D-COM-002 Anexo RSC V3

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RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
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HISTORIA DEL DOCUMENTO
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
FECHA
3
Eliminación del Paz y Salvo de
Coordinador
Responsabilidad
Social
de Gestión Corporativa como requisito para
RSC
la liquidación del contrato.
Coordinador
Líder RSC
Gerente RSC
26-03-12
2
Eliminación
de
términos
contenidos en otros anexos de la
organización y de los ejemplos de
la Tabla No. 1 – Clasificación de
Coordinador
MONC Y MOC. Precisión de
RSC
requisitos sobre desempeño de
trabajadores,
relaciones
comerciales y comunicaciones.
Compatibilidad con otros anexos.
Coordinador
Líder RSC
Gerente RSC
23-02-12
1
Actualización de la Política
Sostenibilidad. Aclaración
requisitos y evidencias
cumplimiento.
Inclusión
definiciones y gráficos.
Coordinador
RSC
Gerente RSC
12-07-11
0
Edición Inicial
Coordinador
RSC
Gerente RSC
01-09-09
de
de Coordinador
de de Gestión de
RSC
Coordinador
RSC
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO _____________________________________________________________________ 3
2.
ALCANCE _____________________________________________________________________ 3
3.
GLOSARIO ____________________________________________________________________ 3
4.
ROLES Y RESPONSABILIDADES __________________________________________________ 4
5.
ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA ___________________________ 5
6.
RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA DE NUESTROS CONTRATISTAS _______________ 6
7.
6.1.
CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA LOCAL ____________________________________________ 7
6.2.
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS _________________________________________________ 12
6.3.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y AUTORIDADES _____________ 14
6.4.
COORDINACION DE ACCIONES DE INVERSIÓN SOCIAL __________________________________ 15
6.5.
BIENESTAR LABORAL Y SOCIAL _____________________________________________________ 16
SEGUIMIENTO A LA POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL _________________________ 17
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1. OBJETIVO
Incorporar la política de RSC de LA COMPAÑÍA al Contrato, evidenciando los compromisos que el
CONTRATISTA se obliga a satisfacer en desarrollo del Objeto del mencionado Contrato.
2. ALCANCE
Los criterios expuestos en este documento deben ser implementados por los CONTRATISTAS,
quienes además deberán asegurar su cumplimiento por parte de los Subcontratistas en las
operaciones y servicios realizados para LA COMPAÑÍA.
3. GLOSARIO

Área de Influencia: Lugar en donde tienen efecto las operaciones que adelanta LA COMPAÑÍA
relacionadas con su objeto social y que se encuentra definida en las Licencias Ambientales de
cada uno de los proyectos.

Acción Correctiva: Es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable. (Según se encuentra definido en las normas
ISO9000, ISO14001 y OHSAS18001)

Corrección: Es la acción tomada para eliminar una no conformidad detectada (Según se
encuentra definido en la norma ISO9000).

Expectativas Laborales: Es toda aquella pretensión o aspiración de vinculación laboral
generada en la comunidad por el desarrollo de las actividades que va a desarrollar EL
CONTRATISTA en beneficio de LA COMPAÑÍA en el área de influencia. Al vincular a cualquier
miembro de la Comunidad El CONTRATISTA deberá informarle de manera clara y oportuna
sobre todas las especificaciones contractuales como su tipo, periodos de pago, horario, horas
extras, pago de la seguridad social, beneficios adicionales, derechos y deberes del empleador
y del trabajador, entre otras.

Grupos de Interés: Hace referencia a los trabajadores, proveedores, contratistas, gobierno,
comunidad en general, accionistas y socios de LA COMPAÑÍA.

Mano de Obra Calificada (MOC): Personal con formación en un oficio o actividad, para el cual
ha sido acreditado o certificado por entidades de educación o por la entidad competente para
tal efecto (Ver Tabla 1 – Clasificación de MONC y MOC).

Mano de Obra No Calificada (MONC): Personal que desarrolla labores que no requieren
ninguna acreditación o formación general o específica (Ver Tabla 1 – Clasificación de MONC y
MOC).

Oficina de RSC: Es(son) la(s) persona(s) que representa(n) en las áreas de influencia a LA
COMPAÑÍA y que gestiona(n) los temas relacionados con Responsabilidad Social Corporativa.
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
Plan de Responsabilidad Social Corporativa: Es el documento que especifica qué
procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién, cómo y cuándo deben usarlos
en un proyecto, producto, proceso o contrato específico, para dar cumplimiento a los
requisitos establecidos en el presente documento.

Política de Sostenibilidad: Es el documento en el que constituyen de manera explícita las
intenciones globales y la orientación de LA COMPAÑÍA frente al tema de la sostenibilidad, y
donde se hacen explícitos sus compromisos ambientales, sociales y económicos.

RSC: Responsabilidad Social Corporativa.

Trabajador: Para efectos del presente documento, hace referencia a toda aquella persona
natural que tenga un contrato de trabajo, convenio asociado cooperativo o cualquier otro tipo
de vínculo jurídico por el cual presta sus servicios a un CONTRATISTA o Subcontratista.
4. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS CONTRATISTAS Y SUS SUBCONTRATISTAS
Para asegurar el cumplimiento de los requisitos de RSC citados en el presente documento, el
CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:

Conocer la Política de Sostenibilidad definida por LA COMPAÑÍA.

Asegurar el cumplimiento de la Política de Sostenibilidad por parte de sus Trabajadores y
Subcontratistas.

Asegurar la ejecución de los trabajos conforme a los compromisos establecidos en la
Política de Sostenibilidad.de las actividades propias del objeto del Contrato.

Delegar personal idóneo que se encargue de velar por el cumplimiento de los lineamientos
de la Política de Sostenibilidad fijando sus responsabilidades y autoridades.

Verificar el cumplimiento de la Política de Sostenibilidad.

Mantener informado al personal de la Oficina de RSC de LA COMPAÑÍA sobre los aspectos
relativos a la implementación y cumplimiento de la Política de Sostenibilidad.

Presentar oportunamente los informes relacionados en el presente documento.

Llevar a cabo correcciones y acciones correctivas oportunas que conduzcan a la solución
de las inquietudes, peticiones y quejas relacionadas con el cumplimiento de la Política de
Sostenibilidad.
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5. ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD DE LA COMPAÑÍA
LA COMPAÑÍA entiende por gestión sostenible una forma de conducir su negocio de manera
transparente e inclusiva de todos sus Grupos de Interés, que genera riqueza y contribuye al
desarrollo sostenible de la sociedad en armonía con el medio ambiente.
Esta estrategia guía las acciones de LA COMPAÑÍA a:

Desarrollar sus negocios de manera transparente para crecer en términos económicos,
generando valor agregado y confianza para sus inversionistas.

Contribuir al desarrollo de la sociedad, en armonía con el medio ambiente.

Consolidar buenas prácticas en sus áreas de enfoque prioritarias, ampliarlas de acuerdo
con su estrategia, e incentivar su réplica en su cadena de valor.

Involucrar a sus Grupos de Interés mediante comunicación permanente.

Liderar los procesos hacia el interior de la organización, fomentando la sostenibilidad.
LA COMPAÑÍA busca contribuir al desarrollo sostenible, a través de un equilibrio entre los
aspectos económicos, ambientales y sociales en todas las operaciones, por lo que actúa bajo los
Principios de Responsabilidad Social Corporativa, los cuales incluyen:

Reconocer al individuo como piedra angular de la familia y la comunidad

Cumplir con la legislación vigente, respetando las culturas y las tradiciones

Participar activamente como miembros de la comunidad

Realizar Alianzas Estratégicas con los grupos de interés, en pro del desarrollo sostenible

Acompañar el desarrollo social, sin sustituir al Estado y

Reconocer el medio ambiente como un derecho fundamental de la humanidad.
Para la aplicación de la Política de Sostenibilidad se hace necesaria la participación activa de los
Grupos de Interés, coordinado a través de LA COMPAÑÍA, dándole legitimidad y generando
credibilidad y confianza. Lo anterior implica conocer los grupos de interés, potenciar el diálogo,
satisfacer las demandas y expectativas, y ser transparente en la ejecución de las s acciones de la
COMPAÑIA, lo que desencadena procesos de mejora continua e innovación.
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6. RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA DE NUESTROS CONTRATISTAS
Los aspectos de RSC que se describen a continuación deben ser aplicados de acuerdo al impacto
social que tenga el desarrollo de las actividades para las que fue contratado EL CONTRATISTA o
Subcontratista, bajo la dirección del primero, en el área de influencia.
Contratación de
mano de obra no
calificada
Manejo de la
información y
atención a la
comunidad y
autoridades
Coordinación de
acciones de
inversión social
REQUISITOS DE
RESPONSABILIDAD
SOCIAL PARA LOS
CONTRATISTAS
Contratación de
mano de obra
calificada
Relación con
subcontratistas
Compra de Bienes y
Servicios Locales
Gráfica 1.Elementos en Responsabilidad Social Corporativa - RSC
aplicables en la ejecución de un Contrato.
Los elementos en RSC deberán ser cumplidos por el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la
dirección del primero. El CONTRATISTA debe exigir el cumplimiento de los Elementos en RSC a
todos sus Subcontratistas sin excepción, según apliquen.
Conforme a lo anterior, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe
designar e informar oportunamente a la Oficina de RSC el nombre y cargo de la persona
responsable de su empresa, encargada de velar por el cumplimiento del presente anexo.
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De la misma manera, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, deberá
establecer un Plan de Responsabilidad Social Corporativa que incluya los compromisos aplicables
al Contrato y las metodologías definidas para su desarrollo.
Este plan, o cualquier actualización, debe ser presentado en la oficina de RSC y debe contener por
lo menos los siguientes aspectos:

Política de Responsabilidad Social Corporativa del CONTRATISTA.

Proyectos y/o prácticas en Responsabilidad Social Corporativa.

Política de Comunicaciones.

Estrategias para el cumplimiento de los requerimientos de RSC de LA COMPAÑÍA
 Requerimientos de mano de obra local.
 Compra de bienes y servicios locales.
 Manejo de la información y atención a la comunidad y autoridades.
 Ejecución de acciones de inversión social.
 Mantenimiento del bienestar laboral y social.
6.1.
CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA LOCAL
LA COMPAÑÍA busca propiciar la contratación de mano de obra local en el área de influencia para
la ejecución de las actividades de su operación, efecto para el cual ha definido un proceso en
procura de su cumplimiento (Ver Gráfica 2 – Proceso de Contratación de Mano de Obra Local).
En tal sentido, LA COMPAÑÍA establece canales de comunicación con las comunidades del área
de influencia directa e indirecta en sus operaciones, con el fin de propiciar la contratación de las
personas residentes en el área de influencia para los cargos en donde se requiere mano de obra
calificada (MOC) y mano de obra no calificada (MONC) (Ver Tabla 1 – Clasificación de MONC y
MOC), en la medida que dichas comunidades puedan suplir las necesidades de las operaciones
en los proyectos.
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1. El CONTRATISTA o
SUBCONTRATISTA solicita a
RSC el personal requerido
según sus necesidades de
contratación
INICIO
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2. RSC solicita el personal a los
representantes de la
comunidad
(b)
(a)
5. El CONTRATISTA o
SUBCONTRATISTA realiza el
proceso de selección y
contratación de personal
(c)
6. El CONTRATISTA o
SUBCONTRATISTA reporta a
RSC las vinculaciones,
desvinculaciones y no
contrataciones de las personas
relacionadas en el proceso (d)
4. RSC incluye la información
en sus mecanismos de control
y remite al CONTRATISTA o
SUBCONTRATISTA la relación
de personas
3. Los representantes de la
comunidad envían a RSC la
relación de personas para
suplir las necesidades de
contratación
7. RSC incluye la información
en sus mecanismos de control
FINAL
(a) Adjuntará a la solicitud los perfiles de cargo, cuando se trata de Mano de Obra Calificada (MOC)
(b) Organización comunitaria (Ej. Juntas de Acción Comunal, Líderes Indígenas)
(c) Se realiza el proceso de selección para los cargos de Mano de Obra Calificada (MOC) y verificación
de requisitos mínimos de contratación para los cargos de Mano de Obra No Calificada (MONC),
propiciando la participación en el proyecto de la mano de obra calificada (MOC) y asegurando la
contratación de la mano de obra no calificada (MONC) oferente del área de influencia.
(e) Las vinculaciones y no contrataciones deben ser reportadas y justificadas en el formato R-RSC-007
Remisión de Personal MONC/MOC Local – Organizaciones Comunitarias cada vez que se realiza el
proceso; y las vinculaciones y desvinculaciones a través del formato R-RSC-009 Generación de Empleo
MONC/MOC Local – Compras de la Región durante los primeros cinco (5) días de cada mes.
Gráfica 2. Proceso de contratación de mano de obra local
Al contratar mano de obra local se debe establecer cómo se dará cumplimiento a los siguientes
parámetros:
 EQUIDAD LABORAL

Procurar la equidad en el acceso al empleo, de manera que esta oportunidad llegue a la
mayor cantidad posible de personas del área de influencia. Tal proceso debe realizarse sin
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discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión,
opinión política o filosófica.

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán propiciar la participación en el proyecto de
la mano de obra calificada (MOC) oferente del área de influencia, incluyéndose en los
procesos de selección y pruebas, siempre y cuando la empresa CONTRATISTA o
Subcontratista requiera el personal y este cumpla los requerimientos técnicos y legales
para ocupar el cargo. (Ver Gráfica 2 – Proceso de Contratación de Mano de Obra Local)

De acuerdo con el valor corporativo de integridad, los procesos de selección deberán
efectuarse con rectitud, honestidad, transparencia y veracidad.

Acogerse a los criterios, mecanismos, tiempos y procedimientos que se definan para los
procesos de selección y contratación de personas de la región, de acuerdo con las
políticas de LA COMPAÑÍA.
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
A. Identificar los cargos en donde se requiere mano de obra calificada y mano de obra no
calificada en la realización de sus actividades.
B. Dar cumplimiento al proceso de contratación de mano de obra local en todos los procesos de
vinculación laboral (Ver Gráfica 2) asegurando que:

Se vincula laboralmente a las personas relacionadas por la oficina de RSC como mano
de obra no calificada (MONC), y

Se incluya en su proceso de selección a las personas relacionadas por la oficina de
RSC como mano de obra calificada (MOC), dando prioridad a su vinculación laboral,
siempre que cumplan con los requisitos establecidos para el cargo.
C. Reportar antes del día cinco (5) de cada mes a la oficina de RSC a través del formato
R-RSC-009 Generación de empleo / Servicios y compras locales, las vinculaciones y
desvinculaciones laborales de personas de la región.
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Tabla No. 1
Clasificación de MONC y MOC
MONC
Denominación
Personal que desarrolla labores que no requieren
ninguna acreditación o formación general o específica.
Características
Las funciones de estas ocupaciones requieren
comúnmente de la ejecución de actividades manuales
simples y repetitivas, que pueden ser aprendidas en
poco tiempo y para las cuales no se requieren
conocimientos ni experiencia previa alguna.
MOC
Personal con formación en un oficio o actividad, para el
cual ha sido acreditado o certificado por entidades de
educación o por la entidad competente para el efecto.
Las funciones de estas ocupaciones generalmente
requieren de algún nivel de educación, formación y
experiencia para el desarrollo de las actividades
relacionadas, desde el conocimiento básico y hasta su
entendimiento complejo.
Normalmente están relacionadas a la ejecución de
actividades físicas e intelectuales y en ciertos niveles
pueden incluir la autonomía en la toma de decisiones
relacionadas al fin de cada cargo. En algunos casos puede
implicar el uso de algunos equipos o máquinas.
* A pesar de la lista de algunos cargos señalados como ejemplo, se debe asegurar que las funciones ejecutadas por el personal se encuentran
relacionadas con las definidas en el Decreto 3164 de noviembre 6 de 2003 en donde se constituyen los labores propias y esenciales de la
industria del petróleo.
 CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LABORALES

Los principios de cumplimiento de la legislación vigente y de prioridad del individuo, la
familia y la comunidad, en especial de los colaboradores vinculados al proyecto, obligan al
CONTRATISTA y sus Subcontratistas a dar estricto cumplimiento a todas las normas
laborales aplicables, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas
que lo comprometen, aclaren, modifiquen o sustituyan, o aquellas en las que se enmarque
la relación jurídica en la prestación de sus servicios.
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
A. Definir las condiciones contractuales bajo las cuales se mantendrá la relación con sus
trabajadores. En el caso de una relación laboral, se debe definir y cumplir a cabalidad entre
otros aspectos con el tipo de contrato, monto salarial, pago de prestaciones sociales y
cesantías, control y pago de horas extras, periodos de descanso y de vacaciones, beneficios
laborales extralegales y liquidación. En el caso de otros tipos de relaciones diferentes a la
laboral, es preciso que se definan todos los aspectos que la ley le exige para su estricto
cumplimiento.
B. Asegurar que los trabajadores conocen las condiciones de contratación, las obligaciones
mutuas y la normatividad aplicable. Tratándose de los trabajadores, éstos deben conocer y
entender las condiciones laborales definidas, incluyendo las establecidas en el Reglamento
Interno de Trabajo de cada CONTRATISTA o Subcontratista.
C. Cumplir con las condiciones contractuales pactadas con los Trabajadores.
 DESEMPEÑO DE LOS TRABAJADORES
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
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A. Efectuar seguimiento al desempeño de los trabajadores del área de influencia, a los dos
meses de iniciar la relación jurídica (o menos, cuando culmina antes), cada seis meses y al
finalizar la relación contractual, manteniendo evidencia sobre los resultados.
B. Reportar a la oficina de RSC, a través del formato R-RSC-009 Generación de empleo /
Servicios y compras locales los seguimientos realizados al desempeño de los trabajadores de
la región, una vez exista desvinculación o renovación de contrato.
C. Reportar de forma inmediata a la oficina de RSC la presencia de inconformidades, faltas a la
disciplina, mal desempeño y en general cualquier inconveniente con los trabajadores de la
región, junto con las pruebas testimoniales, documentales, o de otra índole soporten estas
situaciones para que las autoridades y representantes de la comunidad puedan ejercer las
sanciones contempladas de acuerdo con sus procedimientos, sin perjuicio de las acciones
legales que eventualmente pueda adelantar el CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas cuando
la situación lo amerite.
D. Sostener audiencias de descargos de acuerdo con lo estipulado en la ley cuando la situación
lo amerite.
 RECONOCIMIENTO A ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán reconocer las organizaciones comunitarias
o Juntas de Acción Comunal (JAC) existentes en la región y coordinar con la oficina de RSC
su participación en los diferentes procesos de selección del personal.
Para cumplir con lo anterior el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección del primero, debe:
A. Sujetarse al cumplimiento de las directrices establecidas por LA COMPAÑÍA respecto de las
relaciones con la comunidad de las áreas de influencia o con las organizaciones o personas
que las representen.
B. Reconocer las organizaciones comunitarias, Juntas de Acción Comunal (JAC) o representantes
de las comunidades existentes en la región donde tienen influencia y contacto, respetando su
cultura y organización social.
C. Canalizar todas las actuaciones que tengan relación con la comunidad de las áreas de
influencia a través de la Oficina de RSC de LA COMPAÑÍA.
D. Informar al área de RSC de LA COMPAÑÍA, sin perjuicio de lo establecido en el Anexo de
Seguridad, cualquier situación de riesgo o impedimento que pueda entorpecer el eficiente
desarrollo de las actividades de la operación, para su adecuada intervención y manejo.
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COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
 DESARROLLO SOSTENIBLE EN LA COMUNIDAD

LA COMPAÑÍA propende por el desarrollo de las comunidades que son parte del área de
influencia en donde ejecuta las actividades de su operación, definiendo para ello la
necesidad de la adquisición de bienes y servicios con prioridad en éstas, cuando existen
condiciones operativas, logísticas y comerciales adecuadas.
El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán procurar la adquisición de bienes y servicios que
sean susceptibles de encontrarse en las áreas de influencia directa o indirecta.
En caso que el CONTRATISTA y sus Subcontratistas requieran el suministro de bienes y servicios,
deberán considerar la oferta y la adquisición de bienes y servicios a proveedores o empresas de la
localidad o región, siempre y cuando cumplan con los estándares de oportunidad, calidad y
cantidad requeridos y sean competitivos en precios a nivel regional. En general, el CONTRATISTA y
sus Subcontratistas evitarán generar procesos inflacionarios en la región, buscando negociar
precios razonables con los contratistas o proveedores locales.
El CONTRATISTA debe asegurar que sus Subcontratistas den cumplimiento a los requerimientos
establecidos y son responsables por presentar la información correspondiente solicitada por la
oficina de RSC a través del registro R-RSC-009 Generación de empleo / Servicios y compras
locales.
Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección del primero, debe:
A. Durante la selección de proveedores, al comparar dos o más de ellos con las mismas
características de oferta y en igualdad de condiciones, dará prioridad de compra a los
proveedores de la región.
B. Mantener registro de todos los procesos de selección de proveedores, en desarrollo de las
actividades para las que ha sido contratado por LA COMPAÑÍA.
 FORMALIZACIÓN DE LAS RELACIONES COMERCIALES CON LOS PROVEEDORES LOCALES

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán cumplir con el suministro de la
información requerida por la oficina de RSC de LA COMPAÑÍA, respecto a la contratación
de bienes y servicios locales con transparencia y equidad.

Será responsabilidad única del CONTRATISTA y sus Subcontratistas la forma en que
pacten el pago por la prestación de los bienes y servicios, para lo cual deberán tener en
cuenta la normatividad aplicable a la industria de hidrocarburos, pero en todo caso, LA
COMPAÑÍA tendrá plena autonomía para verificar su cumplimiento y desarrollo.
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
Es imperativo que el CONTRATISTA y sus Subcontratistas se encuentren, en forma
permanente, al día en los pagos a contratistas y proveedores de la región, y con todas las
demás obligaciones frente a estos que tengan dicho CONTRATISTA y sus Subcontratistas.

En lo referente a la contratación de servicios de transporte o alquiler de vehículos, si son
requeridos por el CONTRATISTA y sus Subcontratistas, éstos deberán dar prioridad a la
oferta local, siempre y cuando los vehículos ofrecidos cumplan con los requisitos legales
(Ley 105 de 1993, ley 336 de 1996, decreto 174 de 2001 del Ministerio de Transporte y
demás normas que las modifiquen o complemente) y las condiciones impuestas por la
política integral de HSEQ de LA COMPAÑÍA. El anexo de HSEQ de LA COMPAÑÍA contiene
los requisitos mínimos que debe ofrecer un servicio seguro y de calidad.

Los conductores asignados a estos vehículos deberán cumplir con todos los
requerimientos consignados en el Anexo de HSEQ y la legislación laboral vigente.
Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección del primero, debe:
A. Al adquirir bienes y/o servicios a proveedores de la región, mantener contratos escritos u
órdenes de servicio, a fin de garantizar que se cumpla con los requisitos pactados, incluyendo
los términos para pagar la facturación y estableciendo el tiempo y las condiciones acordadas
para efectuar el correspondiente pago.
B. Mantener relación de los pagos pendientes por realizar a proveedores, acorde con las
compras efectuadas y los servicios contratados.
C. Pagar las facturas a los proveedores y Subcontratistas acorde a lo definido en el Contrato u
orden de servicio relacionada con la compra efectuada, para lo cual se debe dejar registro de
acuerdo a lo que establece la normatividad contable nacional.
D. Reportar antes del día cinco (5) de cada mes a la oficina de RSC a través del formato R-RSC009 Generación de empleo / Servicios y compras locales, las adquisiciones de bienes y
servicios realizadas a proveedores de la región.
 FINALIZACIÓN DE LA RELACIÓN CON PROVEEDORES DE LA REGIÓN
Al finalizar la ejecución de las actividades del Contrato con LA COMPAÑÍA, el CONTRATISTA o
Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
A. Una vez culmine la relación comercial con cada uno de los proveedores y Subcontratistas,
hacer un Acta de Finalización y Acta de Paz y Salvo que referencie la finalización de la relación
comercial entre las partes.
B. Listar los proveedores y subcontratistas de la región con los cuales se tuvo relación durante la
ejecución del Contrato, el número de las facturas y el número o fecha del documento que
compruebe el pago de cada una de éstas.
C. Remitir a la oficina de RSC la siguiente documentación:
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6.3.
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
Consolidado de relación con proveedores y Subcontratistas de la región.

Actas de finalización de cada uno de los proveedores y Subcontratistas con los cuales
se formalizó la relación comercial a través de contrato u orden de servicio.

Actas de Paz y Salvo de cada uno de los proveedores y Subcontratistas referenciados.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y AUTORIDADES
 SOCIALIZACIÓN DE UN PROYECTO A LAS COMUNIDADES

La socialización que permita el conocimiento y el entendimiento de los proyectos
desarrollados por LA COMPAÑÍA por parte de la comunidad del área de influencia es
imperiosa en función de la transparencia y la equidad que aseguran el cumplimiento de la
Política de Sostenibilidad de nuestra organización.

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas participarán, a solicitud de la oficina de RSC de LA
COMPAÑÍA, en las actividades de socialización del proyecto dirigidas a la comunidad y a
las autoridades locales.
Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratistas, bajo la dirección del primero, debe:
A. Asistir y participar en las socializaciones y reuniones con la comunidad a las que sea
convocado por parte la oficina de RSC de LA COMPAÑÍA.
B. Cumplir con todos los acuerdos pactados con la comunidad, los cuales deben ser consultados
previamente en la oficina de RSC de LA COMPAÑÍA.
 ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES CON LA COMUNIDAD

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán informar a la oficina de RSC de LA
COMPAÑÍA acerca de todas las comunicaciones, solicitudes o reclamaciones provenientes
de la comunidad o las autoridades locales.

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben designar a una persona responsable de
atender las quejas y reclamos que eventualmente se puedan presentar, quien deberá
estar en contacto permanente con los profesionales de la oficina de RSC de LA
COMPAÑÍA, para trabajar en conjunto, de forma proactiva y evitar que las situaciones se
salgan del cauce normal y escalen hacia conflictos de mayor gravedad que afecten el
desarrollo del Contrato. Sin perjuicio, de los requisitos de personal de atención a la
comunidad y trabajadores en general que exija el Anexo Laboral.

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán conocer la estrategia de comunicaciones
específica para la socialización del Contrato, con el fin de proceder con lineamientos
claros en las reuniones de información que se programarán en cada una de las áreas de
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influencia. El CONTRATISTA y sus Subcontratistas no podrán realizar ningún tipo de
socialización del Contrato sin la autorización previa por parte de LA COMPAÑÍA y/o su
acompañamiento.
Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
A. Ante posibles incumplimientos o dificultades que se presenten en la ejecución de los acuerdos
con la comunidad, deben ser informados y tramitados, directamente y de inmediato, a la
oficina de RSC. La oficina de RSC acompañará, según considere, cada situación presentada.
B. Si durante la ejecución del objeto contractual se presenta algún incumplimiento que pueda
afectar el equilibrio social de la comunidad y/o los trabajadores, estos deben ser informados
inmediatamente a la oficina de RSC.
C. Plantear y ejecutar coordinadamente con la oficina de RSC correcciones y acciones correctivas
que tengan como resultado la solución definitiva ante las problemáticas que se presenten.
 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Es fundamental para el cumplimiento de los propósitos del Contrato, la definición de unas
óptimas relaciones con las autoridades del orden municipal, regional y nacional. Esto
supone no sólo el cumplimiento estricto de las normas legales vigentes, sino que
determina el establecimiento de unas pautas de cooperación, convivencia armónica y
ayuda mutua.
Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
A. Cumplir todos los acuerdos pactados con la comunidad durante los procesos de consulta
previa. Éstos deben ser consultados con la oficina de RSC de LA COMPAÑÍA.
B. Cumplir con lo establecido por la licencia ambiental en lo relacionado con el manejo social del
área a intervenir.
C. Cumplir con la legislación nacional aplicable en todas las materias, especialmente a nivel
social y cultural, de acuerdo a las áreas a intervenir.
6.4.
COORDINACIÓN DE ACCIONES DE INVERSIÓN SOCIAL
 GESTIÓN DE CONTRIBUCIONES, DONACIONES Y/O ACCIONES SOCIALES

El CONTRATISTA y/o Subcontratista que tenga dentro de sus planes efectuar algún tipo de
contribución o acción cívica o comunitaria o que reciba alguna petición por parte de la
comunidad en este sentido, deberá, antes de establecer algún compromiso, dar a conocer
a la oficina de RSC de LA COMPAÑÍA el tipo de acciones o el contenido de las solicitudes.
Código: D-COM-002
Fecha: Marzo 2012
Controlado

Versión 3
ANEXO CONTRACTUAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
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Los compromisos que adquieran el CONTRATISTA y/o sus Subcontratista tendrán que ser
previamente aprobados por LA COMPAÑÍA.
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:
A. Generar, con el acompañamiento de la oficina de RSC de LA COMPAÑÍA, un Plan de Inversión
de Responsabilidad Social Corporativa donde se identifiquen las inversiones sociales a
efectuar en la región de influencia del proyecto.
B. Ejecutar el Plan de Inversión de Responsabilidad Social e informar mensualmente de los
avances ejecutados y los resultados alcanzados en el formato R-RSC-006 Acta de Entrega
Inversión Social.
6.5.
BIENESTAR LABORAL Y SOCIAL
 CUMPLIMIENTO LEGAL

El CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas deben dar cumplimiento a toda la legislación
nacional vigente relacionada con los aspectos laborales y de bienestar (incluyendo
seguridad industrial y salud ocupacional,) de sus colaboradores, así como velar por la
mejora continua de su calidad de vida.
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratistas bajo la dirección del primero, debe
cumplir las disposiciones del Anexo Laboral del Contrato.
 INDUCCIÓN A LOS TRABAJADORES

Brindar a todas las personas vinculadas directamente con el Contrato, información
suficiente y amplia sobre las características del proyecto, plan de manejo ambiental, el
enfoque social del proyecto y/o Contrato, el comportamiento durante la obra y con la
comunidad.
Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero debe:
A. Impartir inducción a sus trabajadores antes de iniciar las actividades para lo cual fueron
contratados.
B. Incluir dentro de los temas de inducción, la divulgación de:

Política de Responsabilidad Social de PRE.

Plan de Responsabilidad Social del Contrato.

Procedimiento para la manifestación y solución de inquietudes, quejas o reclamos por
parte de los trabajadores, con relación a temas laborales o de bienestar.
Código: D-COM-002
Fecha: Marzo 2012
Controlado
Versión 3
ANEXO CONTRACTUAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
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
Procedimiento para la ejecución de compras de bienes y/o servicios en la región.

Procedimiento para la solución de inquietudes y acuerdos de la comunidad con la que se
puede tener contacto durante el desarrollo de las actividades.
 TRATAMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben establecer mecanismos y herramientas
idóneos para recibir, gestionar y dar respuesta de fondo a las inquietudes, quejas,
reclamos y sugerencias presentadas por los colaboradores.
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero debe:
A. Incluir dentro del Plan de Responsabilidad Social el procedimiento y las responsabilidades al
interior de su organización, para atender las quejas o reclamos manifestados por los
trabajadores o la comunidad.
Es importante especificar en el procedimiento las circunstancias en que se solicitará apoyo a
la oficina de RSC para apoyar la intervención en la solución de inquietudes manifestadas.
B. Reportar cargo y nombre de las personas responsables de atender y gestionar las respuestas
de quejas y reclamos presentadas por los trabajadores o por la comunidad.
7. SEGUIMIENTO A LA POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Como parte del seguimiento de la Política de Responsabilidad Social, LA COMPAÑÍA realizará
visitas al CONTRATISTA y sus Subcontratistas para hacer seguimiento y verificar el cumplimiento
de la Política de Sostenibilidad.
El CONTRATISTA autoriza a LA COMPAÑÍA a inspeccionar y verificar en cualquier momento en las
sedes, los frentes de trabajo y trabajadores, los requisitos legales, normas y demás documentos
que sean necesarios, propios o de sus Subcontratistas, para evaluar el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el presente documento.