Procedimiento del SGC, SGA y SGEG para la Capacitación y

Transcripción

Nombre del documento: Procedimiento del SGC, SGA y
SGEG para la Capacitación y Entrenamiento del Personal
Código: ITSG-AD-PO-004
Revisión: 3
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2, 6.4 y 7.4.1,
Referencia a la Norma ISO 14001:2004 4.4.2
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1. Propósito
Promover la capacitación y entrenamiento del personal del Instituto Tecnológico Superior de Guasave
con el fin de proporcionar un mejor servicio a los alumnos.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable al Personal Directivo, Operativo y Servicios Generales.
3. Políticas de operación
3.1
El Jefe del Departamento de Recursos Humanos tiene la responsabilidad
de la aplicación y
seguimiento de la capacitación y entrenamiento del personal con la co-responsabilidad de los
Representantes de cada área y los Coordinadores del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y Sistema de
Gestión Ambiental (SGA).
3.2 La aplicación de este procedimiento está orientado al cumplimiento de las necesidades del ITSG
acorde con los Programas Institucionales de Innovación y Desarrollo de los Institutos Tecnológicos
Descentralizados y de las expectativas del personal.
3.3
Se debe contar con un programa de capacitación y entrenamiento
para el personal, acorde a los
procedimientos del Instituto Tecnológico Superior de Guasave.
3.4 El programa, debe contemplar los aspectos de capacitación para el trabajo, desarrollo de habilidades,
aptitudes y competencias y todas aquellas acciones que contribuyan al mejoramiento del servicio
educativo, y al cumplimiento de objetivos, metas e indicadores de la Institución, así como también
formación y toma de conciencia del personal directivo, operativo, servicios generales y los responsables
de los procedimientos, en cada uno de los aspectos ambientales de conformidad al Sistema de Gestión
Ambiental, procurando una capacitación laboral eficaz.
3.5
Las competencias necesarias del personal, se encuentran establecidas en el Manual de Organización del
Instituto Tecnológico Superior de Guasave.
ELABORÓ
LC Xóchitl Grasema León
López
Jefa de Recursos
Humanos
Firma:
23 de Octubre 2015
REVISÓ
MAP Elizabeth Salinas
Rosales
Subdirectora
Administrativa
Firma:
28 de Octubre del 2015
AUTORIZÓ
Ing. Ángel Rafael Quevedo
Camacho
Director General del
Instituto Tecnológico
Superior de Guasave
Firma:
28 de Octubre del 2015
Revisión: 3 Nombre del documento: Procedimiento del SGC, SGA y
Revisión: 3
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4. Diagrama de Procedimiento
Revisión: 3
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Revisión: 3
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5. Descripción del Procedimiento.
Secuencia de
Actividad
Responsable
1.1. El Departamento de Recursos Humanos envía a los
Representantes de las Áreas y Coordinadores del SGA,
SGC Y SGEG correspondientes el formato (ITSG-AD-PO004-06) para su llenado. Los registros deben regresarse
a Recursos Humanos en un periodo de dos semanas, a
más tardar.
1.Diagnóstico
de Necesidades
de capacitación
1.2. Se elabora el diagnóstico de detección de
necesidades de capacitación. Este diagnóstico debe
efectuarse al inicio de cada semestre, que les permita
conocer los recursos financieros disponibles. Aunque, es
importante mencionar que alguna necesidad de
capacitación y entrenamiento puede efectuarse en
cualquier etapa; lo cual está en base a las necesidades
presentes, o futuras.
1.3. El registro de Habilidades del Personal (ITSG-AD- PO-00405) deberá ser usado como apoyo por los/las
representantes de área, para evaluar las “Habilidades” de
su personal. En caso de detectar alguna necesidad en
las “Habilidades”, deberá indicarse en el registro “Formato
para el Diagnóstico de la necesidad de capacitación y
entrenamiento ITSG-AD-PO-004-06.
Departamento de
Recursos
Humanos/
Representantes
de Áreas /
Coordinadores/a
s del SGA, SGC Y
SGEG.
1.4. Realiza la revisión de los registros. En caso de no cumplir
los registros con los datos solicitados, se informará al
solicitante que no procede. Este comunicado puede ser
de manera electrónica vía e-mail o por oficio.
1.5. Selecciona el instructor utilizando el formato Criterios para
Seleccionar Instructor Interno y/o Externo (ITSG-AD-PO004-04)
2. Análisis
de
los cursos
solicitados.
2.1. Realiza un análisis de los cursos solicitados indicando
si estos proceden o no, utilizando el registro
ITSG-AD-PO-004-06.
Departamento de
Recursos Humanos
y Dirección General
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3. Comunicación de
resultados.
3.1 Comunica al personal Representante de las áreas y
el/la Coordinador/a de los Sistemas, el resultado de este
análisis y los cursos autorizados.
Departamento de
Recursos Humanos
4.1 Determina la secuencia de cursos.
4.2 Elabora el programa de capacitación. ITSG-AD- PO004-01.
4. Planeación de la 4.3 Mantiene Lista de Instructores/as (internos/as y
Capacitación.
externos/as), con sus evaluaciones correspondientes.
Puede efectuarse en hoja de “Excel” o “Word”. Indicando
al menos: Nombre de la Organización, Nombre del
Instructor/a, Instructor/a interno/a o Externo/a, curso
proporcionado, fecha de impartición, Tel., e-mail, y
evaluación del curso.
Departamento de
Recursos
Humanos.
5.1 Elabora presupuestos para la realización del
programa de capacitación.
5. Genera
necesidades para
la
implementación.
6. Surte
requisiciones
y habilita
instalaciones.
5.2Informa a los Departamentos de: Recursos Financieros, y
Recursos Materiales de las necesidades para el
desarrollo de los cursos.
Departamento de
Recursos
Humanos
5.3 Comunica y difunde Los Programas de Capacitación a
todo el personal del Instituto; una vez aceptados los
cursos; con la intención de que el personal conozca
con tiempo su participación y asistencia a los mismos.
6.1 Surte la requisición de bienes y servicios para el
desarrollo de los cursos.
6.2 Habilita el local en donde se desarrollarán los cursos
programados.
Departamento de
Recursos
Materiales
7.1 Durante el desarrollo del curso, la asistencia de los
participantes se registra en una lista de asistencia.
7. Desarrolla el
curso
7.2 En el caso de que la capacitación sea externa, el
departamento de Recursos Humanos y el/la
Responsable del área o de la coordinación de los
Sistemas involucrados deben evaluar si la
capacitación debe ser reproducida por el/la que
participó en el curso al personal del Instituto.
Departamento de
Recursos Humanos
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8. Elabora
Constancias y/o
Reconocimientos
8.1 Con base en la lista de asistencia de los participantes,
al evento, se imprimen las constancias para los
participantes que cumplan con el 90% de asistencia y
acrediten dicho curso, cuando no cumplan con los
requisitos anteriores se les entregará reconocimiento.
8.2 Las constancias y los reconocimientos se llevan a
firma con las autoridades correspondientes.
Departamento de
Difusión y
Concertación
9.1 Clausura el evento y entrega reconocimientos y/o
constancias al personal participante.
9.2 Conserva registro de calidad:
9. Clausura y entrega
de Constancias
a).- Lista de asistencia.
y/o
Reconocimientos b).- Copia del reconocimiento y/o constancia.
El expediente del personal debe contener al menos los
siguientes documentos (copias): Constancias de las
capacitaciones anteriores y la actual; acta de
nacimiento, grado máximo de estudios.
Departamento de
Recursos Humanos.
10.1 La evaluación de la eficacia de la capacitación deberá
llevarse a cabo dentro de un periodo mínimo de tres meses
máximo de seis, posterior a la capacitación.
10. Evalúa Eficacia de
la capacitación.
10.2 Para evaluar la eficacia de capacitación se aplica el
formato ITSG-AD-PO-004-02, ITSG-AD-PO-004-03.
Departamento de
Recursos Humanos
10.3 En caso de que la evaluación no haya sido eficaz se
deberán tomar las acciones pertinentes, en su caso
aplicar los procedimientos de acciones correctivas y
preventivas del SGC (ITSG-CA-PG-005), (ITSG-CAPG-006) y SGA (ITSG-GA-PR-11-01).
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6. Documentos de referencia
Documentos
Ley Federal del Trabajo
Reglamento Interior del Instituto Tecnológico Superior de Guasave
Manual de Organización del Instituto Tecnológico Superior de Guasave
7 . R egistros
Tiempo de
Nombre del
Registro
Código
Lista de
asistencia
Manejo
Almacenamiento
vigencia del
formato
NA
Programa de
Capacitación ITSG-AD-PO-004-01
Encuesta de
Eficacia de l
capacitació ITSG-AD-PO-004-02
(Participante
Revisión
Tiempo de
conservación
Responsable de
Disposición
conservarlo
NA
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
3
Semestral
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
2
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
Revisión: 3
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Encuesta de
Eficacia de l
capacitació ITSG-AD-PO-004-03
(Jefe del
Participante
3
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
Criterios para
Seleccionar
ITSG-AD-PO-004-04
Instructores Inte
y Externos
3
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
Registro de
habilidades del ITSG-AD-PO-004-05
personal
3
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
3
Semestral
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
NA
PERMANENTE
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
Formato de
diagnóstico de ITSG-AD-PO-004-06
capacitación
Expediente del
personal
NA
Revisión: 3
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Requisición de ITSG-CA-PG-005-01 y
acciones
ITSG-GA-PR-11-01
correctivas
2
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
Requisición de
ITSG-CA-PG-006-01 y
acciones
ITSG-GA-PR-11-01
preventivas
2
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
2
Anual
Carpeta
1 año
1 año
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
2
Anual
Carpeta
Permanente
Permanente
Archivo
Jefe de
Departamento de
Recursos Humanos
e-mails
NA
Lista de
Instructores
NA
Revisión: 3
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8. Glosario
No Aplica
9. Anexos
9.1 Formato para Programa de Capacitación.
ITSG-AD-PO-004-01
9.2 Formato para la Encuesta de Eficacia de la Capacitación (participante).
ITSG-AD-PO-004-02
9.3 Formato para la Encuesta de Eficacia de la Capacitación (Jefe/a del/la participante). ITSG-AD-PO-004-03
9.4 Formato para Criterios para Seleccionar Instructores/as Internos/as y Externo/as. ITSG-AD-PO-004-04
9.5 Formato para Registro de Habilidades del Personal
ITSG-AD-PO-004-05
9.6 Formato para Diagnóstico de Capacitación y Entrenamiento
ITSG-AD-PO-004-06
Del personal.
10. Cambios de esta versión
Número de
Revisión
Fecha de la actualización
Descripción del cambio
12 de Noviembre 2013
Se cambió el logo de la DGEST por el logo del ITSG,
el código
1
10 de Marzo 2014
Se adaptó el procedimiento al SGA y SGC,
separando el procedimiento de actualización y
superación del personal académico.
2
28 de Octubre 2015
Se cambió logo del ITSG, y se modificó
procedimiento a la necesidad Institucional.
0
Revisión: 3

Procedimiento del SGC, SGA y SGEG para la Capacitación y

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