Control de Registros

Procedimiento Mandatorio
Código:
ADPR02
Fecha de
Emisión:
19/11/2014
Revisión:
04
Control de Registros
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Control de Cambios y Mejoras
Nivel de
Revisión
00
01
02
Descripción de la Modificación y
Mejora
Elaboró/fecha
Primer Establecimiento
Ing. José Luis Suárez
Cuautle.
Junio 2003
Se elimina el diagrama de flujo
Mejora
03
Cambios en el diagrama de flujo y
algunas políticas.
04
Actualización del objetivo y enfoque a
proceso
Fecha de
entrada en
vigor
Julio 2003.
Coordinación de Calidad
22 Septiembre
Septiembre 2003
2003.
Alta Dirección
Junio 2010
Alta Dirección
Febrero 2011
Alta Dirección
Octubre 2014
24 Junio 2010.
28 de febrero
de 2011.
01 de
diciembre de
2014
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Código:
ADPR02
Fecha de
Emisión:
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Revisión:
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Control de Registros
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1. OBJETIVO
Asegurar que los registros establecidos en el SGC, estén controlados, identificables y
localizables.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la UTT que generen o reciban registros
en forma impresa o electrónica.
3. POLÍTICAS
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Los registros que se usen en la operación del SGC deberán controlarse.
Los registros deberán ser legibles, identificables y accesibles.
La Alta Dirección será la responsable de revisar y mantener este procedimiento, para
asegurarse de su eficacia continua.
Los registros pueden estar en medio impreso o electrónico identificados por su código
y/o nombre, siempre y cuando se conserve la integridad de la información y no se
degrade su legibilidad.
Los registros que se conserven en medio electrónico deberán tener un respaldo.
Cuando se cumpla el tiempo de retención de un registro, la disposición final debe ser
según marque la Ley de Archivos del Estado de Puebla.
Cuando los registros estén en medio impreso, deberán guardarse en un medio de
protección como folder, carpeta, etc., los registros impresos no deben estar sueltos.
El medio de protección en que se guarden los registros debe estar identificado con la
información que contiene.
Todo el personal tendrá acceso a los registros que necesite para el desempeño de sus
funciones.
El usuario de un registro será responsable de su integridad, contenido y medio de
protección.
El tiempo de retención de un registro será establecido por el usuario a partir de su
utilidad y las disposiciones legales o reglamentarias que lo determinen.
Los registros que no puedan sufrir modificaciones no contendrán código de registro y
solo se controlarán por su nombre.
En el caso de que se incorpore o elimine un registro, se actualizará la lista de registros
y se enviará una copia al RD.
Para el control de los registros, cada procedimiento o Instrucción de trabajo en el
apartado de Anexo incluirá la lista de registros.
Esta lista deberá contener la siguiente información:
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o Código del registro (cuando aplique).
o Nombre del registro.
o Lugar de almacén (lugar físico donde se encuentra el registro): archivero,
estante, respaldo electrónico, etc.
o Medio de soporte: folder, carpeta de argollas, carpeta electrónica, etc.
o Orden de acomodo: alfabético, cronológico, etc.
o Tiempo de conservación (lapso en que permanece vigente el registro): semanas,
meses, años, eventos, etc.
o Disposición de los registros (destino final de los registros, una vez concluido el
tiempo de conservación)
o Responsable de conservarlo (es la persona designada para almacenarlo y/o
conservarlo)
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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ÁREAS
RD
INICIO
CUANDO ES NECESARIO SE
GENERA UN REGISTRO QUE
PRESENTA RESULTADOS O
PROPORCIONA EVIDENCIA DE
ACTIVIDADES EN EL SGC
IDENTIFICA CON SU NOMBRE
Y/O CÓDIGO.
ACTUALIZA
LISTA
DE
REGISTROS,
ANEXA
A
PROCEDIMIENTO
O
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO Y
ENVÍA COPIA ACTUALIZADA A
LA RD.
ES EL RESPONSABLE QUE LOS
REGISTROS SE ENCUENTREN
CONTROLADOS,
IDENTIFICABLES Y
LOCALIZABLES
TRANSCURRIDO EL TIEMPO DE
CONSERVACIÓN, EL REGISTRO
SE ENVIA A SU DESTINO FINAL.
FIN
ACTUALIZA CONCENTRADO
DE REGISTROS EN LA
CARPETA CORRESPONDIENTE.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CÓDIGO
(CUANDO APLIQUE)
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Norma ISO 9000:2005
Norma ISO 9001:2008
6. GLOSARIO
Registro.- Es el documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
7. ENFOQUE DE PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
SALIDAS O
RESULTADOS
Diferentes Áreas
del SGC
Cuando se
genera un
registro que
proporciona
evidencia de
conformidad
Registros
controlados,
legibles,
identificables y
recuperables
CLIENTE
EXPECTATIVAS
Usuarios/as
del SGC
Tener
controlados los
registros
generados en
el SGC
8. ANEXOS
CÓDIGO
(cuando aplique)
ADPR02-R01
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Lista de Registros.