Manual de Ventanilla Unica

Transcripción

Ventanilla
Única 1.1
Manual de Usuario
Enero 2011
Manual de Usuario – Ventanilla Única
Contenido
1
Historial de cambios. .................................................................................................................. 3
2
Introducción. ............................................................................................................................... 4
3
Descripción general. ................................................................................................................... 5
3.1
Módulos................................................................................................................................. 5
3.1.1
Módulo Proveedor. ......................................................................................................... 5
3.1.2
Módulo Receptor. ........................................................................................................... 5
3.2
4
Procesamiento. ..................................................................................................................... 6
Operación de Ventanilla Única 1.1 ............................................................................................. 7
4.1
Autentificación de Usuarios en Ventanilla Única 1.1 ............................................................ 7
4.1.1
Manejo de contraseñas ................................................................................................... 7
4.1.2
Datos de Usuario Guardados .......................................................................................... 8
4.1.3
Recuperar contraseña ..................................................................................................... 8
4.2
Pago de servicios .................................................................................................................. 9
4.3
Menú Principal Del Sistema .................................................................................................. 9
4.3.1
Sub módulos .................................................................................................................... 9
Buzón...................................................................................................................................... 10
4.3.1.1
Bandeja de Entrada ............................................................................................... 10
4.3.1.2
Anexos pendientes ................................................................................................ 10
4.3.1.3
Documentos Enviados........................................................................................... 10
4.3.1.4
Representación impresa........................................................................................ 11
Visualización del Buzón .......................................................................................................... 12
Herramientas .......................................................................................................................... 13
4.3.1.5
Mi cuenta ............................................................................................................... 13
4.3.1.6
Proveedores .......................................................................................................... 14
4.3.1.6.1
Alta de Proveedores ............................................................................................ 14
4.3.1.6.2
Creación de Archivo .txt para la carga de proveedores ........................................ 14
4.3.1.6.3
Errores Comunes al dar de Alta un Proveedor ..................................................... 15
4.3.1.6.4
Administración de Proveedores .......................................................................... 15
4.3.1.7
Reportes ................................................................................................................ 17
4.3.1.8
Ayuda..................................................................................................................... 17
4.4
Registro de Proveedores .................................................................................................... 18
4.5
Emisión de Documentos ..................................................................................................... 19
4.5.1
Cargar un CFD / CFDI ..................................................................................................... 19
Reach Core Una División de Grupo Advantage
Página 1
4.5.2
Información Adicional ................................................................................................... 21
4.5.3
Documentación Soporte (Anexos) ................................................................................ 22
4.6
4.5.3.1
Notificaciones ........................................................................................................ 23
4.5.3.2
Alta Certificado ...................................................................................................... 24
Salir de la Ventanilla Única ................................................................................................. 25
Glosario de Términos ...................................................................................................................... 27
5
Anexos ...................................................................................................................................... 29
5.1
Funcionalidades de Usuarios por Rol ................................................................................. 29
5.2
FAQ Preguntas Más Frecuentes ........................................................................................ 30
Página 2
1 HISTORIAL DE CAMBIOS.
Versión Fecha
Autor (es)
1.0
Arturo
Soto
Vázquez
2011/01/21
Función (es)
Descripción de la (s)
modificación (es)
Versión Inicial del Documento
Página 3
2 INTRODUCCIÓN.
El presente manual tiene como propósito brindar al usuario final lineamientos generales sobre la
utilización del sistema Ventanilla Única 1.1.
Estableciendo los distintos procesos que componen al sistema, definiendo y desarrollándolos de
forma tal que le permita al usuario interpretar su uso, el ingreso de datos solicitados y la forma de
desplazarse dentro de los módulos y pantallas de la aplicación.
Ventanilla Única 1.1 dará solución a la generación, emisión, recepción, administración y
seguimiento de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD / CFDI) que permita la integración con
sistemas administrativos del cliente para su mejor administración, el cumplimiento con las normas
establecidas por el Servicio de Administración Tributaria y la Secretaría de Economía, así como los
requerimientos funcionales y técnicos necesarios.
Página 4
3 DESCRIPCIÓN GENERAL.
3.1 Módulos.
La aplicación está formada por 2 módulos principalmente, cada uno con una funcionalidad
especifica.
3.1.1
Módulo Proveedor.
Este módulo está dirigido a los proveedores que recibieron y aceptaron una invitación para enviar
por “Ventanilla Única” sus facturas.
Este módulo recibe una invitación vía correo electrónico la cual deberá llenarse con los datos del
proveedor para poder registrarse y empezar a utilizar la aplicación.
Cuando el proveedor haya realizado su registro, aceptado el contrato y pagado el uso de servicios,
entonces, podrá cargar y administrar su (s) CFD / CFDI (s).
Este módulo se encarga de validar el (los) CFD / CFDI (s), carga de anexos de CFD / CFDI y
también la generación de la representación impresa del CFD / CFDI.
NOTA: El proveedor tiene asignado un NÚMERO el cual aparece en el subject del correo
electrónico.
3.1.2
Módulo Receptor.
Este módulo envía las invitaciones a los proveedores. Cuando un proveedor ha completado su
registro y aceptado el contrato, este módulo carga y administra los proveedores. Genera reportes
de documentos recibidos por el proveedor y también muestra un listado de proveedores activos.
IMPORTANTE: Actualmente el (los) CFD / CFDI (s) aceptados serán únicamente:
-
Factura
Nota de crédito
Nota de débito
Recibo de Honorarios
Hasta nuevo aviso.
IMPORTANTE: Para una correcta visualización de la aplicación se sugiere tener instalado
Windows Internet Explorer 7 o superior y ocupar dicho navegador para ingresar y usar
Ventanilla Única 1.1
Página 5
3.2 Procesamiento.
1.1. Procesamiento de CFD / CFDI
Proveedor
1 Ingresa Información a Ventanilla Única 1.1
Receptor
1 Recibe un correo de notificación e ingresa a
Ventanilla Única 1.1
2 Se verifica la validez del CFD / CFDI
2 Se verifica CFD / CFDI localmente
3 Se cargan los archivos anexos
3 Se válida con el SAT
4 Se resguarda la información localmente
4 Se resguarda la información localmente
5 Se resguarda la información en el servidor
5 Se resguarda la información en el servidor
6 Se envía el CFD / CFDI al Receptor
Página 6
4 OPERACIÓN DE VENTANILLA ÚNICA 1.1
Al ingresar la dirección https://ventanilla.reachcore.com en el navegador web (Windows Internet
Explorer 7+) mostrará la siguiente página:
1.2. Portal Ventanilla Única
La cual es el portal de inicio de la Ventanilla Única
4.1 Autentificación de Usuarios en Ventanilla Única 1.1
Para ingresar al sistema se requiere contar con un nombre de usuario y contraseña válidos. Esta
información tiene que haber sido proporcionada previamente por el administrador de la aplicación,
quién determina que rol y actividades podrá ejecutar el usuario dentro de la aplicación. A
continuación se enumeran los posibles roles.
1. Proveedor
2. Receptor
4.1.1
Manejo de contraseñas
i.
Se deberá bloquea la clave de acceso al existir un máximo de 3 intentos fallidos.
ii.
Se dará dar de baja la clave de acceso, por un mínimo de 40 días de inactividad.
iii.
Las claves de acceso deberán estar compuestas de 8 caracteres para su adecuada
administración.
iv.
Las contraseñas de acceso deberán tener al menos 8 caracteres y estar compuesto por al
menos una mayúscula, un carácter especial (#$%&.,;) y un número.
vi.
La contraseña deberá expirar en un máximo de 30 días, lo que forzará a teclear una nueva
contraseña.
NOTA: La funcionalidad de cada uno de los roles, se describen en la sección de usuarios.
Al intentar ingresar a la aplicación se muestra la ventana de Acceso a Ventanilla Única (Figura 1.3),
en donde se ingresa el Nombre de Usuario y la Contraseña.
Página 7
1.3. Acceso a Ventanilla Única (Login)
Al realizar de forma satisfactoria el ingreso de datos del usuario se mostrará el Menú Principal de
la Ventanilla Única (figura 1.6).
4.1.2
Datos de Usuario Guardados
1.4. Recordarme en esta máquina (Login)
Al hacer clic sobre esta casilla, se activará la opción de ingreso rápido con lo cual cada vez que
ingrese al portal de inicio de la ventanilla única se mostrará el Acceso a Ventanilla Única lleno
(figura 1.4), es decir, el sistema recordará sus datos de usuario y al hacer clic sobre el botón
ingresar el sistema validará los datos, permitiendo correctamente el acceso al usuario.
4.1.3
Recuperar contraseña
Si usted olvidó su contraseña, podrá recuperarla, a través de la opción “Olvido su contraseña”
(Figura 1.5), al ingresar su nombre de usuario y dar clic en botón “Enviar”, el sistema procesará su
petición.
1.5. Olvido de Contraseña
Página 8
4.2 Pago de servicios
Para poder utilizar los servicios de la Ventanilla Única se debe realizar un pago. Para más
información sobre las tarifas vigentes contactar:
Página de Internet: www.reachcore.com
Centro de atención telefónica: (55) 5001 7807 de Lunes a Viernes de las 9:00 a las 18:00 hrs.
Correo electrónico:[email protected]
4.3 Menú Principal Del Sistema
Un proveedor o receptor que haya realizado exitosamente su registro, podrá acceder a la
aplicación. La página principal de esta aplicación es la siguiente:
1.6. Menú Principal de la Ventanilla Única
La cual está divida en diferentes sub módulos los cuales son:
1) Buzón.
2) Visualización del buzón seleccionado y Área de trabajo.
3) Herramientas.
4.3.1
Sub módulos
En esta sección analizaremos las distintas características de cada sub módulo, algunas de estas
características estarán disponibles según el rol asignado (proveedor ó receptor).
NOTA: La funcionalidad de cada uno de los roles, se describen en la sección de usuarios y para
más detalles ver la sección de anexos.
Página 9
Buzón
En este sub módulo se encuentran las bandejas de cada una de las empresas que conforman la
aplicación (entrada, documentos enviados, documentos recibidos y errores), aquí se centra el flujo
de todos los movimientos de la aplicación pues es aquí donde se encuentra el centro de comando
de la aplicación y, por eso en esta sección, se ve reflejado el objetivo de la aplicación en. El Buzón
muestra una lista de Carpetas que se pueden visualizar.
Las carpetas son:



Bandeja de Entrada.
Anexos Pendientes.
Documentos Enviados.
1.7. Buzón
A continuación se muestran las funciones de cada buzón:
4.3.1.1
Bandeja de Entrada
El buzón que se encuentra en la sección de listados generales, contiene una carpeta llamada
Bandeja de entrada, donde se almacenan todos los documentos recibidos en Ventanilla Única 1.1,
como son Facturas, recibo de honorarios, nota de débito, nota de crédito. Al seleccionar la carpeta,
aparecerá en el panel central un listado de documentos como se ve en la figura 1.8.
1.8. Bandeja de entrada
Listado de Documentos
El listado de documentos presenta los documentos recibidos ordenados por el RFC del buzón en
cuestión. Se indica el o los documentos recibidos para realizar determinada acción en la barra de
menú. En donde se podrán hacer búsquedas por emisor. También se pueden realizar las
siguientes acciones: Ver, Imprimir, Eliminar y Guardar, así como se muestra en la figura 1.8.
4.3.1.2 Anexos pendientes
Muestra un listado de CFD / CFDI (s) válidos a los cuales les falta adjuntar los anexos
(documentación soporte). Permite visualizar y borrar los correos.
4.3.1.3 Documentos Enviados
Esta opción muestra los documentos generados y enviados desde la aplicación Ventanilla Única.
Tal como para Bandeja de entrada, al seleccionar este buzón la lista de documentos y la vista
Página 10
previa se actualizarán. La lista de documentos funciona de la misma manera que la Bandeja de
entrada, así como se indica en Figura 1.9
1.9. Bandeja Enviados
4.3.1.4 Representación impresa
En las Figuras 1.8-1.9 se muestra una columna que tiene por título PDF final, al hacer clic sobre la
liga PDF se abrirá una nueva ventana que mostrará una representación impresa de la factura
electrónica. Una representación impresa hecha en la Ventanilla Única se visualizará de la siguiente
forma:
Página 11
1.10.
Ejemplo de Representación Impresa de Factura Electrónica
Visualización del Buzón
1.11. Visualización del buzón
Página 12
En esta área se visualiza el contenido o resultado de la búsqueda en la carpeta seleccionada.
Además permite utilizar las características de la carpeta seleccionada como cargar los CFD / CFDI
(s), borrar correos, buscar documentos etc.
Herramientas
Las herramientas que se pueden utilizar varían según el rol con el cual se haya ingresado a la
Ventanilla Única. Para más información acerca de los roles vaya la sección de funcionalidades de
usuario por rol. Las herramientas son:
-
Mi cuenta
Proveedores
Reportes
Acerca de
Ayuda
4.3.1.5 Mi cuenta
1.12. Herramientas (Mi cuenta)
1. Cambio de contraseña
Para cambiar la contraseña de usuario haga clic en el menú de Mi cuenta, en el área de
visualización se mostrará el formato de Cambio de contraseña, se mostrará la Figura 1.13
1.13.Herramientas (Cambio de contraseña)
En el campo “Contraseña Actual” ingrese la contraseña con la cual accede actualmente a la
Ventanilla Única, este campo es necesario para autentificar que el usuario que utiliza los servicios
de la ventanilla única es el que quiere realizar los cambios. En el campo “Contraseña Nueva”
ingrese la nueva contraseña y en el campo “Confirme Nueva Contraseña” ingrese otra vez la nueva
contraseña esto se hace para que corroborar que haya escrito bien la nueva contraseña. Una vez
hecho esto el usuario ingresará a la Ventanilla Única con la nueva contraseña.
Página 13
4.3.1.6 Proveedores
Esta Herramienta está disponible solo para el
modulo receptor.
1.14. Herramientas (Proveedores)
4.3.1.6.1 Alta de Proveedores
Al hacer clic en el menú de proveedores (Figura 1.15), aparecerá la siguiente información en el
área de visualización.
1.15. Herramientas (Alta Proveedores)
En la Figura 1.15 se muestra un campo donde se debe ingresar la dirección de un archivo .txt que
deberá tener el RFC, razón social de la empresa y email de contacto de la empresa, todos los
datos anteriores son del proveedor. El email se utilizará para enviar la invitación al proveedor para
usar la ventanilla única y así proceder al registro de proveedor.
4.3.1.6.2 Creación de Archivo .txt para la carga de proveedores
Para crear un archivo .txt abra el Bloc de Notas (Menú inicio -> Accesorios -> Bloc De Notas) y
escríbala información del proveedor en el siguiente formato.
RFC | Razón Social del proveedor | email del contacto
1.16. Bloc de notas (Archivo txt)
Al momento de guardar escoja la codificación UTF-8, como se muestra en la siguiente figura:
Página 14
1.17. Bloc de notas (Guardar)
La aplicación soporta cargas masivas de proveedores, es decir, en un mismo archivo .txt se
pueden incluir varios proveedores separándolos con el salto de línea o retorno de carro (tecla
enter). Así cada línea de texto contendrá un proveedor y sus datos como se muestra en la
siguiente figura:
1.18. Varios Proveedores (Bloc de Notas)
4.3.1.6.3 Errores Comunes al dar de Alta un Proveedor
Al subir un archivo que contiene los datos de los proveedores pueden ocurrir los siguientes errores
El RFC no tiene el formato apropiado, es decir, le faltan caracteres o alguno de las letras está en
minúsculas
Email del contacto no válido. No se ha podido entregar la invitación al proveedor.
4.3.1.6.4 Administración de Proveedores
Al hacer clic en la pestaña Administrar Proveedores se mostrará el siguiente listado en el área de
visualización
1.19. Herramientas (Administrar Proveedores)
En la figura 1.19 se puede apreciar que, para cada proveedor, se tienen los siguientes campos:
Página 15
-
RFC del receptor
RFC del proveedor
Razón Social del receptor
Razón Social del Proveedor
Estatus
Email (del contacto proveedor)
También se pueden realizar distintas acciones para los proveedores tales como:

Editar
Al hacer clic sobre el papel y lápiz
la información del proveedor:
- Razón Social del Proveedor
- Estatus
- Email
que está en línea con el proveedor se podrá modificar
1.20. Herramientas (Administrar Proveedores)
La Figura 1.20 muestra los datos del proveedor modificados, al hacer clic en la palabra
actualizar se modificará la información del proveedor, al hacer clic en cancelar no se realizará
ninguna modificación.
 Eliminar
Al hacer clic en el tache rojo
elimina al proveedor.
que está en línea con el proveedor que se quiere eliminar se
1.21. Herramientas (Eliminar Proveedores)
Y, tal y como se observa en la figura 1.21, en el Estatus se muestra como Eliminado.
Página 16
 Reenvío Invitación
Haciendo clic en el sobre
proveedor seleccionado
que está en línea con el proveedor se reenvía una invitación al
1. Envío de invitación
Al dar de alta un proveedor, automáticamente se enviará una invitación al email del contacto. Si
usted quiere reenviar una invitación al proveedor vea la sección anterior
4.3.1.7 Reportes
1.22. Herramientas (Reportes)
En esta sección se muestran los documentos recibidos y enviados por ventanilla única, se pueden
filtrar por emisor y receptor:
1.23. Reportes
En el reporte de documentos enviados y recibidos, se muestran los datos (figura 1.23):
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Emisor
Receptor
Folio
Serie
Importe
Impuesto
Año de Aprobación
Numero de Aprobación
Fecha y Hora de recepción
4.3.1.8 Ayuda
1.24. Herramientas (Ayuda)
Esta sección mostrará la ayuda para utilizar la Ventanilla Única.
Página 17
4.4 Registro de Proveedores
A continuación se muestra los pasos a seguir para que un proveedor se registre de forma
satisfactoria:
Recibirá un mensaje en su buzón de correo electrónico con una invitación para usar nuestro
servicio de Ventanilla Única con una liga al portal.
1.25.
Ejemplo de Invitación
Abrir la invitación ya sea dando doble clic izquierdo a la liga (texto en azul y subrayado) o
copiándola en el navegador.
Una vez que el usuario da clic a la liga del correo electrónico recibido se abrirá una nueva página
del navegador que mostrará un formulario de registro donde creará su usuario y contraseña
1.26.
Formulario de Registro para Proveedor
Al hacer clic en requisitos de contraseña y administración de cuenta se desplegará el siguiente
mensaje:
Página 18
Por disposición la estructura de las contraseñas debe de contar con los siguientes requisitos para
ser válida:
Longitud mínima de 8 caracteres.
Incluir al menos una letra mayúscula.
Incluir al menos un caracter especial.
Incluir al menos un número.
Adicionalmente
La contraseña caduca cada 30 días.
No se puede repetir la misma contraseña en las próximas 3 ocasiones.
Para poder marcar la casilla aceptar los términos y condiciones debe de hacer clic en el link ver
términos y condiciones con esto dará inicio el intercambio electrónico.
4.5 Emisión de Documentos
Definición de CFD / CFDI
El CFD / CFDI es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos y egresos para efectos
fiscales que utiliza tecnología digital en su generación, procesamiento, transmisión y
almacenamiento de datos. Maneja estándares de seguridad internacionalmente reconocidos, los
cuales garantizan que el comprobante es auténtico, íntegro, único y que será aceptado igual que el
comprobante fiscal impreso. Dentro de los CFD / CFDI se encuentran: factura electrónica, recibo
de honorarios, recibo de arrendamiento, nota de débito, nota de crédito, recibo de donativo. El
esquema de Comprobación Fiscal Digital actualmente es usado por miles de empresas en México
(estadísticas). Al hablar de generación de documentos, nos referimos a emisión y a recepción
(Ventanilla Única).
Definición de Factura Electrónica
Una Factura Electrónica es la representación digital (bajo los estándares definidos por el SAT) de
un tipo de Comprobante Fiscal, generada y almacenada en medios electrónicos y con un mayor
grado de seguridad. La factura electrónica tiene las siguientes características:




4.5.1
Es válida físicamente.
Es válida comercialmente, es decir, comprueba la compra venta del bien o servicio.
Es válida como evidencia en un juicio si se resguarda bajo la NOM 151.
Se genera y almacena en medios electrónicos.
Cargar un CFD / CFDI
Para cargar un CFD / CFDI haga clic en el buzón
se mostrará la Figura 1.27.
, al hacer esto, en el área de visualización
Ahora se podrá proceder a la carga del CFD / CFDI. En los campos que se muestran en el área de
visualización se llenaran con las direcciones donde se encuentran alojados los archivos.
Página 19
1.27. Formato de Captura de CFD / CFDI
Para indicar la dirección donde está alojado el CFD / CFDI haga clic en el botón “Examinar” y a
continuación se mostrara un cuadro de diálogo en el cual se podrá seleccionar la dirección del
archivo.
1.28.
Ejemplo:
Cuadro de Diálogo (Examinar)
C:\Usarios\Compañia\Documentos\factura.xml
1.29. Formato de Captura de CFD / CFDI lleno
Este archivo se validará de acuerdo a las reglas establecidas por el SAT. Si el usuario ha cargado
un CFD / CFDI (xml) inválido entonces el programa no terminará la carga, se mostrará un mensaje
de error o se mostrará un informe para que el usuario pueda corregir la información y proceder a
cargar un CFD / CFDI (xml) válido.
Página 20
4.5.2
Información Adicional
Al cargar un CFD válido se abrirá el formato de información adicional de la factura (Figura 1.30)
.
1.30. Formato de Información Adicional
En este formato se muestran diferentes casillas que se deben de llenar con la información:
Clave Región. Corresponde al lugar donde se prestó el servicio de acuerdo a la siguiente
definición:
CLAVE
MXNR
MXPR
DESCRIPCIÓN
Región Norte
Región Este
MXSR
MXMR
Región Sur
Región Marina
MXOP
SMPU
ALT 1
ALT 2
ALT 3
Oficina Central
Monterrey
LUGAR
Reynosa
Poza Rica/ Veracruz/
Tampico
Villahermosa
Ciudad del Carmen/ Dos
Bocas
México D.F.
(*)
el usuario debe de elegir alguno de ellos para enviar su CFD / CFDI y xml.
Además se debe de proporcionar la siguiente información:
Tipo de Comprobante
Moneda
Número de Orden de Compra (PO) opcional
Número de Material Reception opcional
Número de Contrato opcional
Página 21
1.31. Formato de Información Adicional Lleno
Más información acerca de los datos anteriores se encuentra en el glosario.
4.5.3
Documentación Soporte (Anexos)
Al llenar la los campos de información adicional y dar clic en el botón guardar se mostrará el
formato de documentación soporte (Figura 1.32)
1.32. Formato de carga de Documentación Soporte
La documentación soporte deben estar en formato PDF para poder ser procesado.
Y debe indicar dónde está alojado el archivo de soporte (PDF), lo cual se hace de una manera
muy similar a la carga de CFD.
1.33. Documentación Soporte (Examinar)
IMPORTANTE: El Anexo1 PO. Purchase Order (orden de compra) es un documento soporte
requerido, sin él no seguirá la carga de CFD.
Página 22
IMPORTANTE: El tamaño total soportado es 3 Mb. Carga de un PDF como documentación de
soporte obligatoria y una segunda carga de PDF opcional. Y juntos no deberán exceder de 3MB.
1.34. Formato de carga de Documentación Soporte (PO)
Cuando se procesa correctamente un CFD y su documentación soporte se mostrará el siguiente
mensaje:
1.35. Mensaje de carga satisfactoria de CFD
Cuando el usuario ha cargado un CFD / CFDI (xml) válido tendrá la opción de cargar anexos, ya
sea inmediatamente después de haberlos cargado, o estos pueden cargarse algún tiempo
después. En el segundo caso se guardarán en Anexos Pendientes.
Se enviará un correo al área correspondiente en el Proveedor (Buzón de entrada) que contiene
una representación impresa del CFD / CFDI y soportes, entregando una copia al proveedor.
4.5.3.1
Notificaciones
Al cargar un CFD válido se generará automáticamente una notificación la cual contendrá el CFD y
documentos soporte y se entregará vía correo electrónico, esta notificación la recibirá tanto el
receptor como el proveedor (emisor). El subject del correo tendrá la siguiente información:
Clave del proveedor por localidad (seleccionada) + RFC y Razón Social + Folio (de la factura
enviada)
Página 23
1.36. Correo Generado con CFD y anexos
4.5.3.2
Alta Certificado
Hay dos tipos de CFD, los que al momento de ser emitidos cuentan con certificado y los que no. Al
hacer clic sobre esta pestaña se mostrará la opción de cargar un Certificado de un CFD al cual le
hace falta. El proceso de carga de un CFD que no tiene certificado es similar a la carga de CFD
que si lo tiene.
1.37. Formato de ingreso de Certificado
Se selecciona el certificado que corresponde a la factura.
1.38. Seleccionar el Certificado
Página 24
1.39. Formato de ingreso de Certificado (lleno)
Se da clic en guardar y aparecerá el siguiente mensaje
1.40. Mensaje de carga exitosa
Con eso se concluye la carga de certificado.
NOTA: Los CFDI siempre son emitidos con certificado por lo que la información contenida en esta
sección no es aplicable
4.6 Salir de la Ventanilla Única
Un usuario puede terminar su sesión de Ventanilla Única cerrando la ventana del Navegador Web
donde se esté visualizando la Ventanilla Única o haciendo clic en el botón
mensaje
se mostrará el
1.41. Mensaje de confirmación de Salida
Página 25
Haga clic en aceptar para mostrar el portal de ingreso a Ventanilla Única (Figura 1.2) y con esta
acción se dará por terminada su sesión en la Ventanilla Única. Si usted hace clic en cancelar
seguirá abierta su sesión en la ventanilla única.
Página 26
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Invitación. Un comunicado que se hace vía correo electrónico a los proveedores (afiliados) para
que conozcan y utilicen la solución de Ventanilla Única para enviar su (s) CFD / CFDI (s).
Windows Internet Explorer (Navegador Web). Es un navegador web desarrollado por Microsoft
para el sistema operativo Microsoft Windows. Es un programa que permite ver la información que
contiene una página web.
CFD / CFDI. Comprobante Fiscal Digital / Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet.
De acuerdo al SAT un CFD y un CFDI es:


Es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de
mercancías en traslado por medios electrónicos.
Utiliza tecnología digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento
de datos 100% digital.
Maneja estándares de seguridad internacionalmente reconocidos, que garantizan que el
comprobante es auténtico, íntegro, único y que será aceptado igual que el comprobante fiscal
impreso.
Addenda. Sección dentro del comprobante fiscal, como puede ser una factura, que contiene datos
comerciales no definidos por el SAT, por ejemplo, número de pedido, número de proveedor, etc.
Amece. Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico.
Complemento. Sección que contiene datos fiscales definidos por el SAT para algunos tipos de
comprobantes como puede ser un recibo de donativo. CSD. Certificado de Sello Digital.
NOM 151. Cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana 151 para la conservación de documentos.
RMF. Resolución Miscelánea Fiscal.
SAT. Servicio de Administración Tributaria. Para más información ir a la página:
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/quienes_somos/127_6803.html
CSD. Certificado de Sello Digital. Los certificados de sellos digitales son expedidos por el SAT son
para uso específico de Comprobantes Fiscales Digitales. Por medio de ellos el contribuyente sella
electrónicamente la cadena original de los comprobantes que emite en cada una de sus sucursales
XML. Extensible Markup Language. Es una manera de definir lenguajes para diferentes
necesidades.
CSV. comma-separated values Son un tipo de documento en formato abierto sencillo para
representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas y las filas por
saltos de línea. En nuestro caso se separan por | (pipe character).
Timbre Fiscal Digital. El resultado de la validación de un CFDI, asignación de un folio fiscal e
incorporación del sello digital del SAT se entenderá como el Timbrado Fiscal Digital.
Tipo de Comprobante. Identificar el tipo de comprobante que se está cargando a la Ventanilla
Única, por ejemplo:
-
Factura
Nota de crédito
Nota de débito
Recibo de Honorarios
Página 27
Número de Orden de Compra (PO). Una orden de compra o PO (Purchase Order, por sus siglas
en inglés) es una solicitud escrita que Schlumberger hace a un proveedor por artículos o servicios
a un precio convenido. En Schlumberger todas las PO son generadas a través del sistema SWPS y
están sujetas a los Términos y condiciones de Compra.
La PO contiene el detalle de la compra: Número de PO, descripción, cantidad, precio unitario,
precio total (sin IVA incluido), unidad de medida, fecha de emisión, etc.
El número de PO es un dato alfanumérico y contiene 4 letras iniciales, un número consecutivo y
otra letra al final; por ejemplo: LVSR39919A.
Tipo de moneda. La unidad monetaria en que está representado el Comprobante que se está
cargando a la Ventanilla Única. Puede ser: Pesos Mexicanos (MXP) o Dólares Estadounidenses
(USD).
Número de Material Reception. Una vez que el proveedor presta los servicios o entrega los
productos convenidos en la orden de compra, debe solicitar al almacén el número de MR (Material
Reception, por sus siglas en Inglés); el número de MR es la confirmación de recepción en los
sistemas financieros y de compras de Schlumberger y debe presentarse junto con la factura.
Ejemplo de número MR: 492921
Nota 1: Para productos y/o servicios entregados en sitio, se debe proporcionar al almacén el
“Formato de recepción” firmado por el representante autorizado de Schlumberger.
Nota 2: En el caso de proyectos integrados (IPM), el MR de Lawson, será proporcionado por la
persona asignada por el departamento de finanzas de IPM.
Número de Contrato. Cada contrato celebrado entre Schlumberger y sus proveedores tiene
asignado un número único de identificación el cual debe presentarse junto con la factura para el
caso de compras realizadas sin orden de compra.
Ejemplo de número de Contrato: ESLB-CHE-08/02/2011-ECNORSA-204
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5 ANEXOS
5.1 Funcionalidades de Usuarios por Rol
Funcionalidad / Rol
Navegacion
Salir Aplicación
Cerrar Sesión
Olvido de contraseña
Cambio de contraseña
Certificado de sello digital
Administración de Proveedores
Invitación proveedores
Alta de proveedores
Carga de proveedores
Baja de proveedores
Cambios proveedores
Documentos
Enviar CFD/CFDi
Recibir CFD/CFDi
Reportes
Documentos recibidos por proveedor
Reporte de proveedores activos
Listado de proveedores activos
Reporte de resumen de cargas
Reporte de documentos recibidos y rechazados
Bandeja de entrada
Visualizar documentos recibidos
Guardar documentos recibidos
Eliminar documentos recibidos
Imprimir documento recibido
Búsqueda por criterios en documentos recibidos
Documentos enviados
Guardar documentos enviados
Clientes
Habilitar modulo receptor
Ayuda
Contacto
Proveedor
Receptor
Admon
Gral
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
No
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
no*
no*
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Si
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
(*) Estas partes no están bien definidas y se pueden configurar para que sea SI.
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5.2 FAQ Preguntas Más Frecuentes
I.
¿Por qué no puedo ver correctamente el portal?
La página no se muestra, no se ve bien o se ha cambiado el formato de visualización.
Asegúrese de tener conexión a internet y de tener instalado el navegador Windows
Internet Explorer 7 o superior y estar usándolo para acceder a la ventanilla única.
II.
¿Por qué no puedo acceder a la página principal de Ventanilla Única?
Se muestra el mensaje “Su usuario no pudo ser validado. Por favor intente de nuevo.”
Asegúrese de introducir correctamente su nombre de usuario y contraseña en la
ventanilla de acceso (Figura 1.2). En caso de haber olvidado la contraseña favor de
dirigirse a la página 6 de éste documento.
III.
¿Cómo doy de alta a un proveedor?
Tenga a la mano los siguientes datos:
RFC del proveedor, Razón Social del proveedor, email de un contacto del proveedor (la
persona que enviará/recibirá el (los) CFD / CFDI (s) a través de la Ventanilla Única) y
siga los pasos que se exponen en la página 8 de éste documento.
IV.
¿Por qué no puedo enviar CFD / CFDI (s)?
Los botones de envío aparecen desactivados, o no funcionan.
Asegúrese de haber pagado el (los) servicios de la ventanilla única. Y haber recibido
notificación de pago realizado
V.
¿Qué puedo hacer si al intentar cargar mi documentación soporte manda un error o
simplemente no termina el proceso de carga?
Muy probablemente usted está intentando cargar un archivo que excede los 1.5MB
permitidos, le sugerimos:
Si el tamaño del PO es de 1.1 MB y el del anexo es 1.7 MB puede quitarle unas hojas
del anexo y pasárselas al PO sin que el PO pase de 1.5 MB.
Por ejemplo que el anexo y el PO queden de 1.4 MB.
VI.
¿Por qué no puedo enviar CFD / CFDI (s)?
Los botones de envío aparecen desactivados, o no funcionan.
Asegúrese de haber pagado el (los) servicios de la ventanilla única. Y haber recibido
notificación de pago realizado
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Manual de Ventanilla Unica

Transcripción

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