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CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA “CAFABA”
Código: 10000 – Ma – 001
MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA
N° Revisión: 5
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NTC-ISO 9001:2008
BARRANCABERMEJA
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Fecha de aprobación:
30 DE SEPTIEMBRE 2015
Código: 10000 – Ma – 001
N° Revisión: 5
1.
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PRESENTACIÓN
El Manual de Calidad de CAFABA, describe el Sistema de Gestión de la Calidad que la organización ha
establecido, en este se identifican la misión, visión, principios y valores, política y objetivos de calidad,
alcance y exclusiones del sistema, mapa de procesos, servicios, principales usuarios y la descripción de
los procesos necesarios para garantizar la satisfacción del cliente.
Las actividades desarrolladas en cada uno de los procesos se encuentran documentadas por medio de
procedimientos, guías, fichas, planes, instructivos, protocolos y formatos, los cuales estandarizan los
procesos, garantizando una adecuada planificación, aseguramiento, control y mejora de los mismos en la
operación del día a día de organización.
El sistema de gestión de la calidad establecido en CAFABA se ha definido con base en los requisitos
establecidos en la norma NTC-ISO 9001:2008, y a la vez se ha alineado con los requisitos de Ley y de la
Superintendecia de Subsidio Familiar, permitiendo que la corporación responda a las exigencias de las
partes interesadas.
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COMITÉ DE CALIDAD
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2. ORGANIZACIÓN
2.1 RESEÑA HISTÓRICA
En las instalaciones de la Federación Nacional de Comerciantes FENALCO, luego de celebrar varias
reuniones con los estamentos públicos y privados de la ciudad, se vio la imperiosa necesidad de crear la
primera CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA, con el propósito de cumplir
el vital papel de atender simultáneamente las diversas funciones de seguridad Social por medio del
subsidio familiar monetario que implicaría un incremento en los ingresos reales y nominales de los
trabajadores y de otra parte, mediante la atención del núcleo familiar a través del subsidio de servicio o
especie reconocido en salud, nutrición, educación, mercadeo y recreación; esto conllevaría a un aumento
en la capacidad adquisitiva a favor de las familias de los trabajadores de medianos y menores ingresos.
Después de lo anterior en reunión celebrada el 26 de abril de 1965, siendo las ocho de la noche, se
reúnen los señores Miguel González, Enrique Gómez Mejía, Gustavo Mesa, Carlos Vélez y CIA Ltda.,
Casa de mercado de Barrancabermeja, Compañía Interamericana de Envases S.A., Cooperativa del Río
Magdalena entre otros, en la oficina de FENALCO, resultando así el acta de constitución de la Caja de
Compensación Familiar de Barrancabermeja, patrocinada por FENALCO, como también la elección del
primer Consejo Directivo y la elaboración de los estatutos.
Para estos momentos ya existían más de 200 beneficiarios que esperaban recibir subsidios familiares y
cuarenta empresas que deseaban desafilarse de las cajas de Bogotá. En este mismo año la Gobernación
de Santander expidió la personería jurídica, por medio de la Resolución 171 del 18 de agosto de 1965. La
Corporación dio inicio en 1967, para lo cual fue necesario utilizar ayuda externa (préstamos bancarios),
debido a que la nueva caja local no tenía capital, por lo que se solicitaron dichos créditos con el fin de que
la Corporación iniciara sus labores al frente del sistema de seguridad social.
3.
MANUAL DE CALIDAD
3.1 OBJETO
El presente Manual de Calidad tiene como fin representar en forma clara y coherente la estructura de la
organización como un Sistema de Gestión de Calidad basado en estándares que aseguren y verifiquen la
prestación de sus servicios, los cuales son el resultado de la interacción en los diferentes procesos de la
organización y a su vez fundamento principal de apoyo para las diferentes actividades organizadas y
ejecutadas en pro del bienestar social.
En el Manual de Calidad de CAFABA se expone el compromiso de la organización para dar cumplimiento
a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. De la misma manera nuestro manual servirá de guía para
una mejor compresión de la estructura organizacional y funcional.
3.2 ALCANCE
El Sistema de Gestión de Calidad en CAFABA se rige por los requisitos establecidos en la Norma ISO
9001-2008 y abarca los siguientes servicios:
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ALCANCE EN ESPAÑOL:
 Recaudo de aportes de empresas afiliadas y pago de subsidio en cuota monetaria a trabajadores
beneficiados.
 Otorgamiento de crédito social para libre inversión (Educación, Turismo social, salud, vehículo) y
credi-mejoramiento para los trabajadores afiliados.
 Planeación, desarrollo y seguimiento de programas sociales de Atención Integral a la Niñez
(Hogares comunitarios, hogar múltiple, Atención a hogares de ICBF), Jornada Escolar
Complementaria, Adulto Mayor y Discapacitados.
 Entrega de subsidios de vivienda con recursos propios y del Gobierno Nacional y subsidio al
desempleado
 Comercialización y promoción de los servicios que ofrece CAFABA, brindando al usuario la
atención necesaria, de acuerdo a sus requerimientos con el fin de lograr la fidelidad y
permanencia de los mismos, asegurando la eficacia de la comunicación al interior y exterior de la
Caja
 Prestación de servicios de educación para el trabajo y desarrollo humano por medio de
diplomados, cursos, seminarios y programas para: Técnico laboral en sistemas, Cocina, Modas y
Diseño de Modas.
 Prestación de servicios de actividades turísticas y venta de tiquetes aéreos para personal afiliado,
beneficiario y público en general.
 Prestación de servicios recreacional, deportivos y culturales orientados a mejorar la salud integral
de nuestros afiliados y no afiliados
ALCANCE EN INGLES:
 Collection of contributions from affiliated companies and payments of subsidies to benefited
workers.
 Granting of social credit free investment (Education, Social, Tourism, Health, Vehicle) and credit
of improvement for the workers affiliates.
 Planning, development and monitoring of social programs for integral Attention to Children
(Community Homes, home multiple homes Care ICBF), School Complementary Day, elders and
disabled persons.
 Delivery of subsidies of house with owns resources and the National Government, and subsidies
to unemployment.
 Marketing and promotion of the services offered CAFABA, providing the user with the necessary
care, according to their requirement to ensure fidelity and permanence of the same, ensuring
effective communication within and outside of the box
 Services of education for the work and human development using, courses endorsed by diploma,
courses, seminaries and programs for: Labor technician in Systems, Kitchen, Fashions and
Design of Fashions.
 Provision of tourist activities and sale of air tickets for personnel affiliated, beneficiary and public.
 Provision of recreational, sports and cultural services, oriented to improving the integral health of
the members and not members
3.3
EXCLUSIONES
La Caja de Compensación por su carácter jurídico y en condición de prestadora de servicios sociales ha
excluido del alcance del sistema los requisitos:

7.3 diseño y desarrollo. Nuestra entidad no diseña ningún servicio ofertado, todos son establecidos
bajo el cumplimiento del marco legal que nos compete.
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La exclusión de estos apartes no afecta en modo alguno la oportuna eficacia y eficiencia en la prestación
del servicio, ni incumple algún requisito de ley aplicable.
4.
DIRECTRICES DE CALIDAD
4.1 MISIÓN
Contribuir al mejoramiento integral de la calidad de vida de los afiliados mediante la prestación de
servicios que apoyen el desarrollo económico, social, cultural y laboral de la población.
4.2 VISIÓN
CAFABA en el 2018 consolidará su liderazgo en la prestación de servicios sociales hacia la región con
responsabilidad social empresarial, comprometidos con las necesidades y expectativas de nuestros
afiliados que son nuestra razón de ser.
4.3 POLITICA DE CALIDAD
Prestar servicios con calidad, oportunidad y efectividad, a través de las Unidades Estratégicas de
Negocio con responsabilidad social empresarial, en búsqueda del aumento del nivel de satisfacción de
nuestros trabajadores, afiliados beneficiarios y público en general; mediante una infraestructura
adecuada, personal competente y comprometido con una cultura de mejoramiento continuo, enmarcados
en el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD







Satisfacer las necesidades y expectativas de los Afiliados, usuarios y comunidad en general.
Mantener e incrementar ingresos por aportes parafiscales.
Ser oportunos y eficientes en la prestación de los servicios.
Incrementar el número de las empresas afiliadas a CAFABA.
Garantizar la prestación de servicios de salud a la población cubierta con criterios de calidad,
oportunidad, continuidad.
Fortalecer las competencias laborales del recurso humano a través de programas de formación
acordes a las necesidades de la Caja.
Mejorar continuamente la eficacia de los procesos que contribuyan a la satisfacción de nuestros
Afiliados
4.5 VALORES Y PRINCIPIOS
4.5.1 Valores Éticos.
Nuestros valores describen la cultura e imagen que deseamos ofrecer, CAFABA como Caja de
Compensación propende por el desarrollo social de sus beneficiarios y comunidad en general; por ello,
nuestras acciones están en marcadas en: HONESTIDAD, RESPETO, RESPONSABILIDAD SOCIAL Y
RESPONSABILIDAD.
Honestidad: Conducta recta, de acuerdo con la moral y las buenas costumbres, que lleva a observar
normas y compromisos con un cumplimiento exigente por parte de todo el equipo humano.
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Respeto: Actitud de compresión del ser de los demás, que permite entender su actuación y conducirse
con cordura y tolerancia frente a ellos.
Responsabilidad Social: Asegurar el cumplimiento de sus deberes como ciudadano corporativo.
Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones con consideración de los actos frente a terceros.
4.5.2 Principios.
Los principios establecidos en nuestro código de buen gobierno son: COMPROMISO, EFICIENCIA,
INTEGRIDAD, HONRADEZ, BENEVOLENCIA, JUSTICIA.
Compromiso: Es obligación de todos los trabajadores y/o contratistas al servicio de CAFABA hacer
cumplir los principios rectores de este Manual.
Eficiencia: Capacidad de obtener los máximos resultados con la menor cantidad de recursos procurando
la estabilidad financiera de la Caja, protegiendo los recursos entregados por los empresarios y
propendiendo por el cumplimiento de sus objetivos sociales.
Integridad: Comportarse en todo momento con la honestidad de un auténtico profesional, tomando todas
sus decisiones con el respeto que te debes a ti mismo, de tal modo que hagas así merecedor de vivir con
plenitud tu profesión.
Honradez: Tener integridad en el obrar.
Benevolencia: En todas y cada una de las acciones evitar dañar a los otros y procura siempre el
bienestar de los demás.
Justicia: Tratar a los otros tal como les corresponde como seres humanos; ser justo, tratando a la gente
de forma igual. Es decir: tratando a cada uno de forma similar en circunstancias similares.
4.6 ORGANIGRAMA DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA
Mediante Resolución AEBb No 1138 30 DE DIC 2014, fue aprobado la modificación de la Estructura
orgánica, organigrama, planta de personal y manuales de perfiles y funciones de la Caja de
Compensación Familiar de Barrancabermeja, CAFABA, quedando su estructura como se proyecta a
continuación:
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ESTRUCTURA DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA
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Asamblea de
afiliados
Revisor Fiscal
Consejo Directivo
Director
Unidad Jurídica
Unidad Control Interno
Unidad
Administrativa
Unida de
Planeación
Asesor Jurídico
Unidad
de División
Financiera
Unidad de División
de Servicios
Sociales
Jefe de División
Financiera
Jefe de División
de Servicios
Sociales
Auditor Control
Interno
Jefe de División
de Planeación
Jefe de División
Administrativa
Orientador Programas
especiales
Profesional
Agencia de
Empleo
Profesional de Estudios y
Proyectos
Contador
Lider de Programas
Sociales de la Caja
Profesional CAVIS UT
Lider Recurso Humanos y
Físico
Lider de
Sistemas y
programación.
Administrador
Recursos Físicos
Lider de Comercial
y comunicaciones
Tesorera
Lider de Fondos y
Vivienda
Lider Sistema De
Gestión de
Calidad
Lider
Subsidio
Lider
Aportes
Lider de
Unidades
Integrales
Lider Salud
Administrador
Programa de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Aux II
Servicios
Sociales(1)
Administrador de
Presupuesto y
Cartera
Administrador de
Sede Recreacional
Lider de Recreación,
Deportes y Turismo
Rector ITC
Coordinador Académico
ITC
Administrador
Crédito
Administrador Operativo
ITC (1)
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ORGANIGRAMA DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA
CAFABA
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Asamblea de
afiliados
Revisor Fiscal
Consejo Directivo
Director
Secretaria de
Dirección
Asesor
Jurídico
Auditor Control Interno
Jefe División de
Planeación
Jefe de División
Administrativa
Jefe de División de
Servicios Sociales
Jefe de División
Financiera
Auditor Operativo (1)
Lider
Subsidios
Lider
Aportes
Auxiliar II
Subsidio (8)
Administrador
Recursos Físicos
Ingeniero de
Sistemas(4)
Lider de Comercial
y comunicaciones
Aux. II
Promotor (2)
Lider de Fondos y
Vivienda
Lider Sistema De
Gestión de
Calidad
Aux. II Atención
al Cliente (1)
Administrador
Crédito
Aux II Secretaria
de Recursos
Físicos
Aux. I
Recursos
Físicos (1)
Aux. II Fovis
(1)
Aux. I Cavis-UT(1)
Auxiliar I
Aportes
(2)
Auxiliar II
Unidades
Integrales (1)
Lider Salud
Administrador de
Presupuesto y
Cartera
Medico
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Auxiliar II
Secretaria (1)
Aux. I Salud
Asistente Personal
1A(1)
Bacteriólogo
Aux. III Archivo (2)
Auxiliar Bacteriología
Aux II
Recursos
Físicos (1)
Aux. I FOSFEC (1)
Administrador
Programa de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Lider de
Unidades
Integrales
Aux. IV Ofic.
Varios (1)
Conductor IV
(2)
Aux. III
Correspondencia.
(1)
Aseadora V (5)
Mensajero IV (1)
Portero IV (4)
Aprendiz SENA
(4)
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Aux II
Servicios
Sociales(1)
Tesorera
Contador
Lider Recurso Humanos y
Físico
Profesional CAVIS UT
Lider
Tecnologías
de la
Información
Orientador Programas
especiales
Profesional
Agencia de
Empleo
Profesional de Estudios y
Proyectos
Aux. I
Aportes y
Seguridad
social
Aux. II Estados
Financieros
Aux. I
Tesorería
Lider de Programas
Sociales de la Caja
Aux. II Tesorería
(2)
Administrador de
Sede Recreacional
Deportes y Turismo
Rector ITC
Aux. II
Facturación
Aux. II
Conciliaciones
Aux. I Deportes
(1)
ITC
Aux III Piscinero (1)
Aux. IITurismo
(1)
Administrador Operativo
ITC (1)
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4.7
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ENFOQUE AL CLIENTE:
CAFABA, a través de la alta dirección, asegura que los requisitos relacionados con la prestación de
servicios se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del afiliado.
El enfoque se puede evidenciar en la atención al afiliado y prestación de servicios en general.
De igual forma CAFABA realiza periódicamente la encuesta de satisfacción para conocer el grado de
conformidad que tiene el afiliado con nuestros servicios y así determinar acciones de mejora.
Los clientes de CAFABA provienen de diferentes instancias dentro de las cuales tenemos:




Afiliados
Empresas Afiliadas
Clientes internos
Público en general
4.8 REQUISITOS
4.8.1 Requisitos del Cliente
Para lograr la satisfacción de sus clientes CAFABA ha identificado los siguientes requisitos:
PROCESO DE APORTES (EMPRESAS AFILIADAS)


Oportunidad en la afiliación de las empresas.
Asesoría completa sobre los requisitos de Aportes y Subsidio.
PROCESO DE SUBSIDIO (TRABAJADORES AFILIADOS - BENEFICIARIOS Y NO BENEFICIARIOS)






Amabilidad: Buen servicio
Eficacia
Disponibilidad
Comodidad
Agilidad en la afiliación de los trabajadores.
Oportunidad: Giro Oportuno del subsidio
a. SERVICIOS
Los servicios de la Caja de Compensación Familiar de Barrancabermeja son los siguientes:
APORTES Y SUBSIDIO

SUBSIDIO MONETARIO: Es el valor que se reconoce mensualmente por cada persona a cargo del
trabajador beneficiario, que haya cumplido con los requisitos de ley.
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SERVICIOS SOCIALES
Capacitación (ITC):
 Belleza,
 Pintura,
 Artes plásticas,
 Conferencias,
 Cocina,
 Seminarios,
 Carreras técnicas,
 Diplomados.
Turismo:
 Agencia de viajes
 Excursiones terrestres
 Paquete turístico en grupos e individuales
 Reserva de alojamiento
 Reserva de hoteles
 Tramite de documentos
 Destinos turísticos en las diferentes zonas del país
 Contacto directo con la IATA
 Convenio con transporte terrestre
Recreación y deportes:
 Encuentros deportivos
 Vacaciones recreativas
 Eventos empresariales
 Eventos artísticos y musicales
 Talleres creativos
Sede Recreacional:
 Piscinas para adultos,
 Piscinas para niños,
 Zonas verdes
 Salón social,
 Canchas deportivas,
 Salón de conferencias,
 Salón de juegos,
 Atracciones acuáticas,
 Kioscos para integraciones familiares y empresariales
 Servicio de restaurante.
FONDOS


Revisión y preparación de la logística necesaria para la ejecución de las convocatorias al Subsidio
Familiar de Vivienda.
Asesoría y acompañamiento permanente a las familias postulantes.
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



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Mantener informada a toda la población sobre cada una de las convocatorias del Gobierno Nacional,
procedimientos y requisitos necesarios para acceder al subsidio de vivienda.
Divulgar los programas de Subsidio de Vivienda de Interés Social y entregar a las familias sin costo
alguno los formularios de postulación.
Subsidio al desempleo e inserción laboral.
Ofrecer créditos de libre inversión en la modalidad de bienestar doméstico, educación, salud,
mejoramiento de vivienda, turismo social, Crediestudio.
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5.
5.1
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ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
REQUISITOS GENERALES
La Caja de Compensación Familiar de Barrancabermeja, CAFABA identifica los procesos que estructuran
la organización y su interacción a través del Mapa de Procesos.
Para asegurarse del control eficaz de los procesos, la Caja los documenta y define unos indicadores de
gestión que permiten realizar su seguimiento de una manera sencilla y efectiva.
Así mismo, cuenta con un procedimiento de herramienta para las Acciones Correctivas y Preventivas que
tienen como fin adoptar dichos procesos a la mejora continua, convirtiéndola en parte fundamental de la
cultura organizacional de la Caja.
5.2
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
La Caja de Compensación Familiar
de Barrancabermeja, CAFABA cuenta con declaraciones
documentadas de sus Objetivos, Política de Calidad y de los documentos que se presentan en la gráfica;
además de los documentos citados en el punto anterior
5.2.1
MANUAL DE CALIDAD
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5.2.2
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PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD:
La implementación de un sistema de gestión de calidad requiere del cumplimiento de ciertos requisitos
por ello en nuestra caja se cuenta con los procedimientos documentados exigidos por la norma ISO
9001:2008, los cuales son:
Procedimiento control de documentos
Procedimiento control de registros
Procedimiento control no conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora
Procedimiento para auditoría interna de calidad.
5.3
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección de CAFABA expresa su compromiso con el sistema de gestión de calidad como una
herramienta de mejora.
Para el efecto se adoptan e implementan los distintos documentos del proceso tales como: política y
objetivos de calidad, organigrama del sistema, Manual de Calidad, caracterizaciones de los procesos,
manual de perfiles y funciones, procedimientos, planes, instructivos y formatos, entre otros.
En consecuencia manifiesta su disponibilidad para suministrar los recursos que sean necesarios para la
implementación, mantenimiento y mejora permanente del sistema de gestión de calidad.
Todo lo anterior enmarcado dentro de los valores institucionales y conforme a las normas vigentes y
demás disposiciones de carácter interno.
5.4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
En CAFABA se han definido los siguientes responsables con el fin de obtener un Sistema de Gestión de
la Calidad que se convierta en una importante herramienta de gestión y a la vez que se incorpore en la
cultura organizacional.
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Director Administrativo: tiene la responsabilidad de revisar el funcionamiento y adecuación del
sistema de gestión de la calidad, así como velar por la asignación de los recursos para su
mantenimiento y mejora continúa.
Representante de la Dirección: Es un funcionario que, con independencia de otras
responsabilidades tiene la responsabilidad y autoridad de asegurarse de que se establecen,
implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad, esta responsabilidad y autoridad ha sido asignada al Jefe de División de
Planeación
Comité de Calidad de CAFABA, tiene como funciones la verificación, coordinación, control y
direcciones de todo el proceso de implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora del
sistema de gestión de la calidad.
Lider Sistema de Gestión de Calidad: Es el responsable de orientar la implementación y velar por
el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, así como de comunicar al
Representante de la Dirección sobre cualquier necesidad de mejora.
Responsables de los Procesos: Son los responsables de garantizar el cumplimiento de los
objetivos del proceso así como de los procedimientos, guías, formatos y demás documentos que
se hayan definido en el proceso.
Equipo Auditor: Son responsables de ejecutar las auditorías programadas y de evaluar de una
manera objetiva el Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoria.
Equipo Multidisciplinario de auditores: Equipo multidisciplinar: conjunto de personas, con
diferentes formaciones académicas y experiencias profesionales, que operan en conjunto,
durante un tiempo determinado, abocados a resolver un problema complejo, es decir tienen un
objetivo común.
En el Manual de Perfiles y Funciones se describen las responsabilidades y funciones de cada
cargo. Así mismo, en los documentos establecidos para el proceso se tienen identificados los
responsables de cada actividad que se lleva a cabo para desarrollar los procesos y en el
organigrama de la corporación se identifican las líneas de autoridad.
5.5
COMUNICACIÓN INTERNA
CAFABA difunde las directrices del Sistema de Gestión de la Calidad y políticas administrativas por
medio de charlas informativas, carteleras, circulares y aplicativo de comunicaciones internas entre otros
mecanismos de divulgación (correo electrónico, webmail, google drive, google groups, programas de
mensajería borgchat(spark), google chat, skype), con el fin de que los colaboradores de la organización
comprendan el alcance de las funciones asignadas y los métodos para desarrollar las actividades
establecidas internamente.
5.6
REVISION POR LA DIRECCION
La alta dirección revisa el sistema de Gestión de Calidad (SGC) como mínimo una vez al año para
asegurar su continua conveniencia, adecuación y eficacia. Con la revisión evalúa la necesidad de realizar
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cambios en el SGC de la empresa y las oportunidades de mejora, así mismo a través de los informes de
auditoria interna de calidad y de seguimiento y control permanente del estado del sistema que se
proyecta en el comité gerencial de calidad.
5.7
AMBIENTE DE TRABAJO
CAFABA, proporciona los siguientes elementos para garantizar que el ambiente de trabajo sea adecuado
para desarrollar la prestación de los servicios en óptimas condiciones:


5.8
Elementos necesarios para desarrollar adecuadamente las labores de orden y aseo evitando
accidentes de trabajo, así como dotación a todo el personal, y
Programa de Salud Ocupacional establecido por la ARP de la organización
INFRAESTRUCTURA
CAFABA, dispone de una infraestructura básica para desarrollar sus actividades, de acuerdo con las
necesidades presentadas. Dentro de los principales factores de infraestructura se tienen los siguientes:




5.9
Instalaciones y áreas de trabajo funcionales para el desarrollo de la prestación del servicio y
actividades administrativas.
Vehículos en excelente estado.
La dotación adecuada al personal que presta los servicios
Equipos de oficina.
PLANIFICACION E IMPLEMENTACION DE CAMBIOS EN EL SGC
Las modificaciones realizadas al Sistema de Gestión de calidad, se realizan tomando como base de
actuación el Ciclo de PHVA. A continuación se describe el mecanismo de planificación implementado.
Planificar
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Durante la planificación se desarrollan las siguientes actividades:
a)
b)
c)
d)
Analizar la necesidad de modificar o incluir directrices dentro del sistema.
Recolectar información y formular los lineamientos de control.
Modificar la documentación pertinente estableciendo los registros necesarios según sea aplicable.
Implementar las directrices desarrolladas empleando el método que mejor se ajuste de acuerdo
con las necesidades.
Hacer
Se ejecutan las actividades de acuerdo con las directrices establecidas. La responsabilidad por
desarrollar cada una de las tareas planeadas se describe en los documentos desarrollados por la
organización.
Verificar
Con el fin de mantener la integridad y mejorar la eficacia del Sistema se han establecido las siguientes
actividades:
a) De acuerdo con la aplicabilidad se implementan indicadores a los proceso establecidos
internamente.
b) Seguimiento y medición de indicadores de gestión.
c) Auditorias internas.
d) Revisiones por la dirección.
Actuar
A partir de los resultados de la verificación se originan actividades tendientes al mejoramiento continuo,
dentro de dichas actividades se encuentran acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento,
siguiendo los lineamientos del Procedimiento de producto No conforme, Acciones Correctivas y
Preventivas. Tomando como base los resultados de la presente actividad se inicia nuevamente el ciclo
PHVA buscando mejorar continuamente la eficacia del Sistema.
6.
MAPA DE PROCESOS
Tomando como base el alcance del sistema de gestión de calidad, se utilizó el enfoque basado en
procesos que plantea la norma ISO 9001 y se estructuró a la Caja de acuerdo a los diferentes procesos
que ella realiza. Cada uno de los procesos identificados como parte del SGC de la organización y la
interacción entre cada uno de ellos se agruparon en el mapa de procesos.
El mapa de procesos y todo el Sistema de Gestión de CAFABA, consta de procesos generales sobre los
cuales se desarrollo toda la documentación necesaria para el eficaz funcionamiento del sistema, y a su
vez están organizados en tres tipos principales que son: Procesos Estratégicos, Procesos Misionales y
Procesos de apoyo.
a. Procesos Gerenciales
Establecen las directrices de la organización basada en procesos estratégicos, necesidades y
expectativas del cliente; estos procesos bajo la responsabilidad de la dirección, permiten orientar y
asegurar la coherencia de los procesos misionales y los de apoyo, para brindar al cliente la satisfacción
que espera, de los cuales se establecieron los siguientes procesos:
Dirección Administrativa
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Planeación y Proyectos
Financiera
b. Procesos Cadena de Valor
Cubren toda la cadena de valor de la organización, es decir, tiene contacto con el servicio prestado,
genera el valor agregado a los clientes con el cumplimiento de sus requisitos y expectativas, se
establecieron los siguientes procesos:
Aportes
Subsidio
Fondos
Turismo
Programas sociales
Recreación y deportes
Instituto Técnico CAFABA –ITC
Comercial y Comunicaciones
c. Procesos de Apoyo
Contribuyen al adecuado desarrollo y gestión de los procesos estratégicos y misionales, asegurando que
la realización del servicio se haga bajo las condiciones preestablecidas por el cliente y por la
organización, se establecieron los siguientes procesos:
Recursos Humanos
Recursos Físicos
Jurídica
Sistemas
Calidad
Control de Gestión Interno
A continuación el mapa de procesos de la Caja de Compensación Familiar de Barrancabermeja,
CAFABA:
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N° Revisión: 5
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Código: 10000 – Re – 001
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Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 22 de 86
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
TIPO DE PROCESO
GERENCIAL
Establecer políticas y directrices para fortalecer la imagen Corporativa e Institucional de la Caja, que contribuyan al incremento
OBJETIVO
de la competitividad de la organización, a su administración y control dentro del marco legal vigente, y a la satisfacción de
nuestros clientes.
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES
P  Definir
políticas
y  Políticas y directrices
directrices
para
el
estratégicas,
adecuado funcionamiento
administrativas,
de la Caja del orden
financieras,
administrativo, financiero,
organizacional, y de
organizacional
y
de
calidad.
 Decretos, leyes,
calidad.

Informes
de Gestión.
acuerdos, circulares

Establecer
los

Determinar
acciones de
entre otros.
lineamientos
para
la
mejora
al
SGC,
SGE sus  Presidencia de la
 Actas de Asamblea
elaboración,
revisión
y
procesos,
servicios
y
República.
 Presidencia de la
General y Reunión del
seguimiento
del
necesidades
de
República.
 Ministerio del Trabajo
Consejo Directivo
direccionamiento
recursos.
 Ministerio del Trabajo
 Superintendencia del
 Resultados de
estratégico
y
del
SGC.

Direccionamiento
 Superintendencia del
Subsidio Familiar.
Auditorias.
estratégico, presupuesto  Superintendencia
Subsidio Familiar.
 Informe de ejecución
 Determinar las estrategias
de ingresos, egresos,
Nacional de Salud
 Superintendencia
del direccionamiento
H
de mercadeo social a
inversiones
y
plan  Asamblea General de
Nacional de Salud
estratégico.
ejecutar por la Caja.
operativo (Misión, visión,
 Asamblea General de
Afiliados.
 Presupuesto de
principios
y
valores,  Revisoría Fiscal

Planificar
las
revisiones
Afiliados.
ingresos, egresos
del SGC por la Dirección.
objetivos
de
calidad  Consejo Directivo.
 Revisoría Fiscal
inversión y plan
corporativos
y

Proyectar
y
presupuestar
operativo (PO)
 Consejo Directivo.
 Todos los procesos.
ambientales).
los
recursos
necesarios
 Retroalimentación del
 Todos los procesos.
 Empresario y
para garantizar el normal  Oficios
y
cliente (Satisfacción
trabajadores afiliados
 Empresarios y
funcionamiento
de
la
comunicaciones
del cliente y PQRS).
trabajadores afiliados
empresa
(incluye
externas
según
 Informes de
mantenimiento
y
requerimientos.
desempeño de los
mejoramiento de SGC Y  Acta de reunión de
procesos del SGC.
SGE).
Comités.
 Proyectar la planta de  Informes requeridos por
cargos,
la
estructura
entes
externos
e
orgánica y la asignación
internos.
de los salarios de la Caja.
 Requerimientos para el
cumplimiento eficaz de
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5











Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Presentar a consideración
del Consejo Directivo,
proyectos
relacionados
con la planta de personal y
asignación salarial para su
aprobación.
Presentar presupuesto de
ingresos,
egresos,
inversiones
y
plan
operativo general de la
Caja.
Representar
legalmente
los intereses de la Caja.
Ejecutar las políticas y
directrices administrativas
y
financieras
que
determine
el
Consejo
Directivo.
Realizar la revisión por la
dirección al SGC.
Establecer
políticas
ambientales.
Presentar
informes
generales o periódicos
que soliciten los entes de
control y vigilancia.
Apoyar la gestión de las
PQRS de los clientes.
Ordenar el gasto y la
ejecución
de
las
inversiones.
Revisar y analizar los
informes
ejecutivos
trimestrales de gestión.
Consolidar
el
informe
Ejecutivo Trimestral de
Gestión

las PQRS.
Consolidado
resultados
indicadores.
Pág. 23 de 86
de
de
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

Analizar los resultados del
SGC
respecto
a
la
satisfacción del cliente y el
SGE en el cumplimiento
de objetivos.

Verificar y controlar el
cumplimiento
de
las
PQRS.
Realizar seguimiento a
desempeños de procesos.
V

A
CLIENTES
 Veracidad
 Celeridad
 Cumplimiento
 Eficiencia
 Eficacia
 Confiabilidad
 Oportunidad
 Seguridad
 Responsabilidad
 Disponibilidad
REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001: 2000
4.1 Requisitos generales.
4.2. Requisitos de la documentación
5.1. Compromiso de la Dirección.
5.2 Enfoque al cliente.
5.3. Política de calidad.
5.4. Planificación.
5.4.1. Objetivos de la calidad.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 24 de 86

Mejorar
el
proceso
mediante la planeación de
acciones
correctivas,
preventivas y de mejoras.
REQUISITOS
CAFABA
 Reglamento Interno de trabajo.
 Estatutos.
 Manual de contratación.
 Código del Buen Gobierno.
 Convención Colectiva de Trabajo
 Manuales de procedimientos y
funciones
 Reglamentos administrativos






LEGALES Y REGLAMENTARIOS
 Ver MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
RECURSOS
RESPONSABLES
Infraestructura física
 LÍDER:
Mobiliario
Insumos
Director Administrativo
Equipo de cómputo (Hardware y
Software)
 PARTICIPANTES:
Asesorías
Presupuesto
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
5.4.2. Planificación de SGC.
5.5. Responsabilidad autoridad y comunicación.
5.5.1. Responsabilidad y autoridad.
5.5.2. Representante de la Dirección.
5.5.3. Comunicación Interna.
5.6. Revisión por la Dirección.
6.1 Provisión de recursos
8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.2 Auditoría interna.
8.2.3 Seguimiento y medición del proceso.
8.4 Análisis de datos
8.5. Mejora.
8.5.1 Mejora continua.
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva.
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL
MEDICIÓN
PROCESO
(INDICADORES)
 Seguimiento
a
la
ejecución
direccionamiento estratégico.
 Seguimiento y control de los
indicadores
de
gestión,
al  Eficacia del SGC
presupuesto de inversiones, gasto e
ingresos.
 Resultados de la revisión por la
Dirección.
 Satisfacción del cliente.
 Seguimientos a través de las
Asambleas General de Afiliados y de
Consejo Directivo.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
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Asesor Jurídico
Jefes de Divisiones
Líderes
Administradores
Representante de la Dirección SGC
Secretaria
REGISTROS DEL PROCESO
 Ver LISTADO MAESTRO DE
REGISTROS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver LISTADOMAESTRO DE
DOCUMENTOS
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
PLANEACIÓN
OBJETIVOS
PROVEEDOR


Unidades de
Negocios,
funcionarios
Alcaldía.
Gobernación
GERENCIAL
TIPO DE PROCESO
Establecer lineamientos Estratégicos para la elaboración revisión y seguimiento del Plan Estratégico de la Caja de Compensación Familiar
de Barrancabermeja, Cafaba; a fin de asegurar el cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos Corporativos.
Dirigir y Verificar que se Cumplan los proyectos de la Corporación a fin de contribuir con el cumplimiento de los Objetivos Corporativos y de
la Unidades Estratégicas de Negocios UEN.
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES


Pág. 26 de 86



Normatividad, requisitos de P 
necesidades, requisitos de
Ley, del cliente, expectativas
de
la
Dirección

Administrativa, tendencias del
mercado, necesidades de la
población.

Necesidades
y
requerimientos
de
los
procesos.
Propuestas
económicas
Límite máximo aprobado
Listas de chequeo
H 
Elaboración del Plan operativo UEN
Estructuración, presentación y ejecución
de los proyectos de inversión.

Plan Operativo, Plan de
Acción, Fichas técnicas
de
Proyectos
de
Inversiones,

Términos de referencia,
contratos,
Actas,
informes
de 
seguimientos.
Informe
de
Gestión
Mensual y Trimestral.

Informe
Estadístico
mensual,
trimestral, 
semestral.
Fichas técnicas
Consolidar el Informe Mensual y
Trimestral de Gestión.
Recepcionar la información y elaborar
estadísticas de Variables Trazadoras, 
FOSFEC,
Recurso
Humano,
infraestructura y Servicios Sociales, IPS, 
Aportes y Subsidio para la SSF y al
Ministerio de Protección Social.





Reportes de usos, cobertura

y servicios
V
Fichas técnicas
Seguimiento a Ejecución de Proyectos
de
Inversión
en
infraestructura, 
seguimiento al cumplimiento de los
Planes de acción y generación de 
Indicadores de Gestión,
Necesidades de planes de
acción
Validar la información enviada vs. la 
registrada
por
la
SSF,
verificar
cumplimiento de los contratos y
convenios, análisis de la información de

gestión de las UEN.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD

Presupuesto
de
Inversión.
Informes de interventoría
y/o
supervisión
de
proyectos
Cumplimiento
plan
estratégico
Acciones
Correctiva,
Preventivas y de Mejoras
Comité
Estadístico
Contratistas
Dirección
Administrativa
Superintendencia
del Subsidio
Familiar.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
A 
Mejorar el proceso mediante el registro 
de acciones correctivas, preventivas y de
mejoras.
Pág. 27 de 86
Mejoras a los procesos,
productos/servicios.
REQUISITOS
CLIENTES
CAFABA
LEGALES
 Eficiencia
 Confiabilidad
 Oportunidad
 Seguridad
 Disponibilidad
NORMA NTC ISO 9001




RECURSOS
RESPONSABLES
4.1
Requisitos Generales
4.2
Requisitos de la documentación
5.3
Política de Calidad
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.5.3 Comunicación Interna
6.1
Provisión de Recursos
6.2
Infraestructura
7.5.3 Identificación y trazabilidad
8.2.1 Satisfacción del Cliente
8.2.2 Auditoría Interna
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
8.3
Control del Producto no Conforme
8.4
Análisis de Datos
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Acción correctiva
8.5.3
Acción preventiva








SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Reglamento Interno de trabajo
Estatutos.
Manual de contratación
Código del buen gobierno
Infraestructura física.
Mobiliario
Insumos
Equipo de Computo (Hardware y Software).
Transporte. Logística
Presupuesto para Asesoráis.
Medios de Comunicación, teléfono, Internet, Celular
Ver matriz de requisitos legales
LIDER
Jefe de División de Planeación

PARTICIPANTES
Asesoría Jurídica
Profesional de Proyectos.
Líder del Sistema de Gestión
de Calidad
Lider de Fondos y vivienda
Lider de Sistemas
Director Administrativo.
MEDICIÓN
( INDICADORES )
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5







Seguimiento a la ejecución del Plan del PDT
BSC.
Seguimiento y Control de los Indicadores de
Gestión.
Seguimiento a la Información Estadística
Seguimiento y Control de la ejecución de las 
inversiones en infraestructura.
Datos Estadísticos – Proyecciones, Tendencias
Al presupuesto de Inversiones,
Gasto e
Ingresos.
Resultado de auditorías internas.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Ver. Tabla de indicadores
 Ver listado Maestro de
Registros
Pág. 28 de 86
 Ver Listado Maestro de
Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
FINANCIERA
OBJETIVOS
PROVEEDOR






Los
procesos de
la Caja
Súper
Intendencia
del Subsidio
Familiar y
de Salud.
DIAN
Dirección
Administrati
va
Super salud
Ministerio
de
protección
social y
ministerio
de Trabajo
GERENCIAL
TIPO DE PROCESO
Establecer lineamientos Estratégicos para la elaboración revisión y seguimiento del Plan Estratégico de la Caja de Compensación Familiar
de Barrancabermeja, Cafaba; a fin de asegurar el cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos Corporativos.
Dirigir y Verificar que se Cumplan los proyectos de la Corporación a fin de contribuir con el cumplimiento de los Objetivos Corporativos y de
la Unidades Estratégicas de Negocios UEN.
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES


Pág. 29 de 86












P 
Proyecciones de las
Jefaturas de División
Información contable de

ingresos y egresos.
Políticas o directrices de ley e
internas.

Facturas y Documentos
equivalentes
Facturas
Cuentas
por
pagar

autorizadas.
Información del giro de H
subsidios pagados.

Información de:
nominas

salarios,
vacaciones,

prestaciones sociales)

pagos parafiscales.
Informes de las

coordinaciones de la
jefaturas de división.

Formatos de disponibilidad

presupuestal

Ejecución presupuestal
Estadísticas de población
beneficiaria del subsidio

familiar
Informe de inversiones

Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Realizar
acompañamiento
y
consolidación del presupuesto de la Caja.
Programación de actividades para
entrega de informes y declaraciones de
impuestos.
Planear los pagos de proveedores,
nominas, subsidios y el portafolio de
inversiones.
 Consolidación del
presupuesto de la Caja.
 Información clasificada y
organizada de acuerdo
a su fecha de
vencimiento.
 Información clasificada y
organizada por sectores.
 Informes de gestiones
mensuales, trimestrales
y de los programas
sociales y de ley.
 Informe Financiero
 Informe de excedentes
del 55% con la directriz
financiera para su
rentabilidad.
 Informe mensual
financiero y ejecución
presupuestal mensual y
consolidada.
 Formatos disponibilidad
presupuestal
 Proyección de traslados.
 Declaraciones tributarias
DIAN Información
exógena en medio
Consolidación y elaborar de informes de
gestión financieros, programas de Ley y
sociales.
Asignación y ejecución presupuestal
Asignación de traslados.
Emitir informes presupuestales.
Emitir los informes financieros e
información tributaria.
Elaborar pago de proveedores, subsidios,
y nomina.
Custodiar los títulos valores.
Conciliar el pago del subsidio.
Registrar en el sistema los ingresos y
clasificarlo
para
su
respectiva
consignación.
Realizar arqueos de caja diarios de los
ingresos y egresos.
Verificar el cumplimiento en la realización








Director
Administrativo
Procesos internos
Súper Subsidio y
Súper Salud
DIAN
Contraloría
general de la
república.
Municipio de
Barrancabermeja
Municipio de
Puerto Wilches
Ministerio de
Trabajo
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5








semestral
Informe del comportamiento
del recaudo de aportes y
subsidio.
Soportes contables para
pago.
Libranzas
CDTS
Escrituras
Pólizas
Pagares de préstamos
Hipotecarios
Ingresos por servicios
Necesidades de planes de
acción
V 








A 

magnético

 Declaración de Industria
y comercio
 Informes financieros
Libros Oficiales ( Mayor
y Balance, Inventario y
Balance, Libro diario)
 Pagos
 Notas contables
 Arqueo de Caja
 Reporte información
entes de control




Ministerio de
Protección social
Generar
las
acciones
correctivas,
preventivas y de mejora.
Actualizar indicadores.
Actualizar planes operativos
Reportar información a los diferente
entes de control ya se física o por medio
de
plataformas
web
previamente
establecidas
REQUISITOS
CAFABA
CLIENTES
 Información pertinente
 Comprensible

Útil
 Comparable
 Relevante
 Oportuna
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
de informes.
Verificar el cumplimiento de políticas,
procedimientos y entrega de informes.
Analizar y verificar que la información se
haya contabilizado correctamente.
Verificar la consistencia de la información
contable financiera que genera el
sistema.
Custodiar y verificar las fechas de los
vencimientos de los títulos valores
Verificar que la información de arqueo de
caja corresponda a la información del
sistema.
Verificar disponibilidad de efectivo para
los cumplimientos financiero.
Verificar los pagos.
Pág. 30 de 86
Estatutos.
LEGALES
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

Pág. 31 de 86
Confiable
NORMA NTC ISO 9001
RECURSOS
RESPONSABLES
4.1 Requisitos Generales
4.3 Requisitos de la documentación
5.3 Política de Calidad
6.3 Provisión de Recursos
6.4 Infraestructura
8.4.2 Auditoria Interna
8.5
8.6
Análisis de Datos
8.5.3
Mejora continua
8.5.4
Acción correctiva
8.5.3
Acción preventiva



Equipos de computo
Software ( SISCON)
Hardware
Medios de Comunicación
(teléfonos, fax, correo
interno, borgchat, celular, Internet, servicio de correo)

LÍDER
Jefe de División Financiera

PARTICIPANTES
Líder Contador
Líder Tesorera
Administrador de Cartera y
presupuesto
Auxiliares I de Contabilidad
Auxiliares II de Contabilidad
Auxiliares I de tesorería
Auxiliares II de tesorería
Asesoría Jurídica
Profesional de Proyectos.
Líder del Sistema de Gestión
de Calidad
Lider de Fondos y vivienda
Lider de Sistemas
MEDICIÓN
( INDICADORES )
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5




Verificar la consistencia de la información
contable financiera que genera el sistema.
Análisis y seguimiento de a las actividades del
proceso.

Hallazgos generados por auditorías internas.
Evaluación de la eficacia aplicada a los recursos
destinados para el crecimiento de la corporación.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Registros
Pág. 32 de 86
Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
OBJETIVO
APORTES
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
Registrar la afiliación de las empresas y el recaudo del pago de aportes parafiscales efectuado por las mismas.
PROVEEDOR

Estudios y proyectos
ENTRADAS

Datos estadísticos
Empresas Afiliadas.

Comercial y
Comunicaciones

SALIDAS
ACTIVIDAD
P


 Información de la
empresas


H
Planear cronograma de fechas por ley 
para el pago de aportes de las
empresas.
Proyección del monto de recaudo
mensual y anual de aportes.
Proyección de nuevas empresas
afiliadas.

 Certificación de pagos.


 Afiliaciones y
novedades de las
empresas.

Operador Informático.

Bancos

Proceso Financiero
(Tesorería).
 Archivos con
información de los
pagos de las empresas
a través de la planilla
única
 Recibo de pago de
aportes por acuerdo de
pago.
 Información sobre el
desempeño de los
procesos.

V

A






 No conformidades sobre
el desempeño de los
procesos.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 33 de 86
Realizar afiliación de la empresa.
Elaborar paz y salvos y certificaciones
por pago de aportes.
Hacer requerimientos a las empresas
morosas.
Enviar informes a entidades de
control.
Cargue y Registro de aportes.
Habilitar la empresa para el pago del
subsidio familiar monetario.
Traslados, devoluciones de aportes
Conciliar los aportes.
Carnetizar a las empresas nuevas.








Verificar
información
de
las
empresas.

Medir el desempeño del proceso a
través de actividades de seguimiento
y medición a los indicadores de 
gestión.
CLIENTES
Comunicado de fechas 
del pago de aportes
Proceso de Subsidio

Relación de pagos de
nómina.
Información a

procesos internos
Certificación de pago a 
empresas.
Habilitación de las
empresas para el
pago.
Cuadre de aportes
Paz y salvo anual.
Estadísticas
Informes para entes
de control.

Carnet empresariales
Entes de control
(internos y externos)
Resultados de
indicadores.
Mejoras a los
procesos o productos /

Empresas
Procesos de
Servicios Sociales,
Contabilidad ,
Proyectos
y
Fondos
Control de gestión,
Jefatura
Administrativa,
Calidad , proyectos,
Contabilidad
Empresas,
Procesos internos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

Mejorar el proceso mediante la
aplicación de acciones correctivas,
Pág. 34 de 86
servicios.
REQUISITOS
CLIENTES
CAFABA




Efectividad en la transferencia al
trabajador beneficiario.
Oportunidad en la afiliación.
Asesoría completa sobre los
requisitos de aportes
Oportunidad en la entrega de paz y
salvos y certificados
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD



Reglamento Interno
Estatutos
LEGALES

Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
4.1
4.2
5.2
5.3
5.4.1
5.5.3
6.5
6.3
7.1
7.2
7.5
8.6.1
8.6.2
8.6.3
8.7
8.8
8.9
8.9.1
8.9.2
8.9.3

RECURSOS
 Infraestructura física
 Mobiliario
 Insumos
 Equipo de Cómputo
(Hardware y Software)
 Asesorías
 Presupuesto
Requisitos de la Documentación
Enfoque al cliente
Objetivos de la Calidad
Comunicación Interna
Infraestructura
Planificación de la Realización del Producto
Procesos Relacionados con el cliente
Producción y Prestación del servicio
Satisfacción del Cliente
Auditoría Interna
Seguimiento y Medición del Proceso
Análisis de Datos
Mejora
Mejora continua
Acción correctiva
Acción preventiva
PROCESO

Verificación del cumplimiento de
requisitos de la documentación de
las empresas a afiliarse.
Cumplimiento de los plazos de
pago de aportes establecidos para
las empresas.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
MEDICIÓN
( INDICADORES )

Ver matriz de indicadores
Pág. 35 de 86
RESPONSABLES

Líder de Aportes

Ver listado maestro de registros
PARTICIPANTES
Auxiliares I de Aportes
Analista de Aportes

LIDER

Ver listado maestro de documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
SUBSIDIO
Pág. 36 de 86
MISIONAL
TIPO DE PROCESO
Efectuar la liquidación oportuna del Subsidio Familiar a los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos.
OBJETIVOS
PROVEEDOR










Proceso de
aportes
Trabajadores
afiliados
¨Proceso
Gestión
Comercial y
de
Comunicacion
es
REDEBAN/AV
VILLAS
Subproceso
de Aportes
Empresas
afiliadas
Subproceso
Tesorería
Trabajadores
afiliados
Proceso
Gestión
Calidad












ENTRADAS
Fechas de corte para el
recaudo
de
aportes P 
parafiscales.
Documentación del afiliado y
los beneficiarios.

Informes de actividades con
sus
respectivos
soportes
(afiliaciones y anexos).

Convenio para el pago del H
subsidio
por
medio

electrónico,
Tarjetas
Plásticas para el pago de

subsidio.

Relación de nómina.
Novedades de empresas
(Ajustes, correcciones, etc.)

Cheques, comprobantes.

Listado de los subsidios

pendientes por cobrar.
Afiliación
y
documentos
soportes de los trabajadores

afiliados y su grupo familiar.

Datos estadísticos, listas de
verificación.
Información
sobre
el

desempeño de los procesos.

Política y objetivos de calidad

corporativos y de proceso.
No conformidades sobre el
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
ACTIVIDAD
SALIDAS
Programar la liquidación y giro del 
subsidio.
Recepcionar las afiliaciones de los
trabajadores, determinando el tipo de
afiliado.
Recepcionar las novedades presentadas
por los trabajadores.
Realizar visitas domiciliarias si es
necesario.
Digitar las afiliaciones y archivarlas.
Realizar apertura y activación de
Tarjetas para el pago del subsidio a los
trabajadores beneficiarios.
Evaluar y cargar las nominas.
Realizar el giro del subsidio.
Generar los cheques y comprobantes
del pago del subsidio con sus
respectivas planillas.
Generar listados de las consignaciones.
Generar las planillas del pago del
subsidio en las cuentas de los
trabajadores.
Generar el cuadre del subsidio.
Recepción y tramite de PQRS
Realizar llamadas telefónicas a los
beneficiarios
de
los
subsidios






CLIENTES
Afiliación efectiva del
trabajador, tirilla de
afiliación (Carnet
provisional).
Carnet del trabajador.
Informe
de
visitas

domiciliarias.
Tarjetas Plásticas para
el pago de subsidio.
Cheques,

comprobantes y
planillas para el pago de
subsidio monetario.

Relación de
consignaciones.
PQRS resueltas.






Registro de llamadas

realizada.
Informe
de
gestión 
mensual.
Afiliación efectiva.
Resultados
indicadores.
de
Trabajadores
Afiliados y /o
beneficiarios.
Subproceso
Tesorería
Oficina de
Atención al
Cliente.
Subproceso
tesorería
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Auxiliar de Archivo
Proceso Gestión
Calidad
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
desempeño de los procesos


V



A
Giro oportuno del subsidio
Amabilidad en el servicio
Eficiencia
Comodidad
Agilidad
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
pendientes.

Realizar informe de gestión del proceso
mensual.

Mejoras a los procesos
o productos / servicios.
Informe de Auditorias.
Verificar
que
la
documentación
entregada por el trabajador este
completa y cumpla con los requisitos.

Medir el desempeño del proceso a través
de actividades de seguimiento y
medición.
Realizar seguimiento al cumplimiento de
la política de calidad y a los objetivos del
proceso.
Evidencia
del
cumplimiento y de la
eficacia de las acciones
correctivas
y
preventivas.





Proceso Gestión
Calidad
Mejorar el proceso mediante el registro
de acciones correctivas, preventivas y
de mejoras.
REQUISITOS
CAFABA
CLIENTES





Pág. 37 de 86
Estatutos.
LEGALES

Ver matriz de requisitos
legales
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 38 de 86
NORMA NTC ISO 9001
RECURSOS
RESPONSABLES
4.4 Requisitos de la documentación
6.7 Infraestructura
8.10
8.11
Análisis de Datos
8.5.5
Mejora continua
8.5.6
Acción correctiva
8.5.3
Acción preventiva

Software SUBSI


Infraestructura

Papelería

Información
Auxiliares de Subsidio

Equipo de Computo e Impresoras

Cuentas Bancarias

Software REDEBAN
Proceso
Comercial
comunicaciones
Proceso de Aportes
Proceso Financiero
Proceso Sistemas

Verificación de la documentación entregada

por los trabajadores y sus beneficiarios.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
MEDICIÓN
( INDICADORES )
LÍDER
Lider de Subsidio

Registros
PARTICIPANTES
y
Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
OBJETIVO
PROVEEDOR
 Afiliados
 Empresas Afiliadas
 Gestión Financiera
 Alta dirección
 Gestión de
sistemas
 Gestión de calidad
 Gestión de
Recursos físicos y
humanos
 Superintendencia
del subsidio
Familiar
 Proceso de aporte
y subsidio.
 Fedecajas
 Asocajas
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 39 de 86
FONDOS
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida mediante la oportunidad de acceder a las diferentes modalidades de créditos,
gestión y colocación de empleo y otorgamiento de beneficios a la población cesante y el acceso al subsidio familiar de
vivienda para afiliados y no afiliados.
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES
P
 Solicitudes de créditos
 Planificar
las
actividades  Formularios para la
 Afiliados a Cajas de
solicitud del crédito.
según la necesidad y
necesarias para la prestación del
Compensación
tipo de línea de
servicio.
 Acta de aprobación
crédito. Formato de
de créditos.
 Establecer
los
recursos
Solicitud
y
sus
presupuestales para el fondo a fin  Libranza firmada por  Empresa Afiliada
soportes.
de tener el monto base para las
el encargado de la
 Comité de Crédito
 Información sobre los
postulaciones y asignación de
Empresa
recursos disponibles
créditos.
 Cuadro Informativo de
para el Fondo de
 Definir el periodo de convocatoria
créditos.
Crédito Social.
por medio de un cronograma.
 Archivo control de
 Apropiaciones
de
 Gestión Planeación
 Organizar reunión del Comité de
cartera
recursos de Fosfec, H
Crédito y cumplir con lo  Comunicación interna
Fovis
Patrimonio
estipulado en el reglamento.
 Gestión de calidad
Asignación
autónomo.
 Organizar toda la logística
presupuestal
del
 Cheque
para
la
necesaria para el desarrollo de
Fondo.
 Alta dirección
asignación de créditos
las actividades en el fondo de  Reporte de cruce de
 Información
del
crédito social.
información de los  Ministerio de
Postulante programa
 Recibir y revisar los formularios
postulados.
Ambiente, Vivienda
de Mecanismo de
de Solicitud y documentos  Reporte
y Desarrollo
de
Protección al cesante.
adjuntos para aceptar la solicitud
Territorial.
postulantes.
 Informe de recurso
conforme al reglamento de  Registro
de
para apropiaciones.
crédito.
 Comité calificación y
postulantes
 Formulario de
 Realizar visita técnica inicial de
asignación
evaluados de la ruta
Solicitud.
postulantes de Convocatorias de
de empleabilidad.
Vivienda.
 Resolución de
 Reporte
de  Beneficiarios
Postulación de
 Realizar trámite
de crédito
información
al
subsidios del
conforme al Reglamento para su
Ministerio del Trabajo  CAVIS (UT)
Gobierno Nacional
legalización.
sobre Mecanismo de
 Presupuesto Fondo
 Verificar el recaudo mensual de
protección al Cesante  Postulantes
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5


Ministerio de
Ambiente,
Vivienda y
Desarrollo
Territorial


Fon vivienda.


CAVIS (UT)

Bolsa de empleo

Sena

Ministerio de
Trabajo

Entidades de
Salud
Nacional de vivienda
con recursos de la
Nación.
Sistema de
información unión
temporal de cajas
Contratos encargo de
Gestión.
Reglamentación
prestación del Servicio
público de empleo
V






A



Fondos de
Pensiones

Asopagos


Proveedores
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
las Obligaciones vencidas y
controlar el estado financiero del
fondo de crédito social.
Validar la información de los
postulantes de Mecanismo de
Protección al cesante de acuerdo
a la plataforma de Zenit. .
Ejecutar las apropiaciones para el
pago de subsidio de cuota
monetaria de postulantes de
Fosfec.



en los componentes
de
prestaciones
económicas
y
capacitación
Informe Fosfec a la
Superintendencia.
Actas de comités de
crédito Gestión de
Control interna
Encuestas realizadas
Verificar
trabajos
de
asignaciones de subsidios de
vivienda en su ejecución final.
Suministrar
listados
de
postulantes
beneficiados
Generar informe de subsidios
asignados de acuerdo a cada una
de las convocatorias.
Informar, Elaborar y entregar el
subsidio de acuerdo al tipo de
bono que aplique el beneficiario.
Elaborar y enviar el informe
mensual de los beneficiarios
asignados para incluirlos dentro
del programa de inserción laboral.
Identificar los recursos logísticos
necesarios para la postulación y
asignación del subsidio.
Validar la información de los
postulantes
mediante
los
diferentes
sistemas
de
información.
Solicitar
el
cruce
de
documentación a nivel nacional
Pág. 40 de 86
favorecidos.

Fon vivienda

Postulante
Mecanismo de
Protección al
cesante.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

Fiduciarias


Aseguradoras


Instituto Técnico
Cafaba
Pág. 41 de 86
con el Ministerio de Ambiente y el
IGAC.
Evaluar
y
seleccionar
los
favorecidos para la obtención del
subsidio.
Publicar lista de los hogares
favorecidos de la asignación de
los subsidios.
REQUISITOS
CLIENTES







Oportunidad
Comodidad
Seguridad
Respeto
Amabilidad
Calidez
Disponibilidad
CAFABA





Estatutos.
REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001



Capitulo 4. Sistema de Gestión de Calidad
Capitulo 7. Realización del Producto con
excepción del 7.3 – 7.4 y 7.6
Capitulo 8. Medición Análisis y Mejora
RECURSOS



Ver matriz legal
RESPONSABLES
Infraestructura física.
Papelería e Insumos
Equipo de Computo (Hardware y
Software).
LÍDER:
Lider de Fondos y Vivienda

PARTICIPANTES
Administrador de Créditos
Aux II de Fovis
Aux. I FOSFEC
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 42 de 86
Aux. I Cavis-UT
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
DEL PROCESO


Asignación de créditos
Cumplimientos de
normatividad asignación de
vivienda.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
MEDICIÓN
(INDICADORES)

Ver matriz indicadores


ver listado maestro de documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
RECREACIÓN Y DEPORTES
TIPO DE PROCESO
Desarrollar actividades recreativas, deportivas y eventos acordes con las necesidades de
OBJETIVO
público en general que contribuyan a su esparcimiento, integración y desarrollo personal.
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
P  Diseñar anualmente los
programas
recreativos,
deportivos
y
eventos
culturales.
 Planear las actividades
deportivas, recreativas y
culturales
(logística,
tiempo de duración de las
actividades
y
presupuesto).
 Requerimientos
 Planear la Logística de
 Lista de empresas o
de compra o de
apoyo
para
el
desarrollo
 EMPRESAS
personas inscritas en
contratación
de
de
eventos,
actividades
y
 Afiliados, usuarios
las
actividades
servicios.
programas
para
empresas
y
público
en
deportivas, recreativas
 Informe
de
afiliadas, no afiliadas e
general.
y culturales
ventas.
internas.
 Normatividad
 Designación
 Informes
de
 Identificar el Panorama de
aplicada
al
Presupuestal.
gestión.
Riesgo
y
Seguridad
de
los
proceso
H
 Portafolio de servicios.
diversos usos del Parque.
 Encuestas
de
 Todos
los
 Base de datos
satisfacción
e
procesos
de
 Asistencia
Deportiva,
informe

Promocionar
y
vender
las
CAFABA
escenario y Deportistas.
actividades
recreativas,
 Factura
del
 Normatividad
deportivas y culturales.
servicios.
 Dar a conocer e informar
 Gestión de cobro
los programas
a
los
de facturas.
recreadores
y
 Resultados
de
administradores de
la
Indicadores
sede.
 Acciones
 Desarrollar la logística:
correctivas,
animación,
decoración,
preventivas y de
instalaciones de acuerdo a
Mejoras
al
los requerimientos del
proceso.
usuario.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 43 de 86
MISIONAL
nuestros afiliados, usuarios y
CLIENTES

Empresas afiliadas, no
afiliadas y público en
general.

Particulares

Afiliados
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

V

Pág. 44 de 86
Elaborar
informes
de
gestión
Realizar convenios con
empresas
para
la
organización de eventos y
actividades deportivas y
recreativas.
 Verificar el cumplimiento de
la logística de la sede y
ocupación del desarrollo de
los eventos, programas y
actividades.
A  Evaluar
el
servicio
prestado.
 Realizar análisis a
los
indicadores de gestión

CLIENTES
 Idoneidad del personal
 Cumplimiento de lo pactado
 Creatividad
 Organización del evento
 El buen trato
 La oportunidad en la solución de requerimientos
 La presentación personal
4.1 Requisitos generales.
4.2. Requisitos de la documentación
5.1. Compromiso de la Dirección.
5.2 Enfoque al cliente.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Realizar
acciones
preventivas, correctivas y
de mejora
REQUISITOS
CAFABA




Reglamento interno de trabajo
Convención colectiva de trabajo
Los estatutos




RECURSOS
Infraestructura física
Mobiliario
Insumos
Equipo de cómputo (Hardware y
 Ver MATRIZ DE REQUISITOS
LEGALES
RESPONSABLES
Líder del proceso:
Lider Recreación, Deportes y Turismo
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
5.3. Política de calidad.
5.4. Planificación.

5.4.1. Objetivos de la calidad.

5.4.2. Planificación de SGC.
5.5. Responsabilidad autoridad y comunicación.
5.5.1. Responsabilidad y autoridad.
5.5.2. Representante de la Dirección.
5.5.3. Comunicación Interna.
5.6. Revisión por la Dirección.
6.1 Provisión de recursos
8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.2 Auditoría interna.
8.2.3 Seguimiento y medición del proceso.
8.4 Análisis de datos
8.5. Mejora.
8.5.1 Mejora continua.
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva.
MEDICIÓN
DEL PROCESO
(INDICADORES)
 Verificación del cumplimiento
de los programas.
 Verificación de la asistencia.
 Eficacia del SGC
 Verificación de la logística
antes de prestar el servicio.
 Revisión por la Dirección.
 Informe de gestión.
 Análisis de Hallazgos de
Auditorias.
 Análisis de resultados de
indicadores en Comité de
calidad.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 45 de 86
Software)
Asesorías
Presupuesto
 Ver LISTADO MAESTRO DE
REGISTROS

Ver LISTADOMAESTRO DE
DOCUMENTOS
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
OBJETIVO
PROVEEDORES
TURISMO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
Diseñar, organizar y vender tiquetes, planes turísticos y encontrar una respuesta adecuada a las necesidades y
expectativas de los afiliados, usuarios y público en general.
SALIDAS
ENTRADAS
P
 Aseguradoras
 Hoteles.
 Centros
vacacionales.
 Gestión comercial y
comunicaciones
 Empresas
Transportadoras
terrestres y aéreas
 Convenios
Mayoristas
Turismo

con
de

 Pólizas
 Calendario turístico
(días festivos, fechas
especiales)
Analizar mercadeo turístico.
Establecer
estrategias
de
mercadeo y técnicas de clientes
para incentivar a empresas
afiliadas.
Planear planes turísticos de
acuerdo a las necesidades de los
 Tiquetes aéreos.
clientes
Establecer un cronograma anual
de planes turísticos.
 Factura de venta
 Estadísticas
H



 Base de datos
 Registro
presupuestal.
V




A

 Recibo de pago
(Caja) y copia de
factura.


Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
CLIENTES
ACTIVIDADES


 Empresas
Pág. 46 de 86
 Empresas afiliadas.
 Colegios, grupos
sociales.
Promocionar paquete turístico a
 Comunidad en
través de los diferentes medios de  Informe de Gestión.
general.
comunicación.
Vender los paquetes turísticos.
Contratar Transporte para el
 Encuesta
de  Caja de
turismo regional y nacional.
Compensación
Satisfacción
de
Realizar las compras de pólizas.
Familiar de
turismo
Organizar Botiquín de viaje.
Barrancabermeja
Reservar los tiquetes aéreos.
 Mejoramiento
del
Vender y expedir tiquetes aéreos.
Servicio

Afiliados
Evaluar la pertinencia e idoneidad
de los planes turísticos.
Inspeccionar los buses de turismo
Analizar Indicadores de Gestión.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Realizar Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora.
Pág. 47 de 86
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 48 de 86
REQUISITOS
CLIENTES
 Necesidades y expectativas.
 Destinos turísticos Nacionales e
internacionales
 Calidad
 Precios accesibles.
 Buen servicio y oportunidad en la
entrega de la información.
 Asesoría e información puntual de
requisitos legales para la realización
del viaje.
CAFABA
 Reglamento Interno
 Estatutos
 Manual de contratación
 Buen comportamiento.
 Pago oportuno del paquete
 Utilización de los souvenires
(Gorras, camisetas, canguros).
 Cumplimiento del paquete.
NORMA NTC ISO 9001
4.1
4.2
4.2.3
4.2.4
5.2
5.3
5.4.1
5.5.3
6.1
6.3
6.4
7.2
7.5
8.11.1
8.3
8.4
8.5
Requisitos de la documentación
Control de Documentos
Control de los Registros
Enfoque al cliente
Política de calidad
Objetivos de la calidad
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
Procesos relacionados con el cliente
Producción y prestación del servicio
Control del producto no conforme
Análisis de datos
Mejora
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD

Ver matriz requisitos legales
RECURSOS
RESPONSABLES
Líder:
 Presupuestos de Gastos e
inversiones
 Computador
 Teléfono
 Fax
 Internet
 Celulares
Deportes y Turismo.
Participan:



Jefe de División Servicios
Sociales
Auxiliar II de Turismo
Asesores Comerciales
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
PROCESO





Lista de chequeo Turismo
Manejo de costos
Control de pagos a contado y a
crédito.
Verificación de contrato, pólizas, 
formato único de servicios.
Control del cumplimiento del
paquete turístico.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
INDICADORES
Ver Matriz de Indicadores
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
REGISTROS DEL
PROCESO

Ver Matriz de Registros
Pág. 49 de 86
 Ver Matriz de Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
TIPO DE PROCESO
SERVICIOS SOCIALES
OBJETIVO
MISIONAL
Brindar a los afiliados y a la población vulnerable de la región programas sociales que cumplan con los requisitos de ley, contribuyendo
al adecuado desarrollo integral y mejorando la calidad de vida de los niños y jóvenes.
SALIDAS
PROVEEDORES
ENTRADAS
 Profesionales de la
salud.
 Apropiación del 4%

 Secretaria de
Educación de
Barrancabermeja

P


 Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar
ICBF.
 Ministerio de la
Protección Social.
 Ministerio de
Educación.

Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD

H



 Proceso Planeación.
 Superintendencia de
Subsidio Familiar

 Información del
Sisben
 Necesidades de la
población.
 Agente especial de
intervención.
CLIENTES
ACTIVIDADES

 Agentes educativos
Pág. 50 de 86


 Convenios
con
Identificar las necesidades del
instituciones.
personal
Planear los programas de atención
integral a la niñez y jornada escolar
complementaria.
Planear la capacitación de los
 Modelo
Pedagógico
agentes educativos y madres
del programa AIN
comunitarias
Establecer el modelo pedagógico
del programa de AIN.
Establecer
la
estrategia
del
fortalecimiento de las áreas de la
 Estadísticas.
jornada escolar complementaria
Establecer
un
planeador
de
actividades del proceso.
Establecer la logística para el
desarrollo de los programas.
Realizar un diagnostico de la
población vulnerable
 Exposición de los
trabajos realizados por
los estudiantes de la
Elaborar fichas técnicas de los
JEC
programas sociales.
Elaboración
de
convenios
y
contratos con las instituciones
participantes en los programas.
Selección, contratación e inducción
 Mejoramiento en la
de los agentes educativos y
calidad de vida de la
supervisores.
población vulnerable.
Ejecutar el plan de capacitación a
los agentes educativos.
Coordinar y supervisar la ejecución
 Población vulnerable.
 Colegios públicos.
 Comunidad en general.
 Padres y niños
 Comunas de los municipios de
Barrancabermeja y Puerto
Wilches.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
 Contraloría

V


A


Pág. 51 de 86
de los programas.
Realizar informes de gestión con
base a los registros entregado de  Informe de gestión
cada programa
Verificar el cumplimiento de las
actividades planificadas.
 Acciones de mejora
Realizar
Seguimiento
a
los
programas sociales.
Analizar diagnostico de la población
objeto de los programas
Realizar
Acciones
Correctivas,
Preventivas y de Mejora.
REQUISITOS
CLIENTES
 Requisitos del ICBF
 Requisitos de Ministerio de Educación
Nacional
 Requisitos de la Superintendencia de
subsidio familiar
 Requisitos de la población vulnerable
CAFABA
 Manual de Buen Gobierno
 Procedimientos del Sistema de Gestión
de la Calidad
 Directrices de la administración para el
cumplimiento de los programas
sociales
 Manual de Contratación
NORMA NTC ISO 9001
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD

Ver Matriz requisitos legales
RECURSOS
RESPONSABLES
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
4.2.3
4.2.4
5.4
5.5
5.4.1
6.1
7.2
7.5
8.11.2
8.3
8.4
8.6
Control de Documentos
Control de los Registros
Enfoque al cliente
Política de calidad
Objetivos de la calidad
Procesos relacionados con el cliente
Producción y prestación del servicio
Control del producto no conforme
Análisis de datos
Mejora
PROCESO



Informes trimestrales de seguimiento
enviados a los entres de control.
Auditores externos financieros.

ICBF
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 52 de 86
 Presupuestos de
Gastos e inversiones
 Computador
 Teléfono
 Fax
 Internet
 Celulares
INDICADORES
Ver Matriz de Indicadores
REGISTROS DEL
PROCESO

Ver Matriz de Registros
Líder:
Líder Programas Sociales
 Ver Matriz de Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Objetivo del Proceso
PROVEEDOR
Pág. 53 de 86
RECTORIA
MISIONAL
Establecer las directrices del SGC para la prestación del servicio educativo, evaluar los resultados de cada uno de los procesos
y promover la mejora continua de acuerdo con el horizonte institucional del ITC CAFABA.
ENTRADAS
HACER
SALIDAS
CLIENTES
Informes
Ministerio de educación
nacional
Ministerio de Trabajo.
Lineamientos legales y
reglamentarios: leyes,
decretos, resoluciones,
circulares
Gestión académica
Sector externo (Empresas,
gremios, alcaldías)
Servicio Público de Empleo.
Información comportamiento año
inmediatamente anterior

Requerimientos de información
Planes de desarrollo regional y territorial
Información del mercado laboral
Necesidades específicas de formación y
capacitación
Información de la oferta y demanda
laboral

Resultados de análisis del sector
productivo
Análisis del Mercado de Influencia
Programas de formación definidos
PEI
Necesidades específicas de formación y
capacitación
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Realizar revisiones por la
dirección al SGC
Proyectos
Proyecto del presupuesto
Presupuesto Aprobado


Asegurar los recursos y la
logística necesaria para la
prestación del servicio
educativo
Promover la participación para
el mejoramiento del PEI
Todos los
procesos del
S.G.C
Consolidación Plan
Operativo
Agente especial
Validaciones de datos
estadísticos
Organismos de
control
Solicitud de compras

Demanda de formación.
Requerimientos de oferta educativa en
función de las necesidades detectadas
por el sector productivo
Planificación para la prestación
del servicio del ITC CAFABA
Revisar la ejecución del
cronograma institucional de las
actividades del año escolar
Solicitud de contratación
Gestión
académica
Correspondencia

Acompañar la ejecución de la
evaluación institucional
 Efectuar seguimiento a los
programas de formación
 Selección de instructores
Actualización de
procesos internos y
avances del PEI
Planeación estratégica
Programas de formación
aprobados
Gestión
comunidad
Recurso humano
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Necesidades de pasantías

Elaborar y/o actualizar diseños
curriculares por competencias

Aprobar y formalizar programas
de formación

Validar el diseño curricular por
competencias

Realizar convenios
empresariales para desarrollo
de pasantías.
Pág. 54 de 86
Convenios con empresas

Realizar acciones preventivas,
correctivas y de mejoras
necesarias.
REQUISITOS
CAFABA
 Reglamento Interno.
 Estatutos.
 Cumplimiento de las políticas y objetivos
organizacionales.
CLIENTES
 Agente especial
 Organismos de control
 Todos los Procesos de la caja
NORMA NTC ISO 9001
4. Requisitos Generales
5.2 Enfoque al cliente
6.3 Infraestructura
8.
Medición, análisis y mejora
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
LEGALES
 Ver matriz legal
NORMA NTC 5555
Cap. 4 al 8
Talento Humano,
Software
Internet
Equipos de Oficina
Equipos de Computo e impresoras.
 Líder proceso
Rector
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5



Control Servicio no conforme
Seguimiento indicadores de gestión
Revisión por la dirección
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
MEDICIÓN
(INDICADORES)
Ver Tabla Indicadores
REGISTROS DEL
PROCESO
Ver Listado Maestro de
Registros
Pág. 55 de 86
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 56 de 86
GESTIÓN ACADÉMICA
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
Brindar programas de formación laboral y de desarrollo humano, que contribuyan al fortalecimiento mejorar la calidad de vida
de nuestros beneficiarios y comunidad en general.
PROVEEDOR
ENTRADAS
HACER
SALIDAS
CLIENTES
Realizar la orientación y promoción
de los programas de formación a
afiliados y usuarios.
Afiliados y/o usuarios
informados
Contabilidad
Publicidad
Comercial y comunicaciones
Programación de los cursos
Planeación estratégica
Lista de afiliados y/o usuarios inscritos
Documentos requeridos para matricula
Aspirantes a cupos
Hoja de vida de los docentes /
conferencistas
Docentes
Empresas afiliadas,
comunidad en general,
usuarios
Estudiante
Gestión comunidad
MEN
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Necesidad de nuestros afiliados y
comunidad en general
Lista de estudiantes matriculados
Novedades de retiro
PEI
Diseño curricular por competencias
Horario de clases
Lista de afiliados y/o
usuarios inscritos
Elaborar planillas de inscripción
.
Cobrar matriculas
Afiliado y/o usuario
matriculado
Elaborar planillas de asistencia
Ofertar programas de formación en
el sistema de capacitación.
Realizar inscripciones a los
programas.
Contratar docentes /
conferencistas
Realizar las capacitaciones, de
acuerdo a la programación
establecida
Formato de seguimiento a egresados
Solicitar a sistemas el número de
afiliados activos
Realizar proceso de inducción.
Solicitud de lista Implementos,
herramientas y materiales para el
 Promocionar las capacitaciones
(Cursos, seminarios, talleres,
Afiliado y/o
usuario
Rectoría
Listado de matriculados
Información de inicio de
clases
Planeación
estratégica
Informe de gestión
Inserción laboral
Programación Especifica
elaborada (Horarios de
instructores, programación
de aulas y talleres)
Programas de
Formación.
Libro de actas a la
secretaria de educación.
Informe de gestión
Gestión
comunidad
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
desarrollo de los cursos
Proceso de compras.
diplomados y programas
culturales).
Encuesta de satisfacción
Solicitud de adecuación de aulas
Planificación de programas de formación
Certificado
Rectoría
Requerimientos de los estudiantes
 Realizar capacitaciones
(Cursos, seminarios, talleres,
diplomados y programas
culturales).
Registros de deserción
estudiantil
 Informar al afiliado y/o usuario
el inicio de cursos.
Aulas listas para la
prestación del servicio
 Realizar la matricula y revisar
cumplimiento de requisitos.
Solicitud de recursos para
prestación de servicios
 Seguimiento de matricula
 Programación de inicio de
clases
Registro de egresados
Registro de inventario de
implementos, herramientas
y materiales utilizados
 Tramitar retiro de estudiantes
 Disposición de Implementos,
herramientas y materiales
 Mantener y actualizar los
registros apropiados de
educación, formación,
habilidades y experiencia
 Programación de aulas y
horarios para cursos modulares
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 57 de 86
Certificado
Queja, reclamo y/o
sugerencia
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 58 de 86
 Seguimiento a egresados
 Adecuación de aulas
 Verificar la disponibilidad de
recursos para el desarrollo de
los programas de bienestar
 Certificación de programas de
formación
 Realizar la retroalimentación con
el cliente, incluyendo sus quejas
y reclamos.
CLIENTES



Estudiantes
Organismos de control
Todos los Procesos de la caja
NORMA NTC ISO 9001
NORMA NTC 5555
Cap. 4 al 8
6.3 Infraestructura
8.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
REQUISITOS
CAFABA
 Estatutos.
organizacionales.
Talento Humano,
Software
Internet
Equipos de Oficina
LEGALES
 Líder proceso
Rector
Administrador
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
DEL PROCESO



Control Servicio no
conforme
Seguimiento indicadores
de gestión
MEDICIÓN
(INDICADORES)
Ver Matriz Indicadores
REGISTROS DEL
PROCESO
Registros
Pág. 59 de 86
Ver Listado Maestro de Documentos
GESTIÓN COMUNIDAD
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
Desarrollar las actividades de proyección a la comunidad, aportando al desarrollo profesional del estudiante y el mejoramiento
de la calidad de vida de la sociedad
PROVEEDOR
ENTRADAS
HACER
SALIDAS
CLIENTES

Gestión administrativa y de
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
PEI
Realizar la proyección de
aulas
Rectoría
Horarios de asignación de
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

servicios
Formato evaluación de instructores
Gestión Directiva
Pág. 60 de 86
aulas
Realizar la programación
de las cargas académicas
en la cual en la cual se
incluye el, horarios y
programación de docentes
Instructores
Registros del proceso
Estudiantes
Solicitud de pasantías
Pasantías aprobadas

Coordinación académica
Documentos de evaluación y seguimiento
de pasantías
Proyectos
Instructores
Identificar las expectativas
y necesidades de los
alumnos evaluándolo
mediante su seguimiento
con el fin de mejorar sus
resultados y retroalimentar
el plan de mejoramiento
institucional

Autorización y verificación
de pasantías.

Realizar el seguimiento y
evaluación a los
programas de proyección
social y/o pasantías

Verificación y autorización
de los grados
Instructores
Programas de atención
educativa a la comunidad
Comunidad
educativa
institucional
Alquiler de instalaciones
y medios del ITC
Servicios
Sociales

Realización de brigadas a
la comunidad
 Préstamo de auditorios e
instalaciones a la
comunidad
REQUISITOS
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Gestión
académica
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
CLIENTES



CAFABA
Comunidad
Estudiantes
Todos los Procesos de la caja
 Estatutos.
organizacionales.
NORMA NTC ISO 9001
NORMA NTC 5555
Cap. 4 al 8
Talento Humano,
Software
Internet
Equipos de Oficina
6.3 Infraestructura
8.
MEDICIÓN
DEL PROCESO
(INDICADORES)



Control Servicio no
conforme
Seguimiento indicadores
de gestión
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 61 de 86
Ver matriz indicadores
Ver listado Maestro de Registros
LEGALES
 Líder proceso
Rector
Administrador
Ver Listado Maestro de Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 62 de 86
COMERCIAL Y COMUNICACIONES
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
Promocionar y comercializar los servicios que ofrece CAFABA, brindando al usuario la atención necesaria, de acuerdo a sus
OBJETIVO
requerimientos con el fin de lograr la fidelidad y permanencia de los mismos.
Asegurar la eficacia de la comunicación al interior y exterior de la caja.
PROVEEDOR
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
ENTRADAS
SALIDAS
ACTIVIDAD
CLIENTES
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5









Dirección
Administrativa
Aportes y Subsidio
Usuarios
Procesos operativos
Proceso Financiero
(Tesorería).
Todos los procesos
de la caja





Elaboración de
estudio de
mercados y medida
de satisfacción del
cliente.
P

Metas y objetivos
Corporativos.

Información de la
base de datos de
empresas afiliadas.
Necesidades de los
usuarios.

H


Programación
e
información de las
actividades
y
servicios de cada
Unidad de Negocio




Cotización
aprobada
Requerimientos de
los usuarios

V
Información sobre
el desempeño del
proceso.




Afiliación de nuevas
empresas

A
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD

Elaborar el plan anual de mercadeo,
direccionando estrategias a corto,
mediano y largo plazo.0
Identificar y planear las actividades
para realizar comercialización y venta 
de los servicios a los afiliados a la
Caja.
Elaborar el Plan de Medios

Difundir e implementar el plan de
mercadeo.
Analizar, evaluar, redireccionar,
planes y estrategias de mercadeo.
Ejecutar
las
actividades
de
promoción, comercialización y venta
de servicios de la Caja.
Atención
y
solución
de 
requerimientos de las empresas.
Elaborar reporte y análisis de 
estadísticas para informes de gestión
Ejecutar el Plan de Medios
Proveer la información para la

actualización de la página Web
Medir el desempeño del proceso a
través
del
cumplimiento
de
indicadores de gestión y actividades

de seguimiento.
Seguimiento al cumplimiento del plan
de visitas a empresas.
Seguimiento a los indicadores de 
gestión.
Generar acciones correctivas,
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Campañas de manejo
de
comunicación
interna y de promoción
al interior de la Caja.
Programación de
visitas.
Planear con las
empresas la
promoción,
comercialización y
venta de servicios y
atraer nuevas
empresas a través del
ofrecimiento de los
servicios de la Caja.
Plan de medios
Informe de
cumplimiento de
actividades.
Estrategias o planes
de mercadeo
rediseñados o
mejorados.
Informe diario de
visitas empresariales
Formato de Solicitud
de Cotizaciones.

Orden de servicios.

Formato de






Empresas
afiliadas y no
afiliadas.
Usuarios
Público en
general
Todos los
Procesos de la
Caja
Procesos de
Aportes y
Subsidio.
Dirección
Administrativa.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

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Seguimiento a
Cotizaciones
Mantenimiento
y
retención
de
empresas afiliadas.

Resultados de
indicadores.

Mejoras al proceso.

Acciones correctivas y
preventivas
REQUISITOS
CLIENTES


Información precisa, exacta, oportuna.

Atención con calidad humana que

satisfaga sus necesidades y expectativas. 

NORMA NTC ISO 9001
4.3
4.4
5.6
Enfoque al cliente
6.8
6.3
Infraestructura
7.3
8.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
CAFABA
Reglamento Interno
Estatutos
Convención Colectiva
LEGALES

Ver Matriz de Requisitos legales
RECURSOS




Material publicitario impreso
Equipos de computo y de
Comunicación
Útiles y papelería
Presupuesto de Comercial y
Comunicaciones.

Líder:
Lider de Comercial y
Comunicaciones.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 65 de 86
REQUISITOS
CLIENTES


Información precisa, exacta, oportuna.
Atención con calidad humana que
satisfaga sus necesidades y
expectativas.
CAFABA




NORMA NTC ISO 9001
4.5
4.6
5.7
Enfoque al cliente
6.9
6.3
Infraestructura
7.4
8.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Reglamento Interno
Estatutos
LEGALES

RECURSOS




Material publicitario impreso
Equipos de computo y de
Comunicación
Útiles y papelería
Presupuesto de Comercial y
Comunicaciones.

Líder:
Lider de Comercial y
Comunicaciones.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
OBJETIVO
RECURSOS FISICOS
TIPO DE PROCESO
APOYO
Gestionar el proceso de adquisición de bienes y servicios para el óptimo funcionamiento de cada uno de los procesos y el
mantenimiento de la infraestructura física de la caja, cumpliendo con las especificaciones y/ o requisitos definidos por la
caja.
PROVEEDORES ENTRADAS
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 66 de 86
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

P
 Presupuesto de gastos

e inversiones.
 Información general de


 Todos
los

Procesos.
 Proveedores.





registro de proveedores
Formato Disponibilidad
Presupuestal aprobado
por
la
Dirección
Administrativa.
Asignación
presupuestal
Cotizaciones
o
propuestas
Producto o servicio.
Remisiones o facturas.
Orden de compra o
contrato aprobado.
Resultado
de
la
verificación
de
los
productos o servicios.
Información técnica del
producto (cuando sea
aplicable)



H


V



Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 67 de 86
Coadyuvar en la formulación y
diligenciamiento de los formatos de
de
disponibilidad presupuestal para la  Cronograma
ejecución
de
adquisición de bienes y servicios de
inversiones.
acuerdo al presupuesto de gastos e
inversiones presentado por cada  Términos o Pliegos de
Condiciones
de
proceso.
Invitación,
Selección
y
Establecer criterios para la selección,
Evaluación para la
evaluación
y reevaluación
de
Contratación.
proveedores.
de
Proyectar
el
cronograma
de  Formatos
evaluación
de
mantenimientos preventivos de la
desempeño
de
infraestructura de la Caja.
proveedores de bienes
Planear las compras de Papelería,
y servicios.
Cafetería y aseo
 Cotizaciones.
Realizar Invitación, selección y  Órdenes de Compra de
bienes y servicios.
 Todos los
evaluación de proveedores conforme

Pólizas
o
Garantías.
Procesos
a criterios establecidos en el Manual

Resultado
de
 Proveedores.
de Contratación.
Reevaluación
de
los
Recepcionar
los
formatos
de
proveedores.
Disponibilidad
Presupuestal

Registro
de
aprobados
por
la
Dirección,
Proveedores.
anexando los documentos para su
posterior
legalización
y  Producto o servicio
conforme y evidencia
diligenciamiento.
de la verificación (VoBo
Elaborar, revisar y aprobar orden de
de
la
factura,
compra o contrato. (nota: Según
comunicación
interna
cuantía para contrato por los líderes
efectuando
la
entrega
de procesos solicitantes).
de activos fijos, activos
Recibir, Revisar y Entregar el Bien o
de control y gastos).
Servicio adquirido a satisfacción.
 Resultados
de
los
Hacer cumplir los términos de la
indicadores de gestión.
Garantía de los bienes y servicios
 Mejoras al proceso.
contratados.
Realizar el mantenimiento preventivo
y correctivo de la infraestructura de
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
A
la Caja.





CLIENTES





Oportunidad en las entregas
Buenas relaciones Interpersonales
Eficiencia.
Disponibilidad.
Cumplir con los requisitos y especificaciones
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 68 de 86
Realizar
la
reevaluación
de
proveedores de bienes y servicios.
Actualizar Listado Maestro de
Proveedores.
Verificar
las
especificaciones
técnicas y/o requisitos de los bienes
y servicios adquiridos.
Realizar seguimiento y análisis a los
resultados de los indicadores de
gestión.
Realizar
acciones
correctivas,
preventivas y de mejoras.
REQUISITOS
CAFABA




Reglamento Interno
Estatutos
Código de ética y buen gobierno.

Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008
4.1 Requisitos Generales.
4.2 Requisitos De La Documentación.
5.4.1 Objetivos de la calidad.
5.5.3 Responsabilidad, autoridad y comunicación.
6.1 Provisión De Recursos
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo
7.4. Compras
8.
SEGUIMIENTO Y
MONITOREO DEL PROCESO
RECURSOS

MS- Office (Excel, Word).

Medios de comunicación: teléfono,
fax, Internet, borgchat, avantel,
Outlook.

Oficina.

Medio de transporte (camionetas).

Insumos de Oficina

Equipo de Computo (Hardware).
MEDICIÓN
( INDICADORES )
REGISTROS DEL
PROCESO
Pág. 69 de 86
RESPONSABLES

Líder
Administrador de Recursos Físicos.

Participan
Auxiliares II de Recursos
Administrador de presupuesto.
Jefes de División, Líderes,
Administradores.
Auxiliares de Mantenimiento
 Seguimiento a la ejecución del
cronogramas de compras
 Evaluación y reevaluación de
proveedores
 Verificación del bien o servicio
comprado.
 Resultado de auditorias internas.
 Análisis del desempeño proceso
(resultados indicadores) en el comité
de calidad.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
 Ver manual de indicadores
Registros
 Ver listado Maestro de Documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO
PROVEEDOR
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
TIPO DE PROCESO
Pág. 70 de 86
APOYO
Suministrar personal competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiada, con el fin de garantizar el talento
humano adecuado a las necesidades de CAFABA.
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
P







Todos los procesos.



Requerimiento
personal
competencias.
de
con
Requerimientos
de
capacitación
y/o
formación
usando:
Resultados evaluación
de desempeño, hoja de
vida
vs.
perfil
competitivo, resultados
de
indicadores
y
Auditoria.
Registro capacitación y
entrenamiento.
Información
desempeño personal.
Desempeño
del
proceso.


H








Informes de Control
Interno.
No
conformidades
sobre el desempeño de
los procesos.



A
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD








V

Identificar los cargos que afectarían la
calidad del producto / servicio.
Definir las responsabilidades, autoridad y
competencias.
Planear la selección de contratación
Identificar las necesidades de reemplazos
(vacaciones).
Planear el pago de la seguridad social.
Planear la liquidación de la nomina de la
Caja.
Seleccionar y contratar al personal.
Determinar
las
necesidades
de
competencia.
Generar actividades de formación para el
desarrollo del personal.
Ejecutar el cronograma de reemplazos por
vacaciones.
Ejecutar los reemplazos por licencias e
incapacidad.
Elaborar la nomina
Realizar la liquidación de prestaciones de
los trabajadores.
Realizar seguimiento al cumplimento del
programa de capacitación y/o formación.
Evaluar la eficacia del programa de
capacitación y/o formación.
Medir el desempeño del proceso mediante
actividades de verificación.
Verificar las novedades de la nomina.
Mejorar el proceso mediante la aplicación
de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.











Pág. 71 de 86
Manual de Funciones
y responsabilidades.
Perfil del personal a
contratar.
Cronograma
de
vacaciones.
Empleados
competentes.
Contrato de trabajo.
Personal
con
competencias.
Aprobación
de
beneficio educativo
Programa
de
capacitación
y/o
entrenamiento.
Registros
de

capacitación
y/o
entrenamiento.
Procedimiento
para
reemplazos
por
vacaciones o licencias
Nominas
Liquidaciones
de
prestaciones sociales.
Resultados
de
la
evaluación
de
la
eficacia.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
Actas del comité de
calidad.
Mejoras
usando
acciones correctivas,
preventivas
y
mejoras.
Todos los procesos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
REQUISITOS
CAFABA
CLIENTES


Personal competente

Efectividad en la selección, contratación y/o 
entrenamiento de personal.

Programas de capacitación.

Inducción al personal




Reglamento Interno de trabajo.
Estatutos
Convención colectiva.
Manual de Contratación General
Resolución 001 de 2005.
Código del Buen Gobierno.
RECURSOS
LEGALES
Ver Matriz requisitos legales
RESPONSABLES
NORMA NTC ISO 9001
4.
5.5.3
6.2
8
Sistema de Gestión de Calidad
Recursos Humanos
Medición Análisis y Mejora
PROCESO




Resultados de Auditorías Internas.
Eficacia de la capacitación y/o
entrenamiento.

Análisis de la información de entrada
en la Revisión por la Dirección (estado
de acciones correctivas, preventivas y
de mejora).
Análisis de resultados de los
indicadores de gestión en el comité de
calidad.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 72 de 86




Infraestructura
Papelería
Información
Equipos de computo

Líder de Recursos Humanos y Físicos.

MEDICIÓN
( INDICADORES )
Ver matriz de Indicadores
LIDER
PARTICIPANTES
Asistente de Personal.
Auxiliar II de Recursos
Auxiliares III de Recursos.
Celadores
Aseadoras

Ver Listado Maestro de Registros.

Ver Listado Maestro Documentos.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
JURIDICA
OBJETIVO
PROVEEDOR
TIPO DE PROCESO
APOYO
Brindar asesoría jurídica a todos los procesos de la CAJA para cumplir con los requisitos exigidos por la ley y por las directrices
y/o parámetros de las entidades vigilantes.
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES
Proyectar y enviar las respuestas
a los derechos de petición, tutelas
y conceptos jurídicos de
conformidad con lo solicitado.
Elaborar contratos y revisarlos,
P conforme a los requisitos legales y
Dependencias de la
CAJA
Usuarios, afiliados y
empresas
Autoridades
administrativas y
Judiciales
Agente especial de
Intervención y/o
Consejo Directivo
Conceptos jurídicos,
Contestaciones
reclamaciones, minutas
de contratos.
establecidos en el Manual de
contratación.
Contratos
Contratos aprobados.
Derechos de petición
Recibir la cartera morosa e iniciar
el proceso de gestión de cobranza
Solicitud de Conceptos
Demandas
Querellas
H
Revisar los anexos entregados
para la elaboración de los
contratos y proceder al reparto al
Coordinador de Contratación y
OPS
Acciones de tutela
Requerimientos
Repartir los derechos de petición y
tutelas de la CAJA para proceder
a dar la respuesta oportuna
Informes
Cartera
Entregar los documentos soporte
para armar los expedientes de los
contratos
Representar judicial y
extrajudicialmente a la
Corporación ante demandas por
parte de terceros y verificar el
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 73 de 86
Informes de asesores
Jurídicos externos
Acciones de
mejoramiento
/(correctivas,
preventivas y de
mejora).
Respuestas a los
peticionarios dentro del
término legal.
Demandas,
contestaciones de
demandas, recursos,
apelaciones
Entes judiciales, Administrativos
y de control
Funcionarios de la Caja
Afiliados, usuarios y empresas
Consejo Directivo
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
curso de los procesos asignados.
Asesorar y acompañar
jurídicamente, en la planeación de
los procesos de la CAJA, cuando
se requiera.
Asesorar a los funcionarios de la
Caja, en los temas relacionados
con la Corporación.
Realizar los respectivos ajustes,
modificaciones o actualizaciones
al manual de contratación de
acuerdo con las normas que le
sean aplicables
Actualizar registro de Control
contractual
Armar expedientes y archivar los
contratos legalizados
Elaborar informe de gestión e
informes de la relación de
contratación.
Gestión de cobranza de cartera
pre jurídico y jurídico a través de
cartas, gestión telefónica y
demandas ejecutivas.
Hacer análisis de indicadores
V
Verificar el cumplimiento de
indicadores
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 74 de 86
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 75 de 86
Generar las acciones correctivas,
preventivas y de mejoras
A necesarias para el proceso.
REQUISITOS
CLIENTES
•
•
•
•
•
•
Oportunidad en la entrega de
peticiones realizadas.
Eficiencia en los procesos
Eficacia
Disponibilidad
Claridad a los temas jurídicos
Recomendaciones
CAFABA
soluciones a las
•
•
•
•
LEGALES
Reglamento Interno
Estatutos
Código de Buen Gobierno
•
•
•
•
•
•
•
•
NORMA NTC ISO 9001 : 2008
RECURSOS
4.7
4.8
5.3
5.4.2
5.5.3
6.10
6.11
7.3
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
•
•
•
•
Infraestructura
Diseño y desarrollo de productos
Auditoría Interna
Seguimiento y Medición del Producto
Análisis de Datos
Mejora
Mejora continua
Acción correctiva
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Internet
Equipos de computo
Suscripción a obras jurídicas
Normatividad

Código Civil Colombiano
Código de Comercio
Código Laboral
Constitución nacional
LEY 21 de 1982, Por la cual se modifica el régimen
del Subsidio familiar y se dictan otras disposiciones.
LEY 100 de 1993 por la cual se crea el sistema de
seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones.
LEY 715 de 2001 Por la cual se dictan normas
orgánicas en materia de recursos y competencias.
LEY 789 de 2002 por la cual se dictan normas para
apoyar el empleo y ampliar la protección social.
RESPONSABLES
LIDER
Asesor Jurídico

PARTICIPANTES
Grupo de apoyo jurídico (OPS)
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 76 de 86
8.5.3 Acción preventiva
SEGUIMIENTO Y
MONITOREO DEL
PROCESO
MEDICIÓN
(INDICADORES)



Informes
Indicadores de Gestión


Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Oportunidad en la gestión
de contratos.
Oportunidad en la
respuesta de solicitudes
de Conceptos Jurídicos.
Oportunidad en la
respuesta de derechos de
petición y tutelas
REGISTROS DEL
PROCESO
Ver listado maestro de registros.
 Ver listado maestro de documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
OBJETIVO
PROVEEDOR





Funcionarios de la
Caja
Procesos Internos
Entes de control
Desarrolladores
Externos
Asesores Externos
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 77 de 86
SISTEMAS
TIPO DE PROCESO
APOYO
Brindar soporte informático a los procesos internos con el fin de atender con oportunidad los requerimientos para facilitar las
actividades de los mismos y asegurar que la tecnología informática de la Caja opere en óptimas condiciones.
ENTRADAS
ACTIVIDAD
SALIDAS
CLIENTES
 Analizar
y
definir
los  Sistemas de información.
P
requerimientos
informáticos  Entrega de reportes.
para definir las acciones a  Entrega
de
equipos
ejecutar sobre los programas
informáticos
con
de la Caja.
instalación de aplicativos
 Gestionar el diseño del portal
con que opera la caja.
web.
 Concepto técnico para la
 Realizar el mantenimiento o la
compra de equipos de
 Solicitud de necesidades
actualización del portal web
cómputo.
de los Funcionarios
 Definir
el
programa
de  Portal web actualizado.
 Solicitud
de
mantenimiento de hardware.
 Requerimientos
de
requerimientos de los
 Ejecutar el mantenimiento
diseño,
desarrollo
e
procesos y entes de
preventivo de hardware.
implementación.
 Todos los procesos
control.
 Ejecutar el mantenimiento  Formato
de
internos.
 Estructuras técnicas de
correctivo de Software y
mantenimiento preventivo

Entes de control
los procesos.
hardware.
para computadores con
 Empresas afiliadas
 Lineamientos
sobre H  Verificar que el mantenimiento
firma de aceptación del
tendencias tecnológicas
 Beneficiarios.
correctivo es eficaz.
usuario.
de las cajas.
 Verificar el cumplimiento del  Hoja de vida de los  Gestión Compras
 Prototipos de software.
plan
de
mantenimiento
equipos
de
computo
 Hojas de vida de los
preventivo de hardware.
actualizadas.
equipos.
 Identificar las necesidades de  Hardware y software en
licenciamiento de software.
óptimas condiciones de
 Administrar y custodiar el
seguridad
y
Licenciamiento de software.
funcionamiento.
 Dar Soporte técnico.
 Inventario de licencias.
 Realizar, conservar y proteger  Solicitud e informe de
las copias de seguridad de la
soporte con la solución y
información.
calificación de atención
 Monitorear
nuevas
del usuario.
tecnologías
 Informe de gestión.
 Administrar las políticas de  Copias de seguridad en
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

V
seguridad de acceso a los
sistemas, y protección de los
sistemas de ataques externos.
Elaborar el informe de gestión

Realizar
seguimiento
medición al proceso.

Generar
las
acciones
correctivas, preventivas y de
mejora necesarias.


Pág. 78 de 86
medio magnético.
Resultados
indicadores.
Mejoras al proceso.
de
y
A
REQUISITOS
CAFABA
CLIENTES

Oportunidad y eficacia en la solución de los
requerimientos informáticos (hardware y software) que
se presentan en CAFABA.




Reglamento Interno
Estatutos
Código de buen gobierno




Internet
Equipos de computo
Software.
Medios de comunicación
(correo electrónico, teléfono,
red de datos)
Centro de datos.
Presupuesto.
LEGALES

NORMA NTC ISO 9001
4.9
4.10
5.2
5.3
5.4.3
5.5.3
6.12
6.3
7.1
7.5
7.5
8.
Enfoque al cliente
Infraestructura
Planificación de la Realización del Producto
Producción y Prestación del servicio
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD


LIDER
 Lider TI
fax, vehículo,
PARTICIPANTES
 Ingenieros de Sistemas.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
DEL PROCESO
 Cumplimiento del programa de
mantenimiento preventivo.
 Revisión por la Dirección.



Informe de gestión.
Análisis de Hallazgos de Auditorias.
Análisis
de
resultados
de
indicadores en Comité de calidad.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
MEDICIÓN
(INDICADORES)
Ver manual de indicadores
REGISTROS DEL
PROCESO
Pág. 79 de 86
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Ver listado maestro de documentos
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
CALIDAD
Pág. 80 de 86
APOYO
TIPO DE PROCESO
OBJETIVO
Administrar y asegurar la estandarización, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, a través
del control documental, el tratamiento del producto/servicio no conforme, el análisis de datos y la generación de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDAD






Todos los procesos.
Entes externos y de
Control.










Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Documentos y registros
internos y externos
aplicables (normas,
leyes, circulares, entre
otras).
Resultados de Auditorías
internas y de Entes de
control
Detección de no
conformidades reales o
potenciales
Producto y/o servicio no
conforme
Análisis de datos
Norma ISO 9001:2008
Manual de Calidad
Política y Objetivos de
calidad
Solicitud de revisión o
creación de documentos.
Quejas, reclamos y
sugerencias.
Informes de auditorías
internas y/o externas
Evaluación de
satisfacción del cliente
Inspecciones y


P






H 

Identificar
los
documentos
aplicables (internos y externos) a
los procesos definidos en el
S.G.C.
Definir
las directrices para el
control de los documentos.
Identificar producto/servicio no
conforme y elaborar el tratamiento
a seguir.
Revisar/validar documentos antes
de divulgación
Velar por la disposición de
documentos en el sitio de uso
Planificar
la
realización
de
auditorías internas al SGC
Programar seguimientos y cierre
efectivos
de
las
acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
SALIDAS





Cumplimiento de los
requisitos de control de
documentos y registros
(Listados maestros de
documentos y Registros)
Disposición de
documentos en el sitio de
uso y en intranet
Plan de acción registrado
en el formato de acciones
correctivas y preventivas,
según no conformidades y
mejoras identificados
Informe del seguimiento y
estado de gestión de los
procesos del sistema de
gestión de calidad
Informe de Auditorías
internas del SGC
Informe de estados de
gestión de PQRS
Documentos validados y
aprobados
Normalizar
documentos
generados por la Entidad

Controlar los documentos de
origen interno y externo del SGC 
Velar por el cumplimiento de
control de documentos internos
y/o externos
Evaluar los procesos y ajustes a
los documentos
CLIENTES

Todos los
procesos.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

mediciones



PROVEEDOR
ENTRADAS


V





A


Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Pág. 81 de 86
Comunicar, velar por el desarrollo
de
los ciclos de auditorías
internas al SGC
Realizar seguimientos
a la
implementación y cierre efectivo
de las acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Elaborar
informes
de
seguimientos a los procesos
Definir acciones pertinentes
ACTIVIDAD
Verificar el estado actualizado de los
documentos en uso.
Verificar el diligenciamiento de los
registros.
Verificar la implementación de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Verificar el cumplimiento del control de
documentos internos y externos
Verificar el cumplimiento y la realización
de las auditorias
Medir el desempeño del proceso a través
de actividades de seguimiento y
medición (indicadores).
Verificar el trámite de respuestas a las
PQRS
Reprogramar y hacer seguimiento de las
auditorias al SGC.
Hacer seguimiento y control a las
acciones correctivas y preventivas que
no se han cerrado eficazmente.
SALIDAS
CLIENTES
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
Pág. 82 de 86
REQUISITOS
CLIENTES




Oportunidad en la entrega de información
Amabilidad, Buen trato
Confiabilidad de la información
Brindar soporte
CAFABA


Reglamento Interno
NORMA NTC ISO 9001:2000
RECURSOS
4.12 Requisitos de la Documentación
4.12.1 Generalidades
4.12.2 Manual de Calidad
4.12.3 Control de documentos
4.12.4 Control de registros
5.8
Enfoque al cliente
5.3
6.13
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de trabajo
8.4
Análisis de Datos
8.5
Mejora
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Acción correctiva

Acción preventiva


Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD


LEGALES
RESPONSABLES
Computador : Software y Hardware
Medios de comunicación (Teléfono, Internet,
Correo electrónico)
Espacio y elementos de trabajo
Presupuesto

LIDER
Lider del Sistema de Gestión de Calidad

PARTICIPANTES
Todo el personal de CAFABA
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
MEDICIÓN
PROCESO
( INDICADORES )
 Control de cambios y distribución de
documentos y registros
 Listados maestros de documentos y
registros
 Análisis de información de entrada
en la Revisión por la Dirección
(comportamiento de los resultados
de los indicadores, estado de las
acciones correctivas y acciones
preventivas, acciones de mejora,
resultados de auditorías, entre Ver: Matriz Indicadores
otros).
 Resultados de indicadores en el
Comité de Calidad.
 Control del estado de las Acciones
correctivas, Preventivas y de mejora.
 Programas de Auditorías internas de
calidad
 Plan e informe de Auditorías
internas.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
Ver: Listado Maestro Registros.
Pág. 83 de 86
Ver: Listado Maestro Documentos.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5
CONTROL INTERNO
OBJETIVO
ENTRADAS




Todos los procesos
Clientes







Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
APOYO
TIPO DE PROCESO
Planificar y ejecutar actividades de seguimiento y control, proponer recomendaciones de manejo y control administrativo, así mismo validar el
cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios en todos los procesos de la Caja de Compensación de Barrancabermeja, CAFABA.
PROVEEDOR


Pág. 84 de 86
Información sobre el
estado e importancia de
los procesos en la
prestación
de
los
servicios
y
para
CAFABA.
Información de Gestión
de todos los procesos.
Normatividad aplicable
a los procesos de
CAFABA.
Cronograma
de
actividades de control
Listas de chequeo
Documentos del SGC.
Requerimientos
de
PQRS
Requerimientos de los
entes de control
Informe de planes de
mejoramiento,
plan
operativo
,plan
estratégico,
Información sobre el
desempeño
de
los
procesos.
Hallazgos
de
las
actividades de revisión
y control
SALIDAS
ACTIVIDAD
P


H



V


A

CLIENTES
Programar las actividades de 
revisión y control
Cronograma de actividades de
control.

Informe de actividades de
control
Actas de arqueo
Informes de arqueos
Certificado de auditorías para el
pago de subsidios de vivienda
para los beneficiarios.
Realizar
actividades
de
seguimiento y control a los
procesos.
Realizar los arqueos a la caja
general y menores.
Hacer
seguimiento
al
cumplimiento
de
las
recomendaciones
presentadas en los informes
de auditoría y los requeridos
por los entes de control.




Velar por el cumplimiento de

la normatividad aplicable a
los diferentes procesos de
CAFABA.
Verificar
el
suministro
oportuno de los informes de

los procesos de CAFABA a
los entes de control y
vigilancia.
Velar por la eficaz gestión de
los procesos.
Medir el desempeño del
proceso
a
través
de
Recomendaciones
procesos y servicios
a
los 


Resultados de indicadores de
Gestión del área
Informe revisado y aprobado
Dirección
Administrativa
Todos los procesos
Entes de Control
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5

Recomendaciones
entes de control

Informes de actividades
de control realizadas
por los auditores
Pág. 85 de 86
actividades de seguimiento y
medición.
de


Informar a la dirección
administrativa los hallazgos
resultados de las actividades
de control
Generar
de
acciones
correctivas y preventivas
necesarias
REQUISITOS
CLIENTES



Confiabilidad de la información
Oportunidad
Veracidad
CAFABA






Reglamento Interno
Estatutos de CAFABA
Manual de Contratación
Reglamento para el manejo de Caja
Menor.
LEGALES

NORMA NTC ISO 9001:2008
4.13
4.14
5.9
5.3
5.4.5
5.5.3
6.14
6.3
8.11.3
8.2.6
8.3
8.4
8.5
8.5.3
8.5.4
8.5.5
Requisitos de la Documentación.
Enfoque al cliente
Infraestructura
Satisfacción del Cliente
Análisis de Datos
Mejora
Mejora continua
Acción correctiva
Acción preventiva
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
RECURSOS
RESPONSABLES

Información

Auditor operativo

Medios de Comunicación
(Internet, teléfono, fax)

Auditor Control Interno

Hardware y Software
.
Código: 10000 – Re – 001
N° Revisión: 5




Verificar el cumplimiento de la normatividad
aplicable a los diferentes procesos de CAFABA.
Verificar el suministro oportuno de los informes de
los procesos de CAFABA a los entes de control y
vigilancia.
Ejecución del cronograma de actividades de
control
Resultados de indicadores
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD
MEDICIÓN
( INDICADORES )
REGISTROS DEL
PROCESO
Ver matriz de indicadores
Pág. 86 de 86
Ver maestro de documentos

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE - Inicio

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