manual de documentación organizacional norma gtc

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MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
NORMA GTC-185 ICONTEC
7. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
7.1 SOBRES COMERCIALES
7.1.1 Definición
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
7.1.2 Requisitos
7.1.2.1 Características de la presentación
Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa.
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la
organización, igualmente, que el sobre tenga impreso el membrete de la empresa.
Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin
dobleces.
Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda
escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y
medio, en el tercio que le corresponde.
La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes,
puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapara
hacia el lado derecho.
7.1.2.2 Clases de sobres
Según su uso, los sobres se clasifican en:
a. sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla
b. sobre para tarjeta y
c. sobre de manila (media carta, carta, oficio, extraoficio, con o sin ventanilla
De acuerdo con su destino, en:
a. local
b. nacional
c. internacional
CAPITULO 8. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Sobre Comercial
Elaboró CASAVER.
7.1.2.3 Partes
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye así:
a. En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene
disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúscula sostenida.
b. En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
c. El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
7.1.2.4 Destino
7.1.2.4.1 Local
Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en
mayúscula inicial.
Ejemplo:
Doctora
MARGARITA BOTERO DAZA
Jefa de Recursos Humanos
Industrial del Norte S.A.
Calle 80 34-90
Medellín
7.1.2.4.2 Nacional
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el
del departamento, separados por coma (,) y con mayúscula inicial.
Ejemplo:
Ingeniero
ALBERTO VÉLEZ SOTO
Director de Sistemas
Nacional de Chocolates Ltda.
Apartado Aéreo 249687
Pereira, Risaralda
Elaboró CASAVER.
7.1.2.4.3 Internacional
La información debe ir en e idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla.
El nombre del destinario debe ir en mayúscula sostenida.
En cuanto a la dirección, se debe respetar la nomenclatura y los términos del país de
destino, tales como casilla, P.O.Box, Postfach, entre otros.
El país de destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente
dependiendo de la extensión de la información, en mayúscula inicial y preferiblemente en
español para asegurar su despacho.
Ejemplo:
Mr.
SIMON CHUCK
IBM International
22 Marion Avenue Hartsdale
New York 10590
Estados Unidos de América
7.1.2.4.4 El doblado del papel y su inserción
Plegado de la carta
El doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre convencional
(rectangular) o sobre con ventanilla, así:
Doblez de la carta para sobre convencional (rectangular):
Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 ó 4 cm arriba de la mitad;
se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando
una pestaña de un centímetro; después se hace el último doblez. Se inserta la carta en el
sobre, de forma que al extraerla quede en posición de lectura.
El doblez de la carta para sobre con ventanilla se hace de acuerdo con las dimensiones
del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla.
Una particularidad muy especial se presenta con el doblado de una carta. Es necesario
hacerlo de acuerdo con el tipo de sobre y de manera que el destinatario pueda
desdoblarlo con facilidad y rapidez.
Elaboró CASAVER.
SOBRE MODELO LOCAL
CENSA LTDA.
Carrera 51 No. 43-83 PBX: 232-32-32
Medellín-Antioquia
Ingeniero
CARLOS VÉLEZ VÉLEZ
Director de Sistemas
Calle 80 No. 45-18
Medellín
CONFIDENCIAL
ENTREGA INMEDIATA
Elaboró CASAVER.
MODELO SOBRE
MANILA MEDIA CARTA
CENSA LTDA.
Carrera 51 No. 43-83
Medellín-Antioquia
Doctora
MARCELA BAENA RÍOS
Jefa de Capacitación
Carrera 80 No. 45-89
Medellín
SOLAPA
PERSONAL
MODELO SOBRE
MANILA CARTA-OFICIO
CENSA LTDA.
Carrera 51 No. 43-83 PBX: 22-32-32
Medellín-Antioquia
DOCTORA
MARGARITA LÓPEZ BOTERO
SOLAPA
JEFA DE CRÉSITO
INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.
CALLE 80 No. 70-16
BUCARAMANGA, SANTANDER
PERSONAL
CERTIFICADO
Elaboró CASAVER.
Elaboró CASAVER.
Elaboró CASAVER.

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