Hablar en público

Hablar en público
Hablar en público
Escriba para hablar en público
Si usted escribe un párrafo complicado en un
texto sus lectores lentamente podrán descifrar el
significado. Si pronuncia ese párrafo ante un público,
los habrá perdido.
Una audiencia que escucha —sea en persona o en
una transmisión— sólo tiene una oportunidad de
captar su mensaje. Así es que cuando usted escribe
para una audiencia, en lugar de para lectores, cada
punto debe quedar perfectamente claro. Los textos
hablados deben ser más cortos y más simples. Por
ejemplo, esta oración, aunque es bastante larga,
puede entenderse si está impresa:
“Un grupo de referencia —con miembros del gobierno
regional y nacional, académicos, y las agencias
internacionales de desarrollo— guiaron la evaluación
y aportaron comentarios detallados y creativos, y
mejoraron la calidad del resultado final.”
Para que sea comprensible para los oyentes, deberá
separar el texto en varias oraciones y estructurarlo de
forma más simple, así:
“Se creó un grupo de referencia para guiar la
evaluación. Sus integrantes venían del gobierno
regional y nacional, sociedad civil, académicos
y agencias internacionales de desarrollo. Los
comentarios muy detallados y creativos del grupo
mejoraron la calidad del resultado final.”
1J Dé una presentación convincente
Las mejores presentaciones son planeadas,
preparadas, practicadas y entregadas con facilidad.
El conocimiento, la experiencia y el talento, aunados
a la preparación resultan en una presentación exitosa
—“fallar en la preparación es prepararse para fallar”—.
No hay nada peor que sentarse a escuchar una
presentación aburrida y mal estructurada. Para evitarlo,
siga los principios que enumeramos a continuación:
Planifique la presentación
Asegúrese de entender lo que el grupo objetivo
necesita y su nivel de conocimiento.
Sea claro al indicar cuál será su tema. ¿Está usted
tratando de convencer a los donantes para que
financien un proyecto? ¿Informando del estado
del trabajo del FIDA ante socios y agencias
gubernamentales? Cada una requiere de un estilo
y contenido diferente. Concéntrese en lo que
convencerá a su audiencia.
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Dé una presentación convincente
Conozca lo más que le sea posible del tema.
Asegúrese de que la presentación comunique
mensajes memorables, pero no abrume a
los oyentes. Las presentaciones efectivas y
convincentes comunican una cantidad limitada de
mensajes clave.
Las mejores
Emplee terminología
apropiada para los
presentaciones se planean,
oyentes. Explique las
preparan, practican y se
ideas complejas e
dan con estilo.
ilustre con historias, si
es apropiado.
Al escribir el texto:
–– Use una estructura simple para sus oraciones.
Sujeto, verbo, objeto es lo más claro —pero no
lo use en exceso porque sonará monótono—.
–– No use subtítulos en su texto porque no
pueden leerse en voz alta. Asegúrese de que el
texto fluya fácilmente de un punto a otro.
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Hablar en público
–– Si desea que la audiencia sepa que hablará
de un nuevo tema, incluya una “pausa” en el
texto para recordarse que debe detenerse un
momento. Asegúrese de que la primera oración
del nuevo tema lo presente claramente.
–– Evite colocar demasiados modificadores antes
del sustantivo; el oyente no puede recordarlos
todos. Por ejemplo, “El equipo fue responsable
de diseñar el programa de desarrollo de
capacidades” es preferible a “El equipo fue
responsable de la capacidad de desarrollo en
el diseño del programa.”
–– Use la escritura fonética para palabras
difíciles de pronunciar.
Personalice la
presentación de forma
Recuerde: Hable con sus
que la audiencia
oyentes, no con la pantalla
pueda identificarse
ni con su texto escrito.
con ella.
Use anécdotas, humor y citas y experiencias
personales a lo largo de su charla. Cuente historias
—no hay nada más convincente que una historia
que ayude a medir la atención de la audiencia—.
Estructure su presentación para que tenga:
–– Inicio: el momento para romper el hielo.
Capture la atención de los oyentes, conéctese
con ellos y clarifique su propósito. Prepare
un inicio conciso y considere el uso de una
anécdota o pregunta.
–– Medio: cuando comunica sus mensajes
clave en una secuencia lógica, cada punto
elaborando en el anterior, empleando lenguaje
claro y simple.
–– Final: cuando repite su objetivo, resume sus
mensajes clave y concluye la presentación con
un mensaje positivo.
Planee su presentación para el tiempo que le han
asignado —si habla más tiempo, la gente puede
comenzar a impacientarse—.
Ensaye la presentación delante de personas o de
un espejo, pero no ensaye más de la cuenta y no
memorice la presentación o el mensaje sonará
viejo y mecánico. Mida el tiempo mientras ensaya
para asegurarse de usar el tiempo asignado.
Anticipe las preguntas que le harán y
prepare respuestas.
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Dé una presentación convincente
Capte la atención de la audiencia
Hacer presentaciones es como ser un actor. Usted
quiere captar la atención de los oyentes y quiere que
ellos se dejen captar. A continuación encontrará unas
sugerencias:
Module su voz como que le habla a los de la última
fila. Hable lentamente y permita que el sonido viaje.
Mantenga contacto visual con las personas en
diferentes partes del auditorio. Esto ayuda a las
personas a sentirse involucradas.
Durante la presentación clarifique los términos y
definiciones que no sean familiares.
Añada humor cuando sea apropiado. Mantenga
el interés de los oyentes durante toda la
presentación.
Haga pausas. Concédase y a los oyentes un
momento breve para reflexionar y pensar. No se
apresure con su presentación.
Muestre entusiasmo por su tema e inyéctele
energía a su charla.
Cuando le hagan una pregunta, acérquese a la
persona que la hizo y, cuando sea necesario,
replantéela para los oyentes.
Prepare material para repartir y entréguelo al
final de la presentación. Si lo reparte antes, las
personas comenzarán a leerlo y no le prestarán
atención. Avise que les entregará este material
por lo que no necesitan perder el tiempo tomando
notas innecesarias durante la charla.
Comuníquese sin percances
Inspeccione el lugar para asegurarse de que la
disposición de sillas y el equipo (pizarra blanca,
pizarra, iluminación, pantalla para proyecciones,
sistema de sonido) son los apropiados. Si
utilizará ayudas audiovisuales, pruebe el equipo
anticipadamente para estar seguro de que todo
está listo y funcionando.
Coloque su reloj en el podio para poder tener la
hora a la vista.
Hable lento y recio y enuncie con claridad. Suene
confiado y hable con convicción. Varíe el tono de
su voz y dramatice, si es apropiado hacerlo.
Si comete un error, corríjalo y continúe. No dé
excusas ni se disculpe.
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Hablar en público
Muestre las emociones y sentimientos apropiados
que estén relacionados con el tema.
El lenguaje corporal es importante. Evite sentarse
o ponerse de pie en un lugar con su cabeza
inclinada hacia abajo.
Ocasionalmente, muévase hacia los oyentes.
Si usa diapositivas, pase de un lado de la pantalla
al otro.
No lea su discurso. Una mirada a sus notas
debería ser todo lo que necesite. Pase la mayor
parte del tiempo viendo a sus oyentes.
Evite los molestos modismos, como el uso
repetido de “okay” o “¿Estamos?” o “¿Saben?”
Si tiene que omitir porciones de su charla, no les
diga a sus oyentes que lo hará.
Sepa cuándo detenerse. Deje a sus oyentes con
una impresión positiva y la sensación de que
concluyó. Agradezca a los oyentes.
Planee permanecer en el salón después de
su presentación. Las personas tal vez quieran
abordarlo para hablar de su charla.
Después de su charla, haga una auto-evaluación
(Vea Metodología de revisión a posteriori en el
Anexo IV.)
Tome notas de lo que salió bien y de lo que pudo
haber hecho mejor.
Si decide usar PowerPoint:
Úselo sólo como apoyo en su presentación. Si
quiere dar a la audiencia una copia escrita de sus
puntos principales, escríbalos en un documento
sencillo y repártalos al final de la charla.
Use la plantilla de
¿Con PowerPoint o
PowerPoint que ayuda
a establecer la imagen
sin PowerPoint?
visual consistente
¡Ésa es la pregunta!
del FIDA en toda la
organización.
Contacto: Mark Forrest, Gerente, Servicios de
Diseño Gráfico, División de Comunicaciones
Correo electrónico: [email protected] ;
[email protected] ; Tel: +39 06 5459 2216
Utilice ayudas visuales y PowerPoint
Antes de decidirse a usar PowerPoint u otros tipos de
ayudas visuales, recuerde que:
Usted es el mejor medio para comunicar
su mensaje.
PowerPoint funciona mejor para aquello que se
presenta de forma visual, no verbalmente. Ayuda
cuando necesita ilustrar algo.
Si usted habla mientras los oyentes leen la
diapositiva, la atención de ellos estará repartida
entre escuchar y leer. Esto impide que absorban
su mensaje verbal y escrito.
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Dé una presentación convincente
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Hablar en público
Inserte una diapositiva en blanco después de
cada diapositiva con contenido. Haga clic en la
diapositiva en blanco cuando termine de decir
lo que está en la diapositiva con contenido para
atraer la atención de los oyentes de vuelta a usted.
Otra opción es que pulse la
Haga que sus reuniones tecla “b” para que la pantalla
se ponga en blanco después
sean participativas
de que usted termina de
y divertidas.
hablar de una diapositiva.
Esto impide que la gente se distraiga con la
siguiente diapositiva mientras usted habla.
Hable en dirección a la diapositiva (pero
nunca lea la diapositiva) para que los oyentes la
vean también.
Minimice la cantidad de texto: use fotografías,
mapas o gráficas sencillas, como las gráficas
de líneas o de barras —y asegúrese de que
sean legibles—.
Sólo use de 7 a 10 diapositivas. Tome 90 segundos
para hablar de cada diapositiva. Trate de limitar
cada diapositiva a un máximo de 5 líneas y cada
línea de texto a no más de 10 palabras.
Use palabras y frase clave en las diapositivas, no
oraciones completas.
Limite el uso de puntuación y no use mayúsculas
para palabras completas.
Evite llenar las diapositivas con ecuaciones
y fórmulas.
Use un tipo de letra grande para el texto —24 o 30—.
Combine texto con ilustraciones.
Haga que sus diapositivas sean lógicas y fáciles de
seguir. Escriba un título en la parte superior. Revise
para evitar errores de ortografía.
Evite los tipos de letra elaborados y el uso excesivo
de animación, cuñas de audio, transiciones y otras
características que distraen. Hágala simple.
Use color para dar énfasis, pero no lo use en
exceso. Use colores contrastantes para el texto y
fondo. El texto oscuro en fondos de colores tenues
es lo mejor.
Deje márgenes anchos en los cuatro lados,
con un margen extra ancho en la parte inferior.
Coloque la información importante cerca de la
parte superior de la diapositiva. Es común que las
partes inferiores de las diapositivas no se puedan
leer desde las filas de atrás porque las cabezas
estorban la vista.
Si necesita usar una diapositiva más de una vez,
cópiela e insértela en los lugares apropiados, pero
no regrese a ella.
Asegúrese de que su presentación corra en
cualquier computadora, y haga una copia en su
memoria portátil.
Recursos (en inglés)
–– Ted Talks (www.ted.com): Éstas son las mejores
presentaciones. Véalas y sabrá cómo luce una
buena presentación. Haga clic para aprender
acerca de la filosofía exitosa de Ted Talks
(http://www.fastcompany.com/1677383/how-tedconnects-idea-hungry-elite)
–– Witt Communications (www.wittcom.com):
Un sitio web para hablar en público, con muchas
sugerencias útiles y vínculos
–– Listas de verificación para presentaciones
(www.faemse.org/downloads/checklist.pdf): Una
lista de verificación completa para asegurarse de
que recordará todo cuando prepare y haga su
presentación
–– Presentaciones en PowerPoint: La buena, la
mala y la fea (www.shkaminski.com/Classes/
Handouts/powerpoint.htm): Este documento es útil
e imparcial y detalla los puntos a favor y en contra
de PowerPoint
–– Una página del Seven Minute Star enumera lo
que sí y lo que no hay que hacer en PowerPoint
www.thesevenminutestar.com/
morepowertoyourpoint_dosdonts.pdf
–– Estos dos videos cortos y divertidos muestran
los peligros de PowerPoint y ofrecen sugerencias
para su uso adecuado: http//:www.youtube.com/
watch?v=gNG0etmnwuk y http//:www.youtube.
com/watch?v=jFfFQ9XU7Jw
Contacto
Roxanna Samii, Gerente, Red, Conocimiento
y Comunicaciones Internas,
División de Comunicaciones
Correo electrónico: [email protected] Tel: +39 06 5459 2375
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2J Facilite la reunión
Lo elemental
La facilitación es el proceso de guiar a un grupo a que
comparta ideas, opiniones, experiencias y pericia para
alcanzar una meta común. El rol del facilitador es el
de garantizar que el grupo trabaje como una unidad
constructiva y cohesiva y que arribe a sus propias
respuestas, decisiones o entregables.
Los facilitadores ayudan al grupo a:
–– Tomar decisiones
–– Compartir información
–– Planear el trabajo
–– Aprender unos de otros
–– Resolver problemas.
El éxito de un evento va muy de la mano con la
destreza del facilitador y su preparación para el
evento. Los buenos facilitadores se concentran en tres
dimensiones: resultados, relaciones y procesos.
Hay incontables maneras para facilitar un evento, pero
todas son a partir de una serie de tareas básicas:
Haga que todos se sientan cómodos y valorados
–– Conózcalos
–– Use lenguaje corporal abierto
–– Involucre a las personas como individuos y
agradézcales por sus contribuciones.
Promueva la participación
–– Use preguntas abiertas
–– Involucre a los participantes silenciosos sin
hacerlos sentir incómodos
–– Use ayudas visuales
–– Consulte con el grupo
–– Sepárelos en grupos más pequeños
Prevenga y maneje los conflictos
–– Use actividades en equipos
–– Fije las reglas
–– Busque que lleguen a un acuerdo
–– Cuando sea necesario, estén de acuerdo en estar
en desacuerdo —exprese respeto por todos los
puntos de vista—.
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Facilite la reunión
Escuche y observe
–– Escuche activamente
–– Evalúe el salón: escuche si hay risas nerviosas,
voces vociferantes, áreas silenciosas
–– No haga suposiciones
–– Verifique que haya comprensión
–– Replantee y resuma las respuestas de
los participantes
–– Anótelo
Guíe al grupo
–– Designe alguien que lleve el tiempo
–– Refiéralos al programa y a los objetivos, pero
apártese de ellos cuando sea necesario
–– Desafíe las suposiciones de los participantes
–– Anímelos a ir más allá de la primera solución;
desarrolle tensión creativa
–– Promueva la iniciativa, pregunte del Plan B
y el Plan C
–– Pregúnteles del corto y largo plazos, hitos y plan
de continuidad
–– Use el “estacionamiento” para colocar los
conceptos que no empatan bien con el tema actual
Garantice decisiones de calidad
–– Recuérdele al grupo cuáles son los plazos límite
para las decisiones
–– Revise los criterios e información de apoyo
–– Revise el proceso de toma de decisiones
–– Encueste al grupo antes de tomar
decisiones importantes
–– Revisen la decisión como grupo
Garantice el compromiso a la acción
–– Revise los objetivos para cada punto en
el programa
–– Lleve un registro de las decisiones
–– Desarrolle un plan de acción
–– Garantice que cada líder de equipo lleve a cabo
el seguimiento
Después del evento, tome un momento para hacer
una revisión a posteriori (vea el Anexo IV). Le ayudará a
evaluar qué funcionó y qué habrá que corregir para la
próxima oportunidad.
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Hablar en público
Rompehielos y energizantes
Los rompehielos y los energizantes son técnicas
usadas para motivar a los participantes a interactuar
unos con otros. Los rompehielos permiten a los
participantes “entrar en calor” al inicio del taller y
llegar a conocerse. Los energizantes son importantes
para mantener a los participantes alertas. Use los
energizantes después de almuerzo y/o ¡después de
una presentación aburrida!
Etiquetado
Los participantes se “etiquetan” a sí mismos con
tres palabras que los describen profesional o
personalmente. Éstas se escriben en una hoja
de papel y se las colocan la ropa. Todos pasan
aproximadamente diez minutos platicando acerca de
las “etiquetas” de los otros y formando grupos con las
etiquetas parecidas.
¿Quién soy?
El rompehielo “Quién soy” es útil para lograr que las
personas hablen entre sí. Escriba los nombres de 30
personajes famosos en notas Post-it y ponga una en
la frente de cada persona —sin permitir que lean el
nombre—. Entonces las personas platican y hacen
preguntas “Sí o no” a los demás participantes para
averiguar quién son.
Comparta un detalle acerca de usted
Cada persona se pone de pie y comparte un dato de
sí misma.
Espectrograma humano
El espectrograma humano (human spectogram) es
útil como rompehielo, energizante y mecanismo de
evaluación. Coloque cinta de color en el piso en
un área abierta. Marque un extremo como “Muy
de acuerdo” y el extremo opuesto como “Muy en
desacuerdo”. Luego lea pequeñas aseveraciones y
pida a los participantes que se coloquen en la cinta
o “espectrograma”, según se sientan acerca de la
aseveración. Se ubicarán más cerca de los extremos
si tienen opiniones fuertes y más en el medio si no
tienen una opinión tan fuerte al respecto.
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Facilite la reunión
El facilitador hace preguntas a los que están en
la línea; les pregunta por qué están de pie en ese
lugar. Se promueve el entusiasmo al describir
las colocaciones, y los que escuchan se sienten
motivados a cambiar su postura en el espectrograma
al escuchar los puntos que otros argumentan y que
cambian su forma de pensar del tema. La actividad
es más divertida si los temas son controversiales o
extremos, aunque también son vagos y ambiguos
para motivar a los participantes a interpretar las
aseveraciones como cada quién quiera hacerlo.
Los resultados inician conversaciones entre los
participantes y una buena “cartografía” de los temas y
opiniones que la gente quiere explorar y discutir.
Estado de ánimo
Éste es un método rápido de retroalimentación/
evaluación que resulta útil al final de un evento de
aprendizaje o taller.
Pida a los participantes que expresen su estado de
ánimo al completar una o más de estas frases:
–– Estoy impactado…
–– Estoy maravillado…
–– Estoy levemente sorprendido…
–– Estoy desilusionado…
–– Estoy deprimido porque…
–– Estoy muy aburrido de escuchar acerca de…
–– Estoy muy feliz porque…
Recursos
Métodos de facilitación: http://wiki.ifad.org/wiki/
Category:KM/KS_method
Contacto
Roxanna Samii, Gerente, Red, Conocimiento
y Comunicaciones Internas,
División de Comunicaciones
Correo electrónico: [email protected]
Tel: +39 06 5459 2375
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Por favor tome un momento para brindarnos su
valiosa retroalimentación. Envíe su encuesta
rellenada a Bob Baber, División de Comunicaciones,
[email protected].
1. ¿Le parecen de fácil lectura y comprensión las
explicaciones en esta sección?
m Sí m No
5. ¿Buscaba algo específico en esta sección que no
encontró? Si su respuesta es afirmativa, por favor
comparta con nosotros qué información podemos
añadir que sí le resulte útil.
2. ¿De qué forma usó o tiene planeado usar el
contenido de esta sección en su trabajo?
6. Si esta sección incluía recursos (vínculos web
y otras referencias), ¿los usó?
3. En una escala de 1 a 10 (1 = nada útil;
10 = muy útil), ¿qué tan útil le pareció
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m Sí m No
7. Si su respuesta es afirmativa, ¿cuáles recursos le
parecieron más útiles?
m 6 m 7 m 8 m 9 m 10
4. Si su respuesta fue 5 o menos a la pregunta
anterior, por favor explique por qué no le pareció
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