04 - Fórmulas

FFórmulas
órmulas
Referencias relativas
Referencias absolutas
Referencias mixtas
Referencias a otras hojas o a otro libro
Referencias externas: vínculos
Referencias tridimensionales
Referencias circulares
Referencias circulares intencionales
Fórmulas Matriciales
Utilizar nombres de celdas en las fórmulas
Auditoria
Auditoria: Corregir errores en las fórmulas de uno en uno
Auditoria: Rastreas precedentes y dependientes
Auditoria: Rastreas precedentes y dependientes a otras hojas o libros
Evaluar una formula paso a paso
Inspeccionar una formula y su resultado
Mostrar fórmulas
Corregir un valor de error
Fórmulas – Diapositiva 1
Referencia relativa
Se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace
referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente.
Una referencia relativa toma la forma B2
Al rellenar…
•
•
•
•
hacia
hacia
hacia
hacia
abajo se aumenta la fila
arriba se disminuye la fila
la derecha se incrementa la columna
la izquierda se disminuye la columna
Fórmulas – Diapositiva 2
Referencia absoluta
Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la
celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
Para escribir una referencia a una celda como referencia absoluta, escriba $ antes del
nombre de la columna y el número de fila (por ejemplo: $C$14).
También puede utilizar la tecla F4 para cambiar una referencia Relativa a Absoluta o a
Mixtas.
Fórmulas – Diapositiva 3
Referencia mixta
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia mixta con columna absoluta adopta la forma $A1, una
referencia mixta con fila absoluta es B$8.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la
referencia absoluta permanece invariable.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y
la referencia absoluta no se ajusta.
Ejemplo de su uso, para tablas que varían por fila y columna a la vez.
Recuerde que puede utilizar la tecla F4 para cambiar una referencia Relativa a Absoluta o a
Mixtas.
Fórmulas – Diapositiva 4
Referencias a otras hojas o libros
Si en una fórmula o celda desea hacer referencia en una celda o rango de otra hoja,
utilice la referencia a otras hojas, precediendo al rango, el nombre de hoja de cálculo.
Sintaxis NombreHoja!Ref, por ejemplo Hoja3!A4:D8
Al construir la fórmula, seleccionar la hoja que contiene la referencia y luego seleccione la
celda o rango. Se ingresa la referencia a otra hoja automáticamente.
Si en una fórmula o celda desea hacer referencia en una celda o rango de otro libro,
utilice la referencia a otros libros, precediendo al rango, el nombre del libro y nombre de la
hoja de cálculo.
Sintaxis [NombreLibro]NombreHoja!Ref, por ejemplo [Libro2]Hoja3!$B4
Fórmulas – Diapositiva 5
Referencia externa: vvínculo
ínculo
Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia externa.
También es posible establecer un vínculo con otro programa (referencias remotas).
Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando anticuados los datos
del primer libro, existen opciones para controlar la actualización de los vínculos: Actualizar o
no, Romper los vínculos.
En la pestaña Archivo, en la opción Información del libro, podrá Editar los vínculos a
archivos.
Fórmulas – Diapositiva 6
Referencias tridimensionales
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de
cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D.
Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de
nombres de hoja de cálculo.
Por ejemplo =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5), suma todos los valores contenidos en la celda
B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Procedimiento:
•
•
•
•
Inserte la fórmula
Cree el grupo de hojas (sólo consecutivo)
Elija rango en una de las hojas del grupo
Confirme la fórmula
Fórmulas – Diapositiva 7
Referencias circulares
Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina
referencia circular.
Si al editar una fórmula aparece un mensaje de error acerca de la creación de una referencia
circular, es probable que se haya creado inadvertidamente una referencia circular. En este
caso, la referencia incorrecta se puede encontrar y quitar.
En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, en el botón agrupado
Comprobación de errores, elija Referencias circulares y, a continuación, haga clic en la
primera celda que aparece en el submenú, entonces revise la fórmula en la celda.
Si no puede determinar si la celda es la causa de la referencia circular, haga clic en la siguiente
celda en el submenú Referencias circulares.
En la barra de estado aparecerá la expresión "Referencias circulares", seguida por una
referencia a una de las celdas de la referencia circular. Continúe revisando y corrija la
referencia circular hasta que en la barra de estado ya no aparezca "Referencias circulares".
Fórmulas – Diapositiva 8
Referencias circulares intencionales
Si desea conservar la referencia circular, puede habilitar los cálculos iterativos, pero
debe determinar la cantidad de veces que se volverá a calcular la fórmula.
Si activa los cálculos iterativos sin cambiar los valores correspondientes a la cantidad
máxima de iteraciones o el cambio máximo, Office Excel detendrá los cálculos después de
100 iteraciones o después de que todos los valores en la referencia circular cambien por
menos de 0,001 entre iteraciones (lo que suceda primero). Sin embargo, puede controlar el
número máximo de iteraciones y la cantidad aceptable de cambios.
Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en Fórmulas.
En la sección Opciones de cálculo, active la casilla de verificación Habilitar cálculo
iterativo.
Ejemplo en la celda A4 introduzca el valor 2; en A5 la fórmula =1*A3; y en A3 la fórmula
=A4+A5
Si en la barra de estado se
visualiza Calcular, puede pulsar
la tecla F9 para realizar otro
ciclo de iteraciones.
Fórmulas – Diapositiva 9
FFórmulas
órmulas Matriciales
Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único
resultado o varios resultados.
Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados
argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de
filas y de columnas.
Un rango matricial es un bloque de celdas que comparten una fórmula de matriz.
Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las demás fórmulas,
excepto que se debe presionar la combinación de teclas
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Una constante matricial es una lista organizada de valores constantes que podemos
utilizar como argumentos en nuestras fórmulas matriciales.
Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no
se desea introducir el valor de cada constante en una celda independiente de la
hoja de cálculo.
Algunas de las funciones integradas son fórmulas matriciales y se deben escribir
como matrices para obtener los resultados correctos.
Fórmulas – Diapositiva 10
FFórmulas
órmulas Matriciales
Elija la celda o matriz resultado
Inserte fórmula matricial
Presione SHIFT+CTRL+ENTER para confirmar, Excel inserta la fórmula
automáticamente entre { } (llaves).
Cuando edite la fórmula de matriz, las llaves ({ }) no aparecen en la fórmula de
matriz y debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR de nuevo para incorporar los
cambios en una fórmula de matriz y se agreguen las llaves.
Fórmulas – Diapositiva 11
FFórmulas
órmulas Matriciales
Los argumentos de las fórmulas o funciones matriciales pueden ser matrices
de dos dimensiones.
Pueden también generarse matrices constantes, utilizando (;) separador de fila
y (\) separador de columna
Fórmulas – Diapositiva 12
FFórmulas
órmulas Matriciales
Calcular un solo resultado: Este tipo de
fórmula matricial permite simplificar un
modelo de hoja de cálculo sustituyendo
varias fórmulas distintas por una sola
fórmula matricial.
Calcular varios resultados: Algunas
funciones de la hoja de cálculo devuelven
matrices de valores o requieren una matriz
de valores como argumento. Para calcular
varios resultados con una fórmula matricial,
deberá introducirse la matriz en un rango
de celdas que tenga el mismo número de
filas y columnas que los argumentos
matriciales.
Fórmulas – Diapositiva 13
Utilizar nombres de celdas en la ffórmulas
órmulas
Puede definir nombres para celdas y rangos de
la hoja de cálculo y utilizar luego estos nombres
para hacer referencia fácilmente a la celda o
rango.
Para definir un nombre: seleccione la celda o
rango, escriba el nombre en el Cuadro de
nombre y presione ENTER.
Use el cuadro de diálogo Administrador de
nombres de la pestaña Fórmulas para trabajar
con todos los nombres definidos, desde allí podrá
definir nuevos nombres, modificar y eliminar los
nombres existentes.
Fórmulas – Diapositiva 14
Auditoria
Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en fórmulas.
Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno o en el
momento en que ocurre el error en la hoja de cálculo a medida que escribe los
datos
Para activar o desactivar reglas de revisión de errores, haga clic en la
pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categoría Fórmulas.
En Reglas de verificación de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera
de las reglas.
Fórmulas – Diapositiva 15
Auditoria: Corregir errores en las ffórmulas
órmulas de uno en uno
En el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha
Fórmulas, haga clic en el botón de grupo
Comprobación de errores.
El cuadro de diálogo Comprobación de
errores se muestra cuando se encuentran
errores.
Si previamente ha omitido errores, puede
comprobar los errores de nuevo haciendo lo
siguiente:
• Haga clic en Opciones.
• En la sección Comprobación de errores, haga
clic en Restablecer errores omitidos.
• Haga clic en Aceptar y luego en Reanudar.
• Nota: Al restablecer los errores omitidos se
restablecerán todos los errores en todas las hojas
del libro activo.
Fórmulas – Diapositiva 16
Auditoria: Rastrear precedentes y dependientes.
Para facilitar la comprobación de las fórmulas, puede usar los comandos
Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar
de forma gráfica o seguir paso a paso las relaciones entre estas celdas y las
fórmulas con flechas de seguimiento .
Dependientes: Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia
a otras celdas.
Precedentes: Celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra
celda.
Para eliminar las flechas utilice el botón Quitar flechas.
Fórmulas – Diapositiva 17
Auditoria: Rastrear
Rastrear precedentes
precedentes yy dependientes
dependientes aa otras
otras hojas
hojas oo libros
libros
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran
celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde
una celda de otra hoja de cálculo o libro, una flecha negra señalará desde la celda
seleccionada a un icono de una hoja de cálculo . El otro libro deberá estar abierto
antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias.
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda
activa, vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes.
Fórmulas – Diapositiva 18
Evaluar una ffórmula
órmula paso a paso
A veces resulta difícil comprender cómo se calcula el resultado final de una fórmula
porque hay diversos cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante
el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las diferentes partes de una
fórmula anidada evaluados en el orden en que la fórmula se calcula.
• Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez.
• En el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la opción
Evaluar fórmula.
• Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de
la evaluación se muestra en cursiva.
Fórmulas – Diapositiva 19
Inspeccionar una ffórmula
órmula y su resultado
La ventana Inspección es útil para revisar, controlar o confirmar el cálculo de
fórmulas y los resultados en hojas de cálculo grandes. Con el uso de la ventana
Inspección, no necesitará desplazarse a distintas partes de su hoja de cálculo.
Esta barra de herramientas se puede mover o acoplar como cualquier otra barra de
herramientas.
• Seleccione las celdas que desee inspeccionar, y seleccione Ventana de Inspección del
grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas.
• Haga clic en Agregar inspección y luego en Agregar.
• Para activar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas
Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada.
Fórmulas – Diapositiva 20
Mostrar ffórmulas
órmulas
El botón Mostrar Fórmula del grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas,
permite ver en cada una de las celdas la fórmula asignada y oculta
momentáneamente su resultado.
Fórmulas – Diapositiva 21
Corregir un valor de error
Si una fórmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de
error, como #####, #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NÚM!, #¡REF! y #¡VALOR!.
Cada tipo de error tiene diversas causas y soluciones diferentes.
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•
•
•
#####: cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar todos los caracteres de una
celda o cuando una celda incluye valores negativos en la fecha o la hora.
#¡DIV/0!: cuando un número se divide por cero (0) o por una celda que no contiene ningún valor.
#N/A: cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.
#¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de una fórmula. Por ejemplo, el nombre de un
intervalo o de una función puede estar mal escrito.
#¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas que no forman intersección (no se
cruzan).
#¡NÚM!: cuando una fórmula o función contiene valores numéricos no válidos.
#¡REF!: cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo, cuando se eliminan celdas a las que
otras fórmulas hacían referencia o se pegan celdas movidas sobre otras a las cuales se hacía referencia
en otras fórmulas.
#¡VALOR!: si la fórmula incluye celdas que contienen tipos de datos diferentes. Si se habilita la
comprobación errores, la información en pantalla muestra el mensaje "Un valor utilizado en la fórmula
es de un tipo de datos erróneo".
Fórmulas – Diapositiva 22