2010/2011 Budget Development Process Participant Information
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2010/2011 Budget Development Process Participant Information
2010/2011 Budget Development Process Participant Information Overview October 2009 Financial Services Bienvenidos a las Escuelas Públicas del Condado Jefferson; agradecemos su participación y el interés mostrado en el proceso de determinación del presupuesto para el año escolar 2010/2011. Como siempre, agradecemos las buenas ideas de los miembros de nuestra comunidad, nuestro personal y nuestros estudiantes. El proceso se ha ampliado este año para comunicar información importante sobre el presupuesto y para solicitar la aportación adicional de nuestras comunidades escolares. Esta presentación informativa ha sido diseñada a fin de brindar a los participantes con conocimientos de base sólidos. Creemos que esos conocimientos de base serán cruciales a la hora de contribuir con aportaciones informadas. 1 What Will You Learn • How the Economy Is Impacting Jeffco • District Budget – History and Radar • Budget Process Financial Services La presentación comenzará con un sumario amplio sobre la situación económica actual y que explica cómo la situación económica del estado de Colorado afecta al panorama económico de Jeffco. A continuación, proporcionaremos la información de base sobre el presupuesto del distrito, incluidas las estadísticas, información histórica, y revisaremos los aspectos que será necesario considerar en un futuro próximo. Después de este intercambio de información, solicitaremos sus aportaciones y puntos de vista sobre el presupuesto de Jeffco. 2 Budget Learning Sections • • • • • • • Economic Environment General Information and Statistics The General Fund School Budgets – How the $’s Flow District Departments Stimulus Budget Development Process Financial Services Esta presentación se divide en secciones educativas. Usted podrá aprender a su propio ritmo y seleccionar áreas de interés específicas sin tener que ver toda la presentación. La información que se brinda tiene como objeto ofrecerle un sumario amplio del presupuesto del distrito y los procedimientos presupuestarios. Como sabrá, vivimos en una economía incierta, y el año legislativo actual afectará a nuestras proyecciones presupuestarias. La información incluida en esta presentación se basa en los datos con los que contamos en la actualidad y es posible que cambie en el futuro. Para aquellos de ustedes que deseen aprender a un nivel de mayor detalle, les proporcionamos enlaces a páginas web específicas que contienen mayores niveles de información. En la página web del distrito encontrarán presentaciones informativas adicionales sobre las reservas del distrito y el proceso de determinación del presupuesto para el año escolar 2009/2010. 3 Economic Environment • • • • State Budget School Finance Uncertainty Conservative & Strategic Planning Financial Services La financiación de la educación de kínder a 12º grado en Colorado está legislada por la Ley de Financiación Escolar (School Finance Act en inglés). Efectivamente, de la mayoría de los fondos que recibimos, el estatuto del estado dicta las cantidades y la forma en que se asignan. Los distritos cuentan con muy poca flexibilidad en cuanto a lo que pueden hacer para incrementar los ingresos o proporcionar fuentes adicionales de ingresos. Los distritos escolares dependen en gran medida de las fuentes de ingresos locales y del estado. Por ese motivo, la situación económica en último término afectará al presupuesto del distrito. Los déficits en los ingresos del estado han provocado una situación muy incierta para todas las agencias financiadas por el estado. En estos momentos difíciles e inciertos, es importante que el distrito mantenga una actitud conservadora y estratégica en la planificación financiera. 4 State K-12 Public School Funding – School Finance Act • State – State Income Taxes – State Sales Tax • Local – Property Taxes – Specific Ownership Taxes on Automobiles Financial Services De acuerdo a lo establecido por la Ley de Financiación Escolar, la financiación de las escuelas públicas de kínder al 12º grado en Colorado se hace con fuentes de ingresos estatales y locales. Las fuentes del estado tienen su origen en el Fondo General del Estado, el Fondo de Educación del Estado y el fondo para las Escuela Públicas del Estado, con la mayoría de los ingresos provenientes de los impuestos sobre la renta e indirectos (sobre las ventas) del estado. La parte local se deriva de los impuestos sobre la propiedad (urbana, suburbana, rústica...) y de los impuestos específicos sobre tenencia o uso de vehículos. De acuerdo a la Ley de Financiación Escolar de Colorado, la financiación que proviene del estado constituye la diferencia entre la financiación total, la cual se establece con una fórmula, y la cantidad disponible que proviene de fuentes locales. La porción de los ingresos para educación pública que provienen de fuentes estatales se ha incrementado de un 44 por ciento a un 65 por ciento en los últimos veintitrés años. La porción local ha disminuido de forma correspondiente de un 56 por ciento a un 35 por ciento en el mismo periodo. 5 Financial Services En los últimos años, a Colorado le ha ido mejor que al resto de la nación. Durante 2008, Colorado siguió experimentando un modesto crecimiento en creación de empleo y en su economía, al mismo tiempo que otros estados ya estaban sufriendo una decaída. Según el Panel Económico de la Universidad de Colorado, en 2009 nuestro estado no tendrá crecimiento de ningún tipo y posiblemente perderá 4,300 empleos. Esto supone un decrecimiento del 0.02 por ciento. La mayoría de las pérdidas de empleo se producirán en los sectores de la construcción y financieros. En 2009, Colorado oficialmente se unió al resto del país y entró en recesión. El Estado de Colorado, el cual hace frente a un déficit presupuestario significativo, ya ha tomado medidas drásticas para asegurar la estabilidad financiera. Algunas de las medidas incluyen la congelación en la contratación para empleos gubernamentales y de los fondos destinados a financiar proyectos de construcción. Como el 43 por ciento del presupuesto del fondo general del estado se destina a la educación entre kínder y 12º grado, es obvio que las reducciones en el presupuesto del estado de esta magnitud afectarán enormemente a los distritos escolares en todo el estado. 6 National Impacts, State Impacts, Local • • • • • Interest earnings Tax collections 2008/2009 Rescission - $2.8M 2009/2010 Likely Rescission - $11.0M 2010/2011 – “It will be worse” Financial Services El clima económico incierto e inestable está afectando a la economía del estado de Colorado. Los efectos de la situación han calado en los gobiernos locales, incluido el distrito de las Escuelas Públicas del Condado Jefferson. Las escuelas de Jeffco ha sufrido directamente el impacto del declive económico debido a una disminución en los ingresos obtenidos en forma de interés recibido y una reducción en la recaudación impositiva, y hace frente a déficits presupuestarios como los que está experimentando el Estado de Colorado. Las escuelas de Jeffco han tenido que incorporar rescisiones en los fondos de financiación actuales proporcionados por el Estado de Colorado de un total de 2.8 millones de dólares correspondientes al año fiscal 2009. Para el año escolar 2009/2010, el Estado ha optado por financiar las escuelas completamente, pero estableció la condición de que los distritos escolares deben mantener en reservar una cantidad específica hasta enero de 2010. La cantidad de reservas establecida para las escuelas de Jeffco es 11 millones de dólares. Aunque no se ha legislado formalmente, el Estado ha informado a los distritos escolares que la condición de mantener 11 millones de dólares en reservas se levantará en enero. Sí, debemos planificar por si se diera el caso de que tengamos que devolver al estado los 11 millones de dólares. Por consiguiente, el distrito tiene que estar preparado, al igual que los restantes distritos escolares del estado, para la posible pérdida de esos fondos. 7 From the 500,000 Foot View • General Operating Budget is slightly over $678M • Total Jeffco Budget is almost $1B – all funds including Capital • Jeffco employs more than 14,000 full and part-time employees • Jeffco serves more than 85,000 students Financial Services La información incluida en esta presentación sobre el presupuesto se ha sacado mayoritariamente del Presupuesto Adoptado Revisado para 2009/2010. Todos los datos y cifras correspondientes a otros años serán debidamente identificados. Reconocer que el estado está teniendo dificultades presupuestarias extremas, que la educación pública se lleva la mayor parte del presupuesto del estado, y que las Escuelas Públicas del Condado Jefferson constituyen el mayor distrito escolar del Estado de Colorado, pone en una perspectiva bien definida la situación de las escuelas de Jeffco. El presupuesto operativo general de las escuelas de Jeffco suma un poco más de 678 millones de dólares. El presupuesto total del distrito escolar de Jeffco, incluidas las inversiones de capital, es de casi mil millones de dólares (un billón de dólares en la terminología numérica del inglés). Las escuelas de Jeffco son el mayor empleador del condado de Jefferson, con 14,000 empleados a jornada completa y media jornada. Somos el mayor distrito escolar en Colorado, y servimos a más de 85,000 estudiantes. 8 General Information and Statistics Financial Services Antes de solicitar su ayuda, creemos que es importante brindarle los conocimientos de base acerca del distrito. 9 General Information & Statistics Schools Jefferson County Public Schools Elementary 94 Middle Schools 20 High 17 Option 9 Charter 13 Outdoor Education Lab 2 Financial Services Las Escuelas Públicas del Condado Jefferson constituyen el mayor distrito escolar de Colorado y sirven a más de 85,000 estudiantes. El distrito escolar consiste en más de 150 escuelas: 94 escuelas primarias, 20 escuelas intermedias, 17 escuelas preparatorias, 9 escuelas con programa de opción, 13 escuelas charter (es decir, de gestión autónoma) y dos escuelas de educación al aire libre, y el área donde se ubican incluye aproximadamente 778 millas cuadradas. El distrito cuenta con 4,700 maestros aproximadamente. Todas las escuelas públicas del condado Jefferson reciben acreditación del distrito, y 67 de ellas han sido calificadas como escuelas de “alto rendimiento” en el proceso de acreditación. A diario el distrito proporciona servicios de transporte a la escuela y de regreso a sus casas a unos 17,500 estudiantes: ello suponen 6,335,000 viajes a la escuela y de regreso al año. Cada jornada escolar, los autobuses de las escuelas de Jeffco recorren aproximadamente un total de 25,000 millas, lo que equivale a la longitud de la circunferencia de la Tierra. Las Escuelas Públicas del Condado Jefferson han educado y se han ocupado de los estudiantes del condado durante más de 50 años. Los estudiantes que se han graduado de nuestras escuelas se han convertido en ganadores del Premio Nóbel; astronautas; doctores, escritores y músicos galardonados por su trabajo; y personas exitosas en otros muchos campos profesionales. 10 Jeffco Schools – All Funds 2009 Full Time Employees - Staff by Category Teachers & Licensed TeachersStaff & 67%Staff Licensed 67% Support Staff 26% Support Staff 26% Administrative /Professional Administrative & Technical /Professional Staff & Technical 7% Staff 7% Financial Services Las escuelas de Jeffco son el mayor empleador en el condado de Jefferson, con más de 8,100 personas que trabajan para el distrito a jornada completa. El desglose del personal es el siguiente: 1. El 66.89% corresponde a maestros y personal con certificación. 2. El 26.38% corresponde al personal de apoyo, tal como el personal auxiliar para los salones y educativo, las secretarias escolares, los conserjes y el personal de limpieza y mantenimiento básico, las secretarias de los departamentos centrales, los técnicos contables, los conductores de autobuses, los supervisores de los campus escolares, el personal de los servicios de alimentación y otro personal de apoyo. 3. El 6.72% corresponde al personal administrativo/profesional y técnico, como los directores y subdirectores, y el personal administrativo en la Oficina del Superintendente; en los Servicios de Comunicación; en las oficinas del oficial ejecutivo académico (Chief Academic Officer en inglés) y del oficial ejecutivo para operaciones (Chief Operating Officer en inglés); y en los servicios empresariales y de recursos humanos. 11 Focus will be on the General Fund 2009/2010 Total Appropriation by Fund Type General Fund $678,530,700 68% Charter Schools $37,000,000 4% Internal Service Funds $40,976,700 4% Enterprise Funds $42,560,300 4% Special Revenue Funds $73,643,000 7% Debt Service Fund $75,715,800 8% Capital Project Funds $50,635,500 5% Financial Services Esta gráfica muestra la Asignación Total por Tipo de Fondos para 2009/2010. En otras palabras, la gráfica muestra las cantidad total de los gastos aprobados por la Junta Directiva de Educación, desglosada en los distintos fondos atendiendo a en qué se van a gastar. Como el distrito es una agencia gubernamental, debe usar el sistema de Contabilidad de Fondos a fin de llevar un registro de los ingresos y los gastos. Cada sección de la gráfica de arriba representa un tipo de fondos del distrito. El trabajo de determinación del presupuesto se enfoca en los gastos operativos generales que forman parte del Fondo General, pero para fines informativos, vamos a dedicar un momento a explicar otros tipos de fondos que existen en el distrito. 12 Description of Funds Financial Services Se incluye una descripción breve de cada tipo de fondos. De nuevo, el Fondo General se usa para dar cuentas de los gastos operativos generales del distrito. Esta será nuestra principal área de atención durante el proceso de determinación del presupuesto centrado en las escuelas. El Fondo General se emplea para las operaciones rutinarias que se financian por medio de los impuestos sobre la propiedad (urbana, suburbana, rústica...) y otros ingresos generales. Es el fondo más significativo en relación a las operaciones generales del distrito. Los Fondos para Proyectos de Capital están autorizados por la Ley Escolar de Colorado y se usan para financiar las necesidades de capital corrientes como la adquisición de terrenos, la construcción de edificios y la adquisición de bienes de equipo. El Fondo para Servicio de la Deuda gestiona la acumulación de recursos para los pagos de la deuda a largo plazo: el principal, los intereses y los costos relacionados. Los Fondos de Ingresos Especiales se usan con objeto de dar cuenta de los ingresos que legalmente están restringidos para que se gasten en fines particulares solamente. Los Fondos de Tarifas Públicas se usan para financiar operaciones de forma similar l i d j l d d l t d bi i i 13 General Fund Financial Services 14 District Budget • Historic Trends – Increases – Reductions • Today • Reserves • Five-year forecast Financial Services A fin de entender la situación presupuestaria actual, resultará útil obtener cierta perspectiva en cuanto al presupuesto del distrito. Comenzaremos analizando el Presupuesto del Fondo General para 2009/2010. Al observar la evolución histórica de los incrementos y reducciones presupuestarios, los participantes podrán entender de forma general el presupuesto operativo del distrito. 15 General Fund Revenue Projected 2009/2010 - $660M Financial Services El Fondo General de las escuelas de Jeffco incluye la mayoría de las operaciones diarias del distrito escolar. La Ley de Financiación Escolar establece legislativamente la mayor parte de los ingresos del Fondo General. Los distritos de Colorado reciben los fondos de acuerdo al número de alumnos que tienen, con fondos adicionales asignados para estudiantes de alto riesgo y estudiares en programas de educación por internet. La mayoría de los ingresos del Fondo General son una combinación de fondos del estado y locales, mientras que otras fuentes de ingresos menores incluyen pagos de colegiatura, tarifas e ingresos obtenidos en forma de interés. 16 Student Enrollment 86 ,000 84 ,000 Enrollment 82 ,000 80,000 7 8,000 7 6 ,000 7 4 ,000 Actual 04 /05 Actual 05/06 Actual 06 /07 Actual 07 /08 Actual 08/09 Projected Projected Projected Projected Projected 09 /1 0 1 0/1 1 1 1 /1 2 1 2 /1 3 1 3 /1 4 Y ear Enrollm ent Funded Count FTE Count Financial Services La inscripción de estudiantes es el factor principal a la hora de determinar los ingresos que las escuelas de Jeffco reciben. La inscripción viene disminuyendo desde el año escolar 2000/2001. Efectivamente, las escuelas de Jeffco han experimentado más de nueve años de matrícula decreciente de estudiantes. La composición demográfica y la población del condado Jefferson están cambiando. Aunque la tendencia parece estar estabilizándose, las escuelas de Jeffco no pueden proyectar que vayan a recibir ingresos adicionales hasta que la estabilidad sea clara. Debido a que la inscripción de estudiantes es el factor principal en la financiación, el distrito pierde más de 700,000 dólares en fondos del estado por cada 100 estudiantes que pierde. En definitiva, con la reducción del número de estudiantes matriculados, las escuelas de Jeffco han tenido que recortar sus gastos para cubrir las disminuciones experimentadas en sus ingresos. 17 K-12 Per Pupil Funding: Colorado vs National Average Financial Services Para agravar los problemas que experimentamos por la reducción en la matrícula de estudiantes, en Colorado hacemos frente a un nivel general más bajo en la financiación recibida por alumno de kínder a 12º. Como se demuestra arriba, la financiación por alumno de kínder a 12º es casi 1,400 dólares menos que la media nacional. Si Colorado financiase a un nivel más cercano a la media nacional, eso supondría 100 millones de dólares adicionales en ingresos para las escuelas de Jeffco. 18 Total General Fund Expenditure Uses 2009/2010 Revised Adopted Budget $678M – Expenditures & Transfers Financial Services El Fondo General incluye los costos operativos generales que se producen a diario como resultado del funcionamiento del distrito escolar, incluidos los salarios y beneficios de los empleados, los costos de instrucción, de compra de libros y de tecnología, de transporte, el costo de iluminación, calefacción, limpieza de instalaciones y gastos de mantenimiento. En el Fondo General se contabilizan la mayoría de los costos asociados con la instrucción y la administración. La partida de gastos totales del Fondo General del distrito suma más de 678 millones de dólares. La gráfica demuestra que las Escuelas Públicas del Condado Jefferson gastan la mayoría de sus fondos en las escuelas. 19 Financial Services Las escuelas de Jeffco son una organización muy intensiva en trabajo. Cuando se representan los gastos de otra forma, la remuneración de los empleados representa el 85% de la partida de gastos del Fondo General, y de ese porcentaje, el 72% se destina a la remuneración del personal con certificación. El personal con certificación incluye los maestros, bibliotecarios, consejeros, maestros de educación especial, psicólogos, trabajadores sociales, enfermeras, terapeutas ocupacionales y terapeutas físicos. El personal de apoyo incluye a las secretarias, el personal técnico, los conductores de autobuses, los conserjes y el personal de limpieza y mantenimiento básico, los auxiliares de los salones, los tutores académicos, los auxiliares de clínica, los técnicos especializados, los trabajadores de los almacenes, los supervisores de los campus escolares y el personal de los servicios de alimentación. El personal administrativo incluye los administradores y los técnicos profesionales. 20 The Challenge of Jeffco Budgeting Declining resources (enrollment) State Funding (rescissions and funding factors) Increasing expectations Increasing costs (inflation) Increasing mandates Financial Services PERA El proceso presupuestario conlleva entender los recursos que hay disponibles (ingresos y reservas) y determinar cómo destinar/gastar esos recursos a fin de que ayude al distrito a alcanzar sus metas estratégicas. El proceso de determinación del presupuesto anual no se produce sin que se presenten retos. La reducción en el número de estudiantes matriculados tiene como resultado menos ingresos por alumnos inscritos: es simple, menos estudiantes, menos fondos recibidos. Recuerde, la reducción en el número de estudiantes inscritos no se ha producido porque los estudiantes en las escuelas de Jeffco se estén marchando a otro distrito. La población en el condado Jefferson está cambiando y por consiguiente hay menos niños en edad escolar en el condado. Es verdad que ciertos costos pueden reducirse al tener menos estudiantes, pero hay costos fijos que no se reducen de acuerdo al número de alumnos inscritos. Por ejemplo, incluso si cada escuela pierde 50 estudiantes, la escuela todavía necesita un director, un conserje e iluminar los salones. Para el proceso presupuestario correspondiente al año escolar 2010/2011 probablemente también nos enfrentemos a rescisiones de fondos provenientes del estado y a otras reducciones en el nivel de financiación existente. Las expectativas de la comunidad siguen aumentando y eso pone presiones en el presupuesto del distrito. Nuestra comunidad siempre tendrá expectativas crecientes. Estas altas expectativas son algo bueno y las escuelas de Jeffco se enorgullecen de hacer frente satisfactoriamente a esas expectativas. No obstante, dichas expectativas normalmente llevan asociado un incremento en los costos. Los costos asociados con un número reducido de estudiantes por maestro, transporte y opciones para nuestros estudiantes están aumentando. 21 Financial Services Esta gráfica muestra la proyección de gastos comparada con la proyección de ingresos. Como puede observarse, donde la línea azul se sitúa por debajo de la línea roja, el gasto del distrito será mayor que los ingresos que reciba. Cuando el distrito gasta más de lo que recibe, hace uso de reservas (nuestra cuenta de ahorro). El distrito en su plan estratégico ha considerado el gasto de reservas, pero este gasto de reservas no es una estrategia a largo plazo. En un momento dado, las reservas (al igual que nuestras cuentas de ahorro personales) se acabarán. La estimación en medio del gráfico presenta la proyección de reducciones que serán necesarias para equilibrar el presupuesto antes de reducir las reservas a niveles tan bajos que resulten irresponsables desde el punto de vista financiero. Al reducir el presupuesto, es decir, reducir los costos en los próximos cuatro años, el distrito puede implementar su plan de hacer uso de reservas al mismo tiempo que equilibra el presupuesto para el futuro. 22 It Won’t Be Easy Financial Services Como todas las agencias gubernamentales en un momento económico difícil, el distrito tendrá que realizar recortes significativos. Tendremos que reducir servicios, incrementar el número de estudiantes por maestro y probablemente comprometer componentes del importante trabajo de instrucción vigente. Lo que hace todavía más difícil este ejercicio es el carácter único de los fondos del programa federal de estímulo económico. El distrito recibirá fondos del programa de estímulo económico durante los años escolares 2009/2010 y 2010/2011, pero esos fondos no estarán disponibles a partir del año escolar 2011/2012 y posteriormente. Si a esto se añade la expiración adicional de un 1% de los fondos de la Enmienda 23, la situación a la que se enfrenta el distrito para el año escolar 2011/2012 es un precipicio financiero. 23 History of Reductions • 2003/2004 - $14,561,000 • 2004/2005 - $ 6,140,000 • • • • • 2005/2006 - $ 3,004,000 2006/2007 - $ 4,474,000 2007/2008 - $ 1,600,000 2008/2009 - $ 1,467,000 2009/2010 - $11,892,000 2004 Voter Approved Mill Levy Override $22,437,000 Financial Services Durante los últimos años, equilibrar el presupuesto ha supuesto establecer un orden de prioridades para los costos, recortar costos y, desafortunadamente, en algunos casos, reducir el nivel de servicios. Antes de que en 2004 los votantes aprobaran el incremento de la parte de los impuestos sobre la propiedad (conocido como mill levy en inglés) que revierte a las escuelas, el distrito realizó reducciones presupuestarias de más de 20 millones de dólares para equilibrar el Presupuesto Adoptado del año escolar 2004/2005. La mayoría de las reducciones efectuadas antes del incremento de los impuestos sobre la propiedad de 2004 no han sido restablecidas posteriormente. Desde que se aprobó el incremento impositivo de 2004, durante los cinco años siguientes, el distrito ha aplicado 23 millones de dólares adicionales de reducciones y optimizaciones presupuestarias. Incluso con el incremento de los impuestos sobre la propiedad aprobado por los votantes, el distrito sigue comprometido con la optimización y la determinación de presupuestos conservadores. 24 History of Reductions Financial Services En los paquetes de información sobre la determinación del presupuesto de 2010/2011 se ha incluido un sumario del historial de las reducciones presupuestarias. Antes de comenzar a hablar de las reducciones futuras, es bueno entender las reducciones que ya se han producido en cada departamento. Nuestros cálculos y presentaciones se desglosan a menudo en grupos de trabajo presupuestario, por lo que les ruego que me permitan dedicar un momento a explicar qué es un grupo de trabajo presupuestario. Cuando se examina el presupuesto, el distrito lo ha dividido en secciones que hacen que sea más fácil gestionarlo (grupos de trabajo presupuestario). Se calculan cantidades presupuestarias para cada sección del presupuesto (cada grupo de trabajo presupuestario) y se forman equipos de trabajo que aportan comentarios e ideas bien pensadas sobre reducciones, incrementos y ajustes. Los grupos de trabajo presupuestario están formados por personal, representantes de nuestras asociaciones profesionales, y también padres y miembros de la comunidad. La tabla refleja las partidas de gastos del presupuesto de los grupos de trabajo presupuestario. Puede ver el presupuesto total correspondiente a cada grupo de trabajo presupuestario, las reducciones totales aplicadas por cada grupo de trabajo durante los pasados 5 años seguido de los porcentajes de las reducciones en el mismo periodo. Las mayores reducciones, como porcentaje de su presupuesto, se han realizado en el liderazgo del distrito, otros programas de apoyo a las escuelas y los servicios empresariales. Nos hemos esforzado al máximo para limitar el impacto de las reducciones en las escuelas. Dicho esto, ya no podemos seguir manteniendo a los salones al margen de la mayoría de los recortes presupuestarios. 25 Projected Future Reductions • • • • 2010-2011 - $15-20M 2011-2012 - $15-20M 2012-2013 - $15-20M 2013-2014 - $15-20M Financial Services El distrito extendió de forma estratégica los ingresos obtenidos con el incremento de la parte de los impuestos sobre la propiedad (conocido como mill levy en inglés) que revierte a las escuelas de 2004. Hemos tomados decisiones conscientes de acumular reservas y gastarlas estratégicamente. Según nos acercamos al proceso de determinación del presupuesto para 2010/2011, hacemos frente de nuevo a reducciones crecientes. La perspectiva del presupuesto del distrito para un futuro próximo tampoco es mucho mejor. Con los supuestos actuales, el distrito tendrá que reducir otros 50 millones de dólares en los próximos tres años. Estos recortes tendrían que ser aún mayores si el distrito no hubiera acumulado estratégicamente reservas para que le ayuden a mitigar las reducciones. Aunque el distrito tiene la oportunidad de recibir financiación adicional mediante la aprobación por los votantes de otro incremento de la parte de los impuestos sobre la propiedad que revierte a las escuelas, no podemos planificar que se vayan a recibir dichos ingresos hasta que el incremento realmente sea autorizado por los votantes. Por ello se están planificando reducciones que afectarán a los servicios. Los retos económicos actuales y el efecto resultante que está teniendo en el presupuesto del estado de Colorado impactarán de forma negativa a la financiación de la educación de kínder a 12º grado en Colorado. La proyección de reducciones futuras posiblemente aumentará. 26 Millions Revenue, Expenses, and Reserves Including Future Planned Budget Reductions $800 $700 $600 $500 $400 $300 $200 $100 $0 2002-03 2003-04 2004-05 2005-06 2006-07 Revenues 2007-08 2008-09 Expenses Projected 2009-10 Reserves Projected 2010-11 Projected 2011-12 Projected 2012-13 Projected 2013-14 Total Required Reserves (Tabor and BOE) Financial Services Hemos acumulado reservas intencionadamente con el plan estratégico de utilizarlas a fin de mitigar futuras reducciones. La barra verde muestra los incrementos en las reservas después de las elecciones de 2004 con el plan de gastarlas en los tres años siguientes. Las reservas se gastan cuando los gastos exceden a los ingresos. Encontrarán una explicación completa de las reservas del distrito en el enlace incluido en sus paquetes de información. La barra roja correspondiente a gastos incorpora las reducciones planificadas para los próximos cuatro años. Cuando se observa las proyecciones de ingresos y gastos para 2013/2014, se puede ver que el distrito planifica un presupuesto equilibrado. 27 School Budgets How $’s flow to the schools Financial Services Como nuestro trabajo en la determinación del presupuesto incluirá la perspectiva de las escuelas, es una buena idea explicar cómo fluyen los fondos monetarios del presupuesto del distrito a los presupuestos de las escuelas. Estos presupuestos constituyen más del 80% del total del Presupuesto del Fondo General del Distrito. El Fondo General es donde se asigna y donde se lleva el registro de la mayoría de los fondos monetarios que van a las escuelas. No obstante, se establecen fondos separados al nivel de escuela para llevar el registro de gastos en actividades como el anuario escolar, de subvenciones y de cuotas específicas. 28 School Budgets • Enrollment is the driving factor in determining a school’s available budget dollars. Financial Services La asignación de los fondos presupuestarios a las escuelas se determina principalmente de acuerdo al número de estudiantes inscritos en las escuelas. El recuento oficial de estudiantes de octubre que determina la financiación para el distrito establecida por la Ley de Financiación Escolar, también determina la asignación de fondos para las escuelas. 29 School Budget – General Fund Staffing Allocations Elementary Middle High Principal 1 1 1 Assistant Principal As needed 1 4 1 1 2 3 (1,150 students or less) 4 (1,151-1,500 students) 5 (1,501-1,850 students) 6 (1,851 or more students) Library Information Specialists 0.5 (300 students or less) 1 (more than 300 students) Counselors Campus Supervisors School Secretaries 3 + need 2 (900 students or less) 2.5 (more than 901 students) 2 (500 students or less) 2.5 (500-700 students) 3 (701 students or more) 5 (1,500 students or less) 5.5 (more than 1,500 students) Financial Services La asignación de fondos para personal escolar se determina de acuerdo a los estudiantes inscritos. Los fondos salariales se asignan a cada escuela de acuerdo al salario medio del distrito para cada posición. Así se asegura equidad en todo el distrito cuando la asignación de fondos para personal se basa en el número (empleados a jornada completa, o FTE en inglés) y no en el salario. El director administra los puestos laborales pero no se ocupa de los salarios base negociados con estos empleados. A cada escuela se le asigna un director. Los subdirectores son asignados de acuerdo al nivel escolar (primaria, intermedia, preparatoria) y a continuación atendiendo a la necesidad, según lo determine el liderazgo del distrito. También se asignan especialistas bibliotecarios, consejeros, supervisores de campus y secretarias. Las asignaciones de fondos para estos puestos de trabajo se determinan de acuerdo al número de estudiantes inscritos y a veces se ajustan atendiendo a las necesidades de las escuelas. 30 School Budgets & General Fund Staffing Allocations Teachers are primarily allocated based on enrollment and targeted class size. – Elementary Targets • • • • Kindergarten Grades 1-3 Grade 4 Grades 5-6 26 students 22 students 26 students 30 students – Middle Ratio • 43.5 teachers per 1,000 students – Senior Ratio • 42.5 teachers per 1,000 students Financial Services La mayor parte de la asignación de fondos para maestros de las escuelas se basan en objetivos establecidos para el número de estudiantes por maestro en diferentes niveles de grados de primaria, y en una proporción de maestros por número específico de estudiantes en las escuelas intermedias y preparatorias. A este número base también se añaden provisiones adicionales para escuelas pequeñas y maestros de materias especiales como arte, educación física y música. Las asignaciones que reciben las escuelas también se complementan con fondos laborales correspondientes al personal con certificación para educación especial y los maestros de inglés como segundo idioma, de acuerdo a las necesidades estudiantiles y otros requisitos establecidos por la legislación. 31 School Budgets - Other Dollars Elementary Middle Senior High Instructional/Operational $91.50/student $98.00/student $106.50/student Technology $39/student $39/student $39/student At-Risk $150/student qualifying for free lunch through an application process Educational Assistants 55 hours per day per 1,000 students 12 hours per day per 1,000 students 12 hours per day per 1,000 students + 10 hours per day per school Clinic Aides 5 hours/day 4 hours/day 4 hours/day Financial Services Las escuelas también reciben asignaciones de fondos operativos por alumno. Estas asignaciones vienen determinadas por el número de estudiantes matriculados. Estos fondos se programan y gastan en las escuelas a discreción de las mismas. También se asignan fondos a las escuelas para sus auxiliares educativos y de clínica; las escuelas tienen la libertad de contratar a este personal y ubicarlo de acuerdo a sus necesidades siempre y cuando no sobrepasen los fondos del presupuesto. Los Comités de Responsabilidad Escolar brindan supervisión y orientación externa de los presupuestos de las escuelas y los gastos planificados. 32 District Departments Financial Services También resultará útil contar con una perspectiva básica de los gastos incurridos por los distintos departamentos. 33 Department Budgets Diverse Learners Transportation Custodial Telecommunications, Network & Utilities Educational Technology Services Other School Programs Other School Support Programs Learning & Educational Achievement School Management Information Technology Instructional Data Services Athletics & Activities Field Services Financial Services Risk Management Human Resources District Leadership & Communications Board of Education School & Student Services Safety & Security Financial Services Los presupuestos de los departamentos, similares a los de las escuelas, incluyen dos secciones. Una se refiere a los salarios y los beneficios del personal. Estos fondos monetarios se asignan de acuerdo a los salarios actuales de los puestos laborales de empleados a jornada completa (FTE en inglés). Esta parte de los presupuestos de los departamentos la asigna el distrito. Los componentes no relacionados con salarios y beneficios los gestiona el equipo de liderazgo de cada departamento. Los presupuestos de los departamentos se reducen si se ordenan reducciones o si se deja de ofrecer un programa o servicio. Los administradores de los departamentos son los responsables de asignar, supervisar y gestionar sus presupuestos. 34 Departmental Expenditures Telecom, Netw ork & Utilities $20,867,200 Custodial $27,281,800 Transportation $22,434,000 Other School Programs $6,539,700 School Support $67,185,400 District Administration $26,211,900 Transfers to Other Funds $36,355,100 Diverse Learners $76,256,000 Schools $395,399,600 Financial Services Aunque los presupuestos de los departamentos representan solamente un porcentaje pequeño del presupuesto del distrito, los departamentos siguen buscando la optimización y la mejora de la eficiencia en los procesos. El Departamento de Estudiantes de Aprendizaje Diverso tiene los mayores gastos en cuanto a departamentos se refiere. Los gastos del Departamento de Estudiantes de Aprendizaje Diverso para la instrucción de los estudiantes de educación especial están determinados por disposiciones de las leyes federales, muchas de las cuales no van acompañadas de financiación para cumplirlas. Los22 millones de dólares asignados al Departamento de Transporte se utilizan para que más de 30,000 estudiantes vayan a la escuela y regresen a sus casas. El presupuesto del Departamento de Limpieza y Mantenimiento incluye los salarios de más de 500 empleados que trabajan en mantener las escuelas limpias y en condiciones sanitarias. Los detalles adicionales sobres estos presupuestos están disponibles en internet en la dirección www.jeffcopublicschools.org/Publications/District Budget. 35 2010/2011 Budget Development Process Esta sección brinda información referente al proceso de determinación del presupuesto del distrito. Al final de esta sección, solicitaremos que nos ayude aportando sus ideas sobre el presupuesto para el año escolar 2010/2011. Budget Development Process • Transparent • Fosters community involvement & input • Challenge staff thinking • Promote efficiencies Financial Services Las escuelas de Jeffco se enorgullecen de tener un presupuesto y un proceso de comunicación de la información financiera muy abierto y transparente. Creemos que es esencial fomentar la participación y las aportaciones de la comunidad. Cada verano el personal trabaja con la Junta Directiva de Educación a fin de diseñar un proceso de determinación del presupuesto que facilite la participación de la comunidad, invite al personal a que reflexione, promueva la optimización y equilibre de forma estratégica el presupuesto del distrito. 37 2010/2011 Budget Development Process • • • • • School Level Budget Committees Department Budget Committees Districtwide School Level November 30 – December 4, 2009 Financial Services Debido a la situación económica tan difícil, la posibilidad de que se tengan que realizar reducciones presupuestarias significativas, y la importancia que tiene que la comunidad esté informada, el distrito ha llevado el proceso presupuestario a las bases. Cada escuela y departamento proporcionará sus puntos de vista, reflexiones, perspectiva y percepciones sobre le presupuesto del distrito. Cada director de escuela dirigirá el proceso para su escuela y todos los directores de departamento se encargarán de las mismas iniciativas en sus departamentos. Para el 4 de diciembre de 2009, el distrito habrá recogido las aportaciones de cada escuela y departamento. 38 Budget Objectives The Budget Objectives can be found on page 12 of the Executive Summary – Revised Adopted Budget 2009/2010 www.jeffcopublicschools.org. Financial Services La determinación del presupuesto de las escuelas de Jeffco comienza con el establecimiento de objetivos por la Junta Directiva de Educación. Los objetivos presupuestarios establecen las normas y expectativas a partir de las cuales se desarrollará el presupuesto. Los objetivos ayudan a asegurar que el presupuesto del distrito se alinea con el Plan Estratégico. Se incluye el enlace con los objetivos pormenorizados. Los objetivos son revisados todos los años y presentados en el presupuesto adoptado. 39 Budget Timeline June – Budget Adoption May – Public Hearings July – Process begins August to April – Budget Development Financial Services El proceso de determinación del presupuesto es continuo: comienza en julio y se extiende hasta que el presupuesto se adopta en junio del año siguiente. El estatuto del estado de Colorado requiere que el presupuesto se haya adoptado el 30 de junio (o antes del comienzo del año fiscal). El estatuto permite que el distrito haga modificaciones a su presupuesto hasta el 31 de enero del año escolar a fin de dar cabida al recuento de estudiantes realmente inscritos y otras variables que puedan manifestarse al comienzo del año escolar. Para el proceso presupuestario de 2010/2011, la incertidumbre relacionada con las iniciativas legislativas del estado será la variable más importante a la hora de hacer proyecciones y finalizar el presupuesto del distrito. En la actualidad, hay varios borradores de propuestas legislativas que afectarán significativamente a las escuelas de Jeffco, incluidas propuestas relacionadas con PERA y la Ley de Financiación Escolar. 40 Budgeting for Results Aligning Resources With Results Strategic Plan Budget The 2009/2010 Executive Summary can be found at: www.jeffcopublicschools.org BFR’s can be found on Page 37 of the Executive Summary Financial Services Les recordamos que a partir del año escolar 2006/2007, las escuelas de Jeffco adoptaron el sistema Presupuesto con Resultados como parte del proceso de determinación del presupuesto. El objetivo principal de este proceso es garantizar que el presupuesto del distrito se aliena con el Plan Estratégico del Distrito. El proceso fuerza al distrito a considerar estrategias documentadas por la investigación para sus gastos y a garantizar que los fondos se gastan para maximizar el aprovechamiento estudiantil. El resumen ejecutivo del presupuesto brinda información detallada sobre le proceso Presupuesto con Resultados y un historial de propuestas y financiación. Esto no formará parte de nuestro trabajo con las escuelas y departamentos en noviembre. 41 2010/2011 Budget Development 1. 2009/2010 Budget 2. Budget Reduction Recommendations from 2009/2010 Process 3. Principals and Department Managers trained to facilitate school level and department Budget committees 4. School and Department Budget Committees – budget update and initial perspective on budget future Como se ha indicado con anterioridad, el proceso presupuestario del distrito se ha ampliado para incluir a las bases en las escuelas y los departamentos. Vamos a hablar ahora del plan para el proceso presupuestario actual. Comenzaremos el proceso con el presupuesto para el año escolar 2009/2010 y consideraremos las recomendaciones de reducciones desarrolladas como parte del proceso de determinación del presupuesto para el año escolar 2009/2010. Durante el proceso correspondiente a los años anteriores, los grupos de trabajo presupuestario elaboraron opciones de reducciones para casi tres año. El siguiente paso que se tendrá que dar es dirigirnos a las escuelas y departamentos y solicitar sus ideas referentes a reducciones y optimizaciones. Las escuelas y departamentos tendrán la oportunidad de revisar las propuestas del año pasado y también podrán proponer nuevas ideas para equilibrar el presupuesto del distrito. Los directores y gerentes de los departamentos han sido formados en la forma de coordinar estas reuniones. Cada escuela y departamento rellenará una herramienta de recopilación de datos automática, parecida a una encuesta, como mecanismo para recoger lo que se diga en estos comités y de proporcionar dicha información. 2010/2011 Budget Development 5. Budget Workgroups – consider input from school and department budget committees and develop reduction recommendations 6. District Budget Advisory Committee – consolidates Budget Workgroup Recommendations and develops Districtwide recommendation list for Cabinet 7. Cabinet – balances, reviews and adjusts reduction recommendations from District Budget Advisory Committee Una vez que se recoja, analice y resuma la información, se pondrá a disposición de los grupos de trabajo presupuestario para que la consideren durante el desarrollo de recomendaciones para reducciones presupuestarias. Los miembros de los grupos de trabajo presupuestario incluyen personal de los departamentos, representantes de las asociaciones laborales, representantes del gabinete de gestión del distrito, administradores de departamentos y también miembros de nuestra oficina presupuestaria. Estas personas compartirán sus ideas con los comités escolares y departamentales y considerarán los costos y oportunidades de incorporar sus recomendaciones. Las recomendaciones de los grupos de trabajo presupuestario se formulan en forma de oportunidades de reducciones presupuestarias realistas y viables. Las recomendaciones de reducciones presupuestarias que los grupos de trabajo presupuestario proporcionen probablemente se pondrán en práctica en los próximos tres años. Los grupos de trabajo presupuestario proveerán entonces sus recomendaciones al Comité Asesor para el Presupuesto del Distrito (DBAC por su sigla en inglés). El Comité Asesor para el Presupuesto del Distrito incluirá representantes de todos los grupos de trabajo presupuestario, así como miembros del gabinete de gestión del distrito y otras partes interesadas. La meta será llevar a cabo una revisión para todo el distrito mediante la consolidación y el establecimiento de prioridades de las reflexiones de todos los grupos de trabajo. Las recomendaciones de DBAC serán presentadas al gabinete de gestión del distrito para que las revise y ajuste antes de que se presenten a otros representantes de las partes interesadas para que tengan una oportunidad 2010/2011 Budget Development 8. District Stakeholders – meetings including Board Budget forums, Stakeholder Panel, SPAC, FOC 9. Cabinet – One more review and final recommendations to the Board of Education 9. Board of Education – review input recommendations and alignment with district values. Una vez que las recomendaciones han evolucionado después de pasar por varios niveles de perspectivas diferentes, el gabinete de gestión del distrito consolida las recomendaciones para presentarlas a la Junta Directiva de Educación. Recuerde, la Junta Directiva de Educación toma las decisiones finales (destina los fondos) referentes al presupuesto del distrito. Other Factors • • • • • Facilities Usage Committee – recommendations and decisions State legislative decisions (May) Enrollment Inflation Compensation – Steps, levels, COLA – PERA The Board of Education will make final decisions in appropriating the 2010/2011 Budget. Their decision-making will be exceptionally challenging. Although your work for today’s exercises La Junta Directiva de Educación tomará las decisiones finales al destinar los fondos del presupuesto para el año escolar 2010/2011. La toma de estas decisiones será un reto enorme. Aunque su trabajo de hoy se centrará en las reducciones presupuestarias, hay varios factores que afectan a la determinación del presupuesto del distrito. •Los ahorros obtenidos de las decisiones del comité de uso de instalaciones afectarán a los requisitos de reducciones en los fondos operativos. Encontrará información adicional sobre el Comité de Uso de Instalaciones en la página web del distrito. •Como se explicó anteriormente, el presupuesto del estado de Colorado requerirá reducciones significativas en los próximos dos años y probablemente el distrito se verá afectado de forma negativa por las decisiones tomadas para equilibrar el presupuesto del estado. •Aunque parece que la matriculación de estudiantes se está estabilizando, los ingresos se podrían ver afectados favorablemente o negativamente por los cambios en el número de estudiantes inscritos. •En el momento de esta presentación, los economistas del Estado han pronosticado un factor de inflación negativo para los próximos dos años. Debido a que los incrementos (y reducciones) inflacionarias se emplean para determinar los ingresos que le corresponden al distrito de acuerdo a la Ley de Financiación Escolar, tendremos que incorporar efectos negativos adicionales. •Finalmente, las remuneraciones son una parte muy grande del presupuesto del distrito. Cualquier decisión que tome el distrito de incrementar las remuneraciones, o las decisiones del estado de requerir un incremento de las contribuciones a PERA supondrán retos adicionales que afrontará la Junta Directiva cuando intente equilibrar el presupuesto. Tengan la seguridad de que la Junta Directiva tendrá mucho cuidado y tomará en cuenta consideraciones estratégicas en sus decisiones presupuestarias. Los intentos de la Junta Directiva de preservar los valores del distrito al mismo tiempo que equilibra el presupuesto incluirán la participación significativa de la comunidad y una gestión financiera estratégica. will be focused on reductions, there are several factors that drive the development of the districts budget. •Savings achieved from facilities usage committee decisions will impact operational reduction requirements. Additional information on the Facilities Usage Committee can be found on the Districts website. •As presented earlier, the States budget will demand significant reductions over the next two years and it is likely the District will be negatively impacted by the States Budget-balancing decisions. •Although enrollment appears to be leveling, the district’s revenues could be favorably or negatively impacted by changes in enrollment. •As of the date of this presentation, the State economists are projecting a negative inflation factor for the next two years. Because inflationary increases (and decreases) are used in determining the districts revenues from the School Finance Act, we will have to incorporate this additional negative impact. •And finally compensation is a large part of the districts budget. Any district decisions to increase compensation, or state decisions to increase employer contributions to PERA will provide additional challenges to the Board’s budget balancing efforts. School Budget Committee Work • School Level Reductions – One year of reductions – Approximately 3% • Districtwide Reductions – Two years of reductions – Approximately 6.5% Financial Services Entonces, comencemos con el trabajo de hoy. Los comités presupuestarios de las escuelas van a realizar dos ejercicios diferentes. Reducciones que afectarán a las escuelas: El primer ejercicio consiste en una revisión microeconómica al nivel de las escuelas. Las escuelas primarias trabajarán en las reducciones para las escuelas primarias. Las escuelas intermedias trabajarán en las reducciones que afecten a su nivel y las preparatorias trabajarán en las reducciones para el nivel de preparatoria. Los paquetes de trabajo proporcionados para cada nivel incluyen información presupuestaria básica por nivel (primaria, intermedia y preparatoria) y también puede consultar un resumen de los presupuestos escolares individuales cuya suma es el presupuesto total para el nivel en el que están trabajando. Es importante que los comités escolares tengan cierta perspectiva de la parte que les corresponde del presupuesto de su nivel y de la parte que les corresponde del presupuesto general del distrito. Para el primer ejercicio, cada escuela proporcionará sus reflexiones referentes a las reducciones al nivel de escuelas (primarias, intermedias y preparatorias) correspondientes al primer año. Este ejercicio generará la perspectiva desde el punto de vista escolar sobre las reducciones que deberían producirse primero y cuáles son más o menos tolerables. Con la cantidad tan grande de reducciones requeridas, no hay demasiadas opciones, pero las opiniones aportadas serán valiosas para la toma de decisiones del distrito. Creemos también que una comunidad informada será útil a la hora de prepararnos para lo que vamos a tener que afrontar. Proporcionamos una herramienta automática para recopilar información consensuada del comité. Cada paquete de trabajo incluye una copia en papel de la herramienta de encuesta a fin de que los miembros puedan revisar con facilidad las opciones existentes para las reducciones presupuestarias. Los elementos de la lista fueron creados como parte del proceso de determinación del presupuesto de 2009/2010. Las lista de reducciones restantes del pasado año son transferencias que se han actualizado para su uso en el proceso correspondiente a este año. 46 Stimulus Information is available on the following website: http://www.jeffcopublicschools.org/finance/index.html Financial Services Si desea información adicional sobre los fondos del plan federal de estímulo económico, consulte la página web: http://www.jeffcopublicschools.org/finance/index.html 47 More Information/Resources • FAQ for School Committee/Department Committee Budget Survey – http://sc.jeffco.k12.co.us/education/staff/staff.php?sectionid=6890 • Email your questions to be added to FAQ – [email protected] • 2009/2010 Revised Adopted Budget- Executive Summary – www.jeffcopublicschools.org • Public School Finance – http://www.cde.state.co.us/index_finance.htm - Financial Services Esperamos que la presentación le haya servido de ayuda para entender el presupuesto. Encontrará información adicional en la página de inicio del sitio web de las Escuelas Públicas del Condado Jefferson, en el resumen ejecutivo para el presupuesto de 2009/2010, y en el sitio web sobre financiación de las escuelas públicas del Departamento de Educación de Colorado. Muchas gracias. 48 Budget Survey Labs Scheduled • 809 Quail – Training Center – Labs 1 & 2 – Tuesday, November 17 – 3:30 – 4:30 p.m. – Wednesday, November 18 – 9:00 – 10:00 a.m. Financial Services Esperamos que la presentación le haya servido de ayuda para entender el presupuesto. Encontrará información adicional en la página de inicio del sitio web de las Escuelas Públicas del Condado Jefferson, en el resumen ejecutivo para el presupuesto de 2009/2010, y en el sitio web sobre financiación de las escuelas públicas del Departamento de Educación de Colorado. Muchas gracias. 49