1 pauta para la designacion y actuacion del veedor

1 pauta para la designacion y actuacion del veedor

PAUTA PARA LA DESIGNACION Y ACTUACION DEL VEEDOR INSTITUCIONAL
EN LICITACIONES ESTATALES.
OBJETO DE LA DESIGNACIÓN Y PARTICIPACION DE VEEDORES INSTITUCIONALES.
La designación y participación de un veedor de AUDAP en las Comisiones Asesoras de las
licitaciones convocadas por Organismos estatales, constituye un mecanismo de supervisión
de los procesos, asegurando la transparencia, profesionalismo y garantías para las agencias
asociadas participantes.
De esta forma, la Institución no solo atiende la protección del asociado, sino que también
asume un rol protagónico en lo que se refiere a la defensa de la profesión y un
reconocimiento implícito del Poder Ejecutivo en consultas permanentes para el desarrollo y
control de las diferentes convocatorias.
ROL DEL VEEDOR INSTITUCIONAL.
El representante que a solicitud de Comisión Directiva ejerce la observancia en un llamado a
Licitación de Organismos Estatal, está acreditado institucionalmente como “veedor
institucional”, y su rol comprende la vigilancia de los procesos de selección a cargo de las
correspondientes Comisiones Asesoras de Adjudicaciones de cada convocante.
El veedor institucional ejerce la supervisión del trámite administrativo, desde la presentación
de propuestas en tiempo y forma, pasando por todas las instancias de la metodología
prevista en los parámetros standarizados que fije el convocante, (conforme a las
especificaciones contenidas en el pliego particular), para la selección y adjudicación.
La observación exhaustiva permitirá que no existan riesgos que puedan afectar la
transparencia, eficiencia y eficacia de la gestión en el marco de la normativa legal vigente
(TOCAF / Pliego Único /Pliego particular), pudiendo plantear a la Comisión Asesora,
recomendaciones metodológicas oportunas y útiles sobre el proceso, a fin de que se
adopten los recaudos correspondientes de forma inmediata, evitando perjuicios al
convocante.
El veedor institucional es una persona competente y de reconocida trayectoria en el
mercado publicitario, que se desempeña con independencia y criterio técnico en exclusiva
y única condición de observador, no pudiendo ejercer juicios de valor sobre las
propuestas publicitarias presentadas por las agencias asociadas participantes en el
llamado para el cual ha sido designado.
El mismo podrá acceder a la documentación necesaria para su tarea, sin que ello implique
interferir en los análisis o decisiones de la Comisión Asesora, o del proceso en sí mismo.
La principal característica que reviste el rol del veedor institucional es la de poseer una
conducta ética y profesional, sin observación alguna.
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FUNCIONES DEL VEEDOR INSTITUCIONAL.
a) Vigilar el proceso de selección de agencia de publicidad en representación de la
Asociación y sus agencias asociadas participantes, bajo las pautas establecidas para
su rol.
b) Analizar toda la información disponible sobre la convocatoria, a efectos de
desempeñar correctamente su función.
c) Elaborar y presentar a la Gerencia y/o Comisión Directiva de AUDAP, los reportes
periódicos, resultantes de su participación en cada reunión de la Comisión Asesora
de Adjudicaciones del Organismo convocante.
RESPONSABILIDADES DEL VEEDOR INSTITUCIONAL.
a) El veedor institucional debe actuar con independencia y libre de influencia alguna,
no representando intereses particulares de las agencias de publicidad participantes.
b) Debe actuar con objetividad y de forma equitativa, no emitiendo apreciaciones
subjetivas ni opinar sobre las propuestas creativas en sí mismas.
c) Debe generar información adecuada y útil para las agencias asociadas y los
organismos convocantes, lo que podrá ser de conocimiento de los asociados con la
correspondiente autorización de Comisión Directiva y a través de la Gerencia de la
Asociación de Agencias. (durante y una vez culminado el proceso)
d) Debe mantener una conducta ética intachable durante la representación para la cual
fuere designado.
e) Debe mantener reserva sobre la información privilegiada a la que tenga acceso
durante el proceso, no pudiendo revelarla a terceros bajo ninguna circunstancia.
f) Debe asistir a todas y cada una de las sesiones de trabajo previstas por los órganos
convocantes, reportándolo siempre a la Oficina Administrativa de la Asociación.
Nota: En el caso de constatarse exceso o incumplimiento de las funciones establecidas para
el rol del veedor institucional, la Comisión Directiva estará facultada para retirarlo de sus
funciones y designar un sustituto.
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL VEEDOR INSTITUCIONAL.
La Comisión Directiva de AUDAP es quien efectúa la selección y designación del veedor
institucional para cada convocatoria.
Puede además, solicitar la participación del total de sus asociados que deseen sugerir
nombres de eventuales representantes, a fin de conformar un staff permanente de
“veedores institucionales”.
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Requisitos del veedor:
a) Contar con amplia experiencia técnica y profesional sobre publicidad.
b) Preferentemente no ser Director de agencia o encontrarse en actividad en el ámbito
publicitario al momento de su designación, lo cual no será considerado como
excluyente al momento de la designación.
c) Encontrarse lo suficientemente actualizado sobre la profesión y el mercado
publicitario.
Nota: En el caso que no se concrete la participación de un veedor que cumpla con todos los
requerimientos expresados, la Comisión Directiva estará facultada por vía de excepción, a
sugerir un candidato que aún permanezca activo en plaza, pero dicha designación estará
sujeta a la homologación por escrito de parte de las agencias participantes en el llamado
correspondiente.
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EJECUCION DE LA ACTIVIDAD DEL VEEDOR
• Planificación y Organización del Trabajo
La Comisión Directiva de AUDAP designa al veedor institucional y efectúa el nexo con la
Comisión Asesora convocante, siendo de cuenta de la misma, especificar el plan de
trabajo y el cronograma de reuniones previsto.
• Datos e Información sobre la convocatoria.
La Comisión Directiva proporciona al veedor la información específica sobre el llamado,
su objeto, fecha de apertura, pliego particular, brief, y toda aquella información que le
pudiere resultar de utilidad para la gestión.
• Participación del veedor en la Comisión Asesora del Organismo convocante.
La Comisión Directiva envía una comunicación formal al titular del Organismo
convocante, acreditando al veedor para la ejecución de la tarea en el llamado específico
y con la autorización correspondiente.
• Elaboración y presentación del reporte del veedor.
Una vez culminada cada una de las reuniones donde cupo su participación, el veedor
enviará a la Gerencia de la Asociación de Agencias, un memorando conteniendo, en
forma clara y concisa, los aspectos observados por el mismo durante la sesión. Podrá
incluír además, comentarios o sugerencias que desee trasmitir a la Comisión Directiva,
sobre los procedimientos efectuados en la jornada.
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