OFICIO INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE 2013

Transcripción

ESE-IAD1-PD1-F04
V:01
República de Colombia
Departamento del Cauca
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO 1 E.S.E.
NIT. 900145581-5
OFICIO
INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE 2013
FORTALEZAS
1. En la ESE Centro 1 el Control Interno Contable con corte a diciembre 31 de
2013 , evidencia un
grado de mejoramiento comparado con el año
inmediatamente anterior, dentro de la calificación cuantitativa que arroja el
procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación se presenta
un grado de implementación en la efectividad de los controles , actividades
del proceso contable con un porcentaje de cumplimiento que oscila entre 4.18
y 4.86
considerado adecuado
y está contenida dentro del rango de
calificaciones de 4.0 a 5.0; no obstante las acciones implementadas y otros
elementos de control tiene una calificación de 3.38 considerada satisfactoria
dentro del rango de 3.0 -4.0 (ver tabla siguiente)
PUNTAJE
OBTENIDO
INTERPRETACIÓN
4,14
ADECUADO
4,38
ADECUADO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN
4,18
ADECUADO
1.1.2 CLASIFICACIÓN
4,63
ADECUADO
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
4,33
ADECUADO
4,68
ADECUADO
NÚMERO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CONTABLE
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.1
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y
DEMÁS INFORMES
4,86
1.2.2
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
4,50
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1
ACCIONES IMPLEMENTADAS
ADECUADO
ADECUADO
3,38
SATISFACTORIO
3,38
SATISFACTORIO
2. Los EE FF son presentados ante la junta directiva y a los entes de control,
igualmente estos son divulgados a la comunidad en general a través de la
página web en el link de normatividad y cumple con la normatividad al
respecto.
3. El área de Contabilidad y Presupuesto cuenta con los soportes adecuados para
realizar los registros contables, las cifras de los estados e informes financieros.
Calidad y humanización, nuestra vocación
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4. El proceso contable cuenta con cuatro procedimientos así: declaraciones
tributarias, conciliaciones bancarias, registros contables e información
consolidada, estos se encuentran adoptados, estandarizados y debidamente
documentados de acuerdo a lo estipulado en el Modelo Estándar de Control
Interno.
5. En cada una de las etapas y actividades del proceso contable, se utiliza o aplica
el régimen de Contabilidad pública conforme la Contaduría General de la
Nación.
6.
Durante la vigencia 2013, el flujo de la información contable mejoro
notablemente. la información se consolida a través de datos suministrados por
los procesos de Presupuesto, Facturación, Cartera, Tesorería, Almacén y
Contratación. la ESE se encuentra actualizando el software AWA SOLUTIONS, el
cual es un programa que funciona de manera integrada con el proceso
contable.
7.
Todas las transacciones que se realizan entre las áreas, son de fácil
identificación. Así mismo en los procesos contables se detallan los conceptos
permitiendo la labor.
8. El dictamen el Revisor Fiscal se realiza verificando los Estados Financieros y las
notas al mismo, que sean coherentes y consistentes con la información
presentada.
9. El proceso de Contabilidad tiene establecido un mapa de riesgos, al cual se la ha
venido dando cumplimiento.
10. Las políticas contables se encuentran debidamente documentadas a través de la
Resolución 141 de 16 de junio de 2013, por medio del cual se adoptan las
políticas de operación para la ESE Centro 1.
11. La ESE da cumplimiento al Decreto 2649 de 93 que define los lineamientos
para los registros contables y control de la situación financiera en la empresa.
12. La contabilidad en la ESE se
aceptación en Colombia
lleva de acuerdo a las normas de general
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13. Durante la vigencia dando cumplimiento a las normas de contabilidad se
actualizaron los registros contables en materia de depreciación de muebles,
depuración de la cartera y bajas de almacén por cumplimiento de ciclo de vida
útil previa aprobación de la junta directiva.
DEBILIDADES
1. No obstante de haber mejorado el flujo información, hay deficiencia en el flujo
en las áreas de Cartera y Facturación. El atraso de la información se genera en
los operadores que al efectuar los pagos lo hacen globalmente, debiendo el área
de cartera de la ESE verificar a que facturas se refiere el pago.
2.
Existen procedimientos en los procesos del área financiera, pero
interrelacionarlos entre sí.
falta
3. Se contrató un profesional para la elaboración de las tablas de retención
documental (TRD) y sensibilización en temas de archivística. Sin embargo el
proceso está a la espera de la aprobación de las TRD por parte del Consejo
Departamental de Archivo del Cauca, en las áreas del proceso contable y
financiero no se aplica la ley general de archivos.
4. Se produjo el análisis, estudio y depuración de cartera documental aprobado por
la Junta Directiva, pero falta por descargar contablemente valores acumulados
desde la creación de la ESE (2007), que deben ser descargados
progresivamente para no afectar los estados financieros.
5. En la presente vigencia se implementó el mapa de riesgos del proceso contable.
razón por la cual no se pudo hacer el respectivo seguimiento, no obstante se
han implementado controles y se continúa con el sostenimiento de las acciones
existentes.
6. La ESE Centro 1 , no tiene un centro de costos que defina claramente cuáles
son sus costos y gastos por punto de atención, sin embargo dentro del Plan
Anual Operativo 2013 ,se ha dado inicio al costeo de productos y servicios del
Plan intervenciones colectivas (PIC) , pero debe dársele continuidad al plan de
costeo en toda la institución.
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7. El área contable funciona como tal pero no está debidamente establecida
dentro la planta personal.
8. A la actual administración y su Contadora no se le hizo entrega formal o
empalmen en materia institucional y contable.
9.
Existen cuatro procedimientos del área contable (declaraciones tributarias,
conciliaciones bancarias, registros contables e información consolidada) pero
dentro del Plan de mejoramiento contable debe adelantarse EL procedimiento
para mejorar el flujo de información de todas las áreas al subproceso contable.
AVANCES
OBTENIDOS
RESPECTO
DE
LAS
EVALUACIONES
Y
RECOMENDACIONES REALIZADAS.
1. Los registros contables hoy son ajustados a la realidad como consecuencia de
la actualización de los registros contables en materia de depreciación de
muebles, depuración de la cartera y bajas de almacén por cumplimiento de ciclo
de vida útil.
2. Los registros contables tanto digitales como impresos se encuentran
debidamente soportados y son de fácil consulta.
3. Las conciliaciones bancarias se hacen en forma periódica.
4. Se realizan bajas y actualización de inventarios en forma anualizada.
5. Hay seguimiento y acciones al sistema de cartera con una periodicidad mensual.
6. La cartera acumulada de años anteriores se analizó, depuro y se clasifico como
cartera de difícil cobro hasta trasladarse a la oficina jurídica para su acción
cobro coactivo.
7. Se elaboró un plan de mejoramiento para evitar el represamiento de cuentas
por pagar de vigencias anteriores que afecten los indicadores de gestión y por
consiguiente los estados financieros.
8. Se contrató la actualización del programa AWA SOLUTIONS, que se encontraba
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inutilizado dando cumplimiento al plan mejoramiento suscrito con la Contraloría
Departamental.
9. Las relaciones inter laborales mejoraron ostensiblemente, permitiendo que los
puestos de trabajo estén acorde con las labores, lo cual se traduce en un
rendimiento laboral y una mejor prestación de servicios.
10. Se adoptó el manual de procesos y procedimientos mediante acto administrativo
No 165 de 2013 para el área contable y correspondiente socialización.
RECOMENDACIONES
1. La valoración cuantitativa del proceso contable se calificó como adecuada y
satisfactoria, sin embargo se deben proponer acciones orientadas hacia el
mantenimiento del proceso, esto se puede realizar a través del mapa de riesgo.
2. Adecuar o ajustar los procedimientos del proceso de Contabilidad respecto a la
periodicidad con la que se debe rendir los informes.
3. Adelantar un procedimiento de circulación de saldo a cargo del proceso del
Cartera hasta mejorar los saldos con los operadores, esclareciendo las cuentas o
facturas a las que correspondan los pagos, con lo cual se mejora los registros
contables.
4. Propender por un procedimiento sostenido y permanente a las cuentas por
cobrar, para consecuentemente establecer el monto ajustado de la provisión de
cartera.
8. Realizar la interrelación de los procesos del área financiera
9.
Continuar con la política de dar Cumplimiento a la Ley general de archivo, en lo
que respecta a las tablas de Retención documental y con el fin de mejorar el
archivo de los documentos de los procesos financieros.
10. Una vez terminado la rendición de informes a los órganos de control o las
entidades que exijan los informes financieros comprobándose la veracidad de
los datos, se debe agilizar hasta poner en marcha del programa AWA
SOLUTIONS e integrar todos sus módulos.
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Atentamente
MARTHA VIVIANA MERA U.
HORACIO DORADO GOMEZ.
Contratista Control Interno
Revisor Fiscal.
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OFICIO
CI.2.3-004-14
Piendamó, 18 de febrero de 2014.
Doctor
RODRIGO QUIÑONES
Gerente
Empresa Social del Estado Centro 1 – E.S.E.
Piendamó.
Asunto: Informe Evaluación Cuantitativa y Cualitativa Control Interno Contable
2013.
Cordial Saludo
Por medio de la presente respetuosamente me permito enviar para su
conocimiento y fines pertinentes el informe del asunto.
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