procedimiento planeación, desarrollo y evaluación de la actividad

procedimiento planeación, desarrollo y evaluación de la actividad

PROCEDIMIENTO
PLANEACIÓN, DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD
ACADÉMICA
FECHA: Enero 15 de 2007
VERSIÓN: 1
PÁGINAS: 1 DE 6
CÓDIGO: DA-PC-143
MACROPROCESO: DOCENCIA Y APRENDIZAJE
PROCESO: ACTIVIDADES ACADÉMICAS
GENERALIDADES:
No aplica.
DEFINICIONES:
No aplica
ALCANCE:
Aplica para la oferta de Extensión Académica
OBJETIVO:
Poner en marcha las diferentes actividades planeadas frente a la oferta de los servicios académicos, en busca siempre del cumplimiento de
lo prometido en la propuesta y la satisfacción de los estudiantes.
No.
01
ACTIVIDAD
VERIFICAR LA
PLANEACIÓN
RESPONSABLE
Coordinador de
Extensión
Académica
Profesional de
Apoyo
Administrativo
REVISÓ:
NOMBRE: CLAUDIA A. VÉLEZ RAMÍREZ
CARGO: JEFE DE EXTENSIÓN ACADÉMICA
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
Verificar antes del inicio del programa la
disponibilidad de espacios físicos, equipos, material
de apoyo, refrigerios, docentes, en general toda la
logística que se planeó.
Igualmente, la información necesaria para los
estudiantes.
Formato
Solicitud de
recursos
(DA-FO-311)
Informar de la apertura del programa a cada uno de
los docentes con 4 días de anticipación a su inicio; y
además generarle la información necesaria para la
ejecución adecuada del programa, recordándole los
PUNTOS DE
CONTROL
Formato
Planeación de
programas
(DA-FO-313)
APROBO:
NOMBRE: CARLOS A. BUILES RESTREPO
CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
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El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE
CONTROL
REGISTROS
compromisos y responsabilidades adquiridas.
Hacer la presentación del programa, teniendo en
cuenta:
- Bienvenida e introducción a la universidad.
- Presentación del docente.
- Excelencia académica.
- Desarrollo total del programa.
- Modo de evaluación.
- Condiciones.
- Compromisos.
- Entregar el material inicial, así: Bienvenida,
Programación
académica
(para
los
diplomados) y ficha de datos.
02
PRESENTAR EL
PROGRAMA
Coordinador de
Extensión
Académica
En la presentación del programa el Coordinador
debe informar a los participantes de la existencia
del proceso de quejas, por medio del cual pueden
expresar
todas sus sugerencias o quejas
presentadas en el transcurso del programa, las
cuales pueden depositar en los buzones de quejas
o sugerencias o en su efecto presentársela al
Coordinador de cada programa.
El Coordinador debe digitar la ficha y construir una
base de datos con esta información. Posteriormente
las fichas son enviadas a Extensión Académica
junto con la base de datos en medio digital para ser
ingresadas al sistema de información.
Formato
Listado de
asistencia
(DA-FO-334)
Formato
Programación
académica
(DA-FO-368)
Formato
Manejo de quejas
(AF-FO-017)
-
Verificar la entrega
de todas las fichas
de datos y
devolverlas a
Extensión
Académica.
Formato
Ficha de datos
(DA-FO-336)
Los programas de Lenguas y Deportes no se
presentan por el Coordinador ya que varios grupos
inician el mismo día a la misma hora.
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE
CONTROL
REGISTROS
Dictar los módulos de acuerdo con el diseño del
programa.
Coordinar la entrega del material de trabajo y
memorias en medio impreso o digital.
Coordinador de
Extensión
Académica
03
EJECUTAR EL
PROGRAMA
Docentes
Profesional de
Apoyo
Administrativo
Formato
Llevar listado con el registro de asistencia por
Listado de
sesión, este debe ser entregado al estudiante ya
asistencia
diligenciado (a partir de la segunda sesión); dejando
(DA-FO-334)
en blanco sólo el espacio para la firma del
estudiante. Para los cursos ofrecidos por el Centro
Formato
de Lenguas (niños, jóvenes y adultos) los
Listado de
participantes no firman, en estos el docente debe
asistencia Centro de
verificar si los participantes asistieron a clase en las
Lenguas
fechas establecidas, marcando la casilla de la fecha
(DA-FO-374)
de clase correspondiente en el Listado de asistencia
Centro de Lenguas.
Formato
Planilla de
Facilitar procedimientos y recursos para el correcto
asistencia y
desarrollo del programa.
evaluación
Deportes
En deportes se dicta el curso según la planeación
(DA-FO-320)
realizada en el formato Planilla de Asistencia y
Evaluación, en la cual también se registra la
Formato
asistencia de los participantes.
Planilla de
evaluación
En el Centro de Lenguas para Niños se deben
Centro de Lenguas
registrar las calificaciones de los participantes de
Niños
cada uno de los cursos en la Planilla de Evaluación
(DA-FO-375)
Centro de Lenguas Niños.
El Centro de Lenguas para jóvenes y adultos debe
diligenciar la Planilla de Evaluación, ya que los
cursos ofrecidos se certifican por calificación
cuantitativa.
En otras Unidades cuando el programa que se va a
ejecutar es calificable se debe llevar esta planilla.
además del registro de asistencia.
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Verificar la
disponibilidad de
recursos.
Formato
Planilla de
evaluación
(DA-FO-369)
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
04
ELABORAR
CUENTA DE
COBRO
Coordinador de
Extensión
Elaborar las cuentas de cobro para cada docente,
estas deben ser firmadas al iniciar el servicio y
enviadas a Extensión Académica para su respectivo
pago.
Formato
Cuenta de cobro
Evaluar el nivel académico del estudiante, este se
realiza según el sistema de evaluación definido para
el programa.
Para los programas cerrados, el docente debe
evaluar el estado del grupo e intereses futuros.
Docentes
05
EVALUAR EL
LOGRO DE
OBJETIVOS
Estudiantes
Coordinador de
Extensión
Académica
El centro de Lenguas para jóvenes y adultos debe
evaluar el desempeño personal de los estudiantes
de las empresas en el Formato de Informe
cualitativo,para conocer de manera más específica
el desarrollo de cada uno de los empleados que
esta tomando el curso; con el fin de identificar
estrategias de mejora.
PUNTOS DE
CONTROL
Formato de
Evaluación del
programa según
docente
(DA-FO-335)
Formatos
Informes
evaluativos
Deportes
Formato
Qualitative course
report
(DA-FO-370)
Formato
Course report
(DA-FO-371)
Formato
Informe cualitativo
Centro de Lenguas
(DA-FO-333)
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06
ACTIVIDAD
EVALUAR LA
SATISFACCIÓN
DEL CLIENTE
RESPONSABLE
Coordinador de
Extensión
Académica
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
Recolectar las quejas de los estudiantes y hacer el
tratamiento de acuerdo al procedimiento de Manejo
de quejas (AF-PC-072).
Formatos
relacionados en el
Procedimiento de
medición de
satisfacción
Evaluar la satisfacción de los participantes de
acuerdo al procedimiento Medición de la
satisfacción (AF-PC-074).
Tabular la asistencia de los estudiantes, confrontar
la aprobación o no del programa con base en el
sistema de evaluación propuesto.
07
CERTIFICAR LOS
PROGRAMAS
Jefe de
Extensión
Académica.
Coordinador de
Extensión
Académica
Elaborar la solicitud de certificados con el listado de
estudiantes a certificar, el cual debe contener
nombre y apellidos, cédula, programa que curso,
fecha de inicio y finalización, lugar, intensidad
horaria y firmas que respaldarán la certificación
para asignar en la oficina central el consecutivo que
servirá para realizar la trazabilidad del servicio.
Para los programas del Centro de Lenguas se debe
entregar el formato de nivelación y aprobación,
necesarios para la matrícula en el siguiente nivel.
Remitir la información a Extensión Académica.
Elaborar los certificados y coordinar su entrega.
PUNTOS DE
CONTROL
Formato
Manejo de quejas
(AF-FO-017)
Formato
Solicitud de
certificados
(DA-FO-376)
Formato
Nivelación y
autorización de
matrícula
(DA-FO-316)
Formato de
Empalme
(DA-FO-373)
Certificado
Comunicación
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
Evaluar al docente como proveedor.
08
HACER
EVALUACIÓN
INTERNA DEL
PROGRAMA
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Coordinador de
Extensión
Académica
Jefe de
Extensión
Académica
Revisar si según las evaluaciones del curso puede
volverse a realizar o deben hacerse cambios en
cuanto a intensidad horaria, docentes, metodología
etc., de ser necesario definir las acciones
correctivas, preventivas o de mejora a implementar.
Tener en cuenta las quejas o sugerencias recibidas
por parte de los estudiantes. Hacer un seguimiento
de la ejecución de las acciones planteadas según el
Procedimiento de Mejoramiento de los procesos
(AF-PC-073).
REGISTROS
PUNTOS DE
CONTROL
Formato
Evaluación de
docentes como
proveedores
(DA-FO-376)
Formato
Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora
(AF-FO-019)
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