INFORME DE GESTION JULIO DE 2016 PROCESO EVALUACION

Transcripción

INFORME DE GESTION JULIO DE 2016
PROCESO EVALUACION CONTROL Y MEJORA
Para el cumplimiento del Plan de Acción, se realizaron las siguientes actividades
durante el mes de Julio de 2016 así:
METAS
1. EJECUTAR EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS.
Durante el mes de Julio se continúo con la auditoria al proceso de Recursos
Físicos y Financieros.
Al cierre del mes de Julio se han realizado las auditorias a:






Inmobiliaria
Vivienda y Proyectos Especiales
Jurídica y Contratación
Talento Humano
Gestión Documental
Recursos Físicos
Para mayor información los soportes reposan en la oficina de Control Interno, y
han sido publicados en la página web de la entidad para consulta.
2. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA.
Durante el mes de julio, los procesos no presentaron acciones correctivas.
3. SEGUIMIENTO AL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME.
Durante el mes de Julio de 2016, no se recibieron de los procesos servicios no
conformes, por tal razón, no hay seguimiento.
EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - PISO QUINTO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]
4. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL INFORME GENERAL DEL MAPA DE
RIESGOS.
El 11 de julio de 2016, se presentó y público en la página web de la entidad el
respectivo informe de seguimiento al mapa de riesgos institucional.
En total son treinta los riesgos institucionales que se han clasificado así:
Clase de Riesgo
Riesgos Bajos
Evaluacion Inicial Evaluacion Final
0
7
1
4
Riesgos Altos
10
7
Riesgos Extremos
Total Riesgos
19
30
12
30
Riesgos Moderados
Como se observa en el anterior cuadro, la Entidad no contaba con riesgos bajos,
ahora podemos apreciar que se han podido minimizar siete riesgos extremos y se
han moderado tres riesgos altos.
Aun así los riesgos que están en una zona extrema y alta que se deben minimizar
son:
1. Pérdida de imagen institucional.
2. Desinterés en atender solicitudes de los clientes tanto internos como
externos.
3. Perdida de Información
4. Prescripción de la acción de cobro persuasivo
5. No dar respuesta en el término a los requerimientos.
6. Falta de medios tecnológicos.
7. No dar respuesta en el término a las actuaciones judiciales, administrativas
y derechos de petición.
8. Carencia de recurso humano
9. Invasión de bienes inmuebles
10. Iliquidez en la cuenta de fondos comunes.
Por lo anterior, los procesos deben realizar esfuerzos para seguir minimizando
los riesgos, debemos hacer campañas de identificación, socialización y
prevención de riesgos al interior de la entidad.
5. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL SIGEP
El 15 de julio de 2016, emití el memorandos 52 dirigidos a Talento Humano y a
Jurídica, allí informe de acuerdo al seguimiento realizado que algunas
personas no están registradas en el SIGEP, como también informe que
documentos les hace falta registrar.
A continuación relaciono tres cuadros con la información más relevante, en la
oficina de Control Interno, reposan los respectivos soportes.
Listado Presuntamente no Registrados
Contratistas
Observación
No Registrado
VARON REYES PEDRO
No Registrado
POSADA DIAZ FABIAN
No Registrado
SOTO MEJIA DANIEL FELIPE
No Registrado
CELIS MONTEALEGRE JORGE EDUARDO
No Registrado
CUBIDES CEDEÑO ANDREA
No Registrado
GOMES CASSERES PIMIENTO MARCELA
No Registrado
AVILA NATALIA
No Registrado
MORALES SALAZAR FERNANDO
No Registrado
OSMAN CABEZAS LUIS FERNANDO
LISTADO DE CONTRATISTAS GESTORA URBANA INSCRITO EN EL SIGEP 2016
Cantidad
Contratistas
Registro
1
2
3
4
5
VANEGAS MONTEALEGRE ADRIANA
CRUZ OVIEDO HERIBERTO
LUGO LABRADOR LAURA PATRICIA
PIRAQUIVE CASTELLAÑOS ALEJANDRA
BASTIDAS SALGADO CRISTIAN
OK
OK
OK
OK
OK
Foto
FALTA
OK
FALTA
FALTA
OK
Formacion Experiencia
Academica
Laboral
OK
OK
OK
OK
FALTA
FALTA
OK
OK
OK
OK
LISTADO DE FUNCIONARIOS GESTORA URBANA INSCRITO EN EL SIGEP 2016
Cantidad
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Funcionarios
AMAYA MARIO VICENTE
ARANGO TRUJILLO ESMERALDA
BOTERO DIAZ DIEGO LEONARDO
CARO ZAMBRANO ANA MARIA
CASTILLO LOZANO DUMAR
GONZALEZ ROA FERNANDO
HURTADO URIARTE MARIA DEL PILAR
MARTINEZ GLORIA VIVIANA
MEDINA ARCE GERARDO
MUÑOZ MARTINEZ MARIA EUGENIA
PEDROZA MAURICIO FERNANDO
REINOSO VANEGAS SONIA PATRICIA
ROA AVILEZ LILIANA MARCELA
RODRIGUEZ NAVARRO OTILIA MARIA
ROJAS CASTRO LUIS FERNANDO
SANCHEZ TORRES BLANCA NELLY
SOTO PRADA CLAUDIA CECILIA
SUAREZ GUZMAN LUIS ALBERTO
TRUJILLO LOZANO MARTHA CECILIA
VALLEJO SALAZAR MARIELA
Registro
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Foto
FALTA
FALTA
FALTA
FALTA
OK
FALTA
OK
FALTA
FALTA
OK
FALTA
FALTA
FALTA
FALTA
OK
FALTA
FALTA
FALTA
FALTA
FALTA
Formacion Experiencia
Academica
Laboral
OK
OK
OK
OK
OK
OK
FALTA
FALTA
OK
OK
FALTA
FALTA
OK
OK
FALTA
FALTA
OK
OK
OK
OK
FALTA
FALTA
FALTA
OK
OK
FALTA
FALTA
FALTA
OK
OK
FALTA
FALTA
OK
FALTA
OK
OK
FALTA
FALTA
OK
FALTA
6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CONTRALORÍA
MUNICIPAL
El 05 de Julio de 2016, mediante memorando No. 47 envié a todos los líderes
de proceso el respectivo plan de mejoramiento debidamente aprobado por la
Contraloría Municipal.
Y con el Memorando No. 56, les solicite a los líderes de proceso que dentro del
informe de gestión, incluyan los respectivos avances con soportes para
garantizar el cumplimiento al plan de mejoramiento.
7. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN
En la vigencia se han celebrado 19 contratos, los cuales reposan en la oficina
Jurídica y de Contratación, se han celebrado 14 contratos por prestación de
servicios, 3 contratos por mínima cuantía, 1 contrato por arrendamiento y un
contrato sin pluralidad de oferentes.
La contratación se reporta oportunamente por el modulo del SIA OBSERVA, en
la que de acuerdo a las instrucciones se suben todos los documentos
necesarios para la contratación.
8. SEGUIMIENTO
Y
INSTITUCIONAL.
EVALUACIÓN
A
LA
AUTOEVALUACIÓN
El 19 de julio de 2016, mediante memorando 54 envié a todos los funcionarios
de la entidad, la respectiva evaluación institucional para que la diligencien
oportunamente.
Con el Memorando No. 60, envié a la Asesora de Planeación, para que en
comité SIG, se socialice el tema.
A continuación resultado de la evaluación:
ENCUESTA
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
F-ECM-015
V-00
F.A: 17/12/2014
Objetivo: Determinar si las actividades contenidas en los procesos se ejecutan de manera efectiva en
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
No.
1
DETALLE
La vinculación de los servidores corresponde a los requerimientos de los
empleos.
Val.
3
2
Las funciones se realizan en cumplimiento al manual de funciones y
competencias
3
3
El proceso de Inducción permite la adaptación e integración del nuevo servidor
público a la cultura organizacional.
3
4
Con la reinducción se cumple el propósito de cambio de actitud de los
funcionarios hacia la entidad y reorientar la integración a la cultura
organizacional
2
5
Conozco la misión y la visión de la entidad.
4
6
7
Se realizaron encuestas o reunión con los funcionarias para conocer las
necesidades de capacitación.
Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad por la
Constitución y la Ley.
3
3
8
Los planes, programas y proyectos se han ejecutado de acuerdo con el
presupuesto y tiempo asignado.
3
9
Los objetivos institucionales están orientados al deber ser de la entidad.
3
10
El Sistema Integrado de Información permite conocer si se cumplen los
objetivos y metas institucionales
3
11
Las actividades que conforman los procesos de la entidad, están plenamente
identificadas.
3
12
Cuenta la entidad con acciones tendientes a prevenir, eliminar o mitigar los
riesgos, que puedan afectar los procesos y por ende al logro de los objetivos
institucionales.
3
13
La políticas de información han contribuido al fortalecimiento de la imagen
institucional.
3
14
La entidad cuenta con mecanismos de comunicación para llegar a las partes
interesadas.
3
15
Los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el
mejoramiento continuo.
3
0
1
2
3
4
5
Calificacion
Numero de Participacion
% Participacion
No sabe
0
0.0%
No se cumple
0
0.0%
Se cumple insatisfactoriamente
1
6.7%
Se cumple aceptablemente
13
86.7%
Se cumple en alto grado
1
6.7%
Se cumple plenamente
0
0.0%
TOTAL
100%
EDIFICIO CAJA AGRARIA
- CARRERA 3 No 15 - 31 - PISO QUINTO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
NOTA: Los anteriores datos son tomados de la evaluacion presentada por 24 funcionarios de le Entidad.
9. SEGUIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS DE LOS ENTES DE CONTROL Y
DERECHOS DE PETICIÓN
Gestora Urbana de Ibague
PQRS Pendientes a Julio 30 de 2016
Proceso
PQRS Pendientes
Juridica
7
Inmobiliaria
96
Vivienda
423
Gerencia
11
Total
537
Este informe se envio por correo a los lideres de proceso para su analisis y fines
pertinentes.
10. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PLAN DE ACCIÓN
Para el proceso de Evaluación Control y Mejora, se realizó el respectivo
seguimiento y se presentó el informe el 22 de julio de 2016.
Los procesos de Recursos Físicos, Talento Humano, Gestión Documental,
Atención al Ciudadano e Inmobiliaria entregaron los informes a julio de 2016.
Los procesos de Vivienda y Proyectos Especiales, no ha entregado los
informes de febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio y Julio.
El Proceso de Gestión Jurídica, no ha entregado el informe de Junio y Julio de
2016.
El proceso de Inmobiliaria, no ha entregado los informes de Mayo, Junio y
Julio.
Se enviará Memorando a la Gerente para su información y fines pertinentes.
11. REALIZAR LOS ARQUEOS DE LA CAJA MENOR.
En Julio 11 de 2016, se realizó reembolso de caja menor por valor de $671.700, el
reembolso se realizó en presencia de la funcionaria encargada la cual presentó los
respectivos soportes y no evidencié irregularidad alguna.
12. MANTENIMIENTO, SOSTENIMIENTO, MEJORAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG
Con la elaboración de las Auditorías internas, se está contribuyendo al
mejoramiento del sistema integrado de gestión.
LUIS FERNANDO ROJAS CASTRO
Líder Proceso

INFORME DE GESTION JULIO DE 2016 PROCESO EVALUACION

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(ORIGINAL FIRMADO) MARTHA YOLANDA MUÑOZ Gerente

Entidades Vigilancia y Control