instructivo libro de clases electrónico (lce) sence

Transcripción

Dirección de Educación Continua
Instructivo libro de clases electrónico (LCE) SENCE
Código:ISC_7.4.1_07
Fecha origen: 14/08/2013
Revisión: 04
Fecha revisión: 25.04.2016
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INSTRUCTIVO
LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO (LCE) SENCE
1.- OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer los procedimientos para la implementación de libro de clases electrónico (LCE) de
SENCE, y uso para la toma y registro de asistencia de manera electrónica de alumnos de cursos
y diplomados con código SENCE o de programas sociales de SENCE.
2.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
-
Resolución 4811 de SENCE. Obligatoriedad LCE.
-
Manual técnico de integración vía link. Cursos e-learning
Instructivo para liquidación de cursos del Programa Franquicia Tributaria
considerando el uso del Libro de Clases Electrónico.
.
-
3.- DEFINICIONES
SENCE : Servicio Nacional de Capacitación y Empleo.
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4.- DESARROLLO
Para pasar asistencia a un curso SENCE la coordinación deberá utilizar el Libro de clases
electrónico de SENCE que requiere de un Lector Biométrico (que deberá adquirir por la vía de
adquisiciones con proveedor único “Acepta” a un valor aproximado de $50.000.), la instalación
del software de asistencia de SENCE (que se baja de acepta. com) y la inducción del auxiliar
administrativo del LCE del equipo de coordinación.
Etapas involucradas en la gestión de control de asistencia mediante LCE:
PRIMERA ETAPA: Instalación de software de instalación


Ingresar a sitio web http://www.acepta.com/sence/ , a través de Internet explorer.
(Idealmente debe ser realizado antes de llegar a la sala de clases).
Ingresar en opción: Descargar Instalador
Y seguir paso a paso las instrucciones dadas en la Versión 5 del Instructivo de uso del Libro de Clases
Electrónico. No olvidar desactivar el antivirus durante la instalación.
SEGUNDA ETAPA: Toma de asistencia desde software


Ir a aplicación “ASISTENCIA- SENCE 2.2” descargada en el escritorio:
Ingresar en opción: “Operador” :
-

Conectar huellero
Digitar rut de operador autorizado:
Ingresa a opción descargar cursos, sección descargar cursos (SÓLO UNA VEZ):
-
Ingresar rut universidad: 71918700-5 / franquicia tributaria
hacer clic en buscar, luego,
hacer clic (tic/v°b ) frente a cada nombre de curso listado, y luego,
hacer clic en descargar
hacer clic en cerrar
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Se sugiere seguir paso a paso las instrucciones dadas en Instructivo SENCE “MANUAL DE USUARIO
Libro de clases electrónico” en la Página 10, 11, 12.
Con esto se traspasan los datos a las siguientes secciones:

Ingresar a opción pasar lista:
-
Hacer un clic en buscar , luego,
-
Hacer un clic sobre el nombre del curso (con su código) que desea registrar,
luego
-
Ir a “horario” y seleccionar día y hora que registrará.
-
Hacer un clic en seleccionar
-
Seleccionar el relator e iniciar bloque, luego comienza la toma de asistencia
de los alumnos
-
Hacer un clic sobre el nombre del alumno (cuadrado izquierdo de la
pantalla)
-
Solicite al alumno coloque su dedo índice derecho sobre el lector
biométrico (quite previamente el plástico) para autenticar. (Apareciendo la
huella en cuadrado derecho de la pantalla).
-
Si aparece bajo la huella, en letras verdes, el rut del alumno y el mensaje
“entra a clase”, los datos se transfieren de la zona izquierda a la derecha, lo
que significa que el alumno está registrado como asistente en la clase en el
horario seleccionado.
-
Si aparece bajo la huella, en letras rojas el mensaje “no reconocido”, debe
enrolar y seguir las instrucciones del manual de usuario.
Se sugiere seguir paso a paso las instrucciones dadas en Instructivo SENCE “MANUAL DE USUARIO
Libro de clases electrónico” en las Páginas 13, 14, 15, 16, 17, 18 (enrolar).
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Para finalizar el proceso de toma de asistencia, se debe abrir nuevamente la opción pasar lista,
seleccionar el bloque de inicio de clases y repetir el procesos, comenzar con el relator y luego los
alumnos, finalmente se puede cerrar la aplicación.
Si en el proceso de toma de asistencia ocurren situaciones anómalas y no es posible registrar la
asistencia de los alumnos, se debe dar inmediato aviso vía correo electrónico a la DEC, enviando adjunto
al correo las imágenes con el print de pantalla que reporta el/los defectos. Esto permitirá desde nuestra
Dirección gestionar con SENCE la generación de Ticket/s que serán enviados al cliente empresa junto a
la factura, y certificado de asistencia generado electrónicamente.
El registro de asistencia electrónico, quita inevitablemente minutos a las clases, dado que dependiendo
del número de alumnos con SENCE, deberán todos registrarse al mismo tiempo. Por lo cual sugerimos
agregar minutos adicionales a sus jornadas de clases, ya que el registro electrónico deja registro de
horas reales asistidas por el alumno, quien de no cumplir con el 75% de asistencia pone en riesgo el
reembolso a través de la franquicia tributaria de capacitación.
TERCERA ETAPA: Subida asistencia e ingreso de actividades clase a clase:


Conectar huellero (para autenticación administrador/relator)
Ir a “software de instalación” aplicación “ASISTENCIA- SENCE 2.2” descargada en el
escritorio
-

Digite su Rut (administrador autorizado/rut)
Haga click en tic
Hacer click en informar asistencia. (aparecerá mensaje solicitando
conectarse a internet).
Ingresar a sitio web http://www.acepta.com/sence/ , a través de Internet explorer. (para
generar la vía de acceso de datos de asistencia hacia sitio web)
-
Ingrese a opción
Digite su Rut (administrador autorizado/rut)
Ingrese huella
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Vuelva al “software de instalación” aplicación “ASISTENCIA- SENCE 2.2” descargada en el
escritorio
-
Ir a opción Información asistencia
Pinche curso correspondiente (se indica código nombre y otros datos del
curso en fila de datos)
Hacer click en informar
Vuelva a sitio web http://www.acepta.com/sence/ , a través de Internet explorer. (para verificar
descarga de datos de asistencia desde el sofware):
-
Ir a la opción REGISTRO DIARIO
Buscar el “código de acción” (6 dígitos) asociado al código SENCE del curso.
Hacer clic en Buscar y esperar, o
Buscar en la lista el curso correspondiente.
Pinche botón +verde en curso correspondiente (aparecerán los datos)
Pinche botón +verde asociado al curso(aparecerá registro de asistencia)
En la ficha diaria de asistencia;
a) Verifico que esté la asistencia (¿asistió? Si)
b) Ingresar número de horas de la clase
c) Ingresar actividades clase a clase
d) Hacer clik en la opción + Actividad. Y se desplegarán los datos en la
ficha.
Esta gestión puede ser realizada tanto por el administrador autorizado como el relator. Idealmente debe
realizarlo el relator al término de la clase.
Con esto a finalizado el proceso de ingreso de asistencia al nube electrónica.
Importante:

Para cada día de clase se debe registrar la asistencia de alumnos, al inicio y cierre de cada
sesión, e ingresar las actividades del docente.

La asistencia debe ser tomada al inicio y término de cada sesión. En un período de 20
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minutos para no afectar el porcentaje de asistencia.

Paralelamente al registro de asistencia electrónico, se solicitar generar registro de libro
de clases en físico, para cada clase.
5.- CONTROL DE REGISTROS
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Tiempo
retención y
disposición
LCE
http://loginsence.ace
pta.com/users
Clave acceso
Clave acceso
permanente
Certificado de
asistencia
http://loginsence.ace
pta.com/users
Clave acceso
Clave acceso
permanente
Identificación
Del registro
6.- TABLA DE MODIFICACIONES
Revisión
Pág.
Nº
Modificada
0
1
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
Motivo del cambio
Incorpora Versión 4 - Instructivo de uso del
Libro de Clases Electrónico.
Se cambia el nombre del instructivo.
Se agrega texto sobre la obligatoriedad de la
jornada de inducción del LCE.
Se incorpora Versión 5 - Instructivo de uso del
Libro de Clases Electrónico, 18/02/2014.
Se quita texto redundante.
Se quita imagen con link acepta.
Se introduce instrucciones sobre Para
finalizar el proceso de toma de asistencia.
Se inserta texto que incorpora instrucciones
sobre situaciones anómalas.
En ítem control de registros, se indica
registros controlados.
Se modifica texto que clarifica instrucción
sobre el registro de asistencia diaria de
alumnos y actividades
Fecha
Aprobación
Enero 2014
Aprobó
Claudio
Escobedo
16.06.2014
Claudio
Escobedo
16.06.2014
16.06.2014
16.06.2014
Claudio
Escobedo
Claudio
Escobedo
Claudio
Escobedo
16.06.2014
Claudio
Escobedo
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1
6
1
7
02
Todas
02
1
03
Todas
03
03
03
03
1
1
2
2
Se quita “administrativo” en lista de
distribución de profesional administrativo.
Se incorporan datos asociados al control de
los registros.
Se indica sitio web de ed. continua en sección
lista de distribución.
Se modifica encabezado de página dado que
cambia logo DEC.
Se actualiza lista de distribución , según LMDE
Se actualiza logo de educación continua
Se inserta documento de referencia:
Instructivo para liquidación de cursos del
Programa Franquicia Tributaria considerando
el uso del Libro de Clases Electrónico.
Se elimina texto: Con el objeto de
operacionalizar de manera más amigable los
procesos de instalación del software y el uso
de las plataformas y aplicaciones, hemos
elaborado éste instructivo. A manera de
complemento a la información proporcionada
por el equipo de la DEC en jornada obligatoria
de inducción sobre el LCE.
Se inserta texto: Para pasar asistencia a un
curso SENCE la coordinación deberá utilizar el
Libro de clases electrónico de SENCE que
requiere de un Lector Biométrico (que deberá
adquirir por la vía de adquisiciones con
proveedor único “Acepta” a un valor
aproximado de $50.000.), la instalación del
software de asistencia de SENCE (que se baja
de acepta. com) y la inducción del auxiliar
administrativo del LCE del equipo de
coordinación.
Se inserta texto: Etapas involucradas en la
gestión de control de asistencia mediante
LCE:
Se elimina texto:Para ello le pedimos seguir
las siguientes instrucciones:
16.06.2014
Claudio
Escobedo
16.06.2014
16.03.2015
16.03.2015
25.04.2016
25.04.2016
Claudio
Escobedo
Claudio
Escobedo
Claudio
Escobedo
Claudio
Escobedo
Claudio
Escobedo
25.04.2016
Claudio
Escobedo
25.04.2016
Claudio
Escobedo
25.04.2016
Claudio
Escobedo
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Pág.: 8 de 8
7.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN
A través de la página web de educación continua en http://econtinua.uct.cl/econtinua/documentos/

Coordinadores y asistentes de programas de educación continua

Director/a Educación Continua.

Coordinador/a de Procesos y Calidad

Profesional/es

Administrativo

Asistente
8.- ANEXOS

Disponible en sistema on line.

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