Riesgos Admisiones y Registro

Transcripción

FORMATO MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN,
EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE RIESGOS
CODIGO: rAAR021
VERSION: 2
Pagina1
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE RIESGOS
(1) PROCESO
(2) OBJETIVO
Administrar y controlar
las actividades de
admisión, registro y
control académico
ADMISIONES
REGISTRO Y CONTROL para garantizar el
cumplimiento de los
requisitos y
normas vigentes
(3) COD
1-AR
(4) RIESGO
no se pueden registrar
las matriculas.
(5) CLASIFICACIÓN
(6) GENERADOR
(7) CAUSAS
(8) EFECTOS
(9) VALOR
(10) PROBABILIDAD
(11) VALOR
(12) IMPACTO
(13) GRADO DE EXPOSICIÓN
Cumplimiento
Personas
Incumplimiento de
procedimientos
Perdida de credibilidad
3
ALTA
20
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
2-AR
No se genera el registro
académico por no contar
con la información de
pagos en los Bancos
Operativo
Externos
Incumplimiento de
procedimientos
1
BAJA
10
MODERADO
ZONA DE RIESGO
MODERADO
3-AR
Haya modificaciones en
el
calendario académico
Operativo
Personas
Incumplimiento de
procedimientos
2
MEDIA
20
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
4-AR
Insuficiente demanda de
los programas
académicos
Estratégico
Personas
Planeacon inadecuada
3
ALTA
20
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
5-AR
El no registro de notas
por parte de los docentes Operativo
de forma oportuna
Personas
Incumplimiento de
procedimientos
3
ALTA
20
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
6-AR
Una atención inadecuada
a
Operativo
usuarios
Personas
falta de entrenamiento
Disminucion de la calidad del
servicio
1
BAJA
20
FUERTE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
7-AR
Desconocimiento del
reglamento estudiantil
Personas
Falta de entrenamiento
Interrupcion de la actividad
desarrollada
1
BAJA
20
FUERTE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Operativo
ELABORADO POR:
EQUIPO DE TRABAJO PROCESO DE ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL
FECHA
PRIMER SEMESTRE 2012
REVISADO POR:
JUAN MANUEL CRUZ BANOY
FECHA
APROBADO POR:
FECHA
CODIGO: rAAR022
VERSION: 2
Pagina1
FORMATO VALORACION Y CONTROLES DEL RIESGO
VALORACION Y CONTROLES DEL RIESGO
(1) PROCESO
ADMISIONES
REGISTRO Y
CONTROL
(3) GRADO DE
EXPOSICION
(2) RIESGO
no se pueden registrar las
matriculas.
pagos en los Bancos
Haya modificaciones en el
los programas académicos
por parte de los docentes
de forma oportuna
Una atención inadecuada a
usuarios
Desconocimiento del
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
(4) Existen
controles?
(6) TIPO DE
CONTROL
(5) CONTROLES
EXISTENTES
que los usuarios acudan
oportunamente
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
SI
(8) El control se
esta aplicando?
SI
(9) El control es
efectivo para
minimizar el
riesgo?
(10) Frecuencia
del Control
SI
Continuo
Si
Si
Si
Si
Si
oportuno
de
los
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
archivos planos completos
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
instrucción precisa a cajeros
Detectivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
motivacion en la comunidad
Preventivo
NO
SI
SI
Continuo
brindar mayor informacion
respecto a las caracteristicas
del programa
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Ofertar l el programa a cargo
de los directores de programa
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Mensualmente
Correctivo
SI
SI
SI
Semestralmente
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Quincenalmente
planeacion coordinada entre
dependencias
compromiso
en
el
cumplimiento de tareas por
cada dependencia
fortalecer
la
capacidad
tecnologica
reuniones
de
consejo
academico donde se deben
comprometer los decanos
para
el
seguimiento
correspondiente
llamadoas
atencion
por
escrito
(circulares
a
directores de programa)
Seguimiento en el sistema de
docentes que na han digitado
Habiliatar
cortes
de
actualizacion de notas
se llama la atencion al
funcionario
reporte de satisfaccion del
cliente
capacitacion a los
funcionarios
se genera la induccion al
estudiante
Correctivo
SI
SI
SI
publicacion en la web
Correctivo
SI
SI
SI
Continuo
Entrega de agenda estudiantil
Correctivo
SI
SI
SI
Semestralmente
Si
FECHA
FECHA
FECHA
CALIFICACION DE LA PROTECCION
EXISTENTE
(11) VALORACIÓN CON CONTROLES
Si
reporte
bancos
ZONA DE RIESGO
MODERADO
Correctivo
(7) El control esta
documentado?
11.1 VALOR
frecuencia
PROBABILIDAD
11.2 VALOR
impacto
IMPACTO
GRADO DE
EXPOSICIÓN
(12) VALORACION
(13) OPCION DE
TRATAMIENTO
2
MEDIA
10
MODERADO
20
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Cambia la evaluación
antes de controles
Transferir el riesgo
1
BAJA
10
MODERADO
10
ZONA DE RIESGO
MODERADO
Se mantiene en la
zona de riesgo
2
MEDIA
20
FUERTE
40
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Se mantiene en la
zona de riesgo
3
ALTA
20
FUERTE
60
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Se mantiene en la
zona de riesgo
3
ALTA
20
FUERTE
60
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Se mantiene en la
zona de riesgo
1
BAJA
20
FUERTE
20
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Se mantiene en la
zona de riesgo
Asumir el riesgo
2
MEDIA
20
FUERTE
40
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
antes de controles
Compartir el riesgo
CODIGO: rAAR023
VERSION: 2
Pagina1
FORMATO ACCION DE TRATAMIENTO DEL RIESGO
ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL PROCESO DE EVALUACION INTERNA Y
SEGUIMIENTO
ACCION DE TRATAMIENTO DEL RIESGO
(1) PROCESO
ADMISIONES REGISTRO Y
CONTROL
(2) RIESGO
no se pueden registrar las
matriculas.
GRADO DE
EXPOSICION INHERENTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
GRADO DE
EXPOSICION
RESIDUAL
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
CALIFICACION DE
LA PROTECCION EXISTENTE
VALORACION
antes de controles
(3) ACCION DE TRATAMIENTO
(4) RESPONSABLE
OPCION DE
TRATAMIENTO
(5) FECHA DE
IMPLEMENTACION
(6) FECHA DE SEGUIMIENTO
SI
recalcar que se de cumplimiento
estricto al calendario academico y
los cronogramas que para estas
acciones se dan, buscando
minimizar el riesgo
Lider de proceso
PERIODO (ENERO- MARZO )
jueves, 12 de abril de 2012
pagos en los Bancos
ZONA DE RIESGO
MODERADO
ZONA DE RIESGO
MODERADO
Se mantiene en la
zona de riesgo
se realizan reunines verbales con
tesoreria para disminuir la dificultad
que se presenta eventualmente con
los bancos
Lider de proceso
PERIODO (ENERO- MARZO )
Haya modificaciones en el
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Se mantiene en la
zona de riesgo
el personal de la oficina se
encuantra capacitado para atender
las modificaciones que se den al
calendariio
Lider de proceso
PERIODO (ENERO-JUNIO )
los programas académicos
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Se mantiene en la
zona de riesgo
cumunicar a los programas que no
cuentan con el numero minimo de
aspirantes para dar apertura al
programa
ofertar a la comunidad el programa
academico
Lider de proceso
I PERIODO (OCTUBRE - DICIEM
Lider de proceso
I PERIODO (OCTUBRE - DICIEM
por parte de los docentes
de forma oportuna
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Se mantiene en la
zona de riesgo
reuniones de consejo academico
dodnde se comprometer los
decanos para el seguimiento
correspondiente
un llamado de atencion a lo
docentes que no cumple
Lider de proceso
FECHAS DE CORTES
DETERMINADAS EN EL
CALENDARIO ACADEMICO
Una atención inadecuada a
usuarios
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Se mantiene en la
zona de riesgo
Asumir el riesgo
se hace un llamado de atencion
individual al presonal encargado de
atender al usuario para que
mejore su actitud
Lider de proceso
CONTINUAMENTE
Desconocimiento del
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
antes de controles
Compartir el riesgo
(7) ACCION CUMPLIDA Y
CERRADA
en el ejercicio de induccion se
documenta a todos los interesados
relacionados sobre el reglamento
estudiatil
Lider de proceso
FEBRERO
FECHA
FECHA
FECHA
OBSERVACIONES
NO
X
El riesgo presentado esta
gestionado por parte del
proceso de ARYC pero es
un riesgo que debe ser
transferido a otro proceso
CODIGO: rAAR024
VERSION: 2
Pagina1
FORMATO RESUMEN
CODIGO
RIESGO
1-AR
2-AR
3-AR
4-AR
RIESGO
no se
pueden
registrar las
matriculas.
No se
genera el
registro
académico
por no contar
con la
información
de
pagos en los
Bancos
Haya
modificacion
es en el
calendario
académico
Insuficiente
demanda de
los
programas
académicos
RIESGO RESIDUAL
RIESGO INHERENTE
GRADO DE
EXPOSICION
PROBABILIDAD
IMPACTO
GRADO DE
EXPOSICION
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
MEDIA
MODERADO
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
ZONA DE RIESGO
MODERADO
BAJA
MODERADO
ZONA DE RIESGO
MODERADO
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
MEDIA
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ALTA
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
5-AR
El no registro
de notas
por parte de
los docentes
de forma
oportuna
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ALTA
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
6-AR
Una atención
ZONA DE RIESGO
inadecuada a
IMPORTANTE
usuarios
BAJA
FUERTE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
7-AR
Desconocimi
ento del
reglamento
estudiantil
MEDIA
FUERTE
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
CODIGO: rAAR025
VERSION: 2
Pagina1
FORMATO MAPA INHERENTE
MAPA DE RIESGO INHERENTE
6-AR
7-AR
FUERTE
1-AR
3-AR
4-AR
5-AR
I
M
P
A
C
T
O
2-AR
MODERADO
LEVE
BAJA
MEDIA
PROBABILIDAD
ALTA
CODIGO: rAAR026
VERSION: 2
Pagina1
FORMATO MAPA RESIDUAL
MAPA DE RIESGO RESIDUAL
6-AR
7-AR
FUERTE
3-AR
4-AR
5-AR
I
M
P
A
C
T
O
1-AR
2-AR
MODERADO
LEVE
BAJA
MEDIA
PROBABILIDAD
ALTA

Riesgos Admisiones y Registro

Transcripción

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