Procedimiento de Inscripción - Instituto Tecnológico Superior de

Transcripción

Nombre del documento:
Procedimiento de Inscripción
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
Referencia a la norma ISO
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 1 de 7
1. Propósito
Dar carácter de estudiante inscrito, asignándole número de control al aspirante que haya cubierto los
requisitos de ingreso en el ITSSMT.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable al ITSSMT y cubre desde la planeación para entrega de fichas hasta la
entrega de la credencial a estudiante de nuevo ingreso.
3. Políticas de Operación
3.1 Sólo se inscribe a los aspirantes que resulten seleccionados de acuerdo al examen de admisión;
y que reúnan requisitos por los establecidos por el ITSSMT.
3.2 Es responsabilidad de la Dirección Académica, la publicación de la lista de aspirantes
seleccionados en un plazo no mayor a 15 días hábiles, a partir de la aplicación del examen de
admisión.
3.3 Es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares, verificar el cumplimiento de
los requisitos legales e institucionales previamente a la Inscripción.
3.4 E s responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares, llevar un libro electrónico de registro
de números de control asignados a los estudiantes a través del Sistema Integración Escolar (SIE).
3.5 Los pagos de cuota de ficha de admisión e inscripción deben realizarse conforme a lo establecido por
las autoridades Gubernamentales vigentes. El encargado de orientar este proceso es el
Departamento de Recursos Financieros.
3.6 El presente procedimiento aplica para nuevo ingreso, convalidación, equivalencia de estudios y
traslado estudiantil.
3.7 A los formatos de Carga Académica y Ficha de Admisión no se les incluyo el lenguaje excluyente,
derivado a que son formatos del Sistema de Integración Escolar (SIE) y este no permite realizar
cambios a sus formatos.
CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ
I.S.C. Damián Huerta García
Jefe del Departamento de
Servicios Escolares
Firma:
Fecha: 04 de Marzo de 2014
REVISÓ
L.I. Marco Antonio Conde
Juárez
Coordinador del Proceso de
Calidad
Firma:
Vo. Bo.
Mtro. Samuel F. Córdova
Espino
RD del Sistema de Gestión
Integral
Firma:
AUTORIZÓ
M.C. Fiacro Luis Torreblanca
Coello
Director General
Firma:
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 2 de 7
4. Diagrama de Procedimiento
Depto.
Difusión y
Comunicación
Aspirante
Depto de
Servicios
Escolares
Subdirección
de Estudios
Profesionales
Departamento
de Recursos
Financieros
Dirección
Académica
División de
Carrera
Inicio
2
Organiza y
difunde
calendario el
proceso de
Inscripción
Difunde el
calendario
del
proceso
1
Valida
3
documentación
para ficha
5
Captura
información,
imprime y
entrega ficha
y guía de
estudio.
9
Recibe solicitud
de inscripción,
documentos y
contrato
Firma carta
compromiso
NO
Esta
completa
10
SI
Otorga carga
académica y
credencial
13
escolar
Termina
4
Validar pago de
ficha de
admisión
6
Aplica y
evalúa
examen de
admisión.
Publica
7
listado de
aspirantes
aceptados
Valida pago
9
de
inscripción
Programa e
imparte
curso de
inducción.
11
Asigna carga
12
académica.
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 3 de 7
5. Descripción del Procedimiento
Secuencia de Etapas
1. Organiza el proceso
de Inscripción
2. Difunde el
calendario del
proceso.
3. Valida documentación
para ficha
4. Validar pago de ficha
de admisión
5 Captura información,
imprime y entrega ficha
y guía de estudio.
6. Aplica y evalúa
examen de
admisión.
Actividad
Responsable
1.1. Obtiene de la autoridad correspondiente
las fechas
de
entrega
de
fichas,
aplicación
de examen y entrega de
resultados.
1.2. Organiza el proceso de inscripción, en
coordinación con
la
Dirección
Académica, departamento de Recursos
Financieros
y Subdirección de Estudios
Profesionales, donde el Departamento de
Servicios Escolares informará el período
de entrega de fichas, requisitos de
inscripción, cuota de ficha de examen de
admisión y de inscripción, lugar y fecha de
examen de admisión y se definirá fecha
de entrega de lista de aspirantes
seleccionados, fecha y lugar para la
inscripción y curso propedéutico.
2.1. Solicita
al Departamento de Servicios
Escolares calendario de actividades y
requisitos para solicitar ficha e inscripción.
2.2. Difunde calendario de actividades y
requisitos del Proceso de inscripción.
Jefe/a de
Departamento
de
Servicios
Escolares.
3.1 El personal del Departamento de Servicios
Escolares valida la documentación requerida
para la emisión de ficha de admisión.
3.2 Envía al aspirante a realizar el pago de derecho
a examen de admisión.
4.1 Revisa la documentación referente al pago de
ficha de admisión, y establece el mecanismo
para su registro y validación.
4.2 Envía al aspirante al Departamento
de
Servicios Escolares a continuar su trámite.
5.1 Captura la información al Sistema de
Integración Escolar en base a la
documentación e preguntas verbales.
5.2 Otorga ficha y guía para el examen de
admisión.
5.2 Se resuelven inquietudes que pudieran
aparecer por parte del/de la aspirante.
Jefe/a del
Departamento
de
Servicios
Escolares.
Jefe/a del
Departamento
de
Recursos
Financieros
6.1 Se encarga de gestionar la preparación
del espacio y mobiliario para la aplicación
del examen de admisión.
Subdirector de
Estudios
Profesionales
Jefe/a de
Departamento
de Difusión y
Comunicación
Social
Jefe/a del
Departamento
de
Servicios
Escolares
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 4 de 7
6.2 Se encarga de la capacitación de los
aplicadores de examen y del material que se
requiera.
6.3 Se encarga del material para examen
de admisión.
6.4 El/la aspirante se presenta la fecha y hora
indicada para presentar examen de admisión.
6.5 Aplica y evalúa los exámenes de admisión.
7. Publica relación de
aspirantes
aceptados.
8. Valida pago
cuota de Inscripción.
9. Recibe solicitud de
inscripción, documentos
y contrato
10. La documentación
esta completa
11. Programa e
imparte Cursos de
inducción.
7.1 En coordinación con
la Subdirección de
Estudios Profesionales elabora la relación
de aspirantes seleccionados.
7.2 Publica la lista de Aspirantes Aceptados
7.3 El Departamento de Difusión y Comunicación
Social publica requisitos para la Inscripción y ,
Calendario de actividades para fecha de
inscripción y curso propedéutico
7.4 El Departamento de Servicios Escolares
informa los requisitos para realizar el proceso
de Inscripción.
8.1 Revisa la documentación referente al pago de
inscripción, y establece el mecanismo para su
registro y validación.
8.2 Envía al aspirante al Departamento
de
Servicios Escolares a continuar su trámite.
9.1 Recibe y revisa los documentos de los
aspirantes aceptados
9.2 Anexa al expediente Solicitud de Inscripción
y Resguardo y el Contrato con el Estudiante
original y firmado
10.1 Si el estudiante entrega la documentación
marcada en Listado de documentos
requeridos para inscripción, el Departamento
de Servicios Escolares sella la copia del
estudiante de Solicitud de Inscripción y
Reguardo como expediente completo, de lo
contrario pasa al 11.2.
10.2 El/la aspirante firma carga compromiso de la
documentación adeudada, y tiene un lapso no
mayor a un semestre.
11.1 Programa
Cursos
de
Inducción,
en
coordinación con las Divisiones de Carrera.
11.2 Prepara el material necesario para el curso de
Inducción.
11.3 Supervisa la ejecución del curso de inducción.
Director/a
Académica
Jefe/a del
Departamento
de
Recursos
Financieros.
Jefe/a del
Departamento
de
Servicios
Escolares.
Jefe/a del
Departamento
de
Servicios
Escolares.
Director/a
Académica
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 5 de 7
12. Asigna el
turno.
12.1 Asigna turno al estudiante de nuevo ingreso.
13. Otorga carga
académica y credencial
escolar
13.1 Otorga carga académica con horario.
13.2 Emite y entrega credencial, durante las dos
primeras semanas de inicio del periodo.
Jefe/a de la
División de
Carrera
Jefe/a del
Departamento
de
Servicios
Escolares.
6. Indicadores del Procedimiento
Nombre
Atención a la demanda en el Primer Semestre
Cobertura en el Entorno
Fórmula
(Estudiantes inscritos a primer semestre/
Solicitantes de ficha para examen de admisión)
*100
(Estudiantes inscritos en el primer semestre/Total
de Egresados del Nivel Medio Superior en la Zona de
Influencia, que demanda educación superior) *100
7. Documentos de Referencia
Documento
Lineamientos para: convalidación de estudios, resolución de equivalencia de estudios y traslado
estudiantil.
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 6 de 7
8. Formatos
Tiempo de
Retención
Formato
Lista de aspirantes
aceptados.
Solicitud
Inscripción.
Contrato con
Aspirante.
de
el
Listado
de
documentos
requeridos
para
inscripción
Guía
para
la
asignación
de
número de control
Ficha de examen de
admisión.
Carga académica.
Formato
credencial
de
Responsable
de
conservarlo
Código del
Formato
Disposición
Departamento de
Servicios Escolares
ITSSMT-AC-PC-02FO-01
Al terminar el
tiempo de
retención
este se
destruye
Departamento de
Servicios Escolares
Permanente
Departamento de
Servicios Escolares
Permanente
Durante la estancia
del estudiante en el
ITSSMT.
Departamento de
Servicios Escolares
N/A
Permanente
Permanente
Departamento de
Servicios Escolares
N/A
Permanente
Permanente.
Departamento de
Servicios Escolares
N/A
Permanente
Durante la estancia
ITSSMT.
Departamento de
Servicios Escolares
N/A
Permanente
Permanente
Departamento de
Servicios Escolares
N/A
Permanente
Un semestre.
Durante la estancia
ITSSMT
Durante la estancia
ITSSMT.
8. Glosario
Carga Académica: Es el documento donde se registra el número de asignaturas con la cantidad
de créditos autorizados a cursar en un periodo escolar.
Inscripción: Proceso por el cual el/la aspirante que ha sido seleccionado mediante un examen y
cumple con los requisitos de admisión, es registrado como alumno del ITSSMT.
Número de control: Es el número otorgado por el ITSSMT, para identificar al alumno,
durante su estancia en el Instituto.
Equivalencia de Estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa,
declara equiparables entre sí, estudios realizados dentro del Sistema Educativo Nacional.
Revalidación de Estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa
Código:
ITSSMT-AC-PC-02
Revisión: 1
9001 7.2.1, 7.2.3 - 14001
4.4.3
Página: 7 de 7
declara equiparables entre sí, estudios realizados en el extranjero con planes de estudio del
Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica.
Curso de Inducción: Es la capacitación que se imparte a alumnos de nuevo ingreso antes de
iniciar clases donde se les da información relevante sobre su nueva escuela que le será de gran
utilidad durante la estancia en el ITSSMT.
ITSSMT: Instituto Tecnológico Superior de San Martín Texmelucan.
9. Anexos
Nombre del documento
Código
9.1 Formato de Lista de aspirantes aceptados
ITSSMT-AC-PC-02-FO01
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
9.2 Formato de Solicitud de inscripción Y Resguardo
9.3 Formato de Contrato con el/la Aspirante
9.4 Listado de documentos requeridos para inscripción
9.5 Guía para la asignación de número de control
9.6 Formato de ficha de examen de admisión
9.7. Formato de credencial
9.8 Formato de Carga académica
10. Control de Cambios de esta Versión
No. de
revisión
Fecha de
Actualización
0
1
01 de Julio del 2013
07 de Marzo de 2014
Descripción del cambio
Se emigra este procedimiento a un SGI
Se elimina el formato 4: PREFICHA

Procedimiento de Inscripción - Instituto Tecnológico Superior de

Transcripción

Documentos relacionados

PROCESO DE ADMISIÓN 2016- II SEGUNDA ESPECIALIDAD EN

GENERAR REPORTE DE INSCRITOS Ingresar