VERITAS Enterprise Vault™ Discovery Accelerator

VERITAS Enterprise Vault™ Discovery Accelerator

FICHA
TÉCN ICA
VERITAS Enterprise Vault™ Discovery Accelerator
LOCALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN
RÁPIDAS DE DATOS DE CORREO
ELECTRÓNICO EN EL MARCO DE
PROCESOS JUDICIALES
Enterprise Vault™ Discovery Accelerator es una solución
eficaz y asequible que permite a las empresas archivar el
contenido de todos los mensajes de correo electrónico y
archivos adjuntos (internos y externos). Discovery Accelerator ofrece funciones avanzadas para automatizar y optimizar
los procesos de búsqueda y de presentación.
Archivado centralizado de correo electrónico y de contenidos para optimizar la presentación de información
electrónica:
• Posibilidad de identificar y marcar mensajes de correo
electrónico, archivos electrónicos y contenidos sin estructura de forma completamente online, es decir, sin papel;
• Ahorro en costes de auditoría, tales como juristas adjuntos, asesores externos e internos;
• Prevención de marcado duplicado en casos interrelacionados;
• Direccionamiento, búsqueda, revisión y presentación rápidos de todos los mensajes de entrada/salida;
• Revisión, seguimiento y generación de informes para
ilustrar casos de “due diligence”;
• No se modifican los archivos/mensajes de correo electrónico originales para garantizar la autenticidad de pruebas;
• Retención de resultados de búsqueda como apoyo para
la presentación en asuntos relacionados;
• Extracción controlada de objetos importantes a archivos
externos.
FUNCIONAMIENTO
Archivado perfecto de mensajes de correo electrónico y
contenidos — En perfecto interfuncionamiento con Microsoft Exchange, Enterprise Vault archiva y genera inmediatamente un índice de todos los mensajes que pasan por
Exchange y los guarda en su forma original (correos electrónicos y archivos adjuntos) de forma central en un archivo
de diario en el Vault Server, sin que los usuarios aprecien
cambio alguno ni tengan que intervenir. También pueden
incluirse fuentes de datos adicionales en el proceso de identificación (p.ej. información del sistema de archivos, de carpetas públicas o de SharePoint).
Identificación electrónica simplificada — Enterprise Vault
Discovery Accelerator permite a los interventores autorizados (p.ej., del departamento de abogados de la empresa)
localizar rápidamente mensajes de correo electrónico específicos cuando resulte necesario en el marco de un litigio,
una inspección pública o una investigación judicial. Para
localizar mensajes de correo electrónico en las copias de
seguridad ya no es necesaria la intervención del departamento informático, puesto que Enterprise Vault Discovery
Accelerator organiza y estructura su sistema de correo electrónico óptimamente, y permite así a los interesados buscar,
revisar y marcar los contenidos directamente para la finalidad específica. El resultado es un considerable ahorro en la
presentación de información electrónica, ya que los datos
relevantes se localizan, clasifican y extraen con mucha más
rapidez. El soporte de esquemas de marcado global elimina
también la repetición innecesaria de revisiones en caso de
inspecciones interrelacionadas.
Preparado para todo
Enterprise Vault Discovery Accelerator optimiza su entorno de
Microsoft Exchange para la revisión rápida de grandes volúmenes de correo electrónico. Tanto el departamento informático como el de control pueden ahorrarse mucho trabajo, y al
mismo tiempo, su empresa cuenta con un plan preventivo de
control de los mensajes de correo electrónico para responder
con rapidez a cualquier exigencia de presentación de información electrónica.
Optimización de los procesos y de la productividad:
• Localización centralizada de correo electrónico — Guarda, archiva y genera un índice de los mensajes de correo
electrónico y archivos adjuntos en un archivo de diario.
• Búsqueda rápida del correo electrónico archivado — Las
herramientas de búsqueda por navegador simplifican la
localización de contenidos.
• Revisar y marcar — Los interventores marcan y anotan
objetos según el esquema de marcado específico de la
empresa.
• Extracción de mensajes de correo electrónico para la
presentación — Exportación de contenidos para alegar en
el marco de procesos judiciales.
CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL
PRODUCTO
Apoyo en caso de litigios que incluyen el correo electrónico:
• Citaciones recibidas — inspección jurídica;
• Casos legales específicos o de investigación de personal.
Funciones del producto:
• Gestión completa del proceso de revisión legal;
• Revisión jerárquica por un grupo de interventores/investigadores privilegiados;
• Potencial para localizar todo el correo electrónico, tanto
interno como externo;
• Búsqueda flexible que permite extraer mensajes de correo electrónico potencialmente admisibles;
• Esquemas de marcado flexibles;
• Extracción de objetos para la presentación;
• Priorización de actividades y generación de informes.
EL PROCESO DE REVISIÓN
VENTAJAS DEL PRODUCTO
• Reduce los costes derivados de un proceso de identificación, ya que varios usuarios pueden colaborar de forma
efectiva en la presentación de la información requerida
por las autoridades examinadoras.
• Implanta un método estandarizado y rentable para todas
las actividades futuras de identificación.
• Permite seguir aprovechando la información que ya se ha
guardado en Enterprise Vault.
• Proporciona información de una gran variedad de fuentes
(mensajes de correo electrónico, sistemas de archivos o
mensajería instantánea) para incrementar la eficacia a la
hora de comprobar el cumplimiento de las normativas.
• Opera como un elemento crítico en sus actividades de
gestión de riesgos o del cumplimiento de las normativas.
Figura 1 – Los objetos pueden revisarse en Discovery Accelerator y
marcarse como relevantes o no para el caso concreto.
El proceso de revisión es fundamental para la eficacia de
Discovery Accelerator. La figura 1 muestra la pantalla de
revisión donde varios interventores tienen asignadas las
listas de información que deben revisar. Estas listas se generan por la búsqueda inicial y el interventor marca el objeto como relevante o como no relevante para la búsqueda
activa. Las marcas pueden estar permanentemente asignadas a un mensaje. Esto significa que si un mensaje vuelve
a aparecer en otro proceso de revisión, éste puede clasificarse previamente, p.ej., en la lista “spam email”.
Durante el proceso de revisión, un interventor jefe puede
cerciorarse en todo momento de la eficacia del proceso
revisando todos los mensajes con una marca similar. Esta
acción se verifica por completo al igual que todas las acciones en Discovery Accelerator.
Estar preparado — Las inspecciones públicas están a la orden del día en el mundo empresarial, y borrar mensajes de
correo electrónico no sólo es inútil, sino que puede empeorar
las cosas.
Actuar con previsión — Adelántese y coordine las herramientas que necesita para proteger su empresa y minimizar
los elevados costes de identificación antes de que llegue la citación.
Ver lo práctico — Una vez se ha enviado un mensaje de correo electrónico alguien lo encontrará tarde o temprano. No
deje que ése alguien sea su rival.
Tomar posiciones — Las empresas son responsables de extraer toda la información electrónica que se solicite y de preservar y retener todos los mensajes de correo electrónico relevantes demandados.
EL OBJETIVO: LA EXTRACCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Una vez revisados todos los objetos identificados, Discovery Accelerator automatiza la extracción de los objetos relevantes listos para la presentación a las autoridades que han
demando la información. Las opciones flexibles de Discovery Accelerator permiten extraer todos los objetos en diversos formatos, o también dotar a determinados objetos de
marcas específicas para la publicación.
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