Gestión del tiempo

INSTITUTO DE ASTROFÍSICA DE CANARIAS
Gestión del tiempo
(recursos humanos en proyectos de I+D)
Madrid, 27 de Octubre de 2009
Instituto de Astrofísica de Canarias
A. Sosa
Contenidos
9Introducción IAC
9Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos:
– Herramienta PGT
– Certificación
9Objetivo IAC‐gestión
Instituto de Astrofísica de Canarias
A. Sosa
Introducción IAC
Proyectos de I+D en el IAC
INVESTIGACIÓN
ƒ Estructura del Universo y Cosmología
ƒ El Universo Local
ƒ Física de las Estrellas, Sistemas Planetarios y Medio Interestelar
ƒ El Sol y el Sistema Solar
ƒ Arqueoastronomía
ƒ Física de Partículas
ƒ …
Instituto de Astrofísica de Canarias
+
DESARROLLO TECNOLÓGICO
ƒ Diseño e integración optomecánica
ƒ Criogenia y vacío
ƒ Mecánica de precisión ƒ Óptica adaptativa
ƒ Fibras ópticas
ƒ Diseño de sistemas ópticos
ƒ Electrónica digital
ƒ Caracterización de detectores
ƒ Desarrollo de software
ƒ Sistemas de control
ƒ ……
A. Sosa
Introducción IAC
Distribución de recursos humanos
% Recursos humanos / área
Gestión de proyectos
4%
Oficinas Técnicas
6%
Servicios Generales
13%
9
9
9
9
9
9
INVESTIGACIÓN
INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN
ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN DE PROYECTOS
OFICINAS TÉCNICAS
SERVICIOS GENERALES
Instituto de Astrofísica de Canarias
Ingeniería
28%
Administración
13%
Investigación
36%
TOTAL: 375 A. Sosa
Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
9 Objeto: Planificación y control de la dedicación (temporal) a proyectos
9 Alcance:
– DE TIEMPO: 100% de la jornada laboral (horas productivas + NO productivas)
– DE PERSONAL: Ingenieria + (personal participando en proyectos europeos)
9 Responsabilidades:
– De Personal (Ingenieros, Técnicos e Investigadores): Registro.
– De Departamento: Control, certificación y archivo
9 Proceso:
– Registro horario (Herramienta de registro PGT)
– Realización de informes (actualización de planificación)
– Certificación horaria y Archivo
Instituto de Astrofísica de Canarias
A. Sosa
Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [1]
9 Alta de usuario
¾ Asociación a proyectos y otras actividades ¾ Selección de perfil (estándar, administrador,…) 9 Registro horario
¾ Realización de informes diarios (jornada laboral completa) ¾ Control mensual ( sincronización, errores,…)
¾ Ajustes de personal según requerimientos de proyectos
Instituto de Astrofísica de Canarias
A. Sosa
Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [2]
9 Alta de usuario
¾ Asociación a proyectos y otras actividades ¾ Perfil Operador: ¾ Crea ficha personal
¾ Asigna a Dptos y Proyectos
¾ Otorga: login y password
Instituto de Astrofísica de Canarias
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [3]
9 Alta de usuario
¾ Selección de perfil (estándar, administrador,…) Investigador 1
Investigador 2
Investigador 3
PERFIL ESTÁNDAR:
Ingeniero 1
Registra su jornada laboral, revisa su dedicación a diversos
Ingeniero 2
proyectos, realiza correcciones en su registro (mes vigente),
Técnico 1
Administrador
1
Operador
Gestor
2
gestor
gestor
gestor
gestor
gestor
gestor
A
B
C
D
E
F
Estándar
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A. Sosa
Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [4]
9 Registro horario ¾ Realización de informes diarios (jornada laboral completa)
Proceso de registro
3‐5 min/día
1º ACCESO: Online (usuarios registrados) 2º SELECCIÓN:
PROYECTO: Dividido en WPs o tipo de dedicación ( gestión, investigación,…
ACTIVIDAD: Formación, Reuniones Dpto, …. AUSENCIAS: Vacaciones, Asuntos Propios, Bajas
3º APUNTE:
¾Fecha: actual o anterior (en el mes vigente). ¾Tiempo de dedicado a la actividad (De 0,1 a 7,5h dia [max 9 h] )
¾ Detalle del trabajo realizado
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [5]
9 Registro horario ¾ Realización de informes diarios (jornada laboral completa)
Instituto de Astrofísica de Canarias
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [6]
9 Registro horario
¾ Realización de informes diarios (jornada laboral completa)
Visualización de informes acumulativos:
Anselmo Sosa. Registro EST-FP7 Project 2009
Anselmo Sosa. Acumulativo 2009
19,5
20
18
OTRI. Servicios;
502,8
16
IAC Tecnología;
13,5
14
14
12
Hours
REUNIÓN OFICINA;
17
OTROS; 35
AUSENCIAS; 171,5
Infraestructura; 68,5
10,5 10,5
10
7
8
5
6
4
EST - FP7; 69,5
SOLAIRE FP6; 110
2
10
4
4
2
E-ELT - FP7; 77
Instituto de Astrofísica de Canarias
Oct
Sep
Ago
Jul
Jun
May
Abr
Mar
Feb
0
Ene
OPTICON FP6; 88,5
A. Sosa
Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [7]
9 Registro horario ¾ Control mensual ( sincronización, errores,…)
PERFIL ESTÁNDAR:
Puede realizar modificaciones en sus registros, pero
sólo en el mes vigente ( dispone además de plazo de
7 días del mes siguiente para correcciones)
PERFIL GESTOR:
Revisa la dedicación mensual de personal en sus
proyectos, y notifica al operador. Puede requerir
correcciones en los registros de perfil estándar.
PERFIL OPERADOR:
Valida los informes de los gestores y realiza ficha de
dedicación de persona/mes.
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [8]
9 Registro horario ¾ Ajustes de personal según requerimientos de proyectos Instituto de Astrofísica de Canarias
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [8]
9 Registro horario ¾ Ajustes de personal según requerimientos de proyectos Instituto de Astrofísica de Canarias
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Registro horario (Herramienta PGT) [9]
Ventajas de la Herramienta PGT:
9 Acceso remoto (VPN).
9 Genera ficheros Excels (timesheets).
9 Ayuda en gestión de recursos.
9 Útil para memorias/informes
9 Mejora la planificación personal
9 Uso rápido y sencillo
9 Estimación objetiva de carga de trabajo
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Certificación horaria y Archivo
ƒNovedad para adaptarse al 7PM:
9 Certificación horaria por proyecto:
– Firmadas por gestor responsable
9 Certificación horaria por persona:
– Firmadas por investigador (ingeniero) y jefe de departamento (firma y sello).
ƒ Únicamente se generan a petición (entidad financiadora, consorcio, directriz de recursos humanos, memorias,…)
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Certificación horaria y Archivo
ƒEjemplos de Certificación:
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Procedimiento para la gestión del tiempo de recursos humanos
Certificación horaria y Archivo
ƒArchivo de certificaciones:
9 Original firmado se archiva en:
– Secretarías correspondientes
9 Clasificación por proyecto y por persona
9 Se anexan los timesheets (debidamente firmados)
9 En caso de incoherencia, los certificados prevalecen frente al PGT
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Objetivo IAC‐gestión
REINGENIERÍA DE PROCESOS:
9 Traslado a un sistema de gestión integral SAP
9 Plazo: 2 años
9 Módulos a implementar:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
CONTABILIDAD FINANCIERA
CONTROLLING
GESTIÓN DE PROYECTOS
ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES
LOGÍSTICA ‐ GENERAL GESTIÓN DE MATERIALES GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN DE PERSONAL
GESTIÓN DE TIEMPOS
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Objetivo IAC‐gestión
Mod: Recursos humanos y gestión de proyectos
9
9
9
9
9
9
9
Registro limitado a personas autorizadas.
Blindaje de tareas/proyectos asociado a deliverables.
Vínculo directo con costes de personal asociados.
Mayor variedad de informes.
Automatización de la emisión de certificados.
Integración con otros módulos de gestión
Integración con sistema de fichaje
Instituto de Astrofísica de Canarias
A. Sosa
Muchas gracias
Más información:
Anselmo Sosa Méndez
INSTITUTO DE ASTROFÍSICA DE CANARIAS
Tel: +34 922 605 336 Email: [email protected]
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