procedimiento gestión de bienestar estudiantil código: a5

Transcripción

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE BIENESTAR ESTUDIANTIL
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 1
1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DE: 11
NOMBRE: GESTION DE BIENESTAR ESTUDIANTIL
OBJETIVO: Apoyar la formación integral de los estudiantes mediante la ejecución de actividades culturales,
lúdicas, deportivas y asistenciales.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
Atención oportuna, amable y diligente
Información oportuna
Confidencialidad de la información
Talento
humano
competentes
tecnológicos adecuados
RESPONSABLES:
Líder del proceso (ver matriz de responsabilidades)
y
recursos
PARTICIPANTES:
Líderes de los subprocesos: bibliotecóloga, psicólogos,
responsables de las tiendas escolares y coordinador Club
Deportivo.
ALCANCE: Cubre los servicios de Biblioteca, Tienda, Psico- orientación y Club Deportivo. Aplica desde la
planeación hasta la verificación y evaluación de la prestación de los servicios.
PROVEEDOR:
ACTIVIDADES
1. Padres de Familia y
estudiantes.
2. Diseño
y
ejecución
curricular
3. Direccionamiento
Estratégico
P1: Planificar
bienestar.
el
proceso
CLIENTE
de
Comunidad Educativa Estudiantil
P2: Establecer cronograma de
actividades de bienestar.
H3: Solicitar aprobación
H4: socializar cronograma de
actividades de bienestar.
ENTRADAS
SALIDAS
H5: Desarrollar actividades
1-2 Necesidades
y
expectativas de nuevos
programas y servicios.
V6: Hacer seguimiento a los
servicios.
3.
V7: Reportar indicadores de gestión.
Políticas Institucionales.
 Cronograma de actividades de
bienestar.
 Prestación de los servicios con
calidad.
A8: Acciones de mejora.
REQUISITOS
RECURSOS: (Humanos e infraestructura)
Ley 115 (ver matriz de requisitos)
Norma ISO 9001-2008: 7.5, 7.1, 8.5, 8.1
4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3.d, 5.4.1, 5.5.3, 7.2.3, 7.5.4, 7.5.5,
8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Institución:
Manual de Convivencia
Cumplimiento de las actividades del procedimiento
Personal Competente
Dotación de Equipos
Recursos de cada subproceso
Libros
Computadores
Estantes
COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 2
DE: 11
DOCUMENTOS:
REGISTROS:
A5PR01: Procedimiento Bienestar Estudiantil
A5IB01: Instructivo para la prestación del servicio de
Biblioteca
A5IPS01: Instructivo para la prestación del servicio
de Psico-orientación
A5IT01: Instructivo para la prestación del servicio de
tiendas
A5ICD01: Instructivo Club Deportivo
A5PYCD01: Proyecto Club Deportivo y Cultural
.
A5-FB01: Reserva de cupo en biblioteca
A5-FB02: Horario sala infantil, cuenta cuentos
A5-FB03: Estadística de préstamo de libros
A5-FB04: Encuesta de satisfacción biblioteca
A5-FPS01: Solicitud del Servicio de Psico-orientación
A5-FPS02: Citación y comprobante de asistencia al
Servicio de Psico-orientación
A5-FPS 03: Atención a alumnos y/o padres de familia
A5-FPS04: Asesoría Psicológica
A5-FPS05: Asistencia a escuela de padres
A5-FPS06: Evaluación de
actividades de proyectos
Servicio de Psico-orientación
A5-FCD02: Encuesta de satisfacción Club Deportivo y
Cultural
A5-FCD03: Planeación de actividades Club Deportivo y
Cultural
A5-FCD04: Lista de asistencia y registro de actividades
Club Deportivo y Cultural
Cronograma actividades de Bienestar
Informe actividades Bienestar Estudiantil
Actas de reunión de Bienestar
Registros fotográficos de las actividades de Bienestar
Resultados de encuesta de satisfacción con los
programas de Bienestar
Seguimiento a:
INDICADORES
Satisfacción con los programas de bienestar.



La eficacia de los servicios ofrecidos.
Al cumplimiento de actividades programadas
en el cronograma.
A las actividades y servicios de los
Subprocesos.
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 3
DE: 11
2. DEFINICIONES:
2.1 No conformidad: incumplimiento de un requisito.
2.2 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada.
2.3 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencialmente indeseable.
2.4 Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
2.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, de manera implícita o explícita
comunicada por el cliente.
2.6 Servicio Complementario: Servicio que apoya la misión de la Institución y favorece el
desarrollo integral de los estudiantes, tales como: biblioteca, Club Deportivo y Cultural, Servicio
de Psico-orientación y tiendas.
2.7 Servicio Subcontratado: Servicio que presta una empresa particular con el aval del
Colegio bajo contrato de garantía. Ej. Cafetería.
2.8 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se ha
cumplido con los requisitos específicos.
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 4
DE: 11
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 Las tareas específicas de cada subproceso se describen en los instructivos de este proceso
que se encuentran como anexos del documento.
3.2 El servicio de capellanía forma parte del proceso de Diseño y ejecución curricular, dada su
participación directa en la prestación del servicio educativo.
3.3 La cafetería es un servicio contratado con terceros, con seguimiento del
Colegio
a
través del proceso de Administración de Recursos. Este seguimiento se hace por medio de
una encuesta de satisfacción de la comunidad educativa y el formato de quejas, reclamos y
sugerencias A4-F05. A partir de estas, se acordarán acciones correctivas, preventivas o de
mejora por parte de los terceros.
3.4 En cada periodo académico se comunicarán
las actividades establecidas en los
subprocesos a la comunidad estudiantil. La comunicación será, cuando se requiera, a
través de carteleras y en la página Web institucional.
3.5
Las actividades más relevantes de bienestar se relacionan en el cronograma de
actividades institucionales.
3.6 Las actividades de Bienestar se realizan por fuera de la programación académica o en
algunos casos apoyando el desarrollo de la misma.
3.7 El servicio de enfermería hace parte del proceso de A3-Pr-01administración de recursos.
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 5
DE: 11
4. CONTENIDO
P-H-VA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
INICIO
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
PLANIFICAR EL
PROCESO DE
BIENESTAR
1P
ESTABLECER
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES DE
BIENESTAR
2P
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
NO
3H
LÍDER DEL
PROCESO
APROBAR
CRONOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
4H
5H
DESARROLLAR
ACTIVIDADES
Se realiza reunión con los responsables de
todos los subprocesos para analizar la
prestación del servicio, los resultados de
las encuestas de satisfacción de los padres
de familia y estudiantes y hacer ajustes a
los servicios de acuerdo con las políticas
institucionales. Se deja evidencia en acta
de reunión.
Se definen las actividades con los líderes
de subprocesos, indicando las fechas. Se
deja cronograma de actividades de
bienestar.
Se socializan las actividades en el comité
de calidad y coordinadores para determinar
viabilidad. Se relacionan las actividades
más relevantes de bienestar en el
cronograma de actividades institucionales.
COMITÉ DE
CALIDAD
SI
SOCIALIZAR
CRONOGRAMA
ACTIVIDADES DE
BIENESTAR
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
LIDER Y
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
LIDER Y
Se entrega el cronograma a los
coordinadores de sección y se publica en
página Web. Cada subproceso establece
también medios de comunicación de sus
actividades
(Página
Web,
volantes,
circulares, etc.).
Para la prestación del
instructivos de:
Biblioteca A5IB-01
Tiendas A5IT-01
Psico-orientación A5IPS-01
Club Deportivo A5ICD-01
servicio
ver
Se hace seguimiento semestral al
cumplimiento
de
las
actividades
HACER SEGUIMIENTO A
LOS SERVICIOS
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 6
P-H-VA
ACTIVIDAD
6V
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PARTICIPANTES
DEL PROCESO
establecidas en el cronograma y a la
prestación del servicio. Se deja evidencia
en actas de reunión y en casilla anexa del
cronograma digital de Bienestar.
Además anualmente se hace seguimiento a
los indicadores para ver si se alcanzan las
metas esperadas.
A
A
7V
8A
REPORTAR
INDICADORES DE
GESTION
ACCIONES DE
MEJORA
DE: 11
LIDER DEL
PROCESO
LIDER DEL
PROCESO
Se diligencia un formato de reporte de
indicadores, el cual se presenta a
direccionamiento estratégico en las fechas
establecidas, con relación a la prestación
del servicio.
Se
definen
acciones
preventivas,
correctivas y de mejora con base en el
resultado de indicadores. Las acciones son
documentadas en el proceso de mejoras.
FIN
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 7
DE: 11
5. CONTROL DE REGISTROS
Identificación
Código
Nombre
Responsable
Archivo
Almacenamiento
Protección
Tiempo de
Retención del
Registro
A5FB-01
Reserva de cupo
en biblioteca
Bibliotecóloga
Impreso en carpeta
y en el archivo de
biblioteca
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
A5FB-02
Horario sala
infantil, cuenta
cuentos
Bibliotecóloga
Impreso en carpeta
en el archivo de
biblioteca
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
A5FB-03
Estadística de
préstamo de
libros
Bibliotecóloga
Impreso en carpeta
y en el archivo de
la biblioteca
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
A5-FB04
Encuesta de
satisfacción
biblioteca
Bibliotecóloga
Impreso en carpeta
y en el archivo de
la biblioteca
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
A5FPS-01
Solicitud del
servicio de
PsicoOrientación
Psicólogos
Impreso en carpeta
en el archivo de
Psico-orientación
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
Forma de
Recuperación
Ruta de
Consulta
Se busca en
carpeta
de
archivo interno
horizontal
de
biblioteca
por
orden alfabético
con el nombre
“registro de cupo
en biblioteca”
Se busca en el
archivo interno
horizontal
de
biblioteca
por
orden alfabético
con el nombre
“Horario
sala
infantil”
Se busca en el
archivo interno
horizontal
de
biblioteca
por
orden alfabético
con el nombre
“registro
de
préstamo
de
libros”
Se busca en el
archivo interno
horizontal
de
biblioteca
por
orden alfabético
con el nombre
“Encuesta
de
satisfacción
biblioteca”
Se busca en la
Carpeta
de
archivo en el
cajón número 1
en
Psicoorientación
de
cada sección por
orden alfabético
con el nombre
“solicitud
de
servicio
de
psicoorientación” y en
forma virtual.
Disposición
final
Pasa a formar
parte
del
informe
general.
Pasa a formar
parte
del
informe
general.
Pasa a formar
parte
del
informe
general
Pasa a formar
parte
del
informe
general
Se conserva
durante el año
y luego se
destruye.
Pasa a formar
parte
del
informe final.
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 8
A5FPS-02
Citación y
comprobante de
asistencia al
servicio de
Psicoorientación
Psicólogos
Impreso en carpeta
en el archivo de
Psico-orientación
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
actual.
Responsable
Archivo
Almacenamiento
Protección
Tiempo de
Retención del
Registro
DE: 11
Se busca en la
Carpeta
de
archivo en el
cajón número 1
en
Psicoorientación
de
cada sección por
orden alfabético
con el nombre
“citación
y
comprobante de
asistencia”
Se conserva
durante el año
y luego se
destruye.
Identificación
Código
A5FPS -03
A5FPS-04
A5FPS-05
Nombre
Atención en
Psicoorientación a
alumnos y/o
padres de familia
Asesoría
psicológica
Asistencia a
escuelas de
padres.
Psicólogos
Psicólogos
Psicólogos
Impreso en
carpeta de archivo
en Psicoorientación
Formato digital en
Excel
Impreso en carpeta
en archivo de
psico-orientación
Libre de
polvo y
humedad
Libre de
polvo y
humedad
Libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
Durante la
permanencia
del estudiante
en el colegio.
Durante el año
académico
Forma de
Recuperación
Ruta de
Consulta
Disposición
final
Se busca en la
Carpeta
de
archivo en el
cajón número 1
en
Psicoorientación
de
cada sección por
orden alfabético
con el nombre
“atención
a
alumnos
y/o
padres
de
familia”
Pasa a formar
parte
del
informe final.
Se conserva
durante el año
en
la
dependencia y
luego
se
destruye.
Se
busca
archivo
de
computador, en
el escritorio con
el
nombre
“registro
de
asesoría
psicológica”.
Se conserva
durante
la
permanencia
del estudiante
en el colegio y
luego
se
destruye.
Cada 15 días
se
guarda
copia en cds.
Se busca en la
Carpeta
de
archivo en el
cajón número 1
en
Psicoorientación
bachillerato por
orden alfabético
con el nombre
“asistencia
a
escuela
de
padres”.
Pasa a formar
parte
del
informe final.
Se conserva
durante el año
y se destruye.
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 9
A5FPS-06
Evaluación de
Actividades de
Psicoorientación
Psicólogos
Impreso en carpeta
en archivo de
Psico-orientación”
libre de
polvo y
humedad
Durante el año
académico
DE: 11
Se busca en la
Carpeta
de
archivo en el
cajón número 1
en
Psicoorientación
de
cada sección por
orden alfabético
con el nombre
“evaluación de
actividades
de
proyectos”.
Pasa a formar
parte
del
informe final.
Se conserva
durante el año
y se destruye.
Identificación
Código
Nombre
A5FCD-02
Encuesta de
satisfacción
Club Deportivo y
Cultural
A5-FCD03
A5-FCD04
Planeación de
actividades Club
Deportivo y
Cultural
Lista de
asistencia y
registro de
actividades Club
Deportivo y
Cultural
Responsable
Archivo
Almacenamiento
Coordinador
Club Deportivo
Formato digital en
Word
Coordinador
Club Deportivo
Coordinador
Club Deportivo
Formato digital en
Word
Formato digital en
Word
Protección
Protegido
contra virus
y con clave
de
seguridad
Protegido
contra virus
y con clave
de
seguridad
Protegido
contra virus
y con clave
de
seguridad
Tiempo
de
Retención
del
Registro
2 años
2 años
1 año
Forma de
Recuperación
Ruta de Consulta
Se busca archivo
de
computador
Club Deportivo en
el Departamento
de
Educación
Física,
con
el
nombre “Encuesta
de
satisfacción
Club Deportivo y
Cultural”.
Se busca archivo
de
computador
Club Deportivo en
el Departamento
de
Educación
Física,
con
el
nombre
“Planeación
de
actividades Club
Deportivo”.
Se busca archivo
en
revistero
ubicado en el
Departamento de
Educación Física,
con el nombre
“Lista
de
asistencia”.
Disposición
final
Pasa
a
formar parte
del informe
final.
Se
conserva
durante dos
años y luego
se destruye.
Pasa
a
formar parte
del proyecto
del club. Se
conserva
durante dos
años y luego
se destruye.
Se conserva
durante un
año y luego
se destruye.
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 10
Informes de
profesional
externo
Psicólogos
En archivo de
Psico-orientación
Neuropsicóloga
Libre
de
polvo
y
humedad
En caso de
pérdida se
contactará al
profesional
que emitió el
informe para
recuperarlo.
Se
dará
aviso
al
padre
de
familia.
Cronograma
actividades de
Bienestar
Líder de
Bienestar
Estudiantil
Impreso en
carpeta en archivo
de Psicoorientación
Preescolar
Libre de
polvo y
humedad
Informe de
actividades
bienestar
Líder de
Bienestar
Estudiantil
Archivo de
computador
Actas de reunión
de Bienestar
Líder de
Bienestar
Estudiantil
En carpeta de
archivo en Psicoorientación
preescolar
Libre de
polvo y
humedad
Registro
fotográfico
actividades de
Bienestar
Líder de
Bienestar
Estudiantil
Archivo de
computador
Protegido
contra virus
y con clave
de
seguridad
Protegido
contra virus
y con clave
de
seguridad
Durante la
permanen
cia del
estudiante
en el
colegio
3 años
3 años
3 años
Indefinido
DE: 11
Se busca archivo
vertical
en
neuropsicología o
psico-orientación
con el nombre
“informes
de
profesional
externo”
Se busca en
folder en estante
de
Psicoorientación
preescolar con el
nombre “Registros
de
Bienestar
Estudiantil”.
El
seguimiento
queda
en
cronograma digital
de
Bienestar,
carpeta Bienestar
Estudiantil
computador Psicoorientación
preescolar.
Se busca en
archivo
de
preescolar,
carpeta
de
bienestar con el
nombre “Informes
finales”
Se busca en
archivo
de
preescolar,
carpeta
de
bienestar con el
nombre “actas de
reunión”
Se busca en
archivo
de
preescolar,
carpeta
de
bienestar con el
nombre “registro
fílmico Bienestar”
Se conserva
durante
la
permanenci
a
del
estudiante
en el colegio
y
se
devuelve a
la familia.
Se conserva
durante
3
años y luego
se destruye.
Se conserva
indefinidame
nte
Se conserva
durante
3
años y luego
se destruye.
Se conserva
indefinidame
nte
CÓDIGO: A5-PR01
VERSIÓN: 7
PÁGINA: 11
Resultados de
encuesta de
satisfacción con
los programas
de Bienestar
Líder de
Bienestar
Estudiantil
Impreso en
carpeta en archivo
de Psicoorientación
preescolar
Libre de
polvo y
humedad
Durante el
año
académico
DE: 11
Se busca en
archivo
de
computador psicoorientación
preescolar, con el
nombre
“Resultados
de
encuesta
de
satisfacción”.
Se conserva
durante
el
año
académico y
luego
se
destruye.
Pasa
a
formar parte
del reporte
de
indicadores
para revisión
por
la
dirección.

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