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DIGITALIZACIÓN
DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS
Es un servicio de escaneo de documentos y libros con óptima resolución de
imagen gracias a su proceso de tratamiento. Se entrega en soporte digital en
diferentes formatos: PDF, TIFF, JPG, TXT,... , con posibilidad de búsquedas
múltiples por campos previamente establecidos; nombre, DNI, número de
factura, código de barras, ...
La implantación de dicho sistema consta de 3 apartados:
1. HARDWARE
Disponibilidad de escáneres que permiten la obtención ágil y óptima de
imágenes en grandes volúmenes. Con las siguientes características:
-
Tamaño de documentos: desde DIN-A9 (foto carnet) hasta DIN-A0 (planos)
60 páginas por minuto (p.p.m.) de formato A4
25 centímetros por segundo en el escaneo de planos
Captura a una cara o dos caras de manera simultánea
Digitalización en color, escala de grises y bitonal (blanco y negro)
Densidad de digitalización: desde 75 p.p.p. hasta 600 p.p.p (puntos por
pulgada)
DIGITALIZACIÓN DE LIBROS, sus características son:
- Versatilidad con toda clase de libros, ajustándose a su tamaño y cuidando
el estado de aquellos que, cómo consecuencia del paso del tiempo,
sean frágiles o se encuentren deteriorados.
- Escaneo cara-arriba, minimizando los tiempos y protegiendo al libro de
daños. Se puede escanear el libro sin abrirlo completamente.
- Eliminación de la curvatura de página; otros escáneres producen pliegues
y curvaturas en las páginas del libro, caso que no ocurre con ésta línea de
escáner gracias a su forma en V.
- Autocentrado del libro, posibilitando la eliminación de errores con los
márgenes, generando así unos bordes más consistentes.
- Bandas magnéticas para mantener los libros en su posición.
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DIGITALIZACIÓN
DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS
2. SOFTWARE PARA LA CORRECCIÓN DEL ESCANEO
Permite hacer legibles los documentos estropeados o con características
que dificulten su lectura (fondos de colores, sellos, anotaciones manuales,
etc.), realiza rotados automáticos de las imágenes, colocándolas en el
sentido correcto y ajusta los parámetros de digitalización para escanear de
manera conjunta documentos en blanco y negro y en color sin necesidad de
modificar la configuración del escáner.
Ejemplo de cómo actúa el software de corrección:
Documento original
Doc. sin Software de corrección
Doc. con Software de corrección
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DIGITALIZACIÓN
DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS
3. SOFTWARE DE CAPTURA
Ofrece una captura de datos y documentos ágil y rápida a nivel de producción.
En la captura de datos, extrae toda la información importante tal como, texto
impreso a máquina, códigos de barras, las palabras escritas a mano e incluso
las cajas de comprobación (check box). Además, utiliza ese mismo proceso de
indexación y de validación para capturar la información que no comienza en el
papel: documentos electrónicos, archivos de multimedia, e-mail e incluso las
emisiones de XML de otros sistemas.
Nuestro software de captura permite realizar las siguientes actividades:
- Digitalizar documentos, generando lotes de documentos
- Obtención de datos de las imágenes digitalizadas
- Validación de los datos obtenidos
- Liberar la información extrayendo la información obtenida,
imágenes y datos, en diferentes formatos para su posterior
consulta.
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CUSTODIA
GESTIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVOS
El objetivo de este servicio es optimizar el espacio para sus archivos, impedir el extravío de
documentación, evitar posibles siniestros (incendio, inundación, robo), permitiendole realizar
consultas dinámicas, …
El servicio integral de custodia de archivos documentales le garantiza el más alto nivel de calidad,
seguridad y confidencialidad en todos sus procesos.
Gestión y custodia de expedientes:
- Transporte de archivos
- Recepción y preparación de documentos
- Sistema de etiquetaje con código de barras para un perfecto control y trazabilidad de la
documentación depositada.
- Alta y custodia de la documentación
- Grabación y/o digitalización
- Inserciones de documentos
- Custodia de expedientes tramitados
- El sistema de archivo es garantía de confidencialidad, pues es necesaria la intervención de al
menos dos empleados de la compañía, y la persona autorizada para realizar consultas de la base
de datos del cliente para la localización de un documento.
- El sistema de validación de todos los movimientos de archivo, consulta, rearchivo y expurgos,
mediante lectura de código de barras, es garantía de absoluta seguridad y ofrece un control de
calidad automático en el 100% de la actividad del archivo.
- Cualquier movimiento de archivo queda registrado, conociéndose con precisión,
quien consultó, y donde se encuentra el documento.
Consultas vía correo electrónico o por acceso a web
Posibilidad de hacer peticiones de consulta y revisión de archivos electrónicamente, con absoluta
confidencialidad a través de un protocolo de actuación que le permite acceder desde su oficina a
cualquiera de los archivos que guardamos para usted.
Gracias a este procedimiento, su petición es atendida con absoluta inmediatez, ahorrándose un
importante costo en transporte, y evitando el riesgo del traslado físico de la documentación.
Resultado: acceso rápido y eficaz de consultas, con la máxima calidad y seguridad.
Respuestas en tiempo record. Ofrecemos diferentes alternativas para facilitar
la consulta de sus archivos:
- Una flota de vehículos propia con entregas en un máximo de 48 h en las islas capitalinas.
- Consultas vía web las 24 h.
- Consultas vía teléfono de 8.00 h. a 19:00 h. de lunes a viernes.
Información en tiempo real
Disponemos de una aplicación web propia que ofrece entre otras cosas, un conocimiento en tiempo
real de sus cajas custodiadas, nuevas entradas de documentación, consultas en proceso y
expurgos; todo ello con la seguridad de una informatización de vanguardia.
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SERVICIO DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
DESTRUCCIÓN
Ofrecemos un servicio eficaz, cómodo y con plenas garantías de seguridad en la
destrucción de su documentación confidencial.
Emitimos un certificado que acredita la absoluta destrucción de la información
confiada.
Aportamos plenas garantías ambientales (Certificación en Calidad Ambiental,
ISO14001) para la gestión de los residuos.
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SERVICIO DE ARCHIVÍSTICA Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVÍSTICA
Nuestra actuación permite establecer un Cuadro de Clasificación de Fondos,
que refleja la estructura orgánica de un fondo documental de manera
jerárquica estableciendo relaciones de dependencia entre las diferentes
agrupaciones documentales, y con arreglo a éste se organizan los
documentos y se cumplimentan sus descripciones para su fácil y pronta
localización. La clasificación alcanza tanto a los documentos físicos como a la
información contenida en ellos.
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PROCESOS QUE ASEGURAN LA CALIDAD DE NUESTRO TRABAJO
Nuestro departamento de digitalización está compuesto por personal con
amplios conocimientos, experiencia y capacidad para el desarrollo de cualquier
tarea en el ámbito de la gestión documental.
CALIDAD
Estas cualidades se traducen en un grupo humano que combina la
especialización en tareas de identificación, selección, preparación para la
digitalización, creación de metadatos y catalogación documental, así como
soporte técnico altamente capacitado en el desarrollo y mantenimiento de
bases de datos y sistemas de gestión, todo esto bajo un estricto control de
calidad que redundará en procesos de modernización de los archivos de
empresa y aportando soluciones encaminadas a la preservación y
conservación de documentación de instituciones y empresas especializadas.
Todos los procesos de: grabación de datos (entradas, salidas, incorporación a
los expedientes), digitalización, indexación y validación, se realizan
mediante la utilización de códigos de barra, evitando así posibles errores
manuales o de grabación.
Los procesos de gestión se encuentran normalizados y reglamentados por
manuales de procedimiento.
Realizamos una gestión eficiente de sus procesos documentales dando
cumplimiento a la ley orgánica de protección de datos de carácter personal
15/99, con las máximas exigencias en cuanto a calidad y medio ambiente,
(ISO 9001:2000 y ISO 14001:2004). Combinación que nos permite ofrecer un
servicio de máxima calidad.
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RAZONES PRINCIPALES POR LAS QUE UNA EMPRESA SE PLANTEA LA DIGITALIZACIÓN:
Mejoras en la gestión
- Acceso inmediato y concurrente a la documentación desde el propio
puesto de trabajo (Pc).
- Acceso a otros departamentos.
- Eliminación de fotocopias.
- Eliminación de faxes, al posibilitar el envío de un documento anexándolo
a un correo electrónico.
- Posibilidad de publicar documentos en la intranet / internet.
- Posibilidad de incorporar la firma electrónica.
- Agilización de las auditorías sin sobrecarga de trabajo. El auditor podría
consultar o recibir directamente la información precisa.
Ahorro de espacio y consecuentemente de costes
RAZONES
Seguridad y confidencialidad
- Eliminar riesgos de pérdida.
- Eliminar riesgos de los errores de re-archivo. Documentos bien
archivados inicialmente, pero que después de ser consultados, se archivan
mal, y que en un archivo mediano, supone en la práctica, la pérdida del
documento.
- Eliminar riesgos de deterioro.
- Evitar la filtración, tanto la involuntaria como la intencionada.
- Evitar la manipulación errónea de un documento al efectuar una copia
(p.e. traspapelar páginas).
- Otorgamiento de diferentes niveles de usuario: visualización, edición,
impresión, exportación; con o sin restricciones.
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SEGURIDAD DE LAS COMUNICACIONES
HTTPS. Además, se tendrá especial cuidado en proteger la información transmitida
a través de Internet, mediante el uso en todas las transferencias de protocolo
seguro HTTPS: protocolo SSL y claves de 128 bits. Como referencia, cabe indicar
que éste es el protocolo utilizado en las aplicaciones de banca online y compra
electrónica con tarjeta a través de Internet.
Este protocolo no supone incomodidad ni inversión adicional para el usuario. Puesto
que no es necesario instalar ninguna aplicación específica para utilizar este
protocolo seguro.
Restricción de acceso por IP. Como medida añadida de seguridad, se limitará el
acceso a la aplicación a determinadas direcciones IP relacionadas con el cliente.
De esta forma se controlará en todo momento desde qué PCs es posible acceder a la
aplicación. Sedicana se encargará de añadir, modificar o eliminar direcciones IP a
petición del cliente.
Este control de IP se realiza a dos niveles:
- Sistema operativo: mediante filtrado de ips de acceso con firewall de iptables.
- Aplicación: la aplicación también controla que tanto el usuario como la IP desde
que accede tienen el acceso permitido.
Otros aspectos de seguridad. Adicionalmente contamos con otros dispositivos de
seguridad: protección del servidor en lugar seguro y con alarmas antirrobo y
antiincendio, protección frente a cortes de energía, copias de seguridad diarias, y
otros.
SEGURIDAD
Infraestructura para la seguridad logística y física
-
Software de control de accesos.
Software de detección de intrusión y alarmas.
Sistema de detección de incendios.
Sistema de extinción de incendios.
Circuito cerrado de TV en el interior y exterior del recinto.
Red de hidrantes interior y exterior con rociadores automáticos.
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LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
“Sedicana, S.L. ampara su actividad con un uso responsable y
confidencial de los datos……”
En cumplimiento de la ley orgánica de protección de datos (Ley 15/1999 del 13
del Diciembre) y el reglamento que aprueba las medidas de seguridad para
ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal (RD.
994/1999), Sedicana, S.L., ampara su actividad con el registro y la adopción de
medidas de seguridad necesarias en todos los ficheros que contengan datos de
carácter personal en sus instalaciones.
SEGURIDAD-LOPD
En este sentido, recogemos contractualmente nuestro compromiso
responsable y confidencial de los datos para el buen fin y cumplimiento de las
normativas, tanto las de carácter obligatorio que afectan a todo lo concerniente
a la recogida, almacenamiento y uso de la información de carácter personal,
como las que las buenas prácticas y el reglamento pudieran aconsejar en cada
caso, las cuales añadirá Sedicana como mejora del producto final.
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ENTORNO TECNOLÓGICO
Servidor. Por motivos de seguridad, capacidad y operatividad la
aplicación y las bases de datos se alojarán en un servidor con dedicación
exclusiva.
Configuración del servidor:
- Sistema operativo Linux
- Apache
- PHP
- Base de datos MySQL
- 4 procesadores Intel Pentium IV 3 GHz
- 4 GB Memoria RAM
- Disco duro 180 GB
- Protocolo HTTPS de seguridad en transmisión de datos
Prestaciones de mantenimiento:
- Mantenimiento general del servidor, ubicado en una sala segura
refrigerada, y dotada de un sistema de alertas NAGIOS para informar en
tiempo real de caídas eléctricas y otras incidencias referentes al
servidor. Implantación, configuración y administración de la seguridad
informática.
- Gestión de servicios básicos de conectividad: DHCP y DNS.
- Acondicionamiento de la sala: refrigeración, previsión frente a cortes
eléctricos. Cuenta con 2 UPS y 1 motor diesel del edificio que asegura la
corriente eléctrica frente a cortes del servicio. Además cuenta con dos
aparatos de aire acondicionado independientes.
- Sistema anti-incendios y alarma antirrobo.
- 1 minilibrería de backup.
- 2 firewall redundantes.
- Se realizará una copia diaria de la base de datos y la aplicación.
TECNOLOGÍA
Dispone de las siguientes prestaciones y características de Red:
- Red ATM con fibra óptica.
- Gestión de conectividad interior y exterior.
- Conectividad intercampus (MAN, red ATM) y de delegaciones
remotas (WAN, red Gigabit).
- Interacción con Rediris para asegurar la conectividad desde el exterior.
- Control de las diferentes salidas a Internet. Distribución de carga.
- Estadísticas y análisis de tráfico.
- Generación de estadísticas de ocupación de enlaces.
- Análisis de patrones de tráfico para detección de posibles ataques.
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