DNO-COEN-010-04, GIRED.Final.f

Transcripción

CODIGO: DNO-COEN-010-04
VERSION: PRIMERA
AREA:
DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES
CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL (COEN)
TITULO:
SUBPROCESO “ACTIVACION DEL GRUPO
DE INTERVENCION RAPIDA PARA
EMERGENCIAS O DESASTRES - GIRED”
RUBRO
NOMBRE
FIRMA
Formulado por:
Equipo de Elaboración del Manual de
Procedimientos (MAPRO) - OPP
Aprobado por:
Encargado del COEN - 2004
V°B° OPP:
Oficina
de
Presupuesto
Planificación
y
FECHA
INDECI
PROCEDIMIENTO:
COD: DNO-COEN-010-04
Sede Central
ACTIVACION DEL GRUPO DE INTERVENCION RAPIDA
PARA EMERGENCIAS O DESASTRES - GIRED
FECHA: 01/07/2005
1.
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OBJETIVO
Activar el Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED)
para que brinde asesoramiento técnico y operativo a los Comités de Defensa Civil,
cuya capacidad de respuesta ante una emergencia o desastre ha sido superada y
ante la imposibilidad por parte del Comité Regional de Defensa Civil de comisionar
su propio GIRED.
2.
ALCANCE
Este procedimiento involucra al Centro de Operaciones de Emergencia Nacional
(COEN) de la Dirección Nacional de Operaciones, la Dirección Nacional de
Prevención, la Dirección Nacional de Logística, la Oficina de Administración, y la
Oficina de Estadística y Telemática.
Describe las actividades desde la orden del Jefe del INDECI de activar el Grupo de
Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED), hasta la entrega del
Informe de Actividades correspondiente al Director Nacional de Prevención o al
Director Nacional de Operaciones.
3.
BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley N° 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas
modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N° 25414 y el
Decreto de Urgencia Nº 049-2000.
3.2. Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de
Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N° 058-2001-PCM.
3.3. Decreto Supremo N° 059-2001-PCM, aprueba Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) del INDECI.
3.4. Decreto Supremo N° 001-A-2004-DE/SG), aprueba Plan Nacional de
Prevención y Atención de Desastres.
3.5. Planes Operativos y/o de Emergencias Nacionales y Locales, aprobados por
los Comités Regionales de Defensa Civil, los que deben guardar coherencia
con el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres.
3.6. Planes de Contingencia ante fenómenos específicos, aprobado por el INDECI;
los Comités de Defensa Civil; correspondientes.
3.7. Directiva de Respuesta Inmediata para la Atención de Emergencias o
Desastres, en vías de aprobación.
4.
REQUISITOS DEL PROCESO
4.1. Subproceso “Verificación de Información Preliminar de una Emergencia”, el
que concluye con la información verificada con las Instituciones
Especializadas y las Fuentes Primarias.
4.2. Comunicación de los Comités Regionales de Defensa Civil al INDECI,
señalando que su capacidad de respuesta ante la emergencia o desastre ha
sido superada, así como la imposibilidad de comisionar su Grupo de
Intervención Rápida (GIRED).
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
5.
RESPONSABLES DEL PROCESO
5.1. Jefatura del INDECI.
5.2. Módulo de Operaciones del COEN.
5.3. Dirección Nacional de Logística.
5.4. Dirección Nacional de Prevención.
5.5. Oficina de Estadística y Telemática.
5.6. Oficina de Administración.
6.
CONSIDERACIONES
6.1
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El Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED)
estará conformado por los siguientes Equipos:
Equipo Técnico de Intervención Rápida (ETIR).
Equipo de Intervención Rápida de Operaciones (EIRO).
La participación simultánea de los dos equipos o de solamente uno de ellos,
dependerá del análisis de la situación y de la decisión que tome la Jefatura del
INDECI, teniendo en cuenta la opinión del Presidente del Comité Regional de
Defensa Civil.
6.2
El ETIR asesorará al Presidente del Comité de Defensa Civil en lo referente a:
Identificación de peligros, análisis de vulnerabilidad, estimación de los riesgos,
medidas de mitigación para reducir efectos secundarios de la emergencia o
desastre. Está integrado por:
Jefe de Equipo.
Evaluadores de Riesgo.
Técnicos Especialistas.
Encargado de Comunicaciones.
Camarógrafo (eventual).
6.3
Las funciones del ETIR son las siguientes:
6.3.1 Jefe del Equipo:
Dirigir el ETIR.
Definir en coordinación con los integrantes del Equipo, las
actividades técnicas a desarrollar durante la emergencia.
Asesorar desde el punto de vista técnico, al Presidente del Comité
de Defensa Civil local.
Efectuar las coordinaciones necesarias con instituciones de la zona.
Mantener informado al Evaluador y a la Dirección Nacional de
Prevención.
Elaborar los Informes Técnicos Preliminares del ETIR.
Mantener estrecha relación con el EIRO.
6.3.2 Evaluadores de Riesgos:
Identificar los peligros principales y secundarios.
Estimar permanentemente los riesgos de acuerdo a la evolución de
los eventos que se van desarrollando.
Delimita el área de riesgo.
Sugerir el tipo de acciones a adoptar de acuerdo al análisis de
vulnerabilidad efectuada.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
6.3.3
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Técnicos Especialistas:
Desarrollar los trabajos que defina el Jefe del ETIR de acuerdo al tipo
de emergencia que se esté atendiendo.
6.3.4
Encargado de Comunicaciones:
Comprobar el correcto equipamiento del kit de emergencia de
comunicaciones que deberá trasladar hasta la zona del desastre.
Mantener un adecuado enlace del EIRO con el Evaluador del
COEN y la Alta Dirección mediante un eficaz empleo de los medios
de comunicación asignados (teléfonos celulares, satelitales,
equipos de radio HF y VHF, etc.).
Asegurar un adecuado enlace entre los integrantes del Equipo.
Será responsable de la seguridad física y del buen uso de los
equipos de comunicaciones, para lo cual impartirá instrucciones
específicas a los miembros del Equipo.
Despachar información de las ocurrencias, informes y/o
requerimientos presentados por los miembros del Equipo.
Mantener informado al Jefe de Equipo y al COEN del desarrollo de
sus acciones en la zona de la emergencia.
6.3.5
Camarógrafo:
Registrar en video imágenes. Estas deben reflejar la magnitud del
evento y las acciones de respuesta ejecutadas por el SINADECI.
Registrar en fotografías la emergencia y las acciones ejecutadas
para su atención.
Grabar en cintas de audio declaraciones de las autoridades
presentes en el lugar y testimonios de las personas afectadas o
damnificadas.
Enviar las imágenes, fotografías, cintas de audio y textos en forma
oportuna para ser evaluada en el COEN y eventualmente
distribuida a los medios de comunicación.
Permanecer en todo momento con el equipo del GIRED que está
comisionado en la zona de emergencia hasta la culminación de las
labores encomendadas.
6.4
El EIRO se encargará de asesorar a los Comités de Defensa Civil, asimismo
verificar y evaluar en forma preliminar los daños y determinar las necesidades
de la población afectada, se encargará de la organización de la población para
las evacuaciones, y la instalación y administración de albergues, entre otras
actividades. Está integrado por:
Jefe de Equipo.
Evaluador de Daños y Análisis de Necesidades.
Encargado Logístico.
Encargado de Comunicaciones.
Camarógrafo (eventual).
6.5
Las funciones del EIRO son las siguientes:
6.5.1 Jefe del Equipo:
Dirigir el Equipo de operaciones ante una emergencia y establecer
los lineamientos de la administración del desastre.
Es responsable del cumplimiento de la Misión encomendada y del
personal del Equipo.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
6.5.2
6.5.3
6.5.4
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Asesorar al Comité de Defensa Civil (Regional, Provincial y/o
Distrital) en todo lo referente a la activación del Centro de
Operaciones de Emergencia.
Mantener estrecha coordinación con el Jefe del Equipo Técnico de
Intervención Rápida (ETIR).
Efectuar las coordinaciones que sean necesarias con las
instituciones y organismos competentes para el mejor desempeño
de las tareas del Equipo.
Conducir las operaciones de Logística Operacional necesarias para
el traslado de la Ayuda Humanitaria a los damnificados. Mantener
informado al Evaluador del COEN y la Alta Dirección del desarrollo
de las acciones en la zona de la emergencia.
Evaluador de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN):
Asesorar al Comité de Defensa Civil respectivo en la Evaluación de
Daños y Análisis de Necesidades de la emergencia en la zona
afectada (EDAN).
Proporcionar las evaluaciones preliminar, complementaria y final de
la emergencia presentada, empleando los formatos establecidos.
Mantener informado al Jefe del Equipo sobre el desarrollo de sus
acciones en la zona de emergencia.
Encargado Logístico:
Asesorar al Jefe del Equipo en materia de información y acciones
logísticas.
Asesorar en el empleo de almacenes adelantados.
Realizar el control de información de manera cuantificada del total
de carga y las fuentes de envío a la zona de emergencia.
Mantener un control detallado del apoyo logístico enviado por todos
los medios de transporte disponibles a la zona afectada.
Mantener informado al Jefe de Equipo y al COE del desarrollo de
sus acciones en la zona de emergencia.
Supervisar la entrega y distribución de la ayuda humanitaria por
parte de la Comisión de Logística del Comité de Defensa civil de la
zona, hasta su disposición final, mediante la suscripción de las
PECOSAS, Actas de Entrega, Planillones, etc.
Encargado de Comunicaciones:
Comprobar el correcto equipamiento del kit de emergencia de
comunicaciones que deberá trasladar hasta la zona del desastre.
Mantener un adecuado enlace del EIRO con el Evaluador del
COEN y la Alta Dirección mediante un eficaz empleo de los medios
de comunicación asignados (teléfonos celulares, satelitales,
equipos de radio HF y VHF, etc.).
Asegurar un adecuado enlace entre los integrantes del Equipo.
Será responsable de la seguridad física y del buen uso de los
equipos de comunicaciones, para lo cual impartirá instrucciones
específicas a los miembros del Equipo.
Despachar información de las ocurrencias, informes y/o
requerimientos presentados por los miembros del Equipo.
Mantener informado al Jefe de Equipo y al COEN del desarrollo de
sus acciones en la zona de la emergencia.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
6.5.5
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Camarógrafo:
Registrar en video imágenes. Estas deben reflejar la magnitud del
evento y las acciones de respuesta ejecutadas por el SINADECI.
Registrar en fotografías la emergencia y las acciones ejecutadas
para su atención.
Grabar en cintas de audio declaraciones de las autoridades
presentes en el lugar y testimonios de las personas afectadas o
damnificadas.
Enviar las imágenes, fotografías, cintas de audio y textos en forma
oportuna para ser evaluada en el COEN y eventualmente
distribuida a los medios de comunicación.
Permanecer en todo momento con el equipo del GIRED que está
comisionado en la zona de emergencia hasta la culminación de las
labores encomendadas.
6.6
Cada Comité Regional de Defensa Civil debe contar con un GIRED. En caso
que los Comités Regionales informen a la Dirección Regional de Defensa Civil
correspondiente o a la Sede Central que no pueden enviar su GIRED para la
atención de la emergencia, entonces la Jefatura del INDECI evaluará la
autorización para la activación del GIRED del INDECI o de la Dirección
Regional de Defensa Civil, correspondiente.
6.7
El Evaluador del COEN en coordinación con el Director Nacional de
Operaciones gestiona ante la SubJefatura la autorización de la Comisión de
Servicio del GIRED; asimismo coordina con la institución de las FFAA, PNP o
empresa aérea el transporte y traslado a la zona afectada por la emergencia o
desastre.
6.8
Los integrantes del GIRED deberán contar con un equipo personal, tales como
casacas con el logo del INDECI, chalecos, cascos, los que deben ser
asignados y renovados por la Dirección Nacional de Logística. Asimismo la
información que debe llevar consigo el equipo GIRED debe ser: Orden de
Misión, Documentos de Identificación (fotocheck), Mapas de la localidad
afectada (en forma digital), Información del Comité de Defensa Civil Local,
Manual de Conocimientos Básicos para Comités de Defensa Civil y Oficinas
de Defensa Civil, entre otras.
6.9
El GIRED mantendrá informado en forma permanente al Evaluador del COEN,
al Director Nacional de Operaciones y a la Jefatura de INDECI sobre las
actividades que vienen realizando en la zona afectada y la información
referente a riesgos y daños en la zona. Asimismo mantendrá una constante
coordinación con la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.
6.10 El Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática (OET) ordenará que la
Unidad de Comunicaciones proporcione al Radio Operador designado para
integrar el EIRO y/o ETIR, el siguiente equipo:
Un Equipo de Radio HF.
Tres Radios VHF Handlie Talkie.
Una PC tipo Laptop con batería y accesorios incluyendo información
electrónica, mapas de la zona afectada, SIG, otros.
Un GPS (Posicionamiento Global Satelital).
Un Teléfono Satelital.
Un Ejemplar del Plan de Comunicaciones.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
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Un Directorio Telefónico INDECI y de la Sede Central.
Un Directorio Telefónico de Comisarías, Centros de Salud u otras
instituciones de la localidad afectada.
Un Directorio de Frecuencias de Radio.
Listado de Indicativos a emplear.
Directorio de Correos Electrónicos del INDECI.
Un maletín de mano conteniendo herramientas básicas.
7.
8.
DEFINICIONES
7.1
Carta de Funciones: Documento en donde se especifica a los miembros que
conforman los Equipos EIRO y/o ETIR su misión y las actividades que
deberán cumplir.
7.2
Comisión de Servicio: Acción que consiste en el desplazamiento temporal
del personal del INDECI, así como de personal invitado de otras instituciones;
fuera de la sede habitual donde labora o presta servicios no personales, para
el cumplimiento, en el ámbito del territorio nacional, de actividades
relacionadas con los objetivos institucionales.
7.3
Planilla de Viáticos por Comisión de Servicio: Documento interno en el que
se detalla la liquidación de los fondos destinados y la autorización de la
Comisión de Servicios.
GLOSARIO DE TERMINOS
8.1. Equipo de Intervención Rápida de Operaciones (EIRO): Es el equipo que
conforman especialistas en la respuesta ante una emergencia producida por
fenómenos naturales y/o tecnológicos.
8.2. Equipo Técnico de Coordinación y Apoyo: Este Equipo se encargará de
realizar un análisis en gabinete de la situación descrita por el personal que se
encuentre en el campo, así como sugerirá medidas de carácter inmediato a fin
de minimizar los riesgos de la zona de emergencia. Estará integrado por
representantes del Consejo Consultivo Científico Tecnológico, la Dirección
Nacional de Prevención y el Módulo de Monitoreo y Análisis del COEN.
8.3. Equipo Técnico de Intervención Rápida (ETIR): Equipo conformado por
profesionales y técnicos de diferentes especialidades, organizados y
capacitados para llevar a cabo trabajos de evaluación, estimación de riesgos y
medidas de mitigación para intervenciones inmediatas y urgentes sugeridas a
los Comités de Defensa Civil comprometidos en la emergencia para solucionar
problemas inherentes y secundarios producidos por un fenómeno natural o
tecnológico.
8.4. Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED):
Grupo constituido por profesionales que integran equipos especializados de
respuesta inmediata para asesoramiento y apoyo a los Comités de Defensa
Civil frente a los efectos producidos por los fenómenos naturales y/o
tecnológicos, debidamente capacitados en el área técnica/operativa de su
responsabilidad.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
9.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ORGANICA
Capacidad de Respuesta del Comité de Defensa Civil ante la emergencia o desastre ha
sido superada y el Comité Regional de Defensa Civil no puede comisionar su GIRED a la
zona afectada.
Se ejecuta el subproceso “Verificación de
Operador del
Información Preliminar de una Emergencia”.
Módulo de
1. Brinda toda la información necesaria y validada
al Evaluador sobre la emergencia de magnitud o
Operaciones
desastre producido.
2. Recibe la información proporcionada por el
Operador del Módulo de Operaciones, registra
en Cuaderno de Novedades del COEN. Coordina
con el Presidente del Comité Regional de
DNO/
Defensa Civil a fin de determinar si la
COEN
emergencia supera la capacidad de respuesta
local.
Evaluador
3. Analiza la información y la necesidad de activar
el GIRED.
4. Informará al Jefe de INDECI, al Director Nacional
de Operaciones y al Director Nacional de
Prevención sobre la situación de emergencia,
recomendando si es necesario activar el ETIR
y/o el EIRO, ir a la actividad 6.
No es necesaria activación del GIRED
Se da por concluido el proceso.
Jefatura
Jefe del INDECI
Es necesaria la activación del GIRED
5. Aprueba la activación del GIRED y el(los)
Equipo(s) que lo integrará(n).
6. Coordina con el Operador del Módulo de
Operaciones para que se comunique con el
Director Nacional de Operaciones (activación
EIRO) y/o Director Nacional de Prevención
(activación ETIR), el Director Nacional de
Logística, el Jefe de la Oficina de
DNO/
Evaluador
Administración, el Jefe de la Oficina de
COEN
Estadística y Telemática, el Secretario
General y otras oficinas o direcciones
involucradas en el proceso de activación de
GIRED. Espera hasta la aprobación de la
Comisión de Servicio del GIRED, luego ir a la
actividad 21.
7. Se comunica con la DNP, DNO, DINALOG,
Operador del
DNO/
OA, OET, SGII sobre la activación del ETIR
Módulo de
COEN
y/o del EIRO, según corresponda, para que
Operaciones
inicien las acciones correspondientes.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
OET/
SGII/
OA
Responsable
Director
Secretaria
DNO/DNP
Director
Secretaria
PAG
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8. La Oficina de Estadística y Telemática
dispondrá que un Radio Operador de la
Unidad de Comunicaciones se integre al
EIRO y/o ETIR. Además proporcionará todo
el equipo y la información elaborando los
formatos de bienes correspondientes.
La Unidad de Imagen Institucional designará
un camarógrafo si ha sido dispuesto por el
Jefe del INDECI, quién se integrará el equipo
EIRO y/o ETIR y registrará en video
imágenes de la emergencia y las acciones de
respuesta de los organismos del SINADECI,
ir a la actividad 11.
9. Establece la conformación del ETIR o el
EIRO, según corresponda, con personal
capacitado en las funciones de prevención y
dispone su convocatoria a su secretaria.
El personal seleccionado confirmará su
presencia y se apersonará a la Sede Central,
DNO, DNP, según corresponda, en caso de
no encontrarse en ella.
10. Comunica su designación a cada uno de los
miembros que integra el EIRO o ETIR, según
corresponda, quienes
confirmarán su
participación y se apersonarán a la Sede
Central del INDECI, en caso de no
encontrarse en ella.
11. Recibe nombres de personal de OET y/o
Imagen Institucional que integrarán EIRO y/o
ETIR.
12. Elabora y entrega al Director la lista con el
personal que se completará el EIRO y/o el
ETIR.
13. Activa el EIRO o el ETIR, según
corresponda.
14. Dispone preparar la autorización para la
Comisión de Servicio de los miembros del
EIRO
o
ETIR,
según
corresponda,
adjuntando memorándum dirigido a la
SubJefatura.
15. Firma memorándum, adjunta requerimiento
para de Comisión de Servicio para EIRO o
ETIR, según corresponda, y deriva a la
secretaria para elevar a la SubJefatura.
16. Recibe la documentación y entrega a
Secretaría General para que sea elevado a
SubJefatura.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
PAG
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
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SG II
Secretaría General
SubJefatura
del INDECI
SubJefe
SG II
Secretaría General
OA
Director
Secretaria
DNO/
DNP
Director
Secretaria
DINALOG
Unidad de
Abastecimiento
DNO/
DNP
Director
DNO/
COEN
Evaluador
Se inicia el Proceso Administración del
Proceso de Trámite Documentario, que
termina con la entrega del Memorándum
solicitando autorización para la Comisión de
Servicio del ETIR y/o EIRO, según
corresponda.
17. Recibe y revisa solicitud de Comisión de
Servicio (EIRO y/o ETIR). Si es conforme
lo aprueba y deriva a través de
Secretaría General a las Unidades
Orgánicas correspondientes.
Continúa el Procedimiento Administración del
Proceso de Trámite Documentario el que
concluye con la entrega de la autorización a
la DNO, DNP y a la Oficina de Administración
para la asignación de los viáticos.
Se inicia el proceso Autorización, Control y
Rendición de Cuenta de los viajes en
Comisión de Servicio, luego ir a la actividad
30.
18. Recibe autorización para Comisión de
Servicio aprobado por el Subjefe del
INDECI, registra memorándum, eleva a
Director.
19. Firma requerimiento de equipo personal
para el GIRED (chalecos, casacas, otros)
dirigido a la DINALOG, entrega a
Secretaria para su distribución, ir a la
actividad 21.
20. Registra y entrega requerimiento de
equipo a la DINALOG, solicita firma del
cargo. Ir al procedimiento Salida de
Artículos del Almacén General por
Requerimiento.
Se inicia el procedimiento Salida de artículos
del Almacén General por requerimiento,
donde se le entrega al Equipo EIRO y/o ETIR
el equipo necesario para la comisión de
servicio en la zona afectada, luego ir a la
actividad 30.
21. Comunica al Evaluador del COEN sobre
la aprobación de la Comisión de Servicio
y el personal que va a integrar el GIRED,
luego ir a la actividad 26.
22. Coordina con Instituciones de transporte,
para el traslado del GIRED a la zona
afectada. La Institución de transporte
remitirá vía fax una proforma del costo de
su servicio.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
PAG
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
11 /17
DINALOG
Unidad de
Abastecimiento
DNO/
COEN
Evaluador
Institución
encargada del
Transporte
Responsable del
Transporte
DNO/
DNP
Director
GIRED
Jefe EIRO y/o ETIR
DNO/
COEN
GIRED
Evaluador
Operador del
Módulo de
Operaciones
Jefe EIRO y/o ETIR
Oficina de
Unidad de Servicios
Administración
Generales
23. Una vez aprobado el costo de servicio, se
preparará requerimiento de contratación
de servicio de transporte a DINALOG,
firmando el requerimiento el Director
DNO o el Director DNP, según
corresponda.
24. Firmado el requerimiento entrega a
DINALOG, se inicia el Procedimiento
General
para
la
Adquisición
y
Contratación de Bienes y Servicios.
Se inicia el Procedimiento General para la
Adquisición y Contratación de Bienes y
Servicios, donde se realiza la contratación
del servicio de transporte para trasladar al
personal GIRED a la zona afectada.
25. Envía a la Institución encargada del
Transporte, vía fax, documento con la
lista de pasajeros que van a ser
trasladados a la zona afectada, luego ir a
la actividad 28.
25. Recibe fax oficial de INDECI con la lista
de pasajeros que van a viajar a la zona
afectada, prepara transporte (aéreo,
terrestre) y espera la llegada del personal
del INDECI, luego ir a la actividad 31.
26. Prepara Carta de Funciones para el
EIRO/ETIR. Le entrega la Carta de
Funciones al Jefe del EIRO/ETIR.
27. Coordina con cada uno de los miembros
del Equipo. El GIRED espera la entrega
de información relacionada al evento por
parte del COEN.
28. Dispone para que se le facilite al GIRED
(EIRO y/o ETIR), toda la información
concerniente a la emergencia o desastre:
Información
preliminar,
EDAN,
información de la zona afectada, otras.
29. Entrega toda la información necesaria al
Jefe(s) de los Equipos: EIRO y/o ETIR.
30. Recibe información, el equipo personal
para cada miembro del equipo entregado
por la DINALOG y los viáticos entregados
por la Oficina de Administración.
Se inicia el procedimiento “Servicio de
Transporte para atender a las Unidades
Orgánicas de la Sede Central”, traslada al
GIRED a la zona de embarque para ser
trasladados a la zona afectada (aeropuerto,
terminal terrestre).
INDECI
PROCEDIMIENTO:
PAG
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
12 /17
Institución
encargada del
Transporte
Responsable del
Transporte
31. Una vez listo el transporte, el GIRED
(ETIR y/o EIRO) es trasladado a la zona
afectada por la emergencia o desastre.
Actividades del GIRED en zona afectada por la emergencia o desastre
GIRED
Jefe EIRO y/o
ETIR
Comité de
Defensa Civil
Presidente/
Secretario
Técnico
GIRED
Miembros del
EIRO y/o ETIR
GIRED
Jefe EIRO y/o
ETIR
32. Coordinan las funciones que el equipo,
correspondiente, va ha realizar para la
atención de la emergencia.
33. Jefe EIRO coordina funciones con cada
uno de los miembros del EIRO.
Jefe ETIR coordina funciones con cada
uno de los miembros del ETIR.
34. Brindan la Asesoría Técnica necesaria al
Comité de Defensa Civil para desarrollar
sus actividades en la emergencia y para
activar el COE, ir a la actividad 37.
35. Activa el Centro de Operaciones de
Emergencia (COE) bajo la supervisión del
GIRED.
36. Recibe la asesoría del GIRED (ETIR y/o
EIRO), acerca de Evaluación de Daños y
Análisis de Necesidades, Activación del
COE, Almacenes Adelantados, Asesoría
Técnica, Informe de Evaluación de
Riesgos, Análisis de Vulnerabilidades,
otras. Espera la ayuda humanitaria.
37. Realiza sus funciones específicas en la
zona de emergencia de acuerdo a los
puntos 6.2 y 6.3 de Consideraciones,
bajo la supervisión de su Jefe de Equipo.
38. Prepara
Informe
proponiendo
las
acciones que deben ser adoptadas por
las autoridades del CDC. Informan al Jefe
del EIRO y/o ETIR.
39. Recibe la información de cada uno de los
miembros del equipo ETIR y/o EIRO.
Analiza la información. Prepara informes
técnicos preliminares sobre los riesgos a
los que está expuesta la localidad que
serán entregados a los Comités de
Defensa Civil, luego ir a la actividades 34
para el asesoramiento al CDC y a la
actividad 41, una vez culminada la
Comisión de Servicios.
Comité de Defensa Civil recibe la ayuda humanitaria para que sea distribuida a la población
afectada o damnificada
INDECI
PROCEDIMIENTO:
PAG
Sede Central
FECHA: 01/07/2005
13 /17
Dirección
Regional de
Defensa Civil
Unidad de
Logística
Población
afectada
Pobladores
afectados o
damnificados
Se inicia el proceso “Autorización a los Comités de
Defensa Civil para la distribución de Bienes de los
Almacenes Adelantados”. La Comisión de Logística
del Comité de Defensa Civil se encargará de la
distribución de la ayuda humanitaria a la población
afectada o damnificada, previa autorización de la
DRDC correspondiente para la salida de bienes, bajo
la supervisión del EIRO.
40. Reciben
ayuda
humanitaria,
dejando
constancia de la ayuda recibida en planillas
o padrones de entrega, en los cuales firma o
estampa huella digital.
Culminada la Comisión de Servicio
GIRED
Jefe EIRO/ETIR
DNO/
DNP
Director
GIRED
Jefe EIRO/ETIR
DNO/
DNP
Oficina de
Administración
Director
Secretaria
Unidad de
Economía
41. El Jefe EIRO informa al Director Nacional de
Operaciones y el Jefe ETIR informa al
Director Nacional de Prevención, sobre las
actividades que han sido realizadas por su
equipo en la zona afectada.
42. Recibe informe, lo analiza y determina
acciones a tomar.
Se inicia el subproceso “Información Preliminar,
Complementaria, EDAN sobre Emergencias”.
Se inicia el subproceso “Actualizar la Información
sobre Movimiento de Bienes en Almacenes
Adelantados”.
43. Entrega documentos que sustentan gastos
realizados en Comisión de Servicios,
mediante memorándum dirigido a la Oficina
de Administración, con la firma del Director
correspondiente.
44. Revisa, si es conforme, firma memorándum,
entrega a Secretaria para que derive a la
Oficina de Administración.
45. Registra memorándum y entrega a la Oficina
de Administración.
Se prosigue con el proceso “Autorización,
Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en
Comisión de Servicios”, el que culmina con la
rendición de cuentas por los viáticos recibidos
por cada uno de los miembros del GIRED. Se
por finalizado el subproceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
ACTIVACION DEL GRUPO DE INTERVENCION RAPIDA PARA EMERGENCIAS O DESASTRES - GIRED
INDECI
DNP
DNO
CDC
COEN
Presidente/Secretario
Técnico
Evaluador
Operador del Módulo de
Operaciones
Director
Secretaria
PERSONAL QUE
INTEGRA EL EIRO
Director
PERSONAL QUE
INTEGRA ETIR
JEFATURA
Secretaria
OA/OET/SGII
Inicio
Capacidad de respuesta del CDC ante
emergencia o desastre ha sido
superada y el CRDC no puede
comisionar su GIRED a zona afectada
Verificación de
Información Preliminar
de una Emergencia
2
Coordina situación de
emergencia o desastre
2
Recibe información y registra
en el Cuaderno de Novedades
del COEN, coordina situación
de emergencia o desastre
1
Brinda toda la información
sobre emergencia o desastre
ocurrido
3
Analiza información y
necesidad de activar GIRED
4
Informa a Jefatura y unidades orgánicas
correspondientes sobre situación de
emergencias o desastres y
recomendación de activar GIRED
4
Recibe información de
situación de emergencia
4
4
Orden de
activación
Activa GIRED
?
c
5
Recibe orden de activación de
GIRED
6
Dispone se comunique a DNO y/o
DNP y otras unidades orgánicas
involucradas
Si
No
Fin
5
Aprueba activación
GIRED: EIRO y/o ETIR
7
Comunica a DNP y/o DNO y a
Unidades Orgánicas la activación
de ETIR y/o EIRO
9
Establece conformación
EIRO y dispone se
convoque al Personal
9
Establece conformación
ETIR y dispone se
convoque al personal
10
Comunica a Personal que
integrará EIRO
Comisión de
servicio aprobado
10
Se conforma ETIR
10
Se conforma EIRO
10
Llama o comunica a
personal que integrará ETIR
8
OET designará radio operador,
UII designará Camarógrafo,
dotación de equipos necesarios
e información a DNP/DNO
...
a
11
Recibe nombres
13
Activa EIRO
11
Recibe nombres
12
Elabora y entrega lista del
personal del EIRO
13
Activa ETIR
α
12
Elabora y entrega lista del
personal del ETIR
INSTITUCIONES
DE
TRANSPORTE
INDECI
DNO
COEN
DINALOG
Evaluador
Operador del Módulo de
Operaciones
DNO/DNP
Director
Secretaria
GIRED
(EIRO Y/O ETIR)
Jefe EIRO/ETIR
Miembros EIRO/ETIR
SGII
SECRETARIA
GENERAL
SUBJEFATURA
OA
α
14
Solicita autorización de
comisión de servicios
EIRO y/o ETIR
15
Firma memorándum y
adjunta requerimiento de
comisión de servicio
e
16
Registra, eleva a
SubJefatura
Administración del
Proceso de Tramite
Documentario
Administración del
Proceso de Tramite
Documentario
17
Aprueba comisión de
servicio ETIR y/o EIRO
f
Autorización, Control y
Rendición de Cuenta de
los Viajes en Comisión de
Servicio
18
Recibe comisión de
servicio aprobado
19
Firma requerimiento de equipo
para personal del GIRED,
entrega a Secretaria
a
21
Comunica a Evaluador
personal que va a viajar
21
Recibe comunicado
22
Remite proforma de
servicio de transporte
22
Coordina contratación de
servicio
23
Prepara requerimiento
para contratación de
servicio
Servicio de
Transporte
25
Recibe relación de personal
designado para viaje
Procedimiento General
para la Adquisición de
Bienes y Servicios
24
Entrega requerimiento a
DINALOG
d
25
Elabora y emite documentos
con relación de personal
designado para viaje
23
Firma requerimiento
26
Prepara Carta de Funciones,
entrega a Jefe EIRO/ETIR
Salida de Artículos del
Almacen General por
Requerimiento
Llegada de personal
que viajará
31
Traslada a GIRED a zona
afectada por emergencia o
desastre
χ
20
Entrega requerimiento de
equipos para personal
GIRED a DINALOG
27
Recibe Carta de Funciones y
coordina con miembros del
equipo
27
Coordina funciones
Información,
equipos y viáticos
28
Ordena a Operador del Módulo
de Operaciones entrega de
información a Jefe EIRO/ETIR
29
Entrega información
relacionada a evento ocurrido
30
Recibe información
relacionada al evento
ocurrido, equipos necesarios
y viáticos
Servicio de Transporte
para Atender a las
Unidades Orgánicas de
la Sede Central
INDECI
CDC
POBLACION
AFECTADA
(Distrital, Provincial,
Regional)
DRDC
DNO/DNP
GIRED (EIRO Y/O ETIR)
OA
UNIDAD DE LOGISTICA
Secretaria
Director
Jefe EIRO/ETIR
Miembros del EIRO/ETIR
χ
Actividades GIRED en
zona afectada por
Emergencia o Desastre
32
Coordinan funciones que cada
equipo va ha realizar para la
atención de la emergencia
33
Coordina funciones con
cada miembro de su equipo
35
Activa el COE
g
34
Asesora en la activación del
COE y en el desarrollo de
actividades en la emergencia
36
Recibe asesoría de EIRO y/o
ETIR en evaluación de daños,
activación de almacenes
adelantados, estimación de
riesgos, otros
37
Supervisa actividades
realizadas por su equipo
39
Recibe información sobre
actividades de su equipo, analiza
y presenta al CDC y a la DRDC
CDC recibe ayuda humanitaria
para ser distribuida a la población
Autorización a los
Comites de Defensa
Civil para la Distribución
Bienes de los
Almacenes Adelantados
37
Realiza sus funciones
específicas en la zona de
la emergencia
38
Preparan informes proponiendo las
acciones que deben ser adoptadas
por las autoridades del CDC
Ayuda humanitaria
40
Recibe ayuda
humanitaria
33
Coordina funciones
39
Informa al Jefe EIRO/ETIR
Autorización a los
Comites de Defensa
Civil para la Distribución
Bienes de los
Almacenes Adelantados
Culminada la comisión
de servicio
Fin
42
Recibe informe sobre
actividades realizadas por
equipo EIRO/ETIR
Recepción de Información
Preliminar,
Complementaria, EDAN
sobre Emergencias
Actualizar la Información
sobre Movimiento de
Bienes en Almacenes
Adelantados
41
Informa sobre actividades
realizadas en comisión
43
Entrega documentos sustentatorios de
gastos por comisión de servicio
mediante memorándum dirigido a OA
44
Revisa memorándum, si
es conforme firma y deriva
45
Registra y entrega
documentos
Autorización, Control y
Rendición de Cuenta de
los Viajes en Comisión de
Servicio
Fin

DNO-COEN-010-04, GIRED.Final.f

Transcripción

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