manual completo del preactas

Transcripción

Gestión de Preactas
Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas (versión 1.2)
Manual de Usuario
Servicio de Planificación de Sistemas de Información
Servicios de Informática de la U.P.M
Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
Página 2 de 25
Control de Cambios:
Versión Doc.
Cambios
Fecha
1.0.0
Nuevo
1.1.0
Apartado 6.3. Se incluye el relleno automático de calificaciones. 26/02/2002
1.2.0
Apartado 8.2.2. Se añade una indicación acerca del uso de la 25/04/2002
coma como separador decimal
Servicio de Planificación de Sistemas de Información U.P.M.
14/01/2002
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
Página 3 de 25
1
Introducción............................................................................................................................ 4
2
Convenciones utilizadas en este documento......................................................................... 4
3
Instalación del programa........................................................................................................ 4
4
Vida de las preactas............................................................................................................... 7
5
Operaciones con los archivos de AGORA............................................................................. 8
5.1
Visualizar asignaturas..................................................................................................... 8
5.2
Separar asignaturas........................................................................................................ 9
6
Manejo de Preactas ............................................................................................................. 11
6.1
Cargar Preactas............................................................................................................ 12
6.2
Edición de Preactas ...................................................................................................... 12
6.3
Guardar Preacta ........................................................................................................... 13
6.4
Estadísticas de Asignatura ........................................................................................... 14
6.5
Exportar a HTML........................................................................................................... 14
6.6
Impresión de Calificaciones.......................................................................................... 16
6.7
Búsqueda en la Preacta............................................................................................... 17
6.8
Ordenación de la Lista de Alumnos.............................................................................. 17
6.9
Visualización de Columnas........................................................................................... 17
7
Ventana de Selección de Ficheros ...................................................................................... 18
8
Ficheros de Asignaturas y Alumnos .................................................................................... 19
8.1
Acerca de los Ficheros de AGORA .............................................................................. 19
8.2
Formato de los Ficheros ............................................................................................... 19
8.2.1
Formato del Registro de Asignatura...................................................................... 19
8.2.2
Formato del Registro de Alumnos ......................................................................... 20
8.3
9
Edición Manual de los Ficheros.................................................................................... 21
Códigos de Calificación........................................................................................................ 22
10
Mensajes de Error ............................................................................................................ 22
10.1
Mensajes de Error en la Ventana de Archivos AGORA............................................ 23
10.2
Mensajes de Error en la Ventana de Gestión de Preactas....................................... 24
11
Personal de Apoyo ........................................................................................................... 25
1
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Introducción
La aplicación de ayuda a la gestión de preactas facilita el tratamiento de las preactas
generadas por la aplicación AGORA.
Esta aplicación permite :
2
•
Generar los pares de ficheros (cabecera y alumnos) de preacta para cada asignatura.
•
Visualizar y modificar el contenido de cada preacta.
•
Generar listados por asignatura
•
Exportar la preacta en formato HTML
•
Generar estadísticas.
Convenciones utilizadas en este documento
•
Las referencias a elementos de la aplicación tales como botones, menús, etc... se
indicarán con tipo de letra COURIER NEW.
•
La navegación por menús se representa de la forma indicada en el ejemplo:
MENU->SUBMENU3->SUBMENU2
Figura 1
•
Los nombres de archivos o directorios se indican en COURIER NEW cursiva.
•
Las pulsación de teclas se indica con COURIER NEW negrita. Por ejemplo :
“... pulsar ENTER.”
3
Instalación del programa
La distribución de la aplicación incluye cuatro archivos :
•
PREACTAS.CAB
•
SETUP.EXE
•
SETUP.LST
•
MANUALPREACTAS.DOC (Este manual)
Para instalar la aplicación se debe ejecutar el programa SETUP.EXE que mostrará la pantalla
de instalación.
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Figura 2
Pulsando ACEPTAR se muestra la ventana de selección de directorio de instalación. Se
recomienda conservar el propuesto por la aplicación aunque si es necesario se puede
seleccionar otro pulsando el botón CAMBIAR DIRECTORIO. La instalación da comienzo al
pulsar el botón que se muestra en la siguiente figura.
Figura 3
Si se pulsa el botón CAMBIAR DIRECTORIO se muestra una ventana para escoger el directorio
donde se desea instalar la aplicación.
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Figura 4
La aplicación al ejecutarse por primera vez creará dos subdirectorios de trabajo
ArchPreactas (donde almacena los ficheros con los datos de las preactas) y HTMLPreactas
(donde graba las preactas en formato HTML)
4
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Vida de las preactas
Las preactas son generadas por la aplicación AGORA que las agrupa en dos ficheros [Figura
5,nota (1)]. El primero contiene los datos de todas las asignaturas de las que se solicita preacta
y el segundo contiene la lista de todos los alumnos que pueden presentarse a los exámenes de
dichas asignaturas. Hay que hacer notar que un alumno aparecerá en el fichero de alumnos
tantas veces como asignaturas pueda presentarse. Para consultar el formato de los ficheros
véase el apartado 8.2
Una vez obtenidos los archivos de AGORA , utilizando la aplicación de ayuda se generan
tantas parejas de archivos como asignaturas se tengan [Figura 5,nota (2)]. En cada pareja uno
de los archivos contiene únicamente los datos de la asignatura y el otro los datos de los
alumnos.
El siguiente paso consiste en abrir la preacta seleccionando la opción correspondiente en la
aplicación con lo que se podrá proceder a introducir las notas [Figura 5,nota (3)]. En cualquier
momento puede guardarse la preacta.
Una vez rellena , la preacta puede cargarse en la aplicación AGORA para lo cual hacen falta
los dos archivos que la componen (datos de asignatura y datos de alumnos). [Figura 5,nota (4)]
Archivo
Asignaturas
AGORA
Archivo
Alumnos
(1)
(2)
Apl.
Ayuda
...
...
Asignatura 1
Asignatura 2
Alumnos
Asignatura 3
Alumnos
Alumnos
Asignatura N
Asignatura 1
Asignatura 2
Asignatura 3
Alumnos
Asignatura N
Apl.
Ayuda
AGORA
(3)
(4)
Figura 5
5
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Operaciones con los archivos de AGORA
Desde la ventana de Archivos AGORA se pueden visualizar las asignaturas contenidas en los
ficheros de preacta que genera AGORA y separar las mismas en ficheros independientes. Para
acceder al formulario de manejo de archivos de AGORA en la ventana principal de la aplicación
se debe escoger la opción ARCHIVO->ARCHIVOS AGORA. Se muestra el siguiente formulario.
Figura 6
En él se pueden llevar a cabo dos operaciones : Ver el fichero de asignaturas y separarlas en
ficheros independientes.
En la parte inferior de la ventana hay un cuadro en el que se muestra el resultado de las
distintas operaciones que se van realizando con los archivos. Bajo ese cuadro hay una barra
de mensajes en la que se muestran los errores que se producen y mensajes de la aplicación.
5.1
Visualizar asignaturas
Para visualizar el contenido del fichero de asignaturas debe seleccionarse la opción de menú
ARCHIVO->VER ASIGNATURAS o bien el botón
. Se muestra al usuario la ventana de
selección de ficheros (ver Figura 22). En esta ventana deben seleccionarse los dos ficheros, el
de asignaturas y el de alumnos. Una vez seleccionados la aplicación carga y muestra el
contenido del fichero de asignaturas en la cuadrícula que se halla en la parte superior de la
ventana.
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Figura 7
5.2
Separar asignaturas
Una vez cargados los datos de las asignaturas, se pueden generar ficheros independientes
para cada una de ellas. Primero hay que seleccionar las asignaturas cuyos datos desean
extraerse para lo que se utiliza los botones situados junto al cuadro de asignaturas.. Pulsando
el botón izquierdo del ratón y arrastrando sobre el cuadro de asignaturas se marcan las
asignaturas que se desea seleccionar. Pulsando el botón
se selecciona. El botón
selecciona todas las asignaturas.
Para eliminar asignaturas de la lista de selección la operativa es similar sólo que se utilizan los
botones
y
.
Una vez seleccionadas las asignaturas, éstas se separan mediante la opción de menú
ARCHIVO->SEPARAR ASIGNATURAS o bien pulsando el botón
. En ese momento, la
aplicación lee los datos de los alumnos contenidos en el fichero de alumnos y genera una
pareja de ficheros para cada asignatura, uno con los datos de la asignatura y otro con los
alumnos incluidos en la preacta de la misma.
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Los ficheros se generan en el directorio indicado en el cuadro de texto situado bajo las listas de
asignaturas. Este directorio puede modificarse pulsando el botón
ventana de selección de directorio.
, que muestra la siguiente
Figura 8
Los datos de alumnos se leen una única vez y, mientras no se cierre la ventana, se pueden
seleccionar otras asignaturas para extraer.
El desarrollo de la operación puede observarse en el cuadro de texto de la parte inferior de la
ventana.
Figura 9
Los ficheros generados se almacenan en el subdirectorio PREACTAS localizado en el directorio
de la aplicación. La aplicación nombra los ficheros generados siguiendo los siguientes
patrones1:
•
Para asignaturas : "PA_" + código de asignatura + “_” + 10 primeros caracteres del
nombre de asignatura + “_” + código de grupo + “_” + código de plan +”_” +
convocatoria +”_” + Codigo de preacta + “.txt”
•
Para alumnos : "PL_" + código de asignatura + “_” + 10 primeros caracteres del
nombre de asignatura + “_” + código de grupo + “_” + código de plan +”_” +
convocatoria +”_” + Codigo de preacta + “.txt”
Los espacios se sustituyen por el carácter “_”.
Por ejemplo, para la convocatoria de septiembre de la asignatura “Calculo Infinitesimal” del
grupo 002 del plan PL95 , incluida en el fichero generado por AGORA el 12-8-2001, los
nombres serían :
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PA_000000100_CALCULO_IN_002_PL95_SEP_023020.txt
PL_000000100_CALCULO_IN_002_PL95_SEP_023020.txt
Es muy recomendable conservar los nombres de los ficheros para facilitar su proceso por parte
del sistema AGORA. Si fuera necesario renombrar los ficheros deben respetarse las
siguientes reglas ya que de lo contrario no se cargarían en el sistema AGORA.
•
NO deben modificarse los 3 primeros caracteres del nombre del fichero,
que son “PA_” y “PL_” para el fichero de asignatura y alumnos
respectivamente.
•
El resto del nombre para ambos ficheros debe ser idéntico .
•
La longitud completa del nombre del fichero (nombre y extensión) no debe
superar los 45 caractéres.
Por ejemplo :
PA_CALCULO_CONVOCATORIA_SEPTIEMBRE.TXT
CORRECTO
PL_CALCULO_CONVOCATORIA_SEPTIEMBRE.TXT
PA_CALCULO.TXT
INCORRECTO
PL_CALCULO_INFINITESIMAL.TXT
CALCULO.TXT
INCORRECTO
ALUMNOS_CALCULO.TXT
6
Manejo de Preactas
La visualización y edición de las preactas se realiza desde la ventana de gestión de preactas a
la que se accede mediante el menú ARCHIVO->GESTION PREACTAS. Se muestra el
formulario que aparece a continuación.
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Figura 10
6.1
Cargar Preactas
Para abrir una preacta debe seleccionarse la opción de menú ARCHIVO->CARGAR PREACTA o
. Se muestra al usuario la ventana de selección de ficheros (ver Figura
bien pulsar el botón
22). En esta ventana deben seleccionarse los dos ficheros, el de asignatura y el de alumnos. Si
se está editando una preacta y se intenta cargar otra distinta, si aún no se han guardado los
cambios se mostrará un mensaje pidiendo confirmación para cargar una nueva preacta.
Cuando se da al botón de aceptar la aplicación carga y muestra el contenido de ambos
ficheros; los datos de asignaturas en la parte superior de la ventana y los datos de alumnos en
la cuadrícula inferior.
Una vez cargada una preacta las operaciones que se pueden realizar sobre ella son : Editar
notas, guardarla en disco, mostrar estadísticas, imprimir la lista de notas, buscar un
determinado dato en ella, o cambiar el orden con el que se muestra en la cuadrícula.
En caso de que se produzca algún error la aplicación mostrará un mensaje. Para cargar la
preacta deberán seleccionarse otra vez los archivos.
6.2
Edición de Preactas
Una vez cargada una preacta se puede proceder a editar las notas de los alumnos. Los únicos
campos editables de una preacta son la calificación numérica y la calificación alfabética.
Para editar la nota de un alumno se debe seleccionar la celda correspondiente a la nota
numérica o alfabética del mismo y hacer clic con el ratón o pulsar la tecla ENTER. Las celdas
correspondientes a las notas del alumno se destacaran sobre el resto, cambiando de color e
indicando así que se pueden editar, tal y como se muestra en la siguiente figura:
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Figura 11
En la celda correspondiente a la calificación numérica se debe introducir una nota válida entre
0 y 10, pudiendo incluir hasta 2 decimales, o bien dejarse en blanco. La calificación alfabética
puede contener un código de calificación (Ver apartado 9) o bien dejarse en blanco. Si se dejan
en blanco ambas calificaciones indica que no se ha calificado a ese alumno.
Si se hace doble clic con el botón derecho del ratón cuando se está editando la celda de la
calificación aparece un menú desplegable con las calificaciones disponibles. Seleccionando
una en el menú se coloca en la celda correspondiente.
Figura 12
La aplicación valida las calificaciones introducidas según la tabla del apartado 9 y muestra un
mensaje de error si no se corresponden la nota alfabética con la numérica o los datos
introducidos no son válidos.
Mientras se está editando una nota no se puede realizar ninguna otra acción (Grabar, ver
estadísticas ... ) siendo necesario antes finalizar la edición de la nota pulsando ESC ó TAB.
Dentro de la cuadrícula el usuario puede moverse usando las siguientes teclas :
TECLA
ENTER, → Pasa a la siguiente celda. De la celda de nota numérica a la de nota alfabética o a
la siguiente fila en caso de estar en la celda de nota alfabética.
↑
Pasa a la fila anterior.
↓
Pasa a la siguiente fila.
ESC, TAB
Finaliza la edición de notas.
6.3
Guardar Preacta
En cualquier momento , siempre que no se esté editando una nota, puede grabarse en disco la
preacta, pulsando el botón correspondiente
ARCHIVO->GUARDAR PREACTA.
o mediante la opción de menú
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Cuando se guarda una preacta, la aplicación rellena la calificación alfabética con la nota
correspondiente a la calificación numérica.
Al finalizar , se muestra en la barra de mensajes de la parte inferior de la ventana el total de
alumnos guardados en el fichero.
Cuando se va a guardar una preacta justo antes de modificar el archivo, la aplicación crea una
copia de seguridad de la misma ,denominada ALUSEC.TXT , en el directorio de la aplicación.
6.4
Estadísticas de Asignatura
La aplicación permite generar una estadísticas sencillas para la preacta que se está editando
. La
seleccionado la opción de menú ARCHIVO->ESTADÍSTICAS o pulsando el botón
estadística muestra el número de alumnos para cada calificación, el porcentaje sobre el total
que ha recibido una determinada calificación y un gráfico de tarta.
Figura 13
6.5
Exportar a HTML
La aplicación permite exportar la preacta a formato HTML para su publicación en web. Para ello
se debe escoger la opción ARCHIVO->EXPORTAR A HTML en el menú o bien pulsar el botón
de la barra de botones. Aparecerá entonces la ventana de opciones HTML que aparece a
continuación :
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Figura 14
En esta ventana se pueden introducir textos que aparecerán al principio y al final de la lista de
calificaciones , indicar que se pueden destacar los suspensos en color rojo o incluir las
estadísticas de las calificaciones. Pulsando ACEPTAR se generará la página HTML con las
calificaciones que se puede visualizar en un navegador web.
Figura 15
6.6
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Impresión de Calificaciones
En cualquier momento puede imprimirse la lista con las calificaciones seleccionando el botón
o la opción de menú ARCHIVO->IMPRIMIR. La aplicación muestra una
correspondiente
ventana de opciones de impresión como la que se muestra a continuación.
Figura 16
Se pueden seleccionar los campos que se desea que aparezcan en el listado , destacar los
alumnos en función de la calificación o imprimir una hoja con el resumen estadístico de las
calificaciones. También se puede seleccionar el campo por que se ordenará ascendentemente
el listado.
La aplicación conserva las opciones de impresión de campos de una vez para la siguiente
permitiendo así que el usuario incluya fácilmente en sus listados los campos que más
comúnmente utiliza.
Figura 17
6.7
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Versión : 1.2
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Búsqueda en la Preacta
Es posible realizar búsquedas en la preacta sobre determinados campos : Alumno, expediente
o DNI. Para ello existe una herramienta de búsqueda en la ventana de gestión de preactas tal
como se muestra en la siguiente figura.
Figura 18
Para buscar debe seleccionarse un criterio de búsqueda e introducir la información buscada en
el campo de texto. No hace falta introducir el dato completo. Por ejemplo, se puede hacer una
búsqueda por alumno del texto “RODRI”. La búsqueda recuperará todos los alumnos con ese
texto en su nombre o apellidos. P.ej : RODRIGO y RODRÍGUEZ.
Pulsando el botón BUSCAR se procede a realizar la búsqueda desde la posición de la
cuadrícula donde se halle el cursor. Se detendrá en la primera fila que contenga el dato
buscado. Volviendo a pulsar BUSCAR, se irá a la siguiente fila lo contenga y así. Si se llega al
final de la cuadrícula automáticamente empieza a buscar desde el principio. Si no se encuentra
el dato se muestra un mensaje indicando esta circunstancia.
6.8
Ordenación de la Lista de Alumnos
La lista de alumnos puede ordenarse de forma ascendente por apellidos del alumno,
expediente , DNI , matrícula o calificación numérica seleccionando la correspondiente opción
en el menú de ordenación ALUMNOS-> ORDENAR que aparece en la siguiente figura.
Figura 19
El criterio de ordenación que se está usando aparece seleccionado en el submenú.
6.9
Visualización de Columnas
Las columnas de la lista de alumnos pueden ocultarse o cambiarse de tamaño. Para ocultar o
visualizar una columna basta marcarla en el menú ALUMNOS->VER . Si la columna es visible
aparecerá marcada en este submenú. Pulsando sobre una de las opciones del submenú se
pueden ocultar o visualizar las columnas. La opción RESTABLECER COLUMNAS vuelve a hacer
todas visibles.
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Versión : 1.2
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Figura 20
El tamaño de una columna puede modificarse arrastrando los bordes laterales de la celda
donde aparece el nombre de la columna. Al colocar el cursor sobre el borde lateral, cambia a
una flecha de dos puntas, indicando así que se puede modificar el tamaño.
Figura 21
7
Ventana de Selección de Ficheros
Cuando es necesario seleccionar una preacta, la aplicación muestra una ventana de selección
de archivos como la que se muestra a continuación.
Figura 22
En esta ventana deben seleccionarse los dos ficheros, el de asignaturas (cabecera) y el de
alumnos, pulsando el correspondiente botón
ACEPTAR.
. La selección se confirma pulsando el botón
Si en el directorio dónde se encuentra el archivo de cabecera seleccionado existe un archivo
cuyo nombre corresponde es idéntico al de dicho archivo, excepto por los tres primeros
caracteres que son “PL_” , la aplicación lo selecciona automáticamente como fichero de
alumnos. El usuario puede seleccionar otro si lo desea.
Por ejemplo, si se selecciona como fichero de asignatura PA_ASIGNATURA_1.TXT, si en el
mismo directorio dónde se encuentra existe un fichero PL_ASIGNATURA_1.TXT , éste será
seleccionado automáticamente.
8
8.1
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Ficheros de Asignaturas y Alumnos
Acerca de los Ficheros de AGORA
La aplicación AGORA genera una pareja de ficheros con los datos de las preactas. El primer
fichero contiene los datos de las asignaturas y el segundo los alumnos. Hay que hacer notar
que un alumno puede aparecer en el segundo fichero tantas veces como asignaturas pueda
presentarse en esa convocatoria.
Dado el tamaño de los ficheros y lo complejo de su manejo (contienen la información de un
número elevado de asignaturas) se recomienda NO operar directamente con estos
ficheros. Se debe utilizar la Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas para separar la
información de las distintas asignaturas. Luego podrá operarse como se desee , bien
directamente sobre los ficheros separados o bien mediante la citada aplicación. Esta última es
la opción recomendada.
8.2
Formato de los Ficheros
Los ficheros generados por la Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas tiene la misma
estructura que los obtenidos desde AGORA, la diferencia radica en que el fichero de asignatura
contiene un único registro con los datos de una asignatura y el del alumnos asociado sólo
contiene los datos de los alumnos que se van a presentar a esa asignatura. A diferencia del
fichero de alumnos generado por AGORA un alumno aparece una única vez.
La lista contenida en el fichero de alumnos se asocia con la asignatura a través del código de
preacta.
Dentro de cada archivo , cada línea representa un registro de datos (alumno o asignatura) y
cada registro se separa del siguiente mediante un salto de línea. La separación de registros es
necesaria incluso en el último registro del fichero. En entornos Windows el salto de línea se
obtiene con los caracteres RETORNO DE CARRO y LINE-FEED2 que se generan obtiene
pulsando la tecla ENTER, pero en otros entornos puede ser distinto3.
Esta aplicación se ejecuta en entorno Windows por lo que si un fichero se ha editado en un
entorno distinto es posible que se produzca un error al leerlo ya que, aunque el usuario no lo
pueda ver, el tamaño del registro es distinto.
8.2.1 Formato del Registro de Asignatura
Este apartado se incluye a título informativo. El fichero de asignatura NO DEBE SER
MODIFICADO BAJO NINGUN CONCEPTO, ya que se impediría la carga de los datos en
AGORA.
El formato de registro del fichero de asignatura es el que se muestra a continuación :
2
Aunque no sean visibles por el usuario, un editor de texto como NotePad introduce
automáticamente los dos caracteres cuando se pulsa ENTER
3
P.ej : En entornos UNIX se utiliza un único carácter para el salto de línea.
CAMPO
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
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TIPO
LONGITUD
FORMATO
Año Académico
FECHA
7 AAAA-AA
Convocatoria
ALFANUMERICO
3
Plan de Estudios
ALFANUMERICO
4
Cod.Asignatura
NUMERICO
9
Grupo
NUMERICO
2
Cod.Preacta
NUMERICO
6
Fecha de Envío
FECHA
Nombre Asignat.
ALFANUMERICO
Tipo de Estudio
ALFANUMERICO
10 AAAA-MM-DD
100
3 PSC : 1º y 2º ciclo.
TCL : Doctorado.
Sep. de Registro
ESPECIAL
2 Retorno de Carro Windows.
No es visible
TOTAL
Chr(13)+Chr(10)
144 +2 (sep)
Los campos numéricos se justifican con 0 a la izquierda, los alfanumérico con blancos a la
derecha. Los campos vacíos se rellenan con blancos
8.2.2 Formato del Registro de Alumnos
El formato de registro del fichero de asignatura es el que se muestra a continuación. Los únicos
campos que se pueden editar se muestran en negrita. La modificación de cualquiera de los
otros campos puede provocar que AGORA no acepte la calificación.
CAMPO
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
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TIPO
LONGITUD
FORMATO
Cod.Preacta
NUMERICO
6
Expediente
NUMERICO
7
Plan de Estudios
ALFANUMERICO
4
Calif. Alfabética
ALFANUMERICO
2 Ver apartado 9
Calif.Numérica
NUMERICO
5 NN,NN donde N es un dígito. Es
importante
la
posición
del
separador decimal ( el carácter
(¡)4
coma ,)5
Num.Matrícula
ALFANUMERICO
8
DNI/Pasaporte
ALFANUMERICO
15
Primer Apellido
ALFANUMERICO
25
Segundo Apellido
ALFANUMERICO
25
Nombre
ALFANUMERICO
25
Sep. de Registro
ESPECIAL.
2 Retorno de Carro Windows.
No es visible
TOTAL
Chr(13)+Chr(10)
122 + 2(sep)
Los campos numéricos se justifican con 0 a la izquierda, los alfanumérico con blancos a la
derecha. Los campos vacíos se rellenan con blancos
8.3
Edición Manual de los Ficheros
Los ficheros de alumnos pueden ser editados manualmente, aunque se recomienda utilizar la
Aplicación de Ayuda a la Gestión de Preactas. Para ello es necesario respetar el formato
indicado en el apartado anterior ya que de otra forma AGORA no aceptaría la preacta.
(¡)Muy Importante
: Se debe editar el fichero con un editor de texto (NotePad o similar) ya
que de usar un procesador (Como Word) se corre el riesgo de que éste incluya códigos de
formato que aunque no sean vistos por el usuario sí se almacenan en el archivo impidiendo
que sea leído por AGORA.
Asimismo, cuando se edite el fichero con un editor de texto debe tenerse una especial
precaución con caracteres no visibles como el tabulador. Aunque la apariencia del fichero sea
correcta, el formato del mismo no lo será y se provocará un error a la hora de cargarlo en
AGORA.
4
IMPORTANTE : El código de preacta para cada alumno debe corresponder con el código de
preacta de la asignatura.
5
Si bien para la aplicación el separador decimal es indiferente, ha de destacarse que AGORA
espera el carácter “,“(coma) y no otro en el archivo produciéndose un error de carga de la
preacta en caso de no ser así.
9
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
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Códigos de Calificación
Los códigos de calificación aceptados son los definidos en AGORA para la calificación
estándar, es decir, se rechazan las calificaciones definidas para becas.
Calificación
Nota
Código
Tipo de Estudio
*
M
PSC6
SOBRESALIENTE
9.00-10.00
B
PSC,TCL
NOTABLE
7.00-8.99
N
PSC,TCL
APROBADO
5.00-6.99
A
PSC,TCL
SUSPENSO
0-4.99
S
PSC,TCL
*
P
PSC,TCL
MATRICULA DE HONOR
NO PRESENTADO
Las calificaciones “Matricula de Honor” y “No Presentado” no admiten calificación numérica; si
se les asigna , la aplicación las considerará erróneas.
10 Mensajes de Error
Cuando se produce algún error la aplicación muestra una ventana con la explicación del
mismo. En la ventana aparece un símbolo que indica la gravedad del mismo. Se distinguen dos
tipos de errores.
•
Errores Controlados: Se trata situaciones controladas por la aplicación, como por
ejemplo errores de validación de datos, ficheros que no se encuentran, etc... . Los
mensajes de los apartados 10.1 y 10.2 son de este tipo. El error de la Figura 23 se
produce porque el formato de nota que se lee del fichero de alumnos no es numérico.
Esta situación podría producirse al editar el archivo de alumnos manualmente y no
respetar el formato del mismo.
Figura 23
•
6
Errores Críticos : Se trata de una situación no controlada por la aplicación. Es muy
importante comprobar el texto que acompaña al error ya que dará pistas acerca de su
causa que puede ser totalmente ajena a la aplicación. El error de la Figura 24 se
produce cuando la aplicación ( a pesar de las comprobaciones que se realizan) no es
capaz de leer el fichero de alumnos, por ejemplo por un problema de permisos de
acceso al mismo.
PSC: Primer y Segundo Ciclo ; TCL : Doctorado.
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
Página 23 de 25
Figura 24
Asimismo, en la parte inferior de las ventanas de gestión de preacta y de archivos AGORA
aparece una barra de mensajes. En uno de los recuadros de muestran mensajes de error y en
el otro mensajes diversos.
Figura 25
La ventana de archivos AGORA incluye además un cuadro de texto donde se van registrando
las distintas operaciones que se van realizando así como errores en caso de que estos se
produzcan.
Figura 26
10.1 Mensajes de Error en la Ventana de Archivos AGORA
Los mensajes de error que puede mostrar la aplicación en la ventana de archivos AGORA se
detallan a continuación. Estos mensajes suelen ir acompañados de un texto que describe el
error con más detalle.
Mensaje : "Error leyendo el fichero"
Causas :
1. No se encuentra el archivo especificado.
2. Se ha producido un error durante la lectura del fichero. El texto que acompaña
al mensaje detalla el error. Generalmente se trata de un error de lectura de
fichero.
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
Página 24 de 25
Mensaje : "Los datos no son correctos"
Causas :
Generalmente este error se produce cuando alguno de los datos contenidos en
el fichero no es como se espera. P.ej : Se espera un número y se obtiene una
cadena alfabética. También puede producirse si hay alguna incoherencia en los
datos. P.ej, un alumno está asignado a una preacta que no existe en el fichero
de asignaturas .La aplicación muestra un texto con el detalle del error.
Mensaje : "Error"
Causa :
Se trata del mensaje de error genérico. Se muestra cuando se produce un error
de un tipo no controlado. En este caso toda la información del error la muestra
el texto aclaratorio que acompaña a este error.
10.2 Mensajes de Error en la Ventana de Gestión de Preactas
Los mensajes de error que puede mostrar la aplicación en la ventana de gestión de preactas se
detallan a continuación. Estos mensajes suelen ir acompañados de un texto que describe el
error con más detalle.
Mensaje : "Error leyendo el fichero"
Causas :
1. No se encuentra el archivo especificado.
2. Se ha producido un error durante la lectura del fichero. El texto que acompaña
al mensaje detalla el error. Generalmente se trata de un error de lectura de
fichero.
Mensaje : "El fichero contiene más de una cabecera de asignatura"
Causa :
En el fichero de asignatura sólo deben aparecer los datos de una asignatura.
Mensaje : "Los datos no son correctos"
Causas :
1. Generalmente este error se produce cuando alguno de los datos contenidos en el
fichero no es como se espera. P.ej : Se espera un número y se obtiene una cadena
alfabética.
2. También puede producirse si hay alguna incoherencia en los datos. P.ej, La
preacta a la que está asignado un alumno no es la que corresponde a la asignatura
que se ha leído del fichero de asignatura.
3. Se ha intentado introducir en una de las celdas de la cuadrícula de alumnos un
valor incorrecto o incoherente.
La aplicación muestra un texto con el detalle del error. Si es posible indica el expediente del
alumno cuyos datos han producido el error. P.ej : EXP-0023012
Fecha : 26/02/2002
Versión : 1.2
Página 25 de 25
Mensaje : "Error"
Causa :
Se trata del mensaje de error genérico. Se muestra cuando se produce un error
de un tipo no controlado. En este caso toda la información del error la muestra
el texto aclaratorio que acompaña a este error.
11 Personal de Apoyo
Puede ponerse en contacto con el personal de apoyo del Servicio de Planificación de Sistemas
de Información mediante correo electrónico, en la dirección :
[email protected]

manual completo del preactas

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