Manual Outlook 2003

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Manual Outlook 2003

Rev. 2.0
Grupo Segrove
Julio 2007
Departamento de Sistemas y Tecnología
MICROSOFT OUTLOOK 2003.
TEMARIO.
1. - LOS CONTACTOS.
1.1 Estructura de Microsoft Outlook 2003 ………………………... 3
1.2 Creación y Edición de un Contacto ............................................ 4
1.3 Las Categorías.............................................................................. 4
1.4 Listas de Distribución ................................................................. 6
1.5 Seguimiento de Contactos .......................................................... 7
2.- EL CORREO ELECTRONICO
2.1 Personalización de las vistas ....................................................... 9
2.2 Búsqueda de los Mensajes .......................................................... 12
2.3 Organización de los Mensajes en las Carpetas ........................... 13
2.4 Formatos de Correo Electrónico ................................................. 14
2.5 Aplicar Colores a los mensajes .................................................... 15
2.6 Adjuntar Archivos o Elementos a los Mensajes .......................... 16
2.7 El Borrador .................................................................................. 17
2.8 Las Firmas.................................................................................... 18
2.9 Gestión de los Elementos Enviados............................................. 19
2.10 Archivar los mensajes, Administración de Archivos PST ........ 19
2.11 Compactar Archivos de Datos ................................................... 25
2.12 Reglas y Alertas ......................................................................... 26
3.- TAREAS Y NOTAS
3.1 La Ventana de Tareas .................................................................. 29
3.2 Como Organizar una Tarea .......................................................... 29
3.3 Programar Tareas ......................................................................... 30
3.4 Asignar Tareas ............................................................................. 31
3.5 Administración de Tareas ............................................................ 33
3.6 Configuración de las Opciones de Tarea ..................................... 34
3.7 Las Notas ..................................................................................... 36
3.8 Creación de Notas ........................................................................ 38
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3.9 Configurar el Aspecto de las Notas ............................................. 38
3.10 Administración de las Notas ...................................................... 39
4.- CALENDARIO
4.1.- Las vistas del calendario ........................................................... 40
4.2.- Programar citas y eventos ......................................................... 41
4.3.- Periodicidad de las citas y eventos ............................................ 42
4.4.- Categorías .................................................................................. 44
4.5.- Gestionar las citas ..................................................................... 45
4.6.- Programar el tiempo .................................................................. 46
4.7.- Impresión de calendarios .......................................................... 47
4.8.- Personalizar los estilos de impresión ........................................ 48
5.- SEGURIDAD Y PRIVACIDAD EN EL CORREO
5.1.- Los Virus y los Anexos ............................................................. 49
5.2.- Métodos mas Utilizados para atacar un Sistemas de Correo .... 50
5.3.- Medidas Preventivas Básicas para Evitar Virus........................ 50
5.4.- El Spam ..................................................................................... 51
5.5.- Medidas Preventivas Básicas para Evitar Spam ....................... 51
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LOS CONTACTOS.
1.1 Estructura de Microsoft Outlook 2003
Menus
Barra de Herramientas
Accesos Directos
Panel de Navegación
Panel de Lectura
Mensajes de Correo
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1.2 Creación y Edición de un Contacto.
Para crear una dirección de correo Electrónico, dar clic sobre el acceso directo de
CONTACTS, luego en la pantalla que se despliega dar click en NEW y aparecerá la
ventana de llenado de los datos del Contacto.
Aquí deberás llenar los campos correspondientes para el contacto que se esta dando de
alta. Después de completar el llenado de la información solo resta dar clic en SAVE
AND CLOSE.
1.3 Las Categorías.
Tú puedes guardar los contactos como se vio anteriormente con información tales como
nombre, dirección de correo, teléfono, teléfono casa, etc. También puedes utilizar las
categorías en las cuales puedes asignar al contacto a ellas, esto te dará la ventaja de
organizar por grupos y distinguirlas unos de otros.
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Para poder acceder a las categorías, Abrir el Contacto al cual ingresara a la categoría, al
tener abierto el contacto en la inferior derecha de la pantalla hay un botón que se llama
CATEGORIES, dar clic a ese botón y aparecerán la categorías disponibles así como un
botón para crear personalizadas
Lista de Categorías Disponibles
Lista de las Categorías Maestro, allí se puede crear
categorías personalizadas
Después de escoger la categoría, solo resta dar clic en SAVE AND CLOSE
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1.4 Listas de Distribución.
Es importante tener organización en los contactos, una de las formas que te ahorran
mucho tiempo al crear un mensaje en el cual vienen varios destinatarios es la creación de
listas de distribución, el cual puedes organizar de tal forma que los tienes por
departamento, función o cualquier tipo de forma de identificación de ellos.
Para crear una lista de distribución desde el menú de CONTACTS dar clic en FILE -NEW – DISTRIBUTION LIST
Aparecerá el Cuadro de Captura de DISTRIBUTION LIST.
Donde en NAME será nombre único de la lista y en SELECT MEMBERS escogerás de
tu libreta, los contactos que quieras que sean miembros, al agregarlos dar clic en OK y en
SAVE AND CLOSE.
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1.5 Seguimiento de Contactos.
En las diferentes versiones de Microsoft Outlook puedes utilizar los FOLOW UP para
crear recordatorios de Citas, juntas, llamadas o hasta regresar correos, te pueden servir
también para darle un rastreo o seguimiento a contactos para facilitarte la búsqueda y
tener una respuesta mucho mas rápida..
Para crear un FOLLOW UP a un contacto debes ir a las opciones del contacto,
seleccionarlo y empezar a editarlo.
Donde podrás escoger la actividad que tu requieras la fecha la cual se realizara y la hora,
cuando llegue la hora que se le asignó aparecerá el Recordatorio.
Cerraras Todos los Elementos de la
lista
Abrir el Elemento
Cerrar el Seleccionado
Volver a Recordar dentro
De el tiempo que aparece
En el recuadro
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Para Poder ver los Contactos que tiene el Status con algún FOLLOW UP pendiente
deberás ir al menú de contactos y ordenarlos por FOLLOW UP BY FLAG.
Para Quitar el FOLLOW UP deberás hacer el mismo procedimiento que se hizo para
crearlo pero deberás utilizar el checkmark de CLEAR FLAG.
Para ver las Notificaciones pendientes tendrás que ir al Menú de VIEW – REMINDERS
WINDOWS
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EL CORREO ELECTRONICO
2.1 Personalización de las Vistas.
La versión del Microsoft Outlook 2003 cambio mucho sus vistas con respecto a las
versiones anteriores, unas de las mas notorias es poner el panel de lectura en diferentes
posiciones y tamaños.
Habilitar y Deshabilitar el Panel de Navegación.
En el Menú de VIEW
NAVIGATION PANE,
desaparecerá el Panel de
Navegación, si deseas
aparecerlo de nuevo deberás
irte de nuevo al menú y
volver a darle clic en esa
opción para que aparezca de
nuevo
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Cambiar de posición el panel de lectura.
Para Cambiar de posición el panel de Lectura deberás ir al Menú de VIEW – READING
PANE allí escogerás las opciones siguientes
Panel de lectura en la parte de Abajo (BOTTOM).
Panel de Lectura en la parte derecha (RIGHT).
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Sin Panel de Lectura (OFF).
Utilizar el AutoPreview.
Existe una opción donde tu puedes tener sobre el mensaje una Pequeña Vista Preliminar
utilizando la del Menú VIEW – AUTOPREVIEW
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2.2 Búsqueda de los Mensajes
Es muy común que en nuestro INBOX tengamos una inmensa cantidad de correos, el
cual dificulta rastrear un correo, mas se complica si es mas viejo, normalmente muchas
personas utilizan el irse de uno por uno o al tanteo de cuando se recibió, ignorando por
completo que Outlook 2003 te da una herramienta de búsqueda de mensajes.
Puedes Utilizar la opción de FIND.
Donde LOOK FOR se debe poner el texto que se va a buscar, SEARCH IN aquí debes
especificar en que fólder buscar, dando clic sobre la flecha de opciones te mostrara
diferentes fólder.
De Igual forma se puede hacer en los contactos, tareas, etc.
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2.3Organización de los Mensajes en las Carpetas
Hoy en día se reciben cientos de correos a diario, el cual todo por default te llegan al
INBOX de los cuales son de trabajo, personales, ocio, spam, etc, la mejor forma de
organizar correos es utilizando carpetas que distingan unos correos de otros. Por Default
el Microsoft Outlook te da su estructura de INBOX, CONTACTS, SENT ITEMS,
DRAFTS, JUNK MAIL y otros mas.
List de Carpetas
La mejor forma de organizar sus correos es crear de forma manual carpetas en la cuales
se depositaran los correos ya sea moverlos de forma manual o utilizando reglas de correo
(que se verán mas adelante). Para crear una carpeta se hace de la siguiente forma, click
derecho sobre el fólder (PADRE) que contendrá el nuevo fólder (HIJO) a crear.
PADRE
HIJOS
Llamaremos Padre al fólder que se encuentra arriba en la jerarquía de los fólder e Hijos al
que se encuentra dentro un fólder.
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2.4 Formatos de Correo Electrónico.
Para cambiar el formato de correo electrónico ir al Menú de TOOLS –
OPTIONS – MAIL FORMAT
Formato HTML
Cuando se crea un mensaje en el Outlook, el formato predeterminado es HTML. Este
formato admite numeración, viñetas, alineación, líneas horizontales, imágenes (incluidos
fondos), estilos HTML, diseños de fondo, firmas y vínculos a páginas WEB. Dado que
los programas de correo electrónico más populares utilizan HTML, este es el formato
mas utilizado.
Formato Plain Text
Todos los programas de correo electrónico son capaces de interpretar el texto sin formato.
Puede configurar Outlook para que solo abra mensajes de texto sin formato. Sin embargo
el texto sin formato no admite fuentes en negrita, cursiva, fuentes con color ni otros
formatos de texto. Tampoco admite imágenes mostradas directamente en el cuerpo del
mensaje (aunque puede admitirlas como datos adjuntos).
Formato Rich Text
El formato de Rich Text (RTF) es un formato de Microsoft que solo pueden interpretar
los siguientes programas de correo electrónico: Cliente de Microsoft Exchange versions
5.0 y 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook XP, Outlook 2000, Outlook 98 y
Outlook 97. RTF admite formato de texto, como viñetas, alineación, etc. Outlook
convierte automáticamente mensajes RTF a HTML cuando se envían a un destinatario de
Internet para que el formato se mantenga y los datos adjuntos se reciban correctamente.
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Elegir editor de Mensajes.
Se recomienda utilizar el editor de Outlook y no utilizar el Word como editor de
mensajes, debe estar desmarcada la opción de utilizar el Word como editor
2.5Aplicar Colores a los mensajes.
Las versiones de Microsoft Outlook traen consigo la característica de organizar los
mensajes con colores para distinguirlos de otros por ejemplo si te llegan de un cliente
importante le puedes agregar color Rojo por decirlo así. Para ver la opción de
ORGANIZE debes irte al menú de TOOLS – ORGANIZE
Para empezar a Aplicar los colores deberás tener seleccionado uno o varios correos.
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Ya que tengas seleccionado el correo o los correos debes escoger el Color que deseas
que tengan los correos seleccionados, darle clic en APPLY COLOR, si deseas que los
mensajes que vengan solamente a ti puedes utilizar la opción SHOW MESSAGES
SENT ONLY TO ME IN, darle clic en TURN ON
Entonces veras en el color seleccionado los mensajes que escogiste...
2.6 Adjuntar Archivos o Elementos a los Mensajes.
En ocasiones no solo debemos enviar el puro mensaje habrá necesidad de adjuntar
archivos anexos tales como imágenes, archivos de Word, Excel o elementos tales como
otro correo, una nota, una tarea, etc.
Archivo Adjunto.
Para enviar un archivo adjunto debes crear un nuevo mensaje y dar clic sobre el icono del
Clip.
Elemento.
Para adjuntar un elemento debes irte al menú de INSERT – ITEM
En este Ejemplo se anexara una Nota como elemento, solo se seleccionara y dar click en
OK.
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2.7 El Borrador
Existen veces que creas un correo pero no lo quieres enviar en el momento que lo
escribes por diversas razones, Microsoft Outlook por default tiene un fólder llamado
DRAFTS donde se guardaran todos los correos que no se han enviado.
Para enviarlo de nuevo hay que irse al fólder DRAFTS, abrir el mensaje y darle clic al
botón SEND.
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2.8 Las Firmas.
Una firma de correo electrónico consta de texto o imágenes que se agregan
automáticamente al final de los mensajes de correo electrónico salientes. Puede crear
firmas personalizadas para los distintos tipos de destinatarios. Por ejemplo, puede usar su
nombre de pila para los mensajes dirigidos a sus amigos y familiares, y su nombre
completo y su dirección de correo electrónico para los mensajes relacionados con los
negocios. Asimismo, puede usar una firma para agregar texto "repetitivo", como una
explicación de cómo desea que los destinatarios respondan a sus mensajes. Puede
especificar una firma distinta para cada cuenta de correo electrónico.
Crear Firmas de Correo.
Ir al Menu de TOOLS – OPTIONS – MAIL FORMAT – SIGNATURES
Aparecerán el cuadro de dialogo de firmas
Firma disponible
Editar firma disponible
Borrar Firma Disponible
Crear firma disponible
Vista Previa
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Puedes tener Múltiples firmas. Nota para crear firmas mas presentables con colores,
imágenes, formato y otras cualidades, tienes que utilizar el formato de texto HTML o
RTF que se explico anteriormente, si utilizas el PLAIN TEXT te limitara a texto plano
sin presentación alguna.
2.9 Gestión de Elementos Enviados.
Una de las cosas importantes de la administración de tu Outlook es la de tener los
correos que envías de una forma que los puedas encontrar de forma rápida, para eso te
puedes auxiliar de ciertas herramientas tales como la utilización de colores, creación de
reglas (se verán mas adelante), Archivar por segmentos de fechas (se verán mas
adelante).
2.10 Archivar los Mensajes, Administración de Archivos PST.
Los mensajes de Outlook se pueden guardar dentro su propio equipo en un archivo de
almacenamiento personal (PST). Puede hacerlo siguiendo dos rutas: carpetas personales o
archivadas.
Almacenar en un PST ofrece cuatro grandes ventajas.
•
Menos elementos innecesarios Si almacena casi todo en una ubicación
independiente, podrá concentrarse en los mensajes que realmente necesita tener
delante de usted.
•
Menos volumen Los archivos PST se pueden comprimir, lo que constituye un
modo eficaz de almacenar mensajes. Al destinar menos espacio en disco para
ellos, tendrá más espacio para usted.
•
Más movilidad Los archivos PST se pueden mover de un equipo a otro y usted
puede almacenarlos fácilmente en un CD. Los puede almacenar en un equipo que
comparta con otras personas y asignar una contraseña para controlar mejor quien
tiene acceso a los mensajes.
Para diferenciar entre PERSONAL FOLDERS Y ARCHIVE FOLDERS debemos ver
la siguiente ilustración:
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Personal Folder, es lo que contiene los fólder que
se están usando, tales como INBOX, SENT ITEMS,
etc.
Archive Folder, aquí se encuentran todos los
elementos que se archivaron, conservando la
estructura lleva de origen, El tamaño del archivo ya
se incrementara al menos que manualmente le
agregues elementos y de allí mismo podrás
reenviarlos.
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Utilizar la opción de Auto archivar.
Esta opción es la mas sencilla y casi no requiere la intervención del usuario, solamente
seleccionas los fólder que desees que se auto archiven y el rango de días y solo lo estará
haciendo, dependiendo los días que se seleccionen. Para ir a la configuración de
AUTOARCHIVE hay que ir al Menu de TOOLS – OPTIONS – OTHER –
AUTOARCHIVE.
La opción de RUN AUTOARCHIVE EVERY DAYS significa cada cuando se
ejecutara el auto archivado, PROMPT BEFORE AUTOARCHIVING RUNS te
preguntara cada vez que se ejecute, CLEAN OUT ITEMS OLDER THAN {MONTHS
,DAYS ,WEEKS} es el tiempo que tomara hacia ataras para archivar.
Por default solo el fólder de SENT ITEMS se auto archiva, la siguiente pantalla explica
como marcar como auto archivado, los fólder que se deseen agregar.
Seleccionar el fólder deseado, botón derecho al Mouse, clic a PROPERTIES, clic a la
pestaña de AUTOARCHIVING, escoger la opción de ARCHIVE ITEMS IN THIS
FOLDER USING THE DEFAULTS SETTINGS.
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Click en APPLY y OK.
Utilizar la opción de Archivar Manualmente.
Anteriormente hablamos de archivar automáticamente utilizando las configuraciones que
te ofrece el Outlook, aquí explicaremos como hacerlo manualmente que es la forma mas
recomendada la única desventaja que implica este método es que requiere la intervención
humana. Para hacer esto nos iremos al Menú, clic en ARCHIVE.
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Donde:
•
•
•
•
La opción de ARCHIVE THIS FOLDER AND ALL SUBFOLDERS
agarrará el fólder PADRE y todos su Subfolder (Hijos)
ARCHIVE ITEMS OLDER THAN, en esta opción debes escoger desde donde
empezara a archivar los elementos o fólder, ejemplo: si escoges 01/ENE/07 tu
archivo tendrá los elementos del 31 de Diciembre del 2006 para atrás.
INCLUDE ITEMS WITH DO NOT AUTOARCHIVE CHECKED,
seleccionar esta casilla para que tome absolutamente todos los fólder
seleccionados.
ARCHIVE FILE, escoger la ruta donde guardaras el archivo, preferentemente en
un fólder fácil de encontrar.
Al dar clic en OK el proceso empezara, va a tardar dependiendo de la cantidad total de
correos que vaya a archivar.
Para acceder al archivo creado para que consultes correos viejos por si necesitas
reenviarlos deberás irte al Menú de FILE – OPEN -- OUTLOOK DATA FILE. Te
saldrá el explorador de Windows para seleccionar el archivo que se desea abrir.
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Se mostrara en el PANEL DE NAVEGACION otro archivo.
Aquí podrás hacer lo que se requiera, ya que lo desocupes
es recomendable cerrarlo, le debes dar click derecho al
archivo y escoger CLOSE “NOMBREDEARCHIVO”
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2.11 Compactar Archivo de Datos.
Después de terminar el proceso de Archivar es muy importante compactar el archivo,
debido a que el tamaño total del archivo creado sigue existiendo en el Personal Folder,
Por ejemplo: si tu Personal Fólder mide 800 Mb y tu archivo creado mide 200 Mb, esos
200 Mb siguen estando en el Personal Fólder aunque sea espacios en blanco, en este
caso se cocedera a compactar para que el archivo llegue a su tamaño real, 600 Mb en este
caso.
Para empezar el proceso de compactación se debe escoger el Personal Fólder (lo
identificaras porque tiene una pequeña casita de icono) darle click derecho al Mouse,
PROPERTIES – ADVANCED – COMPACT NOW
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Este proceso tarda dependiendo de la cantidad en Mb que le quitaste, puede ser cancelado
cuando se desee, y reanudarlo después. Para saber cuando termina el proceso
simplemente se desaparece el botón de COMPACT NOW.
2.12 Reglas y Alertas.
La mejor forma de administrar los correos y mantenerlos ordenados es utilizando Reglas
o Alertas, Microsoft Outlook te da la facilidad de crear tus reglas personalizadas para que
por ejemplo redirecciones correos de personas a su fólder correspondiente o que te mande
un sonido cuando lleguen o situaciones así.
Para crear una regla es muy sencillo, puedes crearla desde el Asistente o crearla
manualmente. Para crear una regla basta con seleccionar el mensaje de la persona
requerida, clic derecho y luego clic en CREATE RULE.
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Y aparecerá el cuadro de Dialogo para crearla,
Donde:
• From “nombre de la persona que envía”, es la forma en que identificara de
quien viene el correo,
• Subject Contains, si quieres que el correo sea identificado por subject, utilizar
esta opción
• Sent to, escoger esta opción cuando quieras que sea identificado cuando se envía
a la persona que te despliega el combo box.
• Display in the New Item alert Windows, te mandara una alerta Como Pop Up
• Play a selected Sound, sintonizara el archivo de audio que puedes seleccionar en
el botón de BROWSE
• Move e-mail to fólder, esta opción es la que mas se recomienda, lo va a mover al
fólder que puedes elegir con el botón Select Folder
Al dar click al botón OK, te mandar un mensaje diciéndote que ya fue creada y además
que si deseas ejecutarla en ese momento.
Y este es el proceso de crear reglas, ojo, porque si creas una repetida Microsoft Outlook
no te validara si existe una regla semejante.
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Para revisar y editar reglas deberás irte al menú de TOOLS – RULES AND ALERTS
Desplegara la ventana donde se encuentran todas las reglas, si existe una con un
paréntesis al final y con un número es que esta repetida, habrá que seleccionarla y
borrarla...
Para cambiar una regla habrá que seleccionarla y darle clic en CHANGE RULE – EDIT
SETTINGS, allí escogerás la que mas te convenga.
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TAREAS Y NOTAS
3.1 LA VENTANA DE TAREAS
Hay Distintas vistas para ver la ventana de tareas:
Simple Tasks, Detailed List, Active Task, Next Seven Days, Overdue Tasks
By Category, Assignment, By Person Responsible, Completed Tasks, Task Timeline.
3.2 COMO ORGANIZAR UNA TAREA.
Simple Tasks: Vemos la lista de tareas de manera simple.
Detailed List: Lista de Tareas detallada
Tareas Activas: Solamente tareas las que están asignadas como en progreso.
Siete Días Siguientes: Vemos en la lista de tareas las tareas que tengamos siete días
después de la fecha actual.
Overdue Tasks: Tareas que han pasado la fecha de vencimiento
By Category: Si le haz asignado categoría las organiza si no la pone por default que no
tienes categoría.
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Assignment:
By Person Responsible: El creador de la tarea.
Completed Tasks: Tareas que fueron Terminadas.
Task Timeline: La Lista tendrá la línea del tiempo en el cual tienes tu tarea programada.
Ejemplo de Vista, By Person Responsible.
3.3 PROGRAMAR TAREAS
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Ya que tenemos Inicio de tarea, Estado, Prioridad, % Completo, Vencimiento de Tarea.
En el botón de Grabar y Cerrar, Grabaremos la tarea recién hecha o podemos Asignarla la
tarea en el botón de Assign Tasks.
3.4 ASIGNAR TAREAS.
Al asignar una tarea le damos en el botón Send, automáticamente se graba en nuestra lista
de tareas pero con el propietario es al cual le enviamos la tarea y el destinatario deberá
aceptar la tarea.
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Tenemos la Opción de que la tarea que programemos sea de manera recurrente, en este
ejemplo es una vez a la semana y serian los sábados la tarea, y se recreara cada sábado de
manera infinita ya que no asignamos cuantas veces lo hará.
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3.5 ADMINISTRACION DE TAREAS
Al borrar nosotros una tarea que sea repetitiva, tenemos la opción de borrar o toda la
tarea o solo lo repetitivo de la tarea.
A una regla ya creada podemos marcar como completada antes de su fecha de
finalización, Asignar una tarea, Agregarla a una categoría pre-definida o crear una nueva.
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3.6 CONFIGURACION DE LAS OPCIONES DE TAREA
Para accedes a las opciones de configuración de la lista de tareas debes utilizar las barras
de menús, en TOOLS, OPTIONS, Pestaña de Preferente, TASK OPTIONS.
Podemos personalizar las atrasadas y completas para que escojan el color deseado de
cómo se va a presentar en la lista de tareas.
Las tareas se pueden imprimir de dos maneras con TABLE STYLE y MEMO STYLE.
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TABLE STYLE imprimen todas las tareas que se tienen en la lista de tareas y la MEMO
STYLE se imprimen tarea por tarea.
TABLE STYLE Ejemplo.
MEMO STYLE Ejemplo
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3.7 LAS NOTAS
Hay distintas formas en la cual se puede ver las notas que has grabado.
Icono.- Iconos Grandes, Iconos Pequeños, Forma de Lista.
Lista.- Muestra en forma detallada las notas, muestra atributos como categoría y color.
Últimos siete Días.- Muestra las notas que han sido creadas los últimos siete días.
Por Categoría.- Muestra Organizada por la categoría que asigna a la Nota.
Por Color.-Muestra Organizado por Colores.
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Ejemplo Por Categoría.
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3.8 CREACION DE NOTAS.
Para crear una nota le damos clic en New Automáticamente aparecerá esta ventana.
El primer renglón que se escriba en ella lo va a tomar como el nombre de la nota. Lo
demás se podrá ver al dar doble clic en la nota o Organizar por Lista.
3.9 CONFIGURAR EL ASPECTO DE LAS NOTAS
Al tener creadas las notas las podemos editar de distintas maneras.
Sobre la nota oprimimos botón derecho del Mouse y nos mostrara la siguiente pantalla.
Estando allí tenemos varios opciones, cambiar el color a la nota, cambiar de categoría la
Nota, Imprimirla, Borrarla, Enviarla por correo y abrirla.
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3.10 ADMINISTRACION DE LAS NOTAS
Las notas de Outlook vienen con una configuración predeterminada, pero esta
configuración puede ser adaptada a tu gusto.
Para acceder a las opciones de configuración de las notas debes acceder mediante la barra
de menús en TOOLS y después pulsar sobre OPTIONS, dentro de la pestaña
PREFERENCE existe un botón denominado NOTES OPTIONS...
Allí Podemos cambiar tanto el color de las notas como el tamaño. Dentro de la pestaña
damos clic en el botón FONT nos aparecerá una ventana como la que tenemos en el lado
derecho allí podemos editar la letra tanto el tamaño, tipo y estilo de la letra.
Todos estos cambios se verán reflejado al crear una nueva nota ahora estos cambios serán
los predeterminados.
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CALENDARIO
4.1 LAS VISTAS DEL CALENDARIO
Al dar clic sobre el acceso directo, aparecerá la barra de Calendario, y al lado derecho
aparecerá la vista del Calendario.
Hay Distintas Vistas que se le pueden asignar un calendario.
Día.- Mostrara en la pantalla las horas de todo el día.
Semana Laboral.- Solamente mostrara los Días de Lunes a Viernes.
Semana.- Mostrara la Semana de la fecha actual.
Mes.- Mostrara el Mes de la fecha actual.
En la parte inferior podrá ver el ejemplo de Semana Laboral.
Vamos a ver cómo podemos planificar una cita y añadirla a nuestro calendario. Para ello
vamos a ver las distintas variantes para añadir una nueva cita.
Podemos añadir una cita simple o bien una cita completa.
Para añadir una cita simple debemos seleccionar el día del calendario situado arriba a la
derecha y después sobre el planning de horas del día hacer clic en el intervalo en el que
queremos añadir la cita y seguidamente solo nos queda escribir el texto de la cita, por
ejemplo "Cita con el dentista".
Si queremos añadir una cita más completa, con alarma, con etiqueta de importancia,
etc., deberemos entrar en la ventana de la Cita.
Para abrir esta ventana tenemos varias opciones:
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Haciendo doble clic en el intervalo de tiempo, o pulsando con el botón derecho del ratón
sobre el intervalo de tiempo y escogiendo la opción Nueva cita del menú Pop-up,
o seleccionando el intervalo de tiempo y pulsando sobre el botón Nuevo de la barra de
botones del calendario.
4.2 PROGRAMAR CITAS Y EVENTOS
La ventana de Cita
En la imagen de abajo podemos ver la pantalla de creación de una nueva cita, vamos a
explicar un poco más en detalle cada parte de la pantalla en sí misma
Los campos de la cita
Subject: En este campo debemos indicar el tema de la cita. Por ejemplo "Cita Dentista".
Location: En este campo especificamos donde ocurrirá la cita prevista. Por ejemplo
"localidad o calle del dentista".
Start Time y End Time: Aquí especificamos la fecha y la hora de Comienzo y Fin de la
cita. Existe un cuadro de verificación para indicar si es Todo el día y así no tener que
rellenar las horas.
Reminder: Aquí podemos indicar que nos avise con el sonido predeterminado o pulsando
sobre
podemos escoger el fichero de audio que deseemos se ejecute cuando llegue
el momento.
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En Show Time as: podemos especificar cómo se mostrará la hora en el calendario (libre
(Free), provisional (Tentative), no disponible (Busy), fuera de oficina (Out of Office).
En Label: podemos escoger el color de la etiqueta según la importancia o la clasificación
de la cita (Importante (Important), Trabajo (Work), Personal…..).
Eliminar una cita
Para eliminar una cita, porque nos hayamos equivocado o porque ya ha pasado, tenemos
diversas opciones:
 Seleccionamos la cita y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella y
pulsamos sobre la opción Eliminar.
 Seleccionamos la cita y pulsamos sobre la tecla Delete del teclado

Seleccionamos la cita y hacemos clic sobre el botón
calendario.
de la barra de botones del
4.3 PERIODICIDAD DE LAS CITAS Y EVENTOS
Podemos acceder a la cita recurrente haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el
intervalo de tiempo donde deseemos anotar la cita damos clic en NEW RECURRING
APPOINTMENT.
Después saldrá la pantalla siguiente.
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En este caso vemos que hemos señalado una cita Semanal durante los viernes desde las
10:00 a.m. a las 10:30 a.m. y hemos indicado que finalice cuando haya pasado 10
veces.
Al pulsar sobre el botón Aceptar guardamos y cerramos la ventana, y al salir de esta
ventana volvemos a la pantalla anterior donde redactamos la cita, podemos apreciar
algunos cambios con respecto a la pantalla normal de creación de una nueva cita se puede
ver lo que esta sombreado en Azul.
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Eliminar citas periódicas
Hemos visto cómo podemos eliminar una cita corriente, y por supuesto una cita periódica
también puede ser eliminada. Se debe hacer igual que con una cita normal, seleccionar la
cita y darle a eliminar de una de las tres formas que hemos visto con las citas normales.
Pero este tipo de citas tiene dos opciones de borrado.
Eliminar esta repetición: Que significa que elimina la cita seleccionada ese día en
concreto, pero mantiene el resto de citas que pertenezcan al mismo evento
Eliminar la serie: Que significa que elimina la cita seleccionada y el resto de citas
repetitivas del mismo evento.
Una vez elegida la opción de eliminación debemos pulsar sobre Aceptar y la cita
periódica se habrá eliminado.
4.4.- CATEGORIAS
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Las Citas ya creada y por crear se le pueden asignar categorías solamente se le da clic al
botón Categories y aparecerá la pantalla de Categories que se ve en la parte inferior de la
hoja actual.
4.5 GESTIONAR LAS CITAS.
Copiar una cita puede ser bastante útil, por ejemplo después de haber registrado una cita
surge que debemos repetirla otro día de la semana o del mes, pero no queremos hacer una
cita periódica ni volver a redactarla. Pues simplemente la copiamos y listo.
Pero antes de hacer nada, debemos cambiar la vista del planning para poder ver el mes
completo. Para hacer esto debemos ir al calendario del mes que deseemos (situado en la
parte izquierda) y pulsar sobre la fila de los días de la semana (la primera fila donde
aparecen las iniciales de los días de la semana.
Al hacer esto vemos que el planning cambia de forma que ahora podemos ver el mes
completo en recuadros, con las citas previstas para cada día del mes.
Bien ahora que ya tenemos acceso a todos los días del mes podemos hacer una copia de
la cita que tenemos el día 19 con el dentista.
Vamos a copiarla también el día 25, para hacer esto debemos seleccionar la cita y
manteniendo pulsada la tecla Ctrl del teclado arrastrarla a la casilla del día 25.
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4.6 PROGRAMAR EL TIEMPO
Para acceder a las opciones de configuración del calendario debes acceder mediante la
barra de menús en TOOLS y después pulsar sobre OPTIONS y dentro de la pestaña
PREFERENCES existe un botón denominado CALENDAR OPTIONS…
Al pulsar en el botón CALENDAR OPTIONS... se abre el cuadro de diálogo
CALENDAR OPTIONS que podemos ver a continuación y donde podremos cambiar la
configuración de nuestro calendario.
En la primera sección de esta pantalla podemos especificar la Semana laboral del
Calendario desde los días que se trabajan (marcando su casilla de verificación) hasta el
horario. Aquí podemos personalizar nuestra semana de trabajo por default esta de Lunes a
Viernes pero si hay una persona que trabaja de Lunes a Sábado se puede hacer la
configuración. Incluso el Horario.
En la segunda sección podemos entre otros, cambiar el color de fondo del calendario,
agregar los días no laborables de un país en concreto en nuestro caso agregamos a
México y en el Calendario se verán todos los Días Festivos de México.
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4.7 IMPRESIÓN DE CALENDARIO
Para imprimir una cita en concreto debemos hacer clic sobre la cita con el botón
derecho del ratón y pulsar sobre la opción Imprimir, directamente mandará la cita a la
impresora que tengamos conectada a nuestro equipo.
Si queremos imprimir el calendario completo de nuestras citas, por semanas, meses o
de otra organización debemos seleccionar la carpeta del calendario y pulsar sobre
de
la barra de herramientas, nos aparecerá una ventana como la que vemos en la imagen
inferior, en la que podemos seleccionar el estilo de la impresión entre otras características
de impresión.
Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestro ordenador, en Nombre: podemos
elegir la impresora donde queremos que escriba.
En el botón Propiedades podemos por ejemplo indicar si queremos que escriba en color
o Banco y negro, o podemos elegir la calidad de la letra
También podemos seleccionar el Estilo de impresión entre otras características de
impresión.
En el botón Configurar página podemos definir con más detalle el estilo de impresión,
podemos definir el tipo de papel que se va a utilizar, definir márgenes y encabezados,
etc.
Antes de imprimir podemos obtener una vista previa de las páginas que vamos a imprimir
pulsando sobre el botón Vista previa y nos aparece una pantalla con el formato de
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impresión seleccionado, dependiendo de la periocidad del calendario (diario, semanal,
mensual...) tendrá un formato u otro.
Por defecto en la vista previa se ve la hoja de impresión completa con las opciones típicas
de vista previa como Configurar página, Imprimir, Cerrar, etc.
Para salir de la vista previa y volver al cuadro de diálogo Imprimir hacemos clic en el
botón Cerrar.
Una vez completada la configuración de impresión, para que imprima debemos pulsar
sobre Aceptar.
4.8 PERSONZALIZAR LOS ESTILOS DE IMPRESION
Dentro de las opciones de impresión nosotros podemos personalizar nuestra impresión,
podemos observar en las pantallas de abajo que se ha escogido el estilo por mes, como se
puede observar en la impresión, podemos incluir las tareas en nuestra impresión,
restringir que no se impriman los fines de semana, escoger el tipo de Fuente que usted
desee para la impresión.
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SEGURIDAD Y PRIVACIDAD EN EL CORREO.
5.1 Los Virus y Los Anexos.
El enorme crecimiento en la adopción del correo electrónico a lo largo de los años ha
venido acompañado por el desarrollo de código malicioso, es decir, virus y ataques de
correo. El SMTP se ha convertido para hackers y crackers en una forma sencilla y
extendida de distribuir código dañino en la red local. Las redes corporativas han sido
sembradas de gusanos y virus, así como de crackers, a través del protocolo de correo. Un
cortafuego típico no puede proteger contra tales ataques de correo electrónico,
simplemente porque no analiza el correo, ni su contenido.
Como los mensajes de correo pueden incluir archivos adjuntos, los hackers pueden
enviar archivos infectados y esperar que el destinatario lo abra. Este método utiliza
ingeniería social (ofrecer confianza engañosa al usuario) para impulsar al usuario final a
ejecutar el archivo. Además hay otros métodos que permiten a un experto, y
posiblemente maligno cracker, incluir código en el correo y ejecutar automáticamente
aplicaciones a medida, mientras el usuario final lee el texto del correo. Tales problemas
ocurren desde que se utiliza el HTML en los correos y ha sido aprovechado por célebres
gusanos como KaK worm, BubbleBoy virus o el Nimda y más recientemente con
MyDoom, Sasser o Netsky.
5.2 Métodos mas Utilizados para Atacar un Sistema de Correo.


Archivos Adjuntos con Contenido Malicioso. Melissa y LoveLetter fueron
algunos de los primeros gusanos que ilustraron el problema de los archivos
adjuntos de correo y la confianza. Hicieron uso de la confianza existente entre
amigos o conocidos. Si se recibe un archivo adjunto de un amigo que dice que se
abra, hay que tener cuidado. Esto es lo que ocurre con Melissa, SirCam y muchos
otros gusanos similares. Además, tales gusanos suelen enviarse a si mismos
usando la libreta de direcciones de la víctima, correos antiguos, páginas Web
almacenadas en la caché de la máquina local, y métodos similares.
Los autores de virus ponen mucho énfasis en solicitar a la víctima la ejecución de
los archivos adjuntos. En consecuencia, utilizan nombres atractivos a los archivos,
como SexPic.cmd y yo.pif.
Sobre todo hay que desconfiar de archivos que tengan la extensión .pif, .exe, .scr,
.cmd, etc...
Correos HTML con Scripts Incrustados. Hoy en día, todos los clientes de
correo pueden enviar y recibir correo HTML. Esto puede provocar la ejecución de
scripts HTML, tales como JavaScript y ActiveX. Outlook y otros productos que
usan componentes de Internet Explorer para visualizar los correos HTML, lo que
significa que heredan los problemas de seguridad encontrados en Internet
Explorer. Estas vulnerabilidades se pueden aprovechar mediante correo para
penetrar en las redes corporativas, diseminando los peligrosos gusanos, y
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activando la ejecución de funciones del sistema, como, por ejemplo, leer, escribir
y borrar archivos.
Los virus de correo BubbleBoy y HapTime utilizan correo HTML para evitar las
medidas de seguridad e infectar los ordenadores. Estos gusanos usan scripts
HTML para aprovechar los agujeros de seguridad en Outlook e Internet Explorer,
haciendo que el código malicioso se ejecute inmediatamente cuando se abre el
correo que se visualiza en el panel de vista previa.
Estos gusanos no usan archivos adjuntos, y muchas soluciones de filtrado de
correo, que sólo actúan checando archivos, fallan en la protección de este peligro.
El éxito y la distribución de gusanos que se aprovechan de scripts HTML,
dependen del número de hosts vulnerables más que de tácticas de ingeniería
social. Esto significa que, una vez el correo ha sido descargado por el cliente, solo
las necesarias precauciones - es decir, un cliente de correo constantemente puesto
al día - pueden prevenir la infección. Mientras que estas mínimas precauciones
son posibles en un entorno doméstico, los administradores de redes corporativas
se encuentran ante una odisea para mantenerse actualizado.
5.3 Medidas Preventivas Básicas para Evitar Virus.
Lo más importante para combatir los virus es disponer de un antivirus que nos ofrezca
garantías y más importante aún que esté actualizado. De nada nos sirve haber comprado
el mejor antivirus el año pasado si no podemos actualizarlo, pues corremos un grave
peligro de contaminación. Diariamente surgen nuevos virus o transformaciones de otros
que están en vigor.
Así pues, se recomienda disponer de un antivirus y lo más actualizado posible (como
mínimo una vez por semana debería ser actualizado si no se Auto actualiza diariamente),
tener actualizado Windows con los Packs de seguridad que actualizan las
vulnerabilidades de Internet Explorer y MS Outlook. Para realizar esta actualización
debe ejecutar Windows update que se encuentra en la barra de inicio de Windows.
Además de esto recomendamos los siguientes pintos.
No abrir correos de desconocidos.
Incluso si es conocido desconfiar y fijarse bien en el Asunto, pues la dirección del
remitente es fácilmente falsificable.
Mucho cuidado con los adjuntos, si no tenemos idea de lo que puede ser no abrirlos.
Y de los que creamos que no puedan ser dañinos guardarlos al Disco Duro y pasarles el
antivirus antes de abrirlos.
Si tenemos la certeza de que estamos contaminados con un virus que se propaga por
nuestra libreta de direcciones, avisar lo antes posible a todos nuestros contactos.
Desactivar la vista previa, para evitar que se ejecuten automáticamente archivos adjuntos
con código dañino.
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5.4 El Spam.
'Spam' es la palabra que se utiliza para calificar el correo no solicitado con fines
comerciales o publicitarios enviado por Internet. Inicialmente Internet no permitía su uso
comercial, pero ya se ha comprobado que el uso comercial es el que sostiene su
infraestructura. Por lo tanto, la definición en ese entonces se refería exclusivamente a
"correo no solicitado" y tenía implícito que no era comercial. Hoy con el uso comercial,
este correo no solicitado se puede separar en el comercial, o sea el que quiere venderle
algo, y el informativo, que le informa de un evento u ofrecimiento que no implica un
desembolso económico para el receptor.
La definición que se propone para ser usada es la de " Información comercial no
solicitada”.
Actualmente nosotros recibimos por mes un promedio de 500000 correos Spam que logra
capturar nuestros servidores de correo, sin contar con los que logran filtrarse a su
INBOX.
5.5 Medidas Preventivas Básicas para Evitar SPAM.
Hoy en día el SPAM es el pan de cada día, por mas sofisticados que sean los filtros de los
sistemas Anti Spam Corporativos el correo no deseado sigue evolucionando y sigue
encontrando la forma de entrar a tu INBOX.
Estas son unas de las recomendaciones para evitar la saturación de Correos SPAM:






Jamás dejes tu correo en paginas de promoción que sospeches que no tengan
buena reputación.
Si te llegas a inscribir en listas de promoción y te ofrecen darte de baja, no lo
hagas, empeorara el asunto
No se ha comprobado que compañías regalen dinero por pasárselo a 10 contactos
tuyos o caso similares.
Si te llega un correo que no conoces de quien es, si trae símbolos raros, si te dice
que te quiere o que te promocione algo, lo mas seguro es de que es SPAM o
contiene algún tipo de Virus.
No expongas tu información personal en páginas de mala reputación.
Coherencia en la información
Existe una herramienta que viene con Microsoft Outlook, un filtro AntiSpam, que muy
seguido se actualiza en sus computadoras para detectar los nuevo tipos de SPAM.
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Como funciona el filtro de correo electrónico no deseado (JUNK MAIL).
El Filtro de correo electrónico no deseado evalúa los mensajes entrantes en función de
varios factores, incluida la hora a la que se envió el mensaje y su contenido. El filtro no
singulariza ningún remitente o tipo de mensaje en particular, sino que analiza cada
mensaje en función de su contenido y estructura para detectar si es probable o no que se
trate de correo no deseado. El Filtro de correo electrónico no deseado está activado de
forma predeterminada y el nivel de protección se establece en Bajo. Este nivel se ha
diseñado para detectar el correo no deseado más obvio. Puede hacer el filtro más agresivo
cambiando el nivel de protección.
Carpeta JUNK MAIL.
Los mensajes que captura el Filtro de correo electrónico no deseado se mueven a una
carpeta especial, Correo electrónico no deseado. Es una buena idea revisar los mensajes
de la carpeta JUNK MAIL de vez en cuando para asegurarse de que no hay mensajes
legítimos que desea ver. Si son legítimos, puede devolverlos al INBOX marcándolos
como correo deseado. También puede arrastrarlos a cualquier carpeta..
Listas del Filtro de correo electrónico no deseado.
Aunque el Filtro de correo electrónico no deseado filtra automáticamente los mensajes
entrantes, es posible controlar qué se considera correo no deseado y qué no utilizando las
Listas del filtro de correo electrónico no deseado. Estas listas permiten autorizar o
bloquear los mensajes que llegan de direcciones de correo electrónico y dominios
específicos.
Hay 4 listas del filtro de correo electrónico no deseado:
Safe Senders
Safe Recipients
Blocked Senders
International
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Safe Senders
Si el filtro marca erróneamente un mensaje como correo electrónico no deseado, puede
agregar el remitente de ese mensaje a la lista de remitentes seguros. Los mensajes
procedentes de las direcciones de correo electrónico y nombres de dominio de la lista de
remitentes seguros nunca serán considerados correo electrónico no deseado, con
independencia de su contenido.
Safe Recipients.
Si pertenece a listas de distribución o de correo, puede agregar sus nombres a la Lista de
destinatarios seguros para que todos los mensajes que envíe a estas direcciones de correo
electrónico o nombres de dominio no se traten nunca como correo electrónico no
deseado, con independencia del contenido del mensaje.
Blocked Senders.
Puede bloquear fácilmente los mensajes de un remitente específico agregando la
dirección de correo electrónico del remitente o un nombre de dominio a la lista de
remitentes bloqueados. Cuando agregue el nombre o la dirección de correo electrónico de
un remitente o una dirección de correo electrónico a esta lista, Outlook moverá los
mensajes entrantes a la carpeta Correo electrónico no deseado. Los mensajes de
personas o nombres de dominio de esta lista siempre se tratan como correo electrónico no
deseado, independientemente del contenido del mensaje.
Internacional.
Para bloquear los mensajes de correo electrónico no deseados procedentes de otro país o
región, puede agregar códigos de país o región a la Lista de dominios internacionales de
nivel superior bloqueados.
Esta lista permite bloquear direcciones de correo electrónico que acaben en un dominio
de nivel superior especificado. Por ejemplo, si se activan las casillas de verificación CA
[Canadá], US [Estados Unidos] y MX [México] de la lista, se bloquearán los mensajes
de las direcciones de correo electrónico que acaben en .ca, .us y .mx. En la lista aparecen
códigos de países y regiones.
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Manual Outlook 2003

Transcripción

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