5`s+1 - Calidad UAN

¿ CÓMO INICIAR NUESTRO
ESFUERZO POR LA CALIDAD?
1.- OBJETIVO GENERAL
¿Para qué estás aquí?
¡AL FINALIZAR LA SESIÓN LOS ASISTENTES RECONOCERÁN LA IMPORTANCIA DE
GENERAR UN AMBIENTE LABORAL ADECUADO PARA LOGRAR:
• EL BIENESTAR DE LAS PERSONAS,
• LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CALIDAD Y
• ¡LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS!
EL ESTABLECIMIENTO DE LAS 5S’s ES UNA OPORTUNIDAD DE CRECIMIENTO
PROFESIONAL PERO SOBRETODO PERSONAL.
CONTENIDO
1.- Objetivo del taller.
2.- El concepto de calidad.
3.- Reflexión sobre el trabajo en equipo.
4.- ¿Qué son y para qué sirven las 5S’s más Uno?
5.- Metodología de implementación.
6.- video “¿Quién movió mi queso?”
ESCRIBE TU DEFINICIÓN DE CALIDAD
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2.- CONCEPTO DE CALIDAD
LA MAS SIMPLE DEFINICION DE CALIDAD ES UN CLIENTE FELIZ
FILOSOFIA DE LA CALIDAD
LA CALIDAD LA CONFORMA CADA PERSONA EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES A LO
LARGO DE UN PROCESO PRODUCTIVO O DE SERVICIO
PROCESO:
Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Proveedor - Entrada
Actividades
Cliente -Salida
El resultado de un proceso, frecuentemente, es la entrada de otro proceso.
TRABAJO EN EQUIPO
PARA ENTENDER EL SIGNIFICADO DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD, ES
IMPORTANTE RECORDAR:
QUE EN UNA INSTITUCIÓN TODOS Y CADA UNO DE LOS INTEGRANTES SOMOS
PARTE DEL EQUIPO DE TRABAJO
3.- REFLEXIÓN SOBRE EL VUELO DE LOS
GANSOS
La ciencia ha descubierto que los gansos vuelan formando una "V" porque cuando cada pájaro
bate sus alas, produce un movimiento en el aire que ayuda al ganso que va detrás de él. Volando
en V, toda la banda aumenta por lo menos en un 70% mas por su poder de vuelo que si cada
pájaro lo hiciera solo".
Conclusión: Cuando compartimos una dirección común y tenemos sentido de comunidad,
podemos llegar a donde deseamos más fácil y rápido. Esto es el apoyo mutuo.
"Cada vez que un ganso se sale de la formación y siente la resistencia del aire, se da cuenta
de la dificultad de volar solo y de inmediato se incorpora de nuevo a la fila para beneficiarse del
poder del compañero que va adelante".
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Conclusión: si tuviéramos la lógica de un ganso nos mantendríamos con aquellos que se
dirigen en nuestra misma dirección.
"Cuando un líder de los gansos se cansa, se pasa a uno de los puestos de atrás y otro ganso
toma su lugar".
Conclusión: Obtenemos resultados óptimos cuando hacernos turnos para realizar los
trabajos difíciles.
"Los gansos que van detrás producen un sonido propio de ellos y lo hacen con frecuencia para
estimular a los que van adelante para mantener la velocidad".
Conclusión: Una palabra de aliento produce grandes resultados.
"Cuando un ganso enferma o cae herido por un disparo, dos de sus compañeros se salen de la
formación y lo siguen para ayudarlo y protegerlo y se quedan con él hasta que esté nuevamente en
condiciones de volar o hasta que muere".
Conclusión: Sólo si tuviéramos la inteligencia de un ganso nos mantendríamos uno al
lado del otro ayudándonos y acompañándonos.
"Sobre todo, es importante entender que cuando los hombres y las mujeres de bien se
unen, solidariamente y altruistamente, por causas dignas y justas, el mundo, avanza mucho
mas rápidamente...."
¿Habrá distractores que interrumpan el trabajo en equipo?
Menciona algún ejemplo.
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¿Observas alguna diferencia en las fotos uno y dos?
1
2
Los resultados de la aplicación de las “5s más uno” benefician de
manera directa e inmediata al trabajador y por consecuencia al cliente
/ usuario de los servicios que ofrecemos.
¿Qué observas en estas fotos?
DINÁMICA
DESCRIBE LA SITUACIÓN ACTUAL DE UN ÁREA QUE TU
ELIJAS
UTILIZA LA HOJA 1 DE 6
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4.- 5 S´s + 1
CÓMO INICIAR EL ESFUERZO POR LA CALIDAD EN LA UAN
¿Qué son las 5S+1?
LAS 5S + 1
Recordar estas palabras en japonés es más difícil por lo tanto les hemos dado la
siguiente interpretación aunque no empiecen necesariamente con “s”
1S
Seiri
Seleccionar
2S
Seiton
Organizar
3S
Seiso
Limpiar
4S
Seiketsu
Estandarizar
5S
Shitsuke
Seguir
+1
Ser +
Calidad Personal
SOLES + 1 ¡
EN ESPAÑOL SIGNIFICAN:
• 1 S ELECCIONAR
• 2 O RGANIZAR
• 3 L IMPIAR
• 4 E STANDARIZAR
• 5 S EGUIMIENTO
( MEJORA CONTINUA, DISCIPLINA)
• +1 SER += CALIDAD PERSONAL
Iniciamos con la primera “S” SELECCIONAR (Seiri)
“Mantener sólo lo necesario”
•Revisar el área de trabajo y:
•Separar lo que sirve de lo que no sirve.
•Separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categorías o frecuencia de uso.
•De lo que sirve, separar lo necesario de lo innecesario.
•Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita pero puede servir a alguien.
•Cuidar y optimizar lo necesario y eliminar lo innecesario.
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1 S
Seleccionar
ELEMENTOS
DE TRABAJO
IDENTIFICAR :
HERRAMIENTAS
PAPELES O MATERIALES
MAQUINARIA Y EQUIPO
¿ QUE?
NECESARIO
NO NECESARIO
HERRAMIENTAS
PAPELES O MATERIALES
MAQUINARIA Y EQUIPO
¿ CUANDO?
LOS UTILIZAMOS
Una vez seleccionado lo necesario, se puede clasificar
por frecuencia de uso:
Colocar junto a la persona
Colocar en bodega
ES POSIBLE
QUE SE USE
Colocar en bodega
o archivo
ALGUNAS
VECES
AL AÑO
Colocar en otra área
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CADA
HORA
ARCHIVO
PAPELES
MESAS
MATERIALES
HERRAMIENTA
ETC.
ALGUNAS
VECES AL
MES
“Lo óptimo”.
VARIAS
VECES
AL DÍA
VARIAS
VECES POR
SEMANA
Colocar cerca de la
persona
Colocar en el área
BENEFICIOS:
•Abrir espacio (conseguir el espacio vital).
•Evitar invadir el espacio de otro.
•Optimizar los recursos.
•Eliminar el desperdicio.
•Descartar artículos obsoletos.
•Reducir inventarios.
•Mejorar la distribución de recursos.
•Evidenciar el estado de los recursos materiales.
•Utilizar las áreas libres para propósitos diversos.
DINÁMICA
DESCRIBE
LAS
ACTIVIDADES
IMPLEMENTAR LA PRIMERA “S”
QUE
HARÍAS
PARA
UTILIZA LA HOJA 2 DE 6
Continuamos con la segunda “S” ORGANIZAR (Seiton)
“¡UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR!”
¿Qué es?
•Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un conjunto de cosas.
•Es tener disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo
para que cualquiera lo pueda usar en el momento en que lo necesite.
•Es definir un lugar para cada artículo necesario y mantener cada uno en su lugar
siempre.
•Pregúntese ¿Cómo encontrar las cosas de manera rápida y sin cometer algún error?
¿CÓMO HACERLO?
•Defina un nombre para cada clase de artículo.
•Acercar lo que se requiere.
•Consolide artículos comunes bajo una nomenclatura.
•Decida dónde guardar las cosas, tomando en cuenta la frecuencia de uso.
•Determine dónde localizarlos 1 en 1 (un artículo en una posición).
•Decida cómo almacenar o acomodar las cosas tomando en cuenta que sea fácil de:
⎝Localizarlo por cualquiera (auto-explicativo).
⎝Identificar dónde está.
⎝Sacar y devolver a su lugar de origen 1ª Entradas, 1ª Salidas.
⎝Detectar faltantes.
⎝Reponer (inventario).
⎝Mantener cada cosa en el lugar que le corresponde.
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⎝Evitar zonas grises (donde no hay responsable).
Un ejemplo de una forma en que se pueden organizar las cosas de manera auto-explicativa
seria el canto de estos recopiladores:
PROGRAMAS DE ESTUDIO
2004
AD
CO
CC
EA
IN
MJ
MI
MY
OF
PP
TA
TE
BENEFICIOS:
• Eliminar tiempo de búsqueda.
• Aumenta la eficiencia.
• Eficientar el aprovisionamiento de los recursos.
• Prevenir desabasto.
• Mejorar seguridad.
• Minimizar errores.
• Agilizar el tiempo de respuesta.
• Modifica la percepción del área de trabajo.
• Fortalece la protección civil.
DINÁMICA
DESCRIBE
LAS
ACTIVIDADES
IMPLEMENTAR LA SEGUNDA “S”
QUE
HARÍAS
PARA
UTILIZA LA HOJA 3 DE 6
Proseguimos con la tercera “S” LIMPIAR (Seiso)
“¡Crear un lugar impecable de trabajo!”
¿Qué es?
•Es el acto de quitar algo sucio de algo.
•Es mantener limpia nuestra propia área de trabajo y la UAN en general.
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•Es eliminar polvo, manchas, mugre, grasa, en pasillos, oficinas, almacenes, escritorios,
sillas, estantes, ventanas, puertas, equipo y de todos los demás elementos del sitio de
trabajo y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.
¿CÓMO HACERLO?
Consiste en cambiar la clase de área de trabajo de:
3a. Gente tirando basura.
2a. Gente tirando basura y gente limpiando.
1a. Gente que no tira basura y que mantiene limpio su espacio laboral.
•Son rutinas de no ensuciar.
•Son rutinas de limpiar.
•Aplican en todas las áreas de la institución.
“EL ÉXITO EN LA LIMPIEZA DE UNA OFICINA DEPENDE DE LA
ACTITUD DE SU PERSONAL.”
Tanto en lo individual como en áreas comunes y en áreas difíciles también
BENEFICIOS:
• Evitar accidentes
• Disminuir reparaciones costosas
• Tomar acciones correctivas inmediatas
• Tener un lugar impecable de trabajo
DINÁMICA
DESCRIBE
LAS
ACTIVIDADES
IMPLEMENTAR LA TERCERA “S”
QUE
HARÍAS
PARA
UTILIZA LA HOJA 4 DE 6
Continuamos con la cuarta “S” ESTANDARIZAR (Seiketsu)
“¡Crear la documentación!”
¿Qué es?
•Es definir INSTRUCCIONES para mantener las primeras 3 S’s.
•Es regular, normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a través de normas,
procedimientos, reglamentos o instrucciones.
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• Esta es la forma de lograr que no sólo se dé el cambio sino que además se mantenga y
que se realicen mejoras.
¿CÓMO HACERLO?
• Un estándar debe colocarse en un lugar visible, y debe ser fácil de entender.
• Use símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique por sí mismo.
• Delimite y señale las áreas de trabajo.
• Etiquete:
- Accesorios.
- Equipo.
- Herramientas.
- Refracciones.
- Archiveros y archivos.
- Salidas de emergencia.
- Escaleras.
- Baños.
- Almacén.
- Sala de juntas.
¿CÓMO DEBE DE SER?
• Colocar etiquetas visibles y código de colores ( control visual)
• Use símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique POR SÍ MISMO.
• Buscar sistemas auto explicativos
• Cada estándar es un compromiso que debe ser satisfecho de manera suficiente y
oportuna
• Los estándares deben ser supervisados para constatar que se están cumpliendo
EJEMPLO
νSala de juntas
Instrucciones para mantener el nivel logrado:
1.-Dejar limpio el pizarrón.
2.-Retirar las hojas usadas del rota folio.
3.-Devolver el equipo utilizado a su lugar.
4.-Dejar las tazas sucias en su lugar.
5.-Dejar limpia la mesa de trabajo y acomodar las sillas.
6.-Verificar que no quede objeto alguno ajeno a la sala de juntas.
7.-Apagar la luz después de utilizar la sala.
BENEFICIOS:
• Queda por escrito cómo mantener lo logrado.
• Facilita el mantenimiento.
• Se tiene evidencia clara y precisa del estándar por cumplir.
• Se tiene un control visual.
• Son sistemas auto-explicativos.
DINÁMICA
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DESCRIBE
LAS
ACTIVIDADES
IMPLEMENTAR LA CUARTA “S”
QUE
HARÍAS
PARA
UTILIZA LA HOJA 5 DE 6
Continuamos con la quinta “S” SEGUIR ESTANDARES
(Shitsuke)
“¡Cumplir con lo establecido!”
¿Qué es?
•Para mantener lo logrado se necesita:
“Disciplina y Compromiso”
DISCIPLINA:
• Es el hábito de usar los estándares establecidos.
• Es respeto hacia los demás
• Es el apego a los reglamentos de la Institución, es orden y control personal.
¿Cómo podemos promover la disciplina?
• Establezca procedimientos de trabajo estandarizados los cuales debe seguir todo empleado.
• Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo aprendido.
• En el caso que nos ocupa, cuyo objetivo es mejorar el ambiente de trabajo. No basta con el
entusiasmo de hacerlo por unos días, sino que es indispensable hacer de ello un hábito.
• Asegurar entendimiento de los estándares
• Apoyarse con la técnica de “ APRENDER HACIENDO”
• Predicar con el ejemplo
COMPROMISO:
• Es una obligación contraída; es una palabra dada o empeñada con una idea, con alguna
tarea, con alguien o con algo.
Es entusiasmo y éste es el motor de la vida. Dentro de la metodología de las 5S + 1, el
compromiso se manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los
cambios, se simpatiza con ellos y se transmite el empeño firme de hacer bien las cosas.
INVOLUCRAR PARA COMPROMETER
DÍMELO Y LO OLVIDARÉ
MUÉSTRAMELO Y LO RECORDARÉ
INVOLÚCRAME Y LO COMPRENDERÉ
Involucramiento vs. Compromiso
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“Se cuenta que un buen día, la gallina le propuso al cerdo que le dieran al granjero
su desayuno favorito para su cumpleaños: Huevos con jamón. El cerdo aceptó
gustoso, pero no le gustaba la idea de que para ofrecer ese desayuno, la gallina
sólo necesitaba involucrarse mientras que de él se requería un compromiso total”
5S + 1
EQUIPO DE
COORDINACION
Debe facilitar los medios para
lograr un ambiente de trabajo de
Calidad.
Compromiso
TODOS
Con sus hábitos y participación
pueden hacer la diferencia entre
un ambiente en apariencia
favorable y uno realmente óptimo.
DINÁMICA
DESCRIBE
LAS
ACTIVIDADES
IMPLEMENTAR LA QUINTA “S”
QUE
HARÍAS
PARA
UTILIZA LA HOJA 6 DE 6
“Mejorar como persona”
El ser + significa buscar activamente la calidad personal que nos
permita servir mejor a los demás.
Calidad como forma de vida
Una persona de calidad es aquella que opera con espíritu de servicio y con
una mejora continua en todo lo que hace
BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE LAS 5”S”
3Eliminación de desperdicios
3Reducción de materiales en proceso
3Incremento en la productividad personal
3Evitar accidentes
3Optimizar espacios
3Incrementar la velocidad de mejora en los procesos
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3Mejoras en el ambiente laboral
3Reducción de tiempos muertos en las operaciones
3Crear la Cultura y filosofías de Calidad en todo el personal
Menciona:
LO POSITIVOJ
LO NEGATIVOJ
LO INTERESANTEJ
5.- Metodología de implementación
Aplicar las 5S + 1 implica un proceso que consta de varias actividades:
1. Establecimiento del compromiso directivo.
2. Concientizar a cada empleado.
3. Actividades promocionales.
4. Analizar la situación actual (fotos).
5. Identificar áreas de oportunidad.
6. Generar plan de trabajo y definir metas.
7. Visita en campo.
8. Aplicar 1S, 2S y 3S.
9. Evaluar (verificar resultados).
10. Aplicar 4S y 5S.
11. Evaluación periódica de resultados.
12. Retroalimentación y reconocimiento.
13. Ir al siguiente proyecto, sin olvidar el SER+ (mejoramiento continuo).
"Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo,
encontraremos la mayor resistencia dentro de la propia persona
y dentro de nosotros mismos; si no somos capaces de vencer a ese
enemigo, no habrá progreso" Kaoru Ishikawa
¡LOS EJÉRCITOS GANADORES SE PREPARAN ANTES DE LA BATALLA,
LOS PERDEDORES SÓLO VAN CON LA ESPERANZA DE GANAR!
¡Sigue la puesta en práctica!
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