procedimiento: perfeccionamiento y legalización

Transcripción

Código: PCD-AD-PL-515
PROCESO: ADQUISICIONES
ETAPA: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: PERFECCIONAMIENTO Y
LEGALIZACIÓN
Versión: 3
Fecha: 29-Abr-2011
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1. Objetivo del procedimiento
Lograr que la minuta cumpla con los requisitos de perfeccionamiento, legalización y de ejecución, en cumplimiento de la Ley.
2. Glosario:
Suscripción: Consiste en la toma de las firmas en la minuta del contrato por parte del ordenador del gasto (Secretaría Distrital de
Integración Social) y del contratista.
Perfeccionamiento: Consiste en comprometer los recursos presupuestales del contrato a través del CRP (certificado de registro
presupuestal) una vez se haya suscrito el contrato.
Mecanismos de cobertura de riesgo: Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes
o por el contratista de una entidad pública contratante, en favor de ésta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre
otros, (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su
liquidación; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones
de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.
El mecanismo de cobertura del riesgo es por regla general indivisible, y sólo en los eventos previstos en el presente decreto, la
garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales.
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Tipos de Garantía: En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del
riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
- Póliza de seguros
- Fiducia mercantil en garantía
- Garantía bancaria a primer requerimiento
- Endoso en garantía de títulos valor
- Depósito de dinero en garantía
Pólizas: Es un documento expedido por una compañía de seguros, certificada por la superintendencia financiera, que respalda como
garantía a la entidad en materia contractual en su calidad de aseguradora, para amparar los posibles riesgos que pueden ocurrir y que
se estipulen en particular para cada contrato.
Publicación: Son los medios autorizados, a través de los cuales, se harán públicos los diferentes contratos que celebren las
diferentes entidades y, a falta de los mismos, lo serán aquellos mecanismos que determine la respectiva autoridad administrativa
territorial.
Las entidades estatales del orden nacional tienen que publicar los contratos con formalidades plenas en el Diario Único de
Contratación Pública. Las entidades territoriales del orden nacional tienen que publicar los contratos con formalidades plenas en la
gaceta oficial correspondiente de la respectiva entidad oficial.
Se publicarán los contratos cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No se
publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50)
salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Según Art. 84 del Decreto 2474 de 2008). Contrato suscrito incluida la adición, a la
tarifa vigente en la fecha que se suscriba la adición o modificación.
3. Condiciones generales
La minuta debe estar generada desde el software de contratación y se solicita certificado de registro presupuestal, si el contrato está
suscrito por ambas partes.
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Se publicarán los contratos cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No se
publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50)
salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Según Art. 84 del Decreto 2474 de 2008).
La Subdirección de Contratación debe aprobar la garantía entregada por el contratista en los términos establecidos del Decreto 4828 de
2008 y Decreto 2493 de 2009, y tener en cuenta las excepciones a los mecanismos de cobertura de riesgos expuestos en este mismo
decreto.
Son referencia jurídica de este procedimiento la Ley 80 de 1993, Decreto 679 de 1994, Decreto 2025 de 2009, Decreto 3576 de 2009,
Decreto 4828 de 208 y Decreto 2493 de 2009, y Resolución de Delegación 659 de 13 de julio 2009.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Ejecución del Contrato
Traslado de bienes
propiedad planta y equipo
Selección y
contratación de
proveedores según
modalidad
Selección del
Proveedor
PERFECCIONAMIENTO
Y LEGALIZACION
Contrato
Perfeccionado y
Legalizado
Traslado de bienes de
uso de contratistas
persona natural
5. Diagrama de flujo del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
4. Contactar al Subdirector Local para que se acerque a la Subdirección de Contratación, para la firma de la Minuta del Contrato, cuando
sea ordenador del Gasto.
9. La relación de los contratos se realiza por medio de una Interfase entre el software de contratación y la herramienta financiera, para la
solicitud y expedición del Registro Presupuestal.
- Cuando se suscriba una cesión, la subdirección de contratación remitirá copia de la minuta perfeccionada a la Subdirección
Administrativa y Financiera- Área de Presupuesto, en virtud que esta última requiere internamente modificar el tercero en el momento de
de elaborar las órdenes de pago.
- Cuando se suscriba una cesión, la subdirección de contratación remitirá copia de la minuta perfeccionada a la Subdirección
Administrativa y Financiera, - grupo de almacén e inventarios- para que se adelante el traslado del inventario a cargo del cedente del
contrato
17. Dependiendo de la cuantía y tipología de los contratos, se debe tener en cuenta los documentos necesarios para legalizar los
contratos. Los requisitos a entregar por parte del contratista son: Las garantías y/o el recibo del pago de publicación
Para la aprobación de las garantías, en lo referente a los amparos se debe contemplar lo establecido en el Decreto 4828 de 2008 y
Decreto 2493 de 2009. De igual manera se debe verificar si el contrato esta obligado a garantías, según las excepciones del Decreto
4828 de 2008.
Para el caso del pago de la publicación en la Gaceta Distrital, se debe tener en cuenta el valor del contrato, el cual no puede ser inferior
a la menor cuantía. Se debe verificar el valor del contrato, para establecer el valor a cancelar. Las tarifas se encuentran establecidas
mediante una resolución, expedida por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
16. Se envía comunicación al contratista y al supervisor del contrato, si pasados ocho (8) días hábiles, el contratista no allega los
requisitos necesarios para la legalización de los contratos.
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Si el contratista no allega los documentos requeridos, el supervisor del contrato procederá a gestionar, el requerimiento de adopción de
medidas contractuales por incumplimiento, ante la Subdirección de Contratación
7. Posibles productos o servicios no conformes
ACTIVIDAD
PRODUCTO O
SERVICIO
3y5
Verificar y Firmar la
Minuta del Contrato
16. Tramitar Garantías
y/o Publicación
Minuta del Contrato verificada y
firmada
Documento de garantía y/o pago de
publicación
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
La Minuta del Contrato debe ser
coherente con los Pliegos de
Condiciones,
Anexos
Técnicos,
Estudios Previos y Resoluciones de
Adjudicación. De igual manera, la
Minuta del Contrato debe ser generada
desde el Software de Contratación, con
el Formato aprobado por la SDIS.
Se envía comunicación al contratista y
al supervisor del contrato, si pasados
ocho (8) días hábiles, el contratista no
allega los requisitos necesarios para la
legalización de los contratos.
TRATAMIENTO
REGISTRO
Ajuste de la Minuta del
Contrato
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Se envía comunicación al
contratista y al supervisor del
contrato
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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LEGALIZACIÓN
ACTIVIDAD
PRODUCTO O
SERVICIO
17
Revisar las Garantías, el
Pago de Publicación y
tramitar la firma de
aprobación
de
los
requisitos
de
perfeccionamiento
y
legalización.
Proyecto de Aprobación de los
Requisitos de Perfeccionamiento y
Legalización.
La Minuta del Contrato debe estar
suscrita por las dos partes y debe tener
el Registro Presupuestal. La
Documentación presentada por el
Contratista debe cumplir con los
requisitos de perfeccionamiento y
legalización exigidos en la Minuta del
Contrato.
. Dependiendo de la cuantía y tipología
de los contratos, se debe tener en
cuenta los documentos necesarios para
legalizar los contratos. Los requisitos a
entregar por parte del contratista son:
Las garantías y/o el recibo del pago de
publicación
Para la aprobación de las garantías, en
lo referente a los amparos se debe
contemplar lo establecido en el Decreto
4828 de 2008 y Decreto 2493 de 2009.
De igual manera se debe verificar si el
contrato esta obligado a garantías,
según las excepciones del Decreto
4828 de 2008.
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TRATAMIENTO
Devolución de la
documentación para los
ajustes pertinentes
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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ACTIVIDAD
PRODUCTO O
SERVICIO
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TRATAMIENTO
REGISTRO
Para el caso del pago de la publicación
en la Gaceta Distrital, se debe tener en
cuenta el valor del contrato, el cual no
puede ser inferior a la menor cuantía.
Se debe verificar el valor del contrato,
para establecer el valor a cancelar. Las
tarifas se encuentran establecidas
mediante una resolución, expedida por
la Secretaria General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá.
NOMBRE
CARGO
ELABORO
HENRY ZABALA
VALBUENA /
CARLOS ALIRIO
BARBOSA
PROFESIONAL
SUBDIRECCION DE
CONTRATACION /
ASESOR SUBDIRECION
DE CONTRATACION
REVISO
APROBO
CARLOS CELY
JAVIER MEDINA
LUIS ALFREDO
MACIAS MESA
ASESOR DE
APOYO
LOGÍSTICO
SUBDIRECTOR
ADIMINSTRATIVO
Y FINANCIERO
SUBDIRECTOR DE
CONTRATACION
LUIS ALEJANDRO MENDOZA
DIRECTOR DE GESTION CORPORATIVA
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