FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN

FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN

FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: Alcaldía Municipal de Tipacoque- Boyacá
Fecha de Elaboración: Enero de 2015
REPRESENTANTE LEGAL: Wilmer Enrique Sanabria Niño
Marco Normativo: Ley 1474 de 2011
Actividades a realizar con corte a:
Estrategia,
mecanismo,
medida,etc.
NUMERO DE
ACTIVIDADES
Actividades
1
Capacitar al personal en el manejo preventivo de los riesgos de
corrupción. Así mismo, Capacitación sobre las normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad
del control de la gestión pública
2
Frecuencia
Responsable
Apr-30
Aug-31
Dec-31
Oficina de Control Interno,
Secretaria General y Oficina
de Planeación
Anotaciones y/o Registro de
Actividades de control a realizar
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Registro y asistencia de las
capacitaciones realizadas
Para la presentación de informes a entes de control se
realizara una conciliación y verificación de la información
financiera de manera constante y permanente.
Mensual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
3
Hacer un seguimiento constante a las solicitudes de la
comunidad
Mensual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
4
Realizar una auditoría por parte de control interno a la
secretaria general en cuanto al manejo y documentación de las
hojas de vida
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Oficina Control Interno
Desarrollar la Auditoría y establecer si
hay lugar a Plan de Mejoramiento
5
Radicación de las investigaciones de procesos disciplinarios
con el fin de efectuar seguimiento constante
Diario
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Secretaria General (Control
Interno Disciplinario)
Mantener actualizado el formato de
relación de procedimientos y ejercer el
debido proceso.
6
Al recepcionar el pedido en la oficina de almacén verificar el
cumplimiento del plan de adquision y el objeto contratado
mediante una lista de chequeo
Cuando se
Publicación y Elaboración de
requiera (Diario)
Estrategias
X
X
Tesorería - Contabilidad
Efectuar procedimiento de conciliación
Secretaria del Despacho
Oficina de Almacén
Secretaria de
Planeación
Informes presentados por la oficina
de PQR a la Secretaria General
Cumplimiento al Plan de adquision y
verificación de la entrada de
elementos mediante el acta de
recibido final o parcial
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
7
Verificar que los certificados de disponibilidad presupuestal se
expidan teniendo en cuenta el presupuesto y objeto contratado
Cuando se
requiera (Diario)
8
Verificar la lista de chequeo de requisitos del contrato para así
generar la orden de pago
10
Revisión Constante del Plan de adquision y los compromisos
adquiridos por la Administración
11
Para cada uno de los movimientos de traslado de fondos se
debe dejar evidencia que corrobore el movimiento
12
Ejercer revisión permanente de las chequeras. Establecer
controles internos de seguridad con las entidades financieras.
13
Verificar que se aplique correctamente las novedades en el
sistema ya sea de impuesto predial, industria y comercio o
reteica, de acuerdo a los soportes administrativos
correspondientes.
14
Hacer seguimiento constante de los Pliegos y Pre pliegos
definitivos elaborados para cada proceso de contratación.
Cuando se
requiera (Diario)
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
15
Verificar que los estudios previos estén debidamente
soportados de acuerdo a las necesidades de la comunidad
Cuando se
requiera (Diario)
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
16
Verificar el cumplimiento de los trámites establecidos según el
manual de procedimientos y además que cumpla con los
requisitos de ley.
17
Verificar del cumplimiento de los requisitos legales para
diferentes trámites a través de listas de chequeo y que estos
sean expedidos por la entidad competente
Diario
Mensual
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
s
Diario
Diario
Diario
Cuando se
requiera (Diario)
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
Publicación y Elaboración
de
Estrategia
X
X
Tesorería
verificación a través de muestreo por
parte de Control Interno
X
X
Tesorería
verificación a través de muestreo por
parte de Control Interno
X
X
Secretaria Planeación y
Almacén
X
X
Tesorería
verificación a través de muestreo por
parte de Control Interno
X
X
Tesorería
verificación a través de muestreo por
parte de Control Interno
X
X
Tesorería
X
X
Oficina de planeación
X
X
Oficina de planeación
X
X
X
X
Todas las dependencias
Oficina de Sisben
verificación a través de muestreo por
parte de Control Interno
Efectuar auditoría constante por parte
de la Oficina de Impuestos con el fin
de verificar que cualquier modificación
o aplicación en el sistema cuente con
los soportes correspondientes
Revisión por parte de la Oficina
De Control interno a los
procesos
Revisión por parte de la Oficina
De Control interno a los
procesos
Verificación a través de auditorías
internas por parte de la Oficina de
Control Interno, de acuerdo al Plan
Anual de Auditorías.
Elaborar lista de chequeo de
cumplimiento de requisitos y verificar
la autenticidad de estos del Auditor
Interno del R.S.
18
19
20
21
22
Supervisión por parte del secretario en el proceso de entregar
permisos para eventos públicos y verificar el cumplimiento de
los requisitos a través de lista de chequeo
Revisión aleatoria de todo el proceso para la seguridad y
convivencia ciudadana en cuanto a la Apertura y vigilancia a
establecimientos públicos.
Revisión y seguimiento a las conciliaciones desde la
recepción de solicitud verbal o escrita hasta la
realización de la audiencia de Conciliación.
Cuando se
Publicación y Elaboración de
requiera (Diario)
Estrategias
Trimestral
Trimestral
Hacer seguimiento de todos los procesos actuales de amparo
por perturbación a la posesión, bien inmueble y/o servidumbre
o tenencias desde la radicación de la querella hasta el archivo
de la resolución ejecutoriada para disponer de las medidas
Trimestral
necesarias en la protección a la comunidad.
Hacerle seguimiento la recepción de quejas por perdida de
documentos, quejas policivas, el trámite de comisiones civiles,
seguridad y orden público.
Trimestral
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
X
X
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Secretaria de Gobierno
Inspección de policía
Inspección de policía
Inspección de policía
Inspección de policía
Elaborar lista de chequeo de
cumplimiento de requisitos y verificar
la autenticidad de estos
Realizar auditorías internas en la
oficina a través de la cual se verifique
constantemente el cumplimiento en
cuanto a conceder o negar los
permisos de establecimientos públicos
y al registro oportuno y correcto de la
normatividad establecida revisión de
actas.
Evidencia del registro de la relación de
actas de Conciliación o imposibilidad
de acuerdo según la normatividad
vigente.
Evidencia del registro de las
resoluciones desde la radicación de la
querella hasta el cumplimiento y su
respectivo archivo.
Verificar cada una de las actas de
recepción de los trámites pertinentes.
ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
ESTRATEGIAS ANTI TRÁMITES
23
Realizar inspección documental antes de firmar un contrato.
Verificación legal de los documentos soportes del contratista.
Seguimiento al plan de mejoramiento por parte de la Oficina de
Cuando se
Publicación y Elaboración de
Control Interno,
requiera (Diario)
Estrategias
X
X
Oficina Planeación
Trimestral
Publicación y Elaboración de
Estrategias
Capacitaciones a los funcionarios en las diferentes áreas como;
atención al ciudadano, buena conducta, ética pública entre
otros, basados en el respeto y trato digno a las personas.
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
26
Actualizar e implementar el código de ética el cual contemplará
las normas de comportamiento de acuerdo a la cultura
organizacional de la entidad y capacitación a los funcionarios
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
27
Continuar publicando en el SUIT así como en la Página web de
la entidad los trámites y servicios prestados a la ciudadanía
Trimestral
Publicación y Elaboración de
Estrategias
28
Elaborar una reglamentación interna para la rendición de
cuentas con nuevos lineamientos para que los ciudadanos
participen en la determinación de los temas a tratar en los
ejercicios de Rendición de Cuentas
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
29
Conformación del grupo de Rendición de Cuentas:
identificación de necesidades de la comunidad, identificación
de capacidad operativa y disponibilidad de recursos
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Oficina de Planeación
30
Publicar en la página web la invitación a la ciudadanía para que
participe en la rendición de cuentas
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Secretaria de Despacho y
contratista
31
Publicar en la página web el informe que será presentado en la
rendición de cuentas
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Secretaria de Despacho y
contratista
32
Autoevaluación del proceso de Rendición de Cuentas según
los parámetros establecidos por el DAFP a los asistentes a la
audiencia pública de Rendición de Cuentas
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Asesor Control Interno
33
Publicar en la página web el informe presentado en la rendición
de cuentas
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Secretaria de Despacho y
contratista
24
Gestionar con el DAFP la aprobación de mas procedimientos
25
X
X
X
X
X
X
Secretaria de Despacho
Revisión con Lista de chequeo por
parte de la Oficina de Control Interno
Aprobación de las Hojas de Vida de
los diversos procedimientos
aprobados por el DAFP
X
Secretaria de
Despacho
Registro y asistencia de las
capacitaciones realizadas
X
Secretaria de Despacho - Control
Interno
El código de Ética Actualizado y
Socializado con todo el personal
(evidencia de la asistencia)
X
X
Secretaria de Despacho y
contratista
Oficina de Planeación
Actualización de la página web
Elaboración de la reglamentación
para la elaboración de la rendición de
cuentas por parte de la Oficina de
Planeación
Conforman el grupo de Rendición de
Cuentas: Secretaria de Gobierno,
Planeación, Tesorería, Control
Interno, Atención al usuario y
Ciudadanía
Evidencia de la Publicación en la
página web
Evidencia de la Publicación en la
pagina web
Aplicación de encuesta a la
comunidad e informe final
Evidencia de la Publicación en la
pagina web
ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
secretaría de despacho
34
Capacitar al personal en el manejo de las PQR y atención al
usuario
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
35
Instalar buzones de PQR en cada oficina en zonas visibles y
diseñar el formato de satisfacción y/o queja
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
36
Crear mecanismos de seguimiento y control a la respuesta
oportuna de todas las solicitudes radicadas en el municipio por
la ciudadanía
Diario y
Mensual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
37
Elaborar un registro público de Derechos de Petición radicados
en el municipio
Mensual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
38
Elaborar y Publicar los derechos de los usuarios y medios para
garantizarlos en una cartelera especifica y visible dando a
conocer también los horarios de atención
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
39
Publicar un listado de las dependencias con su respectivo
responsable para que los usuarios en caso de queja o reclamo
tengan conocimiento del personal a cargo
Anual
Publicación y Elaboración de
Estrategias
X
X
Seguimiento de la estrategia
WILMER ENRIQUE SANABRIA NIÑO
Alcalde Muncipal
Secretaría de despacho
PQR
Registro y asistencia de las
capacitaciones realizadas
Buzones instalados y funcionando en
cada dependencia
Resultados del análisis y cumplimiento
Dependencias involucradas de los requerimientos por parte de
Secretaría de despacho
PQR
Oficina de Correspondencia
(Secretaria de
despacho)
Evidencia física del registro y control
de todos los Derechos de Petición
Secretaría de despacho
Derecho de los Usuarios y Horarios de
Atención publicados en lugar visible y
en la página web
Secretaría de despacho
Listado Publicado en lugar visible para
los usuarios