P-Card - Tecnológico de Monterrey

Autorizado por:
Abasto
Título: Purchasing Card (P-Card)
Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey
Fecha de
Fecha
Mayo 2014
Emisión
Rev.
Vicepresidencia de
Administración y Finanzas
Código:
EGR 1.3.2
Responsable de contenido
Dirección de Abasto
I.- Objetivo
Establecer los lineamientos para el uso de la tarjeta Purchasing Card (P-Card) para fines
exclusivos de adquisiciones urgentes y/o excepciones al proceso de compras centrales
autorizadas en beneficio de las Instituciones del Tecnológico de Monterrey.
II.- Alcance
Para todos los Colaboradores de las Instituciones del Tecnológico de Monterrey que
requieren hacer uso de la tarjeta Purchasing Card (P-Card) para adquisiciones urgentes y/o
excepciones al proceso de compras centrales.
III.- Terminología
Adquisiciones urgentes compras del área que necesitan ser adquiridas en un
periodo menor a 3 días.
Excepciones: cuando la compra requiera que el pago se realice exclusivamente por
medio de tarjeta de crédito.
IV.- Responsables de operación
Usuario: responsable de Purchasing Card (P-Card), titular encargado de la
administración y operación de la tarjeta
V.- Políticas
1. El Usuario puede utilizar la P-Card en los siguientes casos:
a. Para realizar compras urgentes cuyo monto no exceda de $50,000 pesos o
su equivalente en Moneda Extranjera y que no puedan ser realizadas por el
proceso de compras centrales debido a una necesidad justificada de una
entrega menor a 3 días hábiles.
b. Para realizar adquisiciones de bienes o servicios cuya forma de pago sea
exclusivamente por medio de Tarjeta de Crédito siempre y cuando su
compra haya sido aprobada por medio del sistema Reflexiona o los medios
de aprobación dispuestos por la Institución.
Para las compras superiores a $50,000 pesos o su equivalente en Moneda
Extranjera, antes de pagar el bien o el servicio, el usuario debe seguir el proceso
de aprobación en Reflexiona y contar con orden de compra antes de la realización
del servicio o la solicitud o compra del bien.
Asimismo, las compras de boletos de avión, comidas, gastos de viaje deben ser
liquidados por medio de Tarjeta Corporativa de Gastos de Viaje.
2. El Usuario que realice compras por medio de una P-Card no requiere de una orden
de compra y debe consultar en el Portal MiEspacio los convenios existentes con el
proveedor requerido para realizar sus compras con la P-Card, de esta manera se
asegura que el proveedor aplique los precios en convenio.
3. El mal uso de la P-Card por parte del Usuario causará la suspensión de la tarjeta
de acuerdo a lo establecido en la carta responsiva. Para tal efecto se considera
mal uso de la P-Card las siguientes acciones (descritas en forma enunciativa mas
no limitativa):
 Compra de bienes o servicios que no sean para el uso exclusivo y
autorizado de la Institución así como la utilización indebida de la tarjeta.
 Fraccionamiento de adquisición o costo de servicios a través de múltiples
transacciones con el fin de eludir la transacción límite.
 El uso de la tarjeta por cualquier persona o cualquier departamento que no
sea el titular de la tarjeta autorizada.
 La falta de obtener y mantener la documentación soporte (factura,
comprobantes de entrega, etc.) para todas las transacciones de tarjetas.
 Fallo del titular de la tarjeta y / o del aprobador para reportar y entregar las
transacciones en forma oportuna al área de contabilidad correspondiente.
 Asignación de cargos a cuentas de los proyectos patrocinados en una
manera que es incompatible con federales u otras guías.
4. El trámite, uso y comprobación de la P-Card se realizará de acuerdo a la política
EGR 1.3 Tarjetas Corporativas.
VI.- Anexos
VII.- Referencias
VIII.-Control de cambios
Rev.
Fecha
Ubicación
Cambio
IX.-Contacto(s) para dudas

Dirección de Abasto ([email protected])