Informe MECI - Marzo de 2015

Transcripción

“UNIDOS POR LA PROSPERIDAD DEL LIBANO”
MUNICIPIO DEL LÍBANO
CONTROL INTERNO
LÍBANO TOLIMA
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE
2011
Jefe de Control
Interno, o quien
haga sus veces
JULIO HENRY
CASTELLANOS RIVERA
Periodo Evaluado:
Segundo trimestre
año 2015
Fecha de Elaboración:
10 de Marzo 2015
Subsistema de Control Estratégico: Control de Planeación y
Gestión.
Avances:
Los avances relacionados a continuación son el resultado de la auditoria interna
con corte a 31 de diciembre de 2013, ya que la administración Municipal no ha
iniciado el proceso de ajuste del “MECI” de acuerdo a lo establecido en el decreto
943 del 21 de mayo de 2014,
AMBIENTE DE CONTROL; TALENTO HUMANO
1-.Se tiene debidamente aprobado y adoptado el código de ética resolución No.
773 de junio de 2008, 2-. Se tiene debidamente aprobado y adoptado el Manual
de funciones y competencias resolución No. 991 de junio 26 de 2008, 3-.Se tiene
debidamente aprobado y adoptado el Manual de inducción y re inducción
resolución No. 098 de febrero 23 de 2009, 4-.Se tiene debidamente aprobado y
adoptado el plan de bienestar social resolución No. 0153 de marzo 11 de 2009, 5. Se tiene debidamente aprobado y adoptado el plan de incentivos resolución No.
0143 de marzo 9 de 2009, 6-. Se tiene debidamente aprobado y adoptado el
Manual de avaluación del desempeño resolución No. 1245 de diciembre 23 de
2008, 7-. Se tiene debidamente aprobado y adoptado el código de estilo de
dirección resolución No. 1235 de diciembre 18 de 2008, 8-. Se han realizado
reuniones con los funcionarios para Socializar el código de ética, para difundir y
fomentar los principios y valores para la consecución de los objetivos y
propósitos de la administración Municipal y de un eficaz sistema de Control
Interno.
CALLE 5 10 - 48 TELÉFONO: (098) 2564598; TELEFAX: (098) 2564220
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DIRECCION ESTRATEGICO:
1-. Se tiene el documento de la Misión Visión debidamente aprobado, adoptado y
divulgado, a todos los servidores públicos de la entidad, mediante Resolución No.
0593 del 18 de junio de 2008, 2-.Existe el documento que soporta la operación
de la Alcaldía, en sus planes y programas debidamente aprobado y adoptado
mediante Resolución No. 1190 del 09 de diciembre de 2008, 3-.El modelo de
operación por procesos está debidamente aprobado, adoptado y se encuentra en
proceso de implementación el mapa de procesos mediante resolución No. 1184
de diciembre 5 de 2008, 4-.Están plenamente definidos en el modelo de
operación de la administración los procesos, estratégicos, misionales y de apoyo,
5-. Se encuentra planamente aprobado y adoptado el manual de funciones y
competencias con la resolución No. 991 de diciembre 26 de 2008. 6-.Existe el
organigrama que define claramente los niveles de responsabilidad y autoridad y
dependencia jerárquica en relación al desarrollo de las funciones.
ADMINSITRACION DEL RIESGO:
1-. Se evidencia documento por el cual se fijan en materia de Administración del
Riego debidamente aprobado y adoptado, mediante Resolución No. 035 del 27
de enero de 2009. 2-. Se tienen identificadas mediante en la administración del
riesgo las fortalezas y debilidades que pueden afectar el normal funcionamiento
de la Administración. 3-. El procedimiento permite identificar las situaciones de
riesgo asociadas a las fortalezas y debilidades para el logro de los objetivos de la
Administración.
4-.
Se tiene identificadas las fortalezas y debilidades
evidenciadas en el diseño y operación de la estructura organizacional con
respecto al contexto estratégico de la Administración.
Para esta vigencia y ante el estado de receso que se ha presentado
en la implementación del Modelo Estándar de Control interno al
interior de la Administración Municipal no se ha tenido avances
significativos. Es de reitera que el Municipio tiene debidamente
aprobados los manuales y planes de los diferentes componentes y
elementos que hacen parte del subsistema de Control Estratégico,
como son: Código de Ética, Código de Buen Gobierno, manual de
funciones y competencias, plan de capacitación, manual de inducción
y re inducción, plan de bienestar social, plan de incentivos pecuniarios
y no pecuniarios, manual de evaluación del desempeño, el documento
de estilo de dirección, la misión, la visión, el organigrama que define
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claramente la responsabilidad, autoridad y dependencia jerárquica en
relación al desarrollo de las funciones, mapa de riesgos de la
Administración y política de administración del riesgo.
Dificultades:
La administración Municipal tiene debidamente adoptados y
aprobados los diferentes productos que hacen parte de cada uno de
los componentes y elementos que conforman el Subsistema de
Control Estratégico y/o módulo de planeación y gestión, ya que los
productos finales son muy semejantes, la dificultad que se presenta
es la debida y adecuada implementación de cada uno der estos
manuales y documentos al interior de la Administración en cada una
de sus áreas.
Subsistema de Control de Gestión; Modulo de Evaluación y
Seguimiento.
Avances:
La Administración sigue contando con la buena utilización de la
página WEB, y el correo electrónico le permite a los usuarios
consultar constantemente la normatividad, instrumentos de
planeación, procesos de contratación, el correo también sirve para
interactuar con los funcionarios de la Administración Municipal.
La Administración municipal ha dotado a todas las oficinas del servicio
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de Internet banda ancha con el ánimo de mejorar y agilizar cada uno
de los procesos que hacen parte de la Administración.
La Administración tiene la oficina de archivo y correspondencia, la
cual permite cumplir con el proceso de canalización de la información
ya sea primaria o secundaria en forma adecuada ya que se realiza la
recepción de la información por ventanilla única.
Se ha dado uso adecuado al canal de televisión Institucional con el fin
de socializar la información institucional con los diferentes grupos de
interés del municipio.
Se sigue desarrollando y presentando información al portal del
gobierno en línea para la publicación de la información Institucional.
Se utiliza frecuentemente la emisora comunitaria que existe en el
municipio para brindar información de interés a la comunidad.
Se tiene plenamente definidos y socializados los diferentes procesos
que hacen parte de la del subsistema, para el logro de sus objetivos y
el buen servicio a los usuarios de la Administración.
Así mismo, se tienen definidos y socializados los diferentes
procedimientos del subsistema, que con sus respectivas actividades
dan origen al buen servicio para los grupos de interés que hacen parte
o tienen que ver con la Administración Municipal.
Dificultades:
- Se reitera la necesidad que las políticas de operación utilizadas
para cada proceso, permita establecer las diferentes acciones,
formas y métodos eficaces para la operatividad de las actividades,
que nos conduzcan a la relación entre las áreas con el objeto
estandarizar y aplicar manuales para el desarrollo de los mismos,
no se encuentran debidamente implementadas y no ha sido
revisadas periódicamente para realizar los ajustes necesarios al
interior de la Administración.
- La poca aplicabilidad que se está dando a los indicadores de
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eficiencia eficacia y efectividad en cada dependencia encargada de
realizar la respectiva autoevaluación y a su vez se puedan
determinar puntos críticos que no permiten la ejecución de los
procesos en la Administración, estos no se tiene en cuenta para el
proceso de seguimiento y evaluación de la entidad, como tampoco
genera acciones correctivas o preventivas a partir de los
indicadores definidos y no ha sido divulgados a los servidores de la
entidad.
- Falta de la utilización de los indicadores a los diferentes
procedimientos y procesos que se encuentran plenamente
identificados y caracterizados, para medir la eficiencia de la
ejecución de los mismos por parte de los servidores de la entidad.
- Adoptar un mecanismo de valoración de la información primaria
que permita evidenciar no solo la información suministrada por la
fuentes externas sino también las acciones de consulta por parte
de los grupos de interés que ya se encuentran identificados en le
manual de buen gobierno establecido por la administración.
- Se hace la consideración nuevamente con respecto a implementar
al interior de la Administración un sistema de quejas y reclamos
que permitan identificar los incumplimientos institucionales,
conocer su origen, alcance y gravedad de los mismos.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances:
La oficina asesora de control interno del Municipio realiza las
auditorías internas con el fin de hacer seguimiento al sistema de
Control interno de la Administración Municipal, evaluando los
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procesos, procedimientos, planes programas, debidamente aprobados
y adoptados.
Igualmente la oficina de control interno, en cumplimiento de la ley
1474 o estatuto anticorrupción pública en forma cuatrimestral la
evaluación del sistema de control interno, resultados que son
tomados en cuenta para el proceso de mejora continua de la gestión
mediante los planes de mejoramiento
La oficina de control interno como en las vigencias anteriores para el
año 2013 programo y realizo el Plan anual de auditorías, herramienta
que le permitió cumplir con la evaluación independiente del sistema
de control interno, se presentaron los correspondientes informes por
cada una de ellas y se procedió a recomendar la realización los
respectivos planes de mejoramiento con el fin de subsanar los
hallazgos encontrados en la auditoría realizada a los procesos de la
Administración Municipal.
De igual manera se realizó la verificación de la publicación del
estatuto anticorrupción de la administración municipal para la vigencia
2013 y se realizó el seguimiento al cumplimiento de las actividades
mediante la utilización de la matriz de seguimiento establecida para tal
fin.
Dificultades:
La administración municipal no ha desarrollado planes de
mejoramiento individuales con relación al cumplimiento de las
funciones y competencias, relacionado con el desempeño de los
funcionarios en los procesos y procedimientos de la administración
municipal, que contiene las acciones que se deben ejecutar con el fin
de superar las dificultades presentadas en el desempeño real y
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esperado de él, no se ha puesto en marcha adecuadamente.
No se ha dado cumplimiento periódico a la evaluación del autocontrol
y autogestión a cada uno de los procesos, procedimientos y manuales
y programas de la administración municipal.
Estado General del Sistema de Control Interno
Se realizó la evaluación de control interno de la Administración
Municipal para la vigencia 2013, el municipio ha presentado avances
en el desarrollo del sistema,
En relación a la implementación del Modelo Estándar de Control
Interno “MECI”, la oficina de control interno realizó auditoria interna
encontrándose que este proceso se encuentra en receso, y por tal
razón el municipio no ha dado cumplimiento efectivo a la
implementación del modelo
Así mismo, se presentan algunas deficiencias en algunos elementos
tales como: Desarrollo del talento humano no se observa un
consolidado de planes de capacitación, inducción y re inducción, no
se ha realizado actualización o ajuste al mapa de procesos cuando se
han presentado algunos cambios al interior de la Administración. no
se observa actualización en la caracterización de los procedimientos,
no se ha realizado actualización del mapa de riesgos y por ende la
identificación, valoración, análisis y la política de administración del
riesgo tampoco se ha actualizado, No se realiza en forma adecuada
un proceso autocontrol y autoevaluación por parte de los funcionarios
y empleados responsables de los procesos, se hace necesario un
trabajo de fortalecimiento con todas las áreas con el propósito de
corregir dificultades encontradas en la auditoría interna.
Con relación al ajuste realizado por el Departamento Administrativo de
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la Función Pública DAFP, al Modelo Estándar de control Interno
“MECI”, el Municipio proyecta realizar los ajustes correspondientes, ya
que estos son de forma más no de fondo y prácticamente los
productos mínimos exigidos en el “MECI” anterior son los mismos
exigidos en el modelo ajustado.
En el proceso de evaluación realizado por la oficina de control interno
mediante el informe de auditoría interna y seguimiento al proceso de
avance e implementación del Modelo Estándar de Control Interno fue
esencial mecanismo que permitió el examen sistemático, objetivo e
independiente, a fin de establecer la implementación o ajustes
necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema de
Control Interno.
Así mismo las auditorias intinas realizadas a los procesos,
actividades, operaciones y resultados a fin de determinar sí los
recursos se utilizaron con la debida consideración por su economía,
eficiencia, eficacia y transparencia; sí se observaron las normas
internas y externas que le eran aplicables a la Entidad; y sí los
mecanismos de comunicación fueron confiables, si permitieron, todos
ellos, revelar los aspectos más importantes de la gestión y los
resultados obtenidos y satisfacción de los diferentes grupos de
interés.
Así fue posible emitir juicios fundados en evidencias sobre el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes y proyectos, de igual manera,
sobre irregularidades o errores presentados en la operación de la
entidad, apoyando a la toma de decisiones necesarias para corregir
las desviaciones y sugiriendo las acciones de mejoramiento
correspondientes.
Nuevamente se hace énfasis que el Municipio tiene aprobados y
adoptados los diferentes manuales, planes y programas, políticas y
herramientas de cada subsistema que conforman el modelo; pero su
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implementación no se ha desarrollado en forma adecuada
presentándose de esta forma bajo porcentaje de implementación del
Modelo, para el logro de los objetivos Institucionales y el bienestar de
los ciudadanos.
El sistema de control interno debe generar en cada uno de los
funcionarios de la Administración Municipal en compromiso de
autocontrol, autogestión procurando por una mejora continua en todos
y cada uno de los procesos, procedimientos del Municipio.
Recomendaciones:
Realizar en forma adecuada el proceso de ajuste del Modelo Estándar
de Control Interno “MECI” anterior al modelo actual, de acuerdo a las
recomendaciones realizadas por el departamento Administrativo de la
función Pública, ya que los ajustes fueron de forma más no de fondo,
y gran cantidad de los productos existentes se encuentran igualmente
en el modelo actual.
Se reitera la necesidad de retomar la implementación de todos y cada
uno de los procesos, procedimientos, manuales y planes y programas,
documentos que hacen parte de cada uno de los subsistemas,
componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno, en
la administración Municipal
Dar cumplimiento a la implementación plena del manual de bienestar
social para el beneficio de los empleados teniendo en cuenta su
familia, logrando de esta manera mayor compromiso con los objetivos
institucionales de los servidores públicos de la entidad.
Se hace indispensable dar cumplimiento a la creación o asignación de
funciones de la oficina de atención al cliente con el fin de brindar
información integral a los diferentes grupos de interés de la
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administración y consolidar una efectiva política de recepción quejas
y reclamos que permita a la administración realizar acciones de
retroalimentación propiciando con esta una mejora continua en los
procesos, planes, procedimientos y objetivos de la Administración.
Dar cumplimiento a los diferentes planes de mejoramiento que
resultan de los hallazgos encontrados en las auditorías internas
realizadas por la oficina de control interno del municipio para el
mejoramiento y fortalecimiento y cumplimiento de los objetivos
institucionales integrando las acciones de mejora a los procedimientos
y procesos para cumplir con su función, misión y objetivos en los
términos establecidos.
JULIO HENRY CASTELLANOS RIVERA
Asesor Control Interno
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