Configuración de Hangouts de Google para administradores

Transcripción

Configuración de Hangouts de Google
para administradores
En esta guía
1. Instale Hangouts de Google y personalice la configuración.
2. Inicie un chat y una videollamada.
3. Explore funciones y Hangouts para dispositivos móviles.
4. Configure Hangouts para su equipo.
Qué necesitará
Una computadora con cámara y micrófono
Una cuenta de administrador de G Suite
Treinta minutos
Conozca Hangouts
Devuélvales la diversión a las reuniones:
inicie una videollamada con un solo compañero de
trabajo o con un máximo de veinticinco personas.
Con Hangouts, puede chatear con una persona o
agregar hasta ciento cincuenta participantes.
Inicie una reunión mediante Hangouts o chatee en
su computadora y siga en su teléfono: todo lo que
necesita es un navegador web (o la aplicación de
Hangouts si está en un dispositivo móvil).
Mire este video y entérese de lo que Hangouts
puede hacer.
1. Adapte la configuración
2. Comience a hablar
3. Haga videollamadas
Busque Hangouts en la Consola
del administrador de Google
4. Explore Hangouts
5. Capacite a su equipo
Haga clic en un paso
para navegar.
Para comenzar, vayamos a la página de Hangouts en la
Consola del administrador:
1. Acceda a la Consola del administrador con su dirección
de correo electrónico completa y su contraseña de
G Suite.
2. En el panel de control, haga clic en Aplicaciones.
3. Haga clic en G Suite.
G Suite
4. En su lista de servicios, haga clic en Google Talk/Hangouts.
Al igual que el chat, las videollamadas de Hangouts están en la
configuración predeterminada (para nuevos dominios de G Suite).
4. Explore Hangouts
Elija la configuración recomendada de Hangouts
Le recomendamos la siguiente configuración para darles a sus usuarios la mejor experiencia posible,
pero puede cambiar algunos de estos parámetros para cumplir con las políticas de su empresa.
En la página de Google Talk/Hangouts, haga clic en Configuración avanzada. Luego, desplácese
hacia abajo hasta encontrar los siguientes parámetros de configuración. No olvide hacer clic en
Guardar cambios cuando haya terminado.
(los usuarios pueden volver a activar el historial a menos que seleccione No permitir
que los usuarios cambien esta configuración)
Más información: Configuración del chat de Hangouts
4. Explore Hangouts
Configuración de Hangouts en otros servicios de G Suite
Puede agregar Hangouts a otros servicios de G Suite.
Por ejemplo, puede agregar videollamadas de Hangouts a
todos los eventos nuevos del calendario de sus usuarios.
Para elegir más parámetros de configuración recomendados
para Hangouts, visite las páginas de Configuración de uso
compartido de otras aplicaciones de G Suite, como
el Calendario de Google y Contactos de Google.
1. En la parte superior, haga clic en Aplicaciones y luego
en G Suite en el menú de la barra de herramientas.
2. Desde allí, puede acceder a la configuración de muchos
servicios de G Suite, incluso el Calendario y Contactos.
Haga clic en el Calendario para empezar.
4. Explore Hangouts
Configuración recomendada de Hangouts en el Calendario
1. En la página del Calendario, haga clic
en Configuración de uso compartido.
2. Desplácese hacia abajo hasta la sección de
Videollamadas y marque la casilla Agregar
automáticamente videollamadas a eventos
creados por un usuario.
4. Explore Hangouts
Configuración recomendada de Hangouts en Contactos
También puede permitir que sus usuarios chateen entre sí por Hangouts
desde Gmail.
Para eso, tiene que habilitar la opción de uso compartido de contactos
en la página de Contactos.
1. En la página de G Suite, haga clic en
Contactos.
2. Haga clic en Configuración de uso
compartido.
3. Marque la opción Habilitar el uso
compartido de contactos.
Los miembros de su equipo ahora pueden usar Hangouts entre sí y recibirán una advertencia
cuando chateen con alguien que no pertenezca al dominio de su empresa.
Adapte la configuración
Pruebe Hangouts en su computadora
Hasta ahora, activó Hangouts y eligió algunos
parámetros de configuración clave para
usarlo en su dominio.
Ahora, veamos cómo usar Hangouts para
comunicarse con su organización, sus socios
y sus clientes.
Con Hangouts, puede hablar de dos modos:
chat y videollamadas.
4. Explore Hangouts
4. Explore Hangouts
Comience a hablar con Hangouts
Asegurémonos de que tenga lo necesario para usar Hangouts. Esto es lo que necesita:
1.
Con Chrome…
Está listo para empezar.
Con otro navegador…
Después de ingresar a un chat o una videollamada de Hangouts, su navegador
le solicitará que instale el complemento de Hangouts. Tendrá que instalar el
complemento y volver a la videollamada.
2. Una cuenta de G Suite o una cuenta personal de Google, o el vínculo a la reunión,
para que pueda invitar a contactos al chat o a la videollamada de Hangouts.
4. Explore Hangouts
Inicie una conversación de Hangouts desde Gmail
También puede iniciar un chat de Hangouts directamente desde Gmail.
1. Abra Gmail.
2. Para elegir a la persona con la que quiere hablar de la
lista de chat del costado, haga clic en la foto de esa persona.
3. Aparecerá una ventana de chat. Escriba su mensaje
y presione Intro.
Verá la respuesta en la ventana del chat.
Para agregar más personas a la conversación, en la ventana
del chat de Hangouts, haga clic en
y seleccione los
contactos de la lista o escriba el nombre de las personas
que quiere agregar.
Comience a hablar
Haga una videollamada de Hangouts
Para iniciar una videollamada de Hangouts, haga lo siguiente:
1. En Gmail, haga clic en el nombre de la persona de
la lista de chat, que se encuentra al lado de Recibidos.
2. Una vez que se abra la ventana de chat, haga clic en
el ícono de videollamada
en la parte superior.
También puede hacer eso si la ventana del chat ya
está abierta.
3. La computadora o el dispositivo móvil de la otra
persona “llamará” y la persona aceptará su llamada.
4. Explore Hangouts
Comience a hablar
Opciones durante
una videollamada
Estos son algunos íconos clave que debe
recordar mientras esté en una videollamada.
Pruébelos para no preocuparse durante
los Hangouts con su organización.
Aplicaciones y
funciones adicionales
(como mensajería
o uso compartido
de la pantalla)
4. Explore Hangouts
Desactivar
Desactivar
el micrófono la cámara
Invitar a personas
Abandonar Llamada
la llamada restringida
a su dominio
Comience a hablar
4. Explore Hangouts
Comparta la pantalla durante una videollamada
Es fantástico hablar con compañeros de trabajo que se encuentran lejos, pero, a veces, una imagen dice
más que mil palabras. Comparta su pantalla para que los demás puedan ver exactamente lo que hace.
1. Inicie una videollamada.
2. Haga clic en
Compartir pantalla
al costado de la pantalla.
3. Elija si desea compartir
todo su escritorio o una ventana en particular.
4. Haga clic en Compartir.
Las demás personas que estén en la llamada
verán su pantalla.
Comience a hablar
4. Explore Hangouts
Hangouts en su escritorio
También puede chatear directamente desde el escritorio sin tener que ir a Gmail. Para eso, tiene que agregar
la extensión de Hangouts
a Chrome.
1. Abra Chrome.
2. Vaya a la extensión de Chrome.
3. Para instalarla, haga clic en
4. En la ventana emergente, haga clic en Agregar extensión.
La extensión aparecerá como un ícono en la parte superior de su
navegador Chrome.
Al recibir un mensaje o una llamada, la ventana de Hangouts aparecerá
en la parte inferior de la pantalla.
Comience a hablar
Haga videollamadas
Configure Hangouts en otros dispositivos
Ahora que probó Hangouts en su computadora,
descargue la aplicación en sus dispositivos móviles
para que pueda usar Hangouts esté donde esté.
Puede retomar sus conversaciones donde las dejó.
1. En su teléfono celular o tablet,
vaya a google.com/hangouts.
2. Descargue la aplicación para Android o iOS.
Obtenga más información sobre Hangouts
en el Centro de aprendizaje.
4. Explore Hangouts
Comience a hablar
Haga videollamadas
4. Explore Hangouts
Programe una videollamada en el Calendario de Google
De forma predeterminada, se agregan videollamadas automáticamente a todos los eventos del Calendario de
Google de sus usuarios. Si como administrador inhabilitó esta función, estas son las instrucciones que puede
darles a sus usuarios para que agreguen videollamadas manualmente a sus eventos.
1. Abra el Calendario.
2. En la parte superior de la página, haga clic en Crear.
3. Agregue el título, la hora y la fecha de su reunión.
4. Haga clic en Agregar videollamada.
5. Agregue a los invitados.
6. Haga clic en Guardar y envíe su invitación.
Nota: Los invitados se pueden unir a la videollamada
en cualquier momento, antes o después de que comience
la reunión. Ahora también puede invitar a contactos que
no pertenezcan a su organización.
Más información: Eventos con videollamadas
Comience a hablar
Haga videollamadas
4. Explore Hangouts
Únase a una videollamada desde cualquier lugar
Puede unirse a una videollamada de Hangouts desde su dispositivo móvil directamente a través
de Gmail o el Calendario. Los usuarios externos también pueden unirse a través de su invitación
de correo electrónico o haciendo clic en el vínculo de la reunión.
Desde Gmail
1. En Gmail, desde su dispositivo móvil o
computadora de escritorio, abra el correo
electrónico con la invitación a la reunión.
2. Haga clic en la URL de la videollamada
para unirse a la reunión.
Desde el Calendario
1. En el Calendario, desde su dispositivo móvil o computadora
de escritorio, abra la invitación a la reunión del Calendario.
2. En la sección Videollamada, haga clic en Unirme a la
reunión.
Comience a hablar
Haga videollamadas
Descubra las funciones avanzadas
Hangouts ofrece aún más funciones para ayudarlos
a usted y a su equipo a agilizar el trabajo.
Estas son algunas opciones que puede probar:
● Hangouts en vivo/YouTube Live: Lleve adelante
conversaciones interactivas con un grupo más
grande, guarde
su transmisión y envíe su mensaje al mundo.
● Escritorio remoto: Agregue esta aplicación de
Chrome para dejar que los usuarios se ayuden
entre sí permitiéndoles conceder acceso a
su computadora durante una videollamada.
4. Explore Hangouts
Comience a hablar
Haga videollamadas
Explore Hangouts
Comuníquese con su equipo
Ahora que configuró Hangouts para su organización, llegó el momento de ayudar a que todos comiencen a usarlo.
1. Presente Hangouts enviando esta plantilla de correo electrónico.
2. Ayude a su equipo a hacer estas dos cosas antes de que empiecen a usar Hangouts:
● Empezar a usar Hangouts en Gmail.
● Instalar la extensión de Chrome.
Si antes usaba Google Talk, tiene que
activar el chat de Hangouts para Gmail.
Comience a hablar
Haga videollamadas
Explore Hangouts
Capacite a su equipo
Para ver más recursos de capacitación, visite el Centro de aprendizaje de G Suite en
gsuite.google.es/learning-center.
Visitar el Centro de aprendizaje
Otros recursos recomendados:
● Centro de ayuda de Hangouts
¡Felicitaciones! Configuró Hangouts para su organización.
Ahora ya sabe cómo hacer lo siguiente:
Personalizar la configuración de Hangouts.
Chatear y hacer videollamadas.
Usar funciones avanzadas, como compartir
la pantalla.
Abrir Hangouts desde Gmail, Chrome
o su escritorio.
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