Guía de usuario: Gestor de activos fijos, activos no corrientes v 3.0

Transcripción

Guía de usuario:
Gestor de activos fijos, activos no corrientes v 3.0
NewPyme S.L.
C. Capitán Dema 3 2º C
03007 Alicante
Tel: +34 965 106 380
Fax: +34 965 107 461
Sitios web:
http://www.abanfin.com
http://www.areadepymes.com
http://www.plangeneralcontable.com
Índice detallado
Características de la herramienta...................................................................................... 3
Entorno de desarrollo y funcionamiento ...................................................................... 3
Instalación de la herramienta............................................................................................ 3
Bibliotecas específicas de la herramienta..................................................................... 4
Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros................................................. 6
Versiones de Excel 2000, XP y 2003 ....................................................................... 6
Versión Excel 2007 .................................................................................................. 7
Abrir la herramienta por 1ª vez....................................................................................... 11
Menú de la herramienta .............................................................................................. 13
a) Modificación de las Tablas de Amortización ..................................................... 14
b) Modificación de la Tabla de Elementos Comunes ............................................. 16
c) Añadir, modificar o borrar una empresa............................................................. 17
d) Dar de alta un activo........................................................................................... 20
e) Obtener fichas de información de activos .......................................................... 27
f) Realizar cálculos y obtener información sobre dotaciones pasadas y futuras.... 30
g) Modificar el interés aplicado a un activo que esté siendo amortizado mediante
leasing......................................................................................................................... 32
h) Dar de baja un activo. ......................................................................................... 34
i) Cerrar un ejercicio .............................................................................................. 36
j) Reiniciar la herramienta...................................................................................... 39
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: [email protected]
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Características de la herramienta
Entorno de desarrollo y funcionamiento
La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Excel 2000
utilizando los recursos de programación y desarrollo propios de Visual
Basic for Applications, VBA 6.0 habiendo sido verificado su correcto
funcionamiento en las siguientes versiones de Excel: 2000, XP, 2003,
Nota:
En el caso de Excel 2007, si bien aparentemente funciona
correctamente, en la actualidad estamos verificando el correcto
funcionamiento de todas las funciones. (Abril 2008)
Instalación de la herramienta
La herramienta está compuesta por los siguientes ficheros y archivos
remitidos en un fichero zip comprimidos:
Nombre del archivo
manual_usuarioGAF.pdf
usugafv3.xls
codgafv1.xls
Características
Archivo zip contenedor de la
aplicación
Guía de usuario en formato Pdf, este
archivo
Archivo de usuario, es el que debe
abrir para utilizar la herramienta
Archivo de código, este fichero se
abre automáticamente al abrir el de
usuario y es el que hace funcionar la
herramienta
Para utilizar su copia tan sólo que seguir los siguientes pasos:
1º- Guardar el fichero contenedor, comprimido con zip, en una carpeta
de su disco duro.
2º- Descomprimir el contenido del fichero zip en dicha carpeta.
Recuerde que descomprimir un fichero zip no es lo mismo que ver su
contenido.
Por ejemplo, en el caso de que tenga winrar instalado en su
ordenador tan sólo ha de seleccionar la opción que se muestra en la
imagen:
3
3º- Verifique la existencia y registro en su ordenador de las bibliotecas
de Windows que requiere la herramienta.
Bibliotecas específicas de la herramienta
Nombre
biblioteca
Ubicación en el
PC
mscomctl.ocx
Dirección
descarga
http://www.newpyme.com/library/mscomctl.ocx
de
C:\Windows\system32\mscomctl.ocx
Instrucción de
registro
regsvr32.exe c:\windows\system32\mscomctl.ocx
Nombre
biblioteca
Ubicación en el
PC
vbscript.dll
Dirección
descarga
http://www.newpyme.com/library/vbscript.dll
de
Instrucción de
registro
Nombre
biblioteca
Ubicación en el
PC
Ficheros
complementarios
Dirección
descarga
de
C:\Windows\system32\vbscript.dll
regsvr32.exe c:\windows\system32\vbscript.dll
mscal.ocx
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\OFFICE11\mscal.ocx
La carpeta final varía en función de la versión de Excel
pudiendo ser Office9, Office10, Office11 u Office12
Todos ellos se ubican en el mismo directorio que la biblioteca
MSCAL.CNT
MSCAL.DEP
Mscal.GID
MSCAL.HLP
http://www.newpyme.com/library/MSCAL.OCX
Ficheros complementarios
http://www.newpyme.com/library/MSCAL.CNT
http://www.newpyme.com/library/MSCAL.DEP
4
http://www.newpyme.com/library/mscal.GID
http://www.newpyme.com/library/MSCAL.HLP
Instrucción
registro
de
regsvr32.exe
C:\Archivos
Office\OFFICE11\mscal.ocx
de
programa\Microsoft
Tan sólo ha de registrar la biblioteca, esto es utilizar tan sólo la
instrucción anterior.
Una vez descargada y guardada la biblioteca en la ubicación
especificada en su ordenador tan sólo ha de registrar dicha biblioteca
en su sistema, esto es indicarle al sistema operativo que dispone de los
recursos que contiene dicha biblioteca y donde se encuentra.
Para esto tan sólo debe acceder desde el Menú inicio de Windows a
la opción de Ejecutar
Y en el asistente mostrado insertar el código de registro referido para
cada biblioteca de tal modo que dicho asistente tendrá este aspecto:
Pulsando el botón Aceptar, su ordenador reconocerá dicha biblioteca y
le mostrará el siguiente mensaje:
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Ha de repetir este procedimiento con todas aquellas bibliotecas que le
sean referidas y que no estén ya registradas en su ordenador.
Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros
Todas nuestras herramientas se encuentran programadas mediante la
utilización de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 que en el entorno
de Excel aparecen reseñadas como macros. Así una macro no es más
que un conjunto de tareas que permiten automatizar un determinado
proceso dentro de la hoja de cálculo. Así pues en caso de que esté
deshabilitada la ejecución de macros la herramienta no funcionará por
lo que es preciso que habilite dicha ejecución.
Versiones de Excel 2000, XP y 2003
1º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco
2º- Acceda al menú seguridad situado en: Herramientas->Macros>Seguridad
3º- Cambie el nivel de seguridad a Nivel Medio
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De esta forma cada vez que vaya a abrir una hoja de Excel
programada Excel le informará de ello utilizando un mensaje similar al
siguiente:
Así pulsando el botón “Habilitar macros” la herramienta se abrirá
posibilitando la ejecución de la programación lo que le permitirá
utilizarla normalmente.
Versión Excel 2007
1º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco
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2º- Acceda al asistente de opciones
siguiente imagen:
tal y como se muestra en la
3º- Pulse el botón de Opciones de Excel
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4º- Acceda al asistente del centro de confianza para ello seleccione la
opción Centro de confianza y pulse el botón Configuración del
Centro de confianza
Dentro del bloque de Configuración de macros active la opción
Deshabilitar todas las macros con notificación y pulse el botón
Aceptar
Acepte todos los asistentes anteriores y abra el archivo de usuario de
la herramienta.
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Se abrirá el archivo de usuario mostrándose el siguiente aviso de
seguridad:
Pulse en el botón de opciones del aviso, accederá al siguiente
asistente:
Seleccione la opción de Habilitar este contenido y pulse el botón
Aceptar a continuación el archivo de usuario abrirá el archivo de
código que contiene todas las funcionalidades de la herramienta
mostrándole el menú de opciones de la herramienta dentro de la
pestaña Complementos tal y como se muestra en la imagen.
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Nota:
Si la herramienta se abre en modo pantalla completa no se muestra la
pestaña complemento por lo que tendrá que volver al modo pantalla
normal para visualizar dicha pestaña.
Importante:
Si no sigue el procedimiento reseñado para cada versión de Excel
cuando abra el fichero de usuario se encontrará con las siguientes
opciones:
a) No se crea el menú de acceso a las funciones y por tanto no puede
utilizar la aplicación, sin que le informe de ello Excel
b) Excel le mostrará un mensaje del tipo:
Así pues le rogamos encarecidamente que revise las opciones de
seguridad que tiene configuradas en Excel para que así pueda utilizar la
herramienta.
Abrir la herramienta por 1ª vez
Una vez guardados y descomprimidos los ficheros abra desde Excel el
archivo de usuario usugafv3.xls
La herramienta le pedirá que habilite la ejecución de macros, depende
del nivel de seguridad configurado en Excel, revise el apartado anterior
del presente manual. Esta herramienta está exenta de cualquier código
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malicioso, pero es imprescindible que acepte esta opción, pues si la
ejecución de macros está deshabilitada la aplicación no funcionará.
En la primera apertura se mostrará la licencia de usuario final, si no la
acepta, la herramienta se cerrará automáticamente.
Una vez aceptada la licencia de usuario final la herramienta se abrirá
normalmente creando su propio menú de usuario:
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Importante
Habitualmente el fichero de usuario no lleva ningún tipo de protección
pues toda la funcionalidad de la herramienta está programada y por
tanto no incorpora fórmulas. Así pues si desea añadir más hojas al libro
puede hacerlo libremente pero le rogamos encarecidamente que no
modifique el nombre de ninguna de las existentes pues en caso
contrario la herramienta no funcionará.
Trabajar con la aplicación
Menú de la herramienta
De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y
menús:
a) Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom,
Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en
el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo,
guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un
determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en
pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja
activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada.
b) Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde
cualquier otra pantalla.
c) Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier
pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y
devolver a Excel a su entorno normal de trabajo.
d) Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de
Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación:

Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras
de herramientas de Excel dejando activos el menú
predeterminado de Excel y el menú personalizado de la
herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de
trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la
herramienta simultáneamente.

Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas
propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas en su hoja
normal, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga
presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es
menor.
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e) Desplazamientos: este menú le permite desplazarse entre las
diferentes hojas incluidas en la aplicación. Simplemente seleccione una
opción del menú y será dirigido inmediatamente a esa hoja del libro de
usuario.
f) Utilidades: En este menú se encuentran todas las funcionalidades de
la herramienta, tales como la posibilidad de modificar las Tablas de
amortización y de elementos comunes en el caso de que hubiera algún
cambio y se tuvieran que actualizar.
También se pueden
añadir/modificar/eliminar empresas de la base de datos, hacer
operaciones varias con los activos dados de alta que explicaremos más
adelante, realizar cierres de ejercicio y reiniciar la aplicación borrando
todos los datos introducidos por el usuario desde que comenzó a usar
la aplicación.
Importante: Cuando se realicen dotaciones a un activo o un conjunto
de activos, ya sea al calcular futuras dotaciones, ver dotaciones
pasadas o al realizarlas al final de un ejercicio, el valor del activo que
aparecerá, será el valor amortizable, esto es, el valor de alta en balance
menos el valor residual. En el caso de amortizarlo mediante leasing, el
valor residual no se tendrá en cuenta y aparecerá siempre el valor neto
contable. Si quiere consultar el valor neto contable de sus activos en el
momento actual, deberá hacerlo mediante las fichas de información de
activos explicadas en la sección e.
a) Modificación de las Tablas de Amortización
En el caso de que el Ministerio de Economía y Hacienda decidiera hacer
algún cambio en las Tablas de Amortización, dispone de un formulario
para actualizarlas de forma fácil en la herramienta. Para ello seleccione
desde el menú Utilidades->Modificar/Añadir datos-> Tablas de
amortización. A continuación le aparecerá el siguiente formulario:
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Si quiere Añadir una división, debe especificar un número de una
división que no exista, añadirle un título y hacer clic en el botón
“Añadir/Modificar”. Si se especifica un número de división ya
existente esta división se modificará sustituyendo su título anterior por
el nuevo título. Para borrar una división simplemente debe seleccionar
la que desea borrar y hacer clic en el botón “Borrar” (¡Cuidado: Se
borraran todas las agrupaciones, grupos y activos de esa agrupación y
además todas las divisiones que tengan un número posterior serán
renumeradas para que siempre vayan seguidas, esto se hace para
mantener una coherencia en los datos!). Para borrar todas las
divisiones, es decir, borrar todo lo que contienen las tablas de
Amortización hay que hacer clic sobre el botón “Borrar Todas”. En el
caso del borrado siempre se le preguntará por una confirmación antes
de proceder.
A través de las pestañas del formulario podrá acceder a las diferentes
categorías de las Tablas de Amortización. Las acciones de añadir,
modificar o borrar el resto de elementos de las diferentes categorías se
realizan de una forma similar manteniendo la misma política respecto a
añadir y borrar. La diferencia es que previamente, para acceder a un
elemento hay que seleccionar las categorías de las que depende, como
se muestra en la siguiente imagen en la que queremos editar un activo
concreto:
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Como nota final, hay que destacar que hay activos en los que
directamente no se especifica el coeficiente lineal ni el periodo de
amortización, sino que tienen unas subcategorías donde sí se
especifican, para acceder a ellas hay que seleccionar la pestaña
“Subcategorías activo”. Si un activo que quiere añadir contiene
subcategorías, no se olvide de seleccionar la casilla “Contiene
SubActivos”.
b) Modificación de la Tabla de Elementos Comunes
La modificación de la Tabla de Elementos Comunes es muy similar a
como se hacía con las Tablas de Amortización. Para proceder seleccione
desde el menú Utilidades->Modificar/Añadir datos->Tabla de
comunes. Le aparecerá el siguiente formulario:
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Las agrupaciones son la categoría más alta en la jerarquía de elementos
dentro de la Tabla de Elementos Comunes. Directamente en las
agrupaciones pueden estar el coeficiente lineal y el periodo máximo de
amortización, en el caso que no contengan ningún elemento dentro. Si
la agrupación contiene elementos dentro de ella, debe seleccionar la
casilla “Contiene Grupos”. Para saber como añadir, modificar y borrar
estas agrupaciones consulta más arriba como hacer lo propio con las
divisiones de las Tablas de Amortización ya que funciona exactamente
de la misma manera. No olvide que si borra una agrupación se
eliminarán los elementos que contengan y se renumerarán las
agrupaciones posteriores para que todas vayan seguidas.
Los grupos y subgrupos son las dos categorías que hay por debajo de
las agrupaciones. Los grupos son los elementos que pertenecen
directamente a una agrupación y los subgrupos pertenecen a su vez a
un grupo. Un grupo puede contener subgrupos o tener directamente el
coeficiente lineal y periodo de amortización aplicado como en el caso de
las agrupaciones. Las funciones de añadir, modificar y borrar esos
elementos funcionan de la misma manera.
c) Añadir, modificar o borrar una empresa
Para hacer cualquier modificación a las empresas dadas de alta en la
base de datos simplemente hay que seleccionar del menú UtilidadesC. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: [email protected]
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>Modificar/Añadir datos->Datos empresas. Podrá realizar las
operaciones que requiera mediante el siguiente formulario:
Para añadir, modificar o borrar un empresa seleccione la opción
adecuada en la parte superior del formulario. A continuación le
explicamos como funciona cada posible acción.
Añadir una nueva empresa:
Después de seleccionar la opción “Añadir” se le activarán los campos
de introducción de datos. Estos deberán completarse correctamente
con los datos de la empresa. Si algún dato no tiene el formato
adecuado le aparecerá de color rojo:
Incorrecto
Correcto
En cualquier caso, si algún dato es incorrecto o no ha sido introducido
la herramienta no permitirá que se añada. Una vez se hayan
completado todos los campos necesarios haga clic en el botón “Aplicar”
y se añadirá la empresa.
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Modificar una empresa existente:
Para modificar los datos de una empresa, seleccione la opción
“Modificar” de la parte superior del formulario. A continuación
seleccione la empresa a modificar dentro del campo “Búsqueda”. La
empresa la puede buscar mediante su denominación social o CIF, es
indiferente. Una vez seleccionada, se rellenarán los campos con los
datos de la empresa que podrá modificar, y siempre y cuando sean
correctos, podrá hacer permanentes los cambios en la base de datos
con el botón “Aplicar”. Con el botón “Recargar” usted podrá volver a los
datos que haya en ese momento en la base de datos de la empresa
seleccionada. Después de hacer clic en “Aplicar”, los cambios se harán
permanentes y los últimos datos introducidos son los que aparecerán
usando el botón “Recargar”.
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Eliminar una empresa existente:
Para borrar de la base de datos una empresa existente seleccione la
opción “Borrar” y busque la empresa de la misma forma que cuando se
procede a modificar. Le aparecerán los datos de la empresa
seleccionada en los campos del formulario, pero estos estarán
desactivados ya que carece de sentido poder modificarlos. Finalmente
haciendo clic en el botón “Aplicar” se borrará la empresa seleccionada
de la base de datos.
d) Dar de alta un activo
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Para dar de alta un nuevo activo seleccione del menú la opción
Utilidades->Operaciones sobre activos->Dar de alta un activo.
Podrá introducir un nuevo activo mediante el siguiente formulario:
A continuación elija un tipo de activo de las tablas de amortización o de
la tabla de elementos comunes, según la opción elegida en la parte
superior de la pestaña actual del formulario. Una vez seleccionado el
tipo de activo, le aparecerán los datos correspondientes al tipo
seleccionado teniendo en cuenta que es un activo nuevo y con 1 turno
de utilización. Puede cambiar los turnos del activo y seleccionar si es
nuevo o usado, lo que afectará al coeficiente lineal y por lo tanto a los
periodos máximos y mínimos de amortización.
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Tenga en cuenta que los turnos no se aplican ni al inmovilizado
inmaterial ni al régimen fiscal del leasing. Así que deberá dejarlo como
1 único turno en el caso de seleccionar este tipo de activos o si lo
amortiza mediante leasing.
A continuación, antes de poder pasar a la siguiente pestaña, deberá
introducir el valor de alta, valor residual, fecha de alta y periodo de
amortización correctamente. El periodo de amortización debe estar
comprendido entre el periodo mínimo y máximo del activo en base a los
turnos seleccionados y si es nuevo o usado. Para seleccionar una fecha
de alta haga clic en el botón con los puntos suspensivos al lado del
campo de texto y seleccione la fecha en el siguiente calendario.
Una vez seleccionado el día utilice el botón “Aceptar” y verá como la
fecha seleccionada aparece en el campo de texto de la fecha de alta. A
continuación se le muestra un ejemplo de cómo rellenar correctamente
la pestaña actual del formulario:
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Una vez completada la pestaña “Introducción Activo” correctamente,
podemos pasar a la siguiente pestaña “Cálculos amortización”. En
esta pestaña podemos hacer cálculos sobre lo que se amortizaría cada
año en función del sistema de amortización elegido, así como el cálculo
del VAN.
Para calcular las dotaciones anuales del activo seleccione el sistema de
amortización para el que desea ver los cálculos en el desplegable
superior o seleccione Cálculo del VAN si quiere calcular el VAN.
Después tendrá que elegir la empresa dónde dará de alta el activo. Si
ha elegido calcular el VAN deberá introducir la tasa de descuento. Una
vez seleccionada la opción a calcular haga clic en el botón “Calcular
dotaciones” o “Calcular VAN” y se le mostrarán los cálculos.
Finalmente seleccione en la parte de abajo el sistema de amortización
que aplicará al activo (debe seleccionar una aunque luego aplique
leasing al activo), para continuar en la siguiente pestaña. Este es un
ejemplo del aspecto que puede tener esta pestaña antes de pasar a la
siguiente fase del alta del activo:
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A continuación hay que pasar obligatoriamente por la pestaña de
“Leasing” para indicar si vamos querer la posibilidad de amortizar el
activo actual mediante leasing. Aunque elijamos amortizar mediante
leasing, el activo también se podrá amortizar con el sistema
seleccionado anteriormente. El sistema final de amortización se
preguntará cuando se vaya a realizar la primera dotación.
Si elige la posibilidad de amortizar mediante leasing, se le activarán los
campos para introducir los datos necesarios para el cálculo de las
dotaciones. Cuando los campos estén completos y con valores válidos
podrá calcular el leasing mediante el botón “Calcular Leasing”. Una
vez calculado el leasing, o si ha elegido que no quiere leasing se le
activará la última pestaña “Fin alta”. A continuación se muestra un
ejemplo de cómo se debe rellenar correctamente estos campos. El
plazo hay que ponerlo en años aunque la frecuencia de pago sea
siempre mensual.
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Finalmente, para terminar de dar de alta el activo hay que rellenar los
campos restantes de la pestaña “Fin alta”. En concreto hay que dar
valor a la identificación del activo, el periodo de amortización funcional,
el centro de coste. Hay que especificar también si el activo pertenece a
un conjunto que englobe a otros activos, por ejemplo, si es una pieza
de un conjunto de activos que forman una unión indivisible para poder
funcionar. Por último, hay que dar valor si se desea a la cuenta del
activo, cuenta de dotación y cuenta de amortización acumulada. Para
ello hay que seleccionar primero una categoría del activo. Si no se
especifica una cuenta o no se hace de forma correcta (8 dígitos y con el
prefijo de la categoría), se guardará como cuenta el prefijo de cada
categoría. A continuación se puede ver un ejemplo de cómo podría
quedar la pestaña de “Fin alta”, justo antes de finalizar el alta del
activo.
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Una vez completado correctamente el formulario, se activará el botón
“Dar de alta el activo”. Cuando hagamos clic en ese botón el activo
quedará registrado en nuestra base de datos y el alta se habrá
completado. El formulario se reiniciará y nos dará la posibilidad de
seguir introduciendo nuevos activos.
Importante: Si hemos especificado una fecha de alta del activo
anterior al inicio del ejercicio actual de la empresa nos aparecerá un
formulario para introducir las dotaciones pasadas. El formulario nos
avisará de la siguiente manera primero:
Como va a realizar la primera dotación del activo si ha especificado la
opción de amortizarlo mediante leasing, se le preguntará como desea
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amortizarlo finalmente. A continuación aparece el mensaje de un activo
que se quiere dar de alta y que se ha especificado un sistema de
dotación lineal y también la opción del leasing:
A continuación nos aparecerá el formulario donde tendremos que ir
especificando las dotaciones que hemos realizado al activo durante los
ejercicios pasados. En el formulario se muestra el periodo que
comprende cada ejercicio, el sistema de amortización y el nombre del
activo. Debemos introducir la dotación del ejercicio y la posible dotación
extraordinaria.
Cuando lleguemos al ejercicio actual, el formulario desaparecerá sólo y
se habrá completado con éxito el alta del activo. El formulario de alta
seguirá abierto por si quiere dar más activos de alta. Podrá ver los
activos dados de alta por el momento seleccionando del menú
Desplazamientos->Activos dados de alta.
e) Obtener fichas de información de activos
Si desea obtener información de los activos dados de alta, agrupados
mediante diferentes criterios o de forma individual, seleccione del menú
la opción Utilidades->Operaciones sobre activos->Información
sobre activos. Podrá generar una ficha de activos mediante el
siguiente formulario:
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Lo primero que debe hacer es seleccionar el tipo de filtro aplicado. Esto
se hace para saber que activos se le mostrarán y cuales no. En el caso
de elegir ver un solo activo de forma individual, se le mostrarán
también las dotaciones realizadas al mismo.
Si lo que deseamos es ver todos los activos que tiene una determinada
empresa hay que seleccionar el filtro “Por empresa”. Si se quiere
saber los activos de una empresa que pertenezcan a una categoría
determinada, seleccione el filtro “Por agrupación”. Exactamente lo
mismo en el caso de un centro de coste. Los filtros “Por conjunto” y
“Por activo individual”, requieren especificar como quiere buscarlos,
es decir, si desea buscarlos en base a su agrupación (categoría) o
centro de coste. Para ello seleccione la opción adecuada en la zona
“Tipo de agrupación”.
Si por ejemplo deseamos ver todos los activos que tiene dados de alta
la empresa “Empresa Ejemplo S.L.”, seleccione la opción “Por empresa”
en el filtro y la empresa correspondiente en los desplegables más
abajo. Al no necesitar más datos para aplicar el filtro se activará el
botón “Generar ficha” y haciendo clic sobre el se generará la ficha con
la información correspondiente.
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La ficha quedaría de la siguiente manera:
Nota: Cuando aparece el tipo “no definido” significa que se ha optado
por poder financiarlo mediante leasing y como todavía no se ha
realizado ninguna dotación aún no se ha especificado si finalmente se
amortiza mediante leasing o mediante el otro sistema de amortización
que se haya elegido.
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f) Realizar cálculos y obtener información sobre
dotaciones pasadas y futuras.
Si desea ver las dotaciones pasadas y futuras que se harán sobre un
activo o un conjunto de activos, seleccione del menú Utilidades>Operaciones sobre activos->Cálculos sobre activos. Le
aparecerá el siguiente formulario:
Las opciones de la parte superior indican lo siguiente:
• Sin leasing: Se mostrarán las dotaciones de los activos que no
estén siendo amortizados mediante leasing. También se incluirán
aquellos activos que se dieron de alta con la opción de leasing y
todavía no se haya especificado el sistema de amortización final.
En este caso se calcularán como si no se amortizaran mediante
leasing.
• Con leasing: Se mostrarán las dotaciones de los activos
amortizados mediante leasing. También se incluirán aquellos
activos que se dieron de alta con la opción de leasing y todavía
no se haya especificado el sistema de amortización final. En este
caso se calcularán como si se amortizaran mediante leasing.
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•
Ejercicio actual: Se mostrarán las dotaciones para el ejercicio
actual teniendo en cuenta las mismas reglas que en la opción
“Sin Leasing”.
Una vez seleccionado el tipo de información que queremos saber, hay
que seleccionar la agrupación de los activos. Al igual que al generar las
fichas se pueden aplicar varios tipos de filtro, excepto el filtro “Por
empresa”. El funcionamiento de seleccionar un activo o un conjunto de
activos es el mismo. La diferencia es, que al seleccionar un conjunto de
activos, las respectivas dotaciones se sumarán, mostrándose siempre el
total en cada periodo. El último periodo que se mostrará corresponderá
con la última dotación del activo que acabe de dotarse más tarde. La
fecha desde la que se mostrarán las dotaciones hay que seleccionarla
haciendo clic en el botón que muestra unos puntos suspensivos junto al
campo “Fecha desde”. El periodo de cálculo indica la frecuencia con la
que se desean ver las dotaciones que se van realizando. Esta puede ser
mensual, trimestral, semestral o anual.
Hay que tener en cuenta que si ningún activo cumple las condiciones,
es decir, si se selecciona ver los activos que utilicen leasing y ninguno
de los activos seleccionados cumple esta condición los cálculos no se
realizarán.
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La imagen de arriba es un ejemplo de cómo mostrar las dotaciones de
una agrupación de una empresa que están siendo amortizados
mediante leasing o que estén pendientes de confirmación. El resultado
es el siguiente (hay que tener en cuenta que para cada periodo la
dotación se produce el último mes del mismo, ya que en cada ejercicio
la dotación se realiza al final del último mes):
g) Modificar el interés aplicado a un activo que esté
siendo amortizado mediante leasing.
Si hay un cambio de interés en el leasing de alguno de los activos, hay
que introducir los cambios de interés del leasing en orden, no
pudiendo especificar un cambio de interés anterior al último que se
específico, ya que si no, los cálculos de ese activo no se haría
correctamente. Para realizar un cambio de interés, la herramienta
dispone de un formulario al que se puede acceder desde el menú
seleccionando Utilidades->Operaciones sobre activos->Modificar
interés leasing.
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En este formulario hay que seleccionar un activo individual. Para ello
seleccionamos la empresa a la que pertenece, el tipo de agrupación por
el que queremos buscar el activo, la agrupación o centro de coste
según la opción elegida, el conjunto (Ninguno si no pertenece a ningún
conjunto) y finalmente el activo. Una vez seleccionado correctamente el
activo nos aparecerá el último interés aplicado al leasing del activo y
podremos especificar uno nuevo.
Antes de realizar el cambio de interés hay que seleccionar la fecha en la
cual se cambia el interés. Como sólo se tiene en cuenta el mes y el año,
es indiferente el día elegido. La fecha se selecciona haciendo clic en el
botón que tiene los puntos suspensivos al lado del campo “Fecha
cambio”.
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Para guardar el cambio de interés hay que hacer clic en el botón
“Cambiar Interés”. Los cambios de interés se guardan en la hoja
Desplazamientos->Cambio de interés del leasing.
Si va a la hoja Desplazamientos->Activos dados de alta podrá ver
a que activo corresponde el número que se ha asignado al cambio de
interés en el campo “activo”.
h) Dar de baja un activo.
Si se cancela un activo por cualquier motivo antes de que se termine de
amortizar, puede darlo de baja en la base de datos. Desde ese
momento se tendrán en cuenta las dotaciones pasadas realizadas en
ese activo a nivel informativo pero ya no se calcularán dotaciones
futuras ni se podrá dotar nada a ese activo.
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Para dar de baja un activo seleccione del menú Utilidades>Operaciones sobre activos->Dar de baja un activo. Le
aparecerá este formulario:
Los activos se buscan igual que en el formulario de cambio de interés
del leasing, con la diferencia que sólo se mostrarán los activos que
estén en uso, es decir, que no se hayan terminado de amortizar no se
hayan dado de baja.
Una vez seleccionado un activo válido, se activará el botón “Dar de
baja”, el cual hay que pulsar para dar de baja el activo, siempre que se
responda afirmativamente al aviso que aparecerá.
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A partir de ese momento el estado del activo pasará a estar de baja y
no se tendrá en cuenta para las dotaciones futuras a partir de ese
momento.
i) Cerrar un ejercicio
Cuando una empresa llegue al final de su ejercicio actual, se deberá
cerrar el ejercicio en la herramienta para que se realicen las dotaciones
correspondientes al cierre del ejercicio actual para los activos de la
empresa.
Para realizar un cierre de ejercicio seleccione del menú Utilidades>Cerrar ejercicio. Le aparecerá el siguiente formulario:
En el formulario se ha de seleccionar la empresa en la que se realizará
el cierre de ejercicio. También se debe seleccionar el tipo de agrupación
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que servirá para poder hacer modificaciones en las dotaciones de cada
activo que pertenezca a un centro de coste o una agrupación, según la
opción seleccionada. Después de seleccionar la opción adecuada le
aparecerá el periodo que corresponde al ejercicio a cerrar y se activará
el botón “Cerrar ejercicio” que sirve para realizar la operación.
A continuación se le irá preguntando por cada centro de coste de la
empresa o agrupación, según la opción seleccionada, si desea hacer
alguna modificación (cambio de turnos o cambio del periodo de
amortización) o alguna dotación extraordinaria para uno o más de sus
activos.
Si se responde negativamente, se calcularán las dotaciones de forma
normal para cada activo y se harán efectivas. En el caso de responder
afirmativamente, por cada activo de la agrupación o centro de coste se
le mostrará el siguiente formulario:
37
En el caso de que no admita cambio de turno o cambio en el periodo de
amortización (leasing), estas opciones permanecerán desactivadas. Si
no, entonces podrá cambiar las opciones correspondientes que afecten
al periodo de amortización (que afectarán lógicamente a la dotación del
ejercicio actual). El periodo restante tiene en cuenta el ejercicio que se
va a cerrar, esto quiere decir que seleccionando un periodo de 1 año, el
activo se terminará de amortizar en el ejercicio actual, excepto en el
caso que se trate de la primera dotación del activo, en cuyo caso será
igual seleccionar 1 año que dos años siempre y cuando el activo no se
diese de alta justo el primer mes del ejercicio.
No se puede hacer una dotación extraordinaria en ningún caso con un
valor superior al del valor restante menos la dotación del ejercicio
actual.
38
Una vez completado el cierre del ejercicio actual se generará un
informe con los datos de las dotaciones realizadas.
j) Reiniciar la herramienta
Si quiere borrar todos los datos que ha ido introduciendo en la
aplicación hasta el momento, tal vez porque haya estado haciendo
pruebas con ella, seleccione del menú Utilidades->Reiniciar
aplicación. Se borraran todos los datos y podrá volver a introducir
nuevos datos desde 0. No olvide que debe volver a dar de alta alguna
empresa antes de poder empezar a trabajar con la aplicación.
Los datos de las tablas de amortización y la tabla de elementos
comunes no serán borrados, si por algún motivo desea borrarlos,
consulte la explicación que se dio en la sección correspondiente.
Borrando todas las divisiones de las tablas de amortización y todas las
agrupaciones de la tabla de elementos comunes borrará todo su
contenido.
39

Guía de usuario: Gestor de activos fijos, activos no corrientes v 3.0

Transcripción

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