El control interno y la contabilidad Articulo CCPrivados 20-1-09

El control interno y la contabilidad Articulo CCPrivados 20-1-09

El control interno y la contabilidad
La información contable que necesita un gerente para tomar las decisiones
relacionadas al crecimiento y estabilidad en la compañía debe ser confiable y
segura, ya que con base en esta se miden los resultados, y se expone la situación
financiera sea buena o frágil de un negocio. Tal información es claramente
utilizada también por las Administración Tributaria (AT) en sus actuaciones de
fiscalización y la obtención de prueba en los cobros que les hace a los
contribuyentes.
Es por esto que el control interno tiene una estrecha relación con la contabilidad,
ya que una estructura de control en la organización es vital para generar y mostrar
de una manera confiable y eficiente la información que se requiere para las
decisiones del día a día y el registro de las transacciones. Los procedimientos de
control bien aplicados garantizan la confiabilidad de la información incluida en los
estados financieros, previene fraudes y el gasto excesivo en todas las áreas de la
organización, así como contribuye a la evaluación de los departamentos
distribuidos en la compañía sean de apoyo o claves en la operación del negocio.
Ante una auditoría fiscal, el contar con una estructura de control interno confiable
sin duda favorecerá a que toda la información que sea requerida por la AT sea
obtenida en forma correcta y con la mayor transparencia. La AT ha cuestionado
casos en que los contribuyentes no han logrado demostrar las transacciones
mediante documentación fehaciente y suficiente para respaldar los asientos
contables que han sido recalificados y esto ha sido por la falta de esa estructura
necesaria para obtener, salvaguardar
y probar de una forma clara los
movimientos.
Si bien es cierto una auditoría fiscal no se enfoca en tratamientos contables
financieros la AT debe tomar en cuenta los alcances
de las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) donde es claro que prevalece el
tratamiento que dan las leyes tributarias en nuestro país y los hechos generadores
de los tributos, los procedimientos que se deben aplicar sin duda deben seguir en
general las normas profesionales. Por lo anterior, como parte del planeamiento del
trabajo uno de los procedimientos iniciales será un análisis del ambiente de
control.
Tomando en consideración que existen diversas industrias, procesos de
manufactura, procesos de comercialización, etc., los controles que establecen
estas compañías son basados en gran medida en simplificar los procesos y
mejorar la productividad del negocio. Sin embargo en algunas ocasiones tales
controles lo que provocan son atrasos y altos costos para las empresas, a veces
debido a que esos controles no tienen un estudio preliminar de lo que se busca
alcanzar con cada uno de ellos.
Además, también en ocasiones las compañías crecen en forma tan acelerada que
los planeamientos de la estructura organizacional, las jefaturas y los ejecutores
dejan de existir en el momento de tomar las medidas necesarias para
salvaguardar o generar información así como la custodia y análisis de uso de los
activos de la compañía.
Es importante comentar lo referente a los riesgos que existen al revisar o al
establecer los controles necesarios en una organización para lograr alcanzar la
mayor rentabilidad, estabilidad y generación de información financiera, tales
riesgos se deben tomar en cuenta para evaluar el ambiente de control con el que
cuenta la empresa.
El riesgo inherente se refiere a la naturaleza de una cuenta o transacción, es decir
que de acuerdo a una interpretación incorrecta para la presentación o registro de
estas o su tratamiento en conjunto con otras transacciones y tomando en cuenta la
importancia de su monto puede existir el riesgo de que el saldo no sea razonable,
tomando en cuenta que las transacciones que generaron ese saldo no contaron
con los debidos controles internos.
El riesgo de control es aquel donde la cuenta o transacción contiene un error en el
cual los controles establecidos no han logrado detectar tal error o la omisión de
una transacción. Los ajustes detectados en este tipo de riesgo indican que los
controles establecidos están siendo insuficientes, vulnerados o no implementados
de forma completa a lo largo de los diferentes procedimientos que generan
transacciones de registro.
Tanto en una auditoría financiera o con fines fiscales existen procedimientos
sustantivos, de los cuales pueden ser aplicados con base en el criterio profesional
del auditor, lo que eventualmente conllevaría a tener un riesgo de no detectar
errores u omisiones en las cuentas o transacciones que se contienen en los
estados financieros, este riesgo es conocido como riesgo de detección.
Desde el punto de vista tributario los errores en los saldos pueden verse reflejados
en el aumento del pago de impuestos que no proceden, o bien, fundar duda en la
AT que mediante cuestionamientos en sus actuaciones fiscalizadoras, logre
recabar prueba en cuanto a la omisión de pago de impuestos, que si la compañía
hubiera cubierto con los debidos controles tales cuestionamientos no hubieran
llegado a concluir con un traslado de cargos.
Es sin duda muy importante que las compañías mejoren cada día sus procesos de
control, ya que esto les traerá no solo beneficios económicos sino que en este
momento en que la AT tiene en proceso de implementación el sistema de
tributación digital, la información que se transcriba en los detalles que se requieren
llenar en los sistemas de tributación evidentemente deben contar con todos los
respaldos que pueden ser solicitados en una actuación de fiscalización y estos
serán confiables solo si existe una estructura de control interno en las compañías
sólida.
Erik Ramirez, CPA