Solicitud de Participación

Transcripción

NUEVOS EXPOSITORES
16
BY TEXTILHOGAR
FERIA HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR
HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR FAIR
08 - 10
SEPT.
2016
FERIA HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR 08- 10 SEPT. 2016
BY TEXTILHOGAR
FECHA LÍMITE DE ADMISIÓN Y PAGO DE SOLICITUDES: 31 MARZO 2016 ( NUEVOS EXPOSITORES)
DEADLINE FOR ACCEPTANCE OF FORMS AND PAYMENT: 31 st MARCH 2016 ( NEW EXHIBITORS)
1.- DATOS DE LA FIRMA EXPOSITORA / EXHIBITOR’S DETAILS:
Razón social / Company Name
___________________________________________________________________________ C.I.F.
Domicilio / Address _________________________________________________________________ Apartado / P. O. Box
/ TAX Number
_______
____________________
Cod. Postal / Post Code _________
Ciudad / City __________________________________________ Provincia / State __________________________________País / Country
____________________________
Teléfono / Telephone _____________________________________________________________________Fax __________________________________________
E-mail ______________________________________________________________________________________Web ________________________________________
Nombre de la empresa a efectos de rotulación de stand / Company name for the Nameplate _________________________________________
Nombre del Gerente / Manager Name ________________________________________________________________________________________________________________
Persona encargada de la participación en la Feria _____________________________________________ E-mail _________________________________
Name of the person handling your participation in the exhibition _________________________________ E-mail _________________________________
Actividad / Activity:
Fabricante / Manufacturer
Exportador / Exporter
Distribuidor / Retailer
Importador / Importer
Mayorista / Wholesaler
Otro / Other
Sector/es de actividad de su empresa / Please indicate the sector/s of your company:
TEJIDOS DE TAPICERIA Y DECORACIÓN, CORTINAS Y ACCESORIOS, PASAMANERIAS /
UPHOLSTERY AND DECOR, COURTAINS,NET CURTAINS, TRIMS AND ACCESSORIES
ROPA DE HOGAR (CAMA,BAÑO,COCINA Y MESA) /
BED, BATHROOM, KITCHEN LINENS
EDITORES TEXTILES /
TEXTILES MANUFACTURERS
ALFOMBRAS Y MOQUETAS
RUGS AND CARPETS
COMPLEMENTOS DE DECORACION Y REGALO
UPHOLSTERY, DECOR AND GIFTS
2.- TARIFAS Y PROCEDIMIENTO DE PAGO / PRICES AND PAYMENT PROCEDURE:
- Derechos de Inscripción/ Registration Fee:
375 € + 10% IVA / VAT
235,00 €/m2 + 10 % IVA / VAT
TARIFA PROYECTO/ PROPOSED RATE:
· Para empresas pertenecientes a una Asociación sectorial Colaboradora:10% de descuento por metro cuadrado
· To companies that belong to a sectorial associations: 10% discount meter square
EL PROYECTO TEXTILHOGAR INCLUYE / TEXTILHOGAR THE PROJECT INCLUDES:
· Contratación y Alquiler de espacio / Recruitment and rental space
· Montaje, Decoración y Equipamiento del stand /Installation , Decoration and Equipment Stand
· Misiones inversas de compradores internacionales / Inverse missions of international buyers
TRAMOS / SECTIONS:
Stands de 15 m2 a 20 m2 / Stands measuring 15 m2 to 20 m
Stands de 21 m2 a 32 m2 / Stands measuring 21 m2 to 32 m2
Stands de 32 m2 a 45 m2 / Stands measuring 32 m2 to 45 m
Stands de 45 m2 en adelante/ Stands measuring 45 m2 and more
¿Es miembro de alguna asociación sectorial? En caso afirmativo, indíquela /
Si/Yes:_______________________)
Are you member of any trade association? If so, which one?
NO
• Nuevo Procedimiento de pago / New Payment procedure:
- 1erpago: al solicitar el espacio, Derechos de Inscripción + 25% del importe del espacio solicitado (fecha límite: 31MARZO 2016)
1stPaymemt Upon reservation: 25% deposit on stand floorspace rental fee.+ Registration Fee (before: 31st March 2016)
- 2º pago: 40% del importe del espacio solicitado (fecha límite: 27 MAY. 2016)
2ndPaymemt: 40% stand floorspace rental fee.( before: 27 th MAY 2016)
- 3º pago: 35% restante y servicios solicitados, antes del montaje del stand (fecha limite: 29 Julio 2016)
3rdPaymemt: 35% stand floorspace rental fee before mounting the stand.( before: 29 th July)
La firma de esta solicitud supone el conocimiento y aceptación de las condiciones de participación de la Feria /
By signing this application form, exhibitors are understood to have read and accepted the conditions regarding participating in the exhibition
Nombre y DNI o Pasaporte de la persona que firma:
Name and ID or Passport number of the person signing this form:
Firma y Sello de la Empresa / Signature and company stamp
Fecha / Date: Valencia
A cumplimentar por Feria Valencia
Stand n.º
Nivel:
Pabellón
Fecha entrada solicitud:
m2 asignados
Total Euros (sin IVA)
Fecha pago:
N.º Cliente:
Observaciones:
/
N.º Expositor:
/20
- Por transferencia bancaria a nombre de Feria Muestrario Internacional de Valencia, a algunas de las siguientes cuentas:
Banco
IBAN
Swift (BIC)
BBVA
ES84 0182 5941 4102 0150 5396
BBVAESMM
BANKIA
ES97 2038 5889 4160 0062 3341
CAHMESMMXXX
NOTA: Si elige la modadlid de Transferencia, por favor envíe copia del documento bancario por Fax +34 96 386 12 91
o por email [email protected] Indicando el Nombre del Certamen.
FERIA VALENCIA - HOME TEXTILES PREMIUM
Avda. de las Ferias, s/n.
(E-46035 Valencia)
Apdo. 476
(E-46080 Valencia)
HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO:
Tel.: + 34 / 96 386 11 39
Fax: + 34 / 96 386 12 97
E-mail: [email protected]
Web:
www.hometextilespremium.com
www.textilhogar.com
De lunes a jueves, de 9 a 14 h. y de 15 a 18 h, y viernes de 9 a 14 h.
Durante la celebración de la feria: de 9 a 19 horas.
- Área Técnica.
Tel. +34 - 963 861 306 / 487 · Fax +34 - 963 861 307 · E-mail: [email protected]
- Oficina de Tesorería.
Tel. +34 - 963 861 292 ·
Fax +34 - 963 861 291 · E-mail: [email protected]
- Atención al Cliente.
Tel. +34 - 963 861 310 ·
Fax +34 - 963 861 130 · E-mail: [email protected]
En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre Protección de Datos de Carácter Personal y de la Ley
34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Correo Electrónico, Feria Valencia le informa de que los
datos de carácter personal facilitados en el presente formulario quedarán incorporados a un fichero informatizado del que es
responsable FERIA MUESTRARIO INTERNACIONAL DE VALENCIA, con la finalidad de remitirle información comercial sobre
nuestras actividades, productos y servicios, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica. Asimismo, le
informamos de que sus datos pueden ser comunicados a expositores y visitantes, con fines promocionales e informativos que puedan
ser de su interés. Entendemos que el envío de este formulario equivale a su consentimiento expreso para llevar a cabo dicha
comunicación de sus datos a terceros, así como para la recepción de comunicaciones comerciales por vía electrónica. Si desea
ejercitar lo derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos, puede dirigirse mediante correo
electrónico a la siguiente dirección: [email protected], o mediante comunicación por escrito a la dirección postal
de Feria Valencia: Av. De las Feria,s/n.-46035 Valencia( Apdo 476-46080 Valencia), a la att. del Área de Sistemas de la Información.
CUMPLIMENTACIÓN OBLIGATORIA / COMPLETION OF THIS FORMS IS MANDATORY
Nº
BY TEXTILHOGAR
FICHA DE LA FIRMA EXPOSITORA / EXHIBITOR´S DATA FORM
Nombre de la Empresa (cómo desea que aparezca en el catálogo y en otras informaciones):
Company name (as you wish it to appear in the catalogue and other informations):
Letra por la que desea que su empresa sea clasificada alfabéticamente:
Letter under which the company is to be alphabetically listed:
1-Fabricante / Manufacturer
2-Distribuidor / Retailer
3-Mayorista / Wholesaler
4-Artesano / Craftsman
5-Exportador / Exporter
6 Importador / Importer
7-Otro / Other
MARCAS PROPIAS / OWN BRANDS
FIRMAS REPRESENTADAS / FIRMS REPRESENTED
EMPRESA (FABRICANTE) COMPANY NAME
PAÍS DE ORIGEN
COUNTRY OF ORIGIN
N.º C.I.F. / TAX No.
Una vez cumplimentada, esta hoja debe ser enviada junto con la solicitud de participación. Rogamos que cumplimenten los datos a máquina.
Once completed, this form must be sent to Feria Valencia with the Exhibitor Application Form. Please use typewriting.
Name and ID or Passport number of the person signing this Form:
Original para el certamen / Original for the exhibition
Fecha / Date: Valencia,
/
/20
INFORMACIÓN PARA EL CATÁLOGO ON-LINE DE HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR
INFORMATION FOR THE 2016 HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR CATALOGUE
CUMPLIMENTE LOS DATOS DE SU EMPRESA QUE APARECEN EN EL CATÁLOGO ON-LINE
PLEASE PROVIDE THE DETAILS OF YOUR COMPANY THAT YOU WISH TO BE INCLUDED IN THE ONLINE CATALOGUE.
MARQUE EL ESTILO Y LOS PRODUCTOS QUE EXPONDRÁ EN LA FERIA.
INDICATE THE STYLE IN WHICH YOU OPERATE AND THE PRODUCTS YOU WILL BE EXHIBITING.
ESTILOS / STYLES
TEJIDOS DE TAPICERIA Y DECORACIÓN, CORTINAS Y ACCESORIOS, PASAMANERIAS /
UPHOLSTERY AND DECOR, COURTAINS,NET CURTAINS, TRIMS AND ACCESSORIES
ROPA DE HOGAR (CAMA,BAÑO,COCINA Y MESA) / BED, BATHROOM, KITCHEN LINENS
EDITORES TEXTILES / TEXTILES MANUFACTURERS
ALFOMBRAS Y MOQUETAS / RUGS AND CARPETS
COMPLEMENTOS DE DECORACION Y REGALO / UPHOLSTERY, DECOR AND GIFTS
RELACIÓN DE PRODUCTOS / PRODUCT LIST
D.0
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10
D11
D12
T E X T I L E S PA R A E L H O G A R / HOME TEXTILES
ALFOMBRAS/ RUGS
CORTINAS Y VISILLOS/ CURTAINS AND NET CURTAINS
EDITORES TEXTILES/ TEXTILE MANUFACTURERS
EDREDONES/ DUVETS
HILADOS, TINTES Y ACABADOS/ YARNS, DYES AND FINISHES
PASAMANERIA Y COMPLEMENTOS/ TRIMS AND ACCESSORIES
RECUBRIMIENTO SUELO Y PAREDES/ FLOOR AND WALL COVERINGS
ROPA DE BAÑO/BATHROOM LINENS
ROPA DE CAMA/BED LINEN
ROPA DE COCINA Y LIMPIEZA/ KITCHEN LINEN
ROPA DE MESA/ TABLE LINEN
TAPICERIA Y DECORACION/ UPHOLSTERY AND DECOR
Una vez cumplimentada, esta hoja debe ser enviada junto con la Solicitud de Participación.
Firma y Sello de la Empresa
Fecha / : Valencia
/
/201
INFORMATION REGARDING APPLYING TO EXHIBIT
1 Please fill in all the details on your company and the stand you wish to rent. We would ask that you kindly type or use
block capitals.
2 After an authorised person from your company has signed the Application Form, you must return the original to the fair plus
the payment of the registration fees and the percentage of the rental fees stipulated, to the address given below, keeping a
copy for yourself.
3 Please observe the deadlines for application. However, if the deadline has expired, you can contact the organisers of the
event to check whether exhibition space is still available and whether you can still apply.
4 Payment should be made:
- By credit card.
- By bank transfer to any of the following bank accounts payable to Feria Muestrario Internacional de Valencia.
In this case proof of payment must be sent with your Application For:
Bank
IBAN
Swift (BIC)
BBVA
ES84 0182 5941 4102 0150 5396
BBVAESMM
BANKIA
IBAN ES97 2038 5889 4160 0062 3341
CAHMESMMXXX
NOTA: If you choose bank transfer, please send transfer copy by FAX 34-93 386 12 91 or email [email protected]
Including exhibition name.
- By banker's cheque to Feria Muestrario Internaciontal de Valencia.
5 Once the Fair has allocated the space to be occupied by your company, you will receive a pro-forma invoice for the outstanding
payments for the rented space, this payment has to be made by the date specified. You will also receive an application form
for ordering Exhibitors Services.
6 Please remember that the sale of products exhibited on stands to private individuals is stricctly prohibited in trade fairs.
7 The parties hereto freely and voluntarily agree to be bound by the jurisdiction of the courts and tribunals of the city of Valencia
for the settlement of any legal disputes arising over the interpretation or execution of the agreements contained in the present
contract.
For further information please contact to:
FERIA VALENCIA - HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR
Tel.: + 34 / 96 386 12 97
Fax: + 34 / 96 386 11 30
E-mail: [email protected]
Web: www.hometextilespremium.com
www.textilhogar.com
OPENING HOURS: Monday to Thursday from 9 to 14.00 h. and from 15 to 18h., and Friday from 9 to 14 h.
During the fair: from 9 to 19.00h.
Avda. de las Ferias, s/n.
E-46035 Valencia
Apdo. 476
E-46080 Valencia
- Technical Dept.
- Treasury Office
- Customer Service
Tel. +34 - 963 861 1 306 / 487 · Fax +34 / 963 861 307 · E-mail: [email protected]
Tel. +34 - 963 861 292 ·
Fax +34 / 963 861 291 · E-mail: [email protected]
Tel. +34 - 963 861 310 ·
Fax +34 / 963 861 130 · E-mail: [email protected]
In compliance with Constitutional Law 15/1999 of 13th December regarding the Protection of Information of a Personal nature and with Law
34/2002 of 11th July regarding Information Society and Electronic Mail Services, Feria Valencia would advise that the information of a personal
nature provided on this form will be stored in a computer file for which FERIA MUESTRARIO INTERNACIONAL DE VALENCIA is responsible,
and that it will use for the purpose of sending you marketing information about our products and services, including sending marketing
communications by e-mail. We would also advise that this information may be provided to exhibitors and visitors for promotional and
information purposes that may be of interest to you. Completion and return of this form implies your express agreement to allow
us to supply your details to third parties, as well as to receiving marketing communications via e-mail. Should you wish to exercise
your right to access, correct, cancel and oppose the processing of your personal details, you may contact us by e-mail at
[email protected], by letter to the following address: FERIA VALENCIA: - Av. de las Ferias, s/n - 46035 Valencia
(P.O. Box 476 - 46080 Valencia) or by fax on Tel: +34/963 636 111, for the attention of the Information Systems Department.
CARACTERISTICAS TÉCNICAS STAND HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR
PARA 15 M2
HOME TEXTILES PREMIUM BY TEXTILHOGAR TECHNICAL FEATURES
STAND 15M2
3 sillas
1 mesa redonda de 60cm
1 separador - expositor de dos hojas
1,3m/l de barra de prechero
mesa - mostrador de 1,8m de largo
2 focos
1 enchufe
Para editores, en lugar de los muebles perchero,
se contemplan muebles con estanterías
para colocar libros.
Para empresas de producto confeccionado,
en lugar del mueble perchero, se pueden
colocar bases de cama o alfombras
3 chairs
1 round table, 60cm
1 exhibitor wall with two leaves
1,3m/l hanging bars
table - counter ,1,8m of s traight
2 halogen lamps
1 s ocket
F or plublis hers , rather than s tacked furniture,
contemplate furniture of books helves to place
books .
F or bus ines s es , ins tead of clothes racks they
can be placed on bed bas es or carpet.
.
IMPORTANT
CAPITULO DE MEJORAS Y VARIOS:
- Proyecto y dirección de stand.
- Coordinación necesidades expositores previo a la feria.
- Asistencia expositor en montaje, durante toda feria y el desmontaje.
- Limpieza pre-entrega del stand para su entrega al cliente.
- Mantenimiento técnico del stand durante la feria.
CHAPTER OF VARIOUS IMPROVEMENTS
- Project management of stand
- Necessary exhibitor co-ordination prior to the exhibition.
- Exhibitors assistance in the build up, during the exhibition ad in
the debrief
- Pre delivery cleaning of the stand prior to its delivery to the client.
- Technical maintenance of the stand during the exhibition.
1. CONDICIONES PARTICULARES DE PARTICIPACIÓN EN EL CERTAMEN 2016
TERMS AND CONDITIONS GOVERNING EXHIBITING AT THE 2016 FAIR
1.1. FICHA TÉCNICA DEL CERTAMEN / EVENT FACTS AND FIGURES
• Fechas de celebración / Dates: ...................................................... 08 - 10 SEP. 2016
•..............................................................................................................
Horario / Opening hours:............................................................. 08 - 09 SEP. 09:30 h - 19 h.
. 10 SEP. 09:30 h - 19 h.
Expositores y personal del stand / Exhibitors and stand staff:......... 9.00 - 19.00 h.
• Fin plazo de inscripción / Deadline for receipt of applications: .. 04/03/2016
• Superficie mínima / Minimum space: .............................................. 15 m2
• Fechas de montaje/ Build-up dates: 06/09/2016
• Fechas de desmontaje/ Breakdown dates: 11/09/2016
IMPORTANTE:
• Los derechos de inscripción incluyen:
- Presencia en los soportes de HOME TEXTILES PREMIUM: catálogo on-line, guía del visitante
y dossier de novedades.
- Pases de expositor.
IMPORTANT:
• The registration fee includes:
- Listing in the Feria Hábitat Valencia marketing media: online catalogue, visitor guide,
new products review, website
- Contractor and exhibitor passes
Nombre y DNI o Pasaporte de la persona que firma / I D C a r d o r P a s s p o r t N o o f t h e s i g n a t o r y :
Fecha/ Date : Valencia,
/
/201
1.2.- OTRAS CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL CERTAMEN
El certamen está dirigido a los visitantes profesionales.
1.2.1.- ADMISIÓN DE SOLICITUDES
- El Comité Organizador es el órgano responsable de la admisión de las empresas para participar en la feria. El mismo puede
rechazar una solicitud por falta de espacio, por la tipología o baja calidad del producto o por otros motivos que considere oportunos.
- El cese de la actividad por parte de la empresa aspirante a expositor constituirá motivo de inmediata rescisión del contrato; en
este caso, como compensación, la Feria retendrá la cuota de inscripción y la cuota de participación.
- Las Solicitudes de Participación que sean admitidas recibirán un número de orden correlativo.
- PARTICIPACIONES COLECTIVAS (co-expositores): en caso de que varias empresas o entidades participen en la feria de
forma agrupada, coordinadas por una de estas empresas, por una Embajada, Oficina Comercial, Cámara de Comercio,
Comunidad Autónoma, Instituto de Exportación u otra entidad similar, deberá marcar la casilla correspondiente, detallando en
hoja aparte los nombres de todas las empresas y entidades participantes, así como sus datos completos de contacto para el
catálogo y la superficie en m2 asignada a cada una de ellas. Cada empresa coexpositora estará obligada a pagar los derechos
de inscripción.
1.2.2.- UBICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ESPACIOS
- La distribución de espacios se hará con arreglo a una tabla de valoración existente que contempla los criterios siguientes: tamaño
del stand solicitado, antigüedad como expositor, tamaño de la empresa (facturación y número de empleados) y cifra de exportación.
- La asignación de espacios se hará por parte de la Feria con total transparencia y ecuanimidad atendiendo prioritariamente al
interés y a los objetivos del certamen y del conjunto de expositores.
- Las eventuales indicaciones o requerimientos particulares formulados por el expositor, se entienden meramente indicativos, no
pudiendo vincular o condicionar la solicitud de participación y, por tanto, considerándose como no aportados.
- En caso de necesidad la Feria tendrá la facultad de desplazar, reducir el espacio ya asignado o trasladarlo a otra zona expositiva
sin que el participante tenga derecho a indemnización o resarcimiento alguno.
- La Feria se reserva el derecho de asignar espacios que incluso no resulten en el plano previamente establecido.
- Feria Valencia, por propia decisión, podrá rescindir el contrato de participación hasta dos semanas antes de la fecha de apertura
del Salón y, por motivos pertinentes a la organización del Certamen y a su regular desarrollo, hasta el día de apertura. En este
caso, la misma no estará obligada a ninguna indemnización o resarcimiento, sino que deberá devolver la cuota de inscripción y
la cuota de participación que se hubieran ya cobrado.
- La Feria se reserva el derecho de revisar la ubicación de los sectores; de reservar determinados espacios para zonas de descanso
o utilización común, o para participaciones institucionales o especiales, asociaciones o colectivos de expositores; de no dividir
islas, así como de recomponerlas o agregarlas.
- La admisión de la Solicitud de Participación no obliga a la Feria a conceder todo el espacio solicitado o en el lugar pedido.
1.2.3.- STANDS Y AMBIENTACIONES ESPECIALES
- La Dirección de la feria decide de modo unilateral y, sin ulterior recurso, la admisión de empresas y ubicación de los stands,
incluyendo aquellos espacios ya adjudicados, considerados preferentes, de empresas que causen baja. Las ampliaciones de
stands solicitadas por expositores de la edición previa, quedarán supeditadas a la disponibilidad de espacio tras asignar éste a
los nuevos expositores.
- Durante la celebración de la feria no se permite la modificación ni la retirada de las instalaciones o las mercancías expuestas.
Las fracciones de metro cuadrado de la superficie de los stands se cobrarán como metros completos cuando aquellas sean iguales
o superiores a la mitad.
- En las zonas de exposición que lo permitan previa supervisión del Área Técnica, la Dirección del certamen podrá autorizar la
construcción de dúplex.
1.2.4.- SERVICIOS
- En la rotulación uniforme de todos los stands modulares que facilita la Feria sólo se pondrá un único nombre (marca o razón
social) por cada petición, que deberá indicarse con claridad en la Solicitud de Participación. No se permite ninguna otra inscripción.
Cualquier modificación posterior que autorice la Dirección estará sujeta a un cargo adicional.
- Los expositores podrán solicitar plazas de aparcamiento en zonas específicas mediante el correspondiente formulario de la
Solicitud de Servicios para Expositores. Se formalizará la reserva previo pago en las oficinas de Tesorería.
1.2.5.- PROHIBICIONES
- De modo particular, los expositores tienen prohibida cualquier venta a compradores con entrega inmediata en el lugar de la
exposición.
- La cesión o intercambio, parcial o total, del espacio que se les ha asignado.
- El abandono del espacio por el personal de la empresa o el cierre del stand antes de la clausura de la Feria.
- Cualquier tipo de publicidad fuera del propio espacio o en el recinto ferial.
- La exposición de carteles o muestras, aún simplemente indicativos, de otras empresas.
- Toda iniciativa de espectáculo o entretenimiento, de cualquier tipo, naturaleza y características, aunque esté limitada en el interior
del stand o tenga como fin la presentación de productos sin la previa autorización por escrito del Comité Organizador.
Esta hoja debe ser enviada junto con la Solicitud de Participación.
Firma y Sello de la Empresa
Fecha : Valencia,
/
/201
2.- CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN
ÍNDICE
I.- Organización
II.- Condiciones de admisión y participación
III.- Montaje y desmontaje de stands
IV.- Seguros
V.- Normativa de seguridad
VI.- Protección de datos
VII.- Obligatoriedad de las normas y jurisdicción
I.- ORGANIZACIÓN DE LA FERIA
1.- Organización
La organización de la feria o salón a la que corresponde
esta Solicitud de Participación está a cargo de
FeriaValencia, con la colaboración y asesoramiento del
ComitéOrganizador y Asesor, en su caso, de conformidad
con lo establecido al respecto en los Estatutos de la
institución ferial.
6.- Servicios
La petición de servicios a prestar por Feria Valencia se
hará mediante la Solicitud de Servicios para Expositores,que
será enviada a cada firma. En la misma figuran, entre otros,
los formularios para la petición del servicio de luz y fuerza
motriz, agua, tarima, moqueta, azafatas, teléfono,
aparcamiento concertado, seguros, así como de pases
de montaje de stand y de tarjetas de expositor. Los servicios
no están incluidos en el precio del alquiler de espacio,
salvo que expresamente se indique así en las Condiciones
Particulares de Participación. Feria Valencia, tiene a
disposición de los expositores tarifas autorizadas por
servicios tales como el alquiler de muebles, jardinería y
otros. Feria Valencia pone a disposición de los expositores
los servicios de correos, información comercial y turística,
intérpretes, sucursales de bancos y cajas de ahorros,
gabinete de prensa, fotógrafos, restaurantes,
bares y cafeterías, floristería, botiquín y otros.
II.- CONDICIONES DE ADMISIÓN Y PARTICIPACIÓN
2.- Participación
Pueden concurrir a la feria los fabricantes y almacenista se
importadores y empresas de servicios, cualquiera que sea
el país de procedencia, exhibiendo sus artículos o los de
las firmas legalmente representadas por él.Los expositores
no podrán exponer más mercancías que las que se detallan
en el formulario correspondiente de la documentación
entregada a efectos de Solicitud de Participación.Los
stands deberán estar debidamente atendidos por personal
competente durante toda la feria y mientras éstapermanezca
abierta al visitante, para facilitar cuantos detalles e
informaciones puedan serles solicitados.Está prohibida la
venta a particulares de los productosexpuestos en los
stands (norma para las ferias catalogadas como de carácter
profesional).Feria Valencia y el Comité Organizador se
reservan el derecho de admisión.
3.- Superficie mínima
Los pabellones destinados a la exposición de productos
están divididos en stands modulares, de acuerdo con lo
indicado en las condiciones particulares propias de la
feria (16 m2 ), pudiendo solicitar los expositores múltiplos de
dicha superficie mínima.
4.- Normas de admisión
Feria Valencia decide, de modo unilateral, la admisión de
los expositores, cuando cumplan los requisitos
establecidos. En particular, y sin perjuicio de la utilización
de otros criterios, se podrá rechazar una Solicitud de
Participación por las siguientes razones:- Porque los
productos que se pretendan exponer no secorrespondan
con la temática de la feria en cuestión.- Porque el solicitante
no asuma el cumplimiento de las disposiciones comunes
feriales en materia de montaje,seguridad, publicidad y
demás normas que rijan concarácter general o de modo
especial para la feria.- Porque el espacio solicitado supere
el que Feria Valencia acuerde otorgar a cada muestra.En
estos casos, el Comité Organizador no podrá atendera otro
criterio, en la selección de los expositores, que el de los
intereses y objetivos de la feria en su conjunto, sin que la
antigüedad del expositor, el orden cronológico dela
presentación de la Solicitud de Participación u otros,
puedan desvirtuar el interés general y objetivos que la feria
debe perseguir.
5.- Propiedad Industrial
El expositor se compromete a no exhibir en su stand
ningún producto o servicio en imitación de los de otro, o
que pudiera lesionar derechos exclusivos de propiedad
industrial, se encuentren o no registrados, o realizar
cualquier otra práctica que pudiera ser desleal durante el
tiempo de celebración del certamen.
Queda terminantemente prohibida la exposición en el
stand de catálogos, folletos informativos o cualquier tipo
de material para la difusión publicitaria que de cualquier
forma infrinjan la legalidad vigente o vulneren derechos
de terceros. Feria Valencia gozará de plenas facultades
inspectoras en las instalaciones al objeto de poder verificar
por medio de sus servicios cualquier incumplimiento
relativo a las prácticas anteriormente enunciadas.
A tal efecto, el expositor se obliga a permitir el acceso a
sus instalaciones del personal autorizado y a colaborar
con el Comité de Evaluación designado por Feria. En
particular, acepta someter el propio stand y los productos o
servicios ofrecidos en este, al examen por parte del
mismo, debiendo permitir al profesional oficial de Feria
Valencia, debidamente acreditado, para la realización de
un reportaje fotográfico o de visionado, el acceso a su
stand con dicho objeto.
El incumplimiento de la normativa dictada por Feria para
hacer frente al plagio, o la infracción de derechos de
propiedad industrial, o cualquier otra práctica desleal,
podrá ser causa de la exclusión de participación en
ulteriores certámenes feriales.”
5.1.- Cláusula de Arbitraje para la resolución de
controversias entre expositores motivadas por
derechos de propiedad industrial:
El expositor se obliga a que todo litigio, discrepancia
cuestión o reclamación relativa a derechos de propiedad
industrial relacionada con su participación en el Certamen
objeto de este contrato, se someta y resuelva definitivamente
mediante arbitraje administrado por la Corte de Arbitraje y
Mediación de la Cámara de Comercio de Valencia, a la que
se encomienda la administración del arbitraje y la designación
de los árbitros, de acuerdo con su Reglamento y Estatutos.
Original para el certamen
Copia para el expositor
7.- Solicitud y adjudicación de stands
Recibida la Solicitud de Participación, se resolverá sobre
su aceptación y adjudicación del espacio pedido, teniendo
en cuenta el total de las solicitudes presentadas dentro
del plazo marcado en la ficha técnica de las condiciones
particulares que se acompañan con cada Solicitud de
Participación, y en el apartado 12 de estas condiciones
generales, relativo a pagos. La presentación de la solicitud
de participación no supone la aceptación automática de la
misma ni la concesión de los metros cuadrados solicitados.
De acuerdo con lo establecido en el Código Civil y legislación
complementaria, el contrato sólo quedará perfeccionado cuando
el solicitante reciba la comunicación escrita de Feria Valencia,
cualquiera que sea el medio empleado, aceptando su
participación. No serán admitidas solicitudes bajo reservas
o condiciones particulares. Se asignarán los espacios
atendiendo a las informaciones facilitadas por cada expositor
en cuanto al sector deseado (si la feria está sectorizada).
También se tratará en lo posible de poner a disposición
de los expositores los stands de características,
dimensiones y situaciónconsignados en su Solicitud,
salvo que razones técnicas y de organización, a criterio
de Feria Valencia o del certamen, lo impidan. Las
solicitudes que sean admitidas recibirán un número de
orden correlativo. Resuelta definitivamente la
adjudicación, se comunicará al interesado la ubicación de
su stand. Todos los pagos se pueden hacer de la forma
indicada en la página de información relativa a la
Solicitud de Participación. Caso de efectuarse el pago
mediante trasferencia bancaria, será preciso que se envíe el
duplicado de ésta. Feria Valencia se reserva el derecho de
resolver el contrato en el caso de que el expositor infrinja
las condiciones de participación, normas de montaje y
desmontaje, así como otras normas o disposiciones
específicas que se establezcan para cada certamen.
No podrá cederse, ni subarrendarse total o parcialmente
el espacio adjudicado, sin la previa autorización de
FeriaValencia y/o de la feria en cuestión y sin el abono de
los derechos devengados.
8.- Tarjeta de expositor
Para poder participar en la feria todos los expositores
deberán proveerse de la llamada "tarjeta de expositor",
que es el documento acreditativo de su condición durante
los días del certamen. La tarjeta del expositor se extenderá
a favor de la empresa, y cuando sea posible, se emitirá
con el nombre de las personas de la misma. Para obtener
esta tarjeta en la oficina de Tesorería de Feria Valencia, será
necesario haber realizado todos los pagos correspondientes
al stand y servicios y/o entregado los justificantes
correspondientes. Como norma general se entregarán 4
tarjetas por el primer módulo de 16 m2 y 2 más por cada
módulo adicional, hasta un máximo de 100 tarjetas. El
expositor deberá indicar los nombres y cargos del personal
de la empresa que estará al frente del stand.
9.- Publicidad
La publicidad de todo género en el interior de la Feria se
referirá exclusivamente a la mercancía que se exponga o
que figure en el catálogo del propio expositor. Esta
publicidad, bien sea mediante la distribución de folletos,
catálogos referentes a dichos artículos o cualquier otra,
deberán realizarla los expositores solamente en el interior
de cada stand, ajustándose además a los usos publicitarios
normalmente admitidos y absteniéndose de todo
procedimiento que implique concurrencia desleal.
Cualquier acto publicitario a realizar en el recinto ferial
fuera de los stands, necesitará la previa autorización por
escrito de la dirección de la feria.
Ninguno de los productos expuestos podrá ser fotografiado
sin la autorización de los expositores interesados; sin
embargo, Feria Valencia se reserva el derecho de fotografiar,
dibujar o filmar las instalaciones o productos expuestos,
pudiendo utilizar estas reproducciones en sus publicaciones
y promociones oficiales.
Feria Valencia podrá desautorizar la proyección de películas
y diapositivas en los stands, si se producen molestias a
los demás expositores o visitantes, así como toda iniciativa
de espectáculo o entretenimiento, de cualquier tipo,
naturaleza y características, aunque esté limitada en el
interior del stand o tenga como fin la presentación de
productos, sin la previa autorización por escrito de
FeriaValencia y del Comité Organizador.
10.- Catálogo oficial
Cada expositor tendrá derecho a un ejemplar del catálogo
oficial. Los expositores y sus productos y/o marcas figurarán
gratuitamente en los correspondientes índices y repertorios
del mismo, para lo cual habrán de aportar los datos
necesarios que se indicarán según el caso, bien en la
Solicitud de Participación a la que se refieren estas
condiciones, bien en la de Servicios para Expositores, o
en la ficha correspondiente. Feria Valencia, sin ninguna
responsabilidad por eventuales omisiones o errores, se
reserva el derecho a difundir las i n f o r m a c i o n e s
contenidas en las Solicitudes de Participación, sobre
los expositores y sobre los productos y servicios expuestos,
utilizando los medios y técnicasque considere más
adecuados.
11.- Aduanas
La exhibición de mercancías que proceda de países
distintos a los de la Unión Europea puede realizarse según
los regímenes siguientes:
11.1.- Régimen de importación temporal, consignando las
mercancías a una empresa consignataria, preferiblemente
de Valencia.
11.2.- Mercancías amparadas en cuaderno ATA, para las
mercancías procedentes de países que tienen este sistema
en vigor. En ambos casos se comunicará al certamen el
sistema elegido por escrito antes de remitir la mercancía. El
carácter temporal de estas importaciones obliga a la
importación a consumo o a la re-exportación fuera del territorio
aduanero de la Unión Europea, en el plazo de tres meses
siguientesa la clausura de la feria, sin que en ningún caso
se pueda retirar la mercancía del recinto ferial sin la
autorización de la Aduana.
En el caso de sustracción del control de la Aduana el
expositor o su representante será el responsable del pago
de los impuestos y sanciones que pudieran ocasionarse.
En caso de importación definitiva a consumo, el expositor
o su representante será responsable del pago de tasas,
aranceles, impuestos y posibles sanciones.
En las ferias a las que se les ha otorgado carácter
internacional pleno o la internacionalidad a efectos de
aduanas, los expositores de países no comunitarios pueden
exponer sus mercancías, sin abonar derechos de aduanas,
reenviándolas posteriormente a sus países de procedencia.
Algunos artículos de dicha procedencia precisan
certificados fitosanitarios (plantas y flores), veterinarios
(productos de origen animal) o sanitarios (otros productos
para consumo humano).
Los trámites aduaneros a la llegada de la mercancía
deberían llevarse a cabo por un representante español o
con la intervención de un Agente de Aduanas o
untransitario autorizado. Cualquier información
complementaria que se precise deberá ser solicitada a la
dirección de la feria, que no se responsabiliza, sin embargo,
de los trámites oficiales exigidos.
12.- Pagos
Las facturas correspondientes a los derechos de
inscripción, superficie y predecorado deberán haber sido
satisfechas, obligatoriamente, 30 (treinta) días antes del
comienzo del certamen e, inexcusablemente, antes de
proceder al montaje de los stands. Las facturas relativas
a servicios se satisfarán igualmente 30 (treinta) días antes
del certamen e, inexcusablemente, antes de proceder al
montaje de los stands, salvo el servicio telefónico que
se facturará con posterioridad, una vez haya finalizado su
uso.
Con el objetivo de poder garantizar la prestación de los
servicios solicitados con la máxima calidad, las solicitudes
de los mismos deberán remitirse a F.V. antes del día
08.08.2016. A partir de esta fecha Feria Valencia se reserva
la posibilidad de no poder prestar el servicio por estar ya
agotadas las existencias o los recursos disponibles, siendo
atendidas a las nuevas peticiones por riguroso orden de
entrada y teniendo un recargo de un 25% sobre el precio
estipulado en carpeta. No se concederá ninguna
autorización de salida de mercancía del recinto ferial si
no está liquidado el importede todos los servicios de la feria.
En el caso de no pagar en los plazos establecidos, el
expositor perderá todos los derechos sobre el espacio
reservado, pasando dicho espacio a disposición de la
organización de la feria, que podrá ofrecerlo a otras
empresas. No se autorizará la ocupación de espacio de
exposición mientras no se haya abonado la totalidad del
mismo junto con los servicios contratados.
13.- Renuncia
Si el solicitante renuncia a la ocupación del espacio
solicitado hasta 6 meses antes de la celebración del
certamen, se retendrá el importe de los derechos de
inscripción y el 25 % de la cantidad entregada a cuenta
del alquiler del suelo. Si renuncia con menos de 6 meses
antes de la celebración del certamen, no se devolverán las
cantidades entregadas a cuenta. Si renuncia con menos
de 20 días antes de la celebración del certamen deberá
abonar la totalidad del stand.Feria Valencia, por propia
decisión, podrá rescindir el contrato de participación hasta
dos semanas antes de la fecha de apertura del certamen
y, por motivos pertinentes a la organización del certamen
y a su regular desarrollo, hasta el día de apertura. En este
caso, la misma no estará obligada a ninguna indemnización
o resarcimiento, sino que deberá devolver la cantidad
entregada a cuenta que efectivamente ya haya sido cobrada
por Feria Valencia al expositor.
FIRMA Y SELLO DE LA EMPRESA
III.- MONTAJE Y DESMONTAJE DE STANDS
14.- Disposiciones generales
En estos trabajos se observarán las normas generales del
Reglamento de Montaje y Desmontaje de Stands incluidas en
la Solicitud de Servicios para Expositores, y que se
encuentra asimismo a disposición en la Oficina de Montajes y
Servicios (Área Técnica) y en la página web de Feria Valencia.
La dirección de la feria o su Comité Organizador
inspeccionarán las instalaciones y comprobarán que se
ajustan a las normas contenidas en estas condiciones, y
sus eventuales decisiones deberán ser atendidas de
inmediato por el expositor o sus representantes (decorador,
montador, etc.). En otro caso, la dirección de la feria podrá
ordenar o realizar las modificaciones precisas, a cargo del
expositor.
Cuando la instalación no haya de ser realizada por el
propio expositor o su personal, deberá comunicarse
mediante la hoja correspondiente de la Solicitud de
Servicios para Expositores, antes de dar comienzo a los
trabajos. En este caso, el expositor responderá
solidariamente de los daños que puedan causarse a las
instalaciones de Feria Valencia por el decorador u otras
empresas subcontratadas.
En ningún caso la firma expositora podrá dar comienzo a
obra alguna sin la previa autorización del boceto o proyecto,
que, una vez visado por los servicios técnicos de Feria
Valencia, deberá estar a disposición de los mismos en
elstand. El expositor está obligado a realizar la instalación
de acuerdo con las rectificaciones o modificaciones
señaladas por Feria Valencia.
La Dirección Técnica de Feria Valencia podrá exigir la
constitución de un depósito en metálico de la cuantía que
estime oportuna para responder de los daños que puedan
causarse a sus instalaciones.
En el supuesto de que, a iniciativa de la dirección del
certamen o de la mayoría de los propios expositores de un
determinado pabellón o zona ferial, se establezca una
ambientación o decoración especial de carácter general
para dicha zona, todos los expositores ubicados en la
misma estarán obligados al pago del sobre precio por
decoración que se deduzca de su implantación, en
proporción al metraje ocupado por cada uno de ellos.
Todo el personal que intervenga en los trabajos de montaje y
desmontaje tiene que estar asegurado del riesgo de
accidentes de trabajo. Feria Valencia exigirá del expositor o
decorador los justificantes oportunos.
La firma expositora deberá recoger en la Oficina de
Montajes y Servicios (Área Técnica), los pases necesarios
para la entrada en el recinto de los obreros y empleados
que se ocupen del montaje y desmontaje de sus
instalaciones, siendo válidos hasta el día previo a la
inauguración del certamen y quedando nulos a partir de la
misma, salvo de 6 a 9 horas, para poder realizar -sí se
solicita- la limpieza y conservación de su stand.
Dichos permisos recobrarán su validez a partir de la
clausura de la feria para efectuar el desmontaje y retirada
de las mercancías. Cada expositor se hará cargo y
responderá ante Feria Valencia de la pérdida y deterioro
de estos pases, que serán retirados en el caso de ser
utilizados para fines distintos a los autorizados.
Los expositores asumirán los posibles gastos de
alumbrado, vigilancia, etc., que se produzcan como
consecuencia directa del montaje y desmontaje de sus
instalaciones (no los generales del recinto ferial).
Los trabajos de montaje deberán llevarse a cabo utilizando
exclusivamente el espacio propio de cada expositor, sin
invadir los stands contiguos o los pasillos, con elementos,
mercancías o trabajos de preparación, que en todo
momento quedarán libres.
El duplicado del inventario que figura en la Solicitud de
Servicios para Expositores, con el sello de la feria, deberá
acompañar a la mercancía al hacer ésta su entrada en el
recinto para su exposición.
Los expositores podrán disponer libremente de sus
transportistas, quienes deberán atenerse a las órdenes
relativas a la circulación y manipulación de mercancías en
las instalaciones de Feria Valencia.
15.- Horario
La realización de toda clase de trabajos, obras e
instalaciones habrá de someterse al horario fijado por
Feria Valencia, que comprende de 8 a 20 horas los días
laborables. Las instalaciones estarán terminadas y las
mercancías situadas en sus respectivos stands,
inexcusablemente, antes de las 24 horas del día anterior a
la inauguración del certamen. Si el stand no hubiera sido
ocupado hasta dicha hora, la dirección de la feria podrá
disponer del espacio para los fines que estime oportunos.
En tal caso, el expositor estará obligado a indemnizar a
Feria Valencia por los perjuicios y gastos realizados con
este motivo.
16.- Retirada de mercancías. Ninguna instalación ni
mercancía de las expuestas podrá ser retirada antes de la
clausura de la feria sin la oportuna autorización escrita. La
sustitución o eventual reposiciónde mercancías o muestrarios
dañados será autorizada por la dirección de la feria, a
solicitud escrita del expositor, debiendo éste realizarla de
acuerdo con las instrucciones y en las horas que se le señalen.
Clausurada la feria, los expositores deberán atenerse a las
instrucciones que eventualmente se les entreguen para
la buena marcha de la retirada de los muestrarios. Para
la salida de mercancías existe un documento de
autorización en la Oficina de Tesorería, cuya
cumplimentación es necesaria a tal fin.
Si el expositor no cumple con las normas, retirando la
mercancía expuesta, así como los productos y
complementos que instaló en el stand, en el plazo señalado
por la feria, procederá ésta a retirarlos para almacenarlos
y devolvérselos al expositor, corriendo a cargo de éste los
gastos que se originen, sin que a Feria Valencia le alcance
responsabilidad alguna por la posible pérdida, avería o
incendio que se pueda producir o cualquier otra
eventualidad.
17.- Reclamaciones
Las anomalías observadas y las eventuales reclamaciones
que se hagan con referencia a las mismas se harán constar
necesariamente por escrito dirigido a la dirección de la
feria, acreditando la condición de expositor.
IV.- SEGUROS
18.- Disposiciones generales
Los expositores tienen a su disposición, en el Área
Económico Financiera de Feria Valencia, copias de los
condicionados de las diferentes pólizas de seguros.
19.- Incendios y daños por agua
Todo material en exposición, así como otros equipos,
bienes o decorados usados para la exposición y promoción
deben ser asegurados de incendios y daños por agua.
Este seguro es obligatorio y debe ser contratado por cada
expositor a través de la póliza general que a estos efectos
tiene abierta Feria Valencia. Este seguro no está incluido
en el precio del m2 excepto que lo especifique en las
Condiciones Particulares de Participación.
La tasa del seguro establece una cobertura de 2.850 Euros
por cada 16 m2, de los cuales 2.400 Euros corresponden
al contenido de los stands y 450 Euros a la estructura.
El expositor declarará en la hoja de inventario de mercancía,
de la Solicitud de Servicios para Expositores, el valor de
todos los elementos que lo integren, al objeto de que
queden debidamente garantizados en estos riesgos.
20.- Robo (no hurto)
Feria Valencia tiene abierta, y a disposición de los señores
expositores / montadores que lo deseen, una póliza de
seguros para cubrir el riesgo de robo, mediante la
correspondiente declaración del capital y bienes asegurados,
que será detallada por el expositor / montador en el formulario
de la Solicitud de Servicios para Expositores.
Para la efectividad de los derechos del asegurado en caso
de robo en el recinto ferial, será imprescindible la
presentación de la correspondiente denuncia ante la Policía.
Feria Valencia y la compañía de seguros no responden a
los expositores de los hurtos, pérdidas o desperfectos
que puedan tener tanto en sus stands como en los artículos
expuestos.
La vigilancia de los stands y de los artículos de exposición
y/ o montaje, antes, durante y después de la celebración
del certamen serán responsabilidad del expositor o montador.
21.- Responsabilidad civil
Para cubrir los posibles accidentes derivados de las
mercancías expuestas y cuya responsabilidad deba
imputarse a la empresa titular del stand correspondiente,
existe también una póliza que ampara esta garantía. Los
expositores que lo deseen pueden adherirse a la misma
cumplimentando el apartado correspondiente de la Solicitud
de Servicios para Expositores.
Feria Valencia está exenta de toda responsabilidad por
cualquier riesgo que con motivo de la participación en sus
certámenes o manifestaciones puedan correr el personal
adscrito a las firmas expositoras, e igualmente sus
instalaciones o las mercancías expuestas.
Regla proporcional: Para evitar la aplicación de la regla
proporcional en caso de siniestro, es necesario que el
expositor manifieste el valor total de las mercancías
expuestas, incluso el de la instalación y decoración de su
stand, a los efectos del seguro obligatorio de incendio y
daños por agua, y de los facultativos de robo y
responsabilidad civil.
Las instrucciones que eventualmente se les entreguen para
la buena marcha de la retirada de los muestrarios. Si el
expositor no cumple con las normas, retirando la
mercancía expuesta, así como los productos y
complementos que instaló en el stand, en el plazo señalado
por la feria, procederá ésta a retirarlos para almacenarlos
y devolvérselos al expositor, corriendo a cargo de éste los
gastos que se originen, sin que a Feria Valencia le alcance
responsabilidad alguna por la posible pérdida, avería o
incendio que se pueda producir o cualquier otra
eventualidad.
V.- NORMATIVA DE SEGURIDAD
22.- Medidas de seguridad
Queda terminantemente prohibida la exposición de todos
aquellos productos que puedan significar un peligro para
los visitantes, otros expositores, proveedores, personal de
Feria Valencia o para sus instalaciones. La exhibición de
máquinas en funcionamiento está permitida cuando ello
no represente un peligro para las personas e instalaciones,
correspondiendo exclusivamente a los expositores, titulares
de dichos stands, las responsabilidades de todo género
que se produzcan por este concepto, por lo que deberán
colocarse en las mismas los aparatos protectores
necesarios, adoptando las medidas de seguridad requeridas
por los reglamentos y disposiciones vigentes. Asimismo,
los expositores que dispongan de máquinas o equipos en
funcionamiento están obligados a suscribir una póliza de
responsabilidad civil para cubrir posibles daños que pudieran
ocasionarlos mismos.
Feria Valencia se reserva el derecho de inspeccionar en
todo momento, por medio de sus servicios, todas las
instalaciones, pudiendo formular a los expositores cuantas
observaciones estime oportunas, que deberán ser
atendidas de modo inmediato e inapelable. Feria Valencia
podrá exigir en todo momento a los expositores la
separación del personal afecto a su stand, que, por su
c o n d u c ta , s e h a g a a c r e e d o r a e s ta m e d i d a .
23.- Vigilancia
Durante el periodo de la feria, la vigilancia general de los
pabellones de exposición y de otras instalaciones corre
a cargo de la organización. Dicha vigilancia es de carácter
disuasorio, dada la imposibilidad de controlar todos los
bienes exhibidos en los stands, por lo que Feria Valencia
no se responsabiliza de posibles hurtos, robos o daños
en los mismos, de cuya custodia deberá ocuparse el propio
expositor, antes, durante y después de la celebración del
certamen.
La vigilancia general realizada por Feria Valencia no modifica
el principio de no responsabilidad en daños a personas
o cosas.
24.- Prevención de riesgos laborales
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 24, en relación
con el 18.1, de la Ley 31/1995, de ocho de noviembre, de
Prevención de Riesgos Laborales, el expositor se
compromete y obliga a tener informada a Feria Valencia
sobre los eventuales riesgos laborales dimanantes del
montaje de su stand, lo que se especificará, en su caso,
en el Proyecto de Decoración a presentar ante la Dirección
Técnica de Feria Valencia.
El expositor se compromete a cumplir con las "normas
generales de prevención de riesgos laborales" de Feria
Valencia, así como las "normas de actuación ante
situaciones de emergencia", incluidas en el ANEXO N.º 2
de la Solicitud de Servicios para Expositores, asumiendo
las responsabilidades derivadas del posible incumplimiento,
tanto respecto a sus trabajadores, como a los trabajadores
de las empresas subcontratadas, en su caso, y a terceros
que pudieran verse afectados por su actividad,
constituyéndose contractualmente en único responsable
frente a Feria Valencia en esta materia por los conceptos
indicados.
El expositor ha sido informado por Feria Valencia sobre
los riesgos existentes en el recinto ferial y de las medidas
de Protección y Prevención correspondientes. Esta
información se compromete a trasladarla, junto a las
"normas generales de prevención de riesgos laborales"
de Feria Valencia y las "normas de actuación ante
situaciones de emergencia", a sus trabajadores y a toda
persona contratada o subcontratada por el mismo o a
través de terceros, y a exigir su cumplimiento durante la
estancia de los mismos en el recinto ferial de Valencia.
Feria Valencia, en caso de incumplimiento de las normas
indicadas, podrá proceder a la paralización de los trabajos
realizados por el expositor o por toda persona contratada
o subcontratada por él mismo o a través de terceros,
notificándose al mismo la causa de dicha paralización con
el objeto de que se proceda a la subsanación inmediata
de la situación irregular detectada.
25.- Fuerza mayor
En caso de fuerza mayor, Feria Valencia o el Comité
Organizador podrán aplazar, acortar, prolongar o suspender
la duración de la feria, así como inhabilitar total o
parcialmente, temporalmente o por toda la duración de la
misma, alguno o algunos pabellones o espacios ocupados
o utilizados por la feria, o reubicar a los expositores
afectados.
El expositor no tendrá derecho a eventuales daños y
perjuicios en caso de fuerza mayor debidamente acreditada.
VI.- PROTECCIÓN DE DATOS
26.- Protección de datos de carácter personal
En los términos establecidos en la L.O. 15/1999 y
disposiciones complementarias, el expositor queda
informado, de modo expreso, de la incorporación de sus
datos a los ficheros automatizados de Feria Valencia por
lo que le será remitida información relacionada con la
actividad que desarrolla. Asi mismo queda informado de
que sus datos podrán ser comunicados, con obligación
de confidencialidad, a las empresas colaboradoras de
Feria Valencia, exclusivamente con una finalidad operativa
y de gestión derivada de la presente relación contractual,
incluidos sus antecedentes, contenido y desarrollo.
El envío de este formulario equivale a su consentimiento
expreso para llevar a cabo dicha comunicación de sus
datos a terceros, así como para la recepción de
comunicaciones comerciales por vía electrónica.
La Institución ferial le advierte de su derecho de accesión,
rectificación, oposición y cancelación de estos datos
mediante carta dirigida a Feria Valencia, Avda. de las
Ferias, s/n. - 46035 Valencia (Apdo. 476 – 46080 Valencia),
a la att. del Área de Sistemas de la Información o
[email protected]
Feria Valencia podrá remitir al expositor que lo solicite por
escrito, bases de datos de compradores invitados,
cumpliendo en todo momento con la Ley 15/1999 de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal,
asi mismo el expositor se compromete a guardar secreto
profesional respecto a los datos que reciba de Feria Valencia,
obligándose además a no comunicarlos, ni siquiera para
su conservación, a terceros, subsistiendo esta obligación
aún después de finalizar sus relaciones contractuales con
Feria Valencia.
Feria Valencia queda exonerada de cualquier
responsabilidad que se pudiera generar, por el
incumplimiento por parte del Expositor de la LOPD y de
la Ley 34/2002, de 11 de junio de Servicios de la Sociedad
de la Información y de Comercio Electrónico; y en particular
por las prácticas de envío no deseado de publicidad por
medios electrónicos.
VII.- OBLIGATORIEDAD DE LAS NORMAS Y
JURISDICCIÓN
27.- Obligatoriedad de las normas
Por el hecho de ser expositor de la feria y tener adjudicado
un espacio, se considera, por parte del expositor, que
conoce y acepta de modo expreso todas las Condiciones
de Participación –generales y particulares-, obligándose
a su más estricto cumplimiento.
28.- Jurisdicción
Las partes intervinientes acuerdan, libre y voluntariamente,
someterse a la jurisdicción de los juzgados y tribunales
de la ciudad de Valencia, para dirimir las cuestiones
litigiosas dimanantes de la interpretación o ejecución de
lo convenido en el presente contrato.
1.2
OTHER TERMS AND CONDITIONS GOVERNING THE FAIR
This exhibition is targeted at the trade.
ORIGINAL TO BE RETURNED TO THE ORGANISERS
1.2.1. ACCEPTANCE OF EXHIBITOR APPLICATIONS
-The Organising Committee is the body responsible for accepting companies' applications to exhibit at the Fair. It may decline
an application if there is insufficient space available or on account of the nature or the quality of the product the company wishes
to exhibit or for any other reason that it deems appropriate.
- Should the company aspiring to exhibit cease trading this will be considered grounds for immediately rescinding the contract
in which case and by way of compensation the Fair will retain the registration and exhibition fees paid.
-Accepted Applications will be given a sequential order number.
COLLECTIVE PARTICIPATIONS (joint exhibitors): in cases where several companies exhibit together at the fair and their
participation is coordinated by one of the companies involved or by an Embassy, Commercial Office, Chamber of Commerce,
Regional Government, Exports Institute, or other similar institution, you must mark the box, detailing on a separate sheet the
names of all participating companies and bodies, as well as their full contact details and the space in m2 allocated to each one.
Registration fees apply to each individual joint exhibitor.
1.2.2. - LOCATION AND ALLOCATION OF SPACES
-Space will be allocated in accordance with an existing evaluation table that includes the following criteria: size of stand requested,
how long the company has been an exhibitor at this Fair, the size of the company (total turnover and number of employees) and
export turnover.
- Stands will be allocated by the Fair Organisers with total transparency and equanimity whilst giving priority to the aims and
interests of the event and those of the exhibitors as a whole.
-Any requests or requirements stated by exhibitors will be considered to be purely indicative and will neither be binding nor
constitute a condition of the company's application and as such will be considered not to have been stated.
-The Fair reserves the right should the need arise, to re-locate, reduce or transfer the space allocated to another area of the
exhibition without the exhibitor having any recourse to any form of compensation.
-The Fair reserves the right to allocate spaces that did not appear on the floor plan initially.
- Feria Valencia may of its own accord rescind an exhibitor's contract up to two weeks prior to the opening of the exhibition and,
for reasons appertaining to the organisation of the Fair and its proper running, up to the opening day itself. In such a case the
Fair will not be liable to make any compensation but will reimburse any registration and exhibition fees paid.
-The Fair reserves the right to review the location of the different sectors, to set aside specific spaces as relaxation or communal
usage areas or for institutional or special stands, for associations or for groups of exhibitors. It also reserves the right to not divide
islands and to reinstate divided islands as single ones and to combine islands together.
-Accepting an Application to Exhibit does not oblige the Fair to grant the full space requested or the location requested.
1.2.3. - SPECIAL STANDS AND SETTINGS
The Management of the Fair will decide unilaterally whether or not to accept a company's application to exhibit and will also
decide the location of stands including spaces already allocated to companies that subsequently withdraw and that are considered
prime sites. Applicants will have no recourse to contest the Management's decision. Exhibitors from the previous year requesting
larger stands will be granted the extra space subject to availability once space has been allocated to new exhibitors.
-No fixtures or fittings or merchandise on display may be altered or removed while the fair is running.
Fractions of square metres of stand space will be charged at the full square metre rate where the fraction is equal to or more
than a half a square metre.
- In the exhibition areas where it is possible to erect double storey stands the Management will allow these to be built at its
discretion.
1.2.4. - SERVICES
-The standard signage provided by the Fair for the modular stands will feature one name only (brand or company name) per
application. This name should be stated clearly on the Exhibitor Application form. No other wording will be permitted and any
subsequent alterations as might be authorised by the Management will be subject to an additional charge.
- Exhibitors may apply for parking spaces in specific zones by completing the relevant section of the Exhibitor Services Application
form.
-Reservations will be confirmed upon receipt of payment at the Treasury Office.
1.2.5. - ACTIVITIES NOT PERMITTED
-It is expressly forbidden for exhibitors to sell to buyers for immediate delivery at the exhibition.
- Exhibitors may not sublet or exchange all or part of the space allocated to them.
- It is forbidden for company staff to leave or close the stand while the Fair is still open.
- No advertising or publicity is permitted outside the exhibitor ’s own space or anywhere in the venue.
- Exhibiting posters or samples of any sort from other companies is not permitted.
-All initiatives in terms of entertainment of any kind, nature or characteristics must be authorised beforehand in writing by the
Organising Committee even if the initiative is to take place entirely within the confines of the stand or is for the purpose of showing
products.
ID Card or Passport No of the signatory
S i g n a t u r e a n d c o m pa n y s ta m p
This sheet should be returned with the Exhibitor Application form
D a t e / Va l e n c i a
/
/ 2014
2.-GENERAL TERMS AND CONDITIONS GOVERNING EXHIBITING.
I. Organisation
II. Conditions of acceptance and participation
II. Build-up and Breakdown of Stands
IV.- Insurance
V.- Safety Regulations
VI.-Data Protection
VII.- Enforceability of Conditions &Regulations and
Jurisdiction
I.- ORGANISATION OF THE FAIR
1.- Organisation
The fair or show this Application Form relates to is organised
by Feria Valencia with the collaboration and advice of its
Organising and Advisory Committees in compliance with the
provisions established in this regard in the venue’s
Statutes.
II.- CONDITIONS OF ACCEPTANCE & PARTICIPATION
2.- Participation
Participation in the fair is open to manufacturers, wholesalers,
importers and service companies, whatever their country of
origin, displaying their products or those from other businesses
they legally represent.
Exhibitors are not allowed to exhibit goods other than those
detailed in the documentation accompanying their Exhibitor
Application Form.
Stands shall be manned by competent staff at all times when
the fair is open to visitors so as to be able to provide visitors
with any details or information they may request.
Retail selling of goods exhibited on the stands is strictly
forbidden (this applies to all fairs classified as trade-only
events).
The Management of the Fair and the Organising Committee
reserve the right to consider each application individually.
3.- Minimum Space
The pavilions allocated to the exhibition of products are
divided into modular stands, as indicated in the terms and
conditions for each fair (usually 16 m2 ), and exhibitors may
request stand space in multiples of this minimum area.
4.-Conditions of Acceptance
FERIA VALENCIA alone will decide whether or not to accept
an exhibitor’s application, providing they fulfil the required
prerequisites.
Notwithstanding other criteria, these are some specific
examples of reasons for rejecting applications:
-The products to be exhibited do not fit in with the theme of
the Fair.
-The applicant does not commit to complying with the fair’s
rules regarding build-up, safety, advertising and/or other rules
governing the institution as a whole or the specific Fair for
which the application has been made.
-If the overall space requested exceeds that available for the
trade show.
In these cases the Organising Committee shall consider the
overall interests and goals of the trade fair as a whole,
overriding other considerations such as seniority rights,
chronological order of presentation of Application Forms
or other criteria which may be detrimental for the general
interest and goals pursued by the fair.
5.- Industrial Property
Exhibitors commit themselves not to display on their stand
any product or service imitating those of third parties, nor
those which could damage exclusive patent rights, whether
registered or not, or engage in any other practice which may
be construed as unfair, during the celebration of the event.
The exhibition on stands of catalogues, information brochures
or any other type of advertising material
contravening the legislation in force or damaging the rights
of third parties, is absolutely prohibited.
ORIGINAL FOR THE FAIR ORGANISERS
Feria Valencia reserves the right carry out inspections
anywhere within the exhibition centre for the purpose of
verifying whether any breech of the above-mentioned practices
has been committed.
To this end, exhibitors must grant access to their stands to
authorised personnel, and must collaborate with the Evaluating
Committee appointed by the Fair. More particularly, exhibitors
must accept to submit their own stand and the products or
services on offer on it, for examination by the above-mentioned
Committee. Exhibitors must also allow access onto their
stand to duly accredited personnel appointed by Feria Valencia
for the purpose of carrying out photographic or visual reports.
Failure to comply with the rules established by the fair to
combat plagiarism, or the breech of patent rights or any other
unfair practice, may be cause for exclusion from subsequent
trade fairs.
5.1.- Arbitration Clause in respect of disputes arising
between exhibitors over industrial property rights:
The exhibitor undertakes to accept that all litigation,
disagreements, claims or complaints in regard of industrial
property rights relating to their participation in the Exhibition
that is the subject of the present contract will be referred to
and resolved by arbitration administered by the Valencia
Chamber of Commerce’s Court of Arbitration and Mediation
which, in accordance with its Regulations and Statutes, is
entrusted to administer arbitration and appoint arbitrators.
6.- Services
Services provided by Feria Valencia must be ordered using
the Exhibitor Services Application Form, which will be sent
to each participating company. This contains separate forms
for ordering power supply, water, plinths, carpeting, hostesses,
telephone, pre-arranged parking service, insurance, stand
contractors’ passes and
exhibitors’ cards.
Services are not included in the fee for renting stand space,
unless specifically stated in the Terms and Conditions
Governing Exhibiting at the Fair. Feria Valencia will on
request provide information on authorised fees for services
including rental of furniture, plants, and other. General basic
cleaning of stands is included in the space rental rate.
Feria Valencia offers a postal service, commercial and tourist
information, interpreters, banking, press office,
photographers, bars and cafeterias, florist’s, first-aid, and
others.
10.- Catalogue
Each exhibitor is entitled to one copy of the official catalogue.
Exhibitors and their products and/or brands will appear
free-of-charge in the index and listings of the online catalogue.
Exhibitors will therefore be required to provide the relevant
details, which will be specified for each exhibition, either on
the Exhibitor Application Form, the Application for Services
Form or on a dedicated form.
Feria Valencia reserves the right, whilst accepting no
responsibility for any omissions or errors that might occur,
to disseminate the information provided on the Exhibitor
Application Form about the exhibitors and the products and
services exhibited, using the media and techniques it deems
best suited to that purpose.
11.- Customs & Excise
7.- Application for space and Allocation of Stands
Once the Application to Exhibit has been received, the fair
organisers will then make a decision whether to accept it or
not and, if the decision is in the applicant’s favour, the
organisers will proceed to the allocation of stand space,
always taking into consideration the total number of
applications submitted within the deadline as established in
the information regarding the terms and conditions enclosed
with each Exhibitor Application form and in section 12 of
these general conditions, concerning payment.
Submission of an application to exhibit does not imply
automatic acceptance nor that the number of square metres
requested will be allocated. In accordance with the guidelines
stipulated by Civil Law and supplementary legislation, the
contract will be considered final when the party applying
party receives written confirmation from Feria Valencia, by
whatever medium, accepting its participation. Requests made
with specific reservations or conditions will not be accepted.
Space will be allocated in accordance with the information
provided by the exhibitors concerning the sector in which
they want to exhibit (where the fair is categorised by sectors).
The fair organisers will also try, whenever possible, to
allocate to exhibitors the stands with the features, dimensions
and locations indicated on the exhibitor’s Application form,
unless Feria Valencia should determine that this is technically
and organisationally impossible.
Accepted applications will be given a sequential order number.
Once allocation has been definitively decided,
the location of the stand will be communicated to the
applicants.
All payments may be made as indicated in the information
regarding Applications to Exhibit. When payment is made
by bank transfer, proof of payment must be sent.
Feria Valencia reserves the right to terminate the contract
in cases when exhibitors infringe any of the conditions, or
rules governing build-up and breakdown or any other specific
rules or conditions established by individual events.
It is strictly forbidden to give away or sublet, either totally or
partially, the allocated space, without the explicit authorisation
of Feria Valencia and/or the fair in question and without
paying the corresponding fees.
The exhibition of products originating in countries outside
the European Union is authorised as follows:
11.1.- Temporary imports, consigning the goods to a
consignee, preferably from Valencia.
11.2.- ATA Carnet coverage for those goods coming from
countries enforcing this system.
In both cases, the Fair must be informed of the chosen
system prior to the goods being despatched. The temporary
nature of these imports requires that the import be for
consumption purposes or for the product(s) to be re-exported
outside the territory covered by the EU customs system
within a period of three months after the closure of the fair.
Under no circumstances may products brought in under
either of these regimes be removed from the Fair premises
without the necessary Customs clearance. The exhibitors
or their representatives will be held responsible for the
payment of any levies or fines that might derive from the
avoidance of Customs controls.
Where the product is being imported for consumption
purposes, the exhibitor or their representative(s) will be
responsible for the payment of all tariffs and duties, levies
or possible sanctions.
In the instance of fairs that have been granted full
international status or internationality for customs purposes,
exhibitors from non-EU countries will be entitled to display
their goods without payment of customs duties and must
return them afterwards to their country of origin. Some goods
will require phytosanitary certificates
(plants and flowers), veterinary certificates (animal products)
or health certificates (other products for human
consumption).
Customs formalities upon the arrival of the goods should be
administered by a Spanish Customs Officer or representative
of Spanish Customs or by an authorised forwarding agent.
Any supplementary information required
should be requested from the fair management, which will
8.- Exhibitors Cards
under no circumstances however be responsible for the
To take part at the fair all exhibitors must obtain an "Exhibitor official procedures the exhibitor is required to observe.
Card", the document accrediting their status for the duration
of the event. Exhibitor cards will be issued to the company 12.- Payments
and, where possible, will state the name of the individual
holders. Before cards can be collected from the Treasury The invoices corresponding to registration fees, exhibition
Office at Feria Valencia all outstanding payments for the space and turnkey stands must have been paid
stand and services must have been made in full and/or 30 (thirty) days prior the beginning of the fair, and before
corresponding proof of payment received. In general 4 cards proceeding to prepare stands.
will be issued for the first 16 m2 module, plus 2 extra ones
for each additional module up to a maximum of 40 cards. The invoices for registration fees and exhibition space and
Exhibitors must indicate the names and positions of the turnkey stands booked must have been paid 30 (thirty) days
company’s staff who will be in charge of the stand. prior the beginning of the fair and before proceeding to
prepare stands. No exceptions will be made.
9.- Advertising
Invoices for services are also required to have been paid
30 (thirty) days before the event and before proceeding to
Advertising of any kind within the Fair will be exclusively for
goods being displayed by the exhibitor or that are featured prepare stands, except in the case of the telephone service,
in the exhibitor’s catalogue. Such advertising, be it by means which will be paid later, once the service has concluded.
of the distribution of brochures or catalogues featuring these No removal of goods clearance will be issued unless all
goods or through any other medium, is only allowed within services have been paid in full.
the confines of the stand rented by the exhibitor, and always In cases where payments have not been made within the
providing that it complies with standard advertising practice stipulated deadlines, exhibitors will lose all rights to the
and avoids any claim or device that could be construed as space reserved and the space will then be available to the
Fair, which will be entitled to offer it to other companies.
unfair competition.
Occupation of the exhibition space will not be allowed until
Any advertising activity carried out on the fair premises, total payment for it and for the services contracted has been
outside the space of the stands, will require prior made in full.
written authorisation from the management of the fair.
No goods on display can be photographed without the 13.- Abandonment
express authorisation of the exhibitor concerned. However,
Feria Valencia reserves the right to take photographs, make Should the applicant relinquish the stand space requested
drawings and film certain aspects of the premises or of the more than 2 months before the opening of the fair, it will
products exhibited, with the express purpose of using them
forfeit the registration fee
in its publications and official promotion.
Feria Valencia reserves the right to deny authorisation for
the projection of films and slides on stands where they cause
a disturbance to other exhibitors or to visitors to the fair, or
for any entertainment activity of any kind, nature or
characteristics, including within the confines of the stand and
for the purpose of promoting the products, if the prior express
written authorization of Feria Valencia and the Organising
Committee has not been obtained.
Should the applicant relinquish less than 2 months before
the opening of the fair, no fees paid will be returned.
Should the applicant relinquish less than 20 days before the
opening of the fair, the total fees due for the stand space
must be paid in full.
Any request to annul the contract must be made in writing.
will therefore not be held responsible for any pilferage or
theft of or damage that may occur to goods that are in the
Any anomalies detected and any complaints lodged in relation custody of the exhibitors themselves during the periods of
to them, must be made in writing to the management of the both build-up and breakdown and during public opening
fair, accompanied by proof of the complainant’s accreditation hours.
General security patrolling carried out by Feria Valencia
as exhibitor.
does not alter the principle of liability for damage to individuals
or things.
IV.- INSURANCE
III.- STAND BUILD-UP, BREAKDOWN AND REMOVAL 17.- Complaints
14.- General Provisions
Build-up and Breakdown work must comply with the general
rules contained in the Exhibitor Services Application Forms
and that are also available at the Build-up and Services Office
(Technical Department) and on the Feria Valencia website.
The Management of the fair or its Organising Committee will
inspect the stands and their fixtures and fittings and will check
that they comply with these rules. Any recommendation made
by the committee must be acted upon immediately by
exhibitors or their representatives (decorator, builder, etc.).
Otherwise, the management of the fair will be entitled to
make the required alterations or order them to be made at
the exhibitor’s expense.
Where an exhibitor contracts a third party to undertake the
build-up of their stand this must be notified via the
relevant Exhibitor Services Application Form prior to any
work commencing.
In such instances exhibitors will be liable for any damage
which the decorator or other subcontracted companies
may cause on the premises of Feria Valencia. Under no
circumstances will exhibitors start any work prior to their
sketches and projects being expressly authorised. Once
approved by the Feria Valencia technical services department,
these plans must be available for inspection at the stands at
all times. Exhibitors must carry out all
construction works in accordance with any changes or
alterations indicated by Feria Valencia.
Feria Valencia Technical Management is entitled to demand
a cash payment for the sum it deems necessary to cover
any damage caused to its facilities.
In the event that, at the initiative of the fair management or
the exhibitors themselves it is decided to create a special
decor or design for a certain pavilion or area of the fair, all
exhibitors located in that area will be required to pay the
surcharge for the special decoration, the sum being
proportionate to the amount of space occupied by the exhibitor.
All members of staff involved in stand build-up and breakdown
work must be insured against accidents at work. The
necessary certificates must be shown by exhibitors or
decorators if requested to do so by Feria Valencia. Firms
exhibiting will collect passes from the Build-Up and Services
Office (Technical Department) granting access to the fair
premises for workers and employees working on the buildup and breakdown of their stands. These are valid until the
day prior the official opening of the event, and expire as from
that date, but may be used from 6:00 to 9:00 to proceed to
carry out cleaning and maintenance of the stand if requested.
These passes will be valid again after the closure of the fair
for the purposes of dismantling the stand and removing
goods. Each exhibitor will be responsible and accountable
to Feria Valencia for any loss of or damage to these passes,
which will be withdrawn if they are used for purposes other
than those for which they have been authorised.
Exhibitors will accept any costs for electricity, security etc.,
deriving directly from the build-up and breakdown of their
stand and its facilities (not the venue’s general facilities).
Build-up work must be carried out exclusively within each
exhibitor’s space, taking the utmost care not to encroach
upon adjacent stands or aisles with items, goods or preparatory
work. Those areas must be kept clear at all times.
A copy of the inventory included with the Exhibitor Services
Application Form, stamped by the fair organisers, must
accompany the goods when they are delivered to the venue
for display.
Haulage contractors used by exhibitors must abide strictly
by the regulations established by Feria Valencia concerning
the movement and handling of goods within its premises.
ORIGINAL FOR THE FAIR ORGANISERS
15.- Timetable
All structural work and fitting out must be carried out within
the timetable established by Feria Valencia: from 08:00 to
20:00 on working days. In all cases, all fitting out must be
completed and goods placed on their respective stands
before 24:00 on the day before the opening of the event.
Should the stand not be occupied at that time, the fair will
be entitled to use that space for the purposes it deems
appropriate. In such cases, exhibitors will have to pay
compensation to Feria Valencia for any damages caused
and/or expenses incurred.
16.- Removal of Goods
No part of the stand or goods can leave the fair before its
closure without the appropriate written authorisation.
Substitution or replacement of damaged goods or samples
must be authorised by the fair organisers upon written request
submitted by the exhibitor, who will have to follow the
instructions and timings indicated by the fair.
Upon the closure of the fair, exhibitors will have to strictly
adhere to the instructions delivered to them to ensure
orderly withdrawal of goods and samples.
Should an exhibitor fail to abide by the regulations by not
withdrawing goods on display or products and accessories
installed on their stand within the deadline set by the fair, the
fair organisers will be entitled to remove them into storage
and return them later to the exhibitor, who will have to meet
the costs involved. Feria Valencia will not bear responsibility
for any possible loss, damage or destruction by fire that may
occur.
24.- Risk Prevention
18.- General Provisions
Copies of the terms and conditions of the different insurance Pursuant to article 24 of clause 18.1 of the 31/1995 Law of
policies are available for Exhibitors to read in the Economic Prevention of Risks in the Workplace dated 8 November,
a n d F i n a n c i a l D e pa r t m e n t a t F e r i a Va l e n c i a . the company Exhibiting commits itself and is obliged by law
to inform Feria Valencia of any risks to workers deriving
from the setting up of its stand and these should be specified
19.- Fire and Water Damage
in the Decoration Project that is required to be submitted to
All the goods on display, as well as other equipment, products the Fair ’s Technical Department for approval.
and decoration used for exhibition and promotion, Exhibitors commit themselves to comply with Feria Valencia’s
must be insured against fire and water damage. This General Rules for Prevention of Risks in the Workplace as
insurance is compulsory and must be contracted by each well as with the Procedures in Emergencies included in
exhibitor through the general policy taken out by Feria Appendix 2 of the Exhibitor Services Application Form and
Valencia for those purposes. This insurance is not included will assume full responsibility deriving from any possible
in the price for the stand space rental, unless specifically failure to comply with the established rules should any of
stated in the Specific Conditions of Exhibiting. the Exhibitors’ own staff or subcontracted staff or third parties
The insurance premium provides cover of €2850 per 16 m2, be affected by the activity of the Exhibitor who will
with €2400 corresponding to the contents, and €450 to contractually bear sole responsibility for the matters indicated
above.
the structure of the stand.
Exhibitors must fill in the merchandise inventory in the
Exhibitor Services Application Forms, indicating the value The Exhibitor has been informed by Feria Valencia of the
of all the items on the stand, in order to fully insure them risks that exist within the Fair premises and of the
relevant Safety and Risk Prevention Measures that are in
against these risks.
place. The Company Exhibiting commits itself to pass on
this information together with Feria Valencia’s General Rules
20.- Theft (not Pilferage)
for Prevention of Risks in the Workplace and its Emergency
Feria Valencia also offers an insurance policy for exhibitors Procedures, to its staff and to all personnel contracted or
wishing to take it that covers the risk of theft. To avail subcontracted by the company and will demand that they
themselves of this cover exhibitors should complete the comply with said Rules and Procedures while on the premises
relevant declaration of capital and goods insured in the of Feria Valencia.
above-mentioned Exhibitor Services Application Form.
To be able to make a claim under the terms of the insurance In the event of any failure to comply with the above rules
policy in case of theft within the exhibition venue, the exhibitor Feria Valencia reserves the right to halt work being carried
must produce a Police report for the incident. Feria Valencia out by the Company Exhibiting or by any person(s) contracted
or subcontracted by it or through third parties. The company
and the insurance company will not be
responsible to exhibitors for any pilferage, loss or damage shall be notified of the reasons for halting the works in order
that may occur on exhibitors’ stands or to the goods exhibited. for it to proceed to correct any irregularity detected immediate.
Supervision of stands and of goods on display during public
opening hours and during build-up and breakdown will be 25.- Force Majeure
the exhibitor’s sole responsibility.
In instances of force majeure, Feria Valencia and the
Organising Committee reserve the right to delay, shorten,
21.- Civil Liability
extend or cancel the Fair, as well as to cordon off specific
A policy is also available to cover possible accidents derived areas or pavilions either totally or partially, temporarily or
from goods exhibited and for which the company exhibiting for the entire duration of the Show and to relocate the
may be deemed liable. Exhibitors that so wish may take out exhibitors affected.
this policy by filling in the corresponding section in the In proven cases of force majeure exhibitors will not have
the right to terminate their contract with the Fair or
Exhibitors Services Application Form.
Feria Valencia will not be held responsible for any risk run claim compensation for damages.
by exhibitors’ staff or their stand or fixtures and fittings or
exhibited goods deriving from the participation in events or VI.- DATA PROTECTION
activities at Feria Valencia.
26.- Personal Data Protection
Proportional Rule: To avoid the proportional rule being applied
in the case of accidents, it will be necessary for exhibitors As per the provisions of the Law on the Protection of Data
to indicate the total value of all goods exhibited including the of a Personal Nature L.O. 15/1999 and additional provisions
fixtures and fittings and decoration of their stands for the exhibitors are expressly informed that the personal details
purposes of the compulsory insurance against fire and water they provide on this form will be incorporated into a
damage and of the optional insurances against theft and computerised database belonging to Feria Valencia. You
are also informed that your details may be communicated
civil liability.
in strict confidentiality to companies that collaborate with
Feria Valencia for exclusively operational and procedural
V.- SAFETY REGULATIONS
purposes derived from the contractual relationship, including
the background to and the content and history of the
22.- Safety and Security
relationship.
The exhibition of products that may pose a risk for visitors,
other exhibitors, suppliers and the staff of Feria By returning this form you are giving your consent to your
Valencia or its premises, is strictly forbidden. details being passed on to third parties as well as to receiving
Machinery will only be permitted to be exhibited in operating marketing communications by electronic means.
mode if this does not represent a risk to individuals or to the The trade fair institution informs you that you will at all times
venue and all liabilities will be the sole responsibility of the have the right to access, modify and remove these
exhibitor. The machinery must therefore be equipped with details by writing to the following postal address: FERIA
the necessary protective devices to comply with the safety VALENCIA:- Av. de las Ferias, s/n. - 46035 Valencia (P.O.
measures established by the current rules and regulations. Box. 476-46080 Valencia) for the attention of The Information
Systems Department.
Exhibitors with machinery or equipment operating will be
required to take out a civil liability policy to cover any possible VII.- ENFORCEABILITY OF THE CONDITIONS AND
damage that the machinery or equipment could cause. JURISDICTION
Feria Valencia reserves the right to inspect exhibitors’ stands,
fixtures and fittings at any time, through its own services, 27.- Enforceability of Conditions
and shall furthermore have the right to make any
recommendations it deems necessary and that must be By taking part in the fair and having an allocated space
acted upon immediately and with no recourse to appeal. exhibitors are understood to be aware of and expressly
Feria Valencia will be entitled to demand that exhibitors accept all the general and specific Terms and Conditions
remove staff from their stand should their behaviour render for Exhibiting and to commit themselves to abide by them
at all times.
them liable to this measure being applied.
23.- Security
28.- Jurisdiction
During the period of the fair, the general security patrolling
of the exhibition pavilions and other premises will be the
responsibility of the venue. This security has been designed
to act as a deterrent given that it is impossible to watch over
all the goods exhibited on all the stands and Feria Valencia
The parties involved agree freely and mutually to submit to
the jurisdiction of the courts and tribunals of the city of
Valencia in any instance of litigation arising from the
interpretation or implementation of the terms of this contract.
ID Card or Passport No of the signatory
S i g n a t u r e a n d c o m pa n y s ta m p
D a t e / Va l e n c i a
/
/ 2014
BY TEXTILHOGAR

Solicitud de Participación

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