Procedimiento Obligatorio de Control de Registros PO-SGC-R-NC-CR

Transcripción

Procedimiento Obligatorio de Control de Registros
PO-SGC-R-NC-CR
Subsecretaría de Transportes
Versión : 0.9
Fecha: 19/08/2010
1 de 2
PO-SGC-R-NC-CR
1. NOMBRE
2. OBJETIVOS
El objetivo del presente documento es establecer una metodología para asegurar que los registros de los Sistemas incluidos en el alcance del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad de la Subsecretaria de Transportes estén
debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles y legibles; así como establecer la metodología para el tiempo de retención y su disposición.
3. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todo registro (internos y externos) de los Sistemas incluidos en el alcance del Sistema Unificado de Gestión de Calidad de la Calidad de la Subsecretaria de Transportes y a todo el personal de la
organización que utilice, maneje o mantenga registros de calidad.
4. PROVEEDORES DEL PROCESO
1
Usuario/as del Sistema Unificado de
1
Gestión de la Calidad
5. INSUMOS/ENTRADAS
Registro
1
Registro identificado y controlado
8. RESPONSABLES
Coordinación de la Calidad
7. CLIENTES
6. PRODUCTOS/SALIDAS DEL PROCESO
1
Encargados de los Sistemas incluidos dentro del
alcance del SGC.
9.PARTICIPANTES
Encargados de Sistemas
Dueños de Procesos
Encargados de la Calidad
10. INDICADORES DE GESTIÓN
NOMBRE
11. CONTROL DE REGISTROS
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
ALMACENAMIENTO
MEDICIÓN
Código
Indicador de Gestión
Malo
Regular
Bueno
Control
Identificación
Responsable
Evaluación
Tiempo
Medio de
Soporte
Disposición
Lugar Responsable
12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA/REQUISITOS
1 Norma ISO 9001; Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos
ESTE DOCUMENTO IMPRESO NO ES DOCUMENTO CONTROLADO
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
Subsecretaria
PO-SGC-R-NC-CR
Versión : 0.9
Fecha: 19/08/2010
2 de 2
13. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
0.9
19-08-2010
Ficha
Cambio de Formato del Procedimiento. Punto 11 Control de Registros.
0.8
11-06-2010
Ficha de Proceso, Flujograma
Se modificó el insumo de la ficha de proceso, Se modificó la forma verbal de las actividades, se modificaron las notas / resultados.
0.7
13-11-2009
Ficha de proceso, anexos, flujograma
Se adecua ficha a nuevo formato, incluyendo participantes, responsables y eliminado el punto de anexos.
0.6
07-09-2009
Proveedores - Usuarios- Definiciones- producto - control de registro anexos
Se generalizan los proveedores, se especifica el usuario correspondiente a los sistemas, se elimina la matriz de registro de las
definiciones y el registro y el anexo correspondiente a la matriz
0.5
14-08-2009
Insumos - Usuarios - Productos - Doc. de Referencia - Definiciones Control de Registros - Anexos y flujograma
Se incorporan los insumos a la ficha de proceso, se agrega la coordinación de Calidad como usuario, se definen el producto resultante, se
incorpora en el medio de soporte digital al Control de registros, se eliminan anexos y se codifica el anexo que queda, se modifica el
flujograma incorporando a la Coordinación de Calidad como responsable de la identificación del registro en la Matriz de Registros del
SGC.
0.4
26-06-2008
Proveedores Internos y externos - Clientes Internos - Clientes Externos Se definen los proveedores y clientes internos del SGC, y se eliminan los proveedores y clientes externos de la ficha de proceso, se
Se elimina Anexo 3: Formato Medio de Soporte y protección según tipos
elimina el Anexo 3 de los anexos del proceso, se identifica el registro de la Matriz de registros.
de registros. - Identificación de la Matriz de Registro en Flujograma
0.3
17-08-2007
Todos los Puntos
Cambio de Formato del Procedimiento
0.2
06-07-2007
Ninguno
Se modificó el título del Manual. Se redefinió el objetivo y el alcance del procedi-miento. Se simplificó la enumeración de los proveedores,
usuarios y clientes tanto internos como externos. Se incluye en las definiciones la Matriz de Control de Registros. Se modifica el Punto 7
“Registros” en la columna “Lugar y Responsable”. Se modifica el acceso a los formatos de los anexos.
0.1
26-12-2006
Ninguno
Se modificó pie de página del procedimiento Se reemplazó la palabra “PMG” por “Sistema” en el punto 1, 2 y 3.Se agregó registro de
Matriz de Registros. Se modificó ruta digital de almacenamientos de formatos
0. 0
04-10-2006
Ninguno - Elaboración
Versión Inicial
PRINCIPALES PUNTOS MODIFICADOS
RESUMEN DE MODIFICACIONES
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
Subsecretaria
Versión : 0.8
Fecha: 11/06/2010
1 de 1
PO-SGC-R-NC-CR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES /
EJECUTORES
NOTAS / RESULTADOS
INICIO
Identificar, generar o eliminar
el formato a utilizar para
registrar
Registro
Enviar nueva versión del
procedimiento
Registrar la información
Cuando el Usuario tenga que registrar un resultado o una
evidencia, debe utilizar el documento de formato establecido
en el procedimiento y/o instructivo que corresponda, en caso
que no exista el registro debe comunicarse con el Encargado
de Sistema o Encargado de la Calidad respectivo para que
genere el formato, lo incorpore y controle (punto 11 Control
de Registros y Documento ) en la ficha de proceso
respectiva, luego enviar a la Coordinación de la Calidad la
nueva versión del procedimiento para que sea incorporado y
controlado según el Procedimiento Obligatorio de Control de
Documento PO-SGC-R-NC-CD.
Para el caso de la eliminación de un registro el Encargado
de Sistema o de Calidad, debe actualizar la versión de la
ficha de proceso correspondiente del registro que desea
eliminar.
Se envía a la Coordinación de la Calidad la nueva versión del
procedimiento para la aprobación e incorporación al SGC.
En el control de registro y documento se debe señalar:
Código: el cual debe comenzar con la letra F de formato,
seguido por la codificación correspondiente, una vez lleno el
formato se cambia la letra F por R (registro).
Identificación: corresponde al nombre del registro que
refleja la actividad descrita en el flujo.
Responsable: corresponde al encargado de realizar la
actividad descrita en el flujo.
Código
Procedimiento
ObligatorioControl de
Documentos
PO-SGC-R-NC-CD
Almacenar el registro
Proteger el registro
NO
¿Vence el
tiempo de
retención?
SI
Identificación Responsable
Tiempo
Identificación
Responsable
Tiempo
Disponer el registro
FIN
Identificación
Responsable
Coordinador/a de la Calidad
Encargada/o de Sistema
Responsable de Almacenar
según matriz
ALMACENAMIENTO
Disposición
Medio de
Lugar
Soporte
Responsable
Cumplido el período de almacenamiento, el responsable
debe disponer del registro según la acción definida en la
columna Disposición.
Disposición: Eliminar o enviar a bodega el registro o
documento.
Código
Encargada/o de Sistema
ALMACENAMIENTO
Disposición
Medio de
Lugar
Soporte
Responsable
En el almacenamiento del registro se debe señalar:
Tiempo: Corresponde al tiempo de almacenamiento.
Medio de Soporte: Si el registro o documento es impreso y/o
digital.
Lugar / Responsable: Especificar el lugar físico (Archivador,
estante, oficina de...) o digital (PC + ruta de acceso) en
donde se encuentra almacenado el registro o documento. /
El encargado de guardar el registro o documento.
El responsable de almacenar el registro debe protegerlo
según su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para
garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis
posterior.
Código
Usuario del Sistema que
detectó la necesidad
Tiempo
ALMACENAMIENTO
Medio de
Lugar
Soporte
Responsable
Responsable de
almacenar el Registro
Disposición
Criterio de Éxito:
Registros debidamente identificados, almacenados,
disponibles, protegidos y legibles.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
Representante de la Dirección
APROBADO POR:
Subsecretaria

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