LA SECRETARIA PERFECTA

LA SECRETARIA PERFECTA
La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una
empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria /o
perfecta? ¿Hay cursos secretarias perfectas? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe
/a perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe
perfecto?
Nuestra
respuesta
es
que
"es
cosa
de
dos".
Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el
teléfono y las visitas, escribe cartas, es la mejor con el ordenador y cosas por el
estilo...
es
algo
más.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios
colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la
división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de
bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las
secretarias
convencionales
sean
sustituibles...
¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena
secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la
empresa.
Damos
algunos
consejos.
10
(Consejos
características
para
de
tener
la
secretaria
una
buena
perfecta
secretaria)
1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las
empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria:
idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la
secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima
confianza. Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para
que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y
debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y
las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total
entre el jefe y secretaria, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto
directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los
máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el
apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo
es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la
documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se
prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a
un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder
ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión
importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es
saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no
equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento
usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la
agenda sin estrés y manejando los imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el
estrés
en
el
trabajo (la
secretaria
puede
ayudar
mucho).
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve a
suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la
empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un
factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba
hábilmente en un vuelo de largo recorrido unupgrade a firts class. Se preocupaba de
hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la
reserva en la mesa más especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel
y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar
una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria
así?
5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de los más
altos directivos de América que su secretaria era la garantía de la ejecución de
cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la
eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias
espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que
alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una
fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la
mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su
secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los
temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular...
6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria conseguía
que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados.
Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con
énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hacía sentirse importante
al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su
cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la
empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear
un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con
la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba
ella,
se
echaba
de
menos
hasta
su
perfume.
7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto
como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe
familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología,
biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente,
hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al
normal
desarrollo
de
cada
día.
8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda la
información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones smartphones) para
incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo. Ejemplos de algunas de
estas herramientas (Agenda electrónica, comunicación directa -tipo whatsapp,
hangouts-...).
9. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación. Sobran explicaciones
una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir a crear un clima positivo y
agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.
10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas las
personas tienen una "marca" personal que cuidar más allá de la marca comercial o
corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin, Google+,
Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo. No lo
minusvalores.