Convenciones: CT: Conservación Total, E: Eliminación, M / D

Transcripción

CÓDIGO
D1-PA-GD-01
FECHA APROBACIÓN
19/07/2010
Páginas
4
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTO: TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - 2010
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
2510-1
2510-1.3
2510-1.4
2510-2
2510-2.1
2500 SUBGERENCIA DE GESTIÓN Y DESARROLLO PRODUCTIVO
2510 DIRECCIÓN TECNICA DE CONVOCATORIAS
RETENCION
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PLANES
PLANES DE ACCION
- Plan
PLANES DE MEJORAMIENTO
- Plan
CONVOCATORIAS PÚBLICAS
CONVOCATORIAS PUBLICAS SUBSIDIO INTEGRAL DE
TIERRAS
Documentos Regalmentarios
- Resolución de apertura
- Términos de Referencia
- Adenda
- CDP
- Carta de presentación y compromiso
- Ficha resumen propuesta
- Declaración Juramentada de negociación parcial o total
- Ficha de inscripción del aspirante
- Documento de identidad Grupo Familiar
- Declaración juramentada de las actividades económicas al
momento del desplazamiento
- Certificación municipal de uso del suelo
- Título de propiedad del predio
- Certificado de tradición y Libertad
- Certificado judicial
- Plano topográfico
- Certificación de Cabida y Linderos del IGAC
- Certificado de la entidad bancaria del valor de la Hipoteca
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
1
4
X
1
4
X
1
9
CT
X
E
M/D
S
Se elimina porque se consolida en el plan de acción de la
Subgerencia de Planificación e Información.
Se elimina porque se consolida en el plan de acción de la
Subgerencia de Planificación e Información.
X
Se conservan totalmente por que constituyen parte del
patrimonio documental del INCODER y refleja el
desarrollo de objetivos misionales en administración de
predios y territorios abandonados.
- Declaración del propietario de liberar la Hipoteca si el
subsidio es aprobado
- Carta de solicitud de subsanaciones
- Documentos subsanados
- Concepto fase I
- Comunicación del concepto fase I
- Acta del Comité de Reclamaciones fase I
- Proyecto productivo
- Avaluo comercial del predio
- Certificados judiciales
Convenciones: CT: Conservación Total, E: Eliminación, M / D: Microfilmación / Digitalización, S: Selección
HOJA 1 DE 4
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4
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
RETENCION
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
1
9
X
E
M/D
S
-PLANES
Documentos de aclaracion
- Conceptos Fase II
- Comunicación Concepto Fase II
- Reclamaciones Fase II
- Acta del Comité de Reclamaciones fase II
- Informe de viabilidad de visita en campo
- Comunicación Concepto Fase III
- Reclamaciones fase III
- Resolución de adjudicación de subsidio
- Documentos desembolso subsidio para gastos notariales
- Documentos desembolso subsidio para compra de predio
- Documentos desembolso subsidio para proyecto productivo
- Resolución de declaración de acaecimiento del acto
- Solicitudes de información (Derechos de petición)
Protocolo y Actas de cierre
- Actas cierre de convocatoria Formatos F2 y F8 (Fase I)
- Acta de cierre de convocatoria Formatos F2 y F8 ( Fase II)
Listados de proyectos según resultados por fases
- Listado publicado de propuestas habilitadas
- Listados de propuestas elegibles
- Listado de proyectos viables
2510-2.2
CONVOCATORIAS PUBLICAS PARA EL APOYO A PROYECTOS
DE FOMENTO DE LA ACUICULTURA
Documentos reglamentarios
- Resolución de apertura
- Términos de referencia
- Adenda
- CDP
Documentos del proyecto
- Ficha de Presentación
- Carta de presentación del Proyecto
- Proyecto
- Permisos ambientales (Concesión de aguas o Permiso de
ocupación de cauce)
- Certificación del representante legal
X
Se conservan totalmente por que constituyen parte del
patrimonio documental del INCODER y refleja el
desarrollo de objetivos misionales en administración de
predios y territorios abandonados.
HOJA 2 DE 4
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OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
RETENCION
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
CT
E
M/D
S
PLANES
- Constancia del aporte de contrapartida
- Ficha inscripción por beneficiario
- Cédula de ciudadanía (Representante legal del proponente
y aspirantes)
- NIT o RUT
- Certificado de tradición y libertad
- Escritura de compra venta, donación, permuta
- Resolución de adjudicación o sentencia de adjudicación de
la propiedad
- Certificación apoyo Alcaldía
- Recibo de pago de impuesto predial
- Informe de filtro operativo
- Comunicación de informe de filtro operativo
- Subsanaciones
- Informe proyectos evaluables y rechazados
- Informe de verificación de campo
- Cuenta corriente controlada
- Soportes contrapartidas
- Certificado de antecedentes disciplinarios
- Certificación de aportes parafiscales
- Certificado de antecedentes judiciales
- Permiso de cultivo o comercialización
- Autorización de compromiso a nombre de la sociedad u
organización
- Permiso ambiental
- Certificación de contrapartida en cuenta bancaria
- Comunicación proceso de evaluación
- Contratos o acuerdos de financiamiento
- Poliza de garantia
- Informe de interventoria y/o supervisión
- Solicitudes de información (Derechos de petición)
Protocolo y actas de cierre
- Acta de cierre de la convocatoria
Listado de proyectos según resultado por fase
- Listado de proyectos elegibles
- Comunicación proceso de evaluación
- Listado publicado de propuestas habilitadas
- Listado de propuestas elegibles
- Listado de proyectos viables
HOJA 3 DE 4
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DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
RETENCION
CODIGO
SERIE
2510-7
2510-7.1
PLANES
INFORMES
INFORMES DE GESTIÓN
-Informe
2510-7.2
INFORMES DEL PROCESO DE APLICACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD
-Producto no conforme
- Acción correctiva, preventiva y de mejora
- Seguimiento a riesgos
- Seguimiento a indicadores
- Matriz de información y comunicación
- Matriz de autoridad y responsabilidad
- Caracterización del proceso
- Procedimiento
- Formatos
- Planes de mantenimiento y mejoramiento
- Estadistica niveles de servicio
- Informe Propuesta proveedores
INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL
2510-7.3
DISPOSICION FINAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
1
5
2
3
1
9
- Informe
PROCEDIMIENTO
CT
E
M/D
S
X
X
X
X
Se seleccionan para conservacion total como evidencia
del cumplimiento de los objetivos del area, aquellos que
consolidan información al final del año o del periodo y
por lo tanto se constituyen en patrimonio documental de
la entidad.
Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores
secundarios y se hace posible su eliminación en la
medida de que considera información que se actualiza
permanentemente y se consolida por función en el
GRUPO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
X
Se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control
HOJA 4 DE 4

Convenciones: CT: Conservación Total, E: Eliminación, M / D

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