UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA TITULO DE CARGO

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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
1/4
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
RECTOR
BOGOTÁ D.C.
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en Carreras administrativas.
HABILIDADES
Organización, Planificación, Liderazgo, Iniciativa Solución
de Problemas Relaciones Interpersonales Toma de
decisiones Compromiso por la Universidad Calidad del
trabajo
FORMACION
Cursos de actualización y/o formación en procesos
administrativos, especialización en procesos de gerencia.
EXPERIENCIA
5 años en cargos de Dirección.
FUNCIONES:
1.
2.
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7.
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10.
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13.
14.
15.
16.
Planificar, organizar, ejecutar, evaluar y controlar la gestión administrativo-financiera, lo mismo que orientar la
adecuada gestión del talento humano y la optimización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos, a la vez que
la racionalización del gasto, de acuerdo con los lineamientos del Proyecto Educativo Institucional.
Asesorar a la Honorable Consiliatura en la elaboración del presupuesto y en el control de su ejecución.
Administrar los bienes que conforman el patrimonio institucional, proponer planes para su mantenimiento y
reposición y coordinar y asegurar su utilización para el servicio de las funciones misionales de la universidad.
Liderar la gestión del talento humano para lograr su empoderamiento y el desarrollo de las competencias requeridas
para la gestión universitaria y el compromiso con los objetivos y metas institucionales.
Dirigir y supervisar los procesos de manejo y actualización de los muebles y enseres de la universidad.
Orientar y controlar los programas de construcciones, mantenimiento y conservación de equipos y bienes muebles e
inmuebles de la Universidad.
Orientar el manejo de los servicios de mantenimiento, vigilancia, aseo y demás servicios generales de la Universidad.
Desarrollar estrategias para la diversificación de las fuentes de ingresos de la Universidad, en concordancia con la
Dirección Financiera.
Dirigir la actualización y manejo del sistema de información para la gestión administrativa de la Universidad, en
coordinación con el Departamento de Informática y Sistemas y las dependencias adscritas.
Formular la racionalización de los procesos y procedimientos académico-administrativos en concertación con las
diferentes dependencias de la universidad.
Orientar la realización del proceso de autoevaluación con fines de acreditación de la gestión administrativofinanciera de la universidad.
Cumplir y hacer cumplir la ley sobre educación superior y sus decretos reglamentarios.
Realizar la autoevaluación de la dependencia, identificar las áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según
las directrices trazadas por el Comité Central de Autoevaluación Institucional.
Rendir informes trimestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia,
señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultado, según el caso, en los formatos que para el efecto
se expidan.
Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe estatutario que
el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el Rector.
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MANUAL DE FUNCIONES
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa
Directa
Directa
Directa (con todos los procesos)
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
COORDINADOR DE CALIDAD
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
BOGOTÁ D.C.
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en Carreras administrativas, ciencias sociales
y/o ingenierías.
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad Calidad del
trabajo, trabajo en equipo.
FORMACION
Cursos de actualización y/o formación en procesos
administrativos, especialización en procesos de gerencia,
Formación ISO 9000, formación en auditorias de calidad.
EXPERIENCIA
Certificaciones en sistemas de gestión de calidad a nivel
empresarial.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
Mantener, Actualizar y Soportar todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad en la comunidad universitaria.
Establecer plan de auditoría interna de calidad para cada proceso a auditar.
Realizar auditoría interna de calidad a los procesos seleccionados por el auditor líder del ciclo de auditorías.
Levantar las acciones correctivas y/o preventivas de las no conformidades encontradas durante la auditoría. (auditor
Líder)
5. Realizar informe de auditoría interna de calidad con sus respectivas recomendaciones para la mejora (auditor Líder)
6. Realizar seguimiento y cierre de las no conformidades encontradas.
7. Realizar informe de auditoría interna de calidad con sus respectivas recomendaciones para la mejora (Auditor Líder)
8. Mantener y actualizar los documentos y registros de la organización evitando el uso de obsoletos.
9. Divulgar y socializar todas las modificaciones realizadas al Sistema de Gestión de Calidad, a la universidad.
10. Controlar y archivar los documentos que comprendan el Sistema de Gestión de Calidad.
11. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el representante de la Dirección.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que porta y elabora del sistema de gestión de calidad
N/A
N/A
Directa (con todos los procesos de la comunidad universitaria)
Indirecta (con los entes de certificación)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
SECRETARIA EJECUTIVA
VICERRECTORIA
VICERRECTOR
BOGOTA D.C.
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachiller, secretariado, auxiliar contable, técnico en
contabilidad.
HABILIDADES
Organización, Relaciones Interpersonales, Compromiso por
la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo,
Servicio al Cliente, Responsabilidad.
FORMACION
Técnico en secretaria auxiliar contable y/o recepción.
EXPERIENCIA
Uno (1) año de experiencia en cargos relacionados con la
naturaleza de las funciones.
FUNCIONES:
1.
2.
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5.
6.
7.
8.
9.
Atender llamadas telefónicas del público interno y externo de la universidad La Gran Colombia.
Atender al público externo e interno que solicite información en el área de Vicerrectoría Administrativa.
Recibir y ordenar correspondencia interna de las dependencias.
Recibir y enviar fax orientado a las dependencias y público externo.
Asistir en funciones secretariales al Vicerrector Administrativo.
Elaborar las comunicaciones pertinentes que salgan de la vicerrectoría Administrativa a nivel interno y/o externo.
Organizar y mantener el archivo de las comunicaciones recibidas y expedidas por la vicerrectoría.
Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades
de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
Por los que elabora para el V.B. Vicerrector.
N/A
Directa
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (Con todo el Personal externo que llega a la Vicerrectoría)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO: