Documentos Comerciales

2016
Sic: Documentos Comerciales
4° Año Secundaria Ciclo Superior Profesora
Umaño Silvia
SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
DOCUMENTOS COMERCIALES
Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión
Documentos comerciales: Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión
Son los comprobantes o constancias escritas de las operaciones mercantiles efectuadas por el ente.
Sus funciones son:  Base para la registración contable (función contable),  medio de prueba escrito de los
hechos económicos que respaldan (función jurídica),  elemento de control, individualizando las partes intervinientes y estableciendo responsabilidades (función de control), y  cumplimiento de las exigencias tributarias, laborales y previsionales (función fiscal).
Se deben conservar por el término de diez años desde su emisión.
Se emiten mínimamente por duplicado. Quien los emite conserva el duplicado y entrega a la otra persona
interviniente el original.
Tipos y significado
Documentación utilizada en la operación de compraventa
 Orden de compra o nota de pedido:
Sirve para solicitar mercaderías al vendedor; la emite el comprador.
o Original: Recibimos un pedido de mercaderías de un cliente.
o Duplicado: Hicimos un pedido de mercaderías a un proveedor.
o No se registra porque expresa solo la
intención de comprar.
 Nota de venta: Es la respuesta a una
orden de compra; la emite el vendedor,
quien acepta el pedido. Puede obviarse. o
 Original: Un proveedor respondió 
nuestra orden de compra. 

o Duplicado: Respondimos la orden de compra que nos entregó un
 cliente. o No se registra porque expresa solo la intención de vender. 
 Remito: Acompaña la mercadería en su viaje y permite el control de la misma; lo emite el vendedor, para
 quien sirve como constancia de la entrega de los bienes. 
o Original: Recibimos mercaderías de un proveedor.
 o Duplicado: Enviamos mercaderías a un cliente. 
o Triplicado: Para el transportista. 
o No se registra; usualmente no indica el precio de las mercaderías. 
 Factura: Es la constancia de una compraventa; la emite el vendedor. 
o Original: Compramos (prueba la compra de mercaderías u otros
bienes).
o Duplicado: Vendimos (prueba la venta de mercaderías u otros bienes).
 o Se registra. 
 Nota de débito: Comunica un aumento de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor).
Puede ser por error en menos en la facturación, gastos, fletes, intereses, etc., a cargo del comprador
 (debidos por este al proveedor o vendedor). La emite el vendedor. 
o Original: Le debemos más al proveedor por el concepto que se indica en la nota.
 o Duplicado: Nuestro cliente nos debe más por el concepto indicado en la nota. 
o Se registra. 
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 Nota de crédito: Comunica una disminución de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor).
 Puede ser por error en más en la factu- 
ración, descuentos y bonificaciones,
devolución de mercaderías, etc. La
 emite el vendedor. 
o Original: Le debemos menos al proveedor por el concepto indicado en 
la nota.
o Duplicado: Nuestro cliente nos debe
menos por el concepto indicado en
la nota.
o Se registra.
 Resumen de cuenta: El vendedor o
proveedor informa al comprador o
cliente el detalle de las operaciones
realizadas durante cierto período y el
saldo de la cuenta corriente (deuda del
comprador para con el vendedor) a una
 fecha determinada. 
o Original: Lo recibimos de nuestro
proveedor.
o Duplicado: Entregamos el original al cliente y nos quedamos con el
duplicado.
o No se registra, aunque podría motivar ciertos ajustes contables.
Documentación utilizada para los pagos y cobros
 Pagaré: Es una promesa escrita de pago. Da lugar a un derecho documentado (si lo recibimos) o a una
deuda documentada (si lo firmamos y entregamos), que serán pagados:  en una fecha futura determina- 
da,  al cabo de un período o  a la vista (cuando sea presentado).
o Cuerpo: Si tenemos el cuerpo de un pagaré, un cliente o un deudor documentó
su deuda para con nosotros; tenemos un
documento a cobrar (un derecho de cobro).
o Talón: Es la parte del pagaré que queda
en nuestro talonario de pagarés cuando
entregamos el cuerpo del mismo al proveedor a acreedor. Indica que tenemos una deuda documentada (una obligación a pagar).
o Se registra. (Puede ir acompañado de un recibo).
o Endoso: Quien recibe un pagaré (beneficiario) puede firmar al dorso del mismo y transferírselo a otra
persona. (Solo firma al dorso, con aclaración y DNI o CUIT: endoso en blanco. Fecha, datos personales
del nuevo tenedor, firma con aclaración y DNI o CUIT al dorso: endoso completo).
o Aval: Garantía de que un pagaré será pagado. El avalista se obliga a garantizar el pago del documento.
o Protesto: Acto por el que se deja constancia de que un pagaré no ha sido pagado; se hace ante escribano público. Si se trata de un pagaré sin protesto (o sea, si contiene esa cláusula), el beneficiario o
tenedor puede iniciar juicio de cobro sin realizar el protesto.
 Cheque: Orden de pago librada (emitida) contra un banco en el que tenemos fondos suficientes en una
cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. Sirve para realizar pagos y retirar dinero de la
 cuenta corriente bancaria. 
o Cheque común, al día o corriente: Debe ser presentado en el banco y cobrado dentro de los 30 días de
emitido. Se asimila al efectivo, por lo que lo suele considerar caja (efectivo en la empresa).
o Cheque de pago diferido: El pago del mismo se posterga (difiere) por entre 1 y 360 días; una vez transcurrido ese plazo, hay 30 días para presentarlo al cobro ante el Banco.
o Partes del cheque:



Cuerpo: Si lo tenemos, un cliente o un tercero nos lo entregó para pagarnos; si lo cobramos, tendremos más efectivo. Se puede depositar en cuenta corriente o en caja de ahorro; esto hará aumentar el saldo de la misma. Puede ir acompañado de un talón de cobro (quien se presenta
a cobrar el
cheque en ventanilla conserva este talón y entrega al cajero el cuerpo del documento).
Talón fijo del cheque: Puede o no estar. Si está, queda en nuestra chequera. Indica que entregamos un
cheque a una persona (proveedor o acreedor) para pagarle, lo que nos disminuirá el saldo
de la cuenta
corriente bancaria. Las chequeras suelen tener hojas especiales donde se anotan los depósi
tos efectuados y los cheques emitidos; esas hojas cumplen una función similar al talón fijo.
o Se registra. (Suele ir acompañado de un recibo).
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 Recibo: Constancia de un cobro/pago; lo emite quien recibe el dinero, es decir, quien cobra. Constancia
 de la recepción de efectivo, cheques, pagarés, mercaderías. 
o Original: Hicimos un pago.
 o Duplicado: Cobramos. 
o Se registra. 
Documentación utilizada en las operaciones bancarias
 Boleta de depósito: Se emplea para efectuar un depósito en el banco en una cuenta
corriente o en una caja de ahorro. La rellena el titular de la cuenta bancaria o el
depositante (boleta de depósito). Sellada y
firmada por el cajero del banco, prueba la
 realización del depósito. 
o Original o cuerpo: La presentamos en
el banco para depositar. 
o Duplicado o talón: Hicimos un depósito 
en el banco. Aumenta el saldo de la cuenta por el
depósito.
o Se registra.
La nota de crédito bancaria cumple la misma función. Hoy día también se registran los comprobantes
expedidos por los cajeros automáticos.
 Nota de débito bancaria: El banco se la envía a su cliente (titular de la cuenta bancaria) para indicarle
 que el saldo de la cuenta disminuyó por gastos bancarios, comisiones, pago de servicios e impuestos... 
o Original: Nos la envía el banco. Tenemos menos en la cuenta bancaria puesto que el banco nos descontó el importe de servicios, intereses cedidos, impuestos, etc. 
o Duplicado: Lo conserva el
banco.
o Se registra.
o Algunos bancos no la emiten por separado, sino que la comunican en el resumen bancario; en tales casos, la registración contable se hace sobre la base de dicho resumen.
 Resumen o extracto bancario: Lo emite el banco para informarle a su cliente (titular de la cuenta corriente o caja de ahorro) qué operaciones bancarias se hicieron durante cierto período y el saldo de la
 cuenta bancaria a una fecha determinada. 
o Original: Nos lo envía el banco.
o Duplicado: Lo conserva el banco.
o Registración contable: Puede dar lugar a reconocimiento de depósitos no contabilizados, cheques rechazados, gastos bancarios y otros ajustes contables.
 Certificado de depósito a plazo fijo: Prueba la colocación de dinero en un banco por un plazo determi nado, para obtener un interés. 
o Se registra.
Otros comprobantes
En ciertos casos, los comprobantes no consisten en formularios estándares (tales como las facturas, los remitos, etc.), sino que asumen otras formas.
 Comprobantes internos: El ente puede manejar diferentes comprobantes de uso interno, según su reque rimiento y conveniencia. 
 Minutas contables: Anotaciones escritas sobre alguna situación o hecho, sobre todo cuando no existen
documentos específicos para ello; p. ej.: cálculo del costo de las mercaderías vendidas, resumen de un
 contrato extenso, planteo de ajustes, etc. 
 Contratos: Acuerdos de voluntades que reglan derechos y obligaciones; p. ej., locación de obras, locación
 de servicios, etc. 
 Boletos de compraventa (consistentes en compromisos de compraventa) y escrituras (utilizadas para
 transferencias de inmuebles). 
 Actas de las reuniones de socios o de las asambleas de accionistas: Dejan constancia de aquello que
deciden los socios o accionistas. 
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