PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE PAGO

RREM- HOJA DE CONSEJOS
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE PAGO
La presentación, la revisión y el procesamiento de una solicitud de pago constituyen un paso
requerido y crítico en la reconstrucción de su vivienda. El propósito de esta hoja de consejos es
delinear los requisitos estatales y federales para solicitar y recibir fondos del Programa de
Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM, por sus siglas en inglés)
 QUIÉN:
 El propietario envía las solicitudes de pago directamente al RREM, tras la finalización de las reparaciones
y/o los costos incurridos bajo los términos del contrato ejecutado. El contratista no está involucrado
directamente en este proceso.
 QUÉ:
 Ver el formulario de Solicitud de Pago del Propietario antes de presentar su/s solicitud/es de pago. Existen
documentos de soporte requeridos que deben ser presentados antes de que puedan desembolsarse los fondos.
Los mismos están enlistados en el formulario de Solicitud de Pago del Propietario
 CUÁNDO:
 Usted tiene 12 meses desde la fecha de la firma del acuerdo de subsidio para solicitar el 100% del monto
aprobado, terminar la construcción, elevar (si su propiedad lo requiere), y volver a ocupar su vivienda. Una
pequeña porción del desembolso de los fondos por subsidio será retenida (retención de pago) hasta que usted
complete y satisfaga los requisitos de la Inspección Final a su vivienda por parte del RREM.
 Usted puede solicitar en cualquier momento el Pago de Adelanto por Construcción después de haber firmado
un contrato para las obras de construcción restantes con el formulario Pago de Adelanto por Construcción.
Hay que entregar una copia firmada del contrato de construcción junto con la solicitud de pago.
 Usted puede solicitar hasta dos (2) pagos adicionales de construcción con el formulario de Solicitud de Pago
del Propietario (esto no incluye los “fondos por adelanto” que usted ya habría recibido). Usted debe
proporcionar documentación de apoyo junto con cada solicitud de pago según se indica en el formulario.
o
Nota: Si usted no solicita ningún pago de construcción, aún tendrá que proveer la documentación indicada en
el formulario de Solicitud de Pago del Propietario al momento de la Inspección Final.
 Una vez que se apruebe la Inspección Final del RREM (la propiedad cumple completamente con los
requisitos del programa), el RREM desembolsará cualquier fondo retenido mediante una solicitud de pago de
retención al propietario e iniciará el proceso de cierre final del caso, incluyendo la liberación de la cláusula
restrictiva.
 DÓNDE:
 Contacte al gerente de proyecto de RREM designado para iniciar el proceso de solicitud de pago y
determinar la mejor forma de entrega de todos los documentos requeridos. Debería contar con la opción de
enviar los documentos y formularios requeridos vía correo, fax y/o correo electrónico. El gerente de proyecto
de RREM o el equipo de Administración de Fondos resolverán cualquier pregunta sobre el proceso.
Diciembre 2015, Versión 5.0
 CONSEJOS PARA ENVIAR LA SOLICITUD O FACTURA DE PAGO:
 Las facturas deberían incluir los rubros contemplados en su Costo Estimado de Reparación (ECR, por sus siglas en
inglés), que debería ser usado como referencia al entregar facturas al RREM.
 Si eligió recibir un Pago por Adelanto, deberá entregar documentos y facturas que indiquen el uso de los
fondos anticipados previamente, al momento de solicitar el primer pago por construcción.
 Si entrega facturas por un monto superior al subsidio, sólo se le pagará lo equivalente al saldo restante del
subsidio por construcción.
 Las facturas enviadas por trabajos sin terminar o por costos aún no incurridos por el solicitante, serán
rechazadas por el programa.
 Las facturas no deben incluir rubros ya cubiertos, clasificados como rubros del Trabajo en el Lugar” (WIP,
por sus siglas en inglés) e incluidos en su pago de reembolso (si corresponde).
 Sólo se evaluarán facturas de contratistas y subcontratistas validados por el RREM.
 Si se agregan más contratistas, por favor, incluya los datos en el Formulario de Validación del Contratista
antes de entregar la solicitud de pago y las facturas.
 Si se desempeña como contratista general, recuerde que los costos personales por mano de obra no deben ser
facturados al programa de RREM. Sólo se aceptarán recibos por materiales con fines de revisión, a menos
que se cuente con licencia apropiada y se provean registros de pago detallados y certificados.
 Sólo las obras realizadas después de la fecha de autorización ambiental por parte del Departamento de
Protección Ambiental (DEP, por sus siglas en inglés) serán elegibles para pago.
 El RREM no puede aprobar facturas por obras terminadas antes de la fecha de autorización ambiental
A MENOS que se haya firmado un contrato con el contratista con fecha ANTERIOR a la solicitud original
al RREM.
 Si no está seguro de la fecha de autorización del DEP o de la solicitud, por favor, vea su Certificación de
Requisitos de Construcción o contacte a su gerente de proyecto de RREM.
 ENTREGA DE SOLICITUDES DE PAGO POR TRABAJOS DE DISEÑO/INGENIERÍA
 Las solicitudes de pago por obras de diseño e ingeniería -como certificados de elevación, perforación de
suelos para muestras, planos de terrenos, diseño de cimientos, etc.- son elegibles a través del RREM.
 Las solicitudes de pago por obras de diseño e ingeniería deben ser enviadas en el formulario de Solicitud de
Pago por Servicios de Diseño.
 Los propietarios deben enviar -junto con la solicitud de pago- la copia de la factura por trabajo, la licencia de
profesional de diseño y la copia del trabajo de diseño e ingeniería realizados.
 Los propietarios no pueden recibir más de un total de $15,000 en fondos por trabajo de diseño e ingeniería.
 POSIBLES RETRASOS EN EL PROCESAMIENTO DEBIDO A LO SIGUIENTE:
 Enmienda al subsidio por revisiones aprobadas por el DCA tras la concesión del subsidio.
 Obtención de fondos de terceras partes, tal como de la Agencia para el Manejo de Emergencias (FEMA, por
sus siglas), del seguro del propietario, de la Administración de la Pequeña Empresa de los Estados Unidos
(SBA, por sus siglas en inglés) o por aumento del costo de cumplimiento (ICC, por sus siglas en inglés), que
superan las necesidades totales no cubiertas indicadas en el cálculo total de subsidio.
 Llenado incorrecto de formularios (falta de documentos requeridos, de páginas del formulario, de firmas y
otros errores).
 Envío de facturas borrosas, ilegibles, ausencia o incoherencia de fechas, inclusión de rubros personales o
costos inelegibles o referencia a trabajos no terminados.
 Entrega de datos de contratistas para revisión o adicionales que requieren análisis y otro trámite entre
solicitudes de pago.
Diciembre 2015, Versión 5.0