corpbanca corredores de bolsa s

Transcripción

CORPBANCA CORREDORES DE BOLSA S.A.
Evaluación del ambiente general
de control interno Circular Nº 1962
Superintendencia de Valores y Seguros
Santiago – Chile
Noviembre 2011
Avda. Providencia 329, piso 6
Santiago – Chile
(562) 328 30 00
www.crowehorwath.cl
Santiago, 30 de noviembre de 2011
Señor Cristián Donoso L.
Gerente General
Corpbanca Corredores de Bolsa S.A.
PRESENTE
De nuestra consideración:
Tenemos el agrado de hacer llegar a usted nuestro informe relacionado con una revisión al diseño,
implementación y efectividad de los procesos y controles asociados a las actividades del control interno
general, por el período de seis meses terminados al 30 de noviembre de 2011; de acuerdo con los
requisitos establecidos en la Circular Nº 1962 de la Superintendencia de Valores y Seguros.
Nuestra labor consistió en la revisión de los antecedentes proporcionados por la Sociedad, incluyendo
comprobaciones acerca de la metodología, diseño y efectividad del control interno asociados a los
procesos operacionales de los corredores de bolsa.
En nuestra opinión, basado en los procedimientos detallados y de las observaciones mencionadas en el
Anexo A, los procesos y controles generales para las operaciones de Corpbanca Corredores de
Bolsa S.A. han sido diseñados e implementados adecuadamente para velar por el cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la Circular Nº 1962 de la Superintendencia de Valores y Seguros y sus
sistemas de información y archivo permiten razonablemente registrar y custodiar la documentación
relativa al origen, destino y oportunidad de las transacciones que se efectúan.
Horwath HB Auditores Consultores
Member Crowe Horwath International
Sergio Bascuñán Rivera
Socio
Evaluación del diseño, implementación y efectividad
del control interno general Circular Nº 1962
I
METODOLOGIA DE NUESTRA LABOR
Objetivos y alcance del servicio solicitado.
Fuimos contratados para una revisión especial en el área de Custodia de Valores, requerida por la
Superintendencia de Valores y Seguros en su Circular Nº 1962.
Dicha circular establece que los intermediarios que opten por no implementar la modalidad de cuentas
individuales para los valores de clientes en custodia, deberán efectuar una revisión externa anual de los
procesos y controles asociados a esta actividad.
Consecuentemente, nuestra revisión tuvo los siguientes objetivos:
a) Evaluar la existencia y el cumplimiento del control interno general del intermediario, por medio de los
siguientes procedimientos de revisión.
b) Obtuvimos una descripción detallada de los procesos y controles, comprobando que los mismos
estuvieran adecuadamente diseñados y que cumplan con los requerimientos del ente regulador.
c) Comprobamos que dichos controles se implantarán y entrarán en funcionamiento en los documentos
informados a la Administración a partir de la fecha establecida.
d) Medimos la efectividad de dichos controles y procesos en otorgar la seguridad razonable en lograr los
objetivos de control durante el período establecido para su revisión.
e) Obtuvimos el entendimiento y descripción del ambiente de control interno, las pruebas aplicadas por el
comité de auditoría interna y los resultados de éstas.
1
ANEXO A – RESUMEN EJECUTIVO MATRIZ DE RIESGO Y PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
En el recuadro adjunto, seleccionamos las principales pruebas de cumplimiento ejecutadas por nosotros y su efectividad, que nos permitieron opinar
sobre el ambiente de control interno general.
Prueba
Resultado
Conclusión Observaciones
Cumplimiento
El derecho de propiedad de Una vez ejecutado el proceso de asignación el Solicitar informe de Se nos dio a conocer el informe de Efectivo.
los clientes debe estar Administrativo de Procesos Corpbanca ingresa al facturación.
facturación extraído desde el sistema SIGA
protegido adecuadamente. sistema SIGA CB, genera e imprime informe de
CB, el cual se emite diariamente. Este
facturación de clientes para todas las órdenes cursadas
proceso se encuentra contemplado en el
- Informe de facturación.
y asignadas durante el día.
manual de procedimientos de Corpbanca
Corredores de Bolsa S.A.
Objetivo de Control
Control
El derecho de propiedad de El administrativo de Procesos rescata desde repositorio
los clientes debe estar FTP, archivo de facturación electrónica (DTE), el cual
envía por medio de una interfaz al sistema Sign@ture
protegido adecuadamente.
para validación de las facturas por parte del Servicio de
Impuestos Internos.
- Validación de facturas.
Ver:
- Manual de Procedimiento Facturación
Compra/Venta de Acciones.
- Informe de facturación.
Indagar
sobre
el Se nos dio acceso a las impresiones de Efectivo.
envío del archivo pantalla que contenían el envío del archivo
Este
proceso
se
encuentra
DTE
al
sistema DTE.
contemplado
en
el
manual
de
Sign@ture.
procedimientos de Corpbanca Corredores de
Bolsa S.A.
Ver:
- Print pantalla envió archivo DTE a
Sign@ture.
El derecho de propiedad de El administrativo de Procesos Corpbanca ingresa al Solicitar informe de Se nos proporcionó el informe de asignación Efectivo.
que se emite diariamente al cierre del
los clientes debe estar sistema SIGA CB y genera el proceso de asignación RV asignación.
mercado bursátil.
Este proceso se
cronológica de órdenes.
protegido adecuadamente.
encuentra contemplado en el manual de
procedimientos de Corpbanca Corredores de
- Asignación de órdenes.
Bolsa S.A.
Ver:
- informe de asignación.
2
Objetivo de Control
Control
actividades,
documentos
roles
El derecho de propiedad de los Las
clientes debe estar protegido responsabilidades y autorizaciones necesarias
para la realización de Operaciones de Tesorería
adecuadamente.
y Liquidación de Pagos, se encuentran definidos
en
el
manual
procedimientos.
Estos
- Procedimientos formales.
procedimientos se encuentran actualizados,
aprobados y difundidos.
Prueba Cumplimiento
Indagar la existencia de
procedimientos
de
las
operaciones de tesorería y
liquidación.
Resultado
Conclusión
Se obtuvo el procedimiento tanto de Efectivo.
“Liquidación de Operaciones como para las
operaciones de Tesorería”, se revisó y se
verificó la existencia de las actividades,
responsabilidades y tareas, para ambos
procedimientos.
Estos últimos se
encuentran difundidos en la intranet.
Ver:
- Liquidación de Operaciones Renta Fija y
Renta Variable (CCLV).
El derecho de propiedad de los El Administrativo de Procesos Corpbanca recibe Validar el envío de correo Se nos proporcionó la impresión de Efectivo.
correspondiente
al
correo
clientes debe estar protegido en su casilla de correo electrónico el resultado electrónico resultado de la pantalla
adecuadamente.
de la validación de cada uno de los documentos validación de documentos electrónico de la validación de los
documentos procesados (facturas) y el
procesados.
procesados.
resultado de dicho proceso, este proceso
- Información de facturas.
se encuentra contemplado en el manual de
procedimientos de Corpbanca Corredores
de Bolsa S.A.
actividades,
documentos,
roles,
El derecho de propiedad de los Las
clientes debe estar protegido responsabilidades y autorizaciones necesarias
para la realización de asignación y facturación,
adecuadamente.
se encuentran definidos en el manual de
- Asignación de responsabilidades. Procedimientos. Estos procedimientos se
encuentran
actualizados,
aprobados
y
difundidos.
Ver:
- Correo electrónico con la validación de
Sign@ture de las facturas procesadas.
Inspeccionar el procedimiento Obtuvimos los procedimientos, tanto de Efectivo.
de Asignación y Facturación.
“Facturación de órdenes de Compra y
Venta”, como de “Asignación”, se
inspeccionó y se verificó la existencia de
las actividades, responsabilidades y tareas,
para ambos procedimientos.
Dicho
proceso se encuentra difundido en la
intranet y actualizado a mayo del 2011.
Ver:
- Procedimientos de “Asignación y
Facturación en la compra/venta de
acciones”.
3
Observaciones
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
El derecho de propiedad de los Existe un contrato para la Inspeccionar contrato
clientes debe estar protegido Custodia de Valores, el cual custodia de valores.
contiene cláusulas que tratan
adecuadamente.
temas sobre el cumplimiento y
obligaciones que se encuentra
- Contrato de custodia.
sujeta la Corredora para
asegurar el derecho de
propiedad del cliente.
El derecho de propiedad de los Las transacciones directas
clientes debe estar protegido (compra o venta entre la
Corredora y el cliente), son
adecuadamente.
autorizadas por el cliente en la
Ficha de Cliente.
- Autorización del cliente.
El derecho de propiedad de los Las grabaciones de las
telefónicas
clientes debe estar protegido conversaciones
con clientes en virtud de las
adecuadamente.
operaciones que ejecute la
- Aprobación de comunicaciones Corredora, son autorizadas
por los clientes en la Ficha de
con el cliente.
Cliente.
para
Resultado
Conclusión
la El "Contrato único de servicios" especifica la Efectivo.
Custodia de Valores del cliente, la cual
incorpora cláusulas de cumplimiento y
obligaciones que son incorporadas en el set de
documentos que se entregan al cliente. Anterior
a la existencia del contrato único de servicios,
se utilizaba el "Contrato para cartera de
acciones y otros valores de custodia de
clientes", el que nos señalaba la Custodia de
valores del cliente.
Ver
- Contrato de Custodia.
Verificar que en la ficha del cliente En la ficha de cliente para personas naturales y Efectivo.
se encuentre la autorización del jurídicas es posible verificar la autorización del
cliente para transacciones directas. cliente, mediante firma, para la realización de
compras y ventas entre la Corredora y el cliente.
Esto se encuentra en la sección “facultades y
autorizaciones”.
Ver:
- Ficha de cliente.
Indagar sobre el procedimiento de En la ficha de cliente, se encuentra estipulada la Efectivo
grabación de las conversaciones realización de grabaciones telefónicas, por lo
telefónicas.
que el cliente, al momento de firmar la ficha se
da por enterado de este procedimiento.
Ver:
- Ficha de cliente.
4
Observaciones
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
El derecho de propiedad de los El manual de Procedimientos contiene Inspeccionar los procedimientos de
clientes debe estar protegido procedimientos referidos a la custodia Ingreso a Custodia de Corpbanca
de valores en Corpbanca Corredores Corredores de Bolsa S.A.
adecuadamente.
de Bolsa S.A.
- Ingreso a custodia.
La documentación presentada
por los clientes es original,
debe estar actualizada y
completa.
- Creación de clientes.
completa.
- Firma del cliente.
Todos los objetivos, normas, políticas
y procedimientos necesarios para la
creación de clientes, se encuentran
definidas
en
el
manual
de
procedimientos. El Departamento de
Procesos Clientes es responsable de
que la información ingresada guarde
relación con la documentación firmada
por el cliente.
A
través
del
manual
de
procedimientos,
los
Ejecutivos
conocen los documentos necesarios
que el cliente debe firmar, para poder
ingresar una apertura de cuenta.
Resultado
Conclusión
En el manual de procedimientos de Efectivo.
Corpbanca Corredores de Bolsa S.A.,
efectivamente se encuentran definidos
los procedimientos de custodia. Estos se
encuentran difundidos en la intranet.
Ver:
- Procedimiento
de
Custodia
de
instrumentos.
Inspeccionar
el
procedimiento Se verifica la existencia de un Efectivo.
creación de Cliente.
procedimiento de creación de clientes
mediante el cual una persona entrega y
suscribe
toda
la
documentación
necesaria para poder iniciar sus
operaciones con Corpbanca Corredores
de Bolsa S.A.
Ver:
- Procedimiento “Creación de Clientes”.
Indagar sobre los documentos que Se consigna que el Ejecutivo desde la Efectivo.
aparecen en el manual de Intranet revisa en el manual de
procedimientos.
procedimientos
la
documentación
necesaria que debe completar y firmar el
cliente (Persona Natural o Jurídica) para
que el ejecutivo pueda ingresar sus
datos al Sistema SIGA-CRM.
Ver:
- Impresión de pantalla del Manual de
Procedimientos
“Consideraciones
generales antes de la creación de un
cliente”.
5
Observaciones
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
completa.
Se realizan validaciones a los
datos de la Ficha de Cliente,
enviadas por los Ejecutivos. En
caso de existir discrepancias, se
devuelve al Ejecutivo, para que
se efectúe la rectificación o
inclusión de datos faltantes.
Indagar
sobre
las
validaciones realizadas a
los datos enviados por
los Ejecutivos.
- Validación de datos.
Resultado
Para el caso de creación de
Persona
Jurídica,
deben
enviarse documentación legal, la
cual será remitida al estudio para
su aprobación y emisión de
informe legal.
En el caso de creación de personas jurídicas, al
recibir el set de documentos, Operaciones envía al
cliente, junto con la planilla, al estudio jurídico para
su aprobación y emisión del informe legal.
Ver:
- Informe Legal.
- Contrato Unico de Servicios (Mandato de
custodia mercantil irrevocable, canales remotos,
factura electrónica).
- Fotocopia Cédula de Identidad.
- Copia Rol Unico Tributario Empresa.
- Ficha Cliente Persona Jurídica.
- Listado de Clientes que falta documentación.
6
Conclusión
Se verifica que al recibir de los Ejecutivos el set de Efectivo.
documentos que corresponden a los datos
incluidos a la Ficha del cliente, se valida que no
existan diferencias con la planilla. En el caso de
que éstas existan, el Cliente no puede operar y son
informadas mediante correo electrónico al
Ejecutivo para su rectificación o incorporación de
datos faltantes.
Observaciones
Existen Clientes que no poseen
todos los datos necesarios que
indica el manual de procedimientos.
El detalle de estos clientes fue
entregado a la administración de la
Corredora para su corrección.
Durante agosto de 2011, la
Gerencia
de
Operaciones
Financieras
de
Corpbanca
Corredores de Bolsa diseñó un plan
de mejoramiento de la gestión de
documentación
incorporando
nuevos controles que permitan
hacer más robustos los procesos
operativos y comerciales de la
compañía.
Dicho
plan
consiste
en el
levantamiento de la información de
clientes con el fin de regularizar o
inhabilitar a aquellos que no
cumplan con los requisitos exigidos
para
realizar
operaciones
financieras. Este procedimiento
contempla 18 semanas de trabajo,
por tanto nosotros sólo pudimos
comprobar que el plan fue
aprobado por el directorio, pero no
aun no podemos opinar sobre la
efectividad de estas mejoras.
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
completa.
Junto a la Plantilla de Creación de
Cliente, el Ejecutivo debe adjuntar la
documentación necesaria para crear
el cliente, como por ejemplo:
Indagar
sobre
las
validaciones realizadas
a la documentación
proporcionada por los
clientes.
- Documentación necesaria.
-
Ficha de Cliente.
Contrato Único de Servicios.
Mandato Custodia.
Mandato Servicios Remotos.
Mandato Facturación Electrónica.
Fotocopia CI.
Formulario de Comisiones.
Resultado
Una vez regularizada esta situación, el Analista
de Operaciones firma la planilla en señal de
aprobación para su incorporación al Sistema
SIGA CRM.
Se efectúan validaciones a los
documentos mencionados, mediante
comprobación de firma, vigencia,
concordancia de datos, entre otros.
En caso de no existir discrepancias,
se envía correo electrónico al
Ejecutivo.
Ver:
- Informe Legal.
- Contrato Único de Servicios (Mandato de
custodia, mercantil irrevocable, canales
remotos, factura electrónica).
- Fotocopia Cédula de Identidad.
- Copia Rol Único Tributario Empresa.
- Ficha Cliente Persona Jurídica.
- Listado de Clientes que falta documentación.
7
Conclusión
Se corrobora que el set de documentos junto Efectivo.
con la planilla entregada por el Ejecutivo no
presenta discrepancias, con la información
incorporada en el Sistema, ya sea en la
vigencia, firma, concordancia de datos entre
otros, de ser así éstas son informadas a través
de correo electrónico al Ejecutivo quien procede
a su rectificación o incorporación de la
documentación faltante.
Observaciones
Existen Clientes que no poseen
todos los datos necesarios que
indica
el
manual
de
procedimientos.
El detalle de estos clientes fue
entregado a la administración de
la Corredora para su corrección.
Durante agosto de 2011, la
Gerencia
de
Operaciones
Financieras
de
Corpbanca
Corredores de Bolsa diseñó un
plan de mejoramiento de la
gestión
de
documentación
incorporando nuevos controles
que
permitan
hacer
más
robustos los procesos operativos
y comerciales de la compañía.
Dicho plan consiste en el
levantamiento de la información
de clientes con el fin de
regularizar
o
inhabilitar
a
aquellos que no cumplan con los
requisitos exigidos para realizar
operaciones financieras. Este
procedimiento contempla 18
semanas de trabajo, por tanto
nosotros
sólo
pudimos
comprobar que el plan fue
aprobado por el directorio, pero
no aun no podemos opinar sobre
la efectividad de estas mejoras.
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
La documentación presentada Una vez que se obtienen todas las aprobaciones y Indagar las aprobaciones
por los clientes es original, documentos, se procede a crear al cliente en el del Jefe de Operaciones a
la creación de clientes.
debe estar actualizada y Sistema SIGA-CRM.
completa.
Una vez que se ha creado en los sistemas, el Jefe
de Procesos Clientes, mediante control cruzado,
- Aprobación.
revisa el correcto ingreso de los datos, si es así,
aprueba la creación del cliente en el sistema,
quedando activado el cliente. Una vez terminada
la creación, se informa vía e-mail al ejecutivo
correspondiente.
Resultado
Conclusión
Se observa que, obtenidas las aprobaciones Efectivo.
y documentos, se procede a crear el cliente
bloqueado en el Sistema SIGA-CRM.
Creado el cliente en los sistemas, el Jefe de
Procesos Clientes, certifica el ingreso de los
datos, de ser correcto aprueba su creación en
el sistema, informando a través de correo
electrónico al Ejecutivo que el cliente se
encuentra
habilitado
para
operar.
Ver:
- Print de Pantalla creación del cliente en el
sistema SIGA-CRM.
Cuando un Ejecutivo informa el cese de Indagar sobre el cese de Se verifica que cuando el Ejecutivo informa a Efectivo.
través de correo electrónico el cese de las
actividades de un cliente con Corpbanca actividades del cliente.
actividades de un cliente con Corpbanca
Corredores de Bolsa S.A., el Área de Procesos
Corredores de Bolsa S.A., el Departamento
Clientes realiza el bloqueo de éste en SIGA-CRM.
de Procesos Clientes bloquea a dicho cliente
en el sistema SIGA-CRM.
de
completa.
- Bloqueo
por
actividades.
cese
completa.
- Planilla de control.
Cuando un Ejecutivo informa el cese de
Corredores de Bolsa S.A., el Área de Procesos
Clientes realiza el bloqueo de éste en SIGA-CRM.
Adicionalmente, el área de procesos lleva una
planilla en el cual registra y controla los bloqueos
por cese de actividades.
Ver:
- Bloqueo en el Sistema SIGA-CRM de
clientes.
- Impresión de pantalla de correo electrónico
solicitando el bloqueo del cliente.
Solicitar planilla Excel de Se verifica que cuando el Ejecutivo informa a Efectivo.
registro y control de través de correo electrónico el cese de las
bloqueos de clientes.
Corredores de Bolsa S.A., el Departamento
de Procesos Clientes bloquea a dicho cliente
en el sistema SIGA-CRM.
Ver:
- Bloqueo en el Sistema SIGA-CRM de
clientes.
- Impresión de pantalla de correo electrónico
solicitando el bloqueo del cliente.
8
Observaciones
Objetivo de Control
La información entregada al
cliente acerca de los movimientos
y saldos de sus valores en
custodia debe ser veraz, completa
y consistente con el registro de
custodia.
Control
Prueba Cumplimiento
Cada vez que se produce un Indagar sobre la información
reparto
de
dividendos,
la proporcionada a clientes del
Corredora informa a través del reparto de dividendos.
Product Manager a sus clientes el
monto de la repartición de
dividendos, para aquellos que no
poseen e-mail, envía carta tipo.
- Información de dividendos.
custodia.
Cada vez que se realicen juntas
ordinarias o extraordinarias de
accionistas, la Corredora informa
a sus clientes, a través de
publicaciones,
la
fecha
de
realización de dichas juntas y las
materias discutidas.
Indagar sobre la información
proporcionada a clientes de
la realización de juntas de
ordinarias o extraordinarias
de accionistas.
Mediante correo electrónico se
informa a los clientes accionistas,
que se producirán elecciones de
directores, donde se les da la
opción de que la Corredora los
represente y vote de acuerdo a su
elección.
Indagar sobre la información
proporcionada a clientes que
se producirán elecciones a
directores.
En el sitio público, se revisa en “Mercado de
Acciones < nemotécnico < ver”, se abre ventana de
la Bolsa de Comercio de Santiago con toda la
información de la acción consultada.
Ver:
- Informe de Pago de Dividendos por Nemotécnico.
- Correo de información a cliente sobre repartición de
dividendos.
Se verifica que la supervisora de procesos envía a la Efectivo.
encargada de calidad del servicio un correo
electrónico con las cartas de información sobre las
juntas ordinarias o extraordinarias de accionistas
para su posterior publicación.
Ver:
- Publicación de información sobre
accionistas y juntas extraordinarias.
- Informe Junta de Accionistas.
custodia.
Resultado
El Product Manager porta la información mensual de Efectivo.
dividendos en el sistema SIGA Cliente (página en
Internet www.corpcapital.cl) para conocimiento de los
clientes en general.
juntas
de
Se evidencia que la supervisora de procesos envía a Efectivo.
la encargada de calidad del servicio un correo
electrónico con las cartas de información sobre las
juntas ordinarias o extraordinarias de accionistas y la
carta poder, con la que el cliente autoriza a
Corpbanca Corredores de Bolsa a representarlos con
voz y voto en las asambleas.
- Informe elección directores.
Ver:
- Carta de cliente, dando la opción de representación
en votación.
9
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
cliente
acerca
de
los
movimientos y saldos de sus
valores en custodia debe ser
veraz, completa y consistente
con el registro de custodia.
En el caso que se produzca una nueva
emisión de acciones de las compañías, se
avisa a los clientes mediante correos
electrónicos o cartas, el monto y cantidad de
acciones que pueden optar en forma
preferente.
Indagar
sobre
la
información proporcionada
a clientes sobre una nueva
emisión de acciones.
Ver:
- La respuesta del cliente es realizada dos
días antes del plazo a través del Ejecutivo
de la Corredora.
- Carta del Emisor indicando la emisión de
nuevas acciones.
- Nueva emisión de acciones.
cliente
acerca
de
los
movimientos y saldos de sus
valores en custodia debe ser
veraz, completa y consistente
Resultado
Se observa que en el caso de producirse una Efectivo.
nueva emisión de acciones de compañías, se
informa mediante correo electrónico o cartas,
el monto y cantidad de acciones a las que
pueden optar.
Existe un contrato de servicio de operación Indagar el contrato de En el contrato único de servicios existe un Efectivo.
vía Red Internet, entre el cliente y Corpbanca servicio de operación vía mandato para operar vía internet, entre el
cliente y Corpbanca Corredores de Bolsa, que
Corredores de Bolsa S.A., donde se estipula Internet.
estipula que el cliente puede operar a través
que el cliente puede consultar a través de la
de este medio haciendo consultas sobre
red Internet, los saldos, movimientos, los
saldos, movimientos, pagos de dividendos y
pagos de dividendos y operaciones vigentes.
operaciones vigentes.
- Operación on-line.
Los clientes con perfil “NORMAL”, no
requieren contrato prestación de servicios
mediante canales remotos, pues se atienden
con la ejecutiva.
Ver
- Contrato Único de Servicios (Mandato de
Canales Remotos, para operar en internet).
10
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
De existir, complementar
con
las
disposiciones
legales,
normativas
y
reglamentarias que rigen la
actividad de custodia.
Los primeros 15 días hábiles del año
calendario, el Departamento de Procesos
entrega la nómina de custodia más las
impresiones de cartola y una carta generada
por el supervisor.
Estos se envían al
Departamento de Procesos Clientes para su
despacho mediante empresa externa.
Indagar y obtener evidencia
sobre
el
proceso
de
circularización efectuado por
Corpbanca
Corredores
de
Bolsa S.A.
- Circularización.
con
las
disposiciones
legales,
normativas
y
Las normativas y procedimientos enviados
por la Bolsa de Comercio, son analizadas
por las Gerencia General, Gerencia de
Operaciones
y
la
Subgerencia
de
Operaciones, posteriormente son remitidas a
las áreas relacionadas.
- Normativa enviada por
la Bolsa de Comercio.
con
las
disposiciones
legales,
normativas
y
La información enviada por la Bolsa de
Comercio, relacionada a normativas SVS e
informaciones de interés para las corredoras
de bolsas, es recepcionada y analizada por
las áreas correspondientes.
Resultado
Conclusión
El proceso de circularización es llevado a cabo por Efectivo.
el Departamento de Procesos y se rige por lo
señalado en la Circular 1.485 de la Bolsa de
Comercio de Santiago, la cual hace referencia a la
Resolución Exenta Nº 072 Reglamento sobre
Custodia de Valores por los Corredores de Bolsa
de la SVS. Todo esto está señalado en el manual
de procedimientos de Corpbanca Corredores de
Bolsa S.A.
Ver:
- Impresión de pantalla manual de procedimientos
“Proceso de Circularización”.
- Evidencia del proceso.
Indagar sobre las normativas y Verificamos que toda normativa o procedimiento Efectivo.
procedimientos enviados por la enviado por la Bolsa de Comercio de Santiago, a
Bolsa
de
Comercio
de través de correo electrónico, es analizada por la
Gerencia General, Gerencia de Operaciones y el
Santiago.
Jefe de Custodia.
Ver:
- Ejemplo, Correo electrónico enviado por la SVS a
la corredora para informar de nueva normativa.
Ya que para todo ente regulador es el mismo
procedimiento.
Indagar sobre la información Se verifica que toda normativa o procedimiento Efectivo.
de interés o normativas enviado por la SVS de Santiago, a través de
enviadas por la SVS.
correo electrónico, es analizada por la Gerencia
General, Gerencia de Operaciones y el Jefe de
Custodia.
Ver:
- Correo electrónico enviado por la SVS a la
Corredora para informar de nueva normativa.
- Normativa enviada por
la SVS.
11
Observaciones
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
Resultado
El Gerente de Operaciones realiza el Indagar sobre el seguimiento
seguimiento al cumplimiento de las realizado para cumplir con las
políticas y normas establecidas por los políticas y normas establecidas.
entes reguladores.
Se observa que el Gerente de Efectivo.
Operaciones sí realiza el seguimiento de la
normativa a través de los controles
internos de la Corredora y la norma SOX.
De existir, complementar con las El área de Fiscalía efectúa revisiones Indagar sobre las revisiones y
disposiciones legales, normativas y y evaluaciones de los aspectos evaluaciones encargadas al área
de Fiscalía.
reglamentarias
que rigen la legales, normativas y cumplimientos.
Se verifica que el Área Legal, ante las Efectivo.
consultas del resto de las áreas de la
Corredora, efectúa revisiones de aspectos
legales, normativas y cumplimientos.
De existir, complementar con las
disposiciones legales, normativas y
reglamentarias
que rigen la
- Seguimiento.
Ver:
- Correo electrónico enviado al resto de
las áreas informando de la nueva
normativa.
procedimientos
operativos, Observar que los procedimientos Se constata que el manual de Efectivo.
De existir, complementar con las Los
disposiciones legales, normativas y generales y de gestión de Corpbanca de Corpbanca Corredores de procedimientos de Corpbanca Corredores
S.A.,
se
encuentren de Bolsa S.A., se encuentra autorizado y
reglamentarias
que rigen la Corredores de Bolsa S.A., se Bolsa
difundido en la Intranet.
publicados en la Intranet.
encuentran difundidos en la Intranet.
- Funciones de Fiscalía.
-
Ver:
- Impresión de pantalla de procedimientos
de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A.
en la Intranet.
Difusión de Normativa.
12
Objetivo de Control
disposiciones legales, normativas
y reglamentarias que rigen la
- Control documentación.
Control
Prueba Cumplimiento
- Cuentas independientes.
Conclusión
Se verifica que a través de una planilla Efectivo.
Excel, se indica la documentación que el
cliente posee y aquella pendiente de
entrega y firma.
Las órdenes para las operaciones de renta Solicitar planilla Excel de
y
control
de
variable, renta fija e intermediación financiera, registro
simultáneas, derivados o pactos, deben estar documentación de clientes.
firmados por el cliente y registrados en la planilla
Excel de control.
Existe evidencia de que a través de Efectivo.
planillas Excel, separadas por tipo de
operación, se controla la firma de los
clientes.
Ver:
- Solicitud planilla registro y control de
clientes.
Ver:
- Solicitud planilla registro y control de
clientes.
- Planilla de control.
Resultado
La ficha de cliente, el contrato de custodia y los Solicitar planilla Excel de
y
control
de
contratos para operar en renta variable, renta registro
fija e intermediación financiera, simultáneas, documentación de clientes.
derivados o pactos, deben estar firmados por el
cliente y registrados en la planilla Excel de
control.
Los valores de terceros deben estar segregados Indagar sobre el proceso de
de
cada
en cuentas independientes en las que se seguimiento
registran los valores propios, además, la cuenta.
custodia de terceros relacionados debe
registrarse en una cuenta independiente a los
no relacionados.
Se observa que, en el manual de Efectivo.
procedimientos
de
Corpbanca
Corredores de Bolsa S,A, se encuentran
detalladas las cuentas a utilizar en el
DCV y el uso de éstas.
Ver:
- Procedimiento
cuentas DCV.
13
de
seguimiento
de
Observaciones
Objetivo de Control
De existir, complementar con
las disposiciones legales,
normativas y reglamentarias
que rigen la actividad de
custodia.
Control
Prueba Cumplimiento
Las
actividades,
documentos,
roles, Inspeccionar el procedimiento de
responsabilidades y autorizaciones necesarias envío de información a la SVS.
para el envío de informes requeridos por la
Circular N° 1720 de la SVS, se encuentran
definidos en el manual de procedimientos.
- Procedimientos Formales.
las disposiciones legales,
custodia.
- Informe trimestral SVS.
Informe Trimestral 1720 SVS.
Informe de instrumentos de terceros mantenidos
en custodia y los instrumentos de cartera propia
de los intermediarios de valores. El envío es por
Internet, la información debe estar referida al
cierre del último día de cada trimestre y debe ser
enviada dentro de los 10 primeros días corridos
del trimestre siguiente.
Resultado
Conclusión
Ver:
- Impresión de pantalla Manual de
procedimientos "Informes: Gerencia
de Operaciones Financieras"
Indagar
sobre
el
informe El envío del informe 1720 se Efectivo.
trimestral enviado a la SVS.
encuentra definido en el manual de
procedimientos
de
Corpbanca
Corredores de Bolsa S.A. como parte
de las obligaciones de la Corredora
con los organismos de fiscalización.
Ver:
- Impresión de pantalla de recepción
de la SVS.
- Informe
Trimestral
a
la
Superintendencia de Valores y
Seguros.
14
Observaciones
Se obtuvo el procedimiento de Efectivo.
"Informes: Gerencia de Operaciones
Financieras",
inspeccionamos
y
notamos la existencia de actividades,
responsabilidades y tareas para los
procesos de facturación y asignación.
Estas se encuentran en el manual de
procedimientos.
El intermediario elevó
una
solicitud
de
rectificación a la SVS
para los informes de
junio y septiembre de
2011.
Objetivo de Control
Los activos de propiedad de
terceros están protegidos de
pérdidas, producto de errores
o fallas en los sistemas, en las
personas y en los procesos.
- Grabaciones telefónicas.
pérdidas producto de errores o
fallas en los sistemas, en las
- Ingreso a DCV.
Control
Prueba Cumplimiento
Resultado
grabaciones
se
encuentran Efectivo.
Existen grabaciones de las conversaciones Indagar sobre las grabaciones de las Las
definidas como control, en el manual de
telefónicas con clientes en virtud de las conversaciones telefónicas.
procedimientos
de
Corpbanca
operaciones que ejecute la Corredora, las que
Corredores de Bolsa S.A.
son revisadas por un área independiente y
luego respaldadas.
El sistema utilizado es el Nice Tool,
software específico para este fin.
Existen 15 equipos con el sistema
referido y asignado a cada uno de los
Traders.
Las
conversaciones
telefónicas se graban y almacenan por
un período de 6 meses (el sistema lo
guarda hasta 3 años), permitiendo
consultar en cualquier momento.
Durante la escucha no se interfieren las
grabaciones.
Existen Procedimientos escritos de Ingreso de
Operaciones al DCV, los cuales describen la
forma de ingresar de manera oportuna y
exacta las operaciones de los clientes que
operan a través del DCV, procurando la
pronta liquidación coordinando con las
contrapartes el ingreso de dichas operaciones.
Ver:
- Manual
de
procedimientos
grabaciones y escuchas.
Inspeccionar los procedimientos de En el manual de procedimientos, Efectivo
Ingreso de Operaciones al DCV.
indagamos y observamos la descripción
del proceso de ingreso de operaciones
desde un emisor y desde un corredor de
bolsa.
Dicho procedimiento se
encuentra difundido en la intranet,
señala las áreas involucradas y las
diferentes operaciones que se realizan
en Corpbanca Corredores de Bolsa S.A.
(compra/venta acciones, renta fija e
intermediación financiera).
Ver:
- Impresión
pantalla
procedimientos.
15
manual
de
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
Existe un Contrato de prestación de servicios con
la Bolsa de Comercio de Santiago, en el cual se
estipula los niveles de servicios ofrecidos por la
entidad. Este contrato se encuentra vigente y
firmado por ambas partes.
Indagar sobre el contrato de
prestación de servicios con la
Bolsa
de
Comercio
de
Santiago.
- Contrato de prestación de
servicio con la Bolsa de
Comercio.
- Cuadratura de saldos (1).
Conclusión
Ver:
- Contratos de servicios con Bolsa de
Comercio.
Existe un Contrato de prestación de servicios con Indagar sobre el contrato de
Depósito Central de Valores, en el cual se prestación de servicios con el
estipula los niveles de servicios ofrecidos por la Depósito Central de Valores.
entidad. Este contrato se encuentra vigente y
- Contrato de prestación de
servicio con la DCV.
Los procedimientos, procesos y
controles definidos en el
manual de procedimientos de
Corpbanca
Corredores
de
Bolsa
S.A,
aseguran
y
resguardan los valores en
custodia de los clientes.
Resultado
Verificamos la existencia de los contratos Efectivo.
de servicios entre Corpbanca Corredores
de Bolsa S.A y la Bolsa de Comercio de
Santiago, los niveles de servicios, la
vigencia de dicho contrato y las firmas de
los representantes de ambas partes.
Verificamos la existencia del contrato entre Efectivo.
Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. y el
Depósito Central de Valores, los niveles de
servicios, la vigencia de dicho contrato y
las firmas de los representantes de ambas
partes.
Ver:
- Contrato con DCV.
el
manual
se
detallan
los Efectivo
Existen procedimiento de Cuadraturas de Saldos Indagar sobre el procedimiento En
de IRF (Instrumentos de Renta Fija) e IIF de cuadratura de Saldos de IRF procedimientos para la Cuadratura de los
Saldos de IRF (Instrumentos de Renta Fija)
(Instrumentos de Intermediación Financiera), e IIF.
e IIF (Instrumentos de Intermediación
cuyo objetivo es dar a conocer el o los
Financiera) que detalla actividades,
procedimientos internos que mantiene la
responsabilidades y tareas asignadas a las
corredora para resguardar sus operaciones de
áreas involucradas en el proceso.
Compra y Venta de Instrumentos Financieros en
los Mercados de Renta Fija e Intermediación
Ver:
Financiera.
- Procedimiento de Cuadratura de IRF e
IIF.
16
Observaciones
Objetivo de Control
controles definidos en el manual
de procedimientos de Corpbanca
Corredores
de
Bolsa
S.A,
aseguran y resguardan los
valores en custodia de los
clientes.
Control
Prueba Cumplimiento
De
existir
diferencias,
éstas
son
informadas a través de correo electrónico a
la Gerencia General, Subgerencia de
Operaciones, Departamento de Procesos y
Operadores Mesa de Dinero Renta Fija,
para sean regularizadas por las áreas
correspondientes.
- Cuadratura de saldos (2).
Corredores
de
Bolsa
S.A,
aseguran y resguardan los
valores en custodia de los
clientes.
Resultado
En forma diaria se realizan cuadraturas de Indagar sobre la realización de Desde el Sistema SIGA - CB se genera un Efectivo.
los saldos de posiciones que se cuadraturas de saldos de informe diario, detallando los saldos
encuentran IRF (Instrumentos de Renta posiciones de IRF.
generales de los clientes, luego se
Fija), se comparan los listados sacados del
compara con los certificados de posición
Sistema SIGA-CB versus el listado DCV.
generados del DCV ("Deposito Central de
Valores"), de todas las posiciones de
Instrumentos de Renta Fija.
Ver:
- Cuadratura diaria de custodia.
El Supervisor de Procesos Corpbanca, Solicitar informe de posiciones Se nos proporcionó el informe de Efectivo.
posiciones netas, este proceso se
obtiene libro de facturación desde el netas.
encuentra contemplado en el manual de
sistema SIGA CB, del cual extrae las
procedimientos de Corpbanca Corredores
posiciones netas positivas que deben ser
de Bolsa S.A.
transferidas desde la cuenta DCV 12-16011-9 y 12-160-20-8 a la cuenta 12-160-00Ver:
03, y viceversa para el caso de las
- Informe de posiciones netas.
posiciones netas negativas.
- Informe de posiciones netas.
17
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
Corredores
de
Bolsa
S.A,
aseguran y resguardan los valores
en custodia de los clientes.
Todos los días el Jefe de Control Contable y
Cuadraturas, procede a realizar la cuadratura
de cuentas de la corredora de bolsa en el
DCV, se comparan los saldos de las
posiciones obtenidos desde SIGA-CB y DCV
y las operaciones de venta y compra
pendientes de liquidar.
Indagar
sobre
las
cuadraturas de cuentas
de la Corredora de Bolsa
en el DCV.
- Cuadratura de cuentas.
Las operaciones cuentan con las
autorizaciones necesarias, se
registran de manera oportuna y
reflejan todos los movimientos
generados en las cuentas de los
clientes.
El Administrativo de Tesorería de Corpbanca
genera diariamente desde el sistema SIGA
CB el informe CTILPH que contiene el detalle
de los montos por pagar a los clientes, con
su respectiva instrucción de liquidación
(correspondiente a operaciones de venta
efectuadas por los clientes).
Resultado
Diariamente se genera una cuadratura de las Efectivo.
cuentas de la Corredora (propia y terceros)
comparando saldos entre el sistema DCV,
Terminal Bolsa y compañías respecto a lo
registrado en el sistema SIGA CB.
Adicionalmente, se genera un certificado del
DCV, donde se informan los saldos y
posiciones de las cuentas de la Corredora.
La periodicidad de la cuadratura es diaria y se
encuentra definida en le manual de
procedimientos "Cuadraturas de posición".
Ver:
- Certificado de posición DCV.
Indagar sobre el informe Verificamos que diariamente se genera el Efectivo.
de pagos realizados.
informe CTILPH con el detalle de los montos
a pagar a clientes con su respectiva
instrucción de liquidación.
Ver:
- Informe CTILPH.
- Informe de pagos.
Las operaciones cuentan con las
autorizaciones necesarias, se
registran de manera oportuna y
reflejan todos los movimientos
generados en las cuentas de los
clientes.
sobre
la
El Apoderado de Corpbanca Corredores de Indagar
realizada
Bolsa revisa los medios de pagos generados confirmación
y verifica el V°B° del Supervisor. Luego por los apoderados.
aprueba
por sistema, y entrega a
Administrativo de Tesorería Corpbanca.
Se nos proporcionó el detalle de un medio de . Efectivo
pago, autorizado electrónicamente por
apoderado de Corpbanca y las firmas del
Supervisor Operaciones Tesorería y el
Administrativo de Tesorería.
Ver:
- Impresión
de
pantalla
autorización
apoderados al medio de pago.
- Confirmación de apoderados.
18
Objetivo de Control
Las operaciones cuentan con
las autorizaciones necesarias,
se registran de manera
oportuna y reflejan todos los
movimientos generados en las
cuentas de los clientes.
- Cuadratura de dividendos.
Las operaciones cuentan con
las autorizaciones necesarias,
se registran de manera
oportuna y reflejan todos los
movimientos generados en las
cuentas de los clientes.
- Proceso mora clientes.
Control
Prueba Cumplimiento
Resultado
Una vez que Procesos realiza la cuadratura de Indagar sobre la cuadratura Se realiza una cuadratura de los Efectivo.
dividendos de cada compañía, tomando
dividendos de las compañías, en el Product de dividendos.
los datos de los certificados de posición
Manager-Portal se publica la información mensual
del DCV, se descarga el archivo del
de dividendos en el sistema SIGA-Cliente para
SIGA CB, se ingresa y se consulta en el
conocimiento de los clientes en general. Para
terminal bolsa y finalmente se consulta
aquellos clientes sin e-mail el Departamento de
el informativo bursátil, emitido por la
Procesos Clientes envía correos físicos con la
Bolsa de Comercio, posteriormente se
información. Se envía e-mail.
envía e-mail a Tesorería y Contabilidad,
con los clientes asociados a cada
dividendo. Luego el área de Tesorería,
revisa los clientes informados, en el
sistema SIGA CB.
En caso que el cliente no pague, existe un proceso
de moras, donde el Supervisor de Tesorería,
detecta todos los saldos morosos y próximos a
vencer. Este listado es informado a los ejecutivos,
operadores de mesa, mesa de distribución,
Supervisores Comerciales, Departamento de
Tesorería Corpbanca, para que tomen las
acciones respectivas.
Ver:
- Correo electrónico (correo por emisor)
con clientes asociados a dividendos.
Indagar sobre el proceso de Se genera un informe llamado "deudores Efectivo.
moras de clientes.
vigentes" con el detalle de los clientes
que poseen deudas vigentes con
Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. por
compra-venta de acciones, simultáneas,
pactos forward y spot.
Ver:
- E-mail informando "registro deudores"
a otros departamentos de Corpbanca.
- Archivo registro deudores.
19
Objetivo de Control
Control
Restricciones al uso no Existen 7 cuentas de la Corredora en el DCV, que son:
autorizado de valores de
- Cuenta clientes relacionados.
terceros en custodia.
- Cuenta de retención.
- Cuenta propia.
- Cuentas segregadas.
- Cuenta no relacionados.
- Cuenta A.
- Cuenta B.
- Cuenta Inversiones Hispana.
Prueba Cumplimiento
Indagar
sobre
existencia
de
cuentas.
-
Estas cuentas son para administrar eficientemente la
custodia de clientes específicos u otros propósitos.
Restricciones al uso no En el caso en que el cliente retire su cartera de la
autorizado de valores de Corredora, se genera un comprobante de egreso, carta
conducta, formulario de traspaso y un print de pantalla
de las cuentas bloqueadas en el DCV.
- Retiro de clientes.
Resultado
la Se verificó que, efectivamente, existen 7 Efectivo.
las cuentas de la Corredora:
Cuenta clientes relacionados.
Cuenta de retención.
Cuenta propia.
Cuenta no relacionados.
Cuenta A.
Cuenta B.
Cuenta Inversiones Hispana.
Ver:
- Correo electrónico Jefe de Contabilidad y
Cuadraturas señalando cuentas en e DCV
de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A.
Indagar sobre el caso
en que el cliente retire
su cartera de la
Corredora.
Se nos proporcionó un caso de un cliente que Efectivo.
retiró su cartera, en éste pudimos identificar la
documentación que se genera al momento de
dicho retiro.
Ver:
- Comprobante de egreso.
- Carta conducta.
- Formulario de traspaso.
- Print de pantalla DCV.
Restricciones al uso no En el caso de que un cliente desee ingresar su cartera a Indagar el caso de
autorizado de valores de la Corredora de Bolsa, se recibe la carta instrucción recepción de Cartera.
enviada por la contraparte en la cual se solicita la
transferencia, se genera un comprobante de ingreso.
- Recepción de cartera.
Se nos proporcionó el caso de un cliente que Efectivo
ingresó su cartera a la Corredora, en éste
pudimos identificar la documentación que se
genera al momento de dicho retiro.
Ver:
- Carta informado traspaso de acciones.
- Carta contraparte transferencia.
- Formulario de ingreso.
20
Objetivo de Control
Restricciones
al
uso
autorizado de valores
- Contrato con DCV.
Control
Prueba Cumplimiento
no Existe un Contrato de prestación de servicios Indagar sobre el contrato de
de con el Depósito Central de Valores, en el cual prestación de servicios con el
se estipula los niveles de servicios ofrecidos por Depósito Central de Valores.
la entidad. Este contrato se encuentra vigente y
Resultado
Verificamos la existencia del contrato Efectivo.
entre Corpbanca Corredores de Bolsa
S.A. y el DCV, además se verificó la
existencia de niveles de servicios, la
vigencia de dicho contrato y las firmas
de los representantes de ambas partes.
Ver:
- Contrato con DCV.
Restricciones
al
uso
autorizado de valores
- Contrato con
Comercio.
Bolsa
no Existe un Contrato de prestación de servicios
de con la Bolsa de Comercio de Santiago, en el
cual se estipula los niveles de servicios
ofrecidos por la entidad. Este contrato se
de encuentra vigente y firmado por ambas partes.
las
disposiciones
legales,
custodia.
- Procedimientos Formales.
Las
actividades,
documentos,
roles,
responsabilidades y autorizaciones necesarias
para la emisión de reportes de ejecución de
órdenes requeridos por la Circular Nº 985 de la
SVS, se encuentran definidos en el manual de
procedimientos.
Indagar sobre el contrato de
prestación de servicios con la
Bolsa
de
Comercio
de
Santiago.
Verificamos la existencia del contrato Efectivo.
entre Corpbanca Corredores de Bolsa
S.A. y la Bolsa de Comercio de
Santiago, además, se verificaron los
niveles de servicios, la vigencia de dicho
contrato
y
las
firmas
de
los
representantes de ambas partes.
Ver:
- Contrato de servicios con Bolsa de
Comercio.
Inspeccionar el procedimiento No se pudo verificar los procedimientos Efectivo.
de emisión de reportes de de "Emisión de Reportes de Ejecución
de Órdenes", pero si se pudo
ejecución de órdenes.
inspeccionar y se notó la existencia de
las actividades, responsabilidades y
tareas, para los procesos de emisión de
reportes de ejecución de órdenes. Dicho
procedimiento no se encuentra en el
manual de procedimientos
21
Objetivo de Control
Control
Prueba Cumplimiento
disposiciones legales, normativas y
reglamentarias
que
rigen
la
La Corredora de Bolsa deberán proporcionar a
sus clientes la información sobre la ejecución
de órdenes con un mínimo de información
requerida por la Circular:
Verificar que los informes
cumplan con los datos
mínimos exigidos por la
circular para el cumplimiento
de esta.
- Cumplimiento de Circular
N° 1985.
- Información de la Orden.
- Información de la ejecución de la orden.
- Otra información del corredor y del mercado.
La información entregada al cliente
acerca de los movimientos y saldos
de sus valores en custodia debe
ser veraz, completa y consistente
- Reporte
órdenes.
de
ejecución
Reporte de ejecución de órdenes, según Verificar procedimiento
envío de esta orden.
Circular N° 1985.
Este reporte debe ser entregado a los clientes,
en un plazo de 5 días hábiles desde que fue
ejecutada la orden o mensualmente con previo
de acuerdo con el cliente y el intermediario, a
través de medios físicos, mecánicos o
electrónicos.
Resultado
Para
los
clientes
con Efectivo.
operaciones, se seleccionó una
muestra de las órdenes de
compra o venta dentro del
período, revisando los reportes
de ejecución de órdenes que
deben ser generadas según la
Circular Nº 1985. En las que
verificamos que se cumplían con
los datos mínimos exigidos por la
SVS en dicho reporte, por lo que
no se encontró excepción alguna.
Ver:
- Informe de mejoras.
de Se verificó que los reportes de Efectivo.
ejecución
de
órdenes
son
enviadas a las personas que no
hubieran ingresado directamente
sus órdenes a los sistemas de
negociación a través de las
modalidades de operador directo
o de ruteo de órdenes. Estos son
enviados por correo electrónico o
por correo.
Ver:
- Notificación de envío de cartas.
- Impresión de pantalla de
generación de notificación de
envío de cartas
22
Conclusión
Observaciones

corpbanca corredores de bolsa s

Transcripción

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