Aspectos externos de la imagen

Transcripción

Cornejo & Estebecorena
Asesoria en Imagen Personal y Empresarial
Wedding Planner
Primer Módulo
Todo el material de estudio de este curso se encuentra protegido por la
Ley de Derechos de Autor
Copyright 2009/2010
Cornejo & Estebecorena – Asesoría en Imagen Personal y Corporativa
Conseilleres en Image Personnelle et Relookage. Buenos Aires – Argentina
[email protected] www.ceimagen.com.ar
tel: 054-11-4382-8016
Introducción:

¿Qué es un Wedding Planner?
Es el coordinador que en forma idónea acuerda y contrata los eventos en
nombre de su cliente y se encarga de la organización en forma integral o
parcial de una boda. Su cliente puede ser los novios o bien una persona
que no sean los contrayentes
El WP se encargara de llevar exitosamente el evento a través de sus
contactos comerciales, alianzas que haya formado y utilizando su
experiencia adquirida a través de los años.
Dentro de las funciones del Wedding Planner se destacan:
Asesoria sobre la boda en forma integral
Desarrollo de proveedores y armado de varios presupuestos en cada rubro
Organización de la fiesta
Organización de los detalles en la ceremonia civil y religiosa
Coordinación de los alquileres de auto, indumentaria, carpas si la ceremonia
fuera en el exterior, salones, etc.
 Otros servicios como maquillaje, peinado, vestido, alianzas, participaciones, etc.





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Podemos definir ciertas aptitudes necesarias para poder desenvolverse como
Wedding Planner que debemos tener en cuenta.
 Ser metódico, es decir, desarrollar un método o sistema por el cual
organizarse en forma eficiente
 Ser responsable, esto es algo fundamental y debe abarcar también no
solo los momentos de coordinación exitosos sino el poder hacerse
responsable con profesionalismo de aquellos aspectos que no salgan bien
por alguna circunstancia.
 Saber escuchar al cliente, saber entender lo que el cliente busca y
complacerlo, asesorándolo en lo mas conveniente pero sin imponer
nuestro gusto personal
 Ser flexible ante algún cambio que desee realizar el cliente o las
incomodidades que nos traiga un cambio de decisión
 Ser pacientes, no perder la calma recordando que se esta presentando un
servicio y que nuestro jefe es el cliente
 La prolijidad será un valor importante tanto en la presentación de
informes como en los horarios, citas, cumplimientos de fechas
acordadas, etc.
 Desarrollar un vínculo eficiente entre el cliente y el WP. Que el cliente
pueda sentir que confía en nosotros, que puede deslindar toda la
organización en nuestras manos con la seguridad de que lo haremos
bien
 Profesionalismo: es dar respuesta siempre, con cordialidad, enfrentar
momentos difíciles y resolverlos de la mejor forma
Para todo esto recomentadremos enfáticamente y como primer paso hacia el
desarrollo de convertirnos en WP profesional, realizar un análisis FODA sobre
nuestra persona
Es necesario que descubramos aquellas FORTALEZAS en nuestro carácter y
accionar que nos ayudara a llevar adelante exitosamente esta profesión. Estas
fortalezas pueden ser hábitos positivos, características de nuestra personalidad,
valores, nuestra imagen positiva hacia los demás, nuestros conocimientos formales
acerca de cuestiones que hacen a la tarea de WP, por ejemplo podríamos citar
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“hacer fácilmente lazos comerciales con los proveedores” “poder
negociación”,”facilidad de palabra y comunicación”, “creatividad”, etc.
de
También será necesario que conozcamos nuestras DEBILIDADES personales. Esto
quizá sea lo mas difícil de reconocer, para lo cual podemos pedirle a dos o tres
personas de nuestro entorno que nos ayuden nombrando tres aspectos buenos y
tres aspectos a mejorar de nosotros mismos
Es necesario que tengamos en cuenta tener amplitud para recibir las críticas, ya
que las necesitamos, para poder saber y conocer cuales son nuestros puntos débiles
Estas características nos ayudaran a mejorar y reconocer aquello que es difícil de
ver en nosotros mismos. Es un ejercicio de gran valor y debemos realizarlo con
total seriedad, es un cuaderno especial o archivo de acceso personal para que
podamos analizar y mejorar actitudes, conductas, reacciones, etc.
Por otro lado tanto las OPORTUNIDADES como las AMENAZAS, tendrán como
característica ser constitutivas del entorno. Como oportunidades podríamos
destacar en nuestro análisis por Ej. Una ausencia en el mercado al cual
ofreceremos nuestros servicios, de WP. Esto nos favorecerá ya que estaremos
presentando un negocio competitivo y atractivo además de novedoso
Como amenazas podríamos por Ej. Citar la competencia: al reconocerla debemos
analizar el negocio de los demás, sus móviles de atracción al cliente, servicios que
presta, forma de comunicación y publicidad, enfoque del cliente objetivo, etc.
Para que nos ayudara este análisis? Para saber con que
contamos y que debemos adquirir. Es fundamental para saber sobre que base nos
vamos a desarrollar teniendo en cuenta que el ser WP es ser la empresa en si
misma
Todo va a depender de la maestría con que desarrollemos nuestra empresa y sobre
que bases la enfoquemos
Si necesitamos realizar alguna capacitación, por ejemplo en negociación, a través
de este análisis podremos precisar esto. Es necesario recordar que el aprendizaje y
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la capacitación no concluyen en este curso sino que debe ser continua para que
podamos ser competentes y profesionales en el mercado en el cual nos
desarrollaremos. Las capacitaciones y cursos que tiendan a mejorar lo que
podemos ofrecer al cliente serán sin duda inversiones que realizaremos en nuestra
propia empresa, que mas allá de un lugar físico donde recibir a los clientes, estará
constituido por nosotros mismos!
¿Por Qué Contratar a un Wedding Planner?
Una de las principales respuestas es la falta de tiempo con que cuentan las
personas en relación a la demanda de tiempo que lleva el organizar una
boda
Hay otras razones que le siguen en importancia, pero esta es la fundamental. Es
por eso la enorme importancia que tiene el recordar siempre que en la figura del
WP recaerá la importancia de un coordinador integral, que sea expeditivo, rápido,
eficiente y de solución eficaz a los inconvenientes que puedan surgir
Una vez que conocemos a fondo las preferencias de nuestro cliente, debemos
avanzar con seguridad en la búsqueda de aquello que pueda responder a sus
objetivos. Los clientes esperan encontrar un profesional en la figura del WP que les
optimice el tiempo del cual no disponen y los haga ahorrar dinero a través de los
precios que el WP consiga negociar con cada proveedor de servicios
Siempre recordemos que la imagen profesional del WP se mantiene por una base
de referidos, tanto de clientes como de proveedores que hablaran sobre lustra
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conducta comercial. En base a que crezcamos como empresa de servicio también se
deberá probar que somos quien decimos ser
Veamos ahora cuales son las tareas habituales que un WP debe enfrentar. Para
comenzar deberá previamente antes de lanzarse al mercado armar su red de
contactos y desarrollo de proveedores, comenzando por aquellos rubros que son
los que integran la principal demanda y representan casi el 50% del presupuesto
total de una boda. Los principales podemos decir que son
Disc Jockeys
Catering / Bebidas
Salones
Fotógrafos
Diseñadores
Maquilladores
Peinadores
Decoradores
Los decoradores podrán ser suplidos por un servicio propio que ofrezca el
mismo WP.
Recomendamos fuertemente que una vez que el WP afiance su negocio pueda
ofrecer de a poco y luego de capacitarse, una variedad mas amplia de servicios
propios. El aspecto de decoración sin duda es algo que esta netamente relacionado
con la organización del evento, por lo tanto creemos que es un aspecto que puede
abarcarlo un WP bien organizado con sentido estético y conocimiento de
proveedores (como flores e iluminación adecuada) para cubrir tanto el salón como
la Iglesia o ámbito en donde se desarrolle la boda. Este tema lo iremos
desarrollando luego
Otra ventaja que se obtiene al contratar un servicio de WP es sin duda el poder
contar con alguien que conoce a fondo el mercado y los servicios de cada prestador
ya sea por referencia o por experiencia propia
En general los novios además de no contar con tiempo, no conocen proveedores ni
calidades de servicio lo cual puede provocar que la fiesta se salga del presupuesto
establecido
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También es una fuente de stress importante por encontrarse en un ámbito que no
maneja habitualmente
Todo esto que describimos podemos agruparlo como fortalezas y argumentos a
favor que tiene la tarea de WP a la hora de ofrecer el servicio a sus clientes
Desde el punto de vista de los clientes (novios o contratantes) no solo requerirán
de tiempo para recorrer y conocer salones sino de una evaluaron correcta de los
presupuestos, comparando prestaciones y tipos de servicio
Adicionalmente por lo general están inmersos en un ámbito familiar que aporta
opiniones desde el desconocimiento con opiniones fuertes por el lazo familiar pero
que influyen y no siempre de la forma en que quieren los novios
A la hora de determinar invitados también es otro nudo conflictivo. La cantidad de
personas, determinar quienes quedaran fuera y solo serán participados, trae
algunas discusiones a la hora de organizar las ubicaciones y mesas. Será tarea del
WP colaborar y facilitar esto de la mejor manera
Podemos definir a un WP como un facilitador y un profesional que posibilita el
cumplimiento de una ilusión: la boda perfecta, tal como la soñaron ambos
Para esto es fundamental nunca perder de vista la importancia de la escucha de los
deseos del cliente y saber orientarlo sin que prime nuestro gusto personal
Desarrollo de hábitos eficientes en un WP
Veamos ahora de que forma ir desarrollando y trabajando en adquirir ciertos
hábitos que serán necesarios para poder desarrollar la tarea de WP
Mencionamos que uno de los aspectos mas importantes consiste en desarrollar la
escucha y para esto veremos en que consiste la ESCUCHA ACTIVA
La escucha activa es el esfuerzo físico y mental que hace la persona con el fin de
captar la totalidad del mensaje de su interlocutor.
Para esto se esforzará no sólo en escuchar lo que el hablante dice oralmente sino
también prestará atención a la comunicación no verbal, indicándole
periódicamente durante la conversación lo que creemos haber entendido.
Significa escuchar con atención y concentración al interlocutor.
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Es lo contrario de escuchar pasivamente en donde simplemente se recibe la
información suministrada. Escuchar activamente implica “meterse” en el cerebro
del emisor, para interpretar el significado del mensaje desde su punto de vista.
AL dar valor e importancia a las consideraciones que la persona que nos habla
creamos un clima de confianza básico para asegurarnos comprender exactamente
lo que nuestro cliente desea y necesita, identificando rápidamente las cuestiones
claves.
La escucha activa nos permite reflexionar acerca del mensaje para ofrecerle al
interlocutor las mejores opciones. Nos da espacio para pedir las aclaraciones que
sean necesarias.
Para escuchar activamente debemos tener en cuenta estos 6 puntos:
1- Ser conscientes del otro: significa concentrarse en el mensaje de la otra
persona, sin juzgar ni criticar, haciendo el esfuerzo de prestar atención
empáticamente.
2- Lenguaje Corporal: conviene mantener una posición adelantada, avanzando
todo el cuerpo desde la cintura, y mantener la mirada fija sobre los ojos de
nuestro interlocutor, sin asediarlo. Demostraremos así que estamos
comprometidos con la conversación.
3- Observar el lenguaje gestual: para complementar el mensaje trasmitido a
través de la palabra.
4- Detectar las palabras clave: Intentaremos identificar cuales son las ideasclave que nos dan el contenido correcto sobre la información y los intereses
del cliente.
5- Indagar: Nos preguntaremos de forma reflexiva acerca de los dichos del
otro: “¿es esto lo que quiere decirme?” “¿Qué quiere indicar con….?”
6- Resumir: una vez que creemos haber captado la idea, será importante
parafrasear una parte del mensaje al emisor, para asegurarnos de que no
cometemos errores en la interpretación. Podemos usar construcciones
verbales como: “La impresión de lo que me dice es….” “Si entiendo bien, a
lo que se refiere es a….”. Tener en cuenta que se debe esperar el momento
oportuno, sin interrumpir al hablante.
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Espacio de Lectura
INTELIGENCIA INTERPERSONAL
La inteligencia interpersonal es la que nos permite entender a los demás. La
inteligencia interpersonal es mucho más importante en nuestra vida diaria que la
brillantez académica, porque es la que determina la elección de la pareja, los
amigos y, en gran medida, nuestro éxito en el trabajo o e el estudio.
La inteligencia interpersonal se basa en el desarrollo de dos grandes tipos de
capacidades, la empatía y la capacidad de manejar las relaciones interpersonales.
La empatía
Primero, trata de entender al otro, después trata de hacer que te entiendan a ti.
Stephen Covey
La empatía es el conjunto de capacidades que nos permiten reconocer y entender
las emociones de los demás, sus motivaciones y las razones que explican su
comportamiento.
La empatía supone que entramos en el mundo del otro y vemos las cosas desde su
punto de vista, sentimos sus sentimientos y oímos lo que el otro oye. La capacidad
de ponerse en el lugar del otro no quiere decir que compartamos sus opiniones, ni
que estemos de acuerdo con su manera de interpretar la realidad. La empatía no
supone tampoco simpatía. La simpatía implica una valoración positiva del otro,
mientras que la empatía no presupone valoración alguna del otro.
La empatía tampoco se debe de confundir con la bondad. Los buenos timadores se
caracterizan por tener una empatía muy desarrollada. La inteligencia interpersonal
(al igual que todas las demás inteligencias) es una capacidad que se puede usar
para el bien o para el mal.
Para poder entender al otro, para poder entrar en su mundo tenemos que aprender
a ponernos en su lugar, aprender a pensar como el. Por tanto la empatía si
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presupone una suspensión temporal de mi propio mundo, de mi propia manera de
ver las cosas.
Una de las habilidades básicas para entender al otro es la de saber escuchar
La mayoría de nosotros, cuando hablamos con otros le prestamos más atención a
nuestras propias reacciones que a lo que nos dicen, escuchamos pensando en lo
que vamos a decir nosotros a continuación o pensando en que tipo de experiencias
propias podemos aportar.
Aprender a escuchar supone enfocar toda nuestra atención hacia el otro, dejar de
pensar en lo que queremos decir o en lo que nosotros haríamos.
Cuando escuchamos con atención escuchamos con todo el cuerpo. En los estudios
realizados por Paul Eckman sobre comunicación se demuestra claramente que la
impresión que producimos en el otro depende mucho más de cómo le decimos que
de lo que decimos. Es decir la comunicación no verbal es más importante que la
verbal.
Las personas con gran capacidad de empatía son capaces de sincronizar su
lenguaje no - verbal al de su interlocutor. No sólo eso, también son capaces de 'leer'
las indicaciones no - verbales que reciben del otro con gran precisión. Los cambios
en los tonos de voz, los gestos, los movimientos que realizamos, proporcionan gran
cantidad de información.
Esa información la procesa el hemisferio holístico y por lo tanto es más difícil de
explicar verbalmente. Sin embargo no tenemos más que sentarnos en una cafetería
y ponernos a observar a las personas a nuestro alrededor para descubrir que nos es
muy fácil notar quienes son amigos y quienes no.
Las personas que están en sintonía demuestran esa sintonía físicamente. Con
frecuencia adoptan la misma postura, o se mueven a la vez, o hacen los mismos
gestos.
El impacto de los elementos no - verbales no se debe a la casualidad. Nuestra
manera de entender el mundo, nuestra manera de pensar se refleja en todo nuestro
cuerpo, no sólo en lo que decimos.
Cuando adaptamos nuestro lenguaje corporal, nuestra voz, y nuestras palabras a
las de nuestros interlocutores, nos es más fácil entrar en su mundo, y cuando
entendemos el mundo del otro podemos empezar a explicarle el nuestro.
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La capacidad de manejar las relaciones interpersonales
Todo empieza en ti y en mi
David Bohm
Cuando entendemos al otro, su manera de pensar, sus motivaciones y sus
sentimientos podemos elegir la manera más adecuada de presentarle nuestro
mensaje. La misma cosa se puede decir de muchas maneras. Saber elegir la manera
adecuada y el momento justo es la marca del gran comunicador.
La capacidad de comunicarnos es la que nos permite organizar grupos, negociar y
establecer conexiones personales.
En su libro "Frogs into Princess" Bandler y Grinder, creadores de la PNL, dicen que
los 'magos' de la comunicación se caracterizan por tres grandes pautas de
comportamiento.
Primera, saben cuál es el objetivo que quieren conseguir, la segunda, que son
capaces de generar muchas respuestas posibles hasta encontrar la más adecuada.
Por último tienen la suficiente agudeza sensorial para notar las reacciones del otro.
La capacidad de establecer contenidos es uno de los requisitos de la inteligencia
intrapersonal, la agudeza sensorial implica la atención a los aspectos no verbales
de la comunicación
La flexibilidad o capacidad de generar muchas respuestas está relacionada con la
capacidad de aprender a ver las cosas desde muchos puntos de vista y no de uno
solo: “si siempre haces lo mismo, siempre tendrás los mismos resultados" y, lo que
es lo mismo, si siempre analizas las cosas desde el mismo punto de vista, siempre
se te ocurrirán las mismas ideas.
La empatía y la capacidad de manejar las relaciones interpersonales son cualidades
imprescindibles en un WP
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Pasos iniciales para organizarnos
Inicialmente debemos establecer prioridades para comenzar a generar nuestro
negocio pero también a partir del desarrollo que hagamos de las áreas
ordenadamente.
En esta etapa inicial veremos como desarrollar la entrevista y el vínculo con
nuestro cliente, aplicando las herramientas y hábitos que hemos visto mas arriba y
luego pasaremos a ver el desarrollo del negocio en si a nivel proveedores y
marketing
Entrevista Inicial
Una vez que ya conseguimos nuestra primera entrevista con el cliente debemos
prepararnos y pensar de qué manera vamos a enfocar la primera reunión. Cuanto
mas al azar dejemos las cosas sin planificar mayor será el margen de error con lo
cual tomaremos a continuación ciertas consideraciones para el desarrollo de la
misma.
Lo fundamental es llevar nuestro cuaderno u agenda o notebook a fin de poder
apuntar los detalles mas sobresalientes de la reunión y las características de los
novios para nuestra anotación personal
Es muy importante que apuntemos además de los nombres y la fecha estimada de
la
boda,
los
rasgos
característicos
de
la
pareja:
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 edades (al menos aproximadas) ya que podremos deducir un contexto
generacional, es decir, de que edad promedio será la fiesta, la música que
posiblemente elijan y el sitio mas acorde según su perfil
 profesión u ocupación, esto nos dará un dato del tipo de fiesta, los gustos
que probablemente tengan y podremos comprender de mejor forma el
contexto en que se mueven nuestros clientes
 presupuesto con el que cuentan: es importante que lo definan de alguna
manera sino al menos que nos den una banda dentro del cual movernos
(entre 30mil y 35mil por ej)
 como definiríamos este perfil de cliente? : esta pregunta hay que hacérsela
siempre ya que nos dirá a priori que idea tenemos de nuestro cliente,
detectar por ejemplo quien tiene la voz de mayor peso en las decisiones, si
es un cliente flexible, riguroso, de gustos definidos o por el contrario
prefiere que lo orienten en todo, etc.
Me gustaría detenerme aquí para ingresar al los tipos de cliente que hay y el
manejo eficiente de la comunicación con el
El Cliente, nuestro jefe
Muchas veces es complejo poder comprender y aceptar a un cliente muy diferente
a lo que cada uno de nosotros entiende por cliente ideal. Pero bien vale la pena el
esfuerzo porque en ellos reside la diferencia entre la competencia y nuestro
negocio: la diferencia somos nosotros mismos!
El cliente nos elegirá en la medida en que sepamos venderles en forma positiva
nuestros servicios y cuanto mas clara y precisa sea la comunicación
También como ya dijimos, la escucha será fundamental
Veamos a continuación algunos aspectos que nos aseguraran el éxito
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1. SATISFAGA A TODOS Y CADA UNO DE SUS CLIENTES
Usted deberá asegurarse que cada cliente que entra en su negocio salga
satisfecho.
Tenga presente que son los clientes la única razón por la que decidimos
montar un negocio, sin ellos no habría posibilidad de desarrollo. No existe
nada más importante que un cliente.
2. SU VIDA PERSONAL EN CASA
Todos nosotros tenemos días en que nos sentimos estupendamente, y días
en lo que querríamos escondernos bajo la alfombra. Usted no debe permitir
que su propio humor personal afecte la manera en que trata a un cliente.
Todos esperan ser atendidos cortésmente. Siempre debe dar a todos y cada
uno de sus clientes su mejor performance
3. NUNCA CALIFIQUE A SUS CLIENTES POR SU APARIENCIA
Simplemente por pensar que el cliente no luce como para poder contratar
sus servicios, no cometa el error de creérselo. ¿Nunca tuvo que ir a comprar
un regalo importante justo después de lavar su auto? Todas las
posibilidades apuntan a que fue tratado diferente a que si hubiera seguido
vestido impecable. Nunca podrá juzgar qué podría comprar o qué va a
comprar el cliente basándose en su apariencia.
4. NO INTERRUMPA
No debe interrumpir al cliente mientras habla. Muchas veces se comete el
error de parar a un cliente en medio de una oración, para decir algo que
siente que es importante. Independientemente de cuán ansioso esté usted
para exponer ese aspecto que sabe que el cliente simplemente va a adorar,
espere hasta que haya terminado de hablar.
Recuerde, cuando el cliente está hablando, el cliente está comprando. Y esto
es porque se siente cómodo!
5. BAILE AL RITMO DE LA MÚSICA
Adapte su estilo al cliente. Un tono más relajado, más sencillo puede ser
apropiado para algunos clientes, mientras que otros responderán mejor a
uno más formal.
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LUZCA PROFESIONAL - VÍSTASE ADECUADAMENTE
Ni bien se conocen, su cliente comienza a formarse una impresión acerca de
usted y su negocio. Hay muchos factores que inciden en sus opiniones,
como su propio humor personal o estructuras mentales, que usted no puede
controlar. Por esta razón, es especialmente crucial qué usted esté de la mejor
manera en lo que si puede controlar...su propia imagen!
Deje que su imagen transmita lo que usted está vendiendo y comunicando.
Es extremadamente importante que su aspecto se adapte al estilo que tiene
lo que está vendiendo.
6. MUESTRE TODAS LAS POSIBILIDADES SIN DECIR NO
Es posible que alguna vez un cliente le pida determinada música o salón o
alguna cosa que Usted jamás compraría, aunque se lo dieran gratis.
Simplemente porque a usted no le gusta no significa que a otra persona no
le guste. Lo que importa es lo que los clientes quieren, no lo
que a usted le gusta o piensa que es mejor. Su nivel de gusto o calidad
puede diferir del de sus clientes.
Conserve para usted mismo sus opiniones personales acerca de un ítem
determinado. Escuche a su cliente y ayúdelo a elegir el ítem o servicio que
mejor se adapta a sus necesidades, no a las suyas.
Tipos de cliente
El cliente molesto
Es un cliente enojado y nos llama o nos visita para expresar como ocurrieron los
hechos y su disconformidad… que hacer?
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No se ponga a la defensiva. Una vez que muestre esta actitud, es por que ya se
involucro emocionalmente. Vaya más allá del enojo. A menudo, el cliente deja ver
su frustración pues no expresa con claridad el problema real... tú mantente
objetivo.
Adelántese a situaciones que puedan ser irritables. La mayoría de las veces se
puede evitar las cosas que le molestan al cliente Lo importante es no hacer
promesas imposibles. No permita que el cliente lo presione durante la discusión y
lo haga prometer cosas que no podrá cumplir.
Especial atención en lo que va a decir. Con el afán de querer dar una respuesta
acertada al cliente, algunos comentarios pueden ser malinterpretados, generando
mayor desconfianza
Negociar una solución. No es difícil si emplea una sencilla pregunta: "Cómo le
gustaría solucionar el problema". De esta forma la negociación se simplifica.
Dar seguimiento. Encontrar una solución al problema no significa que por ese
mismo hecho el conflicto se ha resuelto, dar seguimiento hasta que el cliente quede
satisfecho.
El cliente poco amigable
Camina con aires de grandeza por lo general y se le nota en las actitudes o
ademanes distantes. Este tipo de clientes son lógicos, no intuitivos, orientados a
obtener resultados. Para tomar decisiones se basa en hechos y experiencias
probadas por lo que con frecuencia necesita las propuestas por escrito, mas allá
que hagamos todas de esta forma, el necesitara ver la mayor cantidad de
información y tenerla a mano para decidir.
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Exige conocimiento a la perfección. Todos los aspectos de los servicios de un WP
deben estar cubiertos.
Comentarle otros casos de clientes en los que se haya tenido éxito. Explicarle los
beneficios logrados con otros clientes dará una imagen sólida de tu negocio.
Muestre su habilidad para solucionar problemas Demuestra que cuenta con el
conocimiento y la experiencia para satisfacer sus necesidades.
El cliente discutidor
Fanático de las discusiones y con cada batalla librada aparentemente su
personalidad se engrandece, vive en la ambivalencia ya que, a cualquier cosa que
se le diga, buscará inmediatamente la respuesta contraria.
Por naturaleza es agresivo y seguramente no estará de acuerdo con Usted. Cada
frase que le comunique irá acompañada de un NO, así que no caiga en esta trampa.
Es directo, no necesita los detalles, sólo los beneficios o lo que deba saber antes de
tomar una decisión de compra, por lo que no le interesa que lo llame a cada rato
por teléfono para comentarios aparentemente sin importancia. Espera una
evidencia inmediata de que la persona que lo atiende tiene la habilidad de resolver
los problemas y de proporcionarle beneficios.
Elabore un contrato. Especifique fechas y formas de pago, condiciones en que le
será entregado el servicio o producto y todos los detalles que considere
importantes antes de que vengan las quejas.
No lo contradiga, mejor escuchar cuáles son las necesidades del cliente antes de
empezar a ofrecer cualquier producto o servicio.
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Ármese de paciencia. Este tipo de clientes casi nunca estará de acuerdo por lo que
debe ser tolerante. Posiblemente sea un mal cliente en su temperamento, pero
puede significar una buena oportunidad de negocio.
Mantenga una atmósfera de negocios. A estos clientes les importa la apariencia,
por lo que tratar asuntos delicados en lugares informales podría considerarse como
una descortesía o poca formalidad de su parte.
Cliente conservador
En apariencia es inocente. En verdad representa un dolor de
cabeza con el paso del tiempo, ya que va a ocupar mucho de su
tiempo en escuchar todas las historias de su vida.
Emplear el toque humano. Todos podemos contribuir a hacer
más agradable una negociación. En este caso deberá agregar
un poco de empatía, de esta forma el cliente sentirá que se le
está dando un buen servicio.
Utilice su ingenio para hacer sentir bien a tu cliente, sea ágil y divertido
Preguntar constantemente si todo está claro, mientras más información le brinde,
mejor será para este cliente.
Mostrar interés por los comentarios que haga y usarlos como ejemplo para
demostrar las ventajas del servicio, a fin de que el cliente se sienta aceptado e
identificado con usted.
Cada cliente es distinto y siempre existirá el inconforme, el conflictivo, el que no
escucha, el desconfiado y el infiel.
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Más recomendaciones
Todos los clientes estarán buscando:
Cordialidad. Una necesidad básica. Ser amable y
optimista, de esta forma le dará un valor
agregado a la situación del cliente.
Autoridad. Generar en el cliente un sentido de
control sobre la situación, así podrá expresar sus necesidades con mayor facilidad.
Comprensión. El cliente siempre buscará sentirse comprendido, no lo deje a la
deriva.
Necesitamos saber cuáles son sus expectativas exactamente. Si permitimos que
ellos nos cuenten que piensan llegaremos con mayor facilidad al éxito.
A partir de todo esto, confeccionaremos un cuestionario para recabar información
sobre estos datos y tomaremos nota.
Una vez que se haya elegido el estilo de la boda, se seleccionará los tipos de
comidas acompañados con las bebidas acordes a las características del evento.
Existen diversos tipos de shows, recepciones, timings y detalles como las ligas, el
vals, lanzar el ramo, etc. No todas las parejas recurren a estos detalles, algunas
pasan todas por alto y otras buscan tener algunas presentes.
El estilo, la decoración y la ambientación del lugar donde se realizará el evento
se elige en función del criterio, deseo y pedido de los clientes.
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Muchas veces ocurre que los novios no conocen los trámites necesarios para la
boda civil y religiosa. Es función de un buen WP darle esta información y hasta
podemos facilitársela impresa o enviársela por mail.
Armado de la Ficha Personal
En esta ficha estarán todos aquellos datos de gran importancia. Es una ficha
maestra sobre la cual luego iremos añadiendo los servicios y cotizaciones que
vayamos trabajando:

Nombre de los novios.

Estado Civil de ambos.

Fecha estimada de la boda.

En que horario se desarrollara.

Religión que Practican.

Si Desean la Ceremonia Religiosa.

Si tienen en consideración un Salón, Quinta o Estancia en particular
para su fiesta.

Nombre y Cantidad de Padrinos.
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
Si habrá niños en el evento y de qué edades se encuentran.

Si hay invitados que provengan de otros lugares.

Fecha Probable de la Boda Civil.

Chequear de la Documentación (DNI) al día de los novios y de los
Testigos para el Registro Civil.

Chequear el vencimiento de los Pasaportes.

Estilo de Boda (Formal o Informal).

Fiesta Temática.

Luna de Miel.

Agencia elegida para la Luna de Miel. Preguntar si desea que
coordinemos este servicio también

Lista de Regalos. Donde

Noche de Bodas. Hotel probable para la Noche de Bodas.

Datos Referentes a Números de Contacto, mails y horarios para
poder comunicarse.

Establecer una fecha de la siguiente reunión y acordar un plan de
trabajo, esto es, fecha en el cual se le pasara la primera información,
de que forma se ira avanzando con el cliente, etc.
Importante:
Hay salones que tienen una agenda muy comprometida por lo que pueden tener
una espera de hasta dos años. Algunas parejas quieren que la boda se realice en el
salón de un hotel, tanto la ceremonia como la fiesta. Debemos tener especial
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cuidado con los tiempos, ya que hay hoteles que tienen sus salones ocupados y
muchos requieren un mínimo de dos años para su reserva.
Los Hoteles dentro de los presupuestos incluyen servicios especiales a los
novios. Estos deben consultarse puntualmente dentro de los servicios que
incluyen, hay servicios que contemplan un arancel adicional.
También hay Iglesias (o templos) que suelen ser muy requeridos.
Recomendamos enfáticamente llevar un archivo en la PC u hojas separadas en
un cuaderno para apuntar toda esta información y evitar que se mezcle con la
del resto de los clientes
Jamás hay que mostrar a un cliente los datos recabados para otro cliente. Eso
indicaría falta de profesionalismo y seriedad

Lista de Invitados:
La Lista de Invitados es el inicio para la organización de la boda porque se debe
tener en cuenta la cantidad de personas para comenzar a buscar el salón adecuado.
Para esto le pediremos a nuestro cliente que nos prepare una lista de invitados
facilitándole un modelo para que complete por mail con los datos. En esta lista
estará determinada la información de vínculo a fin de facilitarnos un primer
armado de las mesas
 Familiares Directos: Padres y Hermanos.
 Familiares Indirectos: Abuelos, Tíos, Sobrinos.
 Amigos
 Allegados
 Invitados Especiales (Ejemplo: Relaciones Laborales).
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Lista Preliminar:
Apellido
Bunge
Nombre
Maria
Relación
Hermana
Mesa Cant.
1
1
Lista Final:
Apellido
Bunge
Nombre
Maria
Mesa
1
Cant.
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La lista de invitados debe ser una sola. No discriminarla por invitados por parte
del novio y de la novia, porque darán lugar a confusión a las personas encargadas
de la seguridad, para el ingreso al salón, así como al personal de recepción. En tal
caso podemos agregar a la lista una columna que diga NOVIO o NOVIA y marcar
lo que corresponda por cada persona u ambas
En esta lista de invitados también deben incluirse las personas que serán
participadas solamente. Los participados serán bien especificados por los
contratantes por dos razones:
En primer lugar para evitar confusiones.
En segundo lugar para que podamos contar con la cantidad de tarjetas de
invitación necesarias.
Al conocer el número exacto de tarjetas que se necesitan, se podrán reservar una
cantidad para cualquier imprevisto; un invitado de último momento, por ejemplo.
Hay que tener en cuenta que si los novios quieren un salón por ej para 300
personas pero solo invitan a 100, hay que prever que se divida el salón o se
sectoricen espacios a fin de que los invitados no se “pierdan” dando sensación de
pocos asistentes
También hay que tener en cuenta que siempre en todas las bodas hay ausencias y
muchas sin aviso previo lo que perjudica sin duda el presupuesto.
Aproximadamente hay un 10 a 15% de ausencias en una boda.
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También es importante conocer el tamaño de las mesas que por lo general tienen
la capacidad de reunir de ocho a doce personas. Las mesas que encontramos en
los salones son redondas.
Pero no ubicaremos menos de ocho personas por cada
una.
Puesto que la mesa que contenga menos de ocho
comensales, representará una imagen de indiferencia
hacia quiénes se les haya asignado.
Es importante la distancia entre las mesas para brindar comodidad a los
invitados tanto para movilizarse como para bailar; así también como para facilitar
el trabajo de los mozos.
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Esquema de Planning
¿Qué es un Esquema de Planning?
Planning: Significa planeamiento, organización.
El Esquema de Planning nos facilita nuestra organización y la orientación de
cada momento de la fiesta e incluso de la organización en forma integral los días
previos a la boda.
El Esquema de Planning colabora para coordinar cada etapa del evento.
En función de nuestro esquema le iremos comunicando a nuestro cliente como
vamos avanzando en cada etapa de la organización.
También esta forma de organización sirve para que los novios tengan presente lo
que deben cumplir que quedo pendiente, etc.
Por ejemplo, el momento de comenzar a seleccionar las tarjetas o cuando deben
presentarse ante el Registro Civil.
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Ejemplo de Esquema de Planning:
1 Año Antes
Acuerdo
6 Meses
Antes
3 Meses
Antes
Testigos de Impresión de
Civil (DNI)
Tarjetas
2 Meses
Antes
1 Mes Antes
1 Semana
Antes
1 Día Antes
Envío de
Tarjetas de
Invitación
Diseñador
Valijas
Belleza
Manos
Lista de
Invitados
Diseñador
Habitación
de Hotel
Maquillador
Confirmar
Maquillador
Conf. de
Servicios
Belleza Pies
Salón
Pruebas de
Menú y
Definición
Alianzas
Peinador
Confirmar
Peinador
Calzado (B)
Amoldarlos
Spa
Catering
Disc Jockeys
Lista de
Regalos
Final
Ramo
Registro
Civil
Cuidados del
Cutis
Fotografía
Selección de
Invitación
Traslados
Tocado
Lista de
Regalos
Preliminar
Souvenirs
Calzado (A)
Adquisición
Pastel de
Bodas
Luna de
Miel
Shows
Animación
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Un Año Antes...
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El Wedding Planner como el cliente acuerdan cumplir un esquema de
trabajo. Es conveniente redactar un Acuerdo a estos efectos, donde también
constará la forma de pago y tipo de honorarios.
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Se confeccionará la Lista de Invitados.

Se comenzará a solicitar los presupuestos de los servicios principales tales
como Salón, Catering y Fotografía.
Los fotógrafos ofrecen diversos tipos de planes y costos conforme con el
servicio que van a prestar.
Hay que advertir a los novios que deberán participar de catas de vino,
pruebas de catering, pedido de material de referencia de los shows,
fotógrafos, video, etc. para poder tomar mejor una decisión
Los fotógrafos profesionales que trabajan con cámaras digitales pero
algunos igualmente imponen un número de fotos en particular y la cantidad
de cámaras con las que trabajen, generan un costo adicional.
Entregarán oportunamente un muestrario o bien contactos, donde se
exhiben las fotos para ser elegidas. Los álbumes donde se conservarán las
fotos también modifican el costo por su calidad y textura.
Un muy buen fotógrafo social no tomará fotos ni filmará mientras los
invitados estén comiendo. Debe tomar las fotos y/o filmar cuando los platos
están vacíos y la mesa debidamente ordenada. Los novios y los invitados no
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deben sentir su presencia; ellos no están al servicio del fotógrafo sino al
revés.
En las propuestas de los profesionales, incluyen las fotos y el video de la
ceremonia civil; también fotos en exteriores luego de la ceremonia civil y el
backstage.
Ante la eventualidad de lluvias, los fotógrafos cuentan con salones para
fotografía cuyo costo es adicional.
Será tarea del WP realizar una planilla comparativa con las prestaciones de
cada servicio para poder compara precios y condiciones, que ofrece cada uno
Esto debe ser presentado a los novios para su evaluación

Se procederá a relacionar datos de los prestadores de los servicios acorde
con lo solicitado por los asesorados y así armar uno o varios presupuestos
preliminares.

Luego que los contratantes seleccionen el Salón se procederá a su reserva.

Reservar la fecha en el lugar donde se realizará la boda religiosa.

También se reservará el servicio de catering y fotografía.
Seis Meses Antes...

Los novios elegirán a sus Testigos de boda.

Comienza a buscarse el vestido de novia y traje para el
novio y los padrinos. Muchos clientes en esta etapa
comienzan a encargarle al WP que le presente opciones
para poder elegir entre diseñadores, telas, modelos, etc.
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
Se comienza a buscar opciones de catering y acuden a pruebas. Muchas
veces este servicio tiene un costo adicional. Debemos averiguar previamente
y avisar a los novios.


También se busca un DJ y el servicio de animación de la fiesta. Se estudian
presupuestos y prestaciones y se van definiendo opciones.
Se eligen las participaciones y souvenirs (opcional de acuerdo a cada pareja)

Se eligen los lugares para Listas de Bodas y Regalos

Se selecciona el pastel de bodas. Muchas veces no esta incluido dentro del
catering. Es importante destacar que el uso de cintas dentro del pastel esta
dejando de usarse. Muchas veces se colocan en un bowl y va de acuerdo a la
decoración y gusto de los novios. Hay muchas variantes sobre esta opción,
es importante que seleccionemos cuales pueden ir de acuerdo al perfil de
nuestro cliente y presentárselas, orientándolo en un par de opciones.
Se reserva y planifica la Luna de Miel. En este tema usualmente el WP no
asesora, ya que la mayoría de las veces se decide por otra parte o es un
regalo por parte de los amigos y familiares. Muchas veces también se hace
una Lista de Viaje que al igual que la Lista de Regalos, posibilita que los
amigos puedan participar regalando una parte del viaje. La mayoría de los
novios prefieren encargarse en forma personal de este ítem, de todas formas
si se lo pidieran al WP, debería estar preparado y tener al menos una
agencia de confianza con la cual manejarse en forma habitual.
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Tres Meses Antes...
Se encarga la impresión de las participaciones y tarjetas
de agradecimiento para enviar después de la boda a los
invitados y participados que hicieron regalos.
 Se realizan las reservas para la noche de bodas en el
hotel elegido. Este servicio lo debe proveer el WP,
habitualmente es así a excepción de la preferencia de los
novios de ocuparse personalmente. Muchos hoteles ofrecen a la novia la
habitación desde el medio día del día de la boda para que la novia pueda
maquillarse y


Se encargan las alianzas, las mismas pueden ser de oro blanco, amarillo y
con diseño especial. Por lo general son de 18 kilates y rara vez se ven en oro
rojo o rosado.

Hay que elegir los regalos y dejar preparada la Lista de Bodas

Elegir y confirmar los autos que se usaran para traslados. Muchas empresas
ofrecen decoración con un costo adicional o bien puede encargarse a la
misma empresa que se encargara de lo ramos y centros de mesa. Estas
empresas ofrecen desde autos antiguos y de colección hasta modernos y
vans para el traslado de invitados (por ej si la boda se realiza en una
estancia) Es importante poder orientar en que el tipo de auto que se elija
este acorde al tipo de decoración general que habrá en la boda y el tipo de
evento: si es romántica, formal, clásica, moderna, etc.
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Elegir la empresa que se dedicara a realizar el ramo de la novia, los centros
de mesa y la decoración de la Iglesia o salón para el evento.

Decidir si se tendrá souvenirs y elegirlos. En estos productos hay
muchísimas variedad y también debe tener relación al tipo de evento acorde
con el perfil de la boda.
La intención del souvenir es agradecer la presencia al evento.
Hemos visto últimamente que muchos entregan un cd con fotos de los
novios, música seleccionada por ellos a modo de recuerdo. Es importante
que el WP se actualice en forma permanente de cuales son las tendencias.
Muchos regalan también pen drive con partes de filiación, fotos y música de
los novios.
Dos Meses Antes...

Se entregan las participaciones e invitaciones a la fiesta

Se elige maquillador y estilista, se realizan las pruebas de
maquillaje para la novia, madrina y amigas o hermanas.

El WP debe ir orientando a la novia en estas búsquedas, acompañándola y
llevando una agenda de las citas y fechas de prueba.
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Se eligen los zapatos y la lencería para la noche de bodas
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Un Mes Antes...

El WP puede ir coordinando con algún contacto de algún
amigo, el lugar para realizar la despedida de solteros, pero
es opcional

Se llevan a cabo las pruebas finales de maquillaje, peinado
y vestido y el traje para el novio y los padrinos de boda.

Se coordina el lugar y fecha definitiva con el horario que ira la diseñadora,
el peinador y la maquilladora a asistir a la novia

Si tenemos contacto con amigos de los novios sugerir que planifiquen el
lugar para la despedida de solteros, aunque esta situación no nos compete
exactamente.

Se debe solicitar fecha en el Registro Civil

Se coordina el ajuar de la novia: lencería especial para la noche de bodas y la
ropa interior que llevara debajo del vestido de novia.
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Una Semana Antes...
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Sugerir que tengan las valijas medianamente organizadas
para la Luna de Miel.
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Confirmar con cada prestador los horarios.
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Sugerir a los novios que utilicen el calzado dentro del
hogar para que se amolden.
Algunas Ideas
En la recepción del salón, que haya un Libro de
Firmas para los invitados que los novios se llevarán.
Este libro estará forrado con la fecha de la boda y los
nombres de los novios.
En la fiesta que haya Cámaras de Fotos descartables
en el guardarropa e convocar a los invitados para que
las retiren y se saquen las fotos que ellos deseen con
los novios. Siempre es útil en caso de olvido de la
cámara digital
Existen los Greeting Box, que es una cabina con una cámara oculta en donde se
dejan mensajes a los novios y se filma a los invitados en 30 segundos, con una
capacidad de grupos de hasta 8 personas. Luego se les entrega a los novios el DVD
de recuerdo
En el Río de la Plata existen empresas que ofrecen la noche de bodas en un crucero
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Aspectos externos de la imagen

Transcripción

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