curso: organización y métodos
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curso: organización y métodos
GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ¿QUÉ ES OYM? FUNCIÓN EFICIENCIA APLICACIÓN MÉTODO ESTUDIO ESTRUCTURA PROCEDIMIENTOS (MANUALES NORMAS, FORMULARIOS) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS VISIÓN MISIÓN EFICACIA OBJETIVOS (Generales / Específicos) ESTRATEGIAS Largo Plazo / Estratégicos METAS Y PLANES Mediano Plazo / Tácticos POLÍTICAS Corto Plazo / Operativo NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACCIÓN RESULTADOS Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. EFICIENCIA GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ALINEACIÓN DE OBJETIVOS DE NEGOCIO Y DESEMPEÑO 1. Propósito socioeconómico Casa Matriz Accionistas 2. Misión 3. Objetivos generales de la organización (a largo plazo, estratégicos) Presidencia Vicepresidencias 4. Objetivos generales más específicos (por ejemplo, en áreas claves de resultados) Gerencias 5. Objetivos de Gerencia 6. Objetivos de departamentos 7. Objetivos individuales • Desempeño •Objetivos de Desarrollo Personal JERARQUÍA DE OBJETIVOS Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. Nivel Supervisorio y Operativo JERARQUÍA ORGANIZACIONAL GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Sistemas y Procedimientos (Metodología SMART) Específicos (Specific): Claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo se va a dar la situación. Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios que se espera obtener. Realizables (Achievable): factibles, que sea posible lograr los objetivos conociendo los recursos y las capacidades disponibles. Realistas (Realistic): ajustado a la realidad, que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo. Limitados en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar el objetivo. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Ejemplos... Estructura: VERBO+ ¿QUÉ? + ¿PARA QUÉ? Hacer con el verbo Objetivos no verificables ¿por qué? Objetivos verificables Lograr utilidades razonables Lograr un rendimiento sobre la inversion del 12% al final del presente año fiscal para colocarlo en aportes sociales. Mejorar la productividad del departamento de producción Aumentar la producción en un 5% para el 31 de Diciembre del presente año, manteniendo el nivel actual de calidad para posicionarnos en el Mercado. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PLANIFICACION Y ESTRATEGIA VISIÓN: Ser reconocida como una empresa modelo en la elaboración y comercialización de los productos ofrecidos por la calidad, desarrollo comercial, rentabilidad y profesionalismo de su gente. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Objetivos Metas Estrategias Proporcionar los niveles adecuados de entrenamiento y capacitación el cual permitirá elevar el Profesionalismo de sus empleados. Diseñar unos procesos que sean capaz de atender satisfactoriamen te las necesidades de desarrollo de la Empresa para los próximos cinco años o más Estrategia de Estabilidad: Diseño de Procesos estándar en las áreas Administrativas y Productivas. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. Tácticas Desarrollar el Plan de crecimiento y estabilidad del Personal. Desarrollar el Plan de Procesos y materiales. Planes Plan Permanente: Establecer la Forma de Producir Galletas. Plan Permanente: Establecer las Normas y Procedimientos en el área de RRHH. Recursos Resultado a obtener Talento Humano: Empleados la empresa. Manual de Normas y Procedimientos. de Materiales o Físicos: Sistema Administrativo actual SAINT. Espacio físico para el entrenamiento y capacitación. Manual de Operaciones. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PLA DO N ACTION CHECK Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING, Planifique, Haga, Verifique, Actúe • Estudiar resultados • Revelar nuevo aprendizaje • Reiniciar la secuencia 1-2-3-4, Basándose en los nuevos Conocimientos. Observar efectos 1 4 3 Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. A P V H 2 Estudiar el Proceso: • Que cambios son deseables? • Con qué datos se cuenta? • Obtener respuestas al paso 1. • Efectuar el cambio o la prueba GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Contenido Básico del trabajo Contenido de trabajo Tiempo Total de la Operación Tiempo Improductivo A Contenido de trabajo suplementario Deficiencias en el diseño o especificaciones B Contenido de trabajo suplementario Métodos ineficientes, normas de calidad C Tiempo Improductivo (Producción) Máquinas o herramientas inadecuadas D Tiempo Improductivo Imputable al trabajador FUENTE: Introducción al Estudio del Trabajo (O.I.T.) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 1- Determinar los requerimientos clave para los clientes (internos y Externos) “Escuchar al Cliente” SELECCIONAR ANALIZAR 2.- Decidir el proceso a mejorar Lista de Procesos relevantes (prioridad) Diagrama de Pareto: (El 20% de las causas produce el 80% de los defectos - problemas). 3- Documentar el proceso tal como está 4- Establecer las medidas necesarias (Levantamiento de Información) Indicadores: 9.- Determinar el impacto de las mejoras en el proceso. 10.- Estandarizar el proceso y verificar el mejoramiento en curso. EVALUAR • De resultado (cliente), MODELO SISTÉMICO (SAMME) • Del proceso (productor) • Del insumo (proveedor). 5.- Recopilación de datos de referencia sobre los resultados del proceso. 7.- Fijación de metas del mejoramiento del proceso. MEJORAR 8.- Desarrollo y ejecución de mejoras sobre una base de ensayo. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. MEDIR 6.- Identificar las deficiencias de los resultados del proceso (falta de Procedimientos, demasiado tiempo) GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO PERSONAS MÉTODO PARETTO: El 20% de las causas produce el 80% de los defectos (efecto – problemas). CHOFER De la Dirección Equivocada DESPA CHO TARDÍO •Actitud •Actitud Despachador en la terminal •Apariencia MAL USO DE LA MATERIA PRIMA Demoras por Tráfico •Accidentes AMBIENTE Cantidad Incorrecta Clima Problema de Distribución Cliente Descontento Sellos Rotos Averías Documentos de Despacho incorrectos •No Hay registros del equipo apropiado •Destino Equivocado EQUIPO MATERIAL También llamado diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO PERSONAS 5 MÉTODO DESPA CHO TARDÍO •Actitud •Actitud Despachador en la terminal 15 4 CHOFER De la Dirección Equivocada PARETTO: El 20% de las causas produce el 80% de los defectos (efecto – problemas). 73 •Apariencia MAL USO DE LA MATERIA PRIMA 3 Demoras por Tráfico •Accidentes AMBIENTE 8 Cantidad Incorrecta Clima 1 Averías Sellos Rotos 10 Problema de Distribución Cliente Descontento 2 Documentos de Despacho incorrectos 12 •No Hay registros del equipo apropiado •Destino Equivocado EQUIPO MATERIAL También llamado diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Cantidad HISTOGRAMA 80 73 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 15 10 5 0 Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. 5 10 8 4 2 3 12 1 Causa GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Cantidad DIAGRAMA DE PARETO 80 75 73 70 65 60 55 50 (El 20% de las causas produce el 80% de los defectos problemas). 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. 15 12 10 8 5 4 3 2 1 Causa GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Cantidad DIAGRAMA DE PARETO 80 75 73 70 Se suman todas las causas: 65 60 73+15+12+10+8+5+4+3+2+1= 133 55 50 133 - 100% 45 40 X 35 30 - 20% X = 27 25 20 15 10 5 0 Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. 15 12 10 8 5 4 3 2 1 Causa GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS INDICADORES DE DESEMPEÑO Indicadores: El cálculo análisis y seguimiento de una serie de valores concretos es una tarea imprescindible en la gestión comercial. Debe tenerse en cuenta que fijar una serie de indicadores no es un proceso automático ya que los productos, la influencia de los gastos, la influencia de la clientela, la propia idiosincrasia de la empresa, etc., son factores determinantes para llegar a un modelo u otro. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS INDICADORES DE DESEMPEÑO Indicadores: Partiendo de la fórmula: Efectividad = Resultados Metas (planificado) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. X 100% GIDE Sistemas y Procedimientos Matriz DOFA / FODA Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Estructura Organizativa Definición: Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su departamentalización, la descripción de las funciones de cada unidad organizativa y como producto el diseño y elaboración del Organigrama. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Definición: Es un armazón, un esqueleto, una integración particular especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama 1900-1950 Organigrama Estructural PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS Es apropiado cuando: El manejo de recursos es esencial para el proceso productivo Es necesario tener experticia El entorno es estable Debilidades: Lenta para responder a cambios del entorno Propicia poco la innovación de productos Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Mes, Año GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Estructural Unidad Organizativa PRESIDENCIA Línea de Mando (un sólo Jefe) GERENCIA GENERAL GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Mes, Año DPTO. DE CONTABILIDAD DPTO. DE TESORERIA Nivel Jerárquico Tramo de Control: No. de Empleados Subordinados Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Estructural Autoridad: Le permite Girar Ordenes y que sean cumplidas (se delega) PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL Autoridad de línea: Le otorga el derecho de dirigir el trabajo GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS Responsabilidad: La Obligación de cumplir con las actividades asignadas GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Mes, Año DPTO. DE CONTABILIDAD DPTO. DE TESORERIA Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. Relación Funcional GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Estructural PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL Secretaria GERENCIA DE OYM SECRETARIA Unidad de Apoyo (Staff) GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Mes, Año Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Estructural PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL Comité de Procesos GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS OUTSOURCING GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Mes, Año Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Funcional PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL GERENCIA DE PRODUCCION Edificios Fábricas Maquinarias Equipos Materiales Materias Primas Proceso Productivo Tecnología GERENCIA DE FINANZAS Capital Facturación Inversión Empréstitos Financiación Créditos Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GERENCIA DE RECURSOS Empleados Proveedores Contratistas GERENCIA DE MERCADEO Ventas Promoción Publicidad Distribución Asistencia Técnica Prestación de Servicios Mes, Año GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Estructural PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL Comité de Procesos OUTSOURCING GERENCIA DE OYM SECRETARIA GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS DPTO. DE CONTABILIDAD DPTO. DE TESORERIA Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Ventas Promoción Publicidad Distribución Asistencia Técnica Prestación de Servicios Mes, Año GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Posicional PRESIDENCIA Total Personal: Fijo: 21 Contratado: 12 Vacantes: 4 GERENCIA GENERAL GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS Fijo: 10 Contratado: 5 Vacantes: 1 Fijo: 5 Contratado: 3 Vacantes: 0 GERENCIA DE RECURSOS Fijo: 3 Contratado: 2 Vacantes: 2 GERENCIA DE MERCADEO Fijo: 3 Contratado: 2 Vacantes: 1 Mes, Año Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Divisional PRESIDENCIA Es apropiado cuando: Cada línea de producto tiene su propia estructura Se requiere coordinación entre líneas de producto Debilidades: Es costosa en economía de escala Redundante en esfuerzo GERENCIA GENERAL LINEA DE PRODUCTO A GERENCIA DE PRODUCCION STAFF / UNIDAD DE APOYO GERENCIA DE FINANZAS Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. LINEA DE PRODUCTO B LINEA DE PRODUCTO C GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO Mes, Año GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Organigrama Matricial Es apropiado cuando: • Se requiere continuo intercambio entre unidades PRESIDENCIA de productos o proyecto y las funciones. • El Entorno es cambiante GERENCIA DE STAFF / UNIDAD (tecnologías o preferencias del cliente). R.R.H.H. DE APOYO Debilidades: • Puede crear frustración y confusión (quien establece la prioridad). • Consume tiempo para la coordinación. • Crea conflicto por la dualidad de mando. GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA GENERAL GERENCIA DE FINANZAS GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE PROYECTOS PROYECTO 1 FUNCIONES OPERATIVAS PROYECTO 2 PROYECTO 3 Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. Mes, Año GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama 1975-1990 Organigrama Neo - Contingencia PRESIDENCIA GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION DEPARTAMENTO FINANZAS Es apropiado cuando: • Un grupo pequeño podrá coordinar los esfuerzos que realizan en la base. • permite agilizar la información. Debilidades: • crea tensión en la empresa por posibles Despidos masivos. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. DEPARTAMENTO DE RECURSOS DEPARTAMENTO DE MERCADEO Mes, Año GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama 1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS Organigrama de Racimo Existes una relación Reciproca, constituida por competencia y cooperación. (INTERDEPENDENCIA) Auditoria, Contabilidad Y Asesoramiento fiscal Servicios Jurídicos Tecnología de La Información Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. Gerencia General PRESIDENCIA Otros Servicios. (Estudios de mercado, etc Área de Producción Área de Finanzas Área de Recursos GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Organigrama Unidades de Negocios Capacitación In Company Gerencia de Cursos y Diplomados Alma Ávila E-Learning DIRECCIÓN Roberto Benfele GRUPO GIDE Consultorías y Proyectos Especiales Gerencia de Nuevos Negocios Jesús Monascal Coordinación Congresos De Mercadeo Seminarios y Jornadas Nathaly Gómez Abril, 2011 Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Premisa 1: LA MISIÓN ORGANIZACIONAL GENERA CULTURA ORGANIZACIONAL Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Formulación de la Misión: 1).- ¿Quienes son los clientes de la empresa? 2).- ¿Cuáles son los productos o servicios más importantes? 3).- ¿Compite la firma geográficamente? 4).- Tecnología. 5).- Supervivencia, crecimiento y rentabilidad. 6).- ¿Cuáles son las fortalezas y ventajas competitivas? 7).- Calidad inspiradora. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS MODELO Redacción de la Misión: VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS ESTABLECIDAS EN EL (NEGOCIO A QUE SE DEDICA), SASTIFACIENDO LAS NECESIDADES DE NUESTROS CLIENTES EN (LA ATENCION DEL SERVICIO – PRODUCCION) CON CALIDAD Y TECNOLOGIA MEDIANTE UN EQUIPO HUMANO ALTAMENTE MOTIVADO Y CAPACITADO. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Premisa 2: LA VISIÓN ORGANIZACIONAL ESTA ASOCIADA A LOS VALORES DE LA ORGANIZACIÓN Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS MODELO Formulación de la Visión: 1).- ¿Generan el compromiso del personal con la organización? 2).- ¿Es comprensible, retadora, permite proyectar la empresa ? 3).- ¿Es la visión apuntalada por la misión? 4).- ¿ Está fundamentada en los valores de la empresa? Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Redacción de la Visión: SER RECONOCIDA COMO UNA EMPRESA MODELO (NEGOCIO A QUE SE DEDICA), EN LA LA ATENCION DEL SERVICIO – PRODUCCION) OFRECIDOS POR LA CALIDAD, DESARROLLO COMERCIAL, RENTABILIDAD Y PROFESIONALISMO DE SU GENTE. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Diseño de Manuales Definición: En esencia los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración, concernientes a organización, políticas y procedimientos. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Manual de Organización Sección I: Introducción o o o o o o Prólogo o Introducción. Estructura Básica de la Organización. Indica el modo de la organización (geográfico, por productos). Amplitud de la Centralización o descentralización. Relación entre el personal asesor o de línea (funciones). Descripciones del trabajo por cada miembro de la dirección. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Manual de Organización Sección II: Organización o o o o o Políticas de la Organización Comunicaciones. Control. Aspectos legales. Normas Generales Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Manual de Organización Sección III: Normas y Procedimientos o o o o o o o o Objetivo. Alcance (Unidades Organizativas / A quién va dirigido) Normas Específicas del procedimiento. Descripción de Acciones (Instrucciones). Diagramas de Flujo. Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas. Formularios / Pantallas. Glosario de Términos Específicos Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Tipos de Manuales Existen básicamente dos tipos o formas para elaborar los manuales: Manual Responsabilidad / Acción: El manual se elabora utilizando dos columnas: Columna de la Izquierda “Responsabilidad”: Se coloca el cargo de la persona que realiza la actividad. Columna de la Derecha “Acción”: Son las instrucciones que realiza la persona que ocupa el cargo. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Tipos de Manuales RESPONSABLE Encargado ACCION 1.- Llena el formulario “ABC” en original y una (1) copia 2.- Envía el original a su Supervisor Inmediato y archiva la copia para su control Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Tipos de Manuales Manual Receta de Cocina: Tal y como lo indica su nombre es una sucesión de pasos en donde el encargado del cargo así como la instrucción a seguir están en una misma línea de acción o actividad. Ejemplo: 1. El Encargado Llena el formulario “ABC” en original y una (1) copia. 2. El Encargado Envía el original a su Supervisor Inmediato y archiva la copia para su control. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Tipos de Manuales Otro Ejemplo: ENCARGADO 1. Llena el formulario “ABC” en original y una (1) copia. 2. Envía el original a su Supervisor Inmediato y archiva la copia para su control. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Descripción de Funciones Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Descripción de Funciones Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Definición de Flujogramas Definición: Los Flujogramas son gráficos que permiten representar y describir las secuencias de las actividades que componen el proceso. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Simbología de los Flujogramas Límites (inicio / fin) Flujo de documentos Inspección Operación Multidocumentos / original y copias Decisión Dirección de Flujo Documento (original) Archivo Conector de procesos Conector fuera de página Operación Flujo de procesos Movimiento / Transporte de mercancías Demora / Retraso Almacenamiento Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PROCESO: COMPRAS Unidad Requisitora Gcia. de Compras Elabora requisición de Materiales Proveedor Recibe requisición y revisa Recibe Orden de Compra Elabora Orden de Compra Procesa Orden de Compra Coloca Orden de Compra Despacha Material Recibe Material DIAGRAMA DE FLUJO EN BLOQUES (Alta Gerencia) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PROCESO: COMPRAS Unidad Requisitora Gcia. de Compras inicio Recibe requisición y revisa Identifica La necesidad a a Elabora requisición de Materiales No Esta ok? Proveedor Recibe Orden de Compra Procesa Orden de Compra Si b Elabora Orden de Compra Despacha Material Recibe Material Coloca Orden de Compra b fin DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS (Gcia. Media) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PROCESO: COMPRAS Unidad Requisitora Gcia. de Compras inicio Proveedor 0 Orden de Compra Requisición Identifica La necesidad a a No 0 Requisición Procesa Orden de Compra Esta ok? Si 1 VER: Procedimiento O/C b Recibe Material 0 fin VER: Flujo de Sistema. Orden de Compra Orden de Compra 0 Despacha Material 1 0 b Orden de Compra 0 Requisición FLUJO EN DOCUMENTOS (Operativo) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS VENTA DE EQUIPOS POR CATÁLOGO 1 Ejecutivo de Ventas Ofrece el servicio al Cliente. Si el Cliente se muestra interesado, realiza visita para la elaboración del presupuesto. Ejecutivo de Ventas Se dirige al Cliente. Elabora el Presupuesto al Cliente (original y 1 copia). El Ejecutivo solicita la firma del Cliente en el Presupuesto. Entrega el Presupuesto en Administración. Administración Recibe Presupuesto firmado por el Cliente. Elabora Factura original y dos copias para la prestación del servicio (Forma de pago: contado). Envía la Factura (original) al Cliente. Archiva las dos copias de la factura y el Presupuesto firmado por el cliente temporalmente. Cliente Recibe la Factura (original). Prepara la forma de pago (cheque) y envía a la Administración. 2 1 Administración Recibe el cheque por parte del Cliente. Obtiene fotocopia del cheque y archiva temporalmente junto con la copia de la factura y el Presupuesto. Envía la forma de pago a la Gcia. de Tesorería para que realice el depósito. Gcia. Tesorería Recibe el cheque y procede a realizar el depósito en la cuenta recaudadora. Envía la copia del Depósito Bancario a la Administración. Administración Recibe el Depósito Bancario de la Gcia. de Tesorería. Obtiene fotocopia del Depósito Bancario. Entrega a la Gcia. de Contabilidad la Factura (copia 1), el original del Presupuesto firmado por el Cliente y el Depósito Bancario. Archiva para su control la copia 2 de la factura la copia 1 del Presupuesto y la fotocopia del Depósito Bancario. 2 Gcia. de Contabilidad Recibe la copia de la Factura, el original del Presupuesto firmado por el Cliente y el Depósito Bancario. Realiza el proceso del registro contable. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. DIAGRAMA PROCESO MIXTO GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PROCESO CON EQUIPOS EN DEMOSTRACIÓN EJECUTIVO DE VTAS ADMINISTRACION Solicita la Demostración del Producto. Recibe documentos Verifica solicitud • Elabora Solicitud de Servicio de equipos en Demostración • Aprueba Solicitud y asigna No. de Control. ADMINISTRACION Hay existencia ? SI NO Informa al Ejecutivo de Ventas la activación del DEMO A • Solicita al Proveedor la Instalación del equipo en demostración. ADMINISTRACION Solicita al Proveedor los Equipos en demostración PROVEEDOR A Inf orma Semanalmente la f echa de instalación PARCIAL O TOTAL del equipo ADMINISTRACION Lleva control de los días del equipo en DEMO • Inf orma al Ejecutivo de Ventas la f inalización de los equipos en Demostración. • Solicita al Proveedor la desintlación del equipo. DIAGRAMA PROCESO MIXTO Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS CURSOGRAMA ANALIT ICO - DIAGRAMA DEL PROCESO RESUMEN HOJA No.__1_ DE __1_ ACTIVIDAD PIEZA-HOMBRE: ACTIVIDAD: ELABORACION DEL PAN DE PAPA OPERACIÓN METODO: TRANSPORTE 8 LUGAR: PANADERIA SAN ANTONIO DEMORA 1 OPERARIOS: INSPECCION 1 CANTIDAD N. 12 ALMACENAJE 2 PREPARADA POR: DISTANCIA (mts) APROBADO: ING.CONY RAMIREZ TIEMPOS (min) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. ECONOMIA INSPECCION DEMORA 23 TRANSPORTE DISTANCIA NO. DESCRIPCION 1 Pedido de materia prima a bodega 2 Transporte hacia área de pesado 3 Pesado de materia prima 4 Transporte hacia área de batidoras 5 Mezclado de materiales 6 Dosificar la masa en bolitas 7 Darle forma de barritas a bolitas 8 Colocar en moldes las barritas 9 Fermentado 10 Decorado del pan de papa 11 Calentado de hornos 12 Transporte hacia hornos del pan 13 Horneado del pan de papa 14 Verificar cocción del pan 15 Sacar pan de los hornos 16 Poner en clavijeros 17 Dejar enfriar el pan de papa 18 Sacar de moldes el pan 19 Transporte hacia empacadora 20 Empacado y embolsado 21 Llevar a bodega de producto terminado 22 Almacenado TOTAL CANTIDAD FECHA: OPERACIÓN PROPUESTO PROPUESTO 11 TIEMPO ACTUAL X ACTUAL ALMACENAJE GRAFICA No. __1__ OBSERVACIONES Durante 90 minutos Conseguir temperatura 220º C Duración 20 minutos GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DIAGRAMA PROCESO MIXTO (ACTUAL) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DIAGRAMA PROCESO MIXTO (ACTUAL) Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS UBICACIÓN DE INSTALACIONES Ubicaciones Internas: Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS UBICACIÓN DE INSTALACIONES Ubicaciones Internas: Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ESTÁNDARES DE PRODUCCIÓN Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Diseño de Formas Definición: Consiste en la elaboración de un formato al tomar como base la información recabada, su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, método de llenado, número de copias, procedimiento en donde intervendrá y resultados finales que se deben obtener. Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Diseño de Formas Título: objetivo de la forma Los datos en forma secuencial Calcular el espacio mínimo requerido Vocabulario empleado Tamaño de la forma considerando su archivo Instructivo de llenado: Objetivo de la forma Departamentos que la utilizarán Destino y utilización de las copias Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PROCESO: SOLICITUD DE PERMISO (CASO PRACTICO) SOLICITUD DE PERMISO Fecha de Emisión Nombre del Empledado - Interesado: 1 Codigo Empleado: 3 6 CONDICION FIJO CONTRATADO Teléfono de Extensión: 4 FECHA SALIDA FECHA RETORNO 8 7 Mes Año 5 Departamento: 2 DIAS Día MOTIVO DE LA SOLICITUD 10 9 OBSERVACIONES 11 12 14 13 EMPLEADO – INTERESADO JEFE / SUPERVISOR FECHA: ORIGINAL Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. JEFE DE PERSONAL FECHA: GIDE CURSO: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Resumen: OYM 1.- Una o más funciones especificas. 2.- Departamento o Grupos de Departamentos. 3.- División o Grupo de Divisiones. 4.- Empresa como un todo. Áreas a Revisar Proceso de Evaluación 1.- Estudiar los elementos. 2.- Indagar problemas 3.- Hacer un diagnóstico detallado. 4.- Determinar finalidades y relaciones. 5.- Buscar deficiencias. 6.- Balance Analítico. 7.- Comprobar eficiencia . 8.- Determinar Alternativas. 9.- Precisar Soluciones. 10.- Aplicar el Método de Mejoramiento Elementos a Evaluar 1.- Visión y Misión. 2.- Objetivos y Planes. 3.- Estructura de la Organización. 4.- Políticas, Sistemas y Procedimientos. 5.- Normas de Ejecución 6.- Recursos Humanos y Físicos 7.- Métodos de Control. 8.- Medición de Resultados. Presentación Discusión Verbal de Aspectos Importantes Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L. Informe Escrito de Hallazgos y Recomendaciones Informe Final “El Manual” Vigilancia