El Jefe de Producto debe revisar a detalle la estructura de los Syllabus de los cursos
llevados por el alumno en la Institución de procedencia.
El plazo máximo de entrega por parte del alumno al Área de S.A.A. de su Certificado
Original de Estudios Superiores emitidos por la Institución de procedencia es de sesenta
(60) días calendarios posteriores a la firma del “Compromiso de Traslado Externo”.
La matrícula del siguiente Semestre; para un alumno de Traslado Externo está
supeditado a la entrega del ¨Certificado Original de Estudios Superiores¨ visado.
Todo alumno de Traslado Externo de Carrera o de Extensión tiene que pasar por un
¨Proceso de Convalidación¨.
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Traslado Externo
Es responsabilidad del Cajero verificar si el alumno de ¨Venta Nueva de Traslado
Externo¨ que adquiere un Producto Académico (Carrera o Extensión) tiene deudas
pendientes con SISE; de ser así el Cajero debe cobrar por la Venta Nueva y luego
proceder a entregarle un F.U.T auto copiativo; indicando al alumno que solicite “Sanear
su Cuenta Corriente”. (copia para el alumno y el original para archivo temporal del
Cajero que luego lo entregará a S.A.A. al término de su turno); tan igual como el alumno
de Venta Nueva Regular.
Todo trámite de ¨Venta Nueva de Traslado Externo¨ relacionado a ¨Devolución de
Dinero¨; debe ser tramitado por el Área de Ventas; siempre y cuando el alumno no haya
registrado asistencia.
La Comisión por la Venta de Traslado Externo será de la vendedora por el esfuerzo de
venta realizado.
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Traslado Externo
VI.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS
6.1.- Descripción del Proceso de Traslado Externo
El alumno viene de otra Institución a la misma u otra Carrera:
INICIO:
CLIENTE TRASLADO EXTERNO:
Solicitar informes y requisitos en el Área de VENTAS.
VENDEDORA:
El cliente debe estar INVICTO.
El cliente debe continuar sus estudios en SISE como máximo a partir del Cuarto Ciclo.
Atender al cliente.
Verificar en su programación si existe el INICIO de la Carrera, Ciclo y Turno
solicitado por el cliente de Traslado Externo.
Informar al cliente los requisitos mínimos exigibles para iniciar el proceso de Traslado
Externo (Consolidado o Boleta de Notas con logotipo y sello de la Institución y
Syllabus).
Registrar los datos del cliente de Traslado Externo como Informe; haciendo la
distinción de Traslado Externo (generación automática del ¨código de cliente¨).
(Primera Parte del registro del cliente en el Sistema de Ventas).
¿Cliente trae los documentos mínimos exigibles?.
No: Indicar al cliente que complete la documentación faltante.
Si: Acompañar al cliente al área de S.A.A. para que realice el trámite de
¨Convalidación de Asignaturas¨.
S.A.A.
Solicitar los requisitos de Traslado Externo al cliente. (Consolidado o Boleta de Notas
con logotipo y sello de la Institución de procedencia, Syllabus visados y Certificado
Original de Estudios Superiores emitidos por la Institución de procedencia) visado
por la DRELM o la región donde estudió.
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Traslado Externo
Verificar que los documentos recepcionados sean los correctos.
Entregar el F.U.T. al cliente (original y copia).
Indicar al cliente que registre sus datos completos en el F.U.T. (documentos que está
dejando a la fecha, número de Documento de Identidad (D.N.I.), domicilio, teléfonos
fijos y celulares, Institución de procedencia, Carrera de Origen y Carrera a la cual
desea estudiar).
Registrar en el F.U.T. (original y copia) los documentos que deja el alumno.
Adjuntar todos los requisitos al original del F.U.T. (armar el expediente).
Entregar el F.U.T. (original y copia) al cliente; adjuntando los documentos que deja el
cliente.
Informar al cliente que el proceso de “Convalidación de Asignaturas por Traslado
Externo” realizado por el Jefe de Producto; debe ser resuelto en un plazo no mayor a
tres (03) días útiles (considerado de lunes a viernes) posteriores al día en que fue
informado; luego del cual podrá de estar todo conforme; inscribirse en el Ciclo
correspondiente.
Indicar al cliente que pague en Caja con el F.U.T. (original y copia) el Concepto de
Traslado Externo.
CAJA:
Recepcionar y verificar el original y copia del F.U.T. (con los documentos adjuntos)
que estén debidamente firmados y sellados por el Area de S.A.A.
Cobrar por el Concepto de “Traslado Externo”. El trámite de ¨Convalidación de
Asignaturas¨ no tiene costo.
Entregar al cliente la copia del F.U.T.; como constancia que está realizando el
trámite, debidamente firmado y sellado.
Entregar al cliente los documentos de Valor Contable (Boleta de Venta o Factura).
Archivar temporalmente el original del F.U.T. con los documentos adjuntos.
S.A.A.:
Recoger de Caja el original F.U.T. con los documentos adjuntos.
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o
Consolidado
de
Notas
Traslado Externo
de
la
Institución
de
procedencia
(requisito
indispensable).
o
Syllabus sellados de todos las asignaturas aprobadas de la Institución de
procedencia. (requisito indispensable).
o
Certificado Original de Estudios Superiores emitidos por la Institución de
procedencia visado por la DRELM o la región donde estudió en un plazo
máximo de entrega de sesenta (60) días calendarios posteriores a la firma del
¨Compromiso de Traslado Externo¨.
Verificar que el F.U.T (original) tenga la firma y el sello de Caja.
Enviar el original del F.U.T. y los documentos adjuntos al Jefe de Producto para
iniciar con el proceso de ¨Convalidación de Asignatura por Traslado Externo¨.
JEFE DE PRODUCTO:
Desarrollar el ¨Proceso de Convalidación de Asignaturas por Traslado Externo¨.
Elaborar el Memo de “Convalidación de Asignaturas” por duplicado.
Entregar los memos al S.A.A. de “Convalidación de Asignatura”, adjuntando el
original del F.U.T., ¨Consolidado de Notas¨, “Syllabus”, ¨Certificado Original de
Estudios Superiores¨ visado si lo tuviera.
S.A.A.:
Recepcionar el original del F.U.T con los documentos adjuntos.
Comunicar al cliente de Traslado Externo el resultado del “Memo por Convalidación
de Asignaturas”.
¿El cliente está de acuerdo con el resultado de la Convalidación?
NO: Informar a Ventas: FIN.
SI:
Imprimir por duplicado el formato de la ¨Compromiso de Traslado Externo¨. (S.A.A., y
alumno).
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Traslado Externo
Hacer firmar al cliente el ¨Compromiso de Traslado Externo¨; como garantía de estar
informado de la fecha máxima de entrega del ¨Certificado Original de Estudios
Superiores¨ visado.
Entregar al cliente una copia del ¨Compromiso de Traslado Externo¨.
Hacer firmar al cliente el ¨Memorandum de Convalidación¨; como garantía de estar
informado de los cursos convalidados y los cursos que debe llevar el alumno.
Entregar una copia del ¨Memorandum de Convalidación¨ al cliente; siempre y cuando
éste cumpla con traer el ¨Certificado de Estudios Superiores¨.
Acompañar al cliente al Área de Ventas.
Archivar definitivamente el original del F.U.T con la documentación adjunta.
VENDEDORA:
Inscribir al alumno como una VENTA NUEVA; indicando la Institución de procedencia
y Ciclo en el cual continuará sus estudios (en la opción “Observaciones” en el
Sistema) distinguiendo como Traslado Externo. (Segunda Parte del registro del
cliente en el Sistema de Ventas).
Realizar la venta del cliente haciendo la distinción que es Venta Nueva de Traslado
Externo; asignar los Conceptos de Venta Nueva: Sisecard, Matrícula y Producto
Académico.
NOTA: Se debe contar con el registro del D.N.I. del alumno en el SISTEMA DE
VENTAS.
Acompañar al cliente a Caja.
CAJA:
Realizar el ¨Proceso de Cobranza de Venta Nueva¨.
Indicar al cliente que se puede retirar.
VENDEDORA:
Comunicar al Área de S.A.A. que el cliente de Traslado Externo ya realizó el pago
como Venta Nueva.
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Traslado Externo
S.A.A:
Realizar el ¨Proceso de Matrícula Individual¨ del alumno de Traslado Externo.
Dar la conformidad para que la venta realizada sea COMISIONABLE (se debe contar
con el registro en el Sistema del D.N.I. del alumno).
Entregar el “MEMO DE CONVALIDACIÓN” adjuntando el ¨Certificado Original de
Estudios Superiores¨ a Secretaría General para conocimiento y aceptación de parte
de SISE al alumno de Traslado Externo; después que el alumno se matricula y
cumpla con entregar su ¨Certificado Original de Estudios Superiores¨ visado, caso
contrario se archivará temporalmente en el Area de S.A.A.; hasta que el alumno
cumpla con traer el ¨Certificado Original de Estudios Superiores¨ visado.
Archivar definitivamente una copia del ¨Compromiso por Traslado Externo” y “MEMO
DE CONVALIDACIÓN”.
FIN.
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Traslado Externo
6.2.- Flujograma Resumido del Proceso de Traslado Externo
6.2 FLUJOGRAMA RESUMIDO DEL PROCESO DE TRASLADO EXTERNO: Alumno viene de otra
Institución a la misma u otra Carrera
VENTAS
CAJA
S.A.A.
JEFE DE PRODUCTO
INICIO
VERIFICAR LA
CONFORMIDAD DE LOS
DOCUMENTOS
MINIMOS EXIGIBLES
REGISTRAR AL
CLIENTE COMO UN
INFORME
NO
¨Certificado
de Estudios
Superiores¨
¨Sillabus del
Cursos¨
distinguir que es
un Traslado
Externo, registrar
el D.N.I. del cliente
¿CLIENTE TRAE LOS DOS
REQUISITOS MINIMOS?
¨Consolidado
de Notas¨
ENTREGAR EL F.U.T. AL
CLIENTE
SI
F.U.T. (original,
copia)
Consolidado de
Notas, Sillabus
de Cursos visado
PROCESO DE
COBRANZA DE
TRASLADO EXTERNO
el trámite de
¨Convalidación de
Cursos¨ no tiene
costo
JEFE DE PRODUCTO
adjuntando los
documentos
FIN
NO
¿CLIENTE ACEPTA LA
CONVALIDACION?
SI
¨Compromiso
de T.E.¨ (C)
HACER FIRMAR AL
ALUMNO EL ¨COMPROMISO
POR TRASLADO EXTERNO¨
para el
alumno
archivo
definitivo en
S.A.A.
¨Consolidado
de Notas¨
¨Compromiso
de T.E.¨ (O)
PROCESO DE
CONVALIDACION DE
CURSOS POR
TRASLADO EXTERNO
el trámite demora
a los más tres (03)
días útiles
MEMO
MEMO
(original)
(copia)
¨Sillabus del
Cursos¨
F.U.T.
(original)
archivo
definitivo en
S.A.A.
archivo
definitivo en
S.A.A.
archivo
definitivo
¨Compromiso
de T.E.¨ (O / C)
PROCESO DE
COBRANZA DE VENTA
NUEVA
PROCESO DE VENTA
NUEVA
indicando la Institución de
procedencia, Carrera y
Ciclo en el cual continuará
Concepto de Matrícula, SISECARD,
Primera Armada
PROCESO DE MATRICULA
INDIVIDUAL DEL ALUMNO
DE TRASLADO EXTERNO
distinguir que es un Traslado
Externo, registrar el D.N.I. del
cliente
El Jefe Académico informa al Jefe de
Ventas sobre la conformidad de la
MATRICULA del alumno de Traslado
Externo; para que sea
COMISIONABLE
¨Certificado MEMO
de Estudios (original)
Superiores¨
FIN
PROCESO DE TRASLADO
EXTERNO
ELABORADO POR: DIRECCION DE
PROCESOS Y TECNOLOGIA
REVISADO POR: DIRECCION GENERAL
Versión 2
APROBADO POR: VICE PRESIDENCIA
EJECUTIVA
VERSION: 001
PAGINA 1 / 1
REVISION: CADA 6 MESES
FECHA DE ELABORACION:
JULIO 2011
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Traslado Externo
6.3.- Flujograma Detallado del Proceso de Traslado Externo
6.3 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRASLADO EXTERNO: Alumno viene de otra Institución a
la misma u otra Carrera
VENTAS
S.A.A.
El cliente debe estar
INVICTO en la Institución
de procedencia
INICIO
El alumno debe continuar
sus estudios en SISE
como máximo a partir del
Cuarto Ciclo.
ATENDER AL CLIENTE
VERIFICAR SI EXISTE EL
INICIO QUE SOLICITA EL
ALUMNO
Alumno de otra
Institución desea estudiar
en la misma u otra
Carrera en SISE
En la PROGRAMACION:
Especialidad, Ciclo y
Turno
INFORMAR SOBRE LOS
REQUISITOS EXIGIBLES
REGISTRAR LOS DATOS
DEL CLIENTE DE
TRASLADO EXTERNO
debe contar con el registro
del D.N.I. del alumno en el
Sistema de Ventas
Primera Parte del registro
del cliente en el Sistema
de Ventas: como Informe;
(Generación automática
del ¨Código del Cliente¨)
NO
¿CLIENTE TRAE LOS
REQUISITOS?
SOLICITAR LOS
REQUISITOS AL CLIENTE
SI
INDICAR AL CLIENTE QUE
COMPLETE LOS
REQUISITOS
documentos
faltantes
Consolidado de Notas con
logotipo y sello de la
Institución de procedencia,
Sillabus visados, Certificado
de Estudios Superiores
VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS
RECEPCIONADOS SEAN LOS
CORRECTOS
FIN
CLIENTE
ACOMPAÑAR AL CLIENTE
AL AREA DE S.A.A.
para que realice el
Trámite de
¨Convalidación de
Cursos¨
REGISTRE SUS DATOS EN
EL F.U.T. (original y copia)
REGISTRAR EN EL F.U.T.
LOS DOCUMENTOS QUE
DEJA EL CLIENTE
ADJUNTAR TODOS LOS
REQUISITOS AL ORIGINAL
DEL F.U.T.
CLIENTE (original y copia)
EXPLICAR AL CLIENTE
SOBRE EL PROCESO
DEBE PAGAR EN CAJA
registrar la Carrera actual
y la que desea estudiar
en original y
copia del F.U.T.
armar el expediente,
firmar y sellar el F.U.T.
adjuntando los documentos
que deja el cliente
El trámite de ¨Convalidación
de Cursos¨ demora tres (03)
días (contados de lunes a
viernes)
Concepto de
Traslado Externo
1
PROCESO DE TRASLADO
EXTERNO
Versión 2
EJECUTIVA
VERSION: 002
PAGINA 1 / 4
JULIO 2011
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Traslado Externo
CAJA
S.A.A.
1
RECEPCIONAR, VERIFICAR
QUE EL F.U.T. TENGA
FIRMA/SELLO DE S.A.A.
con los documentos
adjuntos
¨PROCESO DE
COBRANZA DE
¨TRASLADO EXTERNO¨
Trámite de
¨Convalidación de
Cursos¨ no tiene costo
ENTREGAR AL CLIENTE LA
COPIA DEL F.U.T. firmado y como constancia que
sellado
está realizando el
trámite
ENTREGAR AL CLIENTE
LOS DOCUMENTOS DE
VALOR CONTABLE
ARCHIVAR
TEMPORALMENTE EL
ORIGINAL DEL F.U.T.
Boleta de Venta
o Factura
con los documentos
adjuntos
RECOGER DEL AREA DE
CAJA LOS F.U.T. (original y
documentos)
Verificar que el F.U.T.
tenga la firma y el sello
de CAJA
ENVIAR EL F.U.T. AL JEFE
DE PRODUCTO
original del F.U.T. con
los documentos
adjuntos
2
F.U.T.
(original)
¨Consolidado ¨Sillabus del
de Notas¨
Cursos¨
¨Certificado
de Estudios
Superiores¨
PROCESO DE TRASLADO
EXTERNO
Versión 2
EJECUTIVA
VERSION: 002
PAGINA 2 / 4
JULIO 2011
Pag. 18 / 26
Traslado Externo
JEFE DE PRODUCTO
S.A.A.
2
¨PROCESO DE
CONVALIDACION DE
CURSOS POR
TRASLADO EXTERNO¨
en un plazo máximo de tres (03) días
(contados de lunes a viernes)
posteriores a su recepción física con
los documentos mínimos necesarios
ELABORAR EL ¨MEMO¨ POR
DUPLICADO
ENTREGAR EL ¨MEMO¨ AL
AREA DE S.A.A.
MEMO
(original)
por
duplicado
MEMO
(copia)
¨Sillabus del
Cursos¨
archivo
definitivo
RECEPCIONAR EL F.U.T.
(original)
COMUNICAR AL CLIENTE
SOBRE LA RESPUESTA DE
SU CONVALIDACION
con los
documentos
adjuntos
F.U.T.
(original)
para que el
cliente pueda
INSCRIBIRSE
MEMO
(original)
¨Consolidado
de Notas¨
¨Certificado
de Estudios
Superiores¨
MEMO
(copia)
NO
¿CLIENTE ESTÁ DE ACUERDO
CON EL RESULTADO?
SI
IMPRIMIR EL
¨COMPROMISO POR
TRASLADO EXTERNO¨
por
duplicado
HACER FIRMAR AL CLIENTE
EL ¨COMPROMISO¨
¨Compromiso
de T.E.¨ (O)
INFORMAR AL AREA DE
VENTAS
FIN
¨Compromiso
de T.E.¨ (C)
ENTREGAR AL CLIENTE
COPIA DEL ¨COMPROMISO¨
para garantizar que tiene
conocimiento de la fecha
máxima de entrega de los
documentos faltantes
AL AREA DE VENTAS
3
PROCESO DE TRASLADO
EXTERNO
Versión 2
EJECUTIVA
VERSION: 001
PAGINA 3 / 4
JULIO 2011
Pag. 19 / 26
Traslado Externo
[
S.A.A.
CAJA
VENTAS
3
ARCHIVAR EL ORIGINAL
DEL ¨F.U.T.¨ (original) Y
¨CONSOLIDADO DE NOTAS¨
INSCRIBIR AL ALUMNO
COMO VENTA NUEVA
¨Consolidad
o de Notas¨
F.U.T.
(original)
archivo
definitivo
debe contar con el
registro del D.N.I. del
alumno en el Sistema
de Ventas
archivo
definitivo
indicando la Institución de procedencia y el
Ciclo en el cual continuará; distinguiendo
que es un Traslado Externo (Segunda
parte del registro del cliente en el Sistema
de Ventas)
hacer la VENTA NUEVA: Asignar los
Conceptos de Venta Nueva: Sisecard,
Matrícula y Producto Académico
AL AREA DE VENTAS
ACOMPAÑAR AL CLIENTE A
CAJA
¨Compromiso
de T.E.¨ (C)
PROCESO DE
COBRANZA DE VENTA
NUEVA
archivo
definitivo
PUEDE RETIRARSE
COMUNICAR AL AREA DE
S.A.A. QUE EL CLIENTE YA
PAGO
como VENTA
NUEVA
PROCESO DE
MATRICULA
INDIVIDUAL
del alumno de
Traslado Externo
El Jefe Académico debe informar
al Jefe de Ventas la conformidad
de la MATRICULA de Traslado
Externo
DAR LA CONFORMIDAD
PARA QUE LA VENTA SEA
COMISIONABLE
después que el alumno se
matricule y cumpla con entregar
su ¨Certificado de Estudios
Superiores¨
ENTREGAR EL ¨MEMO¨
(copia) A SECRETARIA
GENERAL
¨Certificado
de Estudios
Superiores¨
MEMO
(original)
archivo definitivo
en Secretaría
General
archivo definitivo
en Secretaría
General
FIN
PROCESO DE TRASLADO
EXTERNO
Versión 2
EJECUTIVA
VERSION: 001
PAGINA 4 / 4
JULIO 2011
Pag. 20 / 26
Traslado Externo
VII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIO
7.1.- Modelo de Compromiso por Traslado Externo
Ver hoja adjunta.
Versión 2
Pag. 21 / 26
Traslado Externo
7.2.- Guía de Usuario del Compromiso por Traslado Externo
A.- DESCRIPCIÓN DEL COMPROMISO:
El ¨Compromiso por Traslado Externo¨ es un documento a través del cual el alumno se
compromete a cumplir con los requisitos mínimos exigibles para el proceso de “Traslado Externo”;
dando fe que se encuentra invicto.
B.- FORMA DE USO DEL COMPROMISO:
El personal de S.A.A. debe entregar al alumno de Traslado Externo el formato de ¨Compromiso de
Traslado Externo¨; una vez que el Jefe de Producto haya emitido el Memo de Convalidación de
Asignaturas.
El alumno debe registrar todos los datos consignados en el ¨Compromiso de Traslado Externo¨;
comprometiéndose a entregar en el plazo máximo de sesenta (60) días calendarios posteriores a
la firma del ¨Compromiso¨; el Certificado Original de Estudios Superiores visado; con la finalidad
que se pueda oficializar su matrícula ante el Ministerio de Educación; en las fechas
correspondientes.
El Área de S.A.A. debe entregar el ¨Compromiso de Traslado Externo¨ al alumno y archivar el
cargo.
C.- COMPONENTES DEL COMPROMISO:
DATOS PERSONALES DEL ALUMNO: El alumno debe registrar con letra clara y legible
sus datos personales.
DATOS ACADEMICOS DEL ALUMNO: El alumno debe registrar con letra clara y legible
sus datos académicos.
FIRMA DEL ALUMNO: El alumno debe firmar el ¨Compromiso de Traslado Externo¨.
Teléfonos: El alumno debe registrar sus teléfonos fijos, teléfonos de trabajo y/o celulares.
E mail: El alumno debe registrar su dirección electrónica.
Fecha de atención del personal de S.A.A.: El personal de S.A.A. que atiende al alumno
debe registrar la fecha (día, mes, año) en que atendió al alumno.
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Traslado Externo
Nombres y apellidos del personal de S.A.A.: El personal de S.A.A. que atiende al alumno
debe registrar claramente su nombre y apellidos completos.
FIRMA DE S.A.A.: El personal de S.A.A. que atiende al alumno debe firmar.
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7.3- Modelo de Memorando de Convalidación de Cursos del Jefe de Producto
PROGRAMA DE GESTIÓN DE NEGOCIOS
MEMORANDO Nº 058/GESTIÓN & NEGOCIOS-CP/2011
PARA
: Lic. Raúl Aguirre
Secretaría General
CC
: Servicio de Atención al Alumno Santa Beatriz
DE
: Carlos E. Pereyra
Jefe de Producto Carreras de Gestión y Negocios
ASUNTO
: Caso alumno, Prieto Zavala, Lesther Lewis
FECHA
: Jueves, 24 de Febrero del 2011
El alumno Prieto Zavala, Lesther ha seguido estudios en la Carrera de Administración de
Negocios en el Instituto CESCA; habiendo culminado los dos (02) primeros ciclos de su formación
profesional, solicita estudiar en SISE y requiere la convalidación de las asignaturas cursadas.
Por ello se autoriza la convalidación correspondiente con la currícula vigente, en los términos
siguientes:
ASIGNATURA DEL I.E.S.T.P.:
NOTA
ASISGNATURA DEL I.E.S.T. PRIVADO
¨PERUANO DE SISTEMAS SISE¨
NOTA
ADMINISTRACIÓN GENERAL
16
ADMINISTRACIÓN GENERAL (I CICLO)
16
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
16
EXPRESION ORAL Y ESCRITA (I CICLO)
16
MATEMATICA COMERCIAL
14
MATEMATICA COMERCIAL (ICICLO)
14
TALLER DE METOD. DE LA
INVESTIGAC.
12
MARKETING GENERAL
16
CONTABILIDAD I
16
LIDERAZGO
18
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
ANÁLISIS DE LA REAL. NACIONAL
16
17
ESTADÍSTICA BÁSICA
11
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN (I
CICLO)
FUNDAMENTOS DE MARKETING (I CICLO)
FUNDAMENTOS DE NEG. INTERNAC. (I
CICLO)
CONTABILIDAD I (I CICLO)
INTRODUCCION AL SIST FIN (I CICLO)
LIDERAZGO Y DES. DE HABILID. PROFES. (II
CICLO)
ORGANIZACIÓN Y MET (II CICLO)
MICROECONOMIA (II CICLO)
ESTADISTICA APLIC. A LOS NEGOCIOS (II
CICLO)
12
16
16
16
18
16
17
11
Debido a la diferencia de Planes de Estudios deberá llevar las siguientes asignaturas:
CICLO
ASISGNATURA DEL I.E.S.T. PRIVADO
¨PERUANO DE SISTEMAS SISE¨
MODALIDAD (*)
(*): Si la asignatura a matricularse que debe llevarlo en la Modalidad de Obligatorio,
o de Nivelación o de Regularización.
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Traslado Externo
Atentamente,
___________________________________
Carlos E. Pereyra
Jefe de Producto Gestión y Negocios
7.4.- Guía de Usuario del Memorando de Convalidación de Cursos del Jefe de Producto
A: DESCRIPCIÓN DEL MEMO:
El Memo es el documento de respuesta que elabora el Jefe de Producto cada vez que realiza una
¨Convalidación de Asignaturas¨; ya sea por ¨Traslado Externo, por ¨Cambio de Plan Curricular¨ o
Convalidación de sólo Asignaturas.
Es éste documento detalla las Asignaturas Convalidadas y las Asignaturas que debe llevar el
alumno; si el caso lo amerita el Jefe de Producto recomendará llevar los ¨Asignatura de
Nivelación¨ que debería llevar el alumno; con el fin de que pueda cumplir con el perfil del
profesional de su Carrera. (grabar el archivo con opción de sólo lectura).
B.- FORMA DE USO DEL MEMO:
El Jefe de Producto imprime el Memo por duplicado; entregando original y copia al Área
Académica.
El personal de S.A.A. coordina con el alumno sobre el resultado de la Convalidación efectuada por
el Jefe de Producto.
Cuando el alumno haya cumplido con traer toda la documentación completa; el Área Académica
informará sobre la ¨Convalidación de Asignaturas¨; adjuntando el ¨Certificado Original de Estudios
Superiores¨ al Área de Secretaría General.
Sólo se podrá entregar una copia del ¨Memo de Convalidación¨ al alumno cuando éste haya
cumplido con entregar el ¨Certificado Original de Estudios Superiores¨ visado.
C.- COMPONENTES DEL MEMO:
PARA: El Jefe de Producto debe indicar a quien dirige el Memo; en éste caso a Secretaría
General.
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Traslado Externo
CC: El Jefe de Producto debe indicar a quien copia el Memo; en éste caso al personal de
Servicio de Atención al Alumno (S.A.A.).
DE: El Jefe de Producto debe indicar su nombre y apellidos completos.
ASUNTO: El Jefe de Producto debe indicar los apellidos y nombres completos del alumno.
FECHA: El Jefe de Producto debe indicar la fecha en que envía el Memorando a las áreas
involucradas.
CUERPO DEL MEMO: El Jefe de Producto debe detallar las asignaturas convalidadas con
sus respectivas equivalencias y notas.
Se debe establecer en una tabla los nombres de las asignaturas que debe llevar el alumno;
indicando la modalidad; si es Obligatorio o de Nivelación o de Regularización; según sea el
caso; indicando el Ciclo.
Firma: El Jefe de Producto debe firmar.
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traslado externo_julio_2011

Transcripción

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