Congratulations on being elected a vice district governor serving as

Congratulations on being elected a vice district governor serving as

Lions Clubs International
300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, EE.UU.
Teléfono: +1 630-571-5466 Fax: +1 630-571-1689
FECHA
Octubre de 2014
PARA:
Primeros Vicegobernadores y Gobernadores Electos de Distrito
ASUNTO:
Seminario para Gobernadores Electos de Distrito 2015 y la 98ª Convención Internacional
Es un placer enviarles la información del Seminario para Gobernadores Electos de Distrito (GED) y la
Convención Internacional que se celebrarán en Honolulu, Hawai, EE.UU.
En esta remesa encontrarán información sobre cómo:




Inscribirse para el Seminario para GED y la Convención Internacional
Reservar una habitación de hotel en Honolulu
Hacer las reservas de sus pasajes
Planificar su atuendo para el Seminario para GED
Ustedes ya han recibido la remesa con la Guía de Tareas para GED 2014-2015. Esta guía contiene tres
tareas diseñadas para la práctica de habilidades que son esenciales para el éxito del gobernador de distrito.
Es imperativo que completen cada tarea, incluyendo la evaluación en línea, en el plazo que se indica, para
que tengan derecho a recibir los viáticos de las comidas durante el Seminario para GED 2015.
Lean cuidadosamente la información que contiene este paquete. Se incluye un programa preliminar del
seminario. Úsenlo como referencia para hacer sus planes. Remitan el formulario de inscripción y viaje a la
oficina internacional no más tarde del viernes, 16 de enero para que podamos hacer las reservas de hotel y
los arreglos de viaje.
Recibirán una segunda remesa en mayo de 2015 con la confirmación de hotel, los vales de traslado de ida y
vuelta al aeropuerto, el cheque de viáticos y demás información actualizada sobre el seminario.
Dirijan sus preguntas sobre el Seminario para GED a:
Preguntas referentes a:
Contacto
Reyna Galvan
Kathy Gorgan
Lynda Rohr
Jan Uecker
Teléfono
+1 630-468-6917
+1 630-468-6863
+1 630-468-6832
+1 630-468-6877
Correo electrónico
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Rembolso de gastos de viaje
Laura Delgado
+1 630-468-6846
[email protected]
Contenido del programa del
seminario / Requisitos para
calificar para los viáticos
Lisa Klaban
+1 630-468-7004
[email protected]
Inscripción/reservas de hotel
Preparativos de viaje/pasajes
La información actualizada estará disponible en el sitio web de la asociación: www.lionsclubs.org (búsqueda:
“GED”)
¡Esperamos darles la bienvenida en Honolulu!
2015 DGE LM #1.SP
Índice
MARQUEN SU CALENDARIO ............................................................................................................................3
INSCRIPCIÓN – SEMINARIO PARA GED Y CONVENCIÓN ..........................................................................3
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE VIAJE .....................................................................................................4
Política de reembolso de gastos de los GED ...................................................................................................... 4
Política de reembolso de gastos de viaje del acompañante adulto...................................................................... 4
Fechas aprobadas para el viaje ............................................................................................................................ 5
Viaje previo o posterior a la convención ............................................................................................................ 5
VIÁTICO PARA COMIDAS ..................................................................................................................................6
HABITACIÓN DE HOTEL ....................................................................................................................................6
Procedimientos de hotel ...................................................................................................................................... 7
Sercicios especiales ............................................................................................................................................. 7
Confirmación de hotel......................................................................................................................................... 7
Habitación adicional de hotel.............................................................................................................................. 7
COMIDAS EN GRUPO ..........................................................................................................................................8
INTERPRETACIÓN ...............................................................................................................................................8
Intérpretes personales.......................................................................................................................................... 8
PASAPORTES Y VISAS ........................................................................................................................................9
ATUENDO SUGERIDO .........................................................................................................................................9
PARA HACER CAMBIOS ...................................................................................................................................10
ANEXOS ...............................................................................................................................................................10
2
MARQUEN SU CALENDARIO
15 de diciembre
 Plazo para finalizar las 3 tareas previas al Seminario para GED
(indispensable para recibir el cheque de viáticos para GED)
16 de enero
 Plazo para remitir a la oficina internacional el Formulario de Inscripción y
Viaje para el Seminario para GED y la Convención Internacional 2015
27 de marzo
 Plazo para hacer su reserva de pasajes para el Seminario para GED
27 de marzo
 Plazo para remitir a la oficina internacional el itinerario de viaje definitivo (si
corresponde)
Mayo
 Envío de la confirmación de hotel, vales de traslado de ida y vuelta al
aeropuerto e información el cheque de viáticos
22 de junio
 Llegada al hotel de todos los Gobernadores Electos de Distrito
23 de junio
 Orientación para distritos únicos
 Inscripción en el Seminario para GED y distribución de regalos
 Sesión fotográfica para GED y acompañante adulto
24 de junio
 Ceremonia de apertura del Seminario para GED
26 de junio
 Banquete/Luau de Celebración del Seminario para GED
30 de junio
 Plenaria final y ceremonia de juramentación de los GED
1 de julio
 Salida del hotel
17 de julio
 Plazo para remitir las cuentas de gastos
INSCRIPCIÓN - SEMINARIO PARA GED Y CONVENCIÓN
La asociación les inscribirá a ustedes y a sus acompañantes adultos en el Seminario para GED y la
convención internacional. Para comenzar el proceso, ustedes deben completar el Formulario de Inscripción y
Viaje al Seminario para GED y la Convención Internacional 2015 y enviarlo no más tarde del viernes, 16 de
enero. Por razones de planificación, es importante que nos envíen los datos personales actualizados tanto de
ustedes como de sus acompañantes adultos. Los datos que nos faciliten se usarán para enviar remesas y
preparar la lista de asistencia de su salón de clase.
No envíen el pago de la inscripción para la convención. La inscripción de los GED es gratuita y el cargo para
el acompañante adulto (110 dólares) se deducirá del cheque de viáticos, si corresponde.
Si han enviado el formulario de inscripción y reserva de hotel junto con el pago, sírvanse notificarlo al
Departamento de Inscripción de la oficina internacional en [email protected] no más tarde del
viernes, 1 de mayo para que se les pueda devolver dicho pago.
Para inscribir a niños y otros familiares para la Convención Internacional, usen nuestro conveniente sistema
de inscripción en línea:
https://www5.lionsclubs.org/eventmanager/onlineregistration.asp?D=d&EventCode=8PU
o bien descarguen el formulario de inscripción en la convención del sitio web de la asociación.
3
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE VIAJE
Todos los preparativos de viaje del GED y acompañante adulto deben completarse para el viernes 27 de
marzo. Si hacen temprano las reservas de pasajes tendrán más opciones de vuelos por la ruta más directa.
SIGAN LOS PROCEDIMIENTOS DE RESERVA DE VUELOS QUE SE INDICAN EN EL ADJUNTO 2.
Los procedimientos varían para cada región geográfica.
Política de reembolso de gastos de los GED
La asociación reembolsará los gastos de viaje siguientes:

Un (1) pasaje de ida y vuelta en clase económica, por la ruta más directa para el GED.
o El reembolso por pasaje estará basado en la tarifa de clase económica más baja disponible en
las fechas del viaje.
o Debe haber cumplido con la política de viaje de la asociación para recibir el reembolso de
gastos.

El transporte de ida y vuelta entre el domicilio y el aeropuerto local se reembolsará después que
remitan el Formulario de Cuenta de Gastos de Viajes C-30 con los recibos. Encontrarán los formularios
de relación de gastos más actualizados en la página de Finanzas del sitio web de la asociación.
El gasto de estacionamiento en el aeropuerto les será rembolsado si es menor que el reembolso de las
millas de ida y vuelta o lo que hubieran pagado por un taxi, autobús o tren.
La asociación reembolsará a cada GED solo la primera maleta facturada si cumple las normas de
tamaño y peso de la aerolínea.
o Los cargos por maleta adicional o exceso de equipaje se consideran gastos personales. La
política de equipaje de las aerolíneas varía según la compañía, por lo que se recomienda
obtener más información de la aerolínea correspondiente.
o El gasto de la primera maleta facturada puede reclamarse junto con los gastos de transporte
local.


Para el reembolso de gastos, debe remitirse la cuenta de gastos con los recibos a la oficina internacional a la
atención del Departamento de Normativa Contable y Fiscal a más tardar el viernes, 17 de julio.
Política de reembolso de gastos de viaje del acompañante adulto
La asociación reembolsará los siguientes gastos de viaje del acompañante adulto:

De conformidad con la política de la junta directiva, la asociación pagará hasta 500 dólares, si
corresponde, por el viaje del acompañante adulto al Seminario y la Convención Internacional.
o Solo se reembolsarán los gastos de transporte
o El cargo por maleta se considerará un gasto personal del acompañante adulto

Los acompañantes adultos pueden hacer los arreglos del pasaje con:
o Carlson Wagonlit Travel
o La agencia de viajes que prefieran
o Directamente con la aerolínea
o A través de un sitio web de viajes en línea
4

Todos los acompañantes adultos son responsables de hacer las reservas y pagar por su propio
pasaje.
Para el reembolso de hasta 500 dólares, el GED debe remitir cumplimentado el Formulario de Gastos
de Viaje del Acompañante Adulto (archivo adjunto nº 3) junto con los documentos siguientes:
o Copia del itinerario de viaje pagado, que incluya todas las rutas, aerolínea(s), números de
vuelo, clase de servicio, fechas y horas de salida y llegada y el precio.
o Prueba de compra (una copia del recibo pagado o recibo de pago o extracto de la tarjeta de
crédito)

Las reclamaciones deben remitirse tan pronto se haya comprado el pasaje, junto con el recibo de pago. La
documentación arriba indicada debe ser remitida al Departamento de Normativa Contable y Fiscal no más
tarde del viernes, 17 de julio.
* La asociación no pagará ni reembolsará el viaje del acompañante adulto de un gobernador electo de un
distrito establecido que haya estado en transición por 24 meses consecutivos o de un distrito provisional. Si al
cierre del año fiscal como gobernador, su distrito en transición/provisional cumple con el mínimo de 35 clubes
y 1250 socios; o muestra un aumento neto de socios de uno o más, se le reembolsará el pasaje aéreo del
acompañante adulto, en base a la política actual. Guarden los recibos de pago del pasaje del acompañante
adulto. El pago del pasaje del acompañante adulto no es transferible.
Fechas aprobadas para el viaje
Llegada: Lunes, 22 de junio



Salida: Miércoles, 1 de julio
Se coordinará el traslado de ida y vuelta del aeropuerto al hotel Hilton Hawaiian Village para usted y
su acompañante adulto sin costo alguno para usted.
Los vales de traslado del aeropuerto para los GED y un (1) acompañante adulto se incluirán en la
remesa de mayo de 2015.
Para comprar vales de traslado adicionales para familiares, pueden ponerse en contacto con Reyna
Galvan en: [email protected].
Viaje previo o posterior a la convención
Si tienen pensado hacer alguna excursión antes o después de la convención, asegúrense de que su itinerario
no esté en conflicto con las fechas de viaje aprobadas para su llegada y salida del seminario y la convención
internacional.
Si buscan tours de la convención en el sitio web de la asociación, encontrarán información sobre los paquetes
de excursiones previos y posteriores a la convención disponibles para los socios Leones y sus invitados.
Los pasajes aéreos les serán reembolsados en base a la tarifa de ida y vuelta más baja en clase económica a
/ de Honolulu disponible en las fechas aprobadas para el viaje. Si viaja antes o después de la convención y su
pasaje es más caro, la diferencia entre el precio aprobado y lo que pague será un gasto personal suyo. El
gasto de la habitación de hotel, fuera de las fechas aprobadas también será un gasto personal suyo.
5
VIÁTICO PARA COMIDAS
Se ha aprobado un viático equivalente a 95 dólares por día para 7 días (menos las comidas en grupo y la
cuota de inscripción del acompañante adulto) para los GED que califiquen. El viático para comidas, si
corresponde, se enviará junto con la remesa de confirmación en mayo de 2015. Los viáticos de los distritos
que hayan establecido el pago electrónico se procesarán para el 15 de mayo.
La asociación no ofrecerá servicios de cobro de cheques o cambio de moneda en Honolulu. Les aconsejamos
que cambien su cheque tan pronto lo reciban. Además, no se expedirá ningún cheque en el lugar.
No se reembolsarán los gastos siguientes:




Bebidas alcohólicas
Gastos por servicios del
Centro Comercial
Propinas
Conexión de Internet




Películas
Gastos de pasaporte y/o
visa
Teléfono
Entradas a la estación
turística



Tintorería
Servicios médicos
Caja fuerte de hotel
Los acompañantes adultos no reciben viáticos.
Usted pagará por los gastos en los que incurra en ruta al hotel y las noches extra de hotel en Hawai, así como
sus gastos personales a la salida del hotel.
HABITACIÓN DE HOTEL
Todos los gobernadores electos de distrito y los acompañantes adultos respectivos se hospedarán en el hotel
Hilton Hawaiian Village:
Hilton Hawaiian Village
2005 Kalia Road
Honolulu HI 96815
Teléfono: 808-949-4321
Fax: 808-947-7914
www.hiltonhawaiianvillage.com

Todas las habitaciones son para dos personas, con opción de 1 cama de matrimonio (King) o 2 camas
dobles.

La asociación pagará directamente al hotel por una habitación para dos personas, el GED y 1
acompañante adulto.

Se permite un máximo de 4 personas por habitación. El GED pagará directamente al hotel por la
estancia de una 3ª y 4ª persona en la misma habitación que el GED (si corresponde).

Los huéspedes adicionales mayores de 17 años que se hospeden en la habitación del GED y el
acompañante adulto, pagarán una tarifa de ocupación de 50 dólares por persona, por noche más
impuestos

La tarifa de ocupación triple (3 personas hospedándose en la habitación) es de 50 dólares por
persona, por noche por cada adulto adicional mayor de 17 años.
La tarifa de ocupación cuádruple (4 personas hospedándose en la habitación) es de 100 dólares por
persona, por noche por cada adulto adicional mayor de 17 años.
6
Entradas a la estación turística: Los GED tendrán la opción de comprar el paquete de entrada a la estación
turística a su llegada. La entrada a la estación turística es un gasto personal y no será reembolsado por la
asociación. La actual entrada a la estación turística es de 30 dólares + 4,712% de impuesto por habitación,
por noche e incluye:








Llamadas locales, gratuitas y con tarjeta de crédito (sin cargo de acceso)
Acceso a Internet de alta velocidad / Acceso a WIFI
PlayStation 3 con películas y juegos sin límite
Actividades culturales hawaianas
Recorrido de audio de la estación turística
Películas en la piscina en el atardecer de los miércoles y sábados
Clases de ejercicio matinales al aire libre
Una postal con fotografía personal por estadía de los Servicios de Xerox
Debe tenerse en cuenta que lo que está incluido en la entrada a la estación turística está sujeto a cambio
Procedimientos de hotel

La asociación reservará la habitación de hotel para el GED y acompañante adulto para las fecha de
llegada del lunes, 22 de junio hasta la de salida del miércoles, 1 de julio. Si necesita noches
adicionales en el hotel, indique las fechas adicionales en el Formulario de Inscripción y Viaje al
Seminario para GED y Convención Internacional 2015. Cada noche adicional en el Hilton Hawaiian
Village cuesta 232 dólares por habitación doble más un 13,92% de impuestos y no incluye la entrada a
la estación turística. No haga reservas ni envíe un depósito directamente al hotel.

Es obligatorio llegar y hospedarse en el Hilton Hawaiian Village hasta el último día de la convención.

La asociación pagará por su estancia en estas fechas con una cuenta maestra. El hotel cobrará a los
GED los saldos por noches adicionales, gastos incidentales, huéspedes adicionales, tres o
cuatro personas hospedándose en la misma habitación y / o las entradas de la estación
turística al final de su estancia.
Servicios especiales

La asociación hará todo lo posible por acomodar a personas discapacitadas. Indiquen en detalle los
servicios especiales que necesitan en el Formulario de Inscripción y Viaje al Seminario para GED y
Convención Internacional 2015.

La asociación enviará al hotel la solicitud de servicios especiales. Las habitaciones y servicios
especiales para discapacitados están sujetos a la disponibilidad del hotel a su llegada.
Confirmación de hotel
La confirmación de hotel se les enviará en mayo de 2015. Traigan consigo la confirmación de hotel a
Honolulu para registrarse a su llegada al hotel.
Habitación adicional de hotel
Hay disponible una cantidad limitada de habitaciones en el hotel Hilton Hawaiian Village para los familiares
de los GED. Sigan los pasos siguientes para reservar habitaciones adicionales para sus familiares. La
asociación hará lo posible para acomodar las reservas:
1. Completen un formulario de inscripción para la convención con al menos una inscripción de familiar
adulto. (Visite www.lionsclubs.org)
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2. No olviden incluir un depósito de hotel de 225 dólares.
3. Envíen el formulario cumplimentado y el pago no más tarde del viernes, 1 de mayo a
[email protected] (las solicitudes están sujetas a disponibilidad).
COMIDAS EN GRUPO
Se incluyen comidas en grupo durante estas funciones del Seminario para GED:
Para los Gobernadores Electos de Distrito:




Almuerzo para GED – Miércoles, 24 de junio
Almuerzo para GED – Jueves 25, de junio
Almuerzo para GED – Viernes, 26 de junio
Banquete/Luau de Celebración del Seminario para GED – Viernes, 26 de junio
Para el acompañante adulto

Banquete/Luau de Celebración del Seminario para GED – Viernes, 26 de junio
Cada GED y acompañante adulto recibirán un boleto para asistir al Banquete/Luau de Celebración del
Seminario para GED. Hay disponible para su compra un número adicional de boletos, a un precio de 125
dólares cada uno. Comuníquese con: Reyna Galvan [email protected] para comprar boletos
adicionales para el banquete.
INTERPRETACIÓN
Los salones de clase de los GED han sido asignados conforme al idioma oficial del distrito, según lo identificó
la División de Administración de Distritos y Clubes de la oficina internacional. Cada líder habla el idioma del
grupo asignado y facilitará las sesiones del seminario. Si desea cambiar a un salón de otro idioma debe
pedirlo por escrito a Lori Saldana en [email protected] no más tarde del jueves, 15 de enero. Los
cambios están sujetos a disponibilidad.
La ceremonia de apertura, las sesiones generales y la sesión de clausura serán en inglés y japonés. Todos
los asistentes tienen que hacerse con una unidad de interpretación para cuando las presentaciones no sean
en su idioma nativo. La asociación ofrece interpretación en los idiomas siguientes: Alemán, chino, coreano,
español, finlandés, francés, hindi, inglés, italiano, japonés, portugués y sueco.
La asociación proporcionará unidades de radio digitales para escuchar la interpretación. Bastará con
sintonizar la radio a la frecuencia designada para disfrutar de las sesiones. Las radios de interpretación se les
entregarán durante la inscripción de los GED el martes, 23 de junio.
Intérpretes personales
Si usted trae a su propio intérprete (para un idioma diferente de los facilitados), debe registrarle en la oficina
del Seminario para GED y certificar que seguirá los procedimientos de la asociación. Puede ponerse en
contacto con Reyna Galvan en [email protected] para solicitar el formulario para registrar a su
“intérprete personal”. El formulario cumplimentado y los recargos que apliquen deben remitirse a Reyna
Galvan no más tarde del jueves, 15 de enero. La aprobación está sujeta a disponibilidad de espacio en el
salón de clase.
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PASAPORTES Y VISAS
Para viajar a Honolulu, EE.UU., se necesita un pasaporte y/o una visa, en función del país de residencia del
pasajero y de la duración de la estancia. Su pasaporte debe tener su firma y tener páginas en blanco
suficientes para estampar las visas necesarias. Los pasaportes deben tener una fecha de caducidad de por lo
menos seis meses posteriores a la fecha de su vuelo de regreso. Consulte con el consulado de Canadá en su
localidad acerca de los requisitos de visa. Puede acceder a más información en: www.travel.state.gov
Los ciudadanos de EE.UU. deben presentar un pasaporte, licencia de manejo o identificación oficial estatal
con fotografía. Consulte www.tsa.gov para obtener más información.
ATUENDO SUGERIDO
Dado que Hawai tiene un clima cálido durante todo el año y
una cultura informal y cordial, es apropiado el atuendo aloha
para la mayoría de los eventos del Seminario para GED.
Consulte la tabla siguiente:
Las camisas aloha y hawaianas
tienen colores brillantes y
motivos florales o polinesios
Hombres



Informal de oficina
Atuendo aloha
Formal
Atuendo aloha




Mujeres
Camisas hawaianas/aloha
Camisas polo
Camisas de manga corta con
cuello
Uniforme distrital
Chaquetas deportivas ligeras
Zapatos o sandalias de vestir
Pantalones o pantalones de
color caqui
Atuendo formal/aloha de vestir







Camisas o vestidos
hawaianos/aloha
Camisas polo
Camisas de manga corta con
cuello
Uniforme distrital
Chaquetas deportivas ligeras
Zapatos o sandalias de vestir
Pantalones o pantalones de
color caqui
Atuendo formal/aloha de vestir
Ropa y calzado que no se permite en el Seminario para GED:
Pantalón vaquero (jeans), pantalón corto, camisetas, pantalón capri, chancletas, chanclas o zapatillas.
A continuación se indica el atuendo sugerido para los eventos del Seminario para GED:
Sesión fotográfica con el Vicepresidente Yamada
Traje de oficina o uniforme del distrito/distrito
múltiple
Ceremonia de apertura, salón de clases y sesión
de clausura
Atuendo aloha-Traje informal de la isla o
uniforme del distrito/distrito múltiple
Banquete/Luau de Celebración del Seminario para
GED
Atuendo formal/de vestir aloha o traje típico
nacional
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PARA HACER CAMBIOS
Si necesitan hacer algún cambio después de haber remitido el formulario de inscripción, envíen un correo
electrónico a [email protected]. Deben notificar cualquier cambio no más tarde del viernes, 17 de
abril.

Reserva de hotel: Cambio en la fecha de llegada/salida del hotel. Los cambios están sujetos a la
disponibilidad del hotel.

Corrección ortográfica de su nombre: Envíen su nombre correcto o el de su acompañante adulto y pidan
que se haga la corrección correspondiente.

Cancelación: En caso de que usted o su acompañante adulto no puedan asistir al Seminario para GED y/o
la convención, notifíquenlo de inmediato a la oficina internacional.
ANEXOS
1. Formulario de Inscripción y Viaje al Seminario para GED y Convención Internacional 2015
2a. Procedimientos para hacer las reservas de los vuelos – EE. UU. y Canadá
2b. Procedimientos para hacer las reservas de los vuelos con CWT
2c. Procedimientos para hacer las reservas de los vuelos – Agencia de viajes local autorizada
3. Formulario de Relación de Gastos del Acompañante Adulto
4. Solicitud de Carta de Invitación para GED 2015
5. Programa Preliminar del Seminario para GED 2015
6. Programa de la Convención Internacional 2015
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