tabla de retención documental personal

Transcripción

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PERSONAL
SI – FR - 20
C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
Página 1 de 5
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia
Oficina Productora: Personal
Código
D
S
113
10
Series Subseries y
Tipos Documentales
SB
10.01
CERTIFICADOS Y
CONSTANCI AS
Certificados






CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Retención
AG
AC
2
98
Disposición Fi nal
CT
E
Bono pensional
Solicitud
Certif icado para bono
Solicitud de
Conf irmación del
Seguro Social
Respuesta a
conf irmación
Solicitud de
Liquidación
Provisional del Seguro
social
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
D
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
S
X
Finalizado el trámite y cumplidos
tiempos de retención del Archivo
de Gestión y Archivo Central,
tómese muestra 2% aleatoria de
directivos
y
administrativos,
transfiérase al Archivo Histórico,
los demás proceder a eliminarse
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
PERSONAL
SI – FR - 20
C ó d i go :
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Código
D
S
113
10
Series Subseries y
Tipos Documentales
SB
10.01
CERTIFICADOS Y
CONSTANCI AS
Certificados




CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Retención
AG
AC
2
98
Disposición Fi nal
CT
E
Liquidación
Provisional
Solicitud de Pago de
Bono Seguro Social
Resolución de
reconocim iento y pago
Copia del Pago
SB: Subseries
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
D
Observaciones
S
X
tiempos de retención del Archivo
de Gestión y Archivo Central,
tómese muestra 2% aleatoria de
directivos
y
administrativos ,
transfiérase al Archivo Histórico,
los demás proceder a eliminarse
E: Eliminación
S: Selección
PERSONAL
SI – FR - 20
C ó d i go :
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Código
D
S
113
10
SB
10.01
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Series Subseries y
Tipos Documentales
CERTIFICADOS Y
CONSTANCI AS
Certificados
Cuotas partes Jubilatorias
 Consulta de cuota
parte
 Facturas o cuentas
de cobro
 Comunicaciones
cruzadas
SB: Subseries
Firma Responsable:
Retención
AG
AC
2
98
Disposición Fi nal
CT
E
AC: Archivo Central
D
Procedimientos Transf erencias u
Observaciones
S
X
los tiempos de retención del
Archivo de Gestión y Archivo
Central, tómese muestra
2%
aleatoria
de
directivos
y
administrativos, transfiérase al
Archivo Histórico, los demás
proceder a eliminarse
E: Eliminación
S: Selección
PERSONAL
SI – FR - 20
C ó d i go :
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Código
D
S
113
16
SB
16.10
Series Subseries y
Tipos Documentales
COMUNICACIONES
OFICI ALES
Comunicaciones
Internas
Retención
AG
AC
2
3
Disposición Fi nal
CT
E
X
D
Observaciones
S
Cumplido el tiempo de retención
en el Archivo de Gestión y
Central, proceder a eliminar,
esta documentación se puede
recuperar en otras unidades
documentales como el registro
de comunicaciones oficiales que
se conservan por un mayor plazo
en medio electrónico .
Nota:
El
procedimiento
de
eliminación debe realizarse por
picado,
posteriormente
se
reciclará
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
SB: Subseries
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
E: Eliminación
S: Selección
PERSONAL
SI – FR - 20
C ó d i go :
Página 5 de 5
Código
D
S
113
34
SB
34.16
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Series Subseries y
Tipos Documentales
INFORMES DE
PERSONAL
Novedades de personal
 Resoluciones
 Cuadro de turnos
 Comunicaciones
SB: Subseries
Firma Responsable:
Retención
AG
AC
2
18
Disposición Fi nal
CT
E
AC: Archivo Central
D
Observaciones
S
X
Transcurrido
el
tiempo
de
custodia en el Archivo de
Gestión y en el Archivo Central
tomar una muestra aleatoria del
2%
transferirla
al Archivo
Histórico,
las
demás
se
eliminarlas por picado y reciclar.
E: Eliminación
S: Selección

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