3 - Unibisa

ACCESS I V
LECCIÓN N° 3
Crear un informe utilizando el Asistente para informes
Comparado con Autoinforme, al Asistente para informes es más flexible
en el proceso de creación y personalización de un informe. El Asistente para
informes hace preguntas sobre el informe que desea crear y lo diseña basándose
en las respuestas. Con el Asistente para informes, puede seleccionar los campos
que desea en el informe, el diseño que mejor se adapte a sus necesidades y el
estilo que prefiera. Aunque vaya a modificar el informe después de crearlo, este
asistente es una buena opción para crear un informe porque automatiza muchos
procesos lentos, como la colocación de controles, durante la creación de un
informe en la vista Diseño.
Para mantener los registros juntos y facilitar la lectura del informe, puede usar el
Asistente para informes con el fin de ordenar y agrupar los datos del informe.
Puede designar niveles de agrupamiento para organizar los datos según el
campo que seleccione. Por ejemplo, si designa NombreProveedor como nivel de
agrupamiento para un informe basado en la tabla tblVendors, el informe coloca
todos los registros de un nombre de proveedor en la primera parte del informe, los
registros del siguiente nombre de proveedor en la siguiente parte del informe y así
sucesivamente. El Asistente para informes tiene muchas opciones de diseño que
puede utilizar para resaltar niveles de agrupamiento.
Si especifica un orden además de los niveles de agrupamiento, se organizan los
datos del informe aún más cambiando el orden de los registros dentro de un
grupo. Por ejemplo, si crea un informe de los pedidos de todos los proveedores de
Adventure Works, puede agrupar los datos del informe por nombre de proveedor y
ordenar los pedidos de cada proveedor por fecha en orden ascendente o
descendente. De forma predeterminada, Access ordena los registros en orden
ascendente a menos que haga clic en el botón Orden situado junto al cuadro en el
que especifica el campo por el que ordenar. Puede recuperar el orden ascendente
volviendo a hacer clic en el botón. El título del botón cambia para indicar la forma
en la que se ordenan los registros.
ACCESS I V
LECCIÓN N° 3
El Asistente para informes también le pide que elija si las páginas del informe van
a tener orientación vertical u horizontal. En orientación vertical, la parte más corta
del papel está situada en la parte superior de la página, por lo que caben más
registros en la página verticalmente.
Las orientaciones vertical y
horizontal también se
describen en la lección 2,
“Creación de tablas”.
En este ejemplo de
orientación vertical, hay
demasiados campos en
todos los registros para
que ocupen una página.
Los dos últimos campos
de cada registro están en
la segunda página.
En orientación horizontal, la parte más larga del papel está situada en la
parte superior de la página, por lo que caben más registros en la página
horizontalmente. Si el informe contiene muchos campos y es importante
rellenarlos todos en una sola página, piense en la orientación horizontal.
ACCESS I V
LECCIÓN N° 3
En este ejercicio, va a utilizar el Asistente para informes con el fin de crear un
informe a partir de la tabla tblAllOrders. Va a agrupar los datos del informe por
NombreProveedor, para que toda la información de cada vendedor esté junta, y a
ordenar los datos en orden descendente por FechaPedido, para que todos los
pedidos de cada proveedor aparezcan ordenados por fecha con el pedido más
reciente primero.
Después de crear un informe,
puede cambiar la orientación
del papel haciendo clic en el
comando Configurar página
del menú Archivo, en la ficha
Página y en la orientación
que desee.
1
Haga doble clic en Crear un informe utilizando el asistente.
Aparece el primer cuadro de diálogo del Asistente para informes, con la opción
tblAllOrders seleccionada en el cuadro Tablas/ Consultas y el campo
NombreProveedor en la lista Campos disponibles.
También puede abrir el
Asistente para informes
mostrando la lista de
informes en la ventana Base
de datos, haciendo clic en el
botón Nuevo de la barra de
herramientas de la ventana
Base de datos, en Asistente
para informes en el cuadro
de diálogo Nuevo informe,
seleccionando una tabla o
una consulta en la que basar
el informe y, finalmente,
haciendo clic en Aceptar.
ACCESS I V
2
LECCIÓN N° 3
Haga clic en el botón > (Agregar).
El campo NombreProveedor pasa a la lista Campos seleccionados.
3
Repita el paso 2 para el resto de los campos de la tabla tblAllOrders, con la
excepción de los campos IdEmpleado e IdProveedor.
Los campos NúmPedido, FechaPedido, CódigoProducto, Descripción,
NúmUnidades, Precio y ModoEnvío pasan a la lista Campos seleccionados.
Puede hacer clic en
Cancelar, en cualquier
momento, para cerrar el
Asistente para informes
sin crear el informe.
4
Haga clic en Siguiente.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes, con
NombreProveedor seleccionado en la lista de campos de la izquierda del
cuadro de diálogo.
ACCESS I V
LECCIÓN N° 3
Si selecciona varios niveles
de agrupamiento, puede
cambiar su prioridad
mediante los botones de
flecha Prioridad.
5
Haga clic en el botón > (Agregar) y en Siguiente
El
campo
NombreProveedor
está
seleccionado
como
nivel
de
agrupamiento. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para
informes.
ACCESS I V
6
LECCIÓN N° 3
En el primer cuadro, haga clic en la flecha abajo, en FechaPedido, en el
botón Ascendente y, a continuación, en Siguiente.
Se selecciona el campo FechaPedido como el campo por el que Access
ordenará los datos de cada grupo en orden descendente. Aparece el
siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.
ACCESS I V
LECCIÓN N° 3
Cuando selecciona una
opción, el cuadro situado
a la izquierda de la lista de
opciones muestra un ejemplo
del aspecto de la opción.
7
Compruebe que está seleccionada la distribución En pasos, haga clic en la
opción Horizontal de la sección Orientación, compruebe que está activada
la casilla de verificación Ajustar el ancho del campo de forma que quepan
todos los campos en una página y, a continuación, haga clic en Siguiente.
El informe aparecerá en la distribución En pasos; es decir, los datos
aparecen en columnas que corresponden a los niveles de agrupamiento.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.
ACCESS I V
LECCIÓN N° 3
Puede utilizar estos estilos
con cualquier informe, aunque
no se haya creado con el
asistente. Para dar formato a
un informe con uno de estos
estilo, abra el informe en la
vista Diseño y haga clic en el
botón Autoformato de la barra
de herramientas Diseño de
informe.
8
Haga clic en Formal, si es necesario, y en Siguiente.
El informe utilizará el estilo Formal. Aparece el siguiente cuadro de diálogo
del Asistente para informes.
Recuerde que, de forma
predeterminada, Access
asignará el nombre al
informe basándose en el de
la tabla en la que se basa.
Si hace clic en la opción
Modificar el diseño del
informe, éste se abre en la
vista Diseño.
Si activa la casilla de
verificación ¿Mostrar ayuda
mientras trabaja con el
informe?, se iniciará la Ayuda
de Access después de que
haga clic en Finalizar.
ACCESS I V
9
En
el
cuadro
¿Qué
título
LECCIÓN N° 3
desea
aplicar
al
informe?,
escriba
rptTodosPedidos, compruebe que está seleccionada la opción Vista previa
del informe y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Se cierra el Asistente para informes y rptTodosPedidos aparece en la Vista
preliminar, con los campos de la tabla tblAllOrders agrupados por nombre
de proveedor y ordenados por fecha de pedido.
Cuando utilice al Asistente
para informes, Access
guarda el informe después
de haber hecho clic en
Finalizar.
En su PC, puede que los
años del informe aparezcan
expresados en formato de
cuatro dígitos (2004), en vez
de hacerlo en formato de dos
(04) como se muestra aquí.
10 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del informe
rptTodosPedidos.
El informe se cierra.