Manual del usuario

15/10/2012 | Corferias | PBX: (571)3810000
Manual del
usuario
Manual de usuario modulo de Contratos
de la CSW
Corferias como centro internacional de negocios, quiere ofrecer a sus
clientes un servicio de calidad a través de la gestión adecuada de
procesos y la implementación tecnológica que contribuya al
crecimiento de la organización y el progreso de sus colaboradores, para
ello en pro del desarrollo el departamento de tecnología e información
ha diseñado una aplicación de gestión de información para las distintas
áreas de corporación nombrada Consola de Servicios Web CSW, esta
herramienta ofrece seguridad, rapidez y confiabilidad en la gestión de
información.
Para garantizar la calidad de los procesos que cada área realiza por
medio de la CSW, los módulos que la componen cuentan con un
personal de apoyo técnico que brinda soporte y una documentación de
uso, que servirá como guía para los usuarios que la implementen.
Este documento estará focalizado a la administración de información
del Modulo de Contratos especialmente realizado para el área Técnica
e Jurídica, por ello es de vital importancia que cada persona que tenca
contacto directo con el modulo, debe contar con los conocimientos
básicos de gestión del mismo.
Contenido
Estructura del modulo
2
-
Descripción del modulo
-
Opciones del modulo
Conocimientos básicos
-
Estructura lógica
-
Listados
-
Mensajes
-
Botones y campos
-
Formularios
Mapa de procesos
-
Descripción del mapa
-
Casos de uso
Recomendaciones
-
3
5
19
Recomendaciones finales
ESTRUCTURA DEL MODULO
2
El modulo de CONTRATOS permite a los usuarios del área jurídica administrar las solicitudes
de contratos realizados por los demás usuarios con accesos a la CSW y al modulo, de esta
manera se permite hacer un seguimiento a cada solicitud por medio de la ejecución
actividades sobre el mismas para llegar al perfeccionamiento de cada uno.
El modulo se compone por 7 opciones de la cuales REGISTROS tiene a su vez 6 sub opciones.
C
O
N
T
R
A
T
O
S
REGISTROS
ACTIVIDADES
GRUPOS
ALARMAS
CLASE DE CONTRATOS
GENERALIDADES
GARANTÍAS
CONTRATISTAS
SOLICITUDES
Esta opción permite en cada una de sus sub
opciones realizar el registro, búsqueda,
actualización y eliminación de información
perteneciente a cada categoría, en esta opción
se registra toda la información que se
gestionara en el modulo, así que es de vital
importancia mantener siempre actualizado.
Opción donde se gestiona la información de
contratistas de los contratos.
Opción especifica, para el usuario en sesión,
donde se pueden registrar solicitudes de
contratos y realizar respectivo seguimiento.
RE-CATEGORIZAR SOLICITUDES
Opción de categorización y asociación de
solicitudes en los grupos registrados.
EJECUTAR SOLICITUDES
Gestión de ejecución de actividades sobre las
solicitudes de contratos, según él ordene
especificado para el grupo asociado.
CONSULTAR SOLICITUDES
INDICADORES
Acceso rápido para consulta y seguimiento de
solicitudes.
Opción de evaluación sobre la gestión de
información sobre el modulo por medio de sus
tres indicadores.



Tiempo promedio elaboración Contrato.
Indicadores de Cumplimientos.
Solicitudes no finalizadas.
3
CONOCIMIENTOS BÁSICOS
Para empezar a gestionar el modulo debe tener en cuenta la siguiente información:
ESTRUCTURA LÓGICA
El modulo cuenta con opciones que son vitales para la estructura lógica, por ello la
opción Registros es la primera, como esta permite el registro de información general
del modulo, las demás opciones dependerán directamente de esta, para su correcto
funcionamiento.
Ahora existen opciones que son de gestión, es decir permiten llevar una
administración de la información ingresada por medio de la opción registros, como lo
son Solicitudes, Re-Categorizar solicitudes y Ejecutar solicitudes, estas opciones
utilizan en gran parte información de las sub opciones de registros e información
adicional. Por último existen opciones informativas, las cuales son Consulta de
solicitudes e indicadores quienes dependen directamente de las opciones de
gestión.
LISTADOS
Los listados normalmente son los reporte de registros pertenecientes a la opción, es
decir la sub opción actividades tiene un listado de actividades como la sub opción
grupos tiene un listado de grupos, de igual manera para las demás opciones.
Los listados muestran al lado derecho del cada registro, la opción de actualización
representada por un lápiz y la opción de eliminación Por una X en rojo, cuando se
cliquea sobre la imagen de actualización, el sistema envía a un formulario de
actualización donde se trae la información de registro que se puede actualizar, si al
contrario, da clic en la opción de eliminación, el sistema valida y elimina el registro
del listado. Cuando existen gran cantidad de registros en un listado, el sistema pagina
el reporte para que este sea legible, en grupo de entre (5 a 30) registros. Para navegar
en el listado, en la parte superior e inferior se muestra el siguiente máster de control,
el cual permite moverse a la siguiente o anterior pagina del listado sea el caso o saltar
de una página a otra por medio de listado numérico desplegable.
4
CONOCIMIENTOS BÁSICOS
MENSAJE
Los mensajes permiten obtener información de procesos que se van a ejecutar o
acabaron de finalizar, por ejemplo cuando se realiza un inserción, el sistema mostrara
un mensaje informando que se registro con éxito, también al diligenciar un
formulario, si se solicita en un campo información numérica y por error se digitar
información alfanumérica, el sistema informará que los datos diligenciados en dicho
campo no es valido.
El objetivo de los mensajes es mantener informado al usuario de estado en que se
encuentra la gestión de información, por ello en los listados se muestran mensajes de
registro, eliminaciones, actualizaciones realizadas y dentro de los formularios se
muestran mensaje de validación de información o informativos.
BOTONES Y CAMPOS
Los botones usualmente tienen el nombre de la función que realizan, en otras
palabras el botón que se encuentra en un formulario de registro tiene como nombre
REGISTRO igualmente que el botón que retrocede una página llamado VOLVER.
Además los botones tienen otras funciones, como validar información, si en un
formulario de registro existen campos obligatorios, los cuales se representan por un
(asterisco *) y estos no son correctamente diligenciados, el botón no inicia el proceso
hasta que la información en los campos este correcta.
Además para evitar el grado de error en el diligenciamiento de un formulario, se
incentiva al usuario indicándole los campos obligatorios, los campos donde deben ir
números, fechas o los de selección, de manera que el proceso sea más fácil para el
usuario y al mismo tiempo evitar errores generados por la aplicación.
FORMULARIOS
cuando se diligencie un formulario se debe tener en cuenta que tipo de información se
va ingresa, usualmente el nombre del formulario se encuentra en la parte superior del
mismo, el cual le indicara a qué clase de información hace referencia, es decir si es un
formulario de registro de una actividad, los datos serán el de la actividad a la cual se
desea registrar.
Los formularios llegan a ser sencillos de diligenciar, de uno a cinco campos o
complejos ya que pueden ser fraccionados en secciones donde se clasificar la
información a diligenciar.
CASOS DE USO
5
Par obtener algún resultado, se debe iniciar un proceso, por ello
se especificaron los siguientes casos de uso, los cuales le
explicaran de forma detallada, cada paso en la gestión del
modulo de contratos, a medida que explora entenderá el
objetivo por el cual fue diseñado el modulo y cuáles serán los
beneficios que tendrá en administrara la información por medio
de esta aplicación.
El modulo tiene asociados dos grupos de usuarios:
SOLICITUDES DE CONTRATOS
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Cuando se realiza el registro de un usuario, se asocia a un
grupo para que este pueda tener acceso al modulo.
El primer grupo permite a los usuarios de CSW tener
acceso solo a la opción de solicitudes, para que puedan
registrar y hacerle seguimiento, mientras que el grupo de
administración permite acceder a todas las opciones para
gestionar toda la información de modulo.
Cabe destacar que al estar asociado a un grupo donde se
conceden todos los permisos sobre el modulo, implica una
gran responsabilidad ya que la información que pueda ser
alterada para perturba la integridad de la aplicación, el
sistema será capaz de reconocer el usuario quien realizo la
acción para su identificación.
En este ocasión explicaremos los casos de uso con un
usuario asociado al grupo ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS puesto que este tendrá acceso a cada opción
y sub opción del modulo, como a los procesos que en ellos
se gestionan.
REFERENCIA: Inf-001
CONDICIÓN
1
2
PASO
1
2
3
4
5
6
7
CASO: REGISTROS - ACTIVIDADES
Deben existir usuarios registrados en el sistema CSW.
Deben existir alarmas disponibles para ser asociadas al inicio o vencimiento de
ejecución de actividad (Inf-003).
SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción REGISTROS y luego la sub opción ACTIVIDADES.
El sistema despliega el listado de Actividades generales ordenas por la secuencia normal de ejecución.
El usuario busca la actividad, si no se encuentra registrada da clic en el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de nueva actividad.
El usuario diligencia la información de la nueva actividad en los campos correspondientes, teniendo en
cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), luego da clic en el botón INSERTAR.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de actividades.
A partir del registro, el usuario podrá completar la información de la actividad dando clic en el botón
EDICIÓN el cual despliega un formulario de cuatro secciones:
Datos Generales: permite actualizar datos como nombre, el sistema de notificaciones, la acción sobre
la solicitud y definir la posición en la secuencia normal de ejecución.
Responsables: permite asociar usuarios del sistema CSW como personas responsables de la ejecución
de esa actividad en particular.
Notificantes: de manera similar permite asociar usuarios del sistema CSW, para que sean notificados
de vencimiento de ejecución sobre la actividad
Alarmas asociadas: permite asociar alarmas de tipo Inicio o Vencimiento de actividad para notificar a
los usuarios solicitantes de cada contrato, esta sección esta ligada al término definido en el campo
Notificar a los solicitantes de la sección Datos generales.
También podrá borrarse el registro a través del botón ELIMINAR en el listado de actividades.
8
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si la actividad se encuentra registrada, el caso salta al paso (7).
Paso (8)
Podrá eliminarse el registro siempre cuando no este ligado a un grupo y no tenga ni usuario y alarmas
asociadas al mismo.
6
REFERENCIA: Inf-002
CONDICIÓN
1
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
CASO: REGISTROS – GRUPOS
Es necesario contar con actividades registradas (Inf-001), para completar la
información del grupo.
SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción REGISTROS y luego la sub opción GRUPOS.
El sistema despliega el listado de Grupos ordenas por nombre.
El usuario busca el grupo, si no se encuentra registrado da clic en el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de nueva grupo.
El usuario diligencia la información del nuevo grupo en los campos correspondientes, teniendo en
cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), luego da clic en el botón INSERTAR.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de grupos.
A partir del registro, el usuario podrá completar la información del grupo dando clic en el botón
EDICIÓN el cual despliega un formulario de dos secciones:
Datos del Grupo: permite actualizar datos como nombre y descripción del grupo.
Actividades del Grupo: en esta sección se asocian las actividades al grupo previamente registradas, se
define la duración en días y la secuencia de ejecución aplicable al grupo.
Al completar la información se podrá retornar a listado de grupos con el botón VOLVER, el sistema
calcula la duración total sumando los días de ejecución de todas las actividades asociadas a un grupo.
9
Se podrá borrar el registro de un grupo con el botón ELIMINAR.
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si el grupo se encuentra registrado, el caso salta al paso (7).
Paso (8)
Podrá eliminarse el registro siempre cuando no tenga actividades asociadas.
7
REFERENCIA:
CONDICIÓN
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
Inf-003
CASO: REGISTROS – ALARMAS
--SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción REGISTROS y luego la sub opción ALARMAS.
El sistema despliega el listado de alarmas ordenas por nombre.
El usuario busca la alarma, si no se encuentra registrada, dar clic en el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de nueva alarma.
El usuario diligencia la información de la nueva alarma en los campos correspondientes, utiliza el
listado de variables desplegables para añadir información al contenido, las variables definidas son
reconocidas por el sistema y remplazadas por los datos de la solicitud que va a ser notificada.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de alarmas.
El usuario podrá actualizar la datos de la alarmas dando clic en el botón EDITAR, los cambios
realizados podrán ser identificados al uso del generados de alarmas de la BD.
También podrá ser suprimida la alarma con el botón ELIMINAR mientras no este asociada a una
actividad (Inf-001).
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si la alarma se encuentra registrada, el caso salta al paso (7).
8
REFERENCIA:
CONDICIÓN
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
Inf-004
CASO: REGISTROS – CLASES DE CONTRATOS
--SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción REGISTROS y luego la sub opción CLASES DE CONTRATOS.
El sistema despliega el listado de clases de contratos ordenas por nombre.
El usuario busca la clase de contrato, si no se encuentra registrado, dar clic en el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de la nueva clase.
El usuario diligencia la información de la nueva clase de contrato en los campos correspondientes,
teniendo en cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), luego da clic en el botón INSERTAR.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de clases de
contratos.
El usuario podrá actualizar la datos de la clase de contrato dando clic en el botón EDITAR.
También podrá ser suprimida la clase de contrato con el botón ELIMINAR mientras no se haya
perfeccionado un contrato con este tipo.
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si la clase de contrato se encuentra registrada, el caso salta al paso (7).
9
REFERENCIA:
CONDICIÓN
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
Inf-005
CASO: REGISTROS – GENERALIDADES
--SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción REGISTROS y luego la sub opción GENERALIDADES.
El sistema despliega el listado de generalidades ordenas por nombre.
El usuario busca la generalidad, si no se encuentra registrado, dar clic en el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de la nueva generalidad.
El usuario diligencia la información de la nueva generalidad en los campos correspondientes, teniendo
en cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), luego da clic en el botón INSERTAR.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de
generalidades.
El usuario podrá actualizar la datos de la generalidad dando clic en el botón EDITAR.
También podrá ser suprimida la generalidad con el botón ELIMINAR mientras no se haya
perfeccionado un contrato con este tipo.
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si la generalidad se encuentra registrada, el caso salta al paso (7).
10
REFERENCIA:
CONDICIÓN
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
Inf-006
CASO: REGISTROS – GARANTIAS
--SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción REGISTROS y luego la sub opción GARANTIAS.
El sistema despliega el listado de garantías ordenas por nombre.
El usuario busca la garantías, si no se encuentra registrada, dar clic en el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de la nueva garantía.
El usuario diligencia la información de la nueva garantía en los campos correspondientes, teniendo en
cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), luego da clic en el botón INSERTAR.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de garantías.
El usuario podrá actualizar la datos de la garantías dando clic en el botón EDITAR.
También podrá ser suprimida la garantía con el botón ELIMINAR mientras no se haya perfeccionado
un contrato donde se hayan nombrado.
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si la garantía se encuentra registrada, el caso salta al paso (7).
11
REFERENCIA:
CONDICIÓN
PASO
1
2
3
4
5
6
7
8
Inf-007
CASO: CONTRATISTAS
1
Contar con información física que sirva como respaldo al registro en el sistema.
SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción CONTRATISTAS.
El sistema despliega el listado de contratistas ordenas por nombre.
El usuario podrá busca al contratista por medio del filtro que se encuentra en la parte superior del
listado, ingresando como dato de referencia el numero de NIT, si no se encuentra el registro, dar clic en
el botón INSERTAR.
El sistema muestra el formulario de registro de un nuevo contratista.
El usuario diligencia la información del nuevo contratista en los campos correspondientes, teniendo en
cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), luego da clic en el botón INSERTAR.
El sistema valida la información y realiza el registro, inmediatamente retorna a listado de contratistas
El usuario podrá actualizar los datos del contratista, dando clic en el botón EDITAR.
También podrá ser suprimido el registro con el botón ELIMINAR mientras no se haya perfeccionado un
contrato donde se hayan nombrado.
EXCEPCIONES
Paso (3)
El filtrado retorna algún resultado, el caso salta al paso (7).
NOTA
Al solicitar un contrato en el cual se halla estipulado una o varias órdenes de servicio o compra, al
realizar la validación, el sistema tomara la información del proveedor desde NOVASOFT y la
actualizara o registrara como un contratista, lo cual significa que al darse el caso, es necesario que la
información del proveedor este completamente diligenciada en NovaSoft de manera que al realizarse
la actualización no se presente perdidas de datos.
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REFERENCIA: Inf-008 CASO:
SOLICITUDES
CONDICIÓN
1
Contar con generalidades bien definidas (Inf-005)
2
Disponer de contratistas con información que corresponda a la realidad (Inf-007)
3
Debe existir garantías definidas (Inf-006)
4
Si la solicitud lo requiere, contar la orden de servicio o compra generada en NOVASOFT
PASO
SECUENCIA NORMAL
1
Selecciona la opción SOLICITUDES.
2
El sistema despliega el listado de solicitudes generadas por el usuario en sesión ordenadas por la fecha
de registro.
3
El usuario podrá:
Actualizar: siempre y cuando no haya empezado el proceso de perfeccionamiento.
Imprimir: generar el desprendible de la solicitud para su impresión y correspondiente análisis.
Eliminar: podrá suprimir la solicitud de contrato mientras no haya empezado el proceso de
perfeccionamiento, en ese caso, solo el personal encargado de administrar e modulo, podrá anular la
solicitud en las actividades que así de lo permitan.
4
Para realizar una solicitud, ingresar al formulario de registro de dando clic en INSERTAR.
5
Paso 1: el usuario define la generalidad que rige el contrato, según al configuración e la mima,
solicitara que ingrese el campo orden de servicio o compra.
6
El sistema valida la información suministrada, con respecto a las ordenes se verifica su existencia en
NOVASOFT, se procede a calcular el sumatoria total de la ordenes para general el valor del contrato y
registra o actualiza al proveedor como un contratista en CSW, si todo es correcto se continua con el
proceso de solicitud.
7
Paso 2: el usuario complementa la información de la solicitud como solicitante, proveedor, datos base,
garantías y datos detallados, teniendo en cuenta (tipos de campos y campos obligatorios), termina dado
clic en CONTINUAR.
8
El sistema termina de validar que toda la información esta correctamente diligenciada y procede a
realizar el registro, retornando a listado de solicitudes.
9
El usuario deberá generar el desprendible de la solicitud, por medio del botón IMPRIMIR para llevar el
físico a responsable del área jurídica.
10
Apartar de allí, se podrá realizar el seguimiento a la solicitud revisando las actividades ya realizadas
utilizando el botón EJECUCIONES sobre la solicitud.
EXCEPCIONES
Paso (3)
El filtrado retorna algún resultado, el caso salta al paso (7).
NOTA
Al solicitar un contrato en el cual se halla estipulado una o varias órdenes de servicio o compra, al
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realizar la validación, el sistema tomara la información del proveedor desde NOVASOFT y la
actualizara o registrara como un contratista, lo cual significa que al darse el caso, es necesario que la
información del proveedor este completamente diligenciada en NovaSoft de manera que al realizarse
la actualización no se presente perdidas de datos.
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REFERENCIA: Inf-009 CASO:
R-CATEGORIZAR SOLICITUDES
CONDICIÓN
1
Contar con solicitudes de contratos registrados por usuarios solicitantes (Inf-008).
2
Disponer de contratistas con información que corresponda a la realidad (Inf-007).
3
Debe existir grupos de actividades bien definidos (Inf-002).
PASO
SECUENCIA NORMAL
1
Selecciona la opción R-CATEGORIZAR SOLICITUDES.
2
El sistema despliega el listado de solicitudes que no han sido asignadas a un grupo, ordenadas por la
fecha por la fecha de solicitud.
3
El usuario podrá utilizar el filtro en la parte superior para clasificar los resultados y posteriormente
dando clic en FILTRAR.
4
Cuando el usuario encuentre el registro de la solicitud, deberá dar clic en el botón CATEGORIZAR.
5
El sistema muestra dos secciones información de la solicitud e información de categorización, en
esta ultima, visualizamos el listado de grupos registrados a los cuales se permitirá la asignación de la
solicitud.
6
El sistema asigna la solicitud al grupo e informa el éxito del proceso.
EXCEPCIONES
Paso (2)
Es probable que el sistema no identifique solicitudes para categorizar, lo que significa no se han
reportado solicitudes por los usuarios del sistema.
Paso (3)
Las solicitudes que han sido asignadas a un grupo y es necesario reasignarlas, el usuario deberá
cambiar el campo de filtro función como RE-CATEGORIZAR, para que el sistema identifique las
solicitudes que ya han sido asociadas a un grupo o empezado el proceso de perfeccionamiento.
Existe restricciones de re-categorización, los cuales solo es permitido cuando la solicitud no ha
cumplido la mayor parte de ejecuciones de actividades o cuando no se le ha asignado el numero de
consecutivo, por lo cual se sugiere antes de efectuar la categorización que se realice una análisis de la
información suministrada en la solicitud para evitar inconvenientes que puedan afectar los
indicadores de gestión sobre el modulo.
15
REFERENCIA: Inf-010
CASO:
EJECUTAR ACTIVIDADES
CONDICIÓN
1
Para ejecutar actividades, es necesario que estas estén categorizadas (Inf-009).
2
Debe existir grupos de actividades bien definidos (Inf-002).
PASO
SECUENCIA NORMAL
1
Selecciona la opción EJECUTAR ACTIVIDADES.
2
El sistema muestra un filtro, que permite clasificar solicitudes por:
ID: trae cualquier solicitud que corresponda sin importa en que grupo se encuentre asignado.
Grupo: muestra el listado de actividades asociadas al grupo con las solicitudes correspondientes por
falta de ejecución.
Actividad: este campo se activa al definir el grupo, el cual permite obtener solo el listado de solicitudes
por falta de ejecución en una actividad en particular.
3
El usuario utiliza el filtro para clasificar la información y poder encontrar la solicitud, antes de ejecutar
la actividad sobre la misma es necesario verificar la información para evitar inconvenientes, por ello
posteriormente al dar clic en el botón EJECTAR, se muestra un mensaje de verificación, informando
datos como el ID y el PROVEEDOR.
4
El sistema registra la ejecución y mueve la solicitud a la siguiente actividad según el orden de ejecución
definido el listado de actividades del grupo, hasta que complete todo el proceso, en se caso la solicitud
entra en estado CONTRATO PERFECCIONADO.
EXCEPCIONES
Paso (4)
1. En las actividades donde se realiza la asignación del tipo de contrato y consecutivo, el proceso
cambia levemente, ya que el sistema muestra una interfaz antes de registrar la ejecución donde
se presenta la información relevante a la ejecución.
2. Algunas actividades permiten anular las solicitudes, según se halla estipulado en su
configuración, véase (inf-001).
3. La herramienta cuenta con un sistema semáforo, que permite indicar visualmente al usuario las
solicitudes que están próximas de ejecución y las que se encuentran vencidas con los colores
AMARILLO y ROJO respectivamente, este sistema trabaja en conjunto con el gestor de alarmar
que notifica a los responsables de ejecución de las actividades por medio del correo.
4. También el gestor de alarma realiza notificaciones a los usuarios solicitantes de los contratos,
con el objetivo de comunicar el retraso sobre las solicitudes, esas notificaciones se alimentan
del contenido definido en la opción de alarmas, véase (Inf-003).
16
REFERENCIA:
CONDICIÓN
PASO
1
2
3
Inf-011
CASO:
CONSULTA DE SOLICITUDES
1
Es necesario contar con solicitudes registradas (Inf-008).
SECUENCIA NORMAL
Selecciona la opción CONSULTA DE SOLICITUDES.
El usuario podrá utilizar los ítems del filtro para clasificar la información del listado.
Al obtener resultados, el usuario podrá verificar la información de la solicitud como el historial de
ejecuciones sobre la misma o la actividad en la que se encuentra.
EXCEPCIONES
Paso (3)
Si el sistema no muestra resultados significa que no existen solicitudes con corresponda con las
especificaciones.
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REFERENCIA
CONDICIÓN
PASO
1
Inf-012
CASO:
INDICADORES
1
Es necesario contar con solicitudes registradas (Inf-008).
2
Debe existir grupos de actividades bien definidos (Inf-002).
SECUENCIA NORMAL
Opción de evaluación sobre la gestión de información sobre el modulo por medio de sus tres
indicadores.
Tiempo promedio elaboración contrato:
Permite obtener el promedio de tiempo utilizado en el perfeccionamiento de solicitudes
mensualmente, además de poder clasificar los resultados por grupos durante periodos de tiempo.
Indicadores de cumplimientos:
Permite obtener la evaluación individual de cumplimiento sobre las solicitudes, respecto a factores
como tiempo de ejecución, ejecuciones la primera actividad sobre la fecha inicio del contrato y
ejecución de la última actividad sobre la fecha fin del contrato, valiéndose de los ítems del filtro para
catalogar los resúltalos. En a parte inferior podrá obtener un análisis porcentual según los resultados
obtenidos en el filtrado.
Solicitudes no finalizadas:
Permite obtener un histórico de las solicitudes que han sido eliminadas o anuladas del proceso, de la
cuales se podrá observar la rozan del deceso y análisis porcentual, de igual manera cuenta con un filtro
para clasificar los resultados.
EXCEPCIONES
Paso (1)
Los resultados obtenidos en cualquiera de los indicadores, se basan en los criterios de búsqueda.
18
19
RECOMENDACIONES FINALES
Este manual está basado en el modulo CONTRATOS de la consola de servicios web
(CSW), el buen funcionamiento de esta herramienta depende de la correcta
utilización, por ello se aconseja:
 Leer el manual de usuario CSW – INICIO
 Comprender los tiempos de respuesta de la aplicación.
o NOTA: los tiempos de respuesta pueden variar dependiendo de la zona
horaria de tráfico de información al servidor por parte de otros
usuarios.